عند إنشاء مشروع ، يجب عليك أيضًا إنتاج مستند يوضح بالتفصيل ما يتألف منه بالضبط. هذه الوثيقة ، التي تفحص نطاق المشروع ، هي عنصر أساسي في عمليتك لأنها تساعد كل فرد في الفريق لمعرفة ما يجب القيام به وما تم الوعد به. لكن أولاً ، دعنا نتعرف على نطاق المشروع وكيف يمكنك إنشاء مستند يبقيك أنت وفريقك على المسار الصحيح. سنرى أيضًا مثالًا لبيان نطاق المشروع والذي سيكون بمثابة دليل أثناء كتابتنا لأحدها.
ما هو نطاق المشروع؟
نطاق المشروع هو وصف تفصيلي لجهود المشروع المطلوبة لتلبية توقعات أصحاب المصلحة. يناقش ما هو مدرج. ومع ذلك ، فإن معالجة ما هو مستبعد يمكن أن يزيد بشكل كبير من وضوح الوظيفة المطلوبة. هناك نوعان من النطاق: 1) نطاق المنتج و 2) نطاق المشروع
نطاق المنتجات
نطاق المنتج هو مجموعة فرعية من نطاق المشروع. يحدد الجهد المطلوب لتحقيق متطلبات نواتج المشروع. تعتبر إدارة نطاق المشروع مهمة لأن المنتجات هي المنجزات الرئيسية للمشروع. يتم استخدام أوراق وأساليب المشروع الخاصة للتحقق من أن النتيجة النهائية تفي بمعايير قبول أصحاب المصلحة في المشروع. خطة إدارة المتطلبات ومصفوفة تتبع المتطلبات هما ورقتي مشروع فريدتين مخصصتين فقط لنطاق المنتج.
إدارة التكوين هي إجراء مميز تم إنشاؤه للتعامل مع التغييرات في الخصائص الوظيفية أو المادية للمنتج. قبل أن يتم الاعتراف بها وتوزيعها على أصحاب المصلحة المناسبين ، يجب أيضًا أن تخضع البضائع لعمليات التحقق والتحقق.
نطاق المشروع
يحتوي نطاق المشروع على نطاق المنتج ويحدد أيضًا جميع الأعمال الأخرى التي يجب أن يقوم بها المشروع. تم تحديده في خطة إدارة النطاق بالإضافة إلى خط الأساس للنطاق ، وهو موثق في خطة إدارة المشروع. تحدد خطة إدارة النطاق كيف سيتم تخطيط النطاق وتنفيذه والتحكم فيه. يصف خط الأساس للنطاق نطاق المشروع في ثلاث وثائق:
- بيان النطاق
- هيكل تنظيم العمل (WBS)
- قاموس WBS.
خط أساس النطاق هو المستند الذي يقيسون أداء النطاق على أساسه.
ما هو بيان نطاق المشروع؟
يغطي بيان النطاق ، الذي يتم إجراؤه غالبًا بواسطة مدير المشروع ، المشروع بأكمله ، بما في ذلك أي مخرجات وخصائصها ، بالإضافة إلى قائمة أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون. سيتضمن أيضًا أي أهداف رئيسية للمشروع ، ومنجزات ، وأهداف للمساعدة في تحديد الأداء.
سيكون بيان نطاق المشروع الخاص بك هو أداة رئيسية لأصحاب المصلحة والفرق للإشارة إليها واستخدامها كدليل لقياس نجاح المشروع بشكل مناسب.
اليوم ، أود أن أوضح كيفية التحكم في النطاق بشكل أكثر موثوقية ، باستخدام مثال من العالم الحقيقي.
مثال على بيان نطاق المشروع الواقعي
فيما يلي بيان نطاق المشروع لمشروع متواضع في العالم الحقيقي كمثال.
(لقد قمت بتغيير أسماء العناصر والعملاء.)
ستكون أفكار إدارة نطاق المشروع هي نفسها بالنسبة لأي مشروع. حتى واحدًا كبيرًا سيكون له نفس المكونات.
لذلك ، لا تبالغ في تعقيد إدارة النطاق.
من الجدير بالذكر أيضًا أنه أساسي للغاية. أيضًا ، ليس عليك تضمين كل ما يوصي به دليل PMBOK. فقط تأكد من أن Scope Baseline يخدم وظيفته.
مخطط بيان نطاق المشروع
وعلى غرار خمسة دبليو للصحافة- من وماذا ومتى وأين ولماذا - لكتابة بيان نطاق مشروعك بشكل صحيح ، يجب عليك معالجة النقاط السبع التالية:
# 1. التبرير
لا يبدأ أي مشروع بدون الحاجة الحالية ، لذا استخدم ذلك كحجة لك. ابدأ بيان نطاق مشروعك بذكر الحاجة إلى مشروعك وكيف ستلبي النتيجة النهائية هذا المطلب.
تشمل أمثلة الاحتياجات ما يلي:
- أطلق أحد المنافسين منتجًا جديدًا ليس له منافسة في السوق حاليًا.
- أظهرت ملاحظات العملاء الرغبة في أن تكون أداة جديدة جزءًا من منتجك.
- إمكانية التكامل الرأسي /الإيرادات المتكررة لقد ظهرت
# 2. مجال العمل
قد تبدو هذه خطوة بسيطة ، لكنها واحدة من أكثر الخطوات أهمية في بيان نطاق المشروع. ضع قائمة على مستوى عالٍ بما يدخل في نطاق مشروعك وما لا يدخل في نطاقه. هذا سوف يساعد في تحديد حدود المشروع. كما أنه يتعامل مع توقعات / مدخلات أصحاب المصلحة ويزود أعضاء فريقك ببعض القيود الإبداعية للعمل ضمنها.
يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في إدارة أصحاب المصلحة بشكل أفضل.
# 3. اهداف العمل
حدد أهداف عملك من خلال تحديد الأهداف التي تهدف إلى تحقيقها من خلال هذا المشروع. يمكن أن يشمل ذلك تواريخ إطلاق المنتج ، واستراتيجية عمل جديدة لتوفير نسبة أكبر من الإيرادات المتكررة ، وزيادة سعادة العملاء ، وزيادة العملاء لأول مرة ، وأشياء أخرى.
# 4. مخرجات المشروع
قم بعمل قائمة بالمخرجات التي يجب على أعضاء فريقك إنشاؤها لتلبية أهداف الشركة. يمكن أن يشمل هذا المنتج نفسه ، وأدلة التعليمات والتثبيت ، والمواد التسويقية ، والنشرات الإخبارية ، والحملات الإعلانية ، بالإضافة إلى الموارد الأخرى.
# 5. استثناءات المشروع
في حين أنه من الأهمية بمكان تحديد حدود المشروع من البداية ، فمن المهم أيضًا سرد ما لا يتضمنه المشروع. على سبيل المثال:
- ترقيات التطبيق التي تم التخطيط لها لمشروع لاحق ولكن لم يتم تضمينها في هذا المشروع.
- وصول العميل إلى خطوط دعم / وظائف منتجات محددة تم تقييدها أو إعادة جدولتها.
# 6. القيود
قيود المشروع هي التي تجعل إدارة المشروع مشكلة يصعب التعامل معها. عادةً ما تكون أهم ثلاثة قيود في إدارة المشروع هي الوقت والمال والنطاق. إنها مترابطة ، مما يعني أنه إذا قمت بسحب رافعة على "النطاق" ، فإن رافعة أخرى على "المال" أو "الوقت" ، ستتحرك أيضًا.
ومع ذلك ، يمكن أن تنشأ المزيد من قيود المشروع في أي وقت ، مثل المخاطر والموارد والتنظيم والنهج والعملاء وما إلى ذلك. ضع قائمة بجميع القيود التي تتوقعها في مشروعك بحيث يمكنك السعي للحصول على حلول جاهزة للعمل عند ظهورها.
# 7. الافتراضات
تدور افتراضات مشروعك عادةً حول العناصر ذاتها التي ينتهي بها الأمر إلى كونها قيودًا ، مثل الوقت والمال والنطاق. على سبيل المثال ، في هذا الجزء ، قد تكتب ، "سيكون فريق تطوير الواجهة الأمامية متاحًا خلال فترة المشروع هذه" ، أو "سيتلقى فريق خدمة العملاء تدريبًا على منتج جديد بحلول الوقت المحدد." من الأهمية بمكان ذكرها لأن هذا لن يُعلم فقط أصحاب المصلحة الرئيسيين حول متطلبات الموارد الأساسية الخاصة بك لإكمال المشروع ، ولكنه سيوفر لك أيضًا نظرة ثاقبة فورية حول مكان تواجد أكبر عوامل الخطر لديك.
سيكون مخطط بيان نطاق المشروع بمثابة دليل إرشادي أثناء إنشاء بيان النطاق الشامل الخاص بك. لأنه في حين أن التنبؤ بمستقبل المشروع أمر مستحيل على هذا المستوى ، فهذه هي الخطوة الأولى نحو تقريب مشروعك من النتيجة بقدر الإمكان. يمكنك الحصول على السبق في مشروع ناجح من خلال البدء بالتأكيدات السبعة الهامة المذكورة أعلاه.
اقرأ أيضا: البيان الختامي: تعريف ونصائح لكتابة البيان الفعال
ما الذي يحدد بيان نطاق المشروع بصرف النظر عن مستندات إدارة المشروع الأخرى؟
في حين أن بيان نطاق المشروع ضروري لنجاح المشروع ، فإن بعض جوانب المشروع مغطاة في وثائق منفصلة. هنا حالتان بارزتان.
بيان نطاق المنتج مثلما توجد اختلافات صغيرة بين وظائف مدير المنتج ومدير المشروع ، هناك بعض الفروق بين نطاق المشروع ونطاق المنتج. يحتوي نطاق المنتج على مزيد من المعلومات حول خصائص ووظائف المنتج أو الخدمة أو الحل الذي سينتجه المشروع. قد يعلن نطاق المشروع ، "شحن جهاز كمبيوتر لوحي جديد بحلول نهاية عام 2020" ، ولكن نطاق المنتج سيتضمن معلومات مثل حجم الشاشة ونوع المعالج ومقدار ذاكرة الوصول العشوائي وما إلى ذلك.
الخطة الرئيسية للمشروع. إذا كان بيان نطاق المشروع هو الأساس الذي بناء عليه قاموا ببناء المشروع ، فإن الخطة الرئيسية للمشروع هي بقية الهيكل. وفقًا لـ Alexis ، تتضمن الخطة الرئيسية للمشروع جدولًا زمنيًا شاملاً للمشروع وتنظيم العمل ، بالإضافة إلى سياسات وإجراءات نماذج إدارة المخاطروإدارة الجودة وإدارة الاتصالات. من ناحية أخرى ، تحدد قوة بيان نطاق مشروعك نجاح الخطة الرئيسية لمشروعك ، كما يقول.
كيفية شحذ مهارات إدارة المشاريع الخاصة بك
يعد الحصول على درجة الماجستير في إدارة المشاريع أحد الخيارات لاكتساب المعرفة والقدرات في إدارة المشروع في سياق مهني. إلى جانب تعلم كيفية إنشاء بيان نطاق المشروع ، ستتعلم أيضًا كيفية التعامل مع المديرين التنفيذيين ورعاة المشروع ، وممارسة استخدام المهارات الشخصية لإدارة الفرق ، والاستعداد لتحمل مسؤولية متزايدة من خلال إدارة فريق أكبر و / أو ميزانية أكبر .
الأسئلة الشائعة حول بيان نطاق المشروع
ما الذي لا يجب تضمينه في بيان نطاق مشروعك؟
توجد استثناءات وافتراضات وقيود المشروع (من بين معلومات أخرى) في بيان نطاق المشروع.
ما هي العناصر الستة لبيان النطاق النموذجي؟
تتضمن المكونات النموذجية لبيان نطاق المشروع هدف المشروع ، والتبرير ، ووصف المنتج ، والنتائج المتوقعة ، والافتراضات ، والقيود.
