لقد قيل وكتب الكثير عن إدارة نطاق المشروع ودورها في تقديم المشاريع الناجحة. سواء كنت مدير مشروع مبتدئًا أو متمرسًا ، فإن فهم نطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاحك في إدارة المشروع.
لكن قبل أن نصل إلى هناك ، نحتاج إلى تحديد نطاق المشروع. ستتناول هذه المقالة كل ما يمكن معرفته عن نطاق المشروع وإدارة نطاق المشروع. سوف نتعلم أيضًا كيفية إنشاء خطة إدارة نطاق المشروع باستخدام مثال.
ما هو نطاق المشروع وإدارة نطاق المشروع؟
أولاً ، لنلقِ نظرة على التعريفات:
نطاق المشروع
نطاق المشروع هو أحد مكونات تخطيط المشروع الذي يستلزم تحديد وتسجيل قائمة كاملة بالنواتج أو الميزات التي سيتم تضمينها في تنفيذ المشروع.
بمعنى آخر ، يحدد نطاق المشروع أهداف المشروع وكيفية تحقيقها.
إذا سبق لك العمل في مشروع ما ، فمن المحتمل أنك سمعت بمصطلح "نطاق المشروع" عدة مرات. إنه على الأرجح أهم جانب من جوانب الإدارة الجيدة للمشروع.
إدارة نطاق المشروع
تشير إدارة نطاق المشروع إلى الطرق التي تضمن تحديد نطاق المشروع وتعيينه بشكل مناسب. لتنفيذ المشروع في الوقت المحدد ، يجب أن يتضمن فقط معلومات المشروع الضرورية.
الشغل الشاغل لإدارة نطاق المشروع هو تنظيم ما هو موجود وغير موجود داخل المشروع. كما أنه ضروري لمساعدة مديري المشروع والمنسقين والمشرفين في التركيز على ما هو حيوي حقًا للمشروع وتخصيص المقدار المناسب من العمل لأعضاء الفريق لتنفيذ المشروع بفعالية.
دعونا نقارن تسليم المشروع بتشييد المباني لتوضيح الأمور. قبل أن يبدأ العمل ، يقام سياج حول الموقع. هذا لتحديد حدود البناء بحيث يعرف أولئك الذين يشكلون جزءًا من فريق البناء أين يتوقفون. هذا هو المعروف باسم النطاق.
ما هو تعريف النطاق في إدارة المشاريع؟
عندما نتحدث عن النطاق في إدارة المشروع ، فإننا نتحدث عن نوعين من النطاق: نطاق المنتج ونطاق المشروع. دعنا نلقي نظرة سريعة عليهم:
- يشار إلى الميزات والوظائف التي سيتم تضمينها في المنتج على أنها نطاقه. يتم التعبير عنها ببساطة ، فهي تشير إلى ما يرغب فيه العميل في منتج أو خدمة. على سبيل المثال ، إذا كان المنتج عبارة عن هاتف ذكي ، فسيتضمن نطاق المنتج أشياء مثل حجم الشاشة والبطارية الاحتياطية والذاكرة وسرعة وحدة المعالجة المركزية وما إلى ذلك.
- يُشار إلى الجهد المطلوب لإنتاج منتج (أو خدمة) بنجاح مع الميزات والوظائف المذكورة باسم نطاق المشروع. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك إنشاء تطبيق برمجي ، فإن نطاق المشروع هو العمل الذي يجب إكماله لإنشاء برنامج بوظائف كافية.
- يجب إكمال قدر كبير من الجهود ، مثل أنشطة التخطيط والتنسيق والإدارة ، لضمان تلبية كل من نطاق المنتج ونطاق المشروع. بعد ذلك ، تتم مقارنة العمل النهائي بالنطاق الفعلي للمشروع.
بيان نطاق المشروع
هناك مستندات مختلفة في إدارة المشروع ، ولكن واحدة من أهم وثائق نطاق المشروع هي وثيقة بيان النطاق. يحدد بيان النطاق النتائج المتوقعة والافتراضات والقيود ، بالإضافة إلى العناصر الحاسمة الأخرى التي سيتم بموجبها إكمال المشروع.
كما أنه يحدد حدود المشروع ، ويعين واجبات العمل لكل عضو في الفريق ، ويحدد الإجراءات التي يجب اتباعها طوال دورة حياة المشروع. يُعرف أيضًا باسم بيان النطاق أو بيان العمل أو الاختصاصات.
يمكن تضمين العناصر التالية في بيان نطاق المشروع:
- نطاق المنتج
- نطاق المشروع
- قائمة المخرجات
- معايير القبول
- استثناءات من المشروع
- القيود
- الافتراضات
أهمية إدارة نطاق المشروع
تتوسع الطلبات بشكل لم يسبق له مثيل حيث تصبح المشاريع أكبر وأكثر تعقيدًا. يتطلب كل مشروع كبير مزيدًا من الوقت والجهد والموارد لاستكماله. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان تحديد نطاق كل من المنتج والمشروع.
يتيح لك الاستمرار في التركيز على العمل المغطى في خطة إدارة النطاق مع الأخذ في الاعتبار أيضًا أنه في حالة حدوث تغييرات غير متوقعة ، سيكون لها تأثير على الوقت والتكلفة والجودة والموارد وحتى رضا العملاء. لأن المعلومات يتم الحصول عليها من الجميع أصحاب المصلحة والجهات الراعية مقدمًا ، هناك احتمالية أقل لجمع معلومات غير دقيقة ، مما قد يضر بنجاح المشروع. نتيجة لذلك ، فإن وظيفة نطاق إدارة المشروع أمر بالغ الأهمية في تحديد نجاح المشروع.
عمليات إدارة نطاق المشروع
تتكون إدارة النطاق من ست عمليات ، وفقًا لـ PMBOK:
- خطة إدارة نطاق المشروع
- جمع المتطلبات
- تحديد النطاق
- إنشاء هيكل تنظيم العمل
- التحقق من النطاق
- نطاق التحكم
# 1. إنشاء خطة إدارة نطاق المشروع
هذه هي الخطوة الأولى في عملية إدارة نطاق المشروع. هذا الإجراء الذي تمت إضافته مؤخرًا إلى الإصدار الخامس من PMB موافق، ينشئ خطة إدارة النطاق بناءً على مدخلات من خطة المشروع.
يلخص الجدول أدناه مدخلات عملية إدارة نطاق الخطة والأدوات والنهج والنتائج.
| المدخلات | الأدوات والتقنيات | OUTPUT |
| خطة إدارة المشروع | حكم خبير | خطة إدارة النطاق |
| ميثاق المشروع | اجتماعات | خطة إدارة المتطلبات |
| العوامل البيئية للمؤسسة | ||
| أصول العملية التنظيمية |
لا يجب أن تكون الوثيقة طويلة أو مفصلة أو رسمية. يجب أن يكون من السهل فهمه من قبل الجميع وأن يخدم الغرض منه.
# 2. جمع المتطلبات
الخطوة التالية هي تحديد متطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة. من خلال المقابلات والاستطلاعات ومجموعات التركيز ، يتوقعون منك توثيق جميع احتياجات المشروع والتوقعات والميزانيات والتسليمات.
هذه خطوة حاسمة لأنه ، في كثير من الأحيان ، لدى أصحاب المصلحة متطلبات أو توقعات غير واقعية ، ويجب على مديري المشاريع التدخل لإيجاد حل مقبول للجميع لتجنب التأخير في المشروع.
في نهاية مرحلة جمع المتطلبات ، يجب أن يكون لديك ما يلي:
- يجب تلبية كل من المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية.
- توقعات أصحاب المصلحة
- ضرورات العمل
- الدعم والتدريب مطلوبان.
- مواصفات المشروع
# 3. تحديد النطاق
في هذه المرحلة ، يجب عليك ترجمة متطلباتك إلى وصف مفصل للخدمة أو المنتج الذي تأمل في تقديمه من خلال المشروع. سيكون لديك بعد ذلك بيان نطاق المشروع الذي يمكنك الرجوع إليه طوال مدة مشروعك.
في حين أنه من المهم سرد ما هو ضمن نطاق المشروع ، فمن المهم أيضًا ملاحظة ما هو خارج نطاق المشروع. عندئذٍ ، يجب أن تمر أي تغييرات على النطاق بإجراءات التحكم في التغيير الكاملة لضمان أن الفريق يعمل فقط على ما يحتاجون إلى العمل عليه.
تحصل على نقطة مرجعية لفريق المشروع الخاص بك وأي شخص آخر يشارك عند تحديد النطاق. إذا لم يتم تضمين شيء ما في النطاق ، فلا داعي لإكماله بواسطة الفريق.
# 4. تطوير هيكل تنظيم العمل
هيكل تقسيم العمل (WBS) عبارة عن مستند يقسم كل العمل الذي يجب إكماله في مشروع ما ثم يقوم بتعيين جميع المهام لأعضاء الفريق. إنه يحدد النواتج وكذلك المواعيد النهائية الخاصة بكل منها.
بالنسبة لهذا الجزء من العملية ، يمكنك استخدام برنامج إدارة المشروع لتعيين المهام وتحديد أولوياتها ، مما يسهل تتبع التقدم الإجمالي للمشروع وتقليل أي اختناقات غير ضرورية.
# 5. التحقق من صحة النطاق
يجب تسليم النطاق والتسليمات التي قمت بتسجيلها إلى المديرين التنفيذيين للمشروع وأصحاب المصلحة في هذه الخطوة للحصول على الموافقات اللازمة. قبل بدء المشروع ، يجب إجراء التحقق من النطاق لضمان أنه إذا حدث خطأ ما ، فمن السهل تحديد المكان الذي حدث فيه الخطأ.
# 6. نطاق التجميع
يجب على مديري المشروع التأكد من أنه بمجرد أن يبدأ المشروع ، فإنه يظل ضمن النطاق المحدد. إذا احتاج شيء ما إلى التغيير ، فيجب تنفيذ إجراء التحكم الصحيح في التغيير.
مثال على خطة إدارة نطاق المشروع
فيما يلي مثال على خطة إدارة نطاق المشروع.
5 مؤشرات لإدارة نطاق المشروع بكفاءة
- قم بإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) لأنه سيقسم بيان النطاق إلى طرود أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
- أيضًا ، تجنب الغموض في نطاقك لتجنب المزيد من الجهد والضغط. عرِّفه بأكبر قدر ممكن من الدقة.
- لتجنب سوء تفسير المتطلبات ، اجعل عملية تحديد النطاق عملية تعاونية.
- لتجنب أي توسيع للنطاق يتجاوز ما تم تحديده في البداية ، تأكد من عدم تغيير مستند النطاق أثناء تنفيذ المشروع.
- أخيرًا ، اقض وقتك في التشاور مع جميع أصحاب المصلحة المهمين وتحديد نطاق المشروع ، حيث لا يمكن تغييره بمجرد تقريره.
افكار اخيرة
يتيح تحديد نطاق مشروع محدد للفرق إدارة عبء العمل الإجمالي بشكل أكثر كفاءة. يساعد نطاق المشروع الناجح ، بمساعدة برنامج إدارة المشروع ، على بدء المشروع بالقدم اليمنى ويضمن تسليمه في الوقت المحدد وفي ظل الميزانية مع تلبية توقعات المستخدم النهائي.
الأسئلة الشائعة حول إدارة نطاق المشروع
ما هي خطة إدارة نطاق المشروع؟
خطة إدارة نطاق المشروع عبارة عن مجموعة من الأساليب المستخدمة لضمان احتواء المشروع على جميع المهام اللازمة لإكمال المشروع مع استبعاد تلك الأعمال / المهام التي تقع خارج النطاق.
ما هي الميزة الرئيسية لخطة إدارة نطاق المشروع؟
الميزة الأساسية لهذا الإجراء هي أنه يوفر التوجيه والتوجيه حول كيفية الحفاظ على النطاق طوال فترة المشروع.
ما هو مدرج في نطاق المشروع؟
يغطي بيان النطاق ، الذي يتم إنشاؤه غالبًا بواسطة مدير المشروع ، المشروع بأكمله ، بما في ذلك أي مخرجات وخصائصها ، بالإضافة إلى قائمة أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون. سيتضمن أيضًا أي أهداف مهمة للمشروع ، ومنجزات ، وأهداف من شأنها أن تساعد في قياس النجاح.
