عندما تكون مسؤولاً عن مشروع ، فإن القيد الثلاثي يكون دائمًا في ذهنك. ولكن هناك جانب رابع مهم بنفس القدر ولكن المدراء يتغاضون عنه عادة في خضم فوضى إدارة المشروع: الجودة.
لذلك لا يهم إذا حصلت على أفضل البرامج ، وصلت إلى كل معلمو الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد إذا لم تكن المخرجات على قدم المساواة. هذا هو السبب في أن إدارة جودة المشروع أمر بالغ الأهمية. تعرف على كيفية إنشاء خطة إدارة جودة المشروع من هذه المقالة.
ما هي إدارة جودة المشروع؟
جودة المشروع إدارة يشمل العمليات والأنشطة اللازمة لتحديد وتحقيق جودة مخرجات المشروع. من ناحية أخرى ، قد تكون الجودة مفهومًا يصعب فهمه.
ما هي الجودة؟
الجودة في إدارة المشاريع تشير ببساطة إلى ما العميل أو أصحاب المصلحة يتوقع من مخرجات المشروع. يمكن أن يكون لإدارة الجودة تركيز أضيق من خلال الحفاظ على التعريف المرتبط بالعميل أو أصحاب المصلحة، مما يعني أنه من المرجح أن يحقق أهدافه.
مفاهيم إدارة جودة المشروع
مديرو المشروع مسؤولون عن وضع خطة إدارة جودة المشروع موضع التنفيذ. مرة أخرى ، الفكرة الأساسية هي إنتاج منتج أو خدمة تلبي احتياجات العميل أو أصحاب المصلحة. هذا يستلزم الإلمام بأفكار إدارة الجودة.
# 1. رضا العملاء
لا يمكن أن تكون هناك جودة بدون سعادة العميل. حتى إذا كان الناتج يفي بجميع متطلبات العميل أو أصحاب المصلحة ، إذا لم تكن العملية نفسها جيدة ، فهناك مشكلة.
بالطبع ، يجب أن يتوافق الناتج مع هذه المعايير ، أو سيفشل المشروع لأن منتج المشروع وإدارته لم يلبيا توقعات العميل أو أصحاب المصلحة.
نتيجة لذلك ، يستلزم اعتماد مراقبة الجودة التحكم في كل من العملية والأشخاص. التقِ بالعميل أو أصحاب المصلحة بشكل متكرر لإبقائهم على اطلاع دائم بتطور المشروع. احصل على تعليقاتهم وتأكد من أنك صريح معهم تمامًا لتجنب المشاكل لاحقًا.
# 2. الوقاية على التفتيش
الجودة لا تأتي رخيصة. تكلفة الجودة (COQ) هي الأموال التي يتم إنفاقها على التعامل مع المشكلات أثناء المشروع ثم إصلاح أي عيوب بعد المشروع. وتنقسم هذه إلى فئتين: تكاليف المطابقة وتكاليف عدم المطابقة.
- تكلفة المطابقة يمكن اعتباره نفقة وقائية. ترتبط هذه النفقات عمومًا بالتدريب وعملية الأوراق والمعدات المطلوبة والوقت اللازم لإكمال المهمة بشكل صحيح. الاختبار ، فقدان الاختبار المدمر، وعمليات التفتيش هي أمثلة على التكاليف الإضافية المرتبطة بهذا.
- تكلفة عدم المطابقة يشير إلى نفقات الفشل الداخلي. وتشمل هذه الحاجة إلى إعادة أو حتى حذف شيء ما تمامًا. يمكن أن تؤدي الالتزامات وأعمال الضمان والأعمال المفقودة إلى نفقات إضافية.
# 3. تحسن مستمر
يشير مفهوم إدارة المشاريع عالية الجودة إلى السعي المستمر لتحسين الإنجازات بمرور الوقت. إن فرصة تحديد التغيير ومعالجته موجودة دائمًا ، سواء من خلال تعديلات صغيرة وتدريجية أو تعديلات ضخمة.
يتطلب تطبيق هذا النهج أيضًا المراقبة المنتظمة وتوثيق أي مشكلات تنشأ ، بحيث يمكنك تطبيق ما تعلمته عند إدارة المبادرات المستقبلية. بهذه الطريقة ، يمكنك تشغيل مشروع أكثر كفاءة وتجنب ارتكاب نفس الأخطاء.
كيفية وضع خطة إدارة مشروع الجودة في مكانها
بمجرد أن يكون لديك فهم عام للمبادئ المختلفة ، فإن المرحلة التالية هي وضع خطة إدارة جودة المشروع. للقيام بذلك ، اتبع الخطوات الثلاث التالية:
# 1. خطة الجودة
أولاً ، حدد متطلبات الجودة للمخرجات وكيف ينبغي إدارة المشروع. لذلك ، حدد كيف سيتم توثيق هذه العملية وكيف سيتم توفير المعلومات. هل ستكون هناك اجتماعات منتظمة ورسائل بريد إلكتروني وما إلى ذلك؟
سيتم تضمين هذه العناصر ، بالإضافة إلى تدابير مراقبة الجودة أثناء إدارة المشروع ، في الخطة. يجب أن يتضمن ذلك قائمة مراجعة الجودة لجمع وتنظيم العلامات التي تحتاج إلى تحقيقها أثناء المشروع.
# 2. مراقبة الجودة
يشير ضمان الجودة إلى العمليات المخططة والمنهجية التي يتم إجراؤها في نظام الجودة لضمان تلبية متطلبات الجودة لمنتج أو خدمة.
استعمل ضمان الجودة للتأكد من أن عملياتك تعمل بالفعل لضمان أن مخرجات المشروع تفي بمعايير الجودة. قائمة مراجعة العملية ومراجعة المشروع هما طريقتان لإنجاز ذلك.
# 4. ضمان الجودة
تتطلب كل عملية تطبيقًا ، إذا جاز التعبير ، لضمان اتباع القواعد والوفاء بالجودة المتوقعة. آراء الأقران والاختبار طريقتان للتأكد من أنها تلبي الجودة المطلوبة للتسليم.
من الأهمية بمكان مراقبة جودة المخرجات أثناء عملية إدارة المشروع من أجل تغييرها إذا لم تستوف المعايير التي تم وضعها. يمكن القيام بذلك في نهاية المشروع ، ولكن الإعادة بدلاً من إعادة التعديل أقل كفاءة.
ما الذي يجب أن تتضمنه خطة إدارة جودة المشروع الفعالة؟
تحدد عملية تخطيط إدارة الجودة معايير الجودة التي تنطبق على المشروع وتضع استراتيجية للوفاء بها. والغرض من ذلك هو وضع خطة لإدارة الجودة تشمل ما يلي:
- الطريقة التي سينفذ بها الفريق سياسة الجودة
- الطريقة التي سيتم من خلالها ضمان جودة المشروع والمنتج في جميع مراحل المشروع
- الموارد اللازمة لضمان الجودة
- المهام الإضافية المطلوبة لتنفيذ خطة الجودة
قد يحتاج تحديد هذه العوامل إلى تغييرات في خطة إدارة المشروع أو الجدول الزمني ، مع التركيز على الطبيعة المتغيرة باستمرار للخطة ومواد المشروع. يكتب مدير المشروع الخطة ، إلى جانب المكونات الأخرى التي تم إنشاؤها أثناء عملية التخطيط ، مع مدخلات من أصحاب المصلحة. اتبع سياسات الجودة المؤسسية المعمول بها عند التخطيط لجودة المشروع. في حالة عدم وجود سياسة جودة مؤسسية ، يجب على فريق المشروع تطوير واحدة للمشروع. قد يحتاج فريق المشروع إلى تعديل سياسة قائمة لتناسب احتياجات المشروع بشكل أفضل.
فوائد إدارة جودة المشروع
فيما يلي مزايا إدارة جودة المشروع:
- منتجات ذات جودة عالية
- إرضاء العميل
- إنتاجية محسنة
- أرباح نقدية
- يزيل الصوامع / يحسن العمل الجماعي
أدوات إدارة جودة المشروع
تشمل أدوات إدارة الجودة ما يلي:
# 1. مخططات التقارب
تُنشئ مخططات التقارب البيانات وتنظمها وتجمعها حول منتج أو عملية أو مشكلة معقدة أو مشكلة. يعبر عن الأفكار دون محاولة تحديدها (جلسات العصف الذهني).
# 2. مخططات برنامج عملية صنع القرار
إحدى أدوات الإدارة والتخطيط السبع. تصور مخططات برنامج قرار العملية المراحل المطلوبة لإكمال العملية وتحليل تأثيرها. تساعد هذه المخططات في تحديد المشاكل المحتملة والتخطيط لها.
# 3. مخططات العلاقات المتبادلة
مخططات العلاقات المتبادلة هي مخططات تصور علاقات السبب والنتيجة ، وفقًا لـ SixSigmaDaily. تحدد هذه المخططات المتغيرات التي تحدث عند العمل في مشروع ، بالإضافة إلى مناطق المشروع التي قد تؤثر عليها هذه المتغيرات.
# 4. مصفوفات ترتيب الأولويات
أثناء اجتماعات العصف الذهني ، استخدم مصفوفات تحديد الأولويات لتحليل موضوعات متميزة بناءً على معايير محددة مسبقًا من أجل إنشاء قائمة بالعناصر ذات الأولوية. يساعد في تحديد القضايا المحتملة وتحديد المشاكل التي يجب معالجتها أولاً من أجل تحقيق أهداف محددة.
# 5. مخططات الشبكات
هذا تمثيل رسومي لجدول المشروع. يساعد في تخطيط المشروع من البداية إلى النهاية. إنه يصور نطاق المشروع بالإضافة إلى المسار الحاسم للمشروع. يوجد نوعان من مخططات الشبكة:
- مخطط السهم
- مخطط الأسبقية
# 6. مخططات مصفوفة
يستخدم مخطط المصفوفة لتحليل البيانات داخل هيكل المنظمة. يصور مخطط المصفوفة العلاقات الموجودة بين الصفوف والأعمدة التي تشكل أهداف المصفوفة الكاملة وعواملها وأسبابها. اعتمادًا على عدد العناصر ومجموعات العناصر المراد تحليلها ، يمكن استخدام العديد من أنواع المصفوفات.
الأشكال المختلفة لمخططات المصفوفة وتطبيقاتها:
- مصفوفة على شكل حرف L: تنشئ هذه المصفوفة اتصالاً بين كائنين.
- مصفوفة على شكل حرف T: تنشئ هذه المصفوفة اتصالاً بين ثلاث مجموعات من العناصر.
- تنشئ المصفوفة على شكل Y رابطًا بين ثلاث مجموعات من العناصر ، على الرغم من أنها مصورة في شكل دائري.
- مصفوفة على شكل حرف C: تُنشئ هذه المصفوفة ، التي تظهر في صورة ثلاثية الأبعاد ، علاقة بين ثلاث مجموعات من العناصر.
- مصفوفة على شكل X: تنشئ هذه المصفوفة اتصالاً بين أربع مجموعات من العناصر.
برنامج لإدارة جودة المشروع
إدارة جودة المشروع متعددة الأبعاد. يجب على فريقك: فهم توقعات الجودة ؛ تقرر كيف ستقيس إذا كنت تستوفي هذه المعايير ؛ وتنفيذ أي تغييرات ضرورية على طول الطريق. تتيح لك أداة إدارة الوظائف المثالية تتبع كل هذه المتغيرات في مكان واحد بسيط.
ما هي مقاييس الجودة المستخدمة في إدارة جودة المشروع؟
مقاييس الجودة هي قيم عددية تقيس جودة عمليات وتسليمات المشروع. بعض الأمثلة على مقاييس الجودة هي رضا العملاء ، وكثافة العيوب ، ومعدل التسليم في الوقت المحدد ، ووقت الدورة. تساعد هذه المقاييس في قياس أداء المشروع وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
كيف تضمن إدارة جودة المشروع رضا العملاء؟
تساعد إدارة جودة المشروع على ضمان رضا العملاء من خلال تحديد متطلبات العملاء وتوقعاتهم ، ثم قياس أداء المشروع مقابل هذه المتطلبات. الهدف هو تلبية توقعات العملاء أو تجاوزها باستمرار وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.
ما هي المخاطر المرتبطة بضعف إدارة جودة المشروع؟
يمكن أن تؤدي إدارة جودة المشروع السيئة إلى تأخيرات في المشروع ، وتجاوزات في التكلفة ، وضعف رضا العملاء. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى تقديم منتجات أو خدمات منخفضة الجودة ، مما قد يضر بسمعة الشركة ويؤدي إلى فقدان العمل.
ما هو التحسين المستمر في إدارة جودة المشروع؟
التحسين المستمر هو العملية المستمرة لتحديد مجالات التحسين وإجراء تغييرات لتحسين أداء المشروع. في إدارة جودة المشروع ، يعد التحسين المستمر أمرًا ضروريًا لضمان رضا العملاء وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة باستمرار.
كيف يمكن تحسين إدارة جودة المشروع؟
يمكن تحسين إدارة جودة المشروع من خلال تنفيذ أفضل الممارسات ، واستخدام أدوات وتقنيات الجودة ، وإشراك جميع أصحاب المصلحة في المشروع. يمكن أيضًا تحسينها من خلال استخدام التكنولوجيا ، مثل برنامج إدارة جودة المشروع ، ومن خلال التقييم والتحسين المستمر للعمليات والإجراءات.
ما هو مستقبل إدارة جودة المشاريع في صناعة إدارة المشاريع؟
من المتوقع أن يتأثر مستقبل إدارة جودة المشروع بشكل كبير بالتقدم التكنولوجي ، مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. من المحتمل أن تُستخدم هذه التقنيات لأتمتة عمليات الجودة وتبسيطها ، ولتحسين دقة وسرعة اتخاذ القرارات ذات الجودة. بالإضافة إلى ذلك ، سيستمر التركيز المتزايد على رضا العملاء وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة في دفع أهمية إدارة جودة المشروع في صناعة إدارة المشاريع.
الأسئلة الشائعة حول إدارة جودة المشروع
لماذا الجودة مهمة في إدارة المشاريع؟
بدون التخطيط المناسب للجودة ، يتعرض المشروع لخطر عدم رضا العميل عن المخرجات.
ماذا يفعل مدير جودة المشروع؟
يتمثل الدور الأساسي لمدير جودة المشروع في ضمان تسليم المنتجات أو الخدمات وفقًا للمواصفات من أجل إرضاء المستهلكين أو أصحاب المصلحة.
ما هي أدوات الجودة في إدارة المشاريع؟
هناك سبع أدوات أساسية للجودة تم تحديدها على أنها مناسبة للاستخدام في كل من خطة إدارة الجودة وعمليات مراقبة الجودة. تُعرف مخططات السبب والنتيجة ، والمخططات الانسيابية ، وأوراق الفحص ، ومخططات باريتو ، ومخططات التحكم ، والمدرج التكراري ، والمخططات المبعثرة بأدوات الجودة السبع الأساسية لإيشيكاوا.
