الوقود الذي يحافظ على استمرار عملية تطوير المشروع هو السلع والمواد والخدمات. إذا كانت ذات جودة رديئة أو بأعداد غير كافية ، فقد لا يتم إكمال مشروعك بنجاح. نتيجة لذلك ، من أجل تنفيذ المشروع بكفاءة ، أ مدير المشروع يجب إنشاء والحفاظ على العلاقات مع البائعين. هذا هو المكان الذي شراء المشروع إدارة يلعب دورًا ، يساعد مدير المشروع في تنفيذ مشروع ناجح. ستزودك هذه المقالة بفهم شامل لكيفية القيام بذلك والعمليات الأربعة الرئيسية في إدارة مشتريات المشروع والخطة. لكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة على تعريف إدارة مشتريات المشروع.
تعريف إدارة مشتريات المشروع
وفقًا للإصدار السادس من تعريف دليل PMBOK® ، تشمل إدارة مشتريات المشروع العمليات المطلوبة لشراء أو الحصول على منتجات أو خدمات أو نتائج من مصادر أخرى غير فريق المشروع.
تعتبر إدارة مشتريات المشروع من مجالات المعرفة العشرة التي تعمل كركيزة داعمة لإطار إدارة المشروع. هدفها الأساسي هو بناء والحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين الذين يقدمون السلع والخدمات طوال دورة حياة المشروع.
تُستخدم العقود بشكل شائع لإنشاء اتفاقيات البائعين وإضفاء الشرعية عليها. يضمن تسليم السلع والخدمات الضرورية في الموعد المحدد واستيفاء معايير جودة المشروع المحددة من قبل المنظمة الشرائية. يساعد هذا بشكل كبير في التنفيذ السلس لعملية تطوير المشروع ويضمن تحقيق أهداف المشروع. إدارة مشتريات المشروع هي عنصر أساسي في إدارة الأمدادات.
قد تتساءل ، "كيف يعمل هذا بالضبط؟" حسنًا ، تتبع إدارة مشتريات المشروع إجراءً منطقيًا يجب أن تحدد فيه أولاً ما تحتاجه للتعاقد وكيف تريد القيام بذلك. بعد ذلك ، ستحتاج إلى إرسال متطلبات العقد إلى البائعين. عندما يتم توزيع العقد الخاص بك ، يبدأ البائعون في تقديم العطاءات. يجب عليك الآن اختيار الأفضل وإتمام العقد معهم. عندما يبدأ تطوير المشروع ، يجب عليك التحقق باستمرار للتأكد من اتباع العقد. عند الانتهاء من المشروع ، يجب عليك إبرام عقد المشروع واستكمال الأوراق ذات الصلة.
العمليات الرئيسية الأربعة لإدارة مشتريات المشروع
عندما تكون جاهزًا لشراء أصناف من البائع ، يتم تقسيم إدارة مشتريات المشروع إلى 4 عمليات رئيسية.
# 1. خطة إدارة مشتريات المشروع
يتم تحديد المشتريات أولاً خلال مرحلة التخطيط للمشروع. مطلوب بيان العمل (SOW) لكل مقاول خارجي ليكون بمثابة وثيقة تصف المهمة التي يتم التعاقد عليها.
قبل العقد ، مع ذلك ، هناك طلب عرض يقدم فيه العديد من المقاولين عطاءات على الوظيفة ، ويحدد مدير المشروع من سيحصل على العقد بناءً على عروضهم.
هذه الطلبات مدروسة جيدًا لأنها تعمل كوثائق إرشادية للمشروع. كلما زادت خصوصيتها ، كان ذلك أفضل. هذا يمنع الارتباك في وقت لاحق ويساعد في تطوير خطط أكثر دقة.
تم توثيق هذا الإجراء في خطة إدارة المشتريات ، والتي تشمل مستندات المتطلبات ، وسجل المخاطر ، ومتطلبات موارد النشاط ، جدول المشروعوتقديرات تكلفة النشاط ومعلومات أخرى.
هناك أدوات ومنهجيات متاحة للمساعدة في توجيه هذه القرارات ، مثل تحليل الصنع أو الشراء ، الذي يحدد ما إذا كانت المهمة تتطلب مزودًا خارجيًا أو يمكن إكمالها داخليًا. طلب مشورة الخبراء وإجراء أبحاث السوق و الاجتماع مع أصحاب المصلحة كل المساعدة لتوجيه هذا القرار.
# 2. تنفيذ المشتريات
بعد الانتهاء من الأعمال الورقية في المرحلة الأولى ، تكون مرحلة إجراء الشراء عندما تقوم بفحص العطاءات التي يتم إرجاعها وتحديد أي منها ستقبله. ومع ذلك ، قبل اتخاذ القرار ، يجب أن يكون هناك معيار لتحديد العطاء الأفضل للمشروع والذي يناسب إدارة الخدمات اللوجستية الخاصة بك. بعد ذلك ، يتم توقيع الاتفاقيات وتحديث خطة إدارة المشروع.
حدد الفائز من خلال التشاور مع مقدمي العطاءات ، وتطوير تقنيات لتقييم العروض ، والحصول على تقديرات مستقلة لضمان أن تكون العطاءات ضمن النطاق الطبيعي. لا يضر أبدًا أن تطلب مشورة الخبراء في المجالات التي تتعاقد فيها.
هناك أيضًا تقنيات تحليلية يمكن استخدامها. يُعد الإعلان طريقة جيدة للتأكد من أنك تقوم بإلقاء أكبر شبكة ممكنة ، مما يسمح لك باتخاذ قرار بناءً على جميع مقدمي العروض المحتملين. ثم ستكون هناك مفاوضات شراء لضبط العقود النهائية لتلبي احتياجاتك واحتياجات المقاول. يجب استخدام أمر الشراء لتوثيق السعر والكمية ونافذة التسليم وشروط الدفع للسلع / الخدمات التي تطلبها. إنه عقد ملزم قانونًا يضمن لك أنت والمورد الخاص بك تواجدك في نفس الصفحة. يمكن أن يساعدك نموذج طلب الشراء الخاص بنا في إنشاء نموذج مناسب لمشروعك.
# 3. مراقبة المشتريات
بمجرد توقيع العقود ، يجب دمج إدارة هؤلاء المتعاقدين في مسؤوليات الإدارة العامة. يمكن أن يكون للمقاولين تأثير سلبي على الميزانيات والجداول الزمنية ، مما يتسبب في انحراف المشروع عن المسار الصحيح أو ما هو أسوأ.
نتيجة لذلك ، يلزم إجراء تحديثات منتظمة للحالة لمراجعة اتفاقيات المقاول ، والحصول على تحديثات التقدم ، وتقييم أداء العمل لضمان تلبية المقاولين للمتطلبات الموضحة في عقودهم. حتى إذا قمت بتعيين مقاولين لأنهم خبراء في مجالهم ، فلا يزال يتعين عليك مراقبة عملهم وتتبعه للتأكد من أنه يسير كما هو مخطط له.
لضمان تنفيذ العمل بشكل صحيح ، من الأفضل التعاقد مع نظام مراقبة التغيير وإجراء مراجعات منتظمة لأداء المشتريات ، بما في ذلك عمليات التفتيش والتدقيق. كما يتم إطلاع المديرين على تقارير الأداء. يجب أن يكون هناك نظام للدفع ، بالإضافة إلى نظام إدارة المطالبات وإدارة السجلات. لتسهيل مراقبة الأداء ، يجب أن تتضمن أوامر العمل جميع التفاصيل حول العمل الذي يقوم به المقاولون.
# 4. إقفال المشتريات
مثلما توجد عملية قائمة لبدء عملية الشراء ، يجب أن تكون هناك عملية جاهزة لإكمالها. يجب تحديد ما يشكل العمل المكتمل في الاتفاقية الأولية مع المقاول حتى لا يتم الخلط بين أي من الطرفين عند اكتمال العمل.
عادة ما يكون الإفراج الرسمي عن المسؤولية مطلوبًا للتأمين والسندات. هذا يضمن عدم وجود تغييرات معلقة على قيمة العقد أو تاريخ الانتهاء.
تساعد عمليات تدقيق المشتريات ، بالإضافة إلى مفاوضات المشتريات المنظمة في هذه العملية. لإدارة جميع الأعمال الورقية المرتبطة بهذه المرحلة من عملية الشراء ، ستكون هناك حاجة إلى نظام إدارة السجلات.
لذلك ، كان هذا كله يتعلق بكيفية تنفيذ إدارة المشتريات. ولكن ما هي العناصر التي يجب أن يتضمنها من أجل توفير الاتجاه الصحيح لتطوير المشروع؟
عناصر مهمة لخطة إدارة مشتريات المشروع
لقد جمعت نموذجًا لخطة إدارة مشتريات المشروع أدناه:
- القائمة الكاملة للمخرجات التي سيتم شراؤها من خلال العقود المقترحة.
- يجب أن تكون هناك استراتيجيات لإدارة الموارد تكون ناجحة بما يكفي للتفاوض على العقود وإدارتها.
- يجب تحديد تقنية الشراء المختارة بوضوح.
- يجب ملاحظة المراحل الرئيسية في اختيار الموردين والبائعين.
- الخطوات الرئيسية لعملية اختيار المورد والمورد.
- يجب توفير استراتيجية تمويل المشتريات المناسبة.
- يجب أن يكون نموذج عقد الشراء موجودًا.
- يجب توفير المواد المرجعية لاعتماد الجودة والتأمين عليها ، وكذلك إدارة المخاطر.
آمل أن يكون لديك الآن فهم جيد لما تنطوي عليه إدارة مشتريات المشروع. لنأخذ هذه المقالة خطوة إلى الأمام ونلقي نظرة على كيف يمكن أن تساعد المشروع.
اقرأ أيضا: ما هو طلب تقديم العروض (طلب تقديم العروض): كل ما تحتاج إلى معرفته
فوائد إدارة مشتريات المشروع
يمكن أن يستفيد المشروع من معرفة إدارة المشتريات بعدة طرق. لقد ذكرت حفنة منهم أدناه:
- يساعد في تحديد الأصناف والخدمات التي يجب شراؤها لإكمال المشروع بنجاح.
- يوفر قائمة شاملة بأوامر الشراء والمشكلات للبائعين.
- تحدد مواعيد وطرق التسليم المتفق عليها.
- يساعد في تقييم وشراء السلع والخدمات من الموردين.
- يتحقق من صحة المعالم في عقود الموردين ويوافق على دفعها.
- يعمل كمرجع لتقييم أداء المورد فيما يتعلق بالعقد.
- يساعد في تحديد وحل مشاكل أداء الموردين.
- إنه بمثابة قناة اتصال ، لإبلاغ الإدارة العليا بحالة المشروع.
ما هو دور مدير المشروع في المشتريات؟
يشارك مدير المشروع في المشتريات ، كما هو الحال مع أي مكون آخر في عملية إدارة المشروع يتحملون مسؤوليته. ومع ذلك ، هذا إجراء قد لا يكون لديهم نفس القدر من السلطة عليه مثل الجوانب الأخرى من المشروع.
بينما يتمتع مدير المشروع بصلاحية الدخول في اتفاقيات مع المقاولين نيابة عن المنظمة ، فإن مدير المشروع لا يكون غالبًا هو الشخص الذي يشرف على العقد بعد إتمامه. بغض النظر ، من الأهمية بمكان أن يظل مدير المشروع على اطلاع.
يستلزم ذلك أن تكون على دراية بالعمليات الست ومجالات معرفة إدارة مشتريات المشروع المحددة في هيئة المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK). الأول هو تخطيط عمليات الشراء والاقتناء ، مما يعني تقييم الموارد الخارجية المطلوبة للمشروع. نظرًا لأنهم أكثر تعليماً حول متطلبات المشروع بالكامل ، سيكون لمدير المشروع التحكم في ذلك.
خطة التعاقد هي عملية تطوير المتطلبات لأي عناصر أو خدمات مطلوبة ، بالإضافة إلى تحديد المنظمات التي تقدم هذه المنتجات أو الخدمات. بعد ذلك ، اطلب إجابات البائع عن طريق تقليص عدد الشركات إلى عدد قليل ثم اختيار البائعين ، الذين عادةً ما يكونون الممولين من قسم المشتريات.
إدارة العقد هي إدارة عقد البائع. سيتعاون مدير المشروع بشكل يومي مع مدير حساب البائع. يحدث إغلاق العقد عند اكتمال العقد. عادة ما يكون قسم الشراء هو المسؤول عن هذا مرة أخرى.
الأسئلة الشائعة حول إدارة مشتريات المشروع
ما هي الخطوة الأولى في إدارة مشتريات المشروع؟
يعد وضع خطة هو الخطوة الأولى في إدارة مشتريات المشروع الناجحة. يستلزم ذلك وضع خطط لما يلي: ما هي المواد والخدمات التي ستحتاجها للمشروع؟ يحتوي هذا على جميع معلمات المواد والخدمة ، مثل الحد الأدنى من متطلبات الجودة.
لماذا تعتبر إدارة مشتريات المشروع مهمة؟
من الأهمية بمكان إدارة هذه العملية لضمان اختيار جميع الخدمات والمواد ذات الصلة والحصول عليها بحلول موعد نهائي معين.
ما هي العمليات الأربع الرئيسية لإدارة مشتريات المشروع
العمليات الأربعة الرئيسية لإدارة مشتريات المشروع هي تخطيط واختيار وإدارة وإغلاق المشتريات.
مقالات ذات صلة
