تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع

تخطيط المشروع
مصدر الصورة: PmTips

التخطيط لتنفيذ مشروع بدون أدوات وتقنيات مناسبة لأن موردك يمكن أن يكون مهمة شاقة. بصفتك مدير مشروع ، فإن معرفة الطريقة الصحيحة لتوظيفها في عملية التخطيط يضمن لك الأداء الأمثل في تحقيق أهداف المشروع.

في هذه المقالة ، ناقشنا عملية تخطيط الموارد والأدوات والتقنيات لإرشادك لإدارة المشروع بشكل فعال.

ما هو تخطيط المشروع؟

تخطيط المشروع هو نظام لتحديد كيفية تنفيذ المشروع ضمن جدول زمني محدد ، بمراحل وموارد محددة.

عملية تخطيط المشروع 

الأداة الرئيسية لضمان تنفيذ الأنشطة في الوقت المحدد هي عملية تخطيط المشروع. يتم وضع خطة لإيجاد النهج الأكثر فاعلية للإنجاز للتأكد من أن المشروع لديه أفضل احتمالية للنجاح وأقل مخاطر للفشل. ببساطة ، يشير تخطيط المشروع إلى الإجراءات لضمان إنجاز الأنشطة بكفاءة. يجب أن يكون القادة على دراية بعمليات وأدوات تخطيط المشروع المختلفة لتمكين التواصل بين أعضاء الفريق.

تضمن مجموعة من أربع عمليات في تخطيط المشروع إكمال المهام وتحقيق الهدف النهائي. المشاريع مختلفة ومتميزة ، ولا توجد تقنيتان متماثلتان لتنفيذ خطة. في حين أن الخطوات الأساسية لكل عملية تخطيط لإدارة المشروع متطابقة ، فقد تختلف كيفية تنفيذها. نتيجة لذلك ، فإن مقدمة المشروع ، وتخطيط المشروع ، وتنفيذ المشروع ، وإغلاق المشروع هي عمليات التخطيط الأربع.

تبدأ عملية تقديم المشروع بوصف الهدف المراد تحقيقه. تضمن عملية تخطيط المشروع ، التي تأتي بعد ذلك ، أن تنتقل أهدافك من فكرة غامضة إلى حقيقة ملموسة. يتم اتخاذ خطوات أخرى للوصول بالمشروع إلى مرحلة التنفيذ بمجرد تحديد الأهداف والغايات بوضوح. تنجح عملية دورة حياة تخطيط المشروع فقط عند اكتمال جميع المراحل الأربع.

لكي تكون ناجحًا ، يجب أن تكمل عملية تخطيط إدارة المشروع المهام والأهداف والغايات. يجب شرح المشكلة الأساسية أو المهمة خلال مرحلة البداية. هناك نقطة أخرى يجب مراعاتها وهي أنه يجب استكشاف جميع الحلول القابلة للتطبيق وأي مخاطر محتملة. هذه هي الطريقة الأكثر فعالية لتحديد المبادرات المحتملة المتعلقة بالمشروع. بمجرد تحديد المفهوم الأصلي ، يتم تشكيل فريق تخطيط المشروع ، ويتم اختيار الأدوات اللازمة لإكمال المشروع. 

مورد تخطيط المشروع

المورد الأكثر قيمة في تخطيط وتنفيذ المشروع هو الأشخاص - فريق المشروع. يعتمد على معالم، تتطلب المشاريع خبرة فريدة في نقاط محددة في الجدول. على مدار عام الميزانية ، قد تستضيف المنظمة العديد من المبادرات الإستراتيجية في نفس الوقت. هذا يعني أن موظفيها يمكن أن يعملوا في مشاريع متعددة في نفس الوقت. بدلاً من ذلك ، يمكن للفرد من منصبه الحالي داخل المنظمة والانضمام إلى فريق المشروع بسبب مجموعة مهارات معينة. 

علاوة على ذلك ، تتطلب العديد من المبادرات المهارات والموارد التي لا يمكن الحصول عليها إلا من خلال العمل التعاقدي أو المتعاقدين مع أطراف ثالثة. يعد الحصول على هذه الموارد البشرية وتوجيهها ، فضلاً عن التحكم في الجدول الزمني للمشروع ، أمرًا حيويًا لنجاحه النهائي.

من الأهمية بمكان أن يكون لديك فريق مشروع عالي الأداء يتألف من أفراد يتمتعون بتقنية المهارات والتحفيز للمساهمة في نجاح المشروع. تتمثل إحدى المسؤوليات العديدة لمدير المشروع في تحسين قدرة كل عضو في فريق المشروع على المساهمة في المشروع مع تشجيع النمو الشخصي والإنجاز. في نفس الوقت ، يجب على كل فرد التعاون مع الآخرين في تبادل الأفكار لتحقيق هدف مشترك. 

يجب تخصيص الموارد لكل إجراء في قائمة الأنشطة الخاصة بك. أولاً ، حدد مدى توفر الموارد قبل أن تتمكن من تخصيصها لمشروعك. تتضمن المعلومات حول توفر الموارد الموارد التي يمكنك استخدامها عند التخطيط لمشروعك والظروف التي تتوفر بموجبها. تذكر أن بعض الموارد ، مثل المستشارين ، يجب أن تكون جاهزة في وقت مبكر وقد تكون متاحة فقط في فترات محددة. 

التخطيط المالي

التمويل هو مورد أساسي في تخطيط المشروع. تشمل الخطط المالية خطط الإنفاق على أساس معدل الإنفاق اعتمادًا على الأموال المتاحة ، وخطط الاستثمار الرأسمالي ، وخطط الربح ، والاحتفاظ بالاحتياطي الإداري واستخدامه. 

أدوات وتقنيات تخطيط المشروع

من الأهمية بمكان اختيار التقنية الصحيحة لأنها تحدد ما إذا كان المشروع سينجح أو يفشل. ونظرًا لعدم وجود استراتيجية ذات مقاس واحد يناسب الجميع تناسب جميع الأنواع أو الأحجام أو القطاعات ، يجب عليك تخصيص بعض الوقت والجهد لاختيار أفضل تقنيات أو أدوات تخطيط المشروع لموقفك. الأهم من ذلك ، يجب أن تعرف خطوات اختيار أفضل الأدوات والتقنيات لتخطيط موارد مشروعك. 

خذ بعين الاعتبار الخطوات التالية:

# 1. افرز عوامل مشروعك حسب مدى بساطتها أو تعقيدها

يشمل هذا المشروع نفسه ، والعميل ، والموارد ، والقيود (مثل الرغبة في المخاطرة) ، والإطار الزمني ، والأدوات ، والأشخاص. ضع قائمة بهذه العوامل وصنفها وفقًا لمدى بساطتها أو تعقيدها.

# 2. حدد ما إذا كان مكان عملك صارمًا أم مرنًا.

يمكن أن تكون تقنية Agile مفيدة إذا كنت تعمل في مكان عمل ديناميكي حيث توجد رغبة في التطور والتغيير. قد يكون من الأفضل لك استخدام إستراتيجية Waterfall إذا كنت تعمل مع احتياجات وجداول زمنية وميزانيات محددة للغاية.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بفحص قيودك ومخاطرك جنبًا إلى جنب مع هذا الفحص لمرونتك. أيضًا ، قم بتنفيذ الأساليب التي تمكن فرقك من ملاءمة مشاريعهم بدقة ضمن حدود مؤسستك مع تقليل المخاطر الرئيسية

# 3. فكر في ما يمنحك أكبر قدر من القوة مقابل المال.

استفسر عما يقدم أكبر قيمة للعميل (أو صاحب المصلحة ، أو المستخدم النهائي). قم بعمل قائمة بمتطلباتهم واستفد منها لتحديد أفضل طريقة للعمل لتحقيق تلك المتطلبات.

إذا كان عملاؤك يقدمون طلبات بشكل متكرر ويتوقعون تحديثات وتعديلات مستمرة ، على سبيل المثال ، فإن الأسلوب التكراري ذي الدورات القصيرة سيجعلهم يشعرون وكأنهم يحصلون على قيمة أكبر. ستساعدك هذه المنهجية في تقديم قيمة والحفاظ على اتصالات قوية مع العملاء.

# 4. حقق أقصى استفادة من أهداف شركتك ، 

لمساعدتك في اختيار تقنيات تخطيط المشروع المناسبة ، استخدم الأهداف أو أهداف المشروع التي حددتها بالفعل كفريق أو منظمة. من الواضح أن أساليبك يجب أن تكون وسيلة لتحقيق أهدافك - الطريقة المثلى هي الطريقة التي تقودك بشكل مباشر إلى أهدافك الإستراتيجية بأعلى المكاسب وأقل تأثير سلبي.

# 5. ضع قائمة بقيم شركتك وفريقك.

أخيرًا ، والأهم من ذلك كله ، قم بفحص قيمك. في نهاية اليوم ، يتم تنفيذ التقنيات من قبل أشخاص - أشخاص لديهم عاداتهم وآرائهم وقيمهم. بدلاً من فرض أسلوب عصري على موظفيك ، ضع في اعتبارك كيف يفكرون ، ويربطون ، ويعملون لإنشاء أسلوب مطابق بشكل طبيعي.

بالنسبة للجزء الأكبر ، يمكن أن تساعد قيم شركتك وفريقك في تطوير تقنية مستدامة حقًا تكون أقل من كونها معيارًا نظريًا وأكثر من كونها طريقة للتمثيل المنهجي لعمليات المعيشة والتنفس التي يسهل الحفاظ عليها بمرور الوقت.

تذكر ، مع ذلك ، أنه لا توجد تقنية أفضل من أخرى. كل هذا يتوقف على مدى توافقه مع أهداف المنظمة وقيمها والحدود التي يجب على فريق المشروع التغلب عليها. أيضًا ، احتياجات أصحاب المصلحة ، والمخاطر التي ينطوي عليها ، وحجم المشروع وتكلفته وتعقيده.

تقنيات

# 1. سكرم

سكرم هو أسلوب تخطيط مشروع يقدم مفاهيم وعمليات لزيادة جودة التسليم. إنها واحدة من أكثر الأطر شيوعًا ومباشرة لوضع أفكار Agile في الواقع تطوير البرمجيات. في الواقع ، يتعلق سكرم بتمكين فريق الإدارة الذاتية لتقديم وتحديد الأدوار والواجبات لإنشاء توتر صحي بين توفير العنصر الصحيح ، بالطريقة الصحيحة ، في أسرع وقت ممكن.

بالإضافة إلى ذلك ، يهدف Scrum إلى زيادة الاتصال والعمل الجماعي ووتيرة التنمية. إذا كنت تسمع مصطلحات مثل سباقات السرعة ، والقطن ، والتراكمات ، والإرهاق ، فعادةً ما يكون ذلك بسبب حديثهم عن سكرم أو أحد أشكاله.

# 2. كانبان

طريقة أخرى من تقنيات تخطيط المشروع هي كانبان. إنها تقنية لإدارة المشاريع تعتمد على مفاهيم اللين وعملية محددة جيدًا لتعزيز الكفاءة. إنه يشبه إلى حد كبير Scrum من حيث أنه يتعلق بالتقديم بشكل متكرر وفي وقت مبكر مع فريق تعاوني وذاتي الإدارة. من ناحية أخرى ، يعد Kanban تحولًا تطوريًا أكثر من Scrum ، مما يوفر دخولًا أسهل إلى بيئة Agile لأنها أقل إلزامية.

تقنية كانبان هي عملية خفيفة ومرنة وخالية من الأدوار المحددة مسبقًا. والغرض الوحيد منه هو التعزيز طوال الوقت من خلال تركيز انتباه الفريق على الأشياء المهمة بالفعل. من بين المبادئ الأساسية تصور سير العمل ، والحد من العمل الجاري ، وتقدير المهلة الزمنية ، وجعل سياسات العملية واضحة ، والتحليل المستمر لإمكانات التحسين.

للمضي قدمًا ، يعد Kanban مثاليًا للوظائف التي تتطلب مخرجات متسقة ، مثل التصنيع أو الدعم والصيانة. يمكن أن تكون أيضًا أداة مفيدة في عالم الوكالات لأنها أكثر قابلية للتكيف مع التغييرات ، ويحب العملاء تغيير رأيهم بشكل متكرر. تعد هذه التقنية بديلاً أبسط لـ Scrum إذا كنت تريد "أداء Agile" ولكن لا تريد أن تكون شديد الصرامة.

# 3. طريقة المسار الحرج

تستخدم جميع الصناعات الإنشائية وتطوير البرمجيات والهندسة هذه التقنية لنمذجة وجدولة تخطيط المشروع. باستخدام هذه التقنية ، يمكنك تحديد الأنشطة المطلوبة لإنهاء المشروع ، والوقت الذي تستغرقه كل واحدة ، والتبعيات بينها ، ونواتجها أو معالمها. 

هذه مخصصة لحساب المسارات الأطول والأسرع لإكمال مشروعك ، مما يساعدك على فهم الأنشطة الرئيسية للمشروع - والتي يمكن تأجيلها دون التأثير على معالمك.

# 4. بيرت

إن أسلوب تقييم البرنامج ومراجعته هو أسلوب تقدير. عندما تكون تقديرات المهام / الأنشطة الفردية غير معروفة ، فإنها تستخدم متوسطًا مرجحًا للتقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر ترجيحًا. نتيجة لذلك ، تعد PERT طريقة لتقييم وتقدير مقدار الوقت اللازم لأداء مهمة ما. 

هذا مشابه لتقدير من ثلاث نقاط ولكنه سيعطي التقدير الأكثر ترجيحًا وزناً أكبر. يمكن أن يؤدي النظر في تقدير عدم اليقين والمخاطر إلى زيادة دقة تنبؤات مدة المهمة أحادية النقطة. أدت تقنية تقييم ومراجعة البرنامج إلى ولادة هذا المفهوم (PERT). لتحديد نطاق تقريبي لمدة المهمة ، يستخدم PERT ثلاثة تقديرات:

التقدير الأكثر احتمالاً (م): يستند هذا التقدير إلى مدة المهمة ، بالإضافة إلى الموارد التي من المحتمل تعيينها. مرة أخرى ، إنتاجيتهم وتوقعاتهم الواقعية لتوافر النشاط والانقطاعات.

متفائل (O): يتم تحديد طول المهمة من خلال دراسة سيناريو أفضل حالة للمهمة. سيخبرك هذا بالمدة التي ستستغرقها المهمة في أقصر وقت ممكن.

متشائم (P): يتم تحديد طول المهمة من خلال تحليل سيناريو الحالة الأسوأ للمهمة. هذا يكشف أيضًا عن الحد الأقصى لمقدار الوقت الذي يمكن أن تستغرقه المهمة.

# 5. الخالية من

الأسلوب الخالي من الهدر هو نهج تخطيط المشروع الذي يؤكد الكفاءة. تشتهر Lean باسم "الأب الروحي" لـ Agile لأنها تركز على إنجاز المزيد باستخدام القليل. يبدأ بإيجاد القيمة ثم تعظيمها من خلال التحسين المستمر ، والذي يتضمن تحسين تدفق القيمة وتقليل الفاقد.

إنه موضوع له مُثُل أكثر من نظام يخبرك بكيفية القيام بالأشياء. يقترح أن معالجة الاختلالات الثلاثة الناتجة عن النفايات والمعروفة باسم "3Ms" يمكن أن تساعدك على فعل المزيد بموارد أقل.

يهدف اللين إلى تغيير طريقة عملنا حتى نتمكن من التركيز فقط على تقديم القيمة. يتعلق الأمر بتغيير التركيز بعيدًا عن التقنيات والأصول والأقسام الرأسية الفردية ونحو تدفقات القيمة الكاملة التي تتدفق أفقيًا عبر التقنيات والأصول والأقسام إلى العملاء.

عند تحليل عملية التخطيط لمشروعك ، يمكن أن يكون تبني عقلية بسيطة أمرًا مفيدًا. ضع في اعتبارك كيف يمكنك تقليص عملية تخطيط مشروعك إلى الأساسيات الأساسية التي تعطي قيمة مع التخلص من العناصر الدخيلة أو الطريقة التي كنت تفعل بها الأشياء دائمًا ، وستفكر في اللين.

ما هو دور تخطيط المشروع؟

قبل أن يخصص شخص ما أدوارًا للمشروع ويبدأ الفريق في تنفيذ الخطة ، يستلزم تخطيط المشروع تخطيطًا شاملاً وترتيبًا لأهداف المشروع ومهامه وجداوله وموارده. من خلال التخطيط الممتاز للمشروع ، يمكنك التخلص فعليًا من جميع المشكلات التي تؤدي إلى فشل المشروع.

ما هي الأجزاء الأربعة الرئيسية لخطة المشروع؟

يتم تضمين احتياجات المشروع ورؤيته الأساسية وأهدافه القابلة للقياس والتسليمات والإجراءات التي يمكن ولا يمكن تنفيذها لضمان إكمالها بنجاح في نطاق المشروع.

ما هي 6 P في المشروع 

وهي تتكون من أسلوب وأشخاص وكفاءة وحماسة وصبر وتميز.

ما هي الخطوة الأولى في تخطيط المشروع؟

المرحلة الأولية لبدء مشروع جديد تسمى بدء المشروع. أنت تقرر سبب بدء المشروع وما هي القيمة التجارية التي سيوفرها في مرحلة بدء المشروع. بعد ذلك ، تستخدم هذه المعرفة لكسب دعم أصحاب المصلحة الرئيسيين.

ما هي عملية التخطيط؟

عملية التخطيط هي إجراء يستخدم لإنشاء الأهداف ، وتصميم المهام لتحقيق الأهداف ، وتحديد الموارد اللازمة ، ووضع إطار زمني ، واتخاذ قرار بشأن التتبع والتقييم ، وإنهاء الخطة ، ومشاركة الخطة مع الفريق.

ما هي 4 سي في إدارة المشاريع؟

من أجل معالجة هذه المشكلة ، تطورت PBL إلى معيار ذهبي جديد يتضمن "العناصر الأربعة" للشراكة من أجل تعلم القرن الحادي والعشرين: التواصل والتعاون والتفكير النقدي والإبداع.

ما هي المراحل الثلاث في تخطيط المشروع؟

البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق هي مراحل المشروع.

وفي الختام

تعتبر أدوات وتقنيات تخطيط المشروع مهمة جدًا في عملية إدارة المشروع ، ومع ذلك ، تظل مساهمة الموارد البشرية هي الأساس. لذلك ، يجب على مدير المشروع ضمان التعاون الفعال بينه وبين فريقه.

  1. التخطيط المالي: التعريف ، وشهادات الأهمية
  2. الإنتاج الخالي من الهدر: التعريف والطرق والمزايا والعيوب
  3. أهمية الموارد لنجاح أي عمل
  4. 4 طرق لبناء ثقافة الشركة عند بدء التشغيل
  5. برنامج تخطيط المشاريع: أكثر من 60 برنامجًا أفضل في عام 2023 (الخيارات المجانية والمدفوعة)

أسئلة وأجوبة حول تخطيط المشروع

ما هي المراحل الخمس لتخطيط المشروع؟


يتم تعيين إدارة المشروع في مجموعات العمليات ومجالات المعرفة من قبل معهد إدارة المشاريع. وبالتالي ، فإن مجموعات العمليات الرئيسية الخمس هي ؛ الشروع والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والسيطرة والإغلاق

ما هي SAteps الأساسية في تخطيط المشروع؟

  • تكوين وتحليل حالة العمل.
  • تحديد أصحاب المصلحة والتعرف عليهم من أجل الموافقة.
  • تحديد نطاق المشروع.
  • حدد أهداف المشروع وأهدافه.
  • تحديد مخرجات المشروع.
  • إنشاء جدول المشروع والمعالم.
  • احالة المهام.
  • إجراء تقييم المخاطر

كيف ستختار المشروع؟

  • تأكد من أن المشروع يتوافق مع إستراتيجيتك التنظيمية. ...
  • تحديد بطل المشروع. ...
  • إجراء تقييم تنظيمي أو بيئي. ...
  • قيم مواردك. ...
  • حدد معاييرك للنجاح

ما هي المعايير الرئيسية لاختيار المشروع؟

  • القيمة الوقتية للمال.
  • القيمة الحالية.
  • القيمة المستقبلية.
  • القيمة الحالية وعلاقة القيمة المستقبلية

ماذا يشمل تخطيط المشروع؟


تتكون خطة المشروع النموذجية من بيان العمل ، وقائمة الموارد ، وهيكل تقسيم العمل ، والجدول الزمني للمشروع وخطة المخاطر. يشمل النطاق حاجة العمل ومشكلة العمل وأهداف المشروع والتسليمات والمعالم الرئيسية. أيضًا ، تم إنشاء خطوط الأساس للمشروع في خطة المشروع

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً