في كل عملية إدارة مشروع ، يعمل مديرو المشاريع على تحقيق توازن بين إنتاج منتجات عالية الجودة وإدارة الموارد المتاحة. يعمل مثلث إدارة المشروع كدليل حول كيفية تأثير القيود الثلاثة للوقت والتكلفة والنطاق على المخرجات العامة للمشروع. سنناقش هذا بالتفصيل في هذا الفصل.
المفاهيم الأساسية لمثلث إدارة المشروع
مثلث إدارة المشروع هو نموذج يوضح الترابط بين ثلاثة قيود: الوقت ، والمال ، والنطاق ، وكيف يتطلب تغيير أحد العوامل تغيير العوامل الأخرى.
قبل بدء المشروع ، يجب على مديري المشروع والعملاء الانتهاء من مثلث إدارة المشروع. يجب على جميع أصحاب المصلحة في المشروع استيعاب قيود المشروع والاتفاق عليها ، مما سيمهد الطريق لاتخاذ قرارات سليمة بما يخدم المصالح الفضلى للنتيجة الإجمالية للمشروع.
عندما يتمكن مديرو المشاريع من تحديد المفاهيم الأساسية الثلاثة لمثلث إدارة المشروع ، يمكنهم العمل على إنتاج مشروع بأعلى جودة ممكنة.
ما هي عناصر مثلث إدارة المشروع؟
غالبًا ما تكون المتغيرات الثلاثة الأكثر أهمية لمثلث إدارة المشروع هي الوقت والتكلفة والنطاق. تُعرف هذه القيود عمومًا بالقيود الثلاثية لمثلث إدارة المشروع. يُشار إلى الجودة عادةً بالعنصر الرابع ، لكنها النقطة المحورية للعناصر الثلاثة الأخرى. إذاً للقول ، فإن الجودة تعتمد على مدى جودة إدارة القيود الثلاثة. دعونا نلقي نظرة على هذه القيود الثلاثة لمثلث إدارة المشروع بالتفصيل
الوقت:
الوقت هو مقدار الوقت الذي يستغرقه تنفيذ الأنشطة (داخل المشروع) بالإضافة إلى مدة المشروع نفسه. الجدول الزمني هو اسم آخر للحد الزمني. يمكن تمديد المخططات الزمنية إذا تم توسيع النطاق أو تم تقليل الميزانية. على سبيل المثال ، إذا تم تقليل حجم الفريق بسبب قيود الميزانية ، فقد يستغرق المشروع وقتًا أطول للانتهاء.
قد يؤدي أي تأخير في الحصول على الموارد أو عقبات غير متوقعة للفريق إلى تأخير المشروع ، مما يجعل من الصعب على مديري المشروع إكمال المشروع ضمن الأطر الزمنية المحددة. نظرًا لأن قيود الوقت مرتبطة ارتباطًا مباشرًا بتكلفة المشروع ونطاقه ، فقد يؤدي تمديد الجدول الزمني إلى زيادة التكاليف في شكل الحصول على عمال إضافيين أو موارد أخرى.
تحديات الوقت الممكنة
# 1. المبالغة في التفاؤل
من المعتاد أن يبالغ مديرو المشاريع في تقدير قدرات فريقهم. لتصميم خطة واقعية ، من الضروري فحص القدرات الإنتاجية لكل عضو في الفريق ، وعبء العمل ، والظروف الحالية.
# 2. التأخيرات الخارجية
إذا كان مشروعك يتطلب مواد معينة من أحد الموردين ، فقد يتسبب التأخير في التسليم في تأخيرات إضافية في تقدم مشروعك. يجب على مديري المشروع الاتصال بالمورد على أساس منتظم حتى يكونوا على دراية بمواعيد وأوقات التسليم الحاسمة.
# 3. التأخيرات الداخلية
بعض المهام داخل المشروع مترابطة ، مما يعني أنه لا يمكنك بدء واحدة قبل الانتهاء منها. المهام التي يتم تأجيلها تضيع وقتًا ومالًا ثمينًا. نتيجة لذلك ، يجب على مديري المشاريع مراقبة تبعيات الوظائف بانتظام للتأكد من أنها تنتهي في الوقت المحدد.
# 4. الموظفين المحبطين
يعد فقدان الاهتمام والتحفيز لدى الموظفين ، فضلاً عن زيادة التغيب عن العمل ، من القضايا المهمة التي يواجهها العديد من مديري المشاريع. يجب حل هذه المشاكل في أسرع وقت ممكن. يمكن أن يصبح الموظفون مرهقين جسديًا وعاطفيًا من خلال المشاريع طويلة الأجل. حتى الوظائف الصغيرة يمكن أن تصبح مملة. كفؤ برنامج إدارة المهام يمكن أن تساعد أعضاء المشروع في تعيين العمل للموظفين المناسبين ، مما يضمن تقسيمًا واضحًا ومنصفًا لواجبات الوظيفة.
# 5. نقص العمالة
تحدث العديد من حالات التأخير في المشروع بسبب نقص العمال المدربين. قد يكون هناك مجموعة متنوعة من الأسباب لذلك ، بما في ذلك انشغال الأفراد بمشاريع ذات أولوية أعلى ، والتغيب عن العمل ، وضعف إستراتيجية إدارة المشاريع ، وما إلى ذلك. يمكن سد النقص الصغير في الموظفين من خلال إعادة ترتيب المسؤوليات ، لكن قضايا التوظيف الرئيسية تتطلب تعاون أصحاب المصلحة الرئيسيين ، ولا سيما مجلس إدارة التغيير في المشروع.
التكلفة
يتم منح كل مشروع مبلغًا محددًا من المال ، والمعروف باسم الميزانية. هذا المال مطلوب لإنهاء المشروع. قد يتم تضمين راتب الموظف ، والمال مقابل الأدوات والمعدات ، وإيجار المساحات المكتبية ، والموارد الأخرى في تكلفة المشروع. يمكن أن يكون لزيادة حجم الفريق أو إطالة الوقت المستغرق لإنهاء المشروع تأثير أيضًا على تكلفة المشروع.
يهتم العملاء دائمًا بنفقات المشروع. من الأهمية بمكان لمديري المشاريع أن يقدموا للعملاء تقديرًا دقيقًا للمشروع ، والذي قد يكون صعبًا. ستتغير تكلفة المشروع بالتأكيد حيث ينحرف النطاق أو التواريخ عن التصميم الأصلي.
تحديات التكلفة المحتملة
- نفقات المشروع التقديرية
قد تحدث هذه نتيجة لتقديرات الميزانية غير الواقعية أو غير الصحيحة. قد يكون السبب الرئيسي الآخر هو الفشل في التنبؤ بأوجه القصور المحتملة ، مثل تعارضات جدولة الموارد.
- ضعف المساءلة
حتى ميزانية المشروع جيدة التخطيط قد يتم تجاوزها إذا لم يتم تعيين أي واجب لإدارة الإنفاق ، وإنشاء تقارير التكلفة في الوقت المناسب ، ومراجعة الميزانية. يجب أن يتم تكليف شخص ما بمهمة مراقبة الميزانية.
- المشاريع المتأخرة
يمكن أن يتسبب ذلك في إعادة هيكلة الميزانيات لحساب الرواتب والنفقات العامة الإضافية والتأمينات الممتدة (إن وجدت) وتكاليف التقاضي إذا كان التأخير ينتهك اتفاقيات مستوى الخدمة.
- زيادة تكاليف الموظفين
يحدث هذا عادة عندما يتم تعيين المزيد من الأفراد للتعامل مع زحف النطاق مع تغير الموعد النهائي. يجب أن يكون كل عضو في الفريق على دراية بنطاق المشروع منذ البداية.
مجال
نطاق المشروع هو قسم من خطة المشروع يسرد مهام ومشاريع وأهداف وتسليمات وتواريخ معينة. يتضمن بيان نطاق المشروع الأقسام التالية: بيان العمل ، واستثناءات النطاق ، والقيود ، والمعالم ، والتسليمات النهائية ، ومعايير القبول ، والموافقة النهائية للعميل.
يمنح قيد النطاق أهداف مديري المشاريع ويسمح لهم بتقدير تكاليف المشروع وجدولة جميع المهام للأشخاص المناسبين. قد يكون لأي تغييرات في نطاق المشروع في أي مرحلة تأثير سلبي على تطوره ، مما يجبر مديري المشاريع إما على تأخير مواعيد التسليم أو إضافة المزيد من تكاليف العمالة ، أو كليهما.
تحديات النطاق المحتملة
- متطلبات غامضة
يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى عرقلة حتى أفضل المبادرات المخطط لها. وبالتالي ، من المرجح أن تفشل المشاريع المخططة عشوائياً. قد يؤدي عدم وجود متطلبات دقيقة ومفصلة إلى سوء فهم المشروع وتسلل النطاق.
- طلبات الميزات الإضافية
يوصى بإضافة ميزات جديدة إلى المشروع فقط عندما يسمح ذلك بالجدول الزمني للمشروع والميزانية. حتى إذا كان مديرو المشروع يعتقدون أن الميزات الجديدة ستساعد المشروع ، بغض النظر ، يجب ألا يسمحوا بتسلل الميزات لتشتيت المشروع عن مساره المقصود.
- المواصفات المتغيرة
تعرض مواصفات المشروع غير المؤكدة مشروعك لتسلل النطاق. يمكن أن يؤثر إجراء تعديلات في اللحظة الأخيرة على المشروع ، على سبيل المثال ، أو العملاء الذين يطلبون عملًا إضافيًا ، على كل من الميزانية والجدول الزمني. يجب أن يوثق مديرو المشروع جميع الإنجازات المهمة والميزانيات والمواعيد النهائية وما إلى ذلك وأن يقوم كل شخص مشارك في المشروع بالتوقيع عليها.
- اعتبارات داخلية
العناصر الخارجية الأخرى خارجة عن سيطرة مديري المشروع. ومع ذلك ، إذا كانت هناك قضايا داخلية أخرى ، مثل أصحاب المصلحة الذين يطلبون مجموعة جديدة من النواتج ، تهدد بإخراج المشروع بأكمله عن مساره ، فيجب على مدير المشروع تأكيد سلطته والدفاع عن خطة المشروع.
الجودة كنتيجة للوقت والتكلفة والنطاق
الجودة = الوقت + التكلفة + النطاق
كما ذكرنا سابقًا ، فإن المتغير الرابع في مثلث إدارة المشروع (المعروف أيضًا باسم "المثلث الحديدي" أو "المثلث الذهبي") هو الجودة. يتأثر هذا العامل ، الموجود في المركز ، بشكل مباشر عند تغيير أي من المتغيرات الثلاثة الأخرى للوقت والنطاق والتكلفة.
إذا كان مشروعك متقدمًا عن الجدول الزمني ، على سبيل المثال ، فقد ترغب في تخصيص وقت إضافي للمهام الحالية ، مما قد يؤدي إلى منتج متميز. لم تعد الجودة مقيدة بأي معيار محدد مسبقًا. بالنسبة لبعض العملاء ، تعني الجودة البقاء ضمن ميزانية المشروع ، بينما تعني بالنسبة للآخرين الوصول إلى السوق في الوقت المحدد. يجب أن يحدد مدير المشروع كيف تحدد الشركة الجودة للمشروع المحدد.
كيف يؤثر مثلث إدارة المشروع على نجاح المشروع
لكل مشروع متطلبات محددة يجب أن يتفق عليها الجميع قبل بدء المشروع. يساعد مثلث إدارة المشروع مديري المشاريع في فهم حدود المشروع ، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات أفضل.
دعنا نلقي نظرة أعمق على بعض مزايا المثلث الذهبي:
- يمكّن مثلث إدارة المشروع مديري المشاريع من تقييم التأثيرات الخارجية المختلفة وتأثيرها المحتمل على واحد أو أكثر من "متغيرات" مثلث إدارة المشروع.
- يمكن لمديري المشاريع استخدام مثلث PM لتتبع ميزانيات المشروع والجداول الزمنية والنطاق. يمكن تخصيص هذا النموذج لتلبية احتياجات أي مشروع عمليًا.
- يثبت مثلث إدارة المشروع أن المشاريع لا يمكن أن تكون جيدة ورخيصة وسريعة في نفس الوقت. يوضح هذا النموذج كيف وأين يجب على مديري المشاريع إجراء تعديلات أو تنازلات إذا كانت التغييرات في أي من المتغيرات لا مفر منها.
- تفشل العديد من المشاريع بسبب نقص التواصل. مثلث إدارة المشروع هو أداة مرئية يمكن لمديري المشاريع استخدامها لإثبات العلاقة بين جميع المتغيرات الثلاثة ، مما يسمح لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بفهم التغييرات المطلوبة بشكل كامل.
إدارة القيود الثلاثة في مثلث إدارة المشروع
فيما يلي بعض الحلول الحقيقية للتوفيق بين قيود مثلث إدارة المشروع.
- التواصل مع أصحاب المصلحة: تشاور مع أصحاب المصلحة لتحديد التغييرات المقبولة والقيود التي يجب تحديدها حسب الأولوية. هل الموعد النهائي غير قابل للتغيير ، وهل الميزانية مقيدة؟ سيعطيك هذا فكرة عن كيفية تعديل المشروع إذا كانت التغييرات مطلوبة. هذه خطوة مهمة في المراحل الأولى من المشروع ، ولكن يجب أن يكون الاتصال مستمرًا طوال الوقت.
- إنشاء عمليات إدارة المخاطر: يجب أن يكون تخطيط المخاطر مرحلة في عملية إدارة مشروعك لتجنب زحف النطاق والبقاء على الميزانية وفي الوقت المحدد. حدد المخاطر ، ثم ضع خطة لتخفيف كل منها. إذا كنت تريد المزيد من المعلومات ، فاقرأ حول كيفية التعامل مع مخاطر المشروع.
- إنشاء عمليات إدارة التغيير: التغيير دائمًا أمر لا مفر منه. تحدد عملية إدارة التغيير طريقة موحدة للتعديلات التي يجب الموافقة عليها أو رفضها. هذا يبقي الفريق على علم بالتغييرات فور حدوثها وكيف تؤثر على المشروع. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في الحد من زحف النطاق.
- اختر منهجية بناءً على القيود: اعتمادًا على القيود التي تواجهها ، قد تقرر اختيار نهج إدارة المشروع. كثيرا ما تستخدم إجراءات نمط الشلال لإدارة المشاريع ذات القيود الشديدة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المرونة ، فستكون عملية Agile مثل Scrum أكثر ملاءمة. يمكن للنهج الليّن أن يساعد في المشاريع التي يجب فيها تقليل أوجه القصور قدر الإمكان.
منهجية Agile ومثلث إدارة المشروع
وعلى الرغم من أن منهجية رشيقة ظهر فقط في عام 2001 ، مثلث إدارة المشروع ، المعروف أحيانًا باسم المثلث الحديدي ، كان قيد الاستخدام منذ الخمسينيات من القرن الماضي. اعتادت أن تكون تقنية مهمة للغاية لفهم توازن القيود الثلاثية في تسليم المشروع.
تساءل العديد من فرق المشروع عما إذا كان لا يزال من الممكن استخدام مثلث إدارة المشروع الكلاسيكي عند اعتماد مناهج مقدمة حديثًا مثل Agile حيث تم إصدار أطر جديدة لإدارة المشاريع.
يتمثل الاختلاف الأساسي بين الاثنين في أنه على الرغم من أنه في إدارة المشروع التقليدية ، تم تحديد القيود الثلاثة (النطاق والوقت والميزانية) في بداية المشروع ، فإن منهجية Agile تتخذ نهجًا تكراريًا ، مما يسمح لمكونات المشروع هذه بالنمو.
لأن القيود الثلاثية سائدة ، تقلب Agile هذا رأسًا على عقب.
تسمح إدارة المشروع التقليدية بتغيرات التكلفة والوقت مع الحفاظ على النطاق ثابتًا. نتيجة لذلك ، يتم تغيير كل من الوقت والتكلفة لتطوير استراتيجية قابلة للتطبيق. تكمن صعوبة هذه التقنية في أن نطاق المشروع يتغير بشكل متكرر خلال دورة حياته ، مما يؤثر على كل من الوقت والمصاريف. ونتيجة لذلك ، تم تعديل القيود الثلاثة ، مما أدى إلى زيادة التكاليف وتأخر التسليم. على الرغم من اكتمال المشروع ، كان أصحاب المصلحة غير راضين بسبب زيادة النفقات والتأخير.
من ناحية أخرى ، تحافظ تقنية Agile على ثبات التكاليف والجداول الزمنية مع السماح بتغييرات النطاق. نتيجة لذلك ، ابتكر agilists مثلث قيد ثلاثي مقلوب. نظرًا لأن الهدف هو تحقيق متطلبات العميل ذات الأولوية العالية في حدود التكلفة والوقت المحددين ، فإن أجايل يسمح بتغير النطاق بمرور الوقت. مع تقدم المشروع ، تسمح أجايل بإعادة ترتيب الأولويات.
كيف يمكن استخدام المثلث الحديدي في إدارة المشاريع؟
يجب أن يوازن كل مشروع بين القيود الثلاثة الأكثر انتشارًا في أي مشروع: الوقت والمال والنطاق. لا يمكن تغيير أحد المتغيرات دون التأثير على واحد على الأقل من المتغيرات الأخرى.
يجب أن يتعامل مدير المشروع مع المفاضلات بين الجوانب الثلاثة لمثلث القيد الثلاثي بكفاءة. تعمل هذه الحدود كتذكير مرئي لكيفية تأثير القرارات على جوانب أخرى من مشروعك.
يمكن أن يحدد التوازن الذكي والمتكامل لجميع قيود المشروع الثلاثة جودة المشروع الإجمالية. لا يمكن موازنة هذه الجوانب بشكل منفصل. تؤكد مقالة معهد إدارة المشاريع (PMI) "ما وراء المثلث الحديدي" على أن مديري المشاريع يجب أن يأخذوا في الاعتبار العناصر اللينة (الروح المعنوية ، والفائدة ، والتوقعات المجتمعية) لأنها يمكن أن تؤثر على المشاريع تمامًا مثل القيود الثلاثة لمثلث إدارة المشروع.
ما هو المثلث الذهبي في ادارة المشاريع؟
المثلث الذهبي هو ما كنا نناقشه في هذا الفصل. إنه ببساطة اسم آخر لمثلث إدارة المشروع. ويسمى أيضًا المثلث الحديدي.
ما هي الأجزاء الثلاثة للمشروع؟
الأجزاء الثلاثة من المشروع هي الميزانية والجدول الزمني والنطاق. هم يشكلون مثلث إدارة المشروع.
كيف يمكن لمديري المشاريع تحديد أولويات قيود مثلث إدارة المشروع؟
يمكن لمديري المشاريع تحديد أولويات قيود مثلث إدارة المشروع من خلال تحديد أهم أهداف المشروع ومواءمتها مع قيود النطاق والجدول الزمني والتكلفة. يمكنهم أيضًا استخدام تقنيات مثل قاعدة 80/20 ، حيث يركزون على 20٪ من المشروع الذي سيكون له أكبر تأثير وتحديد الأولويات وفقًا لذلك.
كيف يرتبط مثلث إدارة المشروع بجودة المشروع؟
يرتبط مثلث إدارة المشروع بجودة المشروع من حيث أن النطاق والجدول الزمني وقيود التكلفة تؤثر جميعها على الجودة النهائية لمخرجات المشروع. يجب أن يوازن مدير المشروع بين هذه القيود لضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وإلى مستوى الجودة المطلوب.
كيف يطبق مثلث إدارة المشروع على المشاريع الافتراضية؟
ينطبق مثلث إدارة المشروع على المشاريع الافتراضية بنفس طريقة تطبيقه على أي مشروع آخر. قد تواجه المشاريع الافتراضية بعض التحديات الفريدة ، مثل الاتصال والتنسيق بين أعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد ، ولكن لا يزال من الممكن استخدام مثلث إدارة المشروع لإدارة قيود النطاق والجدول الزمني والتكلفة للمشروع.
ما هي بعض التحديات الشائعة التي يواجهها مديرو المشاريع عند محاولة موازنة قيود مثلث إدارة المشروع؟
تتضمن بعض التحديات الشائعة التي يواجهها مديرو المشروع عند محاولة موازنة قيود مثلث إدارة المشروع زحف النطاق والتغييرات غير المتوقعة في المشروع ونقص الموارد والجداول الزمنية غير الواقعية وتجاوزات الميزانية. يجب أن يكون مديرو المشروع قادرين على تحديد وإدارة هذه التحديات بفعالية لضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وإلى مستوى الجودة المطلوب.
كيف يمكن لمديري المشاريع استخدام مثلث إدارة المشروع لإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع؟
من خلال تحديث أصحاب المصلحة باستمرار بشأن حالة المشروع والتأكد من أنه يلتزم بالنطاق والجدول الزمني وقيود الميزانية ، يمكن لمديري المشروع استخدام مثلث إدارة المشروع للإبلاغ عن حالة المشروع بشكل فعال. يمكن تحقيق ذلك من خلال تقارير حالة المشروع المتكررة أو لوحات معلومات المشروع أو أشكال الاتصال الأخرى التي تمنح أصحاب المصلحة الوصول إلى معلومات حول حالة المشروع والمشكلات المحتملة. يمكن أيضًا استخدام مثلث إدارة المشروع من قبل مديري المشاريع كأداة مساعدة مرئية لتوضيح المقايضات والقرارات المتخذة ومساعدة أصحاب المصلحة في فهم تقدم المشروع.
كيف ينطبق مثلث إدارة المشروع على مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية؟
مثلث إدارة المشروع هو نفسه بالنسبة لجميع المشاريع ، بما في ذلك تلك التي تشمل الاستعانة بمصادر خارجية. ستواجه المشاريع التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها صعوبات خاصة في إدارة النطاق والجدول الزمني وقيود الميزانية عبر العديد من المناطق الزمنية والثقافات واللغات. لا يزال من الممكن إدارة قيود النطاق والوقت والمال ، وكذلك أي مخاطر ، باستخدام مثلث إدارة المشروع كإطار عمل.
كيف يمكن لمديري المشاريع استخدام مثلث إدارة المشروع لتحسين أداء المشروع؟
باستخدامه كإطار عمل للتعرف على قيود نطاق المشروع والوقت والتكلفة وإدارتها ، يمكن لمديري المشاريع استخدام مثلث إدارة المشروع لتحسين أداء المشروع. قد يضمن مديرو المشروع تسليم المشروع في الموعد المحدد ، وفي حدود الميزانية ، وعلى مستوى الجودة المقصود من خلال المراجعة الروتينية لخطة المشروع ومراجعتها وإجراء المفاضلات بين القيود حسب الضرورة. يمكن أيضًا استخدام مثلث إدارة المشروع من قبل مديري المشاريع للتواصل بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة ، وتحديد المخاطر المحتملة وإدارتها ، وتحسين أداء المشروع.
في الخلاصة
تعتمد جودة مشروعك على مدى جودة إدارة القيود الثلاثة في مثلث إدارة المشروع. من المرجح أن يؤدي سوء إدارة هذه العناصر الثلاثة إلى إبعاد مشروعك عن مساره وتعطله. لمساعدتك في إدارة هذه القيود الثلاثة بنجاح ، يمكنك البحث عنها أدوات إدارة المشروع عبر الانترنت. هناك الكثير منهم للاختيار من بينها!
الأسئلة المتكررة
ماذا يسمى مثلث ادارة المشروع؟
يسمى مثلث إدارة المشروع بمثلث القيود الثلاثية أو مثلث الحديد.
هل المثلث الحديدي عفا عليه الزمن؟
على الرغم من أن المثلث الحديدي لم يعد يستخدم بشكل متكرر لقياس نجاح المشروع ، إلا أنه لم يعد قديمًا.
من اخترع مثلث إدارة المشروع؟
اخترع مارتن بارنز مثلث إدارة المشروع.
مقالات ذات صلة
- بيان نطاق المشروع: دليل لإنشاء بيان النطاق مع الأمثلة
- إدارة نطاق المشروع: أمثلة على خطة إدارة التعريف والنطاق
- برنامج تتبع المشروع: مراجعات لأفضل 25 برنامجًا لتتبع المشروع
- كيفية الدخول في إدارة المشروع: التعريف والدليل والمتطلبات
مراجع حسابات
