يحدث الكثير من التتبع وتقييم المقاييس وتحليل الاتجاهات بين المهام والخطوط لضمان إنجاز المشروع بنجاح وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
لذا ، كيف يمكنك فهم كل هذه البيانات كمدير مشروع؟
يتم تحقيق ذلك من خلال إعداد تقارير إدارة المشروع. لذلك ، دعنا نرى الأدوات والبرامج المتاحة الآن لتقارير إدارة المشروع وبعض الأمثلة لتقرير المشروع.
ما هو تقرير المشروع؟
In ادارة مشروع، يشير إعداد التقارير ببساطة إلى تقديم ملخص عالي المستوى للبيانات الرئيسية التي تم إنشاؤها بواسطة المشروع بأسلوب مباشر وسهل الاستخدام. يعد إعداد تقارير المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح إدارة المشروع لأنه يوفر نافذة على ما يجري وما يجب القيام به للفريق بأكمله.
تعرف على كيفية استخدام تقارير المشروع الأبسط والأكثر ذكاءً لتشغيل مشاريع أفضل.
لماذا يعد إعداد تقارير المشروع مهمًا جدًا في إدارة المشروع؟
بدون تقارير إدارة المشروع الكافية ، يتم ترك فريق المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع في الظلام ، غير قادرين على تحديد ما يجري في المشروع. نتيجة لذلك ، من السهل جدًا أن يفشل المشروع نظرًا لأن الأفكار ذات الصلة لا تظهر ، ونتيجة لذلك ، لا يتم إصدار الأحكام المناسبة.
تقارير المشروع تفي بمتطلبات المعلومات في عملية الادارة عن طريق نقل البيانات من مكان إنشائها إلى حيث يتم تحليلها وتطبيقها.
بشكل عام ، تعد تقارير إدارة المشروع ضرورية لأنها:
- يعرض ما يعمل من أجل فريق إدارة المشروع حتى يتمكنوا من شرح سبب نجاحها والتركيز أكثر عليها.
- يكتشف ما لا يعمل حتى يتمكن الفريق من استكشاف واختيار أفضل مسار للعمل ، أي ما يجب فعله حيال ذلك.
- زود الفريق بمنظور 360 درجة لكيفية تقدم المشروع حتى يتمكنوا من تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك.
دعنا نلقي نظرة على بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتقارير المشروع وكيفية جعلها تعمل من أجلك.
أنواع تقرير إدارة المشروع
تعد تقارير المشروع أكثر من مجرد إعلام فريقك و أصحاب المصلحة حول آخر تحديثات المشروع. يمكن أيضًا استخدام تقارير المشروع لتقليل المخاطر ومراقبة الميزانيات والجداول الزمنية وإنشاء خطط مشروع أكثر دقة.
فيما يلي بعض تقارير المشروع التي قد تكون مهتمًا بها:
- تقرير توافر الفريق
- تقرير عن الحالة
- التقرير الصحي للمشروع
- تقييم الخطر
- تقرير عن تتبع الوقت
- تقارير عن ظروف خط الأساس
# 1. مثال على تقرير توافر الفريق
لذلك ، إذا كنت تريد إنشاء خطة مشروع دقيقة ، يجب عليك أولاً تحديد الموارد المتاحة لإكمال المهمة. يُعلمك تقرير مدى توفر الفريق بحجم العمل الذي يقوم به كل عضو في الفريق ، مما يسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن موارد المشروع.
# 2. مثال تقرير الحالة
يعد تقرير الحالة الأسبوعي طريقة بسيطة لإبقاء فريقك وأصحاب المصلحة محدثين وإدارة التوقعات أثناء تقدم المشروع. في تقرير حالة إدارة المشروع ، نوصي بتقييم النتائج السريعة التالية:
- العمل الذي انتهى
- العمل الذي سيتم الانتهاء منه في المستقبل القريب
- الانتهاء من المشروع والنفقات العامة
- عناصر للعمل
- مخاطر المشروع أو المخاوف
إذن ، إليك مثال على نموذج تقرير حالة مجاني لإدارة المشروع:
# 3. مثال على تقرير سلامة المشروع
يعطي تقرير حالة المشروع نظرة عامة عالية المستوى على الوضع الحالي للمشروع. إنه مثالي للعرض على الشاشة في الاجتماعات مع فريقك و أصحاب المصلحة حتى يتمكن الجميع من رؤية ما يجري في المسار الصحيح ، وما الذي تأخر ، وما الذي فات موعد استحقاقه بالفعل.
# 4. مثال على تقييم المخاطر
يسمح لك تقييم المخاطر بتحديد وتصنيف مخاطر المشروع بناءً على شدتها وفرصة حدوثها. بهذه الطريقة ، يمكنك إعطاء الأولوية للمخاوف وتجنب المخاطر قبل أن تعرقل نجاح مشروعك.
# 5. مثال على تقرير تتبع الوقت
يوضح لك تقرير تتبع الوقت مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك بالفعل في مهام المشروع ، مما يسمح لك بتقييم كيفية مقارنته بتقدير مشروعك. لذلك ، يتيح لك ذلك توقع التجاوزات المحتملة في الميزانية ويوفر بيانات حيوية لتقديرات المشروع المستقبلية.
# 6. مثال على تقرير خط الأساس
A خط الأساس يقارن التقرير الجدول الزمني الأصلي الخاص بك بالجدول الزمني الفعلي لمشروعك حتى تتمكن من التعلم من الماضي أثناء التخطيط للمشاريع المستقبلية. من المفيد أيضًا توضيح كيفية تأثير التعديلات أو التأخيرات على الإطار الزمني للمشروع بأكمله.
إذن ، هذا مثال لتقرير أساسي ، مع المخطط الزمني المخطط باللون الرمادي والجدول الزمني الفعلي باللون الأزرق.
كيف تكتب تقرير إدارة مشروع جيد
لذا ، فإن الهدف من إعداد تقارير إدارة المشروع هو توفير جميع المعلومات التي تم إنشاؤها بواسطة مشاريعك بتنسيق بسيط يمكن لأصحاب المصلحة فهمه وتطبيقه. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإنشاء تقارير الإدارة التي ستسمح لأصحاب المصلحة في المشروع باتخاذ قرارات مستنيرة.
# 1. احتفظ بالبيانات في المقدمة.
الغرض من تقارير إدارة المشروع هو توفير البيانات المعالجة لأولئك الذين يحتاجون إليها حتى يتم إبلاغهم واتخاذ القرارات المناسبة. ومن ثم ، فمن الأهمية بمكان أن تقدم التقارير بيانات قوية يمكن لأصحاب المصلحة استخدامها لفهم الصورة الكبيرة.
# 2. قم بعمل تصور للبيانات.
استخدم عددًا كبيرًا من الصور والمخططات والرسوم البيانية كلما أمكن ذلك لإثبات أهمية أي بيانات تقدمها باستخدام أدوات إعداد تقارير إدارة المشاريع المرئية.
# 3. اسمح بالتواصل البناء عن طريق ترك المسرح مفتوحًا.
يجب ألا تكون التقارير عبارة عن نقاط توقف كاملة تنشر البيانات وتنتقل ؛ بدلاً من ذلك ، يجب أن تحاول التقارير شرح البيانات وآثارها أثناء دعوة أسئلة إضافية. قد يكون الأمر صعبًا ، لكن القيام بذلك يضمن أن يكون جميع أصحاب المصلحة في نفس الصفحة ولديهم فهم كامل لما تحاول نقله.
# 4. قم بإنشاء تقارير ذات صلة بجمهورك المستهدف.
لن يكون لدى الإدارة العليا الوقت الكافي لتمرير التفاصيل الصغيرة ، وسيكافح أعضاء الفريق لفهم تقرير لا يحتوي إلا على القليل من البيانات والمخططات والملاحظات. يجب أن تكون التقارير مصممة وفقًا لمتطلبات جمهورك المستهدف حتى يحصلوا على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها دون أن يتعثروا أو يتركوا في الظلام بسبب عدم كفاية البيانات.
أدوات وبرامج لإعداد تقارير إدارة المشروع
هل تبحث عن أفضل برامج أو أدوات لإعداد تقارير إدارة المشاريع لمؤسستك؟ لقد جئت إلى المكان المناسب! لقد قمنا بتبسيط العمل من خلال تجميع قائمة من 10 برامج وأدوات لإعداد تقارير إدارة المشاريع.
افحص الميزات الرئيسية للأدوات وتكلفتها وما يجعلها فريدة من نوعها - واختر الحل الذي يناسب شركتك.
# 1. سكورو
Scoro هو حل شامل يدمج جميع عناصر برامج إدارة المشاريع التي قد تحتاجها: المشاريع والمهام ، وإدارة جهات الاتصال ، وعروض الأسعار ، وتعاون الفريق ، والفواتير ، وإعداد التقارير.
فيما يلي الميزات:
- المشاريع ذات المهام الفرعية وقيود الوقت
- لوحة معلومات لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في الوقت الفعلي
- تقويم الفريق وجدولة الاجتماعات
- إدارة الاتصال
- تتبع وقت العمل والفواتير
- تقارير مالية مفصلة عن تقدم المشروع
- قوالب محددة مسبقًا للاقتباس والفواتير
يبدأ السعر من 26 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 2. ProofHub
يستبدل ProofHub البريد الإلكتروني التقليدي والعديد من الأدوات الأخرى من خلال الجمع بين ميزات إدارة المشاريع المتعددة مثل إعداد التقارير تحت سقف واحد.
فيما يلي الميزات:
- تم تعيين أدوار المستخدم.
- اجتماعات ودردشات الفريق عبر الإنترنت
- تفويض المهام وتحديد المسؤوليات
- الإبلاغ عن وتتبع التقدم المحرز في المشروع
- تخزين الملفات بشكل آمن
يبدأ السعر من 45 دولارًا أمريكيًا في الشهر.
رقم 3. معسكر القاعدة
Basecamp هي أداة الانتقال لآلاف من فرق إدارة المشاريع ، الذين يقدرون واجهته الحديثة التي تشبه الوسائط الاجتماعية وميزات التعاون الجماعي السهلة.
فيما يلي الميزات:
- مشاريع لإدارة عمل عدة مستخدمين
- لوحات المناقشة للمشاريع أو الأفكار الجديدة
- التعاون مع الفريق داخل التطبيق
- تقارير أداء المشروع
- سيرى العملاء لوحة تحكم منفصلة.
- إخطارات البريد الإلكتروني وسطح المكتب
السعر: تتوفر خطط مجانية ، مع خطط مدفوعة تبدأ من 99 دولارًا شهريًا.
#4. أسانا
يجمع Asana بين عناصر إدارة المشروع وتخزين الملفات والتعاون ويساعد في إدارة المشاريع عبر فريق بدون بريد إلكتروني.
فيما يلي الميزات:
- المهام وتكليف الفريق
- الجداول الزمنية وخرائط الطريق للمشاريع
- نمو الفريق والمعالم
- يجب تقديم تقارير الأخطاء والسباقات السريعة وتعقبها.
- لوحات معلومات المشروع للحصول على نظرة عامة سريعة
التسعير: مجانًا لما يصل إلى 15 عضوًا ، تبدأ الخيارات المميزة بـ 13 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 5. سيتريكس بوديو
Podio هو مركز ويب قابل للتكيف بدرجة عالية وقابل للتعديل للعمل والتواصل الجماعي.
فيما يلي النقاط البارزة:
- يمكن تعيين المهام وإرفاق الملفات ومناقشة التفاصيل داخل الحل.
- توزيع الملفات المشفرة والكبيرة.
- أتمتة مسارات تحويل المبيعات وتتبع ميزانية المشروع.
- توفر لوحة القيادة المرئية نظرة عامة على الشركة.
يبدأ السعر من 19.20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا لمجموعة كاملة من الميزات.
# 6. منطقة العمل
تم إنشاء Workzone من قبل مديري إعلانات تنفيذيين متمرسين يهدفون إلى مساعدة الوكالات والفرق الإبداعية في الحصول على رؤية حول محفظتهم بالكامل.
فيما يلي الميزات:
- قوائم المهام الفريدة لكل شخص
- قم بعمل قائمة بالمهام الفرعية وتبعيات المهام.
- تكوين الوصول إلى المشاريع والمهام والملفات لمستخدمين معينين (بما في ذلك العملاء).
- تسمح لك مخططات جانت برؤية الحالات بسرعة.
- كلف الناس بمهام متعددة.
يبدأ السعر من 24 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 7. جيرا
JIRA عبارة عن برنامج متعدد الأنظمة الأساسية لتتبع المشكلات والأخطاء مع ميزات إدارة مشروع شاملة مثل إعداد التقارير.
فيما يلي الميزات:
- خطط للسباقات السريعة من خلال إنشاء قصص وقضايا المستخدم.
- توزيع الواجبات على أعضاء فريق البرنامج الخاص بك.
- حدد الأولويات وناقش عمل فريقك.
- تنظيم اتصالات فريقك.
- عرض التقارير في الوقت الحقيقي عن عمل فريقك.
يبدأ السعر من 10 دولارات شهريًا لما يصل إلى عشرة مستخدمين ، و 75 دولارًا شهريًا لخمسة عشر مستخدمًا ، و 300 دولارًا أمريكيًا شهريًا لخمسين مستخدمًا.
# 8. خيالى
سيوفر لك Notion منظورًا جديدًا تمامًا لإدارة المشروع. يساعد في تخطيط المشروع ومناقشته ، ومشاركة المعلومات مع الفريق ، وتتبع جميع الأفكار.
فيما يلي الميزات:
- احتفظ بقائمة مراجعة أسبوعية لنفسك وقم بتدوين الملاحظات.
- قم بإنشاء لوحة مهام باستخدام محرر السحب والإفلات.
- رص الصفحات فوق بعضها البعض لإنشاء قاعدة معرفية لا نهائية.
التسعير: 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا
# 9. تريلو
تشتهر Trello بتصور أنشطة المشروع على لوحة معلومات تشبه الكرتون ، وهي مثالية لإدارة المهام اليومية القصيرة والسريعة.
فيما يلي الميزات:
- إدارة مهمة بسيطة على قطعة من الورق المقوى
- إنشاء عدد لا حصر له من قوائم المهام
- مشاركة الصور والملفات
- يمكن تنظيم القوائم حسب التاريخ أو الأولوية.
- التعاون والتعليق
التسعير: الاستخدام الشخصي مجاني ، بينما يتعين على الشركات دفع 9.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 10. اكتف كولاب
ActiveCollab هو برنامج لإدارة المشاريع يساعد فريقك على البقاء منظمًا بينما يصبح البريد الإلكتروني قديمًا.
فيما يلي الميزات:
- الفواتير وتتبع الوقت
- تخطيط الجدول الزمني في شكل مخطط جانت
- بطاقات كانبان
- تقويم فريق مشترك لتسهيل التعاون
يبدأ السعر من 6.25 دولارًا أمريكيًا شهريًا للأعضاء.
ما هي الأشكال المختلفة لتقارير المشروع الموجودة؟
تعد تقارير حالة المشروع اليومية والأسبوعية والشهرية والفصلية من بعض التنسيقات المتاحة. يقومون بتبسيط إجراءات الحصول على المعلومات المهمة المتعلقة بالمشروع وإيصالها.
هل يعد Excel أداة لإعداد التقارير؟
يعد Excel أداة رائعة لإدارة البيانات وتحليلها ، ولكنه غير فعال لإعداد التقارير. يمكنك الاستفادة من البيانات من Excel وأي أدوات أخرى يستخدمها فريقك لإنشاء تقارير ناجحة عن طريق ربط Excel ببرنامج إعداد التقارير مثل Databox.
ما الذي يخدم كهدف أساسي للإبلاغ؟
يتم عرض نتائج البحث ومناقشتها في التقارير. يتم تقديم مبررات البحث ووصف منهجية البحث والنتائج والنتائج والمناقشة المنطقية والاستنتاجات / التوصيات للقارئ.
ماذا يترتب على هيكل تقارير المشروع؟
لإنشاء التسلسل الهرمي وسلطة المشاركين في مشروع معين ، يتم استخدام الهيكل التنظيمي لإدارة المشروع. في المخطط الذي يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إليه أثناء العمل في مشروع ، يحدد الهيكل الأدوار وخطوط الإبلاغ لكل عضو في الفريق.
ما هو شكل التقرير؟
كتابة التقرير هي طريقة رسمية للكتابة المتعمقة حول موضوع ما. دائمًا ما يكون أسلوب ونبرة كتابة التقرير رسميًا. الجمهور المستهدف هو الجزء الذي يجب أن تركز عليه.
هل بايثون مستخدمة لإعداد التقارير؟
بالإضافة إلى تحليل البيانات ، تعد Python مفيدة في أتمتة العمليات المتكررة مثل إعداد التقارير.
الأسئلة الشائعة حول إعداد تقارير إدارة المشروع
ما هو إعداد التقارير في إدارة المشروع؟
في إدارة المشروع ، يشير إعداد التقارير ببساطة إلى تقديم ملخص عالي المستوى للبيانات الرئيسية التي تم إنشاؤها بواسطة المشروع بأسلوب مباشر وسهل الاستخدام.
لماذا نستخدم برنامج التقارير؟
يتصل برنامج إعداد التقارير بمصادر البيانات ، ويجمع المعلومات ، ويوفر رؤى في شكل رسوم بيانية ومخططات بناءً على بيانات الإدخال ، مما يسمح للمستخدم بالكشف عن المعلومات المهمة. يتم دعم عملية صنع القرار من خلال أدوات إعداد التقارير. ستمنحك الرؤى التفصيلية تحكمًا أكبر في البيانات.
ماذا يتضمن تقرير المشروع؟
يتكون تقرير إدارة المشروع من معلومات عن الجوانب الاقتصادية والفنية والمالية والإدارية والإنتاجية.
