نظام إدارة المشتريات: أنواع وقائمة أفضل خيارات البرامج

نظام إدارة المشتريات: شركات برامج المشتريات ، أنواع برامج المشتريات
مصدر الصورة: FortySeven

قد يكون اختيار النظام الأساسي المناسب لمؤسستك أمرًا صعبًا ، ليس فقط بسبب العدد الهائل من الحلول في السوق ولكن أيضًا بسبب الاعتبارات الرئيسية مثل خيارات النشر والتخصيص والتكلفة وقابلية التوسع وقيمة الأعمال. هناك أنواع عديدة من برامج المشتريات المتاحة لمساعدة الشركات على معالجة عملية الشراء بكفاءة وإنتاجية أكبر. ومع ذلك ، من أجل العثور على أفضل نظام شراء لأموالك ، يجب عليك أولاً فهم خياراتك والفوائد التي تقدمها. ومن ثم ، في هذه المقالة ، سنناقش الأنواع الثلاثة للمشتريات وأكبر 10 شركات رائدة في برمجيات المشتريات التي تقود التحول الرقمي والابتكار العالمي. 

ما هو نظام إدارة المشتريات؟

نظام إدارة المشتريات هو الإدارة الفعالة لإنفاق الشركة ، والذي يتضمن شراء السلع والخدمات. يستلزم ذلك اختيار منتجات وخدمات وموردين عالي الجودة ضمن ميزانية وإطار زمني محددين. الهدف الأساسي لنظام إدارة المشتريات هو مساعدة الشركة في الحصول على أفضل السلع والخدمات الممكنة من أجل تلبية أهداف العمل.

إذا قام فريق المشتريات بعمله بشكل صحيح ، فيمكن للشركة توفير المال والوقت من خلال التفاوض على شروط وأسعار أفضل مع مورديها. هذا القسم مسؤول عن أشياء مثل أوامر الشراء والعقود طويلة الأجل والتخلص من العقارات التي لم تعد هناك حاجة إليها. أيضًا ، يراقب قسم المشتريات عن كثب كل من تفاصيل المشروع وطريقة إنفاق الأموال العامة.

ما هي الأنواع الثلاثة لبرامج الشراء؟

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من برامج الشراء ، والتي تشمل الطلب المباشر ، والمشتريات غير المباشرة ، وشراء الخدمة.

  • الشراء المباشر: يستلزم الشراء المباشر شراء المواد الخام والآلات والبضائع بالجملة التي تساهم بشكل مباشر في المنتج النهائي للشركة. علاوة على ذلك ، فإن مسؤولي المشتريات والموردين المتعاقدين هم أصحاب المصلحة الأساسيون في عمليات الشراء المباشر.
  • تدبير غير مباشر: الشراء غير المباشر يعني شراء عناصر مثل اللوازم المكتبية. هذه العناصر ليس لها تأثير مباشر على المنتج النهائي للشركة أو النتيجة النهائية ، لكنها تساعد في العمليات اليومية. قد تقوم شركة صغيرة بتعيين عمليات شراء غير مباشرة لمديري المكاتب ، في حين قد تقوم الشركات الكبيرة بتوظيف شركة إدارة مرافق لإدارة تلك المشتريات.
  • شراء الخدمات: يعد تعيين موظفين مؤقتين ، وتأجير البرامج ، وجلب البائعين على المدى القصير للعمل في حدث أو ندوة ، كلها أمثلة على شراء الخدمات.

أفضل شركات برامج المشتريات

فيما يلي أهم 10 شركات عالمية بارزة في مجال برامج المشتريات وما الذي يجعل حلولها فريدة من نوعها.

# 1. إيسرتيس

Icertis هي شركة برمجيات مملوكة للقطاع الخاص لإدارة العقود الذكية تأسست في عام 2009. وهي تقدم خدماتها في مجال المشتريات بحيث يمكن تبسيط عملية العميل من المصدر إلى العقد بالكامل. سيسمح هذا بصفقات أسرع ومخاطر أقل.

ساعدت منصة Icertis Contract Intelligence (ICI) فرق المشتريات في جميع أنحاء العالم في زيادة الإنتاجية وتحسين الحوكمة التعاقدية ، مع زيادة مساءلة الموردين ونتائج المحصلة النهائية.

# 2. Basware

تأسست Basware في عام 1985 وتقدم خدمات P2P وأتمتة AP والفوترة الإلكترونية والمشتريات الإلكترونية. يمكن للمشتريات توفير المال وزيادة الإنتاجية ومعرفة أين يتجه كل دولار باستخدام Baware لأتمتة عملية الشراء مقابل الدفع (P2P). تساعد Basware أيضًا الشركات في تدقيق عملياتها في المستقبل من خلال التخلص من الحاجة إلى العمليات اليدوية التقليدية.

# 3. كابجيميني 

Capgemini هي شركة استشارات وخدمات تكنولوجيا معلومات متعددة الجنسيات تأسست عام 1967. تقدم الشركة حلولًا رقمية لعملائها من أجل الشراء من أجل تحسين الوظيفة ودفع عمليات الشراء المستدامة وغير الاحتكاكية.

تساعد خدمات Capgemini في تطوير وتنفيذ وتشغيل إستراتيجية مشتريات رقمية ناجحة ، بالإضافة إلى تعزيز الامتثال والإنتاجية والشفافية وتوفير التكاليف.

# 4. برنامج Epicor 

كانت شركة EPICOR Software رائدة في سوق برمجيات الأعمال منذ تأسيسها في عام 1972 ، مع التركيز بشكل أساسي على قطاعات التصنيع وسلسلة التوريد والمشتريات.

يوفر برنامج إدارة علاقات الموردين (SRM) لعملاء المشتريات من أجل تبسيط عملية الشراء بأكملها وتكون أكثر استراتيجية في تحديد المصادر الخاصة بهم.

ومع ذلك ، فإن بعض الخدمات التي تقدمها EPICOR Software هي توفير المصادر والمشتريات وتمكين الموردين وإدارة الكتالوج وتوفير التكاليف.

# 5. GEP سمارت

منذ إنشائها في عام 1999 ، أصبحت GEP رائدة في هذا المجال من خلال توفير محترفي سلسلة التوريد والمشتريات للشركات مع مجموعة واسعة من خيارات الاستشارات والبرامج والخدمات المدارة.

تعد GEP Smart إحدى خدمات المشتريات الخاصة بـ GEP ، وهي عبارة عن منصة S2P رائدة عالميًا للمشتريات المباشرة وغير المباشرة. يتم استخدامه من قبل شركات مثل وظيفة المشتريات في Walgreens Boots Alliance. ومع ذلك ، فهم يساعدون العملاء في التحول الرقمي لعمليات الشراء الشاملة من خلال الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي والسحابة.

تشمل خدمات GEP تحليل الإنفاق ، وتتبع التوفير ، وتحديد المصادر ، وإدارة العقود ، وإدارة الموردين ، والشراء حتى الدفع (P2P).

# 6. آي بي إم

كانت IBM في طليعة الابتكار التكنولوجي لأكثر من قرن. فيما يتعلق بالمشتريات ، تساعد الشركة أيضًا العاملين في هذه الوظيفة. يفعلون ذلك من خلال توفير الوصول إلى البيانات القوية والرؤى والتقنيات الناشئة لتحسين العمليات وتوليد المزيد من القيمة.

علاوة على ذلك ، تقدم شركة IBM الخدمات التالية: من المصدر إلى الدفع (S2P) ، والمشتريات الرقمية ، وفاتورة الدفع ، والتحليلات.

# 7. جاغر

JAGGAER هي شركة تكنولوجيا أتمتة أعمال قائمة على السحابة تأسست عام 1995. وهي تزود عملاءها من المشتريات بـ JAGGAER ONE ، وهي منصة مشتريات كاملة لإدارة النفقات الذكية والمرنة.

تعد الحلول التي تقدمها JAGGAER لعملائها من بين الأفضل في الصناعة لأنها تمنح عملائها شفافية كاملة في جميع أنشطة الإنفاق الخاصة بهم وتستخدم التحليلات والأفكار المتطورة. 

# 8. برنامج Coupa 

تأسست شركة Coupa Software في عام 2006 ، وهي المزود الرائد لحلول إدارة الإنفاق التجاري. إذا كنت تستخدم برنامج Coupa ، فستتمكن من الوصول إلى نظام أساسي قوي لإدارة الإنفاق الإجمالي لمؤسستك.

ومع ذلك ، يمكن أن تستفيد أنواع مختلفة من شركات برامج المشتريات من سهولة استخدامها مع الحفاظ على المرونة في إدارة الإنفاق من خلال نظامها الأساسي الوحيد. يساهم في تحقيق وفورات غير مسبوقة ورؤى تؤدي إلى نتائج قابلة للقياس.

تقدم Coupa Procurement Software أنواعًا مختلفة من الخدمات ، مثل المشتريات الإلكترونية والفواتير والمصادر الاستراتيجية والمدفوعات وإدارة الموردين وتحليل الإنفاق وتخطيط سلسلة التوريد.

# 9. وحي

Oracle هي شركة تقنية متعددة الجنسيات تأسست عام 1997. يمكن لمحترفي المشتريات الآن الوصول إلى Oracle Fusion Cloud Procurement ، وهو مجموعة متكاملة من المصدر إلى التسوية. يمكن للعملاء استخدام الحل لأتمتة عملياتهم ، وبناء قدرات المصادر الاستراتيجية ، وتحسين علاقات الموردين ، وتبسيط عملية الشراء.

نتيجة لذلك ، سيواجه قسم المشتريات مخاطر أقل ، ووفورات مالية أفضل ، ومستويات أعلى من الربحية والإنتاجية. يوفر الخدمات التالية: إدارة الإنفاق ، وإدارة المواد المباشرة ، وإدارة العلاقات ، وتحديد المصادر الاستراتيجية ، وإدارة دورة حياة العقد ، والامتثال ، وتعاون الموردين.

# 10. ساب أريبا

كشركة رائدة في الصناعة منذ إنشائها في عام 1996 ، أصبحت SAP Ariba أداة لا غنى عنها للشركات في جميع أنحاء العالم. تتجاوز الشركة عمليات الشراء الأساسية ، باستخدام ابتكاراتها لإزالة الحواجز ، وربط جميع فئات الإنفاق في مكان واحد ، وتعزيز تعاون أعمق وديناميكي وشامل.

"سد الفجوة بين فرقك وشركائك التجاريين لمشاركة البيانات بأمان واكتساب الأفكار وإدارة سير العمل عبر شبكة Ariba من أجل عملية شراء أكثر كفاءة وتحكمًا أكبر في التكاليف." ساب أريبا.

علاوة على ذلك ، توفر SAP مجموعة واسعة من حلول المشتريات لعملائها ، بما في ذلك المصادر الاستراتيجية ، والمشتريات ، وإدارة الموردين ، والإنفاق المباشر ، وسلسلة التوريد المالية ، وإدارة الإنفاق ، والمشترين.

ما هي المراحل السبع للشراء؟

تتضمن كل عملية شراء تحديد المتطلبات ، والبحث عن الموردين ، وتحليل القيمة ، ورفع طلب الشراء ، والمراجعة ، والتحويل إلى أمر الشراء ، وإدارة العقد ، ومراقبة / تقييم الطلب ، والمطابقة الثلاثية ، والوفاء بالدفع ، وحفظ السجلات. فيما يلي المراحل السبع الحاسمة في عملية الشراء:

# 1. طلب شراء

طلب الشراء هو مستند مكتوب أو إلكتروني يقدمه مستخدم داخلي أو عميل إلى فريق المشتريات يطلب مساعدة فريق المشتريات في تلبية حاجة محددة. يحتوي على المعلومات الهامة اللازمة للحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال المناسبة.

# 2. مراجعة الطلبات

لن تحدث البداية الرسمية لعملية الشراء حتى تتم الموافقة على طلب الشراء والتحقق منه مقابل الميزانية. خلال مرحلة المراجعة ، يقوم المديرون الوظيفيون أو رؤساء الأقسام بفحص حزمة الطلبات لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة حقيقية للسلع أو الخدمات المطلوبة ، وكذلك ما إذا كان التمويل اللازم متاحًا.

تصبح طلبات الشراء المعتمدة أوامر الشراء ، بينما يتم إرجاع الطلبات المرفوضة مع ذكر الأسباب. كل هذا يمكن التحكم فيه باستخدام برنامج أوامر الشراء البسيط.

# 3. إجراءات الالتماس

بمجرد الموافقة على طلب الشراء وإصدار أمر الشراء (PO) ، سيقوم فريق المشتريات بإنشاء خطة مشتريات فردية وعملية طلب لتقديم العروض لتتوافق معها. يحدد مدى تعقيد المتطلبات في النهاية نطاق خطة الالتماس الفردية هذه.

بعد الانتهاء من خطة الإنفاق ، سيرسل فريق المشتريات طلبات عروض أسعار متعددة (RFQ) إلى البائعين المحتملين من أجل جمع العطاءات وتقييمها من أجل اختيار أفضل مزود ممكن.

# 4. التقييم والتعاقد

سيقوم فريق المشتريات بمراجعة وتقييم عروض أسعار الموردين بالتعاون مع لجنة التقييم لتحديد المورد الأنسب لتلبية الاحتياجات الحالية.

بعد تسوية البائع ، فإن الخطوة التالية هي التوقيع على عقد أو التفاوض بشأنه قبل إرسال أمر الشراء إلى البائع المختار. يتم تكوين عقد ملزم قانونًا عندما يقبل البائع ويقر بأمر الشراء.

# 5. إدارة الطلبات

يقدم البائع السلع / الخدمات الموعودة خلال الإطار الزمني المحدد. بعد الاستلام ، يقوم المشتري بفحص الأمر وإخطار البائع بأي مشاكل تتعلق بالعناصر المستلمة.

# 6. اعتماد الفواتير وفض المنازعات

هذه خطوة مهمة في عملية الشراء ، ويمنحك امتلاك برنامج مشتريات مثل Kissflow Procurement Cloud ميزة على منافسيك. يتيح لك Kissflow إجراء مطابقة ثلاثية بين GRN وفاتورة المورد و PO لضمان استلامك للطلب بشكل صحيح وعدم وجود تباينات. عند الانتهاء من المطابقة الثلاثية ، تتم الموافقة على الفاتورة وإرسالها إلى معالجة الدفع.

# 7. الاستمرار في التسجيل

يحتفظ المشترون بسجل لعملية الدفع لأغراض مسك الدفاتر والتدقيق. يتم الاحتفاظ بجميع المستندات ذات الصلة ، من طلبات الشراء إلى الفواتير المعتمدة ، في مكان واحد.

ما هي فوائد إدارة المشتريات؟

يمكن أن تؤدي إجراءات إدارة المشتريات المتسقة في مكان عملك إلى تغييرات إيجابية في جميع أنحاء مؤسستك. نظام إدارة المشتريات له تأثير إيجابي على الأعمال بالطرق التالية:

  • الموثوقية: من خلال تنفيذ سياسات إدارة المشتريات المتسقة ، يمكن أن يصبح فريقك الداخلي أكثر موثوقية واتساقًا في مشاركة مسؤوليات الشراء.
  • المدخرات المالية: تستلزم إدارة المشتريات تحديد أكثر الموارد الممكنة فعالية من حيث التكلفة ، مما يؤدي إلى تحقيق وفورات كبيرة في الميزانية.
  • تنفيذ إدارة الوقت: عندما تثق في نظام إدارة المشتريات وتكون قادرًا على أتمتة المهام الرئيسية ، فإنك تستخدم وقتك بحكمة أكبر.
  • الامتثال الصناعي: تضمين قواعد ولوائح الامتثال الصناعية في عملية إدارة المشتريات الخاصة بك يضمن أن شركتك وشركائها جميعًا يفيون بالمتطلبات التشغيلية الأساسية.
  • Communication: تجعل أنظمة إدارة المشتريات من السهل على الموظفين الداخليين التحدث عن متطلبات المخزون والعرض والعمالة.

ما هو أهم شيء في الشراء؟

وفقًا للمدير التنفيذي للمشتريات في تيكوم ، كوري ثويتس ، يجب أن ينصب التركيز الرئيسي لمهنيي المشتريات على بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها.

قال ثويتس في حلقة نقاشية حول إدارة المواهب وتطويرها في مؤتمر الشرق الأوسط CIPS في دبي: "بالنسبة لي ، العلاقات هي أهم شيء في المشتريات". ليس هناك فائدة من القيام بهذه العملية إذا كنت لا تحب التعامل مع الموردين وأصحاب المصلحة. "

يتابع: "إذا كان الناس لا يحبونك ، فلن يرغبوا في العمل معك ، لذا يجب أن يكون تركيزك على بناء العلاقات." لا تكن "شرطة المشتريات". "لديك سياسات وإجراءات ، ولكن كن مرنًا ومستعدًا لكسرها".

وفي الختام

سيكون اختيار نظام إدارة المشتريات الصحيح مفيدًا لشركتك. آمل أن ترشدك هذه المقالة.

الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة المشتريات

ما هي الأدوار الأربعة الرئيسية للمشتريات؟

  • المساعدة في المتطلبات التشغيلية.
  • إدارة عملية الشراء وقاعدة التوريد بكفاءة وفعالية.
  • إنشاء علاقات عمل قوية مع المجموعات الوظيفية الأخرى.
  • دعم أهداف وغايات المنظمة.

ما هو مثال على الشراء؟

يُعرف الحصول على شيء ما ، وخاصة الإمدادات العسكرية ، باسم الشراء. أحد الأمثلة على الشراء هو الحصول على أسلحة كافية لتجهيز جيش.

ما هي وظائف إدارة المشتريات؟

مسؤوليات مدير المشتريات

  • بحث المنتج والحلول
  • إدارة المخزون.
  • تحسين عملية الشراء.
  • إدارة طلبات تقديم العروض.
  • تحليل عائد الاستثمار
  • تقييم واختيار الموردين
  • إدارة المخاطر والامتثال.
  • التفاوض على العقد.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً