ستندهش من قدراتك وإنجازاتك إذا راجعت عدد المهام والأهداف التي أنجزتها في يوم وأسبوع وشهر وسنة. ومع ذلك ، لا يقدم هذا صورة دقيقة عن مدى إنتاجيتك وكفاءتك خلال تلك الفترة الزمنية. قد تكون فاتتك المواعيد النهائية أحيانًا أو استغرقت وقتًا طويلاً لإنجاز بعض الوظائف. كانت هذه عقبات كبيرة في الإنتاجية. يصبح موضوع كيفية تحديد أولويات المهام في العمل أمرًا بالغ الأهمية ، عندما يكون لديك عدد كبير من أنشطة العمل لأداء كل يوم ، فقد تحتاج إلى إنشاء استراتيجية فعالة للتعامل معها. تحديد الأولويات هو طريقة لتحديد ما يجب عليك فعله أولاً بناءً على الأهمية. قد يساعدك فهم أفضل الطرق لتحديد أولويات المهام التي لديك على توفير الوقت في العمل. في هذا المنشور ، نحدد تحديد الأولويات ونقدم دليلًا سهل المتابعة حول كيفية تحديد أولويات المهام.
كيفية ترتيب أولويات المهام
يستلزم تحديد الأولويات تحديد الترتيب الذي ينبغي إنجاز المهام به اعتمادًا على قيمتها. قد تساعدك هذه الطريقة في تنظيم وقتك بشكل أفضل. يعلمك هذا كيفية تحديد أولويات العمل ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، والحصول على مزيد من الوقت للقيام بوظائف أكبر. يمكن أن تساعدك قدرات تحديد الأولويات في إكمال المزيد من العمل في وقت أقل. أنشئ قائمة مهام. لا يمكنك تحديد كيفية تحديد أولويات الأعمال المنزلية إلا إذا كانت لديك صورة واضحة عن كل ما يجب القيام به. قد يبدو هذا بدائيًا ، ولكن يتم التغاضي عنه أحيانًا في الاندفاع للبدء في المشاريع. بدلاً من ذلك ، قم بعمل قائمة بكل ما تحتاجه للعمل في جميع مشاريعك. لتجنب الشعور بالإرهاق ، قسّم المهام الأكبر إلى مهام فرعية. بمجرد تجميع المهام الخاصة بك وإدراجها ، قم بتضمين معلومات إضافية ، مثل:
- الوقت المستغرق لإكمال كل منهما.
- درجة الأهمية أو الإلحاح
- الموعد النهائي
مع وجود جميع الأعمال المنزلية الخاصة بك في مكان واحد ، سيكون لديك صورة واضحة لما يجب القيام به. إذا كنت مثل معظم الناس ، تبدأ يوم عملك بهدف أن تكون منتجًا قدر الإمكان. ومع ذلك ، مع تقدم اليوم ، تجد نفسك ترسل عدة طلبات عاجلة وتزداد قائمة مهامك. يبدو أن ما قررت القيام به في البداية يتم دفعه إلى الجانب. لست وحدك إذا كان هذا يبدو مألوفا. نشعر عادة أننا نلعب اللحاق بالركب في العمل بدون إطار عمل لتحديد أولويات المهام.
كيفية تحديد أولويات المهام في العمل
في معظم الأحيان ، يكون ضعف الإنتاجية والفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية نتيجة لتحديد أولويات الوظيفة بشكل خاطئ. للوفاء بالمواعيد النهائية وتعزيز الإنتاجية ، من الأهمية بمكان تحديد أولويات العمل. الخطوات المتبعة في تحديد أولويات المهام بشكل أفضل في العمل هي كما يلي.
# 1. أنشئ قائمة مهام.
لا يمكنك تحديد كيفية تحديد أولويات الأعمال المنزلية إلا إذا كانت لديك صورة واضحة عن كل ما يجب القيام به. قد يبدو هذا بدائيًا ، ولكن يتم التغاضي عنه أحيانًا في الاندفاع للبدء في المشاريع. بدلاً من ذلك ، قم بعمل قائمة بكل ما تحتاجه للعمل في جميع مشاريعك. لتجنب الشعور بالإرهاق ، قسّم المهام الأكبر إلى مهام فرعية.
بمجرد تجميع المهام الخاصة بك وإدراجها ، قم بتضمين معلومات إضافية ، مثل:
- الوقت المستغرق لإكمال كل منهما.
- درجة الأهمية أو الإلحاح
- الموعد النهائي
- مع وجود جميع الأعمال المنزلية الخاصة بك في مكان واحد ، سيكون لديك صورة واضحة لما يجب القيام به.
# 2. أنشئ تقويمًا لتتبع مهامك.
بمجرد تحديد المهام الأكثر أهمية ، ضعها في التقويم الخاص بك. عندما تشاهد قائمة عملك كل يوم ، قد يكون من الأسهل تحديد أولويات وقتك. قد تجد أن وجود تذكير مرئي لكل عنصر تريد إنجازه يساعدك على التركيز بشكل أفضل عليها. يمكن أن يمنحك إكمالها أيضًا إحساسًا بالإنجاز. إذا تم تكليفك بمهمة بدون تواريخ بدء أو انتهاء واضحة ، فتأكد من طلبها حتى تتمكن من تحديد موعد للعمل عليها وتحديد التوقعات. بمجرد تحديد هذه التواريخ ، قد ترغب في تعيين تاريخ الانتهاء الشخصي الخاص بك حتى قبل ذلك لحساب المشكلات غير المتوقعة أو لتسليم العمل في الوقت المحدد.
# 3. رتب قائمتك حسب الأهمية
المرحلة التالية هي تأكيد أهمية أو إلحاح كل نشاط. إذا لم يتم الانتهاء من عمل مهم في الوقت المحدد ، فسيكون له آثار بعيدة المدى لأنه أساسي لمشروعك. من ناحية أخرى ، يجب إكمال الوظائف العاجلة في نفس اليوم لأن الموعد النهائي لها هو نفس اليوم. تعتبر موازنة مشاريعك مقابل بعضها البعض أفضل نهج لتنظيمها حسب الأولوية أو الاستعجال. باستخدام القائمة من الخطوة الأولى ، رتب أولويات كل مهمة على مقياس من 0 إلى 10 ، وافعل الشيء نفسه للمهام العاجلة. عند جمع الدرجتين معًا ، يتم ترتيب المهمة التي حصلت على أعلى الدرجات أولاً.
# 4. قم بتوصيل حالة المهام الخاصة بك إلى زملائك في الفريق.
أخيرًا ، لا تنس تضمين زملائك في الفريق الذين قد ينتظرونك لإنهاء مهمة أو التنافس على وقتك. قلل عدد الطلبات التي تتلقاها من خلال توفير تحديثات الحالة الاستباقية لزملائك في الفريق عند إكمال المهمة ، وعندما تنوي إنهاء مهمة ، وأي تأخيرات أو عوائق قد تنشأ. بدلاً من الرد المستمر على الاستفسارات ، يمكنك الاستمرار في إنجاز عملك بطريقة مثمرة وفعالة.
كيفية تحديد أولويات مهام إدارة المشروع
سواء كنت جديدًا تمامًا في إدارة المشروع أو لديك سنوات من الخبرة ، فإن إدارة المشروع وإتمامه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مهمة صعبة. كل مشروع فريد من نوعه ويقدم مجموعته الخاصة من قضايا إدارة المشروع. مهما كان نوع المشروع الذي تعمل عليه ، فمن المحتمل أنك تتعامل مع مواعيد نهائية ضيقة وتوقعات عالية. كل شيء في إدارة المشروع يتم يدويًا. على عكس الصناعات الأخرى ، فإن ارتكاب الأخطاء لن يؤدي إلى النجاح ؛ بدلا من ذلك ، سيؤدي إلى زوالك.
# 1. افحص مصفوفة أيزنهاور.
إحدى الطرق الشهيرة لتحديد أولويات المهام هي مصفوفة أيزنهاور ، والتي تُعرف غالبًا باسم مصفوفة مهمة عاجلة. يعلمك كيفية تحديد أولويات المهام العاجلة والمهمة بناءً على إلحاحها وأهميتها. تصنف المهام إلى أربعة أنواع:
- عاجلة ومهمة - هذه هي الأعمال المنزلية ذات الأولوية التي يجب إكمالها على الفور.
- ليست حرجة ، ولكنها عاجلة - هذه هي الوظائف التي يجب إكمالها بسرعة ولكن يمكن أن يقوم بها شخص آخر بشكل جيد أو أفضل. أنت تكلفهم.
- ليست عاجلة وغير مهمة - فهذه مهام ربما يمكنك الاستغناء عنها. لا تستخدم أي وقت من وقت الفريق في هذه المهام.
يمكنك إنشاء مخطط لإدارة المشروع ، أو ببساطة تصور الأرباع عندما تفكر في كل عنصر في قائمة المهام الخاصة بك.
#2. فرز المهام بناءً على النتائج المتوقعة
حتى مع مصفوفة الأهمية العاجلة ، قد يكون من الصعب تحديد النشاط الذي يجب القيام به أولاً. ماذا لو بدت المهام العديدة ملحة وحاسمة حقًا؟ حاول تنظيم مشاريعك بناءً على الجهد المتوقع المطلوب لإكمالها. يُشار إلى العدد الكامل للساعات التي يُتوقع أن يستغرقها المشروع بالجهد المقدر. مزايا تحديد الأولويات ومعالجة المهام الأكثر صعوبة (التي تستغرق وقتًا طويلاً) أولاً في اليوم ، وترك الوظائف الأقصر في وقت لاحق من اليوم عندما يكون لديك المزيد من الطاقة.
# 3. كن عقلانيا
لا حرج في امتلاك أهداف طموحة ، لكن لا تدع "الكمال" يصبح عدوًا لـ "الخير". قد تضعف أهداف المشروع غير الواقعية معنويات فريقك وتتسبب في فشل مشروعك. تأكد من أنك تضع توقعات واقعية وأن أهدافك يمكن الوصول إليها في فترة زمنية معقولة ، وتحقق من مقاييسك وفريقك على أساس متكرر لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى المراجعة.
كيفية تحديد أولويات أسئلة مقابلة المهام
تتطلب معظم المهن أن تدير أشياء كثيرة في نفس الوقت ، وستواجه أولويات متنافسة. نتيجة لذلك ، تستخدم الشركات أسئلة المقابلة مثل "كيف تحدد أولويات عملك؟" "أخبرني عن وقت كان لديك فيه أولويات متضاربة في العمل." وإذا لم تستطع أن تثبت للشركة أن لديك إستراتيجية مجربة لإدارة الوقت وإدارة المهام ، فسوف تشعر بالقلق. بعض الأسئلة الشائعة ومراجعة الإجابات
# 1. كيف تحدد أولويات العمل؟
أحب تحديد أولويات عملي من خلال الاحتفاظ بجدول بيانات Excel لمشاريعي والمواعيد النهائية حتى أتمكن من رؤية كل شيء في لمحة. ثم أقوم بفرز جدول البيانات وتعديله لتحديد أولويات عملي بناءً على أهمية المشروع ، والوقت الذي سيستغرقه ، ومدى إلحاحه ، وما إذا كنت سأحتاج إلى مدخلات من أعضاء الفريق الآخرين لإكمال العمل. كل صباح ، أعود إلى هذه الورقة مرة أخرى. في منصبي الحالي ، تم تكليفي عمومًا بستة إلى ثمانية مشاريع.
# 2. كيف تدير موقفًا يتضح فيه أن الموعد النهائي القادم لمشروع ما لن يتم الوفاء به؟
إذا أصبح من الواضح أنه لن يتم الوفاء بالموعد النهائي المقدر ، فسوف أقوم بتقييم المهام والتشاور مع مديري لتقديم اقتراحات أو توصيات.
ما هي المستويات الأربعة لتحديد أولويات المهام؟
مصفوفة قرار أيزنهاور ، المعروفة أيضًا باسم مصفوفة مهمة عاجلة ، تقسم المهام إلى أربعة أرباع بناءً على ما إذا كانت:
- هام.
- العاجلة.
- مهمة وحساسة للوقت.
- لا هذا ولا ذاك.
كيف تحدد أولويات المهام بشكل فعال؟
- قم بعمل قائمة بجميع مهامك.
- حدد الوظائف المهمة بالفعل (والتي قد يتم تأجيلها).
- حافظ على جدول يمثل أهم أولوياتك.
- رتب أولويات مشاريعك الأكثر كثافة وعالية الجهد.
- ركز على مهمة واحدة في كل مرة.
ما هي 3 طرق لتحديد الأولويات؟
الربع الأول: هام + عاجل.
الربع الثاني: الأهمية + غير عاجل
الربع الثالث: غير مهم + عاجل.
الربع الرابع: غير مهم + غير عاجل.
كيف تحدد أولويات سؤال مقابلة مهامك؟
ردا على سؤال "كيف تعطي الأولوية لعملك؟"
- صف كيف تخطط ليومك.
- صف كيف تقوم بالتبديل بين الأولويات.
- تحدث عن كيفية تحديد المواعيد النهائية.
- صف كيف تحافظ على التوازن بين العمل والحياة.
- اربط استجابتك بمتطلبات الوظيفة.
كيف تتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد سؤال المقابلة؟
تسلط أفضل الردود الضوء على بعض المهارات المادية واللينة الملموسة. على سبيل المثال ، يمكنك القول أن تعدد المهام الجيد يجعل الجدولة المتسقة عادة. يمكنك أيضًا التأكيد على أن متعدد المهام المختص يعطي الأولوية باستمرار للمهام. هناك العديد من الخيارات المتاحة لك.
كيف تدير سؤال مقابلة عبء العمل الثقيل؟
عند التعامل مع عبء العمل الهائل ، ستحتاج إلى استراتيجية للتعامل معه. قد تقول شيئًا مثل ، "كان على الجميع التعامل مع عبء عمل ثقيل في مرحلة ما من حياتهم المهنية." يتيح لي التراجع ومراقبة القضية اكتساب المزيد من البصيرة والحياد. قم بتدوين الأنشطة التي يجب إكمالها وتحديد أولوياتها من أعلى إلى أدنى أولوية في بداية كل يوم عمل. "لا يؤدي هذا إلى تحسين سير العمل فحسب ، بل يضمن أيضًا إكمال الأنشطة الأكثر أهمية في اليوم."
كيف تحدد أولويات عملك كممرض؟
يجب تطبيق مبدأ ABCs من قبل الممرضات على حالة كل مريض. يبدأ تحديد الأولويات بتقييم المخاطر المباشرة على الحياة كجزء من التقييم الأولي ويستند إلى ABC الالتهاب الرئوي ، مع إعطاء الأولوية لمجرى الهواء ، يليه التنفس والدورة الدموية (Ignatavicius et al. ، 2018).
وفي الختام
في حين أنه قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة من أجل إنجاز المزيد ، فمن الأفضل غالبًا التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. تضمن هذه الطريقة تركيز انتباهك الكامل على تلك المهمة ، مما يسمح لك بإنجازها بكفاءة قبل الانتقال إلى العنصر التالي في قائمتك. عندما لا تشتت انتباهك بالأعمال المنزلية الأخرى ، فقد يكون لديك فرصة أفضل لإنتاج عمل عالي الجودة. يريد أصحاب العمل معرفة أنه يمكنك تحديد أولويات العمل بناءً على ما هو عاجل وإنشاء سير عمل لمواصلة التركيز على ما هو مطلوب لأي نوع من الوظائف. يريدون أن يعرفوا أنك تتفاعل مع الفريق والإدارة كجزء من عملية تحديد الأولويات. إذا أعطيت إجابة مقابلة تبدو مشابهة لعينة الإجابات أعلاه ، فسوف تثبت لأصحاب العمل أنك قادر على أن تكون منتجًا في مكان عملهم وتحديد ما هو عاجل وحيوي.
مقالات ذات صلة
- مدير المنتج: تم تحديث الوصف الوظيفي والراتب
- 4 طرق لبناء ثقافة الشركة عند بدء التشغيل
- السماح للأطفال: هل يجب منح الأطفال علاوة؟
- مخاطر العمل: كيفية إدارة المخاطر في الأعمال
مراجع حسابات
