يتطلب كل جانب من جوانب إدارة الأعمال في أي مؤسسة ، بغض النظر عن الحجم ، إنشاء العقود والتفاوض بشأنها وإدارتها. ومع ذلك ، فإن إدارة العقود هي فرع مهمل من إدارة الأعمال. يجري المديرون محادثات باستمرار ويواجهون مشكلات مع موظفيهم ، وبعضها ينطوي على رواتب بشكل طبيعي. عادة ما يتم طرح إدارة العقود في بعض هذه المناقشات. يتضمن CM عملية الإشراف على العقود ، من إنشائها إلى تنفيذ الطرف المختار والإلغاء النهائي. من أجل تعظيم الأداء التشغيلي والمالي وتحديد وتقليل المخاطر المالية والمتعلقة بالسمعة بسبب عدم الامتثال لشروط العقد ، تشمل العمليات الرئيسية تحليل الأداء مقابل شروط العقد. وبالتالي ، من المهم فهم أساسيات عملية إدارة العقد ودورة الحياة. تابع القراءة لمعرفة المزيد ، حيث نشرح أيضًا برنامج CM وكذلك وكالة إدارة عقود الدفاع.
ما هي إدارة العقود وأمثلة لها؟
إدارة العقود هي عملية الإشراف على الاتفاقيات الملزمة قانونًا من بدايتها حتى اكتمالها. اعتمادًا على من هو المسؤول عن أي جزء ، قد تكون المهام المطروحة إدارية أو استراتيجية. يمكن للشركات الاستفادة بشكل كبير من نتائج أفضل وتحقيق قيمة أكبر من عقودها إذا تمت إدارتها بفعالية.
ستتأثر مستويات الرؤية والتحكم والامتثال لشركتك في النهاية بكيفية إدارتها لعقودها. يتضمن هذا أيضًا التكنولوجيا التي تستخدمها والتعاون بين الفرق. سيتم تحديد النجاح الكلي لشركتك من خلال مدى قوة هذه الركائز. وبالتالي من المهم أن تضع ذلك في الاعتبار عند تطوير موظفيك وعملياتك وتقنياتك.
عملية إدارة العقود
على الرغم من وجود العديد من الجوانب المختلفة التي تشكل إدارة العقود ، يمكننا تبسيط العملية من خلال تقسيمها إلى خمس مراحل متميزة. هذه المراحل الخمس المميزة هي الإنشاء والتعاون والتوقيع والتتبع والتجديد.
ضمن هذه المراحل ، يمكننا التمييز بشكل أكبر بين خطوات معينة. يمكن تقسيم الإجراء بأكمله إلى تسع مراحل ، مع مساهمة كل منها في واحدة من المراحل الخمس العريضة. عندما يحين وقت جولة جديدة من العقود ، فإن هذا يجعل من الأسهل التعامل مع أزمة نهاية الربع التي تحدث كثيرًا. خطوات كل مستوى هي كما يلي:
المرحلة الأولى: الخلق
# 1. الطلبات الأولية
هذا يتعلق بشكل أساسي بالعثور على العقود والوثائق ذات الصلة لدعم هدف العقد. يشير الطلب الأولي إلى بداية الخطوة الأولى في عملية إجراء التغيير.
تستغرق صياغة العقد يدويًا وقتًا ، ولكن استخدام أدوات إدارة العقود الآلية يمكن أن يبسط الإجراء بشكل كبير.
المرحلة الثانية: التعاون
# 3. التفاوض على العقود
يجب أن يكون الموظفون قادرين على مراجعة المسودات المختلفة للعقد بمجرد كتابتها وتحديد أي اختلافات لتقصير عملية التفاوض.
المرحلة الثالثة: التوقيع
# 4. الموافقة على العقد
المرحلة التي تواجه معظم الاختناقات هي الحصول على إذن الإدارة. يمكن للمستخدمين تجنب ذلك من خلال تصميم سير عمل الموافقة المخصص الذي يتضمن الموافقات المتوازية والمتسلسلة والحفاظ على التدفق السريع للقرارات.
# 5. تنفيذ العقد.
من خلال استخدام إمكانيات التواقيع الإلكترونية والفاكس ، يمكن للمستخدمين إدارة وتسريع عملية التوقيع عند تنفيذ العقد.
المرحلة الرابعة: التتبع
# 6. إدارة الالتزام
للتأكد من أن أصحاب المصلحة الرئيسيين يحققون الأهداف وأن قيمة العقد لا تنخفض خلال المراحل الأولى من التوسع ، فإن هذا يتطلب إدارة مكثفة للمشروع.
# 7. المراجعات والتعديلات
قد يكون من الصعب جمع كل الأوراق اللازمة للتحضير الأول للعقد ، لذلك قد تكون هناك ثغرات. ومن ثم ، يجب وضع أنظمة لتعديل العقد الأولي عند اكتشاف العناصر التي تم تجاهلها خلال هذه المرحلة.
# 8. التدقيق والإبلاغ
لا تستلزم إدارة العقد إنشاء عقد وحفظه على الفور دون مزيد من الدراسة. تعتبر عمليات تدقيق العقود ضرورية لتحديد التزام الطرفين بأحكام العقد وأي قضايا محتملة.
المرحلة الأخيرة: التجديد
# 9. تجديد
يمكن أن تؤدي تقنيات إدارة العقود اليدوية إلى خسارة إيرادات الشركة وخيارات التجديد الضائعة. ومع ذلك ، يمكن للمؤسسة العثور على إمكانيات التجديد ثم صياغة عقود جديدة عن طريق أتمتة الإجراء.
تشكل المراحل التسع في إدارة العقود جزءًا كبيرًا من العملية. بشكل عام ، تعد إدارة مدة العقد أمرًا ضروريًا. ومن ثم ، يحتاج مديرو العقود إلى مراقبة أي تعديلات أو انتهاكات محتملة للعقود عندما تمر أنواع العقود المختلفة بمراحلها المتنوعة. قد يكون من المفيد إجراء تغييرات على العقد إذا كان الموظف أو الشركة غير راضين عنه. لذلك ، من الأهمية بمكان دعم المسؤوليات التعاقدية مع ضمان رضا كلا طرفي الاتفاقية.
تعد إدارة دورة الحياة أمرًا بالغ الأهمية في عدة نقاط على طول عملية إدارة العقد. عند إدارة العقود ، من الضروري أخذ أداء البائع وتقييم المخاطر في الاعتبار. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى مراجعة العقد أو فرض بعض الإجراءات التأديبية إذا لم يفي البائع بمسؤولياته التعاقدية.
ما هي المراحل الثلاث لإدارة العقود؟
المراحل الأساسية الثلاث لإدارة العقود هي:
- الجائزة المسبقة، أو الفترة الزمنية بين التماس عرض الخدمة وتطويره والاتفاق عليه.
- جائزة، حيث يكون العرض المتفق عليه خاضعًا للنقاش والموافقة ؛ و
- بعد الجائزة ، حيث يبدأ العقد مرحلة إدارة الأداء قبل الإغلاق.
ما هي إدارة العقود وأهميتها؟
تعد إدارة العقد أمرًا بالغ الأهمية لأن كيفية إدارة الاتفاقيات الخاصة بك من البداية إلى النهاية ستؤثر على كيفية تنفيذها. إدارة دورة حياة العقد (CLM) هي طريقة يمكن أن تساعد الشركات على تحقيق أقصى استفادة من عقودها ، كل ذلك مع الالتزام بالقانون والحفاظ على السيطرة على تفاعلاتها مع أطراف خارجية أو خارجية.
عبارة "لا مفاجآت" تلخص هدف الإدارة الجيدة للعقود. عندما يسير كل شيء بشكل جيد ، يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم وموعد استحقاقها. ومن ثم ، ستكون شركتك دائمًا قادرة على معرفة ما هو قادم ، والاستعداد بثقة لعمليات التدقيق ، وإظهار الامتثال بسهولة.
بالإضافة إلى ذلك ، ستكون جميع الأطراف وأصحاب المصلحة في الشركة على نفس الصفحة بمجرد أن تتمكن من إنشاء ممارسات CM موحدة وتعاونية عبر مؤسستك. وبالتالي يمكن لشركتك أن تعتمد على تحقيق الأهداف التي وافقت عليها باستمرار ، بالإضافة إلى إمكانيات تقوية موقعها.
ما هي أنواع العقود الأربعة؟
بشكل عام ، يمكن تصنيف العقود وفقًا لأدائها الأساسي أو نوع الوظائف المطلوبة لها ؛
- عقد من جانب واحد
- عقد ملزم لطرفين
- العقد المنفذ
- عقد تنفيذي.
ما هي المكونات الأربعة لإدارة العقود؟
إدارة العقود مهمة متعددة الأوجه تتضمن العديد من الإجراءات المختلفة. ولكن هناك أربعة مكونات رئيسية تشكل الأنشطة الرئيسية.
- تأسيس الحوكمة وفريق إدارة التغيير.
- تخطيط وإنشاء وتنفيذ إدارة العقود.
- إدارة العلاقات.
- ادارة الأداء.
ما هي أنواع إدارة العقود؟
يمكن أن تتخذ العقود أشكالًا عديدة ، وهناك العديد من الأنواع المختلفة التي يمكن استخدامها لإدارة المشاريع ولأغراض أخرى. في مجال إدارة المشاريع ، هناك عدد قليل من أنواع العقود الأكثر فائدة هي:
- عقود ثابتة السعر
- عقود سداد التكاليف
- عقود الوقت والمواد.
هناك أيضا؛
- العقود الضمنية
- عقود سعر الوحدة
- العقود الأحادية
- اكسبرس العقود و
- العقود الثنائية.
برنامج إدارة العقود
لا يوجد عمل كبير جدًا أو قليل جدًا لا يحتاج إلى صياغة العقود والتفاوض عليها وإدارتها بانتظام. ومع ذلك ، فإن الأمر يستغرق وقتًا ويكون عرضة لأخطاء إدخال البيانات المعتادة في كل مرحلة. يمكن أن تساعد برامج إدارة العقود في تقصير مدة العقود وتقليل احتمالية حدوث عمليات تدقيق وخسائر مالية. ومع ذلك ، ما هو بالضبط برنامج إدارة العقود؟
ما هو برنامج إدارة العقود؟
برنامج إدارة العقود هو نوع من التكنولوجيا التي تم إنشاؤها لتبسيط وأتمتة العملية للمؤسسات.
من خلال أتمتة العمل الشاق المطلوب غالبًا في سير عمل العقد ، يجعل برنامج CM من الأسهل للفرق القانونية والتجارية صياغة العقود التجارية والتفاوض بشأنها وتوقيعها وتجديدها والإبلاغ عنها.
يسمح برنامج إدارة العقود للفرق بالتعامل مع جميع جوانب العقد دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات المنفصلة. هذا لأن مجموعة الأدوات الخاصة بهم يمكن الوصول إليها من خلال واجهة واحدة.
من الذي يستخدم برامج CM؟
تلجأ المنظمات التي ترغب في توسيع أنشطتها التعاقدية ولكنها لا تستطيع تحمل تكاليف توظيف المزيد من الأشخاص إلى برامج إدارة العقود.
يشير هذا إلى أن المؤسسات ذات معدلات النمو المرتفعة وحجم العقود المتزايد ستستفيد أكثر من استخدام نظام إدارة المحتوى
الأقسام القانونية والمبيعات والمالية والتشغيلية والموارد البشرية ليست سوى بعض الأقسام الداخلية التي يمكن أن تستفيد من استخدام نظام إدارة المحتوى الخاص بالشركة
ما هو أفضل برنامج CM؟
أفضل 6 برامج لإدارة العقود لعام 2023 ؛
- PandaDoc
- أعمال العقد
- توافق
- DocuSign
- حظر
- حصاة كبيرة
- اجيلوفت
- الكونغا
هل يساعد نظام إدارة المحتوى في البحث والإبلاغ؟
البرامج المصممة خصيصًا لإدارة العقود وتنظيمها لا تقدر بثمن عند محاولة العثور على اتفاقيات محددة أو تجميع تقارير عنها. تساعد أدوات إدارة العقود هذه في تبسيط أرشفة الاتفاقيات التعاقدية والاستعلام عنها وعرضها وإعداد تقارير عنها.
هل برنامج إدارة العقود آمن؟
توفر السحابة الرقمية ملاذًا آمنًا لعقودك ، وبرنامج إدارة العقود يفعل ذلك تمامًا. باستخدام برنامج CM ، تتمتع اتفاقياتك بملاذ آمن يتميز بعناصر تحكم وصول دقيقة وسجلات مستندات مركزية وخيارات أمان إضافية.
دورة حياة إدارة العقود
تتعامل إدارة دورة حياة العقد مع عملية تطبيق أفكار وممارسات إدارة العقود ذات الصلة عبر دورة حياة العقد والتي ستفتح فرصًا لاستعادة السيطرة ، وضمان الامتثال ، واستعادة الرؤية ، وتطوير اتصالات أعمق مع البائعين المتعاقدين.
بشكل أساسي ، هناك سبع مراحل رئيسية تشكل عملية إدارة دورة حياة العقد ؛
- بداية
- تفاوض
- التنفيذ
- بدء
- عملية
- التجديد
- اغلق
وكالة إدارة عقود الدفاع
وكالة إدارة عقود الدفاع (DCMA) هي إحدى المنظمات التابعة للحكومة الفيدرالية الأمريكية التي تخضع لوكيل وزارة الدفاع للاستحواذ والاستدامة. وزارة الدفاع (DoD) وغيرها من الدوائر الحكومية المعتمدة ، وهي المسؤولة عن إدارة العقود. يقع مكتبها الرئيسي في فورت لي بولاية فيرجينيا. تتعامل DCMA أحيانًا مع عقود المبيعات العسكرية الأجنبية.
تعتمد وزارة الدفاع ، والإدارة الوطنية للملاحة الجوية والفضاء ، بالإضافة إلى العديد من الحكومات والوكالات الفيدرالية والولائية والأجنبية والدولية ، على وكالة إدارة عقود الدفاع لإدارة عقودهم. هدفها هو ضمان تنفيذ العقود في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
تم بحث إدارة عقد وزارة الدفاع وتغييرها لفترة طويلة. أمر وزير الدفاع بإجراء دراسة للنظر في إجراءات التعاقد مع وزارة الدفاع بأكملها في أوائل الستينيات. أظهرت نتائج "المشروع 1960" ، الذي جمع بين إدارة العقود والتدقيق ، مجموعة متنوعة من المزايا. في ذلك الوقت ، كانت هناك درجة كبيرة من الازدواجية في العمل لأن كل وزارة دفاع وفرع عسكري كانا يتعاملان مع عقودهما ويراجعانها. في النهاية ، تولت وكالة لوجستيات الدفاع جزءًا كبيرًا من مهام الإجراءات العسكرية (DLA). ومع ذلك ، واصلت الخدمات العسكرية الإشراف على برامج المشتريات الرئيسية لأنظمة التسلح.
ملخصات دخول المعالجة من وكالات إدارة عقود الدفاع
يتم استخدام البيئة التجارية المؤتمتة من قبل إدارة الجمارك وحماية الحدود الأمريكية لمعالجة الواردات التي تتم المطالبة بوضع الإعفاء من الرسوم الجمركية بموجبها بموجب جدول التعريفة الجمركية المنسق للبند الفرعي لرسوم الولايات المتحدة 9808.00. (يشار إليها فيما بعد بوكالة إدارة عقود الدفاع [DCMA]).
عندما يتم اعتماد الإمدادات من قبل مفوض الجمارك ، تسمح إدخالات DCMA بالتعامل مع البضائع المعفاة من الرسوم الجمركية للإدارات العسكرية. لا تزال لوائح حفظ السجلات الـ19 CFR 111 و 163 سارية المفعول. بعد دخول منتجات DCMA إلى نطاق سلطة الجمارك الأمريكية ، لا يزال المستورد ملزمًا بالاحتفاظ بسجل شامل لجميع المعلومات المتعلقة بهذه الإدخالات لمدة خمس سنوات أخرى ومنح CBP إمكانية الوصول إلى أي من هذه البيانات التي بحوزته عند الطلب.
وفي الختام
تتعامل إدارة العقود مع عملية إدارة صياغة العقود وتنفيذها وتحليلها. هدفها هو زيادة الأداء التشغيلي والمالي للمؤسسة مع تقليل المخاطر المالية. تتعرض المنظمات لضغوط متزايدة لتوفير النفقات مع زيادة الإنتاجية. يتم تسهيل ضرورة وجود نظام CM فعال وآلي من خلال حقيقة أن إدارة العقود تميل إلى أن تكون جانبًا مستهلكًا للوقت بشكل خاص في الشركة.
عندما تكون قادرًا على تنفيذ إجراءات معيارية وتعاونية CM عبر عملك ، فلن تعمل جميع أطراف الشركة بصوت واحد فحسب ، بل سيكون أيضًا جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة. نتيجة لذلك ، فإن عملك لديه فرصة جيدة للوفاء بانتظام بأهدافه المتفق عليها وتطوير مزايا جديدة.
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة العقود: ما هي ، الأدوات والتطبيقات المجانية
- فرص العمل: 31+ اختيارات يمكنك البدء الآن !!! (+ نصائح مجانية)
- خدمات التسويق: خدمات وعقود التسويق الرقمي
- نظم إدارة المحافظ: التعريف ، ودليل للعمليات
- عقد العمل: التعريف ، الدليل ، المزايا والعيوب
الرقم المرجعي
