يمكن أن تكون إدارة الأعمال مرهقة للغاية ومن السهل أن تكتسحها من وقت لآخر. مع وجود العديد من المهام المختلفة التي يجب إدارتها من أسبوع إلى آخر ، قد يبدو الأمر غالبًا وكأنه معركة شاقة لا تنتهي أبدًا لإنجاز كل شيء. سواء كنت صاحب عمل صغير ، أو تدير شركة متوسطة الحجم أو ترأس شركة كبيرة ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك تفعل كل ما في وسعك لتبسيط عمليات عملك حتى تتمكن من إدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة. إلى الأمام.
في الوقت الحاضر ، هناك عدد لا يحصى من الأدوات الرقمية والبرامج المستندة إلى السحابة وأدوات أخرى عبر الإنترنت يمكنك استخدامها لأتمتة عمليات الأعمال المختلفة. بينما تعمل كل شركة بشكل مختلف ولها طريقتها الخاصة في القيام بالأشياء ، هناك بعض المهام التي يتعين على كل صاحب عمل تقريبًا القيام بها بانتظام.
العديد من هذه المهام غير جذابة ودنيوية ولكنها ضرورية للتشغيل السلس لعملك للمضي قدمًا. يمكن أن يساعدك تحديد العمليات التي يمكنك أتمتتها على توفير الوقت والمال مع السماح لعملك بأن يكون أكثر إنتاجية وكفاءة. دعنا نلقي نظرة على عدد قليل من العمليات التي يجب أن تفكر دائمًا في أتمتها في عملك.
حسابات الأجور
قد يستغرق تحديد المبلغ الذي يجب أن تدفعه لموظفيك في نهاية كل أسبوع أو شهر الكثير من الوقت. علاوة على ذلك ، يمكن أن تكون هذه المهمة شاقة في كثير من الأحيان ويمكن لخطأ واحد أو خطأين فقط أن يفسد ميزانيتك بالكامل ، مما يعيدك ماليًا.
من ناحية أخرى ، قد ينتهي بك الأمر إلى دفع أجور زهيدة لموظفيك إذا كانت هناك أخطاء في حساباتك ، والتي يمكن أن تؤدي إلى موظفين محبطين وساخطين. أصحاب الأعمال الأذكياء يختارون دائمًا أتمتة حسابات الأجور لأن هذا يضمن الدقة ويقلل من الخطأ البشري.
جدولة الموظفين
يعد الجلوس ووضع قائمة موظفيك للشهر أمرًا لا يتطلع إليه معظم أصحاب الأعمال والمديرين. محاولة معرفة الموظفين المتاحين للعمل ، ومن حجز الإجازات ، ومتطلبات التوظيف الخاصة بك ، وكذلك محاولة أن تكون منصفًا لجميع موظفيك من حيث الساعات المخصصة يمكن أن تكون مرهقة.
ومع ذلك ، هناك أدوات يمكنك استخدامها لأتمتة الكثير من هذه العملية ، بالاعتماد على البيانات التاريخية لضمان وجود عدد كافٍ من الموظفين المدرجين في القائمة لتلبية احتياجات عملك في يوم معين.
في الوقت الحاضر ، كل عمل يحتاج إلى حضور قوي على الإنترنت. لا تحتاج فقط إلى موقع ويب مصمم جيدًا ومحسّنًا ، ولكن تحتاج أيضًا إلى التأكد من تحديث قنوات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بانتظام للحفاظ على تفاعل عملائك وللمساعدة في جذب عملاء جدد إلى عملك.
يمكن أن يكون النشر على وسائل التواصل الاجتماعي كل يوم مضيعة للوقت ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى إضاعة الكثير من الوقت نظرًا لوجود مشتتات مستمرة بمجرد تسجيل الدخول إلى Instagram أو Facebook أو Pinterest أو أي من قنوات التواصل الاجتماعي التي تستخدمها. باستخدام تطبيقات وأدوات جدولة الوسائط الاجتماعية ، يمكنك أتمتة هذه العملية بسهولة.
تأهيل الموظف
يمكن أن يكون تعيين فريق جديد عملية طويلة وتستغرق وقتا طويلا ومع الوضع الحالي لسوق العمل وصعود اقتصاد الوظائف المؤقتة ، هناك فرص أكثر من أي وقت مضى للموظفين للقفز بعد أن بذلت الوقت والجهد في تأهيلهم.
سواء كان معدل دوران الموظفين مرتفعًا في عملك أم لا ، فأنت بحاجة إلى التأكد من إعداد الموظفين بشكل صحيح عند انضمامهم إلى شركتك. يعني القيام بذلك يدويًا حجز مساحة لليوم ، وأخذ شخص من فريق الموارد البشرية لديك ، أو نفسك ، بعيدًا عن المهام الأكثر أهمية ، وتكريس وقتك لتعيين موظفين جدد.
بدلاً من ذلك ، لماذا لا يتم أتمتة عملية الإعداد ، حتى يتمكن الموظفون الجدد من تسجيل الدخول ، ومتابعة العملية في وقتهم الخاص والوصول إلى مكان العمل مستعدين للبدء في دورهم الجديد؟
CRM وعمليات البيع
عندما يغلق فريق المبيعات الخاص بك صفقة عملوا بجد عليها ، فإن آخر شيء يريدون القيام به هو الالتفاف وتقديم كل تلك الأوراق أو قضاء الوقت في تحديث إدارة علاقات العملاء (CRM).
إذا كان فريق المبيعات الخاص بك مشغولًا دائمًا بإكمال هذه المهام ، فهذا يعني وقتًا أقل لإتاحتها لإغلاق المبيعات ، مما يعني دخلاً أقل لعملك. ومع ذلك ، مع وجود الأدوات المناسبة ، يمكنك أتمتة الأنشطة المختلفة مثل حفظ الملفات وتسجيل المكالمات والمهام الأخرى المتعلقة بإدارة علاقات العملاء أو المبيعات ، مما يمنح فريق المبيعات لديك مزيدًا من الوقت للتركيز على القيام بما يفعلونه بشكل أفضل.
استخدم الأتمتة لتبسيط عملك في المضي قدمًا
هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها استخدام برامج الأعمال والتطبيقات والأدوات عبر الإنترنت والأنظمة الأساسية القائمة على السحابة لأتمتة المهام المهمة في عملك. اتبع النصائح الموضحة أعلاه لاستخدام الأتمتة لتبسيط عملك لبدء توفير الوقت والمال للمضي قدمًا.
