هل أنت مستعد لتوفير التكاليف مع زيادة الإنتاجية في شركتك؟ قم بتكييف سير عملك لدمج تقنيات تحسين القوى العاملة.
عندما تقوم بتحسين طريقة عمل القوى العاملة في شركتك ، فإنك تعمل بفاعلية بذكاء وليس بجدية أكبر لتحقيق نفس الأهداف. يمكن أن يكون لهذا تأثير كبير وبعيد المدى على أداء شركتك.
في هذا المنشور ، سوف نقدم لك إمكانات تحسين القوى العاملة ونوضح لك كيفية استخدامها في شركتك.
ما هو تحسين القوى العاملة؟
في الأساس ، يعد تحسين القوى العاملة (WFO) طريقة لزيادة الكفاءة الإجمالية للأعمال. إن زيادة إنتاجية الموظفين ، وزيادة رضا العملاء ، وتبسيط الإجراءات التنظيمية كلها جزء من ذلك.
تستخدم الشركات العديد من الأدوات والأساليب لتحسين العمليات الأساسية من أجل تحقيق أقصى استفادة من مواردها وإزالة الأخطاء وتحسين النتائج. الهدف النهائي هو تحسين النتائج باستخدام الموارد الموجودة.
مطلوب دراسة أداء شاملة لتحسين القوى العاملة. تكشف المراجعة الشاملة عن العيوب التي يمكن معالجتها وتوفر نظرة ثاقبة حول كيفية التعامل معها. فيما يلي بعض المجالات التي تغطيها العملية:
- إدارة القوى العاملة
- الجدولة والتخطيط
- إدارة الميزانية
- ضبط الجودة
- إدارة علاقات العملاء (CRM).
في الأساس ، WFO هو مصطلح شامل يشمل عمليا جميع أنشطة الشركة.
تعزز عملية التحسين كفاءة القوى العاملة التنظيمية ، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء. نظرًا لاتجاهات السوق المتغيرة باستمرار والمنافسة المتزايدة ، يجب على الشركات استخدام أحدث التقنيات والأساليب لمساعدتها على تسلق السلم.
والخطوة الأولى في تحقيق هذا الهدف هي تحسين الأداء والعمليات.
لماذا يعد تحسين القوى العاملة مهمًا؟
الآن بالنسبة لسؤال المليون دولار: لماذا يعد تحسين القوى العاملة أمرًا حيويًا أم يجب عليك القيام به؟ فيما يلي بعض الأمثلة التي من المفترض أن تساعدك على فهم سبب أهمية تحسين القوى العاملة:
- الطريقة الوحيدة للتقدم هي تقييم الأداء باستمرار واكتشاف العيوب وإجراء التغييرات للأفضل. يتطلب تحسين القوة العاملة فحصًا شاملاً لكل عملية ، مما يوفر نظرة ثاقبة لكل جزء من أجزاء المنظمة. بمجرد فهم نظام تحسين القوى العاملة الأساسي ، يمكنك إجراء تعديلات لتحسين الإجراءات بأي طريقة تراها مناسبة.
- يرتبط أداء الموظف ارتباطًا مباشرًا برضا العملاء. ينتج العمل عالي الجودة من التحسين التشغيلي ، مما يرضي المستهلكين (وفي النهاية ، أنت).
أحد أهم الجوانب هو أن القوى العاملة الماهرة مستعدة باستمرار لحل التحديات. نتيجة لذلك ، حتى إذا واجهت مشكلة ، يمكنك معالجتها بسرعة. يمكنك الاستعداد لما لا مفر منه من خلال الإعداد والجدول الزمني الدقيقين. - غالبًا ما تتجاهل الشركات التي تتشبث بزيادة المبيعات متعة الموظفين ، متجاهلة رفاهية الموظفين. من ناحية أخرى ، تحاول الشركات الجيدة زيادة أدائها دون إثارة إجهاد الموظفين.
- WFO ، لحسن الحظ ، تهتم بالصحة العقلية والبدنية لموظفيها. فهي تزيد الإنتاجية والكفاءة دون تعريضها لخطر العمل الإضافي أو الجهد الإضافي. يؤدي تحسين أداء الموظفين بهذه الطريقة إلى تحسين مهاراتهم ويجعلهم أكثر سعادة ورضا. يتضمن هذا بالتأكيد استخدام تطبيق تحسين القوى العاملة المناسب.
كما ترى ، يعد WFO أداة مهمة لتحسين العمليات وتنمية الأعمال التجارية. سيوفر لك الجزء التالي ملخصًا كاملاً لكيفية تحسين أداء موظفيك. دعونا نلقي نظرة فاحصة على إجراء التحسين.
أمثلة على تحسين القوى العاملة
فيما يلي بعض العينات لما يبدو عليه WFO من الناحية العملية:
# 1. الجدولة
هذا هو البرنامج الذي يتتبع حضور الموظفين وإحصائيات الأداء والمؤشرات الأخرى من أجل إنشاء جدول الموظفين. لا يمكنك فقط التحكم في العمل الإضافي والإرهاق ، ولكن يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى توظيف المزيد من الأشخاص. يرتبط هذا أيضًا بالعاملين المؤقتين ، حيث يمكن للعمليات أن تؤثر على عبء العمل.
على سبيل المثال ، خلال فترات ذروة المبيعات مثل عيد الميلاد ، قد تحتاج إلى تثبيت نظام قوى عاملة جديد ، أو توظيف عمال مؤقتين ، أو تعيين موظفين إضافيين ، اعتمادًا على مجموعة متنوعة من الظروف. العديد من شركات التوريد والمستودعات وشركات البيع بالتجزئة تشعر بالقلق حيال هذا الأمر.
تم استخدام WFO من قبل "Book People" ، بائع كتب مقره المملكة المتحدة ، لإدارة القوى العاملة لديه ، والتي تشمل التنبؤ ، والإدارة اليومية ، والجدولة ، ومعالجة العطلات ، والتقارير في الوقت الفعلي. نتيجة لذلك ، زادت مستويات خدمة العملاء بنسبة 5٪.
# 2. إدارة الوقت
يمكنك دائمًا فهم ما يحدث مع برنامج تتبع الوقت أو الحضور. يوفر إجابات لأسئلة مثل ما إذا كان الموظفون يصلون متأخرًا أم مبكرًا. أو ما إذا كانت هناك "عمليات تسجيل وهمية على مدار الساعة" ، والتي تحدث عندما يقوم الموظفون بتسجيل الحضور لأصدقائهم. ومع ذلك ، فهو ليس إجراء عقابي. بدلاً من ذلك ، فإنه يمكّن الشركة من فحص الجدولة والتحقق من تغطيتها في جميع الأوقات ، عبر جميع المناطق الجغرافية ، وساعات العمل ، وساعات الذروة ، والعطلات الرسمية / عطلات نهاية الأسبوع.
على سبيل المثال ، استخدمت Ingenico WFO لخفض نفقات العمل الإضافي بنسبة 25٪ والوقت المستغرق في توفير الموارد بنسبة 87٪ مع الحفاظ على نفس مستويات الخدمة.
# 3. ادارة الأداء
كثيرًا ما يستخدم WFO في إدارة الأداء لتحسين أداء الموظفين والتأكد من أنهم في أفضل وضع للنجاح في أدوارهم. عند قياس الأداء ومساعدته ، يعد استخدام منصة تتبع المهام مثل Asana أو Trello عادة أداة مفيدة. تمكن هذه التقنيات الموظفين من تجاوز "الضوضاء" والتركيز على ما هو حاسم وعاجل. على المستوى الفردي ، فإنه يساعد في إدارة المهام. يساعد المنظمات في نقل العمل في الاتجاه الأفضل والأكثر كفاءة.
فوائد تحسين القوى العاملة
# 1. زيادة الكفاءة والإنتاج
احتفظ دائمًا بالعدد المناسب من الأفراد في متناول اليد. يمكن للمنظمات الحصول على نظرة شاملة عن حضور الموظفين والوقت الإجمالي. نتيجة لذلك ، يمكنهم التعامل بكفاءة مع احتياجات العميل. خلال مواسم الذروة ، يسمح WFO للشركات بتحديد ما إذا كانت بحاجة إلى توظيف عمال مؤقتين أو تطبيق التكنولوجيا لمساعدتهم على التعامل مع الطلب المتزايد على العمالة.
# 2. انخفاض التكاليف وزيادة المدخرات
يمكنك منع كل من العمالة الزائدة ونقص الموظفين ، مما قد يؤدي إلى خسارة الإيرادات بسبب سوء خدمة العملاء. فهو لا يقلل التكاليف فحسب ، بل يفتح أيضًا إمكانية البيع العابر والبيع الإضافي. يوفر WFO الذي يتضمن الأتمتة توصيات في الوقت الفعلي ومعلومات قابلة للتنفيذ لتوقعات الإيرادات.
# 3. تحسين خدمة العملاء والاحتفاظ بهم
يتلقى العملاء المساعدة ويتم الرد على أسئلتهم بسرعة وكفاءة. ينتج عن هذا تجربة إيجابية للمستهلك. يساعدك WFO في تحليل اتصالات العملاء ، وفهم الأسباب الأساسية لسلوك المستهلك ، وتنفيذ تكتيكات الاحتفاظ بالعملاء.
يمكّن برنامج WFO الشركات من الحصول على فهم أفضل لعادات عملائهم وقدرتهم على تلبية مطالبهم. إنه يمكّن الشركة من الاستجابة لمخاوف المستهلكين بسرعة أكبر ، والعمل بسرعة أكبر ، وبالتالي تحسين سعادة العملاء. من المرجح أن يعود العميل الراضي.
# 4. فرص جديدة
مع إنشاء فرص ومنتجات جديدة ، يشجع WFO الهجرة المهنية الداخلية. إنه يمكّن الأفراد من الأداء في ذروتهم ، مما يعزز إمكانية التقدم الرأسي أو الأفقي داخل الشركة. يرتفع رضا العملاء جنبًا إلى جنب مع رضا الموظفين.
ما هو برنامج تحسين القوى العاملة؟
ستستفيد الشركات الأكبر من برنامج تحسين القوى العاملة لأن التحليل والتحسين يدويًا لن يكون مجديًا. برنامج WFO هو الحل الذي يسمح بتحسين العديد من مجالات كفاءة مكان العمل. يمكنه ، على سبيل المثال ، فحص متطلبات العمل مثل عدد الموظفين وفترات الذروة والتوافر والميزانية والمهارات وقانون العمل والالتزامات التعاقدية. قد يقوم بعد ذلك بتقييم وجدولة وتوقع وتحسين القوى العاملة بناءً على هذه المعلومات.
هناك العديد من مزودي برامج تحسين القوى العاملة. الأهم من ذلك ، يجب عليهم:
- لديك واجهة مستخدم جميلة - نظرًا لأنه يتم اتخاذ قرارات في الوقت الفعلي ، يجب أن تكون برمجية بديهية. لن تؤدي الواجهة المعقدة إلا إلى إرباك القرارات. يجب أن تكون جذابة بصريًا وحديثة وتوفر تحديثات في الوقت الفعلي.
- قابلة لل - من الأهمية بمكان أن يكون حل تحسين القوى العاملة قابلاً للتطوير عبر المؤسسة ، وعبر الإدارات ، وعبر أنواع مختلفة من العمل.
- التكاملات - ربما العامل الأكثر أهمية. يجب أن تتواصل مع الأنظمة الداخلية للمؤسسة والواجهة مع برامج الموارد البشرية الشائعة (على سبيل المثال ، SAP و Sage و BambooHR وما إلى ذلك).
- القيم - عادةً ما يكون برنامج WFO باهظ الثمن ، لذا عند اختيار أحد البرامج ، تأكد من أنه يتضمن جميع عناصر التحكم التي تحتاجها ، بالإضافة إلى المكافآت الأخرى (على سبيل المثال ، خدمة عملاء قوية ، وتطبيق جوال ، وإصدارات إصدار جديد).
تتضمن أمثلة برامج WFO Kronos Workforce Management و SAP Workforce Management و Monet Live WFO و When I Work و BambooHR و Oracle Workforce Management ، على الرغم من توفر العديد منها.
أفضل الممارسات لتحسين القوى العاملة
# 1. قم بإشراك الموظفين والمديرين والمالكين.
لا يكون تحسين القوى العاملة فعالاً إلا عندما يشارك الجميع في مؤسستك - من الموظفين إلى المديرين إلى المالكين - في تنفيذ العملية.
يمكن أن يتخذ تحسين القوى العاملة أشكالًا عديدة ، اعتمادًا على نموذج التشغيل المحدد الخاص بك. نظرًا لأن الحلول التي تنفذها لها تأثير مباشر على فريقك ، فأنت لا تريد اتخاذ قرار على أعلى مستوى لمجرد إزعاج أو تضليل موظفيك.
# 2. ضع حل جدولة.
يعد استخدام أفضل الأدوات لتبسيط جدولتك وتحسينها عنصرًا حاسمًا في إدارة القوى العاملة لديك (وتحسينها للأفضل).
يسمح لك إنشاء أفضل جدول زمني ممكن بمطابقة مهارات أعضاء فريقك مع مسؤوليات محددة في شركتك. عندما يحدث هذا ، فإن موظفيك راضون ، وعملاؤك راضون ، وكل شيء يسير على ما يرام.
# 3. الحفاظ على تركيز أعضاء الفريق من خلال تعيينات المهام
تتمثل إحدى الطرق الأكثر فعالية لتحسين طريقة عمل فريقك في مساعدتهم في الاستمرار في التركيز على مهامهم.
يجب أن يشتمل أي برنامج لتحسين قوة العمل على "قائمة المهام" التي قد يستخدمها المديرون والموظفون لتحديد المهام التي يجب إكمالها بعد ذلك.
# 4. تطبيق برامج الوقت والحضور
أصبحت الجداول الزمنية للورق ، وسرقة الوقت ، وحتى محطات تسجيل الدخول / الخروج الثابتة شيئًا من الماضي.
يتوفر الآن برنامج الوقت والحضور الحديث في السحابة لجميع أعضاء فريقك لاستخدامه في أي مكان وفي أي وقت يحتاجون إليه.
# 5. تعزيز التواصل
الاتصال أمر بالغ الأهمية لعملية تحسين القوى العاملة. أنت بحاجة إلى نظام اتصال مطبق سواء كنت تتحدث إلى أعضاء فريقك شخصيًا ، أو ترسل اتصالات عبر البريد الإلكتروني ، أو تراسلهم فورًا بالتحديثات وتغييرات السياسة.
إذا كنت لا تتواصل بشكل جيد على أساس منتظم ، فستجد صعوبة في توصيل المعرفة للأشخاص الذين هم في أمس الحاجة إليها.
# 6. تقديم إدارة مهام الفريق.
يعد إبقاء موظفيك على المسار الصحيح جانبًا مهمًا لتحسين القوى العاملة. هذا هو المكان الذي تلعب فيه إدارة مهام الفريق.
إدارة مهام الفريق هي عملية توجيه وترتيب وتنفيذ المشاريع الصغيرة والكبيرة حتى الانتهاء.
يستلزم هذا في كثير من الأحيان:
- التخطيط
- الاختبار
- تتبع الشحنة
- التقارير
- تحديد المواعيد النهائية
- بما في ذلك تبعيات المهام
- تحديد الأولويات
- إدارة وقت المهمة
تشبه إدارة مهام الفريق اثنين من ممارسات العمل النموذجية الأخرى: قائمة المهام البسيطة وإدارة المشروع. في الواقع ، ومع ذلك ، فإن الأنشطة الثلاثة مختلفة للغاية.
قائمة المهام هي طريقة بسيطة لإخبار الموظفين بما يجب القيام به في أي يوم ، وهي تعمل على إبقاء الجميع - بما فيهم أنت - منظمًا وعلى المسار الصحيح.
من ناحية أخرى ، تركز إدارة المشروع على مراحل مهمة واسعة النطاق وجهود الفريق وراءها.
تقع إدارة مهام الفريق في مكان ما في الوسط. إنه يركز على المهام الفردية التي يجب إكمالها من أجل الحفاظ على نجاح المشروع أو العمل ، بدلاً من مجرد تذكيرك بإعادة ملء آلة النسخ عند نفاد الورق.
# 7. تتبع كشوف المرتبات والمزايا عبر الإنترنت
يعد حساب وترتيب كشوف المرتبات والمزايا يدويًا أمرًا معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً. ولكن ، في هذا اليوم وهذا عصر التطبيقات الخاصة بالمناسبات ، لا يجب أن يكون كذلك.
يتم أتمتة العديد من المراحل المطلوبة في العملية وتبسيطها بواسطة برنامج إدارة القوى العاملة ، لذا فإن دفع رواتب موظفيك يستغرق وقتًا وجهدًا أقل من ذي قبل.
تمنحك أدوات برنامج WFO أيضًا المزيد من الخيارات عندما يتعلق الأمر بالسرعة التي تدير بها كشوف المرتبات والمزايا الخاصة بك. يتمتع Sling بميزات مفيدة مثل مدفوعات نهاية الوردية الفورية وخيار مزامنة الجداول الزمنية مع كشوف المرتبات.
# 8. افحص البيانات لتوقع اتجاهات العمالة
كما ذكرنا سابقًا ، تعد نفقات العمالة من أهم النفقات التي ستواجهها شركتك.
علاوة على ذلك ، نظرًا لأنه لا يمكنك إدارة ما لا تراقبه ، فإن أدوات تحسين القوى العاملة في Sling تمكنك من توقع الاتجاهات وتحسين تكاليف الموظفين.
تساعدك القدرة على فحص نفقات العمالة أثناء الجدولة في تتبع ميزانية العمل الخاصة بك وتجعل من السهل تحقيق مدخرات كبيرة وهوامش أوسع وأرباح محسنة.
يمكنك حتى تحديد العمل الإضافي المحتمل وتجنبه ، وكذلك عرض العمالة كنسبة مئوية من المبيعات ، حتى تعرف بالضبط أين تذهب أموالك.
# 9. خطط للمستقبل لنتيجة أفضل
باستخدام قوة التنبؤ الخاصة ببرنامج تحسين القوى العاملة ، يمكنك وضع ميزانية أكثر ملاءمة لأكبر نفقاتك ، مثل المواد الخام والمعدات الجديدة والتكنولوجيا.
تلقي البيانات التي تم جمعها بواسطة أدوات WFO الضوء على المناطق المظلمة لشركتك حيث قد تكون إدارة رأس المال قد تعرضت للضرب أو الفشل.
يتيح ذلك وضع ميزانية أكثر دقة ، مما يسمح لك بحفظ الإيرادات وإعادة توجيهها إلى مناطق أخرى في مؤسستك.
افكار اخيرة
عندما يتم بشكل صحيح ، يمكن أن يوفر تحسين القوى العاملة فوائد هائلة لأنواع مختلفة من المؤسسات. يعد استخدام التكنولوجيا لتحسين قوة العمل لديك أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. لا يحدث WFO بين عشية وضحاها. إنها عملية تدريجية ، مع تكرارات وتحسينات مع نشر أنظمة وتقنيات جديدة.
- جدولة موظف الرافعة: ما هو برنامج Sling جدولة ، وأسعاره ، وأكثر من ذلك
- برنامج إدارة القوى العاملة: كيف يعمل [+ أفضل 10 اختيارات]
- أدوات إدارة القوى العاملة: أفضل أدوات إدارة القوى العاملة
- نظام إدارة القوى العاملة: أنواعه وميزاته وفوائده
- جدول الموظف: الأنواع وأفضل 5 تطبيقات لجدول عمل الموظفين
مراجع حسابات
