هل تريد خفض التكاليف وزيادة الإنتاجية وأتمتة العمليات ورفع معنويات الفريق؟ اتضح أن العديد من الشركات كانت تبحث عن هذا الحل الوحيد ، وقد وجده العديد منهم من خلال تبني إدارة القوى العاملة (WFM). تشير إدارة القوى العاملة إلى مجموعة من الأساليب لتخصيص الموارد وتحسين الكفاءة والتنبؤ بأعباء العمل وإدارة الجداول الزمنية. إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول عمليات نظام إدارة القوى العاملة.
ما هي إدارة القوى العاملة؟
إدارة القوى العاملة (WFM) هي نظام يساعد الشركات في تبسيط وأتمتة العمليات التي تدير الوقت ، وتنظيم قوة عاملة فعالة ، وحماية سلامة الموظفين ، وبناء قوة عاملة منتجة وفعالة من حيث التكلفة.
كيف تعمل إدارة القوى العاملة
يحقق أفضل نظام WFM أفضل توازن بين كمية العمل الضروري وعدد الأشخاص اللازمين للتعامل مع هذه الوظيفة. يستغرق إنشاء نظام فعال وقتًا طويلاً ، لذلك لا تتوقع إشباعًا فوريًا. أثناء إنشاء خطة WFM ، يجب على معظم الشركات اتخاذ الخطوات التالية:
- اتجاه استراتيجي: تحدد القيادة كلاً من الأهداف قصيرة وطويلة المدى ، ثم تحدد كيفية مواءمة القوى العاملة لتحقيق تلك الأهداف.
- تحليل: يمكن للمنظمات تحديد التداخلات والثغرات في العمليات من خلال جمع البيانات وتقييم القوى العاملة الحالية لديها.
- تحديد الحلول: هناك العديد من الأدوات والبرامج التي يمكن استخدامها لتنفيذ مبادئ WFM ، وستعتمد أفضلها في النهاية على كل من القوى العاملة الحالية والأهداف المستقبلية.
- توحيد الإجراءات: بعد تنفيذ حلول WFM المناسبة ، قم بتطوير إجراءات موحدة للقوى العاملة بأكملها.
- أتمتة التوظيف: يؤدي دمج الأتمتة حيثما أمكن إلى عملية WFM أكثر بساطة تزيد من الإنتاج مع تقليل النفقات بمرور الوقت.
- التقدم المرئى: عندما تتغير الأهداف ، ستتغير أنظمة WFM ، لذا كن مستعدًا لمراقبة التقدم وتقييم الأداء وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
من الذي يستفيد أكثر من إدارة القوى العاملة؟
يمكن لمعظم الشركات الاستفادة من حلول إدارة القوى العاملة ، ومع ذلك ، داخل الشركة ، يمكن لأقسام الموارد البشرية التي تتعامل أيضًا مع كشوف المرتبات ، والإدارة الوسطى التي تتعامل مع المهام التشغيلية ، وقادة الإدارة العليا الذين يحتاجون إلى مراقبة في الوقت الفعلي أن يستفيدوا أكثر من غيرهم.
مكونات حل إدارة القوى العاملة
سيحتوي حل WFM النموذجي على أدوات لتتبع الوقت والعمل ، وجدولة الموظفين ، وإدارة حالات الغياب. يمكن توسيع أنظمة إدارة القوى العاملة لتشمل صحة القوى العاملة وسلامتها بالإضافة إلى هذه العمليات الأساسية.
# 1. الوقت والجهد
يمنحك نظام إدارة الوقت الرؤية والتحكم في أغلى مواردك وأكثرها قيمة - العاملين لديك. كما أنه يضمن الامتثال لأنظمة العمل واتفاقيات نقابات العمال.
# 2. إدارة الغياب
تطبيق لإدارة غياب الموظف والالتزام بمتطلبات الإجازة العالمية. يسمح لك برنامج إدارة الغياب بالحد من آثار التغيب ، مثل ارتفاع التكاليف والمخاطر ، فضلاً عن انخفاض الإنتاج.
# 3. صحة وسلامة القوى العاملة
يمكّن هذا البرنامج المؤسسات من إدارة مشاكل الصحة والسلامة البيئية بطريقة بسيطة وفعالة. فهو يزيد من السلامة العامة لشركتك من خلال تبسيط العملية برمتها وأتمتتها ، بما في ذلك إعداد التقارير وتسجيل المعلومات المهمة وتحديد الأسباب الجذرية للأحداث.
ما هي التحديات مع حلول إدارة القوى العاملة؟
كل شركة متميزة وتواجه مجموعة من العقبات الخاصة بها. يجب أن يحل حل إدارة القوى العاملة الخاص بك هذه المشكلات. فيما يلي بعض أكثر تحديات إدارة القوى العاملة شيوعًا:
# 1. تتبع الوقت
يتأثر كل موظف في المؤسسة تقريبًا بمراقبة الوقت. يعد تأخير البيانات المتدفقة من نظام الموارد البشرية الرئيسي أو عدم تكاملها أحد أهم المشكلات التي يواجهها المستهلكون في الوقت الحالي المتخصص وأنظمة العمل. تقليديًا ، كان تتبع الوقت صعبًا وبطيئًا ومعرضًا للخطأ ، مما أدى إلى تكاليف الرواتب الإضافية والضغط الإداري. والأسوأ من ذلك ، أن شيكات الرواتب الخاطئة لها تأثير سلبي على معنويات الموظفين. لا يريد أي عمل أن ينتهي به الأمر في المحكمة أو في الأخبار لأنهم دفعوا رواتب موظفيهم بشكل غير صحيح أو لم يلتزموا بالقانون.
# 2. العمال الذين تم تمثيلهم
بشكل عام ، يكسب العمال الممثلون أرباحًا أعلى بكثير ولديهم مزايا أكبر من العمال غير الممثلين. بسبب تعقيدات المتطلبات التي تحكم الأقدمية ، والحيازة ، والأهلية ، والمزايا ، والغياب ، واستحقاقات الأجور ، قد تجد بعض الشركات صعوبة في الامتثال لهذه اللوائح. بدون حل كامل لإدارة القوى العاملة ، قد تصبح إدارة قواعد العقود صعبة.
# 3. نظام إدارة الغياب
يمكن أن يؤدي عدم وجود نظام موثوق لإدارة الغياب إلى زيادة التكاليف والمخاطر وضعف الإنتاج. يجب على الشركات إدارة المتطلبات المختلفة والمعقدة التي تأتي من إدارة سياسات الغياب حول العالم. كثيرًا ما تمثل القوانين المتنوعة وواجهات المستخدم اللازمة لمختلف البلدان والمناطق تحديات لأنظمة إدارة الغياب.
تجد العديد من الشركات صعوبة في الحصول على إشعار في الوقت المناسب بشأن حوادث الصحة والسلامة. الموظفون غير متأكدين مما إذا كان ينبغي عليهم إبلاغ صاحب العمل عن قرب وقوع حوادث أو ظروف محفوفة بالمخاطر. تفتقر العديد من الشركات إلى أدوات بسيطة وسهلة الاستخدام تشجع على الإبلاغ وتزيل الحواجز التي تحول دون قيام الموظفين بالإبلاغ عن الأحداث السابقة أو المتوقعة. تتحمل المنظمات في نهاية المطاف المسؤولية عن قواعد الصحة والسلامة ، وبالتالي فإن تنفيذ عمليات إدارة الصحة والسلامة المعاصرة والفعالة هو في مصلحتها.
أهم عشر فوائد لإدارة القوى العاملة
# 1. مراقبة الحضور الآلي
تتم أتمتة تتبع الحضور بواسطة برنامج إدارة القوى العاملة ، مما يحسن دقة البيانات ويقلل من أخطاء كشوف المرتبات. من خلال حل إدارة القوى العاملة الشامل ، يمكن للشركات أن توفر أنواعًا متنوعة من العمال بطريقة سهلة وبديهية للإبلاغ بدقة عن ساعات العمل والغياب في الوقت الفعلي.
# 2. زيادة إنتاجية القوى العاملة
يقلل نظام إدارة القوى العاملة من العمليات اليدوية ويسمح لك بإدارة مجموعة واسعة من معايير الوقت والحضور بشكل أفضل. تتحسن إنتاجية القوى العاملة بشكل عام مع زيادة الرؤية في ساعات العمل ، وتوافر العمال ، وأحداث السلامة ، ويمكن للمديرين ضمان تلبية احتياجات الموظفين والاستجابة لها على الفور إذا تغيرت الأمور.
# 3. مكان عمل أكثر أمانًا
يمكن أن يساعدك نظام إدارة القوى العاملة في تعزيز ثقافة سلامة القوى العاملة والامتثال مع مساعدتك أيضًا في إدارة أحداث الصحة والسلامة البيئية بشكل أكثر فعالية. قد تضمن المنظمات دقة المعلومات وتشجع الموظفين على الإبلاغ عن مشكلات الصحة والسلامة من خلال تبسيط وأتمتة بروتوكولات الصحة والسلامة - من الإبلاغ عن الحوادث إلى جمع المعلومات الأساسية.
# 4. توفير في التكاليف
مع ارتفاع كفاءة القوى العاملة لديك ، قد تنخفض نفقات إدارة القوى العاملة نتيجة للعمليات الأكثر كفاءة ، مما يعني قضاء وقت أقل في الأعمال الإدارية. تعمل زيادة الرؤية في مدى توفر الموظف والساعات المحددة في الميزانية على تحسين دقة ومصداقية وقت العمل والغياب المستغرق ، مما يقلل من تكاليف الموظفين بسبب أشياء مثل العمل الإضافي الإضافي أو العمالة الزائدة.
# 5. خطوبة موظف
يمكن لأدوات إدارة القوى العاملة أن تعزز مشاركة الموظفين من خلال مساعدة الأفراد على الشعور بمزيد من الإنتاجية في العمل وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة من خلال المزيد من المرونة في الجدولة. يمكن للمؤسسات أيضًا إعطاء موظفيها صوتًا وتعزيز تمكين الموظف من خلال جمع مشاعر الموظف في الوقت الحالي والاستفادة من مدخلات الموظفين وتفضيلاتهم للتأثير على أنشطة إدارة القوى العاملة مثل الجدولة.
# 6. جدولة مرنة
تكافح العديد من الشركات مع جدولة الموظفين ، وتحديداً مواءمة المواهب العمالية مع متطلبات العمل لتعزيز الإنتاجية وتقليل النفقات. تتضمن حلول إدارة القوى العاملة الأدوات التي تسمح للمديرين بوضع جداول تعمل على مواءمة قوتهم العاملة مع الطلب المتوقع (المتوقع) ، مع السماح أيضًا للموظفين بإدارة التقويمات الخاصة بهم باستخدام أدوات الخدمة الذاتية.
# 7. الأمان
تستخدم بعض حلول إدارة القوى العاملة معدات جمع البيانات البيومترية (على سبيل المثال ، ماسحات بصمات الأصابع) لتسجيل دخول وخروج الموظفين ، مما يساعد على تقليل "ضرب الأصدقاء" - ممارسة شخص يسجل دخوله إلى شخص آخر. علاوة على ذلك ، يساعد الوصول المستند إلى الموقع إلى ساعة الويب على ضمان عدم تسجيل الموظفين إلا من الموقع الذي يعملون فيه. تحتوي أنظمة إدارة القوى العاملة الآمنة أيضًا على تعلم آلي يحمل في ثناياه عوامل ، والذي يتحقق من وجود نشاط مشبوه وحالات شاذة في بيانات إدارة القوى العاملة ، مما يساعد في منع الأخطاء أو معاملات كشوف المرتبات الاحتيالية.
# 8. رؤى الأعمال
يمكن للشركات اتخاذ قرارات عمل أفضل في المستقبل عندما تكون البيانات التنظيمية والإدارية مركزية في نظام إدارة قوة عاملة واحد. قد تقوم المنظمات بتقييم الأداء العام للشركة بمعلومات في الوقت الفعلي بفضل أدوات إدارة القوى العاملة.
# 9. الوصول من أي مكان
تمكن حلول إدارة القوى العاملة الشركات من مقابلة الموظفين أينما كانوا من أجل زيادة الإنتاجية. يمكّن الوصول في أي وقت الموظفين من تسجيل الدخول والخروج ، وتغيير الورديات ، وطلب الإجازات ، والوصول إلى المعلومات مثل قسائم الدفع و W2s من أجهزتهم المحمولة بسرعة وبدون عناء.
# 10. أخطاء أقل
من خلال إمكانات الوقت والحضور الآلية ، تعمل أنظمة إدارة القوى العاملة على تقليل الأخطاء البشرية. تضمن الأتمتة الدقة عن طريق إزالة أخطاء إدخال البيانات التي تسببها أدوات الإبلاغ عن وقت الخدمة الذاتية. يمكن للنظام الذكي ، على سبيل المثال ، الاستماع إلى التغييرات بأثر رجعي التي قد تؤثر على كيفية حساب وقت الموظف ثم إعادة حساب وقت الموظف تلقائيًا ونقل التصحيحات إلى كشوف المرتبات عبر أتمتة العمليات الآلية. يمكن أن تساعد إشعارات الامتثال الذكية أيضًا في ضمان توثيق وقت الموظف بشكل مناسب والتزامه بخطط عمله.
ما الوظائف التي يؤديها حل إدارة القوى العاملة؟
# 1. تحسين إنتاجية القوى العاملة
يقلل نظام إدارة القوى العاملة من العمليات اليدوية ويسمح لك بإدارة مجموعة واسعة من معايير الوقت والحضور بشكل أفضل. تتحسن إنتاجية القوى العاملة بشكل عام مع زيادة الرؤية في ساعات العمل ، وتوافر العمال ، وأحداث السلامة ، ويمكن للمديرين ضمان تلبية احتياجات الموظفين والاستجابة لها على الفور إذا تغيرت الأمور.
# 2. تقليل التكاليف والمخاطر.
مع ارتفاع كفاءة القوى العاملة لديك ، تبدأ تكاليف إدارة الموارد البشرية في الانخفاض نتيجة للعمليات الأكثر كفاءة ، مما يعني قضاء وقت أقل في الأنشطة الإدارية. زيادة الشفافية في توافر الموظفين والساعات المخصصة تعمل على تحسين صحة وصحة الوقت الذي يتم قضاؤه وغيابه ، مما يقلل من تكاليف التوظيف.
# 3. ضمان دقة البيانات وفي الوقت المناسب.
يمكنك توفير طريقة بسيطة وبديهية لجميع أنواع العمال للإبلاغ بدقة عن ساعات العمل والغياب باستخدام حل شامل لإدارة القوى العاملة. تتيح لك مجموعة شاملة من أدوات إدارة الوقت أتمتة عمليات التحقق وإخطار الموظفين بمشكلات الامتثال.
# 4. اجعل مكان عملك مكانًا أكثر أمانًا للعمل.
يمكن أن يساعدك نظام إدارة القوى العاملة في تعزيز ثقافة سلامة القوى العاملة والامتثال مع مساعدتك أيضًا في إدارة أحداث الصحة والسلامة البيئية بشكل أكثر فعالية. من خلال تبسيط وأتمتة العملية برمتها - من الإبلاغ عن الحوادث إلى تسجيل المعلومات الأساسية - يضمن صحة المعلومات ويحفز الموظفين على الإبلاغ عن مشكلات الصحة والسلامة.
أفضل حل لإدارة القوى العاملة: أشياء يجب مراعاتها
يجب أن تكون المنظمات قادرة على تنفيذ أفضل الممارسات التالية من أجل الاعتماد الناجح لحلول إدارة القوى العاملة:
# 1. اجعل الأمور بسيطة للموظفين.
عرض إدخال وقت الخدمة الذاتية وإدارتها عبر جميع أجهزة الموظفين. قلل الأخطاء وحرر موظفي الموارد البشرية من خلال السماح للموظفين بإرسال بيانات الوقت والحضور الخاصة بهم باستخدام بطاقات الوقت أو غيرها من عمليات المستخدم ذاتية الخدمة. يمكن للموظفين تسجيل الوقت الذي عملوا فيه بسرعة وسهولة باستخدام إدخال وقت بسيط ومتجاوب مع الأجهزة المحمولة أو مساعد رقمي لإدخال الوقت والغياب.
يمنحك حل إدارة الإجازات القوي تحكمًا كاملاً في القواعد والإجراءات التي تحكم الغياب في شركتك. أنشئ خطط الغياب بسرعة عن طريق تكوين شروط الفترة ، والأهلية ، والاستحقاق ، وتعريفات الاستحقاق ، ومتطلبات الدفع. تكوين عمليات التحقق من صحة الغياب ، وقواعد الترحيل ، والأنشطة الإدارية ، وعرض المظاهر لتحديد أنواع الغياب.
# 2. اجعل الأمر بسيطًا للمديرين وموظفي الموارد البشرية.
يمكن تصميم حلول إدارة الوقت والعمالة والغياب الحديثة والمرنة لتلبية متطلبات الأعمال والقوى العاملة ، مما يسمح للمديرين بتقليل تأثير حالات الغياب غير المتوقعة وإدارة الوقت بالاستثناءات. تنبيهات الامتثال تمنع حدوث المشاكل المحتملة. للحصول على إشعار أسرع ، يمكنك إرسالها كرسائل نصية. يمكن للمديرين إنشاء بطاقات زمنية لكل عامل باستخدام محرك وقوالب مرنة للقواعد دون استشارة قسم تكنولوجيا المعلومات.
# 3. اجعل ربط بيانات موظف الأعمال أمرًا بسيطًا.
على الرغم من أن نظام الوقت والعمل له العديد من المزايا من تلقاء نفسه ، إلا أن المزايا ترتفع بشكل كبير عندما يكون متصلاً بالجدولة ، وكشوف المرتبات ، ودفتر الأستاذ العام ، وإدارة المشروع ، وأنظمة الموارد البشرية الأساسية. علاوة على ذلك ، تجد الشركات التي تدمج الوقت والحضور مع كشوف المرتبات انخفاضًا في أخطاء معالجة كشوف المرتبات بالإضافة إلى تقليل أخطاء تتبع الوقت. تقديم اتصال قوي مع أنظمة إدارة الرواتب والوقت.
يعمل حل إدارة الإجازات القوي على سد النقاط بين التغييرات في حسابات الإجازات والأجور من خلال الاعتماد على البيانات من كشوف المرتبات والوقت والعمالة وأنظمة HCM الأساسية. يمكن للعمال التخطيط لحالات الغياب باستخدام الخدمة الذاتية أو مباشرة من بطاقات الوقت الخاصة بهم. التأثير النهائي هو نفسه في كلتا الحالتين: نظرة ثاقبة شاملة لإدارة الوقت والإجازة.
كيف سيبدو مستقبل إدارة القوى العاملة؟
إن تحول الأسواق ، والبيئة التنظيمية الأكثر صرامة ، والقوى العاملة الأكثر تنوعًا وتوزيعًا جعلت إدارة القوى العاملة أكثر تعقيدًا - وأكثر أهمية. بدون أنظمة إدارة القوى العاملة المتكاملة ، ستعاني النتائج النهائية للشركات لأنها ستفتقر إلى الوصول إلى الرؤى الإستراتيجية المطلوبة لتحديد مكان التغيير المطلوب ومطابقة جهود الموارد البشرية مع أهداف العمل.
تتضمن الإدارة الفعالة للقوى العاملة إدارة الوقت والعمل ، وإدارة الغياب ، وإدارة الصحة والسلامة - وكلها مرتبطة بشكل كامل بكشوف الرواتب وعمليات الموارد البشرية الرئيسية الأخرى والبيانات المالية لتقديم الدقة والبساطة والبصيرة لمهمة كانت صعبة في السابق. والنتيجة هي قوة عاملة ملتزمة ومنتجة ومتصلة حريصة على المساهمة في النجاح التنظيمي.
وفي الختام
يعد WFM أمرًا حيويًا لأنه يساعد في تطوير إطار عمل للجدولة الناجحة والتنبؤ والميزانية حتى تتمكن الشركات من إجراء عملياتها بشكل صحيح. يمكن للمؤسسات التخطيط وتحقيق الأهداف الاستراتيجية مع تعزيز الكفاءة أيضًا من خلال استخدام الأتمتة والأدوات الأخرى. سيؤدي العثور على أفضل نظام WFM وتنفيذه لقطاعك إلى وجود قوة عاملة سعيدة ومتجاوبة تعمل في ذروتها.
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة القوى العاملة: أفضل أدوات إدارة القوى العاملة
- برنامج إدارة القوى العاملة: كيف يعمل [+ أفضل 10 اختيارات]
- نظام إدارة القوى العاملة: أنواعه وميزاته وفوائده
- سياسة إجازة الغياب: كل ما تحتاج إلى معرفته
- نظام إدارة العمالة: كيف يعمل؟
مراجع حسابات
