يشير سير العمل إلى الخطوات التي يتخذها جزء من العمل لإكمال عملية تجارية ، وكذلك كيف يمكن إكمال كل مرحلة وأتمتتها وفقًا لمجموعة من المعايير الإجرائية. سير العمل هو أداة تستخدمها المؤسسات لإدارة المهام وزيادة الإنتاجية وزيادة الاستجابة وزيادة الربحية. يمكن أن تكون مهام سير العمل متسلسلة ، حيث تعتمد كل خطوة على الخطوة التي تسبقها ، أو موازية ، حيث تحدث العديد من العمليات في وقت واحد. في هذا المنشور ، سننظر في إدارة سير العمل وأدواته وتدفق المخطط الآلي.
سير العمل
سير العمل هو طريقة لتنظيم الأعمال الروتينية والعمليات التي تتم بترتيب معين. إنها الوسائل التي يستخدمها الأفراد والمنظمات لتنفيذ مهامهم ، سواء كانت تتعلق بإنتاج السلع ، أو تقديم الخدمات ، أو معالجة البيانات ، أو أي نشاط آخر لخلق القيمة. تعتبر عملية الأعمال ، التي تتكون من مختلف مهام سير العمل وأنظمة المعلومات والبيانات والأشخاص وأنماط النشاط ، أكثر تعقيدًا في سياق إدارة عمليات الأعمال ويمكن وصفها على أنها سلسلة بسيطة من المهام المنفصلة. يمكن تصور سير العمل باستخدام رسم تخطيطي أو قائمة تحقق وتتميز ببساطتها وقابليتها للتكرار.
تساعد برامج إدارة سير العمل على تحسين عملية أعمال المؤسسة وتبسيطها. يتم تحقيق ذلك في الغالب من خلال تنظيم التفاعلات بين مختلف الأطراف أو بين الأشخاص وأنظمة المعلومات.
إدارة تتابع الأعمال
لأكثر من قرن ، استخدمت الشركات الناجحة نظام إدارة سير العمل لإدارة سير العمل بشكل فعال. ومع ذلك ، فقد لفت الانتباه مؤخرًا نتيجة انتشار التقنيات الإبداعية التي تجعل من السهل على الشركات أتمتة العمليات. لأكثر من قرن ، استخدمت الشركات الناجحة نظام إدارة سير العمل لإدارة سير العمل بشكل فعال. ومع ذلك ، فقد لفت الانتباه مؤخرًا نتيجة انتشار التقنيات الإبداعية التي تجعل من السهل على الشركات أتمتة العمليات.
فوائد إدارة سير العمل
توفر إدارة سير العمل للشركات في كل قطاع مجموعة واسعة من المزايا ، مثل:
# 1. زيادة التعاون
يتم إنشاء طرق اتصال واضحة من خلال إدارة سير العمل. يدرك الموظفون إلى أين يذهبون للحصول على المعلومات. يتيح نظام إدارة سير العمل أيضًا للموظفين إمكانية التواصل والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي ، مما يعزز المزيد من التعاون في العمل ويحسن خدمة العملاء.
# 2. امتثال أكبر
هناك الكثير من القطع المتحركة في سير العمل. قد يكون الحفاظ على الامتثال أمرًا صعبًا بالنسبة للشركات التي تواصل استخدام العمليات اليدوية. يمكن للمؤسسات زيادة الامتثال من خلال إدارة سير العمل عن طريق أتمتة الإجراءات وتحسين سير العمل وتقليل الخطأ البشري.
# 3. انفتاح أكبر
يكون الموظفون الذين لديهم إمكانية الوصول إلى مهام سير العمل أكثر قدرة على فهم المهام التي تشكل العملية ، والمسؤول عن تنفيذها ، وما سيأتي بعد ذلك. هذه الدرجة من الانفتاح ترفع الروح المعنوية والسعادة الوظيفية ، والتي يمكن أن تزيد الإنتاج أيضًا.
# 4. تكاليف أقل
يعد التحكم في تدفقات العمل أمرًا بالغ الأهمية لخفض التكاليف. من خلال التخطيط الدقيق ، يمكن للشركات الاستفادة من تقنية الأتمتة لتعزيز المرونة التشغيلية وتبسيط إجراءات العمل.
أدوات إدارة سير العمل
أدوات إدارة سير العمل هي أدوات تسمح للمستخدمين بتنفيذ أنشطة مثل التخطيط والتتبع وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن أدوات إدارة سير العمل هي كما يلي:
# 1. Monday.com
يمكن إدارة سير عمل أي مشروع عبر Monday.com. يمكنك تعيين المهام وتتبعها واتباع الإجراءات عبر الفرق والمشاريع. يوفر الدردشة ومزامنة التقويم وتنبيهات موعد الاستحقاق وتتبع الوقت والرسوم البيانية والأفكار وميزات النماذج.
# 2. جيرا
يمكنك إنشاء وإدارة مهام سير عمل فردية باستخدام Jira التي يمكنها تصوير دورة الحياة الكاملة لمشروعك. يمكن أن توفر العمليات لفريقك وصولاً كاملاً إلى المشروع ، مما يضمن وجود الجميع في نفس الصفحة. تتيح Jira أيضًا لفريقك الحصول على معلومات حيوية يمكن استخدامها لتعزيز الكفاءة من خلال التقارير الجاهزة.
# 3. إدارة خدمة جيرا
يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات استخدام Jira كمنصة لإدارة التغيير والاستجابة السريعة للحوادث. ومع ذلك ، فإنه يتفوق في إعداد سير عمل الموافقة. يمكن أخذ إرشادات المجالس الاستشارية ونوع التغيير نفسه والمخاطر ذات الصلة في الاعتبار أثناء التكوين. بالإضافة إلى ذلك ، يعد Jira إطارًا رائعًا لتنفيذ أفضل ميزات ITSM.
# 4. ClickUp
أداة إدارة مشروع شاملة ، تتضمن ClickUp ميزات إدارة الوقت والمهام والعمليات. يمكنك تخطيط المشاريع والمهام وأشياء أخرى بمساعدة الخرائط الذهنية الخاصة بها. يحتوي على ميزة قائمة التحقق التي تتيح لك إنشاء قوائم مهام ، وعناصر متداخلة ، وإضافة عناصر فرعية ، وما إلى ذلك. والأفضل من ذلك ، يمكنك تعيين قوائم التحقق.
# 5. SysAid
SysAid لديه القدرة على رقمنة الإجراءات اليدوية ، مما يبسط إلى حد كبير مهمة إدارة سير العمل. بمعنى آخر ، يمكن لـ SysAid تحويل مهام سير العمل اليدوي إلى شكل رقمي تلقائيًا عبر الأقسام. باستخدام مصمم سير عمل متكامل ، يتم منح المستخدمين أيضًا الفرصة لتطوير العمليات الرقمية ومشاركتها وتحسينها. يجعل مصمم سير العمل هذا من السهل إنشاء مهام سير العمل وتعديلها. بالتأكيد لا يلزم وجود خبرة في البرمجة أو البرمجة النصية. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي البرنامج على واجهة مستخدم تعمل بالسحب والإفلات ، مما يجعل إنشاء مهام سير العمل من البداية أكثر بساطة.
# 6. المسألة التالية
هل تبحث عن طريقة أكثر فاعلية لإجراء الأعمال؟ يمكنك إنشاء وتنفيذ أدوات وعمليات وعمليات تكامل مخصصة للعمليات والمزيد باستخدام Next Matter بسرعة أكبر من أي وقت مضى. سواء كان الأمر يتعلق بالعمليات التجارية أو التسويق أو الإنجاز والمستودعات أو الخدمة الميدانية أو عمليات العملاء ، فإن Next Matter عبارة عن نظام أساسي معياري متعدد الإمكانات يمكن تصميمه ليلائم الاحتياجات الدقيقة لعمليات شركتك. يمكنك إنشاء أدوات العمليات وإصدارها بسرعة وإدارة كل شيء من منصة واحدة متكاملة.
# 7. Freshservice
تقدم Freshservice كافة الإمكانات والوظائف اللازمة لإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات الاستباقية. إنه يوفر أتمتة قوية ، مما يقلل من التكاليف والعمالة اليدوية. يمكنك أتمتة الإجراءات الداخلية باستخدام Workflow Automator. يوفر ميزات لتعيين الوكلاء تلقائيًا للطلبات. يمكن استخدام Workflow Automator لتصميم سير عمل الموافقة لك. يمكنك استخدام البرنامج لأتمتة سير عمل الموافقة على مكتب الخدمة بالكامل لجميع الوحدات.
مخطط سير العمل
يقدم مخطط سير العمل نظرة عامة مصورة لنظام أو عملية تجارية. عادةً ، عند الانتهاء من البحث الأولي ومراحل تخطيط المشروع ، ستستخدم هذه المخططات لتصور المهام المعقدة. ستحصل على منظور مفصل للمهام عالية المستوى والتبعيات بناءً على الجدول الزمني العام للمشروع والأهداف بمجرد إنشاء مخطط للعملية.
متى تستخدم مخطط سير العمل
مخطط سير العمل هو صورة لعملية ، سواء كانت عملية جديدة تقوم بتصميمها أو عملية قديمة تقوم بتغييرها. على سبيل المثال:
- طريقة لتسريع رحلة عميل التجارة الإلكترونية.
- برنامج لتعزيز متعة العميل والاحتفاظ به.
- طريقة لأتمتة وتحسين العمليات البشرية المتعلقة ببيانات العملاء.
يتم فصل خريطة عملية الأعمال ، التي ستنشئها قبل بدء المشروع ، وأتمتة عمليات الأعمال ، التي ستستخدمها لتحسين العمليات وتبسيطها ، بواسطة رسم تخطيطي لسير العمل. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن خريطتك تقدم خطوات العملية المحددة المطلوبة من قبل أصحاب المصلحة لبدء العمل ، في حين أن مخطط سير العمل هو تمثيل مرئي عالي المستوى يمكن أن يساعد في توضيح الأهداف العامة خلال العملية.
كيفية إنشاء مخطط سير العمل
ابدأ بتجميع العناصر الأساسية لعمليتك قبل رسم مخطط سير العمل. اجمع المدخلات والمخرجات والتحولات وتسليمات العمليات الرئيسية معًا لتحقيق ذلك.
# 1. اختر نوع سير العمل الذي تريده.
فكر في الوظائف المطلوبة لعمليتك قبل اختيار نوع سير العمل الذي يناسبك. على الرغم من أنه يمكنك تغيير العملية الخاصة بك كما تذهب ، فمن الأسهل اختيار نوع سير العمل مقدمًا. ستتمكن بعد ذلك من قياس مدى تعقيد أو بساطة سير عملك.
# 2. حدد نقاط البداية والنهاية الخاصة بك.
بعد ذلك ، اختر نقطتي بداية سير العمل ونهايته. فكر في نقاط البداية والنهاية لعمليتك أثناء تحديد هذه النقاط. هل هناك حدث معين يبدأ العملية؟ هل هناك أي خطوات أو إجراءات تؤدي إلى اختتام العملية؟ سيتم دعم الاتصال الناجح لبداية ونهاية العملية من خلال نقاط البيانات هذه.
# 3. تجميع البيانات ذات الصلة.
تواصل مع أصحاب المصلحة لفهم كل خطوة من خطوات العملية من أجل الحصول على المعلومات. قد يتضمن ذلك عقد اجتماع افتتاحي مع ممثلين من مختلف الإدارات والمديرين التنفيذيين لجمع المعلومات والموافقات اللازمة لبدء إنشاء مخطط سير العمل الخاص بك.
# 4. ضع الراحة في عدم الكفاءة
قبل إنشاء العملية المرئية الخاصة بك ، فإن الخطوة الأخيرة هي التفكير والتخلص من أي أوجه قصور محتملة. قبل إنشاء سير العمل الخاص بك ، تأكد من تقييم أوجه القصور بحيث يمكنك تجنب أي مشاكل بدلاً من الاضطرار إلى التعامل معها على الفور.
# 5. قم بإنشاء سير عمل
أخيرًا ، ابدأ في إنشاء سير العمل الخاص بك. قم بتعيين بيانات الوحدة ونقاط البيانات والكفاءة على الرسم التخطيطي الذي حددته في الخطوة الأولى. من المحتمل أن يكون تصميمك فريدًا لأن كل إجراء مختلف وكل رسم تخطيطي مصنوع بطريقة مختلفة.
تدفق العمل الآلي
سير العمل الآلي هو عملية استخدام برنامج لتنفيذ عمليات معينة دون الحاجة إلى إدخال بشري. إنها أداة لتسريع العمل وتبسيطه وتوحيده. يساعد سير العمل الآلي الشركات على تقليل العمالة البشرية والإجراءات المتكررة. ونتيجة لذلك ، تصبح العمليات أكثر فاعلية ، ويقضي الموظفون وقتًا أطول في المهام التي تحقق قيمة. يعتمد تنسيق العملية أيضًا بشكل كبير على سير العمل الآلي.
أمثلة على سير العمل الآلي
لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة الآن بعد أن تعرفت على ماهية أتمتة سير العمل. يحتوي كل سير عمل على بعض المهام أو الأنشطة القابلة للتشغيل الآلي ، ومع ذلك ، هناك مستويات مختلفة من الأتمتة. فيما يلي بعض الأمثلة على المهام التي يتعامل معها برنامج أتمتة سير العمل عادةً:
- يتم إنشاء طلبات الخدمة من رسائل البريد الإلكتروني وعمليات إرسال النماذج.
- الدعوات وأحداث التقويم يتم إرسالها وإرسالها.
- توزيع عبء العمل على أساس الحجم أو التوقيت أو عوامل أخرى.
- يتم تخصيص الفرد المناسب أو توجيهه إلى عناصر العمل.
- عند تغيير حالة عناصر العمل ، يتم إصدار رسائل البريد الإلكتروني أو التنبيهات ، وما إلى ذلك.
كيفية جعل مهام سير العمل مؤتمتة
لأتمتة سير العمل ، يجب عليك أولاً فهم كل عامل يؤثر على كيفية ظهوره. سيتم إنشاء مخطط سير العمل ، سواء كان رسمًا تخطيطيًا رسميًا برموز مخطط انسيابي أو قائمة ، بمجرد جمع التعليقات الواردة من الفريق لتحديد إمكانات أتمتة سير العمل. يتم توفير عملية لأتمتة مهام سير العمل أدناه:
# 1. حدد العملية
يجب أن تفهم نقاط بدء سير العمل وإيقافه قبل أن تتمكن من أتمتة ذلك. ما الذي يبدأ العملية؟ متى ينتهي سير العمل؟ يجب أن ينتج عن عمليتك مخرجات مميزة قابلة للعد.
# 2. حدد كل مشارك في سير العمل.
قم بتوصيل النقاط بين نقطتي البداية والنهاية بمجرد تحديد مواقعها. من يشارك في العملية؟ يجب تحديد أي فرد لديه حق الوصول إلى المواد ، حتى لو كان ذلك لمراجعتها أو توزيعها فقط.
# 3. سرد كافة البرامج والأدوات والأنظمة.
يجب أن تلفت الانتباه إلى الأنظمة والأدوات والتطبيقات التي لها تأثير على المهمة بالإضافة إلى الأفراد المشاركين في سير العمل. على سبيل المثال ، الأدوات التعاونية أو صناديق البريد الوارد المشتركة أو قواعد البيانات أو الأجزاء القديمة مثل ERP أو CRM أو HRIS. تأكد من مراعاة تأثير سير العمل إذا كان فريقك يستخدم نظام أتمتة منخفض التعليمات البرمجية أو نوعًا آخر من استراتيجية المشاركة.
# 4. راقب كل المدخلات الممكنة.
قد تعتمد مهام سير العمل على البيانات أو المعلومات من مصادر مختلفة. قد تكون هذه النماذج التي تجمع المعلومات من تطبيق أو نظام ، مثل الطلبات أو رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو برامج الروبوت أو البيانات.
# 5. احترس من جميع عمليات Handoffs.
تظهر المشكلات بشكل متكرر عند نقل عنصر سير عمل أو جزء من المعلومات. قد يؤدي ذلك إلى حدوث اختناقات أو فشل عمليات المتابعة أو توقف العناصر نظرًا لأنه من غير الواضح من الذي يجب أن يتعامل مع العنصر التالي.
# 6. قم بعمل قائمة أمنيات للأتمتة
بعد إنشاء خطة مفصلة لعمليتك ، قم بعمل قائمة بجميع المهام والأنشطة التي تريد أتمتة.
# 7. قم بإنشاء سير العمل في تكراره المستقبلي.
أنت الآن جاهز لتحديث سير العمل باستخدام أداة التشغيل الآلي المفضلة لديك. سيسمح لك استخدام أداة التعليمات البرمجية المنخفضة بإنشاء سير العمل وتكوين الأتمتة باستخدام واجهة مرئية سهلة الاستخدام.
# 8. اختبر التكرار المستقبلي.
احرص على اختبار سير العمل الجديد قبل تقديمه إلى فريقك للتأكد من أن الناتج يلبي النتيجة المرجوة وأنه لا توجد مشاكل ، مثل الاختناقات أو الصوامع أو تسرب البيانات.
# 9. تثقيف عملائك
يجب عليك تدريب موظفيك على استخدام الأداة الجديدة إذا كان برنامج سير العمل الذي تستخدمه غير مألوف لهم. إذا كانوا معتادين بالفعل على نظامك ، فتحقق لمعرفة ما إذا كانوا على دراية بالمراحل في سير العمل المحسن وهم مرتاحون في تنفيذه.
# 10. التنفيذ والتتبع والتحسين
تبدأ عملية المراقبة المستمرة وأحيانًا تنقيح سير العمل بمجرد أن تمنح فريقك كل الوضوح لتنفيذ سير العمل المؤتمت حديثًا من أجل ضمان دقته وكفاءته وإنتاجيته.
ما هو تدفق العمل مقابل سير العمل؟
يعتبر التدفق أكثر فعالية من قواعد إنشاء سير العمل وقواعده. على الرغم من أن قواعد سير العمل يتم تنفيذها دائمًا في الخلفية ، إلا أنها يمكن أن تقدم شاشات توجهنا خلال عملية أعمالنا. لا تقتصر التدفقات على كيان معين.
ما هي المراحل الخمس لسير العمل؟
لإدارة عملنا ، نستخدم عادةً عملية سير عمل من خمس مراحل. عندما يلفت انتباهنا أي شيء ، (1) نكتبه ، (2) نشرح ما يعنيه ، و (3) ننظم النتائج. ثم (4) نفكر بانتظام في النتائج لنقرر ما (5) نتعامل معه بعد ذلك.
ما هي الأنواع الأربعة لسير العمل؟
أربع مؤشرات لتصميم نموذج سير عمل ناجح:
- ابدأ بإجراء عملية عصف ذهني.
- تحدي نتائج العصف الذهني.
- تحقق لمعرفة ما إذا كان يمكن تشغيل أي عمليات بشكل متزامن.
- حدد الأدوار والمسؤوليات بوضوح.
المنشورات المشابهة
- برنامج إدارة سير العمل: أفضل الخيارات في عام 2023
- أتمتة سير العمل: التعريف والخطوة والبرمجيات والفوائد والتسويق
- أفضل 10 أنظمة لإدارة تدفق العمل: 2023 مراجعات (
- أدوات تخطيط عملية الأعمال: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل
- إدارة مشروع TRELLO: النماذج والميزات والاستخدامات الرئيسية
مراجع حسابات
