جدول العمل: خطوات جدولة الموظفين بشكل فعال

جدول العمل
جدول المحتويات إخفاء
  1. أساسيات جدولة العمل الفعالة للموظفين
    1. # 1. متطلبات الموظف
    2. # 2. متطلبات العمل
  2. كيفية جدولة الموظفين بشكل فعال
    1. الخطوة 1: تحديد معايير إنتاجية عملك
    2. الخطوة 2: ارسم رسمًا بيانيًا لمستويات النشاط الحالية.
    3. الخطوة 3: توقع مستويات النشاط في المستقبل
    4. الخطوة 4: احسب العدد الدقيق للموظفين المطلوبين
    5. الخطوة 5: النظر في متطلبات الموظفين (واعتبارات أخرى)
    6. الخطوة 6: حدد طريقة جدولة التحول
    7. الخطوة السابعة: الحصول على موافقة الإدارة العليا إذا لزم الأمر.
    8. الخطوة 8: اجعل الجدول متاحًا للموظفين
    9. الخطوة 9: قم بمراجعة الجدول الزمني والعملية الخاصة بك على أساس منتظم
  3. ما هو العمل عن بعد؟
  4. ما هي فوائد العمل عن بعد؟
  5. هل يمكنني طلب العمل عن بعد؟
  6. ما هو جدول العمل بدوام جزئي؟
  7. ما هي فوائد جدول الدوام الجزئي؟
  8. هل يمكنني طلب جدول دوام جزئي؟
  9. في الختام
  10. لماذا من المهم أن يكون لديك جدول عمل؟
  11. كيف تنشئ جدول عمل؟
  12. ما هي أنواع جدول العمل؟
  13. كم عدد أنواع الجداول الموجودة؟
    1. مقالات ذات صلة

من الناحية النظرية ، تكون جدولة الموظفين الفعالة واضحة ومباشرة: قم بإنشاء جداول عمل مثالية بحيث لا تزيد أو تعاني من نقص في الموظفين. لحسن الحظ ، هناك بعض الأخبار الإيجابية. في هذا المنشور ، ستتعرف على مفاتيح الجدولة الفعالة ، وكذلك كيفية جدولة الموظفين بشكل فعال في خطوات بسيطة في جدولة البرامج. ضع في اعتبارك مفاتيح جدولة عملك بكفاءة لتكون الأساس لوضع خطة. بالإضافة إلى ذلك ، فإننا ننظر أيضًا في جدول عمل الموظف.

أساسيات جدولة العمل الفعالة للموظفين

يتطلب إنشاء جدول عمل فعال للموظفين تحقيق التوازن بعناية بين احتياجات الموظفين والشركة. ستعاني معنويات الموظفين وأدائهم إذا ركزت ، على سبيل المثال ، فقط على احتياجات العمل ، مثل وجود مزيج من التحولات الصحيحة ، دون مراعاة أن بعض الموظفين لن يتمتعوا بنوبة معينة.

# 1. متطلبات الموظف

يمكن أن تختلف متطلبات جدولة عمل موظفيك اعتمادًا على مناصبهم الوظيفية. يحتاجون إلى إشعار مسبق لإدارة حياتهم. ستؤدي إشعارات التغيير المستمرة في اللحظة الأخيرة إلى الاستياء وعدم الرضا.

وجود تغييرات تناسب جدول عملهم. على سبيل المثال ، من غير المرجح أن تكون النوبة الليلية مثالية لموظف لديه عائلة. من ناحية أخرى ، قد يكون الشخص الأعزب أو المتخرج حديثًا من الكلية أكثر سعادة مع نموذج التحول هذا.

معرفة ما يستلزمه عملهم حتى يعرفوا ما هو متوقع منهم. القدرة على إدارة طلبات الإجازات ذاتيًا ، والتي تتيح لهم برامج جدولة العمل للموظفين القيام بها بسهولة.

# 2. متطلبات العمل

يمكن أن تختلف احتياجات جدولة شركتك حسب الأقسام التي تعمل فيها. وتشمل هذه:

أفضل مزيج من التحولات لعملك. بعض أنواع الورديات أكثر ملاءمة لشركتك من غيرها. بالنسبة للعمليات على مدار 24 ساعة ، تعمل المناوبات الدورية ، على سبيل المثال ، بشكل جيد. من ناحية أخرى ، تعد جداول العمل مناسبة للشركات التي تقوم في الغالب بتعيين موظفين مهنيين.

تضمن لك الرغبة في جداول عمل فعالة أن يكون لديك دائمًا العدد المناسب من الموظفين في الوظيفة. هذا يساعدك في السيطرة على تكاليف العمالة.

أن تكون قادرًا على التعامل مع معدلات دوران الموظفين بشكل أكثر فاعلية ، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كنت تمتلك مطعمًا حيث معدلات دوران الموظفين مرتفعة بشكل ملحوظ. الوصول إلى برنامج الجدولة الذي يتكامل بسلاسة مع نظام نقاط البيع لتقليل الوقت الذي تقضيه في إنشاء وإدارة جداول العمل.

كيفية جدولة الموظفين بشكل فعال

الآن بعد أن فهمت أهمية دمج احتياجات الشركة والموظفين في جداول العمل الخاصة بك ، دعنا نلقي نظرة على طريقة واضحة من 9 خطوات لجدولة الموظفين بشكل فعال (تشمل الأمثلة). جدولة موارد المخططات الجدارية يمكن أن تكون أداة مفيدة للتحقق

الخطوة 1: تحديد معايير إنتاجية عملك

هذا إجراء من خطوتين:

حدد مقدار العمل الذي تتطلبه وظيفة معينة من الموظف القيام به في مقدار معين من الساعات. اعتمادًا على الصناعة ، يمكن حساب "مقدار العمل" بعدة طرق. على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك مطعمًا ، فيمكنك مراقبة عدد الأغطية وإعدادات المكان التي يكملها النادل في فترة زمنية معينة. كرر هذه المرحلة لكل وظيفة في عملك.

حدد مسؤوليات كل منصب وظيفي. مرة أخرى ، بناءً على شركتك ، ستختلف هذه المهام. استمرارًا لمثال المطعم ، سيكون موظفو المطبخ مسؤولين عن إعداد الطعام وإعداد الطعام للعملاء وتنظيف محطاتهم في نهاية الوردية.

الخطوة 2: ارسم رسمًا بيانيًا لمستويات النشاط الحالية.

إذا كنت قد استوعبت توقعات إنتاج العمل ، فقد حان الوقت لتقييم مستويات النشاط الحالية - مدى انشغالك في أيام معينة وفي أوقات معينة من اليوم.

سيساعدك هذا التقرير في تحديد العدد الصحيح للموظفين الذين يجب جدولتهم خلال ساعات عملك. على الرغم من أنك قد تميل إلى اتخاذ قرارات التوظيف بناءً على الحدس (بعد كل شيء ، فأنت تعرف شركتك أفضل من أي شخص آخر) ، قاوم الإلحاح. يمكن أن تكون غرائزك غير صحيحة ، مما يؤدي إلى جداول عمل أقل من مثالية تتركك أكثر من اللازم أو تعاني من نقص في الموظفين.

يعد تحليل بيانات السوق من تقارير الإيرادات والعمالة لتقديم المشورة بشأن عملية جدولة العمل استراتيجية أكثر كفاءة. على سبيل المثال ، ستخبر تقارير المبيعات أصحاب المطاعم بعدد الأغطية التي يقومون بها في بعض الأيام ، وما هي أكثر الفترات ازدحامًا ، والأشهر التي تكون أكثر انشغالًا من غيرها. ستساعد هذه البيانات في تحديد التحولات المحددة التي تحتاج إلى المزيد من العمال والعكس صحيح.

الخطوة 3: توقع مستويات النشاط في المستقبل

توقع مستويات النشاط المستقبلية باستخدام مستويات النشاط الحالية. ضع في اعتبارك دورات المبيعات على أساس يومي وشهري وربع سنوي وسنوي. إذا أظهرت بياناتك أن أوقاتًا معينة من اليوم أو السنة تكون دائمًا أكثر انشغالًا من غيرها ، فيمكنك التنبؤ ببعض اليقين أن هذا النمط سوف يكرر نفسه والتخطيط وفقًا لذلك.

يمكنك أيضًا التحقق من ذلك إذا كنت بحاجة إلى التخطيط لإدارة وقت موظفيك وحتى إذا كنت ترغب في ذلك جدولة عملك.

الخطوة 4: احسب العدد الدقيق للموظفين المطلوبين

مرة أخرى ، قاوم الرغبة في اتباع غريزة القناة الهضمية وحاول معرفة عدد الأشخاص الذين ستحتاجهم. اطرح عدد العملاء من معايير الإنتاج. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير مطعمًا بمتوسط ​​150 غلافًا في أيام الثلاثاء ويمكن للنادل عمل 30 غلافًا في وردية عمل مدتها 8 ساعات ، فربما تحتاج إلى 5 خوادم.

من المهم أن تتذكر أن بعض الموظفين أكثر إنتاجية من غيرهم. بينما لا ترغب في إرهاق هؤلاء الموظفين ، فقد تتمكن من جدولة عدد أقل من الأشخاص عندما يكونون في نوبة عمل. أخيرًا ، استخدم غرائزك للتحقق مرة أخرى من نتائجك وإجراء أي تعديلات نهائية تشعر أنها صحيحة.

الخطوة 5: النظر في متطلبات الموظفين (واعتبارات أخرى)

الخطوة التالية هي تحقيق التوازن بين الحاجة إلى جدول عمل فعال واحتياجات الموظفين. هذا يعني أنه يجب عليك التأكد من أنك:

  • يجب إبلاغ الموظفين بالتغييرات في جدول العمل مسبقًا.
  • نوبات المباراة مع الموظفين المناسبين.
  • تخصيص عدد معقول من الورديات لكل موظف.
  • لمنع سوء الفهم ، قم بوصف الوظائف بوضوح.
  • اجعل من السهل على العمال تبديل نوبات العمل.
  • تمكين العمال من التعامل مع طلبات الإجازات الخاصة بهم.

لا تنس التخطيط للتغيب عن العمل وتحويل المقايضات في اللحظة الأخيرة. أخيرًا ، إما أن تعمل عن كثب مع قسم الموارد البشرية لديك للتحقق من أنك لا تنتهك أي لوائح عمل ، أو تثقيف نفسك بشأن اللوائح في منطقتك لضمان استمرار امتثالك.

الخطوة 6: حدد طريقة جدولة التحول

حان الوقت الآن لوضع جدول عمل لموظفيك. هناك ثلاث طرق لعمل جدول: القلم والورقة ، وجداول بيانات Google أو Excel ، وبرامج جدولة الموظفين. لاختيار أفضل طريقة لشركتك ، ضع في اعتبارك مزايا وعيوب كل منها:

يعد وضع جداول على لوحات الملاحظات باستخدام قلم وورقة أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة ، ولكنه أيضًا الطريقة الأكثر استهلاكا للوقت.

برنامج جدولة الموظفين هو الأغلى ثمناً ، لكنه يوفر لك الوقت في إعداد الجداول الزمنية والحفاظ عليها ، ناهيك عن المال على المدى الطويل.

على الرغم من أن برنامج Excel أكثر تعقيدًا من القلم والورق ، إلا أنه لا يزال يستلزم قضاء وقت في وضع الجداول الزمنية ، ولا يسمح لك بأتمتة عملية الجدولة كما يفعل البرنامج.

إذا كنت مالك مطعم تستخدم برنامج Excel أو تنوي استخدامه لجدولة الموظفين ، فيتم تقديم مثال على كيفية جدولة الموظفين باستخدام قالب جدول تغيير موظف المطعم أدناه.

مثال على إنشاء جدول مناوبات مطعم

لعمل جدول مطعم في Excel ، اتبع الخطوات الست التالية:

أ) احصل على قالب Excel الخاص بك

تتوفر نماذج Microsoft Excel لإنشاء جداول العمل ، ولكنها غالبًا ما تكون عامة وليست مخصصة للمطاعم. لحسن الحظ ، إذا كنت تمتلك مطعمًا ، فيمكنك تنزيل مطعم خاص باحتياجاتك:

الحصول على النموذج

ب) افتح جدول بيانات Excel.
ج) حدد اليوم الذي تريد أن يبدأ فيه جدولك.
د) أدخل أسماء الموظفين.

أدخل اسمه في الخلية المسماة "الموظف 1." افعل نفس الشيء لبقية الموظفين.

جدول العمل

احذف الصفوف التي لا تحتاجها وأضف الصفوف التي تريدها. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ذات الصلة واختيار "حذف" أو "إدراج".

جدول عمل الموظف الفعال الصورة -2
هـ) مراجعة المناوبات والوظائف

في الجزء السفلي من جدول البيانات ، انقر على علامة التبويب "التحولات".

كيفية جدولة الموظفين بشكل فعال الصورة 3

بعد ذلك ، أدخل وردية أو دورًا:

عند تغيير وقتي البدء والانتهاء لمناوبة ما ، يتم تحديث عمود التحول تلقائيًا. إجراء تغييرات إضافية بعد الأول (من 9 صباحًا إلى 5 مساءً) وقبل النهائي (9 صباحًا إلى 5 مساءً) (7 مساءً إلى دينار بحريني - تراجع الأعمال)

قم بتضمين دور جديد بعد العنصر الأول وقبل العنصر الأخير في قائمة الأدوار.

و) أنشئ جدول عمل.

انتقل إلى جدول بيانات "الجدول الزمني". حدد خلية بجوار اسم الموظف (تحت يوم معين). اختر المركز المناسب وقم بتغييره. تذكر أن كل خلية بها قائمتان منسدلتان: واحدة للأدوار وأخرى للتغييرات.

تغيير:

صورة و4

ما يلي هو دوري:

صورة و5

كرر هذا الإجراء لجميع الموظفين وقبل أيام من الانتهاء. يمكنك أيضًا تخصيص جدولك الزمني بشكل أكبر عن طريق إدخال "اسم المؤسسة" و "أسبوع".

عند الانتهاء ، انقر فوق "حفظ باسم" ، وقم بتسمية الجدول الزمني الخاص بك ، واحفظه في مكان مناسب. إذا أجريت تعديلات على الجدول من أسبوع إلى آخر ، فاحفظ ورقة Excel باسم ملف جديد (ضع في اعتبارك تسميتها حسب التاريخ).

الخطوة السابعة: الحصول على موافقة الإدارة العليا إذا لزم الأمر.

قد تكون أو لا تكون هناك حاجة إلى موافقة الإدارة العليا. في أي حال ، تأكد من فحص الجدول الزمني بناءً على عوامل مثل تكاليف العمالة ومتطلبات الموظفين ومتطلبات الشركة. قم بعمل التغييرات الضرورية.

الخطوة 8: اجعل الجدول متاحًا للموظفين

بمجرد أن تشعر بالرضا عن الجدول الزمني النهائي ، وزعه على موظفيك حتى يعرفوا متى يعملون ، وما هو متوقع منهم ، وكيف يظلون مسؤولين. إذا كنت تستخدم برنامج Excel ، فيمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني أو إتاحته عبر السحابة.

إذا كنت تستخدم لوحات الملاحظات أو اللوحات البيضاء ، فأبلغ الموظفين عندما يصبح الجدول الجديد جاهزًا وذكّرهم بالتحقق منه بشكل متكرر بحثًا عن أي تغييرات. يمكنك أيضًا عقد اجتماعات يومية لمناقشة تغييرات الجدول الزمني.

إذا كنت تستخدم برنامج الجدولة ، فقم بنشر الجدول على النظام الأساسي ، وسيتلقى الموظفون إشعارًا فوريًا على أجهزتهم المحمولة بالجدول الجديد ، بالإضافة إلى أي تغييرات مستقبلية. بسبب عملية التسليم هذه ، سيكون هناك عدد أقل من الاجتماعات الشخصية وتقليل تعليقات المديرين.

الخطوة 9: قم بمراجعة الجدول الزمني والعملية الخاصة بك على أساس منتظم

لا تنتهي مهمتك حتى تنتهي من وضع جدولك الزمني. يجب عليك مراجعة الجدول الزمني وعمليات الجدولة على أساس منتظم لتحديد التحديات وإيجاد طرق للتحسين.

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو نوع من ترتيبات العمل المرنة التي يعمل فيها الموظف من مكان بعيد ، مثل منزله ، بدلاً من القدوم إلى المكتب.

ما هي فوائد العمل عن بعد؟

يمكن أن يوفر العمل عن بُعد العديد من الفوائد ، بما في ذلك جدول أكثر مرونة ، وتقليل وقت التنقل والنفقات ، وتوازن أفضل بين العمل والحياة.

هل يمكنني طلب العمل عن بعد؟

نعم ، يمكنك طلب العمل عن بعد. ومع ذلك ، فإنه يعتمد في النهاية على سياسات شركتك وطبيعة عملك.

ما هو جدول العمل بدوام جزئي؟

جدول العمل بدوام جزئي هو جدول يتضمن العمل لساعات أقل من جدول الدوام الكامل. يمكن أن تختلف جداول الدوام الجزئي ، ولكنها عادةً ما تتضمن العمل من 20 إلى 30 ساعة في الأسبوع.

ما هي فوائد جدول الدوام الجزئي؟

يمكن أن توفر جداول الدوام الجزئي العديد من الفوائد ، بما في ذلك جدول أكثر مرونة ، وتقليل الإجهاد المرتبط بالعمل ، والقدرة على تحقيق التوازن بين العمل والمسؤوليات الشخصية.

هل يمكنني طلب جدول دوام جزئي؟

نعم ، يمكنك طلب جدول دوام جزئي. ومع ذلك ، فإنه يعتمد في النهاية على سياسات شركتك وتوافر زملائك في العمل.

في الختام

يمكن أن تكون جدولة الموظفين مهمة صعبة لا تنتهي أبدًا. يجب أن تتعامل مع اختيار أفضل أشكال الورديات لشركتك بالإضافة إلى التعامل مع طلبات الموظفين للإجازة وحتى تعديلات النوبات في اللحظة الأخيرة.

لحسن الحظ ، لا يجب أن تكون جدولة الموظفين صعبة إذا قمت بدمج احتياجات الموظفين والشركة في جداولك واعتماد خطة من تسع خطوات لجدولة بارعة.

إذا استمر جدول العمل في أن يكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً على الرغم من القيام بكل ما سبق ، مع إضاعة الوقت في صنع الجداول وإدارتها وتوزيعها ، فقد يكون الوقت قد حان لتعديل عمليتك أو العثور على نظام جدولة جديد.

لماذا من المهم أن يكون لديك جدول عمل؟

يوفر الهيكل.

يضمن لك إكمال مسؤولياتك في الوقت المحدد. بالتأكيد. ستكون هناك أوقات تنتهي فيها مبكرًا أو تضطر إلى وضع وقت إضافي. لكن وجود جدول عمل ثابت يشجع الأشخاص لإنجاز عملهم بفعالية وكفاءة

كيف تنشئ جدول عمل؟

6 خطوات للجداول الناجحة

  1. الخطوة 1: تحديد جدول الأنشطة. ...
  2. الخطوة 2: ترتيب الأنشطة. ...
  3. الخطوة 3: تقدير الموارد اللازمة للنشاط. ...
  4. الخطوة 4: تقدير مدة كل نشاط من الأنشطة. ...
  5. الخطوة 5: تطوير الجدول. ...
  6. الخطوة 6: مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه.

ما هي أنواع جدول العمل؟

10 أمثلة لجداول عمل الموظف

  • جداول دوام كامل. ...
  • جداول الدوام الجزئي. ...
  • جداول ثابتة. ...
  • جداول مرنة. ...
  • جداول المناوبة الدورية. ...
  • جداول نوبات الانقسام. ...
  • جداول عند الطلب. ...
  • الجداول الموسمية.

كم عدد أنواع الجداول الموجودة؟

• ثلاثة أنواع للجدول الزمني تُعرف باسم جدول السعة وجدولة الموارد وجدول الخدمة. في بعض النواحي ، يتداخلون فيما يمكنهم القيام به ، وبالنسبة لبعض التطبيقات ، سيعمل أكثر من واحد.

  1. جدول الموظف: الأنواع وأفضل 5 تطبيقات لجدول عمل الموظفين
  2. أعمال إدارة وسائل التواصل الاجتماعي: كيفية بدء عمل تجاري مربح في عام 2023
  3. تسويق المحتوى: أفضل دليل سهل (+ دورة مجانية)
  4. خدمات المساعد الافتراضي: قائمة أفضل 20 في عام 2023
  5. كيفية إجراء مكالمة جماعية على Android للأعمال
0 مشاركة:
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

ربما يعجبك أيضا