بصفتك مديرًا ، يجب أن تكون قادرًا على تقسيم انتباهك بين مهام متعددة ، يبدو أن كل واحدة منها هي المشكلة الأكثر أهمية التي يجب معالجتها. هذا يمكن أن يكون مرهقا للغاية. لحسن الحظ ، هناك بعض الاستراتيجيات التي يمكنك تنفيذها لجعل عملك أقل إجهادًا. الإدارة عن طريق الاستثناء هي إحدى هذه الإستراتيجيات. وفي هذا الدليل ، سنشرح المبادئ التي تعمل عليها الإدارة عن طريق الاستثناء ، مع الأخذ بالإدارة النشطة والسلبية كدراسة حالة.
ما هي الإدارة عن طريق الاستثناء؟
الإدارة بالاستثناء هي تقنية تحليل النتائج المالية والتشغيلية للشركة ولفت انتباه الإدارة فقط إلى القضايا إذا كانت النتائج تختلف بشكل كبير عن المبلغ المدرج في الميزانية أو المتوقع. على سبيل المثال ، قد يضطر مراقب الشركة إلى تحذير الإدارة إذا تجاوز الإنفاق 10,000 دولار أو كان أعلى بنسبة 20٪ من المتوقع.
الهدف من نهج الإدارة بالاستثناء هو إدارة المهام فقط مع الانحرافات الأكثر أهمية عن الاتجاه أو الأداء المتوقع للعمل. سيكرس المديرون بلا شك المزيد من الوقت لمعالجة وتصحيح هذه الانحرافات الأكبر. يمكن صقل الفكرة بحيث يتم عرض الانحرافات الطفيفة على مديري المستوى الأدنى ، في حين يتم الإبلاغ عن الانحرافات الرئيسية مباشرة إلى الإدارة العليا.
كيف تبدو عملية الإدارة بالاستثناء؟
الفكرة العامة هي في الواقع سهلة الفهم ، ومع ذلك ، ليس من الأسهل وضعها موضع التنفيذ بشكل صحيح. تحديد الأهداف أو المعايير ، وتقييم أداء الأهداف المختارة ، وفحص الانحرافات المحتملة ، وحل الاستثناءات هي الأهداف الوحيدة المطلوبة للعملية. دعونا نلقي نظرة على كل قسم على حدة:
# 1. تحديد الأهداف أو المعايير
تبدأ عملية اختيار الإجراء بوضع المعايير. افترض أنك تمتلك مطعم هامبرغر وتريد تتبع أشياء مثل المبيعات والنفقات وما إلى ذلك. ستحتاج إلى تحديد معيار أو هدف لكل مهمة وعملية. يجب أن يكون المعيار قابلاً للقياس الكمي والوصول إليه بسهولة. قد يكون هذا هو إجمالي عدد البرغر المباع كل شهر ، على سبيل المثال. هذا هو المبلغ الذي يجب عليك بيعه لتغطية نفقاتك والاستمرار في التطوير بمعدل مستدام. نتيجة لذلك ، ستضع القاعدة ، والتي في هذه الحالة قد يتم بيع 15,000 برجر.
# 2. تقويم الأداء ومقارنته بالقاعدة
بمجرد وضع القواعد ، يمكنك البدء في استخدام الإدارة عن طريق الاستثناء. أهم جانب في الإجراء هو مراقبة مجموعات البيانات الضرورية وتحديد ما إذا كان الأداء الفعلي يفي بالمعايير أم لا. يجب عليك التحقق من أنك تقوم بجمع جميع البيانات المهمة وأنظمة المراقبة في الوقت الفعلي.
يمكن أن تختلف طريقة المراقبة حسب حجم شركتك ونوع البيانات التي تراقبها. يمكنك استخدام أدوات المراقبة التلقائية لجمع وضغط البيانات نيابة عنك ، مما يسمح لك بمشاهدة النتائج. على الجانب الآخر ، يمكنك مراجعة التقارير يدويًا لتحديد أي انحرافات.
عندما تبدأ في جمع البيانات حول الأداء الحالي ، يمكنك البدء في مقارنتها بالمعايير التي حددتها. تريد أن تفعل هذا حتى تتمكن من اكتشاف أي انحرافات عن المعتاد ثم التعامل معها.
# 3. فحص الانحراف
عند مقارنة بيانات أدائك بالمعايير ، هناك نتيجتان محتملتان:
- إذا لم يكن هناك اختلاف كبير ، فلا تتخذ أي إجراء. كما ذكرنا سابقًا ، لا يلزمك الرد على التعديلات الطفيفة.
- إذا اكتشفت تباينًا كبيرًا ، فانتقل إلى الخطوة التالية لإخبار مستوى الإدارة المناسب عن المشكلة. قد يكون هذا هو مشرفك المباشر أو إدارتك ذات المستوى الأعلى. اعتمادًا على الطريقة ، بصفتك مديرًا ، يجب عليك إما الاستجابة للانحراف أو الإبلاغ عنه في أعلى السلسلة.
لا ينبغي قبول الانحرافات كما هي ، ولا ينبغي تنفيذ الإجراء التصحيحي إلا بعد تحديد أسباب الاستثناءات. يجب أن تضع شيئين في الاعتبار. بالنسبة للمبتدئين ، قد يكون هناك خطأ بشري أو أي شذوذ آخر هو سبب الموقف. قد يعني هذا أن المغادرة ليست بالحدة التي تبدو عليها. الشيء الثاني الذي يجب تذكره هو أن الانحرافات لا تحتاج دائمًا إلى الإصلاح. في بعض الحالات ، قد يكون سبب الاختلاف هو التقدم في طريقة معينة. نتيجة لذلك ، لا تبدأ أبدًا في حل مشكلة ما دون تحديد الأسباب الأساسية للانحراف أولاً.
# 4. رعاية الاستثناء
ومن ثم فإن الأمر متروك للإدارة المسؤولة للتعامل مع الانحراف والاستجابة بشكل صحيح. قبل أن تتمكن من حل الحالات الشاذة ، يجب أن تفهم أولاً الأسباب الجذرية. تذكر أنه في بعض الحالات ، قد تحتاج معاييرك إلى التعديل. على سبيل المثال ، إذا أضفت منتجًا جديدًا إلى خطك ، فيجب أن ترتفع نفقاتك ، وهكذا. لذلك ، بدلاً من مجرد تنفيذ إدارتك عن طريق صيغ الاستثناء ، قم بفحصها بشكل منتظم.
مبادئ الإدارة بالاستثناء
تهتم الإدارة عن طريق الاستثناء بشكل أساسي بضمان أن الإدارة تركز على مبادرات وقرارات السياسة ، ولا تشارك في الأنشطة اليومية إلا عند ظهور انحرافات كبيرة. ماذا عن الأساسيات؟ ما هي بعض المبادئ الأساسية التي يجب أن تكون موجودة حتى تعمل الإدارة عن طريق الاستثناء؟
# 1. نهج منهجي
تتطلب الإدارة عن طريق الاستثناء نهجًا منهجيًا للعمل. في الممارسة العملية ، هذا يعني أنه يجب فهم جميع المتطلبات والمتطلبات التشغيلية للمؤسسة وتحديدها بدقة. بشكل أساسي ، يجب أن تكون الشركة على دراية بكل ما يجري ويجب أن تلتزم بمجموعة واضحة من القواعد. من المستحيل تحقيق الإدارة عن طريق الاستثناءات بدون مجموعة محددة جيدًا من المعايير والعمليات. ببساطة ، لا يمكنك اكتشاف الانحرافات إذا كنت لا تعرف الشكل الطبيعي أو ما يسمى بالقاعدة.
# 2. سياسة تنظيمية شاملة
يعتبر مفهوم السياسة التنظيمية أمرًا محوريًا للنهج المنهجي. يجب أن يكون لدى المنظمة سياسة محددة مسبقًا ومحددة مسبقًا تحدد الأهداف والسياسات التي يجب أن تلتزم بها الإدارة والمستويات الأخرى من العمل. إن وجود سياسة مفصلة في مكانها لن يجعل من السهل تحديد الانحرافات فحسب ، بل سيضمن أيضًا أن جميع مستويات العمل تتبع نفس مجموعة المعايير.
# 3. فهم قوي للاستثناءات
فيما يتعلق بالفرضية السابقة ، تستلزم الإدارة عن طريق الاستثناء أن تكون المنظمة بأكملها على دراية بالانحرافات. لا يمكنك تنفيذ النظام إذا كانت الاستثناءات مخفية أو معروفة لفريق الإبلاغ فقط. وكلما زاد فهم الفريق لما هو متوقع منهم وما يجب أن يرفع العلامات الحمراء ، كان من الأسهل التعرف على المشكلات أو منعها من الحدوث في المقام الأول.
# 4. التوزيع المناسب للسلطة
يجب إنشاء مبدأ التفويض المناسب للسلطة للعملية والهيكل للعمل. كما ذكرنا سابقًا ، يمكن تصنيف الانحرافات على نطاق واسع إلى سلوكيات عادية وغير عادية. للسلطة ، يجب أن يكون هناك فهم واضح لهذا الانقسام وهيكل قيادة راسخ. عند حدوث مشكلة أو استثناء ، يجب على الموظفين والمديرين فهم ما يتوقع منهم القيام به.
# 5. التطور المستمر للمرؤوسين
أخيرًا ، كما هو الحال مع العديد من نظريات وأساليب الإدارة ، يجب دمج التطوير الثانوي في إدارتك عن طريق إطار عمل استثناء. سوف أتطرق إلى مزايا وعيوب النهج لاحقًا ، لكن يجب أن تعلم أن النظام ليس سهلاً للموظفين.
نظرًا لأن الإدارة لا تشرك سوى المرؤوسين بشكل استباقي في حالة حدوث مشكلة ، يجب عليك التأكد من أن الموظفين يتمتعون بمهارات عالية قدر الإمكان. يجب عليك توفير التدريب ليس فقط على الأسلوب ولكن أيضًا على الجوانب الأخرى لدور المرؤوس. علاوة على ذلك ، يجب أن يركز التدريب على تعزيز الصفات الإدارية للفرد. سيوفر هذا لمؤسستك بدائل تعاقب أكثر سلاسة ويضمن أن المديرين التاليين ينشأون من داخل المنظمة.
ما هي فوائد الإدارة بالاستثناء؟
- يقلل من عدد النتائج المالية والتشغيلية التي يجب على الإدارة مراجعتها ، والاستفادة بشكل أفضل من وقتهم.
- يتمثل خيار إعداد التقارير طفيف التوغل في تكوين كاتب التقارير المرتبط بنظام المحاسبة لطباعة التقارير تلقائيًا على فترات زمنية معينة تحتوي على مستويات استثناء محددة مسبقًا.
- يمكّن هذا المفهوم الموظفين من اتباع نهجهم الخاصة للحصول على النتائج المدرجة في ميزانية الشركة. لن تتدخل الإدارة إلا إذا كانت هناك ظروف استثنائية.
- كجزء من عمليات التدقيق السنوية الخاصة بهم ، سوف يستفسر مدققو حسابات الشركة عن الانحرافات الكبيرة ، لذلك يجب على الإدارة تحليل هذه المشكلات قبل التدقيق.
الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء
تستلزم الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء القادة التحكم في الأنشطة والنتائج ومراقبتها. القيادة عن طريق الاستثناء هي التدخل عند أول علامة على وجود مشكلة لإصلاح الموقف وتصحيحه أثناء توبيخ عضو الفريق الذي تسبب في ذلك.
قبل أن نذهب إلى أبعد من ذلك ، دعونا نفهم ماهية قيادة المعاملات ، ستساعدنا على فهم مفهوم الإدارة النشطة والسلبية عن طريق الاستثناء بشكل أفضل
القيادة المعاملات
قيادة المعاملات هي الأكثر توجيهًا وأقل انخراطًا في القيادة التحويلية ، لكنها تتفوق بشكل هامشي على قيادة عدم التدخل ، وكلها جزء من نموذج القيادة الكاملة.
يعتمد هذا النوع من القيادة على هيكل محدد للمكافأة والعقاب لمستويات مختلفة من الإنجاز. تتميز عن القيادة التحويلية بتركيزها على النتائج والكفاءة والأداء بدلاً من الأشخاص والعلاقات.
قيادة المعاملات لها ثلاثة مكونات أو تقنيات متميزة: الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء ، والإدارة السلبية عن طريق الاستثناء ، والمكافأة العرضية.
الإدارة النشطة بالاستثناء في قيادة المعاملات
يشارك المدير أو القائد طوال العمل في الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء والرقابة والإشراف والتحقق من عمل أعضاء الفريق. بسبب هذه المشاركة الحميمة ، يمكن للقائد أحيانًا أن يلاحظ المشاكل قبل فوات الأوان ، ويمكن تنفيذ الخطوات التصحيحية ، حتى لو تم تجنب التداعيات تمامًا. هذا على عكس الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء.
لا تمنع الإدارة النشطة من قبل مدير الاستثناء المشكلات فحسب ، بل إنها حاضرة باستمرار وتوجه وتوضح للموظفين ما يجب القيام به. يتيح ذلك لأعضاء الفريق معرفة المزيد حول تجنب الأخطاء وتلقي المزيد من التدريب المباشر من قائدهم. على غرار القيادة التي تحدد وتيرة العمل ، يمكن للقائد أن يكون قدوة حسنة للآخرين ليتبعوها.
ومع ذلك ، فإن الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء ، مثل الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء ، تركز بالمثل على السلبيات ومنع الأخطاء ؛ إنه ببساطة أكثر نشاطًا من رد الفعل.
الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء ، مثل معظم مناهج قيادة المعاملات ، تعمل بشكل جيد في السياقات المتكررة حيث يتم إكمال عدد صغير من الإجراءات والمهام ويتحدث المنتج عن نفسه.
مفتاح الإدارة الفعالة الفعالة من خلال قيادة الاستثناءات هو أن تكون قريبًا بدرجة كافية من الوظيفة الحقيقية لملاحظة الأخطاء مبكرًا ، مع ضمان أن يتعلم الموظفون من هذه الحالات ، مما يقلل من فرصة الاستثناءات المستقبلية.
المواقف التي يمكن أن تكون فيها الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء فعالة
يمكن أن تكون الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء فعالة في السيناريوهات التالية:
- مطاعم الوجبات السريعة
- خدمات التنظيف
- الخدمات اللوجستية والتخزين
- جمعية
- تتطلب الزراعة وبيئات الإنتاج منخفضة ومتوسطة التعقيد عملاً يدويًا.
الإدارة الفعالة من خلال قيادة الاستثناء ، مثل الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء ، لها قيود حقيقية. إن التركيز على الاستثناءات يحد من أهدافك ، ولا يوجد سوى القليل من التركيز على الصورة الأكبر ، مثل الرؤية والمشاركة والتحفيز وما إلى ذلك. إنه يعطي بعض التطوير المستمر ، وهو أمر حيوي ، لكنه يهتم بتجنب الصعوبات أكثر من الاهتمام بالتحسين الشامل.
هل الإدارة النشطة بالاستثناء تعمل؟
تعمل الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء بشكل أفضل من الإدارة السلبية ، ولكن ليس كذلك مثل المكافأة العرضية أو القيادة التحويلية. حتى في البيئات المتكررة حيث يقضي الأشخاص ساعات عملهم في دفع أجورهم ، يمكن للقائد صاحب الرؤية دائمًا أن يجد هدفًا شاملاً لبناء الالتزام ، وبالتالي تعزيز الأداء وتقليل معدل دوران الموظفين.
يجب على القادة الذين لديهم تطلعات للتحسين ، بالإضافة إلى الطموح والغرض من تحسين الأشخاص من حولهم ، ألا يقبلوا بهذا الشكل الأساسي للقيادة ، حتى لو كان يتضمن المشاركة في العمل.
ما هو MBO ومزاياه وعيوبه؟
الإدارة بالأهداف (MBO) هي إجراء يتفق فيه المدير والموظف على أهداف أداء معينة ثم يبتكران استراتيجية لتحقيقها. تشمل المزايا ما يلي:
- نظرًا لأن الإدارة بالأهداف (MBO) هي استراتيجية موجهة نحو الهدف تركز على تحديد الأهداف والتحكم فيها ، فهي تشجع المديرين على التخطيط بعمق.
- لا يوجد غموض أو ارتباك وظيفي لأن كلاً من الإدارة والمرؤوسين يفهمون ما هو متوقع منهم.
- يجب على المديرين تحديد أهداف قابلة للقياس ومعايير الأداء والأولويات لهذه الأهداف. علاوة على ذلك ، فإن مهام وسلطات الموظفين محددة بوضوح.
- يرفع وعي الأفراد بأهداف الشركة.
- غالبًا ما يشير إلى المجالات التي يحتاج فيها الموظفون إلى تدريب إضافي ، مما يؤدي إلى التقدم الوظيفي.
- تُعلم طريقة التقييم الدوري المرؤوسين بأدائهم. نظرًا لأن MBO تركز بشدة على أهداف محددة ، يمكن أن يكون التقييم والتقييم أكثر موضوعية وتحديدًا وإنصافًا.
- يعزز التواصل بين الإدارة والموظفين.
تشمل العيوب ما يلي:
- يمكن أن يكون MBO ناجحًا فقط إذا كانت الإدارة العليا تدعمه بشكل كامل.
- قد يعارض المرؤوسون الإدارة بالأهداف (MBO).
- هناك الكثير من الأعمال الورقية المتضمنة ، وتستهلك الكثير من وقت المدير.
- ينصب التركيز على الأهداف قصيرة المدى.
- قد يفتقر معظم المديرين إلى المهارات المناسبة في التفاعلات الشخصية مثل التوجيه والإرشاد ، والتي تكون مطلوبة بشكل متكرر.
- واجهة نظام MBO مع الأنظمة الأخرى ، مثل التنبؤ والميزانية ، غير كافية تمامًا. هذا يعقد العملية الشاملة لجميع الأنظمة.
- يعد تحقيق أهداف المجموعة أكثر صعوبة.
ما هو الفرق بين الإدارة عن طريق الاستثناء والإدارة حسب الأهداف؟
يتمثل التمييز الأساسي بين الإدارة حسب الهدف (MBO) والإدارة عن طريق الاستثناء (MBE) في أن MBO هي عملية يتم فيها تحديد أهداف محددة للمؤسسة بشكل تعاوني ، في حين أن MBE هي سياسة تكرس فيها الإدارة وقتها للتحقيق في تلك المواقف فقط التي تختلف فيها النتيجة الفعلية.
ما هو الهدف الرئيسي للإدارة عن طريق الاستثناء؟
الإدارة بالاستثناء هي نهج للقيادة يشجع الناس على أخذ زمام المبادرة وتولي مسؤولية أعمالهم ومبادراتهم. يستلزم التركيز على القيم المتطرفة المهمة إحصائيًا وفحصها.
لماذا تعتبر الإدارة بالاستثناء استراتيجية فعالة؟
تستخدم الإدارة عن طريق الاستثناء وقت الإدارة بشكل أفضل من خلال تقليل عدد النتائج المالية والتشغيلية التي تحتاج إلى المراجعة.
ختاما،
الإدارة عن طريق الاستثناء هي تقنية إدارة ممتازة لضمان تركيز اهتمام المدير الكامل على القضايا الأكثر إلحاحًا. يمكن أن يساعد في تركيز الانتباه وخلق بيئة تكون فيها المشاكل الحقيقية لها الأسبقية. في الواقع ، يمكن أن تكون الإدارة بالاستثناء تقنية مفيدة لتحديد أولويات المهام ، من تنظيم الأنشطة اليومية إلى إنشاء هياكل السلطة المناسبة. يمكن أن يساعد في ضمان أن الشركة تلبي أعلى المعايير.
الأسئلة المتكررة
هل الإدارة بالاستثناء جيدة؟
الإدارة عن طريق الاستثناء هي فكرة عظيمة لأي شركة. يستخدمه المديرون للتركيز على أداء الشركة بدلاً من وحدة الأعمال بأكملها.
من طور MBE؟
حوالي عام 1968 ، قام اثنان من علماء الفيزياء الأمريكيين ، ألفريد واي تشو الصيني المولد وجون آر آرثر جونيور ، بتطوير تقنية MBE الأساسية في مختبرات بيل.
ما هي الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء؟
الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء تعني تأجيل العمل حتى لا يمكن التغاضي عن الأخطاء أو المشاكل بعد الآن.
مقالات ذات صلة
- شراء الإدارة: دليل لعملية الاستحواذ والتمويل للإدارة
- كيف تستفيد من الإرشاد التجاري
- 4 عادات سيئة لرواد الأعمال قتلت نوكيا وبلاك بيري وما يجب أن تتعلم منه.
- الملخص التنفيذي: كيفية كتابة ملخص تنفيذي لخطة العمل والقروض المصرفية
مراجع حسابات
