ثلث العمال الأمريكيين فقط "ملتزمون" أو متحمسون لعملهم ويساهمون بشكل إيجابي في أعمالهم. الفرق التي تستخدم التعليقات لتحديد أهداف التنمية ، وجعل الملاحظات عادة ، وتطلب أشكالًا مختلفة من الملاحظات تحقق نتائج أفضل.
إليك دليلنا الشامل حول ملاحظات الموظفين وكيفية تحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة القوية والقابلة للتكيف. تحكم في ملاحظات الموظف من خلال تقديم أمثلة على التعليقات الممتازة والاستراتيجيات لاستطلاع رأي ناجح للموظفين وأسئلة وإجراءات لتحسين ثقافة شركتك.
ما هي ملاحظات الموظف؟
ملاحظات الموظفين هي استخدام آليات التغذية الراجعة الرسمية وغير الرسمية من قبل الموظفين والمديرين في فرق للتواصل والمواءمة وتحقيق أهدافهم. يتم تسليط الضوء على نقاط قوة الموظف ويتم اكتشاف فرص التعلم والنمو عندما يتم تقديم ملاحظات رائعة.
لماذا تعتبر ملاحظات الموظف مهمة؟
ملاحظات الموظفين هي إحدى الطرق لتغيير التجارب حقًا من خلال تحسين جودة اتصالاتنا وحواراتنا.
يمكننا إنشاء تجارب موظفين لا تُنسى من خلال تقوية عضلات ردود الفعل لدينا وجعلها مسؤولية مشتركة لتكون ممتازًا في كل من إعطاء الملاحظات وتلقيها.
تشمل المنظمات التي توفر تجارب موظفين محسّنة ما يلي:
# 1. موظفين أكثر تفاعلاً
ردود فعل الموظفين تزيد من الأداء وتعزز معنويات الفريق. وفقًا لـ Harvard Business Review ، كان لدى الموظفين السعداء إنتاجية أعلى بنسبة 31٪ ومبيعات أعلى بنسبة 37٪.
# 2. ثقافة عمل قوية
تجذب ملاحظات الموظفين موظفين جدد بناءً على القيم المشتركة والرضا الوظيفي - يبحث 38٪ من الموظفين الأمريكيين عن مهنة تتناسب مع اهتماماتهم ، ويقبل 3 من أصل 5 أمريكيين تخفيض رواتبهم بنسبة 50٪ عن وظيفة استمتعوا بها حقًا.
# 3. انخفاض معدل دوران الموظفين أو اضطراب الموارد البشرية
وفقًا لإحدى الدراسات ، فإن الموظفين الذين لا يحبون ثقافة مؤسستهم هم أكثر عرضة بنسبة 24٪ للإقلاع عن التدخين.
تبدأ تجارب الموظف الرائعة في يوم الالتحاق بالعمل وتنتهي في يوم الإجازة ، مع العديد من اللقاءات التي تستند إلى رفاهية الموظف الجسدية والعاطفية والمالية والروحية.
أنواع مختلفة من ملاحظات الموظفين
في مكان العمل ، تعتبر ملاحظات الموظف أمرًا بالغ الأهمية. إنه يساعد الموظفين في تحديد ما يفعلونه بفعالية وأين يمكنهم تحسينه. كما أنه يساعد المديرين في تحديد طرق تعزيز مشاركة الموظفين وأدائهم. هناك طرق مختلفة يمكن للموظفين من خلالها تقديم الملاحظات ، بما في ذلك:
# 1. تقييم الأداء
هذا النوع من التعليقات هو معلومات تُعطى للموظف حول مدى نجاحه في أداء واجباته. يمكن أن تتضمن أفكارًا للتحسين أو النقد البناء أو الثناء على العمل الممتاز.
# 2. ردود الفعل التنموية
الغرض منه هو مساعدة الموظفين في تعلم مهارات جديدة أو اكتساب معرفة جديدة تسمح لهم بالتطور في وظائفهم.
# 3. ردود الفعل على التدريب
يهدف هذا الشكل من التعليقات إلى مساعدة الموظف في تحسين صفات معينة ، مثل القيادة أو التواصل.
# 4. ردود فعل إيجابية وتقديرية
لإظهار التقدير لجهودهم وإنجازاتهم ومساهماتهم ، يتم إعطاء الموظفين هذا النوع من التعليقات.
# 5. 360 درجة ردود الفعل
يستلزم هذا النوع من الملاحظات جمع الملاحظات من عدة مصادر ، بما في ذلك الزملاء والمشرفون والمرؤوسون ، من أجل الحصول على صورة كاملة عن أداء الموظف.
# 6. ردود فعل ثابتة
ليس فقط في أوقات محددة ، ولكن في كل وقت ، نقدم ملاحظاتك. يسمح بالاعتراف الفوري بالعمل الجيد والموقف الإيجابي ، فضلاً عن تعديل السلوك أو الأداء غير المرغوب فيه حسب الحاجة.
يمكن للعديد من الأنواع المختلفة من التعليقات أن تساعد الأفراد في النمو والتحسين في مهنهم ، والتي يمكن أن تفيد كلاً من الموظف والمؤسسة.
أمثلة على الأشكال المختلفة لملاحظات الموظفين
هناك العديد من الأمثلة على ملاحظات الموظفين ، بما في ذلك:
أمثلة على ملاحظات الموظفين الإيجابية
يؤكد هذا النوع من التغذية الراجعة على ملاحظة ومكافأة الأفعال والسلوكيات الإيجابية. يزيد من حماس الناس لتوظيفهم ويزيد من ثقتهم وشعورهم بقيمتهم الذاتية.
"إن عملك الممتاز في المشروع الذي انتهينا منه للتو سمح لنا بالوفاء بالمواعيد النهائية قبل الموعد المحدد." نحن نقدر كل جهودك والتزامك ".
أمثلة على ملاحظات الموظفين البناءة
يحدد هذا النوع من التعليقات المجالات التي قد يتحسن فيها الموظف ويقدم اقتراحات محددة لكيفية القيام بذلك. الغرض الأساسي منه هو مساعدة الموظفين في التعلم والنمو.
"لقد كنت تقوم بعمل ممتاز لتحقيق أهدافك ، لكن تواصلك مع العملاء قد يحتاج إلى بعض التحسين." يمكنك مساعدتهم إذا كنت أكثر جرأة في إعلامهم بحالة مبادراتهم ".
أمثلة على ملاحظات أداء الموظف
يركز هذا النوع من التعليقات على مدى جودة أداء الموظف ، مثل الوصول إلى الأهداف أو تجاوزها ، واستكمال الواجبات في الوقت المحدد ، وإظهار القدرات القيادية.
"كان من المثير للإعجاب مدى قدرتك على قيادة الفريق طوال المشروع." مكنتنا توجيهاتك واتصالاتك الواضحة من إكمال المهمة بنجاح ".
أمثلة على ملاحظات الموظف التنموي
يركز هذا الشكل من التعليقات على تطوير الموظف على المدى الطويل والتقدم داخل الشركة. يمكن أن تقترح المزيد من تدريب الموظفين أو المساعدة من المرشد.
"قدراتك الإبداعية وحل المشكلات مثيرة للإعجاب ، ونعتقد أنك ستستفيد من التدريب الإضافي على إدارة المشاريع لمساعدتك على تحسين مهاراتك بشكل أكبر."
أمثلة على الامتنان في ملاحظات الموظفين
يتعلق هذا النوع من التعليقات بالتعبير عن الامتنان والتقدير لجهود الموظف ومدى أدائه الجيد.
"لقد تم الاعتراف بعملك الجاد وتفانيك." لقد كنت عضوًا لا يقدر بثمن في فريقنا ، ونحن نقدر كل ما قمت به ".
أسئلة لاستطلاع آراء الموظفين
لتصميم استطلاع آراء الموظفين ، يجب على الشركة تطوير مجموعة من أسئلة الاستطلاع بناءً على العديد من السمات ، بحيث تكون التعليقات التي تتلقاها المؤسسة قوية وخالية من الأخطاء. يجب أن تكون هذه الأسئلة منهجية وسهلة الفهم والرد عليها.
من أجل راحة المستجيبين ، يجب أن يتضمن الاستطلاع مزيجًا لائقًا من الأسئلة المفتوحة والمغلقة. تترك الكثير من الأسئلة المفتوحة في الاستطلاع نهاية فضفاضة ، ولا يمكن تقييم النتائج باستخدام مقاييس الموارد البشرية.
فيما يلي الأسئلة التي يجب على الشركة طرحها للحصول على ملاحظات الموظفين الإجمالية من رئيسه أو زملائه.
- أسئلة انعكاس فردية لتعليقات الموظفين
- ما هي أهم المسؤوليات في رأيك؟
- كيف يمكن أن تساعدك المنظمة في التطوير الوظيفي للموظف؟
- هل ذهبت إلى أبعد من الوصف الوظيفي أثناء العمل في [اسم المشروع]؟
- هل هناك مجال للتطوير الشخصي في هذه المنظمة؟
أسئلة للتفكير في القيادة بناءً على ملاحظات الموظف
- أقوم باستمرار بتقييم المسار الوظيفي لموظفيي.
- لقد أنشأت بيئة في الفريق حيث يشعر الأشخاص بالراحة في إعطائي ملاحظات.
- أنا واثق من أن أعضاء فريقي سيستجيبون بشكل إيجابي لملاحظاتي.
أسئلة للتفكير التنظيمي بناءً على ملاحظات الموظف - هل نقوم بعمل جيد في الحفاظ على استراتيجياتنا محددة جيدًا كمنظمة؟
- ما هي الأشياء الثلاثة التي يمكننا كشركة القيام بها بشكل مختلف؟
- على مقياس من 0 إلى 10 ، ما مدى احتمالية أن توصي بالمنظمة للعائلة / الأصدقاء الباحثين عن عمل؟
- هل يمكنك التفضل بشرح سبب اختيارك لإجابتك؟ [هذا سؤال إضافي على السؤال 7]
أسئلة انعكاس رضا الموظف بناءً على ملاحظات الموظف
- هل لديك القدرة على العمل عن بعد إذا لزم الأمر؟
- هل تعتقد أن عملك يساهم في الأهداف الأوسع لمؤسستك؟
- هل تعتقد أنه يمكنك تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة؟
- هل تعتقد أن سياسات المراجعة الخاصة بهذه المنظمة عادلة؟
ملاحظات حول استبيان عملية الأعمال الخاصة بالموظف
يعد استقصاء تعليقات عملية الأعمال شكلاً من أشكال الاستبيان الذي يسعى للحصول على تعليقات الموظفين حول عمليات تجارية محددة داخل المؤسسة. تسعى هذه الاستطلاعات إلى تعزيز الإجراءات والتأكد من أنها فعالة وكفؤة ومتوافقة مع ما يريده الموظفون ويحتاجونه.
يمكن تغطية الإعداد والتدريب ومراجعات الأداء وإشراك الموظفين والفوائد والإجراءات الداخلية الأخرى في استطلاعات تعليقات عمليات الأعمال. يمكن تخصيص أسئلة المسح للعمليات التي يتم تقييمها. يمكن أن تكون ذات نهايات مفتوحة ، أو تتميز بمقياس من التصنيفات ، أو أن تكون متعددة الخيارات.
يمكن أن تكشف نتائج استطلاع ملاحظات عمليات الأعمال الكثير عن العمليات التجارية للمؤسسة. من خلال تحديد ما يجب تغييره ، يمكن للشركة تنفيذ التحسينات التي ستؤدي إلى زيادة الإنتاجية ، وسعادة الموظفين ، ومكان عمل أفضل بشكل عام.
أفضل الممارسات لملاحظات الموظفين
عادة ما تكون التعليقات مصدر إحباط ، سواء كنت تعرضها أو تتلقاها. إنه ينقل الرسالة غير المعلنة التي مفادها "أنك بحاجة إلى التغيير" ، ويمكن أن يكون التغيير ساحقًا. بعض الناس منفتحون على ذلك ، والبعض الآخر ليس كذلك ، فكيف يمكن تقديم ملاحظات تفيد الموظفين أو المنظمة؟
الإجابة هي أن الطريقة التي تقدم بها التعليقات مهمة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب البحث عنها عند إرسال تعليقاتك:
# 1. ردود الفعل أكثر تقبلا عندما تكون هناك ثقة.
الثقة ليست حركة جسدية. عندما ينخرط البشر ، يكون هذا إحساسًا. بدون نظام أساسي ، لا يمكنك أن تتوقع أن يثق الموظف في مؤسسة والعكس صحيح. الرغبة العاطفية مطلوبة للثقة.
نتيجة لذلك ، إذا كان لا بد من تقديم الملاحظات أو تلقيها ، فيجب بناء الثقة قبل تقديم التعليقات.
# 2. جعل الجدول الزمني
يجب ألا تكون التعليقات غامضة. يجب أن يكون لدى كل من الأفراد الذين يقومون بتسهيل وتلقي الملاحظات خطة فضفاضة للموضوعات التي ستتم مناقشتها وهدف التعليقات. يجب أن تكون هناك خطة جاهزة لتقديم الملاحظات أو تلقيها حتى لا يفاجأ أي من الطرفين.
شارك جدول الأعمال قبل أيام قليلة من الموعد المحدد بحيث يكون كلا الطرفين على علم ولديه الوقت لإعداد الأسئلة / الإجابات قبل الاجتماع.
# 3. خلق ثقافة شفافة
لن يكون الموظفون مستعدين لتقديم ملاحظات إلى الشركة إلا إذا قمت بإنشاء ثقافة الشفافية فيها. سياسة الباب المفتوح مكان ممتاز للبدء. إذا كنت تريد أن تكون قدوة حسنة ، فيجب أن تكون على استعداد للمساعدة وسماع التعليقات في جميع الأوقات. مفتاح النجاح هو استمرارية العملية.
# 4. بدلا من مجرد القول ، اسأل
ابدأ باستعلام مثل ، "كيف تعتقد أنك تؤدي في مشروع XYZ؟" قدم هذا السياق ذي الصلة ، في البداية ، وسيعرف الموظف أن الشخص الذي يقدم التعليقات مهتم حقًا بتقدم الموظف. " التعليقات هي أداة تساعد الناس على التحسن. هذا ليس شكلا من أشكال الصراخ.
# 5. حافظ على تركيزك
إذا تعمقت في العديد من الموضوعات المختلفة ، يمكن أن تطول ملاحظات الموظف. هل ترغب في الاستفسار عن أي برامج أخرى للشركة؟ بدلاً من ذلك ، ضع مثل هذه الأسئلة في استبيان مختلف وقم بتضمين سؤال تعليق عام واسع حول مجموعة البرامج التي توفرها ثقافة شركتك.
# 6. لا تسأل أسئلة إرشادية
من السهل بناء سؤال رئيسي. "ما مدى رضاك عن ..." قد يكون سؤالًا رئيسيًا! اختبر حياد أسئلتك مع المراجعين الآخرين للتأكد من أنك لا تطرح أسئلة إرشادية.
خلاف ذلك ، ستكون نتائجك منحرفة ولن تتلقى صورة حقيقية لما يفكر فيه فريقك. (كيف تعيد صياغة عبارة "ما مدى رضاك عن ..."؟ الأمر بسيط - "الرجاء تقييم مستوى رضاك عن ...")
# 7. استخدم الأسئلة المزدوجة باعتدال
هذا مجرد حجر عثرة آخر للاستطلاعات بشكل عام. السؤال المزدوج هو السؤال الذي يسأل عن شيئين مختلفين في استعلام واحد. "يُرجى تقييم مستوى رضاك عن هيكل الشركة وقيادتها."
نوع آخر شائع من هذا السؤال هو ، "الرجاء تقييم مستوى رضاك عن سرعة ودقة الاتصالات." إليك نصيحة لتجنب هذه الأنواع من الأسئلة: إذا كانت تحتوي على الكلمات "و" أو "أو" ، فهي بلا شك ذات ماسورة مزدوجة.
# 8. أبلغ موظفيك بالنتائج ، حتى لو كان ذلك صعبًا
حتى إذا لم تكن نتائج الاستطلاع هي ما كنت تبحث عنه ، فإن التواصل المفتوح هو دائمًا الخيار الأفضل. ودعنا نواجه الأمر ، إذا كان هناك استياء واسع النطاق في جميع المجالات ، أو حتى في منطقة معينة ، فمن المحتمل جدًا أن يتحدث موظفوك بالفعل عن ذلك كثيرًا ويدركون أن هناك مشكلة.
# 9. أكثر من مرة في السنة
لنكن صادقين: يتوقع المزيد من الموظفين إرسال التعليقات أكثر من مرة في السنة. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في تقليل المواقف التي تؤثر فيها قوى خارجة عن إرادتك على ردود أفعال الموظفين.
ضع في اعتبارك إجراء فحص أسبوعي للرضا ، وهو نسخة مختصرة من استطلاع آراء الموظفين ربع السنوي. بهذه الطريقة ، أنت تقدم لموظفيك مكانًا لتقديم التعليقات ، وكما هو الحال مع استطلاعات رضا العملاء ، يمكنك اتخاذ إجراءات لمعالجة أي مشكلات قد تنشأ.
أفضل تقنيات استطلاع آراء الموظفين
- امنح موظفيك وقتًا كافيًا لإكمال استطلاع آراء الموظفين وإرسال رسائل تذكير حسب الحاجة لإبقائهم على المسار الصحيح. يجب ألا تتوقع إجابة سريعة منهم. إذا استعجلت موظفيك ، فقد لا يكملون الاستبيان بشكل صحيح.
- امنح موظفيك مزايا أو مكافآت لإنهاء المهمة أو أن تكون استباقيًا في الرد على الاستبيان. اجعلها ممتعة أكثر من كونها مملة. يجب أن يشعر موظفوك بالراحة وألا يشعروا بالارتباك عند تقديم الملاحظات.
- تأكد من أن استبيانات آراء الموظفين التي تتلقاها الإدارة مجهولة المصدر. يجب أن تخبرهم أن ملاحظاتهم سرية تمامًا من أجل الحصول على أكبر قدر من البصيرة.
- هذه الاستطلاعات لا معنى لها إذا لم يشعر الموظفون بأنهم مسموعون أو إذا لم تتصرف الإدارة بناءً عليها. بمجرد أن يقدم الموظفون ملاحظاتهم ، تأكد من معالجة المشكلات التي تتطلب الاهتمام في أقرب وقت ممكن. يمكن للتغييرات الصغيرة أو الكبيرة أن تميز بين الموظفين السعداء وغير السعداء.
وفي الختام
كما ترى ، فإن تقديم الملاحظات لموظفيك وتشجيعهم على إرسال التعليقات في المقابل له مزايا مختلفة.
بينما يتطلب وضع آلية جيدة لتعليقات الموظفين وقتًا وعملاً ، فلا يتعين عليك العمل بمفردك.
- أفضل 10 برامج لإدارة الأشخاص في عام 2023: خيارات مجانية ومدفوعة
- أفضل 10 برامج لإدارة تجربة العملاء في عام 2023
- أدوات إدارة المراجعة: المعنى والاستخدامات وأفضل الأدوات
- تقييمات الموظفين: الفوائد وعينات من الأسئلة للتقييم
مراجع حسابات
