إدارة محتوى المؤسسة (ECM) هي تقنية أعمال رئيسية تساعد المؤسسات من جميع الأحجام والصناعات في تنظيم وإدارة وتوزيع المحتوى غير المنظم. هذه التكنولوجيا هي حقا ذات قيمة في معظم الشركات. في هذا الدليل ، سنتعرف على موضوع ECM ، مع أمثلة ، بالإضافة إلى كيفية اختيار أفضل برنامج لشركتك.
ما هو ECM؟
يساعد حل إدارة محتوى المؤسسة (ECM) الشركات على إدارة المحتوى والمعلومات بأمان طوال دورة حياتها. يوفر التخزين الآمن والتوزيع الآمن للبيانات غير المهيكلة مثل مستندات Word وملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والصور الممسوحة ضوئيًا للمستخدمين المصرح لهم.
يتمثل العامل المحفز لتثبيت نظام إدارة المحتوى في المؤسسة في تنفيذ الأعمال بكفاءة أكبر ، من سلاسل التوريد التجارية إلى إدارة العقود وعمليات الموارد البشرية إلى الإدارة الحكومية. يمكن للمؤسسات تبسيط العمل وتبسيطه عن طريق إزالة الاعتماد على المستندات الورقية وتصنيف المعلومات غير المنظمة وفقًا لاحتياجات العمل. إنه مختلف عن منصة إدارة الموافقة CMP مع بعض أوجه التشابه.
تطبيقات ECM وأمثلة
# 1. الرقمنة
الرقمنة هي عملية تحويل المعلومات التناظرية ، مثل المستندات الورقية والصور المطبوعة ، إلى تنسيق رقمي. تستخدم العديد من الشركات التي ترغب في تقليل النفقات وتبسيط العمليات وتوفير الوقت أنظمة إدارة محتوى المؤسسة (ECM) لتحويل المكاتب الورقية إلى مكاتب رقمية غير ورقية.
تأخذ الماسحات الضوئية صورًا رقمية من المستندات الورقية طوال عملية الرقمنة ، ويقوم نظام ECM بتنظيمها في هياكل متماسكة ، واستخراج المعلومات وتصنيف المواد بناءً على أسماء المستندات والمعلومات المستخرجة والبيانات الوصفية الإضافية.
يفيد التحول إلى الرقمنة أي شركة ترغب في تطوير العمليات الرقمية ، ولكن دعنا نلقي نظرة على مثال تطبيق محدد.
مثال على الرقمنة
فكر في شركة تصنيع بها عدة مئات من الموظفين. يتم الاحتفاظ بجميع وثائق الموارد البشرية (HR) في ملفات ورقية ، بدءًا من الوصف الوظيفي والسير الذاتية للموظفين الجدد والتقدم من خلال مراجعات الأداء والتفاصيل المالية والطبية واستمارات إنهاء الخدمة أو التقاعد. يمثل الاحتفاظ بهذه المعرفة على الورق تحديات مختلفة:
- الأمان غير الكافي (يمكن لأي شخص لديه مفتاح خزانة الملفات الوصول إليه)
- الوصول بطيء ، خاصة عندما يتم الاحتفاظ بالأوراق الفعلية خارج الموقع.
- تستغرق المشاركة والتحديث وقتًا طويلاً
- النار والفيضانات يمكن أن تدمر الهيكل بالكامل.
- يعد الخطأ في الملاءمة أمرًا شائعًا - وفقًا لشركة Gartner ، لن يتم العثور على 25٪ من المستندات التي تم تقديمها بشكل غير صحيح.
- تعاون معدوم - يمكن لشخص واحد فقط العمل على المستند الورقي المادي في أي لحظة.
تتم معالجة هذه المخاوف من خلال رقمنة وثائق الموارد البشرية الورقية وتنفيذ الكفاءات الآلية من خلال إدارة المحتوى المؤسسي. تنقسم عملية الرقمنة إلى مرحلتين:
مسح كل مستند موجود وتشغيله عبر التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، والتعرف الذكي على الأحرف (ICR) ، وأدوات النماذج لاستخراج البيانات الهامة مباشرة من الصفحة للتخزين في نظام ECM للوصول السريع والسهل.
تطوير عمليات سهلة وواجهات مستخدم للسماح بالإدخال المستمر للمواد الجديدة - ليس من الورق ، ولكن من السير الذاتية والنماذج والأنظمة الرقمية.
قد تقلل الرقمنة بشكل كبير من كمية الورق في الأعمال التجارية ، وتعزز الكفاءات ، وتوفر الوصول عن بُعد ، وتسريع استراتيجية التحول الرقمي.
# 2. إدارة الوثائق
ضع في اعتبارك أن أنظمة إدارة مستندات الأعمال هي أدوات تمكّن المؤسسات من تجاوز مجرد تخزين المحتوى إلى البحث عنه وتنظيمه بكفاءة. يوفر نظام إدارة المستندات ، الذي يبني على جهود الرقمنة ، إمكانات تخزين أكثر شمولاً من الرقمنة ، كما ينظم المحتوى ويتتبعه ويسترده ، مع ميزات مثل التحكم في إصدار المستندات ، وإدارة الأمان والوصول ، ومسارات التدقيق.
مثال
ضع في اعتبارك فريقًا ينتج ويتعاون في اقتراح مشروع كمثال واقعي لأداة إدارة المستندات. لا تسمح إدارة المستندات فقط للعديد من المستخدمين بتحديث الاقتراح في نفس الوقت ، ولكنها تضمن أيضًا أن التعديلات لا تحل محل بعضها البعض ، مما يضمن مصدرًا واحدًا للحقيقة في جميع الأوقات.
يتيح التحكم في الإصدار للفريق معرفة الشكل الذي يبدو عليه التكرار الحالي للاقتراح مع السماح لهم أيضًا بالتراجع إلى الإصدارات السابقة في حالة حدوث خطأ أو إعادة التفكير. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر نظام إدارة مستندات ECM سجل تدقيق شامل لجميع أنشطة المستخدم في المستند للتحقق من الامتثال وحماية كل من المؤسسة والمستخدمين.
# 3. الامتثال والحوكمة
يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للقوانين الحكومية والصناعية إلى عقوبات مالية كبيرة ، وتعطيل الشركة ، وتدمير السمعة ، وفي بعض الحالات ، أحكام بالسجن في المجالات الخاضعة للتنظيم مثل الرعاية الصحية والخدمات المالية والطاقة.
تتضمن حلول ECM ميزات مثل إدارة السجلات (RM) ، وإدارة الاستبقاء ، والتدمير ، والاكتشاف الإلكتروني ، ومسارات التدقيق لمساعدة المؤسسات في تلبية قوانين الحوكمة والامتثال.
مثال
في مجال الرعاية الصحية ، على سبيل المثال ، تنص متطلبات الاحتفاظ بموجب قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA) على وجوب الاحتفاظ بالوثائق لمدة لا تقل عن ست سنوات من تاريخ إعدادها.
يمكن للمسؤول استخدام نظام إدارة محتوى آمن لتعيين وقت الاحتفاظ بمستند على مستوى الإنشاء للحفاظ على سلامته حتى تدميره آليًا ، مما يسمح بتدقيق أقل وتجميع قاعدة البيانات ، فضلاً عن تقليل مخاطر الغرامات.
يوجد مثال أكثر تقدمًا في الأعمال القانونية ، حيث قد يُجبر المحامون على تقديم البيانات الرقمية والسجلات ذات الصلة بقضية دعوى ، مثل رسائل البريد الإلكتروني والأوراق وتقارير الحساب ورسائل الدردشة. يشير eDiscovery إلى عملية تحديد المواد الإلكترونية وجمعها وحفظها ونشرها. أثناء عملية eDiscovery ، تنشئ الفرق القانونية أمرًا قانونيًا للتحفظ على المعلومات ، مما يؤدي إلى إيقاف معالجة المعلومات ذات الصلة أو التخلص منها.
# 4. إدارة حالة
بينما تركز رقمنة المستندات وإدارتها على المستندات ، يركز نظام إدارة حالة المؤسسة على عنصر أكثر تعقيدًا - الحالة. القضية عبارة عن مجموعة من الأوراق والمعلومات المتصلة حول كيان واحد ، مثل مريض أو قضية محكمة أو اقتراح تخطيط. تتعامل إدارة الحالة مع الحالة كعنصر واحد مجمع وتوفر واجهة مستخدم واحدة يمكن من خلالها تنفيذ جميع الأنشطة وسير العمل في هذه الحالة.
مثال
على سبيل المثال ، قد يكون عميل أو موضوع لشركة تأمين متورطًا في حادث سيارة وتقديم مطالبة. يقوم مدير حالة التأمين ببناء حالة تحتوي على الأوراق وسجلات الشرطة وصور الحوادث والتقارير الطبية والإفادات الموقعة وعروض الإصلاح وأي بيانات أخرى ذات صلة لضمان حصول العميل على الرعاية الطبية المناسبة والتعويض.
لتقديم الحلول والخدمات الأكثر فاعلية ، يجب أن يكون أخصائي الحالة قادرًا على رؤية جميع المعلومات من وحدة الحالة على شاشة واحدة عند الحاجة ، حيث يتم تشغيل ميزة إدارة الحالة في ECM.
يعد إنشاء القروض ومعالجتها ، وبوليصة التأمين وإدارة المطالبات ، وإدارة ملفات الموظفين ، وإدارة السجلات الطبية ، وفتح حساب العميل الجديد وإعداده ، كلها أمثلة شائعة لإدارة الحالات في أي عمل تجاري. يمكن أن تساعد أنظمة إدارة الحالة أي مجموعة من الأنشطة التي تعتمد على العديد من المستندات لكل موضوع ولها عملية أعمال مصاحبة.
# 5. إدارة المعرفة
تُعرف عملية تطوير واكتساب وهيكلة وحفظ وتوزيع المعرفة والخبرات والمعلومات داخل المنظمة باسم إدارة المعرفة. إنه يوفر للشركات ميزة تنافسية من خلال تعزيز الكفاءة وقدرات اتخاذ القرار مع تطوير قوة عاملة تعاونية ومستنيرة بدءًا من مرحلة الإعداد.
داخل المؤسسة ، غالبًا ما توفر برامج إدارة المعرفة مجموعة من الإمكانات والفوائد مثل البحث في المؤسسة ، والاتحاد ، والتفكير:
البحث عن محتوى المؤسسة
وتيرة الأعمال الحديثة أمر بالغ الأهمية. يعد الوقت الذي يقضيه البحث عن المعلومات أحد أهم العوائق بالنسبة للعمال. يمكن للعمال البحث بسرعة وببساطة عن العديد من خصائص الملف ، والمعروفة باسم البيانات الوصفية ، للعثور على المعلومات والمعرفة ذات الصلة التي يبحثون عنها. تتيح وظيفة البحث المتطورة هذه ، والتي تمكن المستخدمين من الرجوع إلى المستندات حسب النوع والتاريخ والموضوع والحالة والمؤلف ومعايير أخرى ، من اكتشاف إبرة المعرفة بسرعة في كومة قش المحتوى - وهي فائدة رئيسية لإدارة المعرفة.
اتحاد المحتوى
من أجل أن يخدم نظام إدارة المعرفة المنظمة بشكل أفضل ، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الرجوع إلى المحتوى من جميع الأنظمة. ومع ذلك ، فهذه مهمة صعبة لأن معظم المنظمات لديها العديد من صوامع المعلومات غير المتصلة والمتقادمة داخل بيئتها. يكسر اتحاد المحتوى هذه الحواجز الافتراضية من خلال ربط أنظمة الأعمال الأساسية ، مما يسمح للمستخدمين بالبحث بسرعة واسترداد ونشر المعلومات ذات الصلة بغض النظر عن مكان وجود المحتوى الأساسي.
إبداع
أثناء عملية الابتكار ، قد يكون التفكير هو العامل الأكثر أهمية في إنتاج معلومات جديدة وقابلة للاستخدام. تحتوي كل شركة على ثروة من المعلومات ، ومع ذلك فإن قواعد البيانات التي تخزن كميات هائلة من البيانات يمكن أن تكون مربكة للمستهلكين. يمكن أن ينتج عن البحث البسيط في الموضوع معلومات وأفكار وثيقة الصلة من داخل وخارج العمل ، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر إبداعًا وإيجاد حلول جديدة.
مثال على إدارة المعرفة
مكتب مساعدة دعم العملاء هو مثال على تطبيق إدارة المعرفة ECM. عندما يتصل أحد العملاء أو يقدم تذكرة ، يجب على فريق الدعم حل المشكلة بأسرع ما يمكن ، خاصة لأن 75٪ من الشركات يمكنها إثبات أن زيادة الاحتفاظ بالعملاء أو القيمة الدائمة تؤدي إلى نمو الإيرادات.
يمكن لأخصائي الدعم استخدام نظام إدارة المعرفة لتحديد موقع ملف العميل ومراجعة الملاحظات من المكالمات السابقة. يمكن للنظام بعد ذلك تقديم المعلومات المتعلقة بالمشكلة الحالية ، مثل الكتيبات ومقاطع الفيديو الخاصة بالمنتج وآخر أخبار الشركة أو تحديثات السياسة وأي معلومات أخرى ذات صلة من شأنها أن تساعدهم في حل المشكلة بسرعة وكفاءة.
اقرأ أيضا: إدارة المحتوى: التعريف والاستراتيجيات والأدوات
ما هو برنامج إدارة محتوى المؤسسة (ECM)؟
يعد برنامج إدارة محتوى المؤسسة (ECM) نظامًا أساسيًا يسمح بتخزين مواد المؤسسة الكبيرة وتنظيمها واستردادها بذكاء. وفقًا لتحليل الأسواق والأسواق لعام 2020 ، تتوسع الخيارات لكل من المشترين والبائعين لبرامج ECM ، ومن المتوقع أن تصل الصناعة إلى 67 مليار دولار أو أكثر بحلول عام 2025 ، وهو ما يمثل زيادة بنسبة 50٪ تقريبًا في خمس سنوات. قد يزداد هذا أكثر عندما يدفع إيقاف تشغيل COVID-19 المزيد والمزيد من الشركات للتحول إلى العمل عن بُعد ، مما يزيد الطلب على ECM عبر الإنترنت أكثر.
الميزات الهامة لبرنامج ECM
قبل اتخاذ قرار بشأن برنامج ECM ، تأكد من احتوائه على الخصائص الأساسية. فيما يلي قائمة بالميزات التي يجب على الشركات التفكير فيها قبل اتخاذ قرار بشأن منتج ما.
# 1. إدارة قوية للوثائق والأصول
يعد نظام إدارة المستندات والأصول القوي والذكي مع المجلدات المخصصة والتحقق من الوصول أحد الجوانب الأساسية التي يجب أن توفرها وحدة إدارة المحتوى. يغطي هذا أي شكل من أشكال المحتوى والأصول المخصصة للاتصال الداخلي أو الخارجي (مع العملاء) ، مثل المقالات وملفات PDF التسويقية ووثائق ومواد تدريب الموظفين وملاعب المبيعات والعروض والقوالب وما إلى ذلك.
# 2. التعاون الآمن
يجب أن يكون التعاون خيارًا حاسمًا لإدارة المحتوى في المؤسسة الخاصة بك ؛ خاصة مع الموظفين الذين يعملون من المنزل في جميع أنحاء العالم أثناء إيقاف تشغيل COVID-19 ، فإن الطلب على إمكانات التعاون في ECM كبير. تتيح إمكانات التعاون للعديد من المستخدمين من مختلف الأقسام العمل على نفس المستند في نفس الوقت. كما يسمح للمديرين بتتبع التقدم المحرز في إنشاء المحتوى في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، فإن زيادة إمكانية الوصول تتطلب قدرًا أكبر من الأمان والتحقق من المستخدم. يجب أن يكون المستخدمون المصرح لهم فقط قادرين على عرض المستندات أو تغييرها أو حذفها في وحدة التحكم في المحرك (ECM) التي تحتوي على تحقق شامل لمستوى وصول المستخدم.
# 3. حفظ السجلات
سيعمل برنامج إدارة محتوى الأعمال الخاص بك كمركز مركزي لإدارة المستندات ، بما في ذلك جميع السجلات الداخلية للشركة والقسم. يتم تضمين تقارير المبيعات والمحاسبة وبيانات العملاء (يتم تشجيع اتصال CRM) والميزانية والإنفاق وما إلى ذلك.
# 4. بحث متقدم
مع مركز معلومات مؤسستك بالكامل في نظام أساسي واحد ، من الضروري أن تتمتع وحدة التحكم في المحرك بقدرة بحث متقدمة وسريعة لضمان أن فريقك يمكنه الوصول فورًا إلى المستندات الصحيحة وفقًا لمعايير البحث. تتضمن هذه الحقول البحث عن الأوراق حسب الأقسام والتصنيفات الداخلية والعناوين وشروط المحتوى والتواريخ وما إلى ذلك. لا ينبغي النظر في ECMs التي لا تقدم نتائج بحث سريعة ودقيقة.
# 5. التراجع وتعديل تتبع التاريخ
مع وصول العديد من الأشخاص إلى الملفات التنظيمية وتحريرها ، من الأهمية بمكان أن تقوم وحدة التحكم الإلكتروني (ECM) بتتبع محفوظات التحرير وتخزينها في الوقت الفعلي - من يقوم بإجراء التغييرات ومتى. إذا تم إجراء تعديل خاطئ ، فيجب أن يكون لدى ECM خيار التراجع عن مستند إلى إصدار سابق.
# 6. الكشف التلقائي عن التكرار
أحد أهم تطبيقات ECM هو القدرة على الاحتفاظ بأحدث النسخ الفريدة من المستندات فقط. يتم تحقيق ذلك عن طريق الكشف التلقائي عن الملفات الزائدة وعرضها للحذف. هذا يضمن أن موظفيك لا يعرضون سوى أحدث إصدار من الملف ولا يتم الخلط بينهم وبين الإصدارات المختلفة.
# 7. التكامل مع التطبيقات الموجودة
يعد تكامل إدارة محتوى المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في إنشاء مشهد تشغيل مركزي. يجب أن يدعم برنامج ECM الخاص بك تكامل API مع قسمك الحالي / الأنظمة الخاصة بالأدوار. يمكنك التأكد من أن لديك المستودع الأكثر تطورًا وكاملًا للمحتوى والسجلات التنظيمية ، وجاهزًا للوصول المصرح به ، باستخدام هذا التكامل. يمكن لموقعك على الويب وبوابة إدارة البائعين وأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، على سبيل المثال ، أن تدخل جميعها في برنامج ECM.
# 8. امتثال
منذ البداية ، سوف يلتزم نظام إدارة محتوى المؤسسة الذكي بجميع اللوائح الأساسية الإقليمية والخاصة بالصناعة. على سبيل المثال ، ستحتفظ عمليات سحب واسترجاع المحتوى المتوافقة مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR) بسجلات موافقة المستخدم لكل أصل. علاوة على ذلك ، ستسمح التخصيصات المتقدمة لها بتلبية ممارسات الأرشفة الخاصة بالشركة.
# 9. إعداد استضافة هجين
لديك خيار استضافة المحتوى الخاص بك وعمليات ECM في السحابة العامة ، أو على خادم خاص (بعيد) ، أو داخل الشركة. كما أن التمتع بحرية اختيار أفضل مزيج هو أمر رائع. تتيح لك الاستضافة المختلطة اختيار بيئة متوافقة مع متطلبات صناعتك. على سبيل المثال ، قد يطلب مركز اتصال به عدد كبير من الموظفين الموزعين بنية أساسية سحابية أولاً للوصول البسيط حول العالم ، في حين قد يختار البنك تخزين كل المحتوى في مكان العمل لأسباب أمنية.
# 10. التطور التحليلي
ينتج عن تكامل التحليلات ونظام إدارة المحتوى القياسي (ECM) إدارة المعلومات الذكية (IIM) ، والتي تشير إليها جمعية إدارة المعلومات والصور على أنها الخطوة التالية في نمو برنامج ECM. تتوسع هذه الميزة في إدارة المحتوى من خلال توفير إمكانات معالجة البيانات. الآن بعد أن تعلمت كل شيء يجب معرفته حول برنامج إدارة محتوى المؤسسة (ECM) وميزاته الأساسية ، دعنا نلقي نظرة على أفضل الخيارات في السوق الآن.
ختاما،
يساعد حل إدارة محتوى المؤسسة (ECM) الشركات على إدارة المحتوى والمعلومات بأمان طوال دورة حياتها. تحتوي أنظمة إدارة محتوى المؤسسة على العديد من التطبيقات المحتملة ، وستستمر في التوسع جنبًا إلى جنب مع الأعمال والتكنولوجيا. سواء كانت مؤسستك مهتمة بالرقمنة ، أو التشغيل الآلي ، أو تحسين العمليات التجارية ، أو الامتثال ، أو حفظ المستندات و / أو إتلافها ، أو بناء ثقافة أكثر تماسكًا ، يمكن أن يوفر نظام إدارة المحتوى (ECM) ميزة تنافسية كبيرة.
مقالات ذات صلة
- أسواق رأس المال المدين (DCM): دليل مفصل!
- نظام إدارة الامتثال: التعريف والأهمية
- امتثال الموارد البشرية: ما هو ، البرامج ، التدريب والأهمية
- سوق رأس المال للأسهم (ECM): دليل مفصل مع مثال
مراجع حسابات
