تتطلب إدارة المشروع أحيانًا تقديم تقارير دورية عن التقدم المحرز إلى الإدارة العليا والمساهمين والممولين المحتملين. يعد إجراء تحليل حالة العمل طريقة ممتازة لتقييم الوضع الحالي لمشروعك بطريقة دقيقة وشاملة. تابع القراءة لمعرفة المزيد عن دراسة حالة العمل في إدارة المشاريع. أضفنا أيضًا بعض النصائح حول كيفية كتابة دراسة جدوى. لذا ، لماذا لا تغوص الآن؟
ما هي حالة العمل؟
دراسة الجدوى عبارة عن اقتراح يشرح مشكلة العمل ويدافع عن مسار عمل معين. يتم إنشاء هذا المستند في المراحل الأولى من المشروع ويوضح جميع المعلومات اللازمة لتحديد ما إذا كان سيتم المضي قدمًا في المسعى أم لا.
يتطلب إجراء دراسة الجدوى موازنة إيجابيات وسلبيات ومصروفات ومخاطر مشروعك لمعرفة ما إذا كان سيساعدك على تحقيق أهدافك. تلخص دراسة الجدوى هذه الحقائق بحيث يمكن للإدارة العليا أن تقرر ما إذا كانت ستستمر في المشروع أم لا.
من يحتاج إلى واحد؟
تعد دراسة الجدوى أداة لا تقدر بثمن لأي شخص في عالم الشركات أو الحكومة لديه فكرة يريدون اقتراحها. عندما يتعلق الأمر بتنفيذ أي شيء جديد يتطلب إنفاق الأموال أو الموارد ، غالبًا ما يكون لدى الشركات والمؤسسات الحكومية بعض "الروتين" لتخوضه. قد تتضمن دراسة الجدوى عمل محلل أو مدير أو رئيس قسم أو مراقب أو شخصية إدارية مماثلة.
كيف تكتب دراسة حالة العمل
هل كنت تفكر في كيفية كتابة دراسة جدوى؟ لا تقلق! فيما يلي بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها لكتابة دراسة الجدوى:
# 1. ملخص تنفيذي
الجزء الأول من دراسة الجدوى هو الملخص التنفيذي ، وهو نسخة مختصرة من المستند الكامل. إنه ينقل "قصة" المشروع ، أصله ، ودوافعه ، ودوره ، وما إلى ذلك مع توفير حقائق مهمة أيضًا. لا يجب أن تتجاوز فقرة هنا. في الفقرات التالية ، ستتاح لك الفرصة لتقديم مزيد من المعلومات.
# 2. القسم المالي
الغرض من هذا القسم هو تحديث المعتمدين على الميزانية بشأن الوضع المالي الحالي. هناك قسمان لهذا:
- التقييم المالي: هذا تقييم محايد للأرباح المحتملة للمشروع واستقراره من حيث الموارد المالية. يمكنك مقارنة نفقات المشروع بالفوائد المتوقعة باستخدام المعلومات المستقاة من تقييمك. الغرض من التحليل المالي هو التأكد من أن المشروع ممكن من الناحية المالية وأنه لم يتم ترك أي حجر دون قلب من حيث النفقات.
- تحليل الحساسية: هذا يقلل من خطر المشروع. يأخذ في الاعتبار النتائج المحتملة من خلال قياس تأثيرها على نتائج المشروع ، ويأخذ في الاعتبار افتراضات القيمة المتغيرة في حالات الغموض.
# 3. تعريف المشروع
سيستفيد راعي المشروع وأصحاب المصلحة والفريق من هذا القسم من دراسة الجدوى الخاصة بك. ينقسم هذا القسم إلى الأقسام التالية:
- معلومات اساسية: يوفر هذا ملخصًا موجزًا لتبرير عملك ونطاق المشروع. قم بتضمين ملخص عن الدوافع لإنشاء مشروعك. قد يكون هذا نتيجة صعوبة جديدة أو فرصة غير متوقعة أو تحول في وضعك الحالي.
- أهداف العمل: اشرح في هذا القسم أهمية مشروعك. يجب أن يوضح الغرض من العمل سبب أهمية مشروعك ، وكيف سيساعد الشركة ، والعقبات التي يجب التغلب عليها من أجل تحقيق النجاح.
- الفوائد والقيود: يهدف هذا إلى إظهار ضرورة المشروع من خلال تحديد الفوائد ، النقدية وغير المالية ، التي ستنجم عن اكتماله. صف سبب عملك على هذا ، وكيف ستساعدك هذه المزايا على النجاح. بالإضافة إلى الإيجابيات ، يجب عليك إبراز أي عيوب قد تهدد نجاح مشروعك.
- تحديد واختيار الخيارات: في هذا الجزء ، يجب أن تسرد جميع الإجابات الممكنة للمشكلات التي واجهتها. عادة ما تكون هناك عدة طرق للتعامل مع المشكلة ، لذلك من المهم أن تزن خياراتك. الهدف هو فحص كل الاحتمالات واقتراح أفضل مسار للعمل. سيتم التخلص من العديد من الخيارات مع استمرار المشروع ، مما يترك لك اختيارًا أقصر. يمكنك تقديم مجموعة مختارة من ثلاثة إلى خمسة حلول معيارية في حالة عملك النهائية.
- النطاق والتأثير والترابط: حدد الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق هدف العمل هنا. كما يكشف عن الأقسام داخل الشركة التي ستتأثر. يمكن إدراج العناصر المتضمنة والمستبعدة ، بالإضافة إلى التبعيات المهمة على المشاريع الأخرى ، هنا.
- الخطة التفصيلية: هذا ملخص لخطة المشروع وتوقيته وأنشطته. وهو يتألف من لمحة موجزة عن المشروع والمسؤول عن ماذا بالإضافة إلى قائمة التسليمات الأولية للمشروع. يكون مشروعك ، مثل الجدول الزمني ، أكثر فاعلية عند تقسيمه إلى مراحل ، مع وجود خيارات رئيسية تسبق كل مرحلة.
- تقييم السوق: تحليل السوق هو فحص متعمق لظروف السوق التي تعمل فيها الشركة. في هذا الجزء ، يمكنك تحديد دوافع القيادة وراء شركتك. ضع في اعتبارك مناقشة الظروف السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية والبيئية في سوقك.
- تقييم المخاطر: هذا ملخص للتهديدات والفوائد الرئيسية لمشروعك ، بالإضافة إلى إستراتيجياتك للتعامل معها. قم بتضمين أي مخاوف قد تحدث نتيجة لمشروعك. قم بإنشاء سجل قائمة مفصل لتسجيل التهديدات التي يتعرض لها مشروعك والخطوات التي تتخذها للتخفيف من حدتها.
- نهج المشروع: هنا ستشرح بالتفصيل تنفيذ المشروع والإجراءات المتخذة لضمان نجاحه. صِف بالتفصيل الخطوات التي تتخذها لإكمال مهمة ، والنتيجة التي تتوقعها ، والموارد التي تستثمرها للوصول إلى هناك.
- استراتيجية الشراء: يهدف هذا المكون الثالث من تعريف المشروع إلى توضيح الوسائل التي سيتم من خلالها تمويل المشروع. يجب أن تتضمن خطة الشراء تفاصيل إجراءات الشراء الخاصة بالمنظمة للمشروع.
# 4. منظمة المشروع
يغطي هذا المكون الأخير من دراسة العمل الخاصة بك هيكل مشروعك وينقسم إلى قسمين. يجب أن يتم تنسيقها على النحو التالي:
- إدارة المشروع: في هذا القسم ، ستضع إطار عمل مشروعك للقارئ. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه وصف التسلسل الهرمي لصناع القرار المشاركين في المضي قدمًا بمشروعك. قم بتضمين أدوار ومسؤوليات المشروع ، بالإضافة إلى أي معايير أو تفاوتات سيتم تطبيقها. اشرح كيف يتم أخذ هذه الاعتبارات في الاعتبار في الاستنتاجات النهائية.
- الإبلاغ عن التقدم: أخيرًا ، يجب أن توضح خطة عملك بالتفصيل كيف تنوي مراقبة تطور المشروع. ضمِّن في هذه الخطة كيف ستُبقي مجلس إدارة المشروع على اطلاع بالتقدم المحرز.
ما هو تحليل حالة العمل
يتم إجراء تحليل حالة العمل لتقييم مسار العمل المحتمل. التكاليف والمخاطر والفوائد هي العناصر الثلاثة الأكثر أهمية لهذا الهدف في سياق الشركة. وهذا يعني أن هناك ثلاثة مخاوف أساسية يجب معالجتها في أي تقرير لتحليل حالة العمل:
- التكاليف: هل هناك سعر مرتبط بعدم اتخاذ هذا الاختيار؟
- المخاطر: إذا مضت قدما في هذا ، ما هي المخاطرة التي أضع نفسي فيها؟
- الفوائد : عند اتخاذ هذا الاختيار ، ما هي المزايا التي تتوقعها؟
الغرض من هذا الاستفسار هو تحديد ما إذا كان سيتم المضي قدمًا في هذا الاختيار أم لا. يجب اتخاذ القرار إذا كانت المزايا المتوقعة أكبر بكثير من التكاليف والمخاطر المرتبطة بها. ومع ذلك ، ينبغي النظر في مسار آخر للعمل إذا كانت المخاطر والنفقات تفوق المكاسب المحتملة.
عادةً ما يتم موازنة التكاليف والمخاطر والمكافآت مقابل بعضها البعض من الناحية النقدية أثناء دراسة حالة العمل. ومع ذلك ، يمكن استخدام المنظورات الكمية أو النوعية البديلة في تحليل دراسة الجدوى أيضًا. من الممكن ، على سبيل المثال ، أن يتم التعبير عن تكاليف القرار من حيث الوقت بدلاً من المال. وبالمثل ، يمكن تقييم مخاطر ومكافآت القرار من خلال النظر في كيفية تأثيره على قيمة العلامة التجارية للشركة ، أو سعادة العملاء ، أو المكانة القانونية. لمساعدة أصحاب المصلحة على اتخاذ قرار مستنير عندما لا تركز دراسة حالة العمل على العواقب المالية ، من المفيد البحث عن طرق موضوعية للموازنة بين الإيجابيات والسلبيات.
لماذا نستخدم تحليل حالة العمل؟
تحليل حالة العمل مفيد لسببين رئيسيين. الميزة الأولى هي أنها تجبر المؤلف على موازنة إيجابيات وسلبيات كل مسار عمل ممكن. من الشائع إغفال النطاق الكامل للعواقب المحتملة عند اتخاذ القرار. هناك احتمال أفضل لاتخاذ القرار الصحيح مع مراعاة النتائج المتطرفة أو غير المواتية.
الميزة الثانية لاستخدام تحليل دراسة الجدوى هي أنه يسهل نقل المعرفة المهمة ووضعها في سياقها لأصحاب المصلحة من خبير في الموضوع (غالبًا مدير المنتج). قد يفوت أصحاب المصلحة أهمية بعض التكاليف والمخاطر والمزايا دون تقرير شامل من الخبير.
متى تستخدم تحليل حالة العمل
عندما يحتاج مدير مشروع في شركة كبرى إلى دعم من أصحاب المصلحة ، فغالبًا ما يقومون بتحليل حالة العمل. نظرًا لأن مدير المشروع غالبًا ما يكون الطرف الأكثر استثمارًا في الشركة في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، فإن الشراء من الشركات الأعلى ليس ضروريًا.
ومع ذلك ، حتى بالنسبة للشركات الصغيرة ، فإن إجراء مثل هذا التحليل قد يؤتي ثماره على المدى الطويل. كما أشرنا أعلاه ، هذا لأنه يجبر صانع القرار على تقييم جميع العوامل ذات الصلة.
إدارة حالة العمل
طوال دورة حياة المشروع ، توفر دراسة الجدوى الهيكلية والمساعدات في تنظيم المشروع. لهذا السبب ، لا ينبغي وضعها على الرف ، بل يجب استخدامها بشكل متكرر كمورد. ونتيجة لذلك ، يجب على راعي المشروع ومجلس إدارة المشروع إعادة النظر فيه في نقاط استراتيجية لضمان استمرار جدوى المشروع وصحة الأساس المنطقي وراءه. لتجنب إضاعة الوقت والموارد ، من الأفضل إجراء التقييم قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
لماذا تحتاج إلى دراسة جدوى؟
أنت بحاجة إلى دراسة جدوى للأسباب الثلاثة التالية:
- إنه يهدف إلى إقناع صانعي القرار بالمضي قدمًا في مفهوم المشروع ، ولكنه يساعد أيضًا في تحديد أولويات المبادرات التي تتوافق مع الاستراتيجية العامة للشركة.
- من أجل إجراء مقارنات عادلة عبر المشاريع المتنافسة المحتملة ، تقوم حالات العمل بتوحيد عملية التقييم.
- إذا تم تحديد المشروع ، يمكن استخدام دراسة الجدوى لإدارة نطاق المشروع بشكل أفضل في المراحل الأولى من التخطيط. حتى بعد انتهاء المشروع ، لا يزال من الممكن استخدامه لتقييم نجاح تخطيط المشروع وتنفيذه.
تحليل حالة العمل مقابل حالة العمل
ربما تكون مرتبكًا بشأن التمييز بين دراسة الجدوى وتحليل حالة العمل. يصف كلا الاسمين نفس نوع البرامج المستخدمة لتحليل الأعمال. يُطلق على التقرير اسم "دراسة الجدوى" ، بينما يُطلق على الطريقة المستخدمة لتحليله اسم "تحليل حالة العمل".
ما هي وثيقة حالة العمل؟
الوثيقة عبارة عن حجة مكتوبة لإقناع صانع القرار بقبول مسار عمل معين. يبحث الشخص المُطور جيدًا في الحلول المحتملة لمشكلة ما ويسمح لصانعي القرار باختيار الحل الذي سيكون أكثر فائدة للشركة.
ما هو الغرض من واقعة استخدام الأعمال؟
الغرض من حالة استخدام الأعمال هو تحديد الخطوات التي يجب على المنظمة اتخاذها لتقديم نتيجة مفيدة وقابلة للقياس إلى العميل.
من يكتب دراسة الجدوى؟
في العديد من المؤسسات ، يتم تكليف مدير المشروع أو محلل الأعمال بتطوير حالة عمل شاملة ، على الرغم من أنها مسؤولية إدارة البرنامج. تعتبر دراسة الجدوى مجالًا آخر يمكن أن يساعد فيه ضمان المشروع.
افكار اخيرة
هنا ، وضعنا خطوات لإنشاء دراسة جدوى مقنعة. نظرًا لاتساع نطاق مناقشتنا ، قد تبدو دراسة الجدوى الناتجة شاقة. يجب أن تبدأ دراسة الجدوى بالعمل مباشرة. بضع صفحات ممكنة إذا كان المشروع صغيرًا نسبيًا. ستكون الوثيقة أطول بالنسبة للمشاريع الأكثر مشاركة ومبادرات تغيير الأعمال المعقدة. نتيجة لذلك ، يجب عليك كتابة كل جزء مع وضع جمهورك المستهدف في الاعتبار ، وتخزين المواد التكميلية في ملحق.
مقالات ذات صلة
- إدارة المشروع: التعريف والبرمجيات والمهارات والخطوات والراتب
- تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع
- كيفية الدخول في إدارة المشروع: التعريف والدليل والمتطلبات
- إدارة مخاطر المشروع: دليل تفصيلي حول كيفية إدارة المخاطر
- 12 مكونا من خطة العمل (دليل مفصل)
مراجع حسابات
