أصبحت الأعمال التجارية المحلية في يوم من الأيام شركات افتراضية في عالم يتطور ويتغير باستمرار. تستخدم هذه المنظمات الافتراضية كل أداة تحت تصرفها لبناء شركة ناجحة ، بما في ذلك الفرق الافتراضية أو البعيدة. إذا كنت تعمل في شركة تنتقل إلى نموذج افتراضي ، فإن استخدام الفريق الظاهري الصحيح هو وسيلة مضمونة لتسهيل الانتقال. عندما يتعلق الأمر بالتحكم في جهد ووقت العاملين عن بعد ، فإن إدارة الفرق الافتراضية أمر بالغ الأهمية. لنلقِ نظرة على ماهية الفريق الافتراضي وأنواعه والتحديات التي تواجهه في إدارة الفرق والفوائد.
ما هو الفريق الافتراضي؟
الفريق الافتراضي ، المعروف أحيانًا باسم "الفريق البعيد" ، هو مجموعة من الأشخاص الذين يتعاونون من مواقع منفصلة عبر الاتصالات الإلكترونية. يمكن استخدام أنواع مختلفة من الفرق الافتراضية لسيناريوهات مختلفة ، ويمكن أن تكون جميعها وسائل تعاون فعالة من حيث التكلفة.
أنواع الفرق الافتراضية
هناك أنواع مختلفة من الفرق الافتراضية بناءً على حياة الأعضاء وأهدافهم وأهدافهم وأدوارهم.
# 1. فرق شبكية
تتكون هذه الأنواع من الفرق الافتراضية من أعضاء متعددي الوظائف اجتمعوا لمشاركة خبراتهم ومعرفتهم حول موضوع معين. تكون العضوية سائلة بمعنى أنك تقوم بتجنيد أعضاء جدد عندما تحتاج إليهم ويمكنك سحب الأعضاء الحاليين عندما يكملون أدوارهم.
# 2. فرق موازية
عادة ما ينشئ أعضاء نفس المنظمة فرقًا متوازية لتقديم توصيات في عملية أو نظام. عادةً ما يتم تشكيل الفرق الموازية لفترة زمنية محدودة ، وتكون العضوية ثابتة بمعنى أن أعضاء الفريق الموازي يظلون معًا حتى يتم تحقيق الهدف.
# 3. فرق تطوير المنتجات
تتكون هذه الأنواع من الفرق الافتراضية من محترفين من جميع أنحاء العالم يعملون معًا لإكمال وظيفة معينة ، مثل تطوير منتج جديد أو نظام معلومات أو إجراء تنظيمي. على سبيل المثال ، استقدام فريق خبراء من الولايات المتحدة وكندا وهونج كونج لبناء محرك جديد لمدة عام.
# 4. فرق الإنتاج
تتكون فرق الإنتاج من موظفين من أدوار مختلفة يعملون معًا بشكل منتظم ومستمر. يتلقى أعضاء فريق الإنتاج أدوارًا محددة ويعملون بشكل مستقل. يتم إنتاج النتيجة الإجمالية من خلال الجمع بين المخرجات المميزة لكل عضو.
# 5. فرق الخدمة
تتكون فرق الخدمة من أشخاص من مناطق زمنية مختلفة. يعمل كل شخص بشكل مستقل ، ومع ذلك ، فإن العمل الذي يقوم به كل عضو هو استمرار للعمل الذي أنتجه العضو السابق. فرق دعم العملاء في كندا ، على سبيل المثال ، تختتم نوباتها بينما تبدأ فرق الدعم في آسيا عملها وتواصل عملها.
# 6. فرق الإدارة
تتكون فرق الإدارة من مديرين من نفس المنظمة يعملون في مناطق جغرافية منفصلة. يناقش أعضاء فرق الإدارة في الغالب الاستراتيجيات على مستوى الشركة.
# 7. فرق العمل
للاستجابة للتحديات الملحة ، يتم تشكيل فرق العمل لفترة زمنية قصيرة جدًا. يتم تأجيل الفريق بمجرد حل الأمر.
تتمتع الفرق الافتراضية بفوائد وتحديات مختلفة أيضًا. دعنا نقدم الفوائد في القسم التالي.
فوائد الفرق الافتراضية
فيما يلي بعض الفوائد التي قد توفرها الفرق الافتراضية:
# 1. تكاليف الشركة منخفضة.
قد يكون الموظفون الذين يعملون من المنزل غير مكلفين عند مقارنتهم بتكاليف التوظيف محليًا. مساحة المكتب ونفقات الكهرباء وسفر الموظفين ليست سوى عدد قليل من النفقات العديدة التي ستحتاجها للاحتفاظ بالعمل التجاري في مكان أو منطقة واحدة.
# 2. المتقدمون من جميع أنحاء العالم
عند البحث عن موظفين جدد ، قد يؤدي الاستكشاف خارج المنطقة المجاورة مباشرة لمقر الشركة إلى زيادة احتمالية العثور على عدد كبير من الأفراد الأكفاء. يمكن للشركات البحث عن أشخاص أذكياء ومتحمسين في جميع أنحاء العالم من خلال استخدام الفرق الافتراضية.
# 3. ارتفاع الإنتاجية
يعد السماح للعمال بالعمل من المنزل دون مطالبتهم بالتنقل طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية والتحفيز. يمكن للموظفين الذين يعملون من المنزل أن يستيقظوا ، ويستعدوا عقليًا ليومهم ، ويبدأوا العمل على مدار الساعة ، مما يقضي على الإجهاد وإدارة الوقت اللازمين للسفر.
# 4. خدمات الشركة متاحة على مدار 24 ساعة في اليوم
يعد استخدام الفرق الافتراضية لتزويد الشركة بخدمات على مدار 24 ساعة ، خاصة للمستهلكين ، أسلوبًا ممتازًا لتعزيز الأعمال المتكررة. يرغب العملاء والعملاء في التعامل مع شركة يمكنهم الاتصال بها بسهولة وبشكل متكرر.
تحديات الفرق الافتراضية
يعد تعزيز التعاون الجماعي عندما يعمل الموظفون منفصلين أحد أصعب التحديات لقيادة الفرق الافتراضية. وفقًا للدراسات ، كان لدى الفرق العاملة في مواقع مختلفة مستويات أقل من الثقة ومستويات أعلى من الصراع من الموظفين الذين يعملون معًا. تحدث العديد من تحديات العمل عن بُعد بسبب حواجز الاتصال.
التحديات الأربعة الأكثر شيوعًا للفريق الافتراضي
في حين أن كل مؤسسة مختلفة ، فإن المؤسسات التي يعمل بها موظفون عن بعد تواجه تحديات مماثلة. بسبب الطبيعة المعزولة للعمل عن بعد ، قد تتفاقم المشاكل لفترة أطول من الوقت. يمكنهم تعطيل تماسك الفريق والتأثير على المنظمة بأكملها إذا لم يتم تحديدها ومعالجتها. إن التحول من العمل في الموقع إلى ثقافة العمل الافتراضية أو عن بُعد هو أمر يتطلب الفعالية عمليات إدارة التغيير.
ضع في اعتبارك بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي يواجهها أصحاب الأعمال الافتراضية مع فرقهم.
# 1. التواصل غير الفعال
تساعد العديد من الأدوات الرقمية الفرق البعيدة في البقاء على اتصال ؛ ومع ذلك ، قد تفتقر هذه الأدوات إلى التخصيص الذي توفره المشاركة وجهاً لوجه. يفتقر الاتصال المستند إلى النص ، مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية ، إلى لغة الجسد والنبرة وغيرها من القرائن غير اللفظية الدقيقة التي يتلقاها الموظفون أثناء المحادثات الشخصية ، مما يزيد من احتمالية سوء التفسير. عند العمل عن بُعد ، قد يكون أعضاء الفريق أكثر تحفظًا على المنصات الرقمية وأقل ميلًا للمشاركة في الاجتماعات أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
# 2. مشاكل التفويض
يؤدي الفشل في الاتصال أيضًا إلى فهم مشوش لمسؤوليات الموظف. يجب على القادة تفويض المهام مع مراعاة سوء التفسير والاستدلال. الارتباك حول من يفعل ماذا ومتى يهدد وحدة الفريق. يجب على القادة أيضًا مقاومة الرغبة في الإدارة الدقيقة لفرقهم الافتراضية ، ومعرفة متى يتراجعون ويثقون في موظفيهم. يجب أن يوازنوا بين الحاجة إلى تحديد توقعات واضحة والثقة التي يجب الوفاء بها.
# 3. الفروق في أخلاقيات العمل
وفقًا لمقال نُشر في مجلة SN Applied Sciences ، هناك دليل على أن بعض الأشخاص يؤدون أكثر في المواقف المكتبية عندما يكونون محاطين بآخرين ، وهي ظاهرة تُعرف باسم "التيسير الاجتماعي". في بيئة افتراضية ، قد يرفض الآخرون الطلبات أو يؤخرون الردود. عندما يعتقد الموظفون أن أقرانهم لا يبذلون نفس القدر من الجهد ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم الثقة وإزعاج الفريق وإخراج المشاريع عن مسارها. لمعالجة الصعوبات ، يجب أن يظل قادة الفريق متيقظين في مراجعة عمل أعضاء الفريق وتقديم ملاحظات منتظمة.
# 4. اتصال شخصي غير ملائم
كثيرًا ما يتم عزل العمال عن بعد ، مما قد يكون له تأثير سلبي على انسجام الفريق. قد يؤدي نقص التفاعل وجهاً لوجه إلى نقص تماسك الفريق والعلاقة بين أعضاء الفريق. فقد ثبت أن المحادثات أثناء تناول القهوة أو في الممر ، على سبيل المثال ، تحد من الصراع. ومع ذلك ، من الصعب إعادة إنشائه في عالم افتراضي.
إدارة الفرق الافتراضية
تشير إدارة الفريق الافتراضي إلى مزيج العمليات لجمع وبناء وتنظيم وإدارة العمل الجماعي الافتراضي والإشراف عليه. إنه عنصر ضروري لتعاون فريق المشروع.
يتم تضمين العمليات التالية في إدارة الفرق الافتراضية ، ولكنها لا تقتصر عليها:
# 1. تجميع.
عند إطلاق منظمة العمل الجماعي عن بُعد ، فإن فترات الاختبار هي القياسات الأولى التي يجب استخدامها. يجب على قائد الفريق اختيار أولئك الذين استوفوا جميع معايير فترة الاختبار.
# 2. تمرين.
خلال هذا الإجراء ، يحدد قائد الفريق توقعات الفريق الافتراضية المستقبلية ثم يقوم بإنشاء وتنفيذ نهج تدريب جماعي لتعليم أعضاء الفريق كيفية تحقيق هذه الأهداف.
# 3. إدارة.
تستلزم هذه الطريقة استخدام تقنيات الاتصالات السلكية واللاسلكية للإشراف على الواجبات والوظائف المستمرة لأعضاء المجموعة البعيدة.
# 4. المتابعة.
لتحليل وتقييم أداء الفريق ، يقوم قائد الفريق بإنشاء مقاييس للأداء. يجب أن يحدد هذا الشخص ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح وسيتمكن من تحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد.
هذه هي الخطوات الأساسية المتضمنة في إدارة الفريق الافتراضية. ومع ذلك ، قد تكون هناك عمليات ثانوية تمكن من فهم ظاهرة الفرق الافتراضية بشكل أفضل.
ما هي مزايا وعيوب الإدارة الجيدة للفرق الافتراضية
تتضمن بعض مزايا إدارة الفرق الافتراضية (على سبيل المثال لا الحصر):
- تخفيض الإيجارات وتدابير خفض التكاليف في مجال التكنولوجيا
- تقليل نفقات النقل والوقت المنقضي في التنقل
- الاتصال ونقل المعلومات في الوقت الحقيقي
تشمل بعض عيوب إدارة الفرق الافتراضية ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي:
- نظرًا لعدم وجود آليات تحكم مباشرة ، تقل السيطرة على المجموعات الافتراضية (مما قد يؤدي إلى ثقة أقل في الفرق الافتراضية).
- مشاكل في إنشاء قيادة الفريق الافتراضية الجيدة (على عكس قيادة الفريق "المادية")
- عدم الملاءمة للمشاريع التي تتطلب الإشراف والإدارة في الموقع
سنقدم بعض المؤشرات لمساعدتك في التعامل مع تحديات العمل في فرق افتراضية.
أفضل الممارسات في إدارة الفرق الافتراضية
# 1. إنشاء البنية التحتية اللازمة.
إذا كنت مسؤولاً عن فريق افتراضي ، فتأكد من قيامك بتنفيذ عمليات فعالة لتعزيز الإنتاجية وتبادل المعلومات والتواصل والمشاركة الاجتماعية.
# 2. اجعل الأمن أولوية قصوى.
عند الوصول إلى بيانات الشركة وأنظمتها وأصولها. قم بتثبيت ترقيات الأمان بمجرد توفرها ، وقم بتغيير كلمة المرور الخاصة بك بانتظام.
# 3. كن مراعيًا لجداول العمل
شجع موظفيك على تحديث حالتهم باستمرار باستخدام أحد التطبيقات العديدة التي يمكنها المزامنة مع فريقك (Slack ، Teams ، إلخ). لهذا السبب يجب تجنب إجراء مكالمات مع زملاء العمل أثناء نومهم أو رعاية الأطفال.
في بداية مشروعك ، وافق على بعض القواعد الأساسية (على سبيل المثال التفضيلات الخاصة بالاتصال خارج ساعات العمل ، ومشاركة المعلومات ، وبروتوكولات الاتصال ، وما إلى ذلك). تذكر أن تقدر ثقافات واختلافات الآخرين إذا كنت تعمل في فريق عبر الحدود.
# 5. اعتني بصحتك ورفاهيتك.
إنه أمر حيوي تمامًا أثناء العمل بعيدًا عن المكتب ، لذا خذ فترات راحة منتظمة بعيدًا عن مكتبك وجهاز الكمبيوتر ، واقف وتحرك ، واضبط وضعيتك ، وفحص بصرك بانتظام ، وقسم عملك إلى قسم تكنولوجيا المعلومات وغير وظائف تكنولوجيا المعلومات.
# 6. تعرف على الوقت المناسب للتحدث
يمكننا جميعًا الاعتماد بشكل مفرط على رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والرسائل الفورية. لذا ، إذا كانت هناك فرصة لسوء الفهم ، فقد تم بالفعل إرسال الكثير من الرسائل ، إذا كنت تقدم ملاحظات حساسة ، أو إذا كنت بحاجة إلى التوصل إلى اتفاق نهائي ، فما عليك سوى التقاط الهاتف!
وفي الختام
التفاعلات البشرية ، وفقًا لعلماء النفس الاجتماعي ، يتم تعزيزها من خلال القرب المادي للأفراد. نظرًا لأن أعضاء الفريق الافتراضي لديهم تفاعلات محدودة أو معدومة وجهاً لوجه ، فإنه يخلق عددًا كبيرًا من التحديات. لخلق الثقة والتعاون والالتزام بين الأعضاء ، يجب على الفرق الافتراضية التغلب على الاختلافات الثقافية وصعوبات الاتصال وصراعات القوة والصراع. على الرغم من أنه قد يبدو صعبًا ، إلا أنه يمكن تحقيقه بالتأكيد من خلال القيادة الفعالة. يمكن للمؤسسات أن تستفيد بشكل كبير من هذا الاتجاه الجديد للفرق الافتراضية إذا كانت الاستراتيجيات والعمليات والأدوات المناسبة موجودة.
أسئلة متكررة حول الفرق الافتراضية
ما هي الشركات التي تستخدم الفرق الافتراضية؟
- SAP. SAP هي أكبر شركة برمجيات مشتركة بين المؤسسات في العالم.
- IBM توظف حوالي 200,000 موظف من مختلف البلدان والخلفيات.
- جنرال إلكتريك. توظف جنرال إلكتريك حوالي 90,000 ألف شخص في جميع أنحاء العالم.
لماذا تفشل الفرق الافتراضية؟
سوء الإدارة ، وتعطل الاتصالات ، وأعضاء الفريق غير المناسبين أو ذوي التكامل السيئ ، والموظفين غير المجهزين ، والصدامات الشخصية.
ما هي خصائص الفريق الافتراضي؟
الثقة والانتباه والتواصل هي ثلاث خصائص مشتركة بين جميع الفرق الافتراضية الفعالة.
ما الذي يجعل القائد الافتراضي عظيمًا؟
يجب أن يكون قائد الفريق الافتراضي على استعداد لجعل نفسه في متناول أعضاء الفريق. تستلزم القيادة التي يسهل الوصول إليها أن تكون ودودًا ، على غرار وجود سياسة الباب المفتوح في مكان العمل الفعلي.
