يمكن أن تشير إدارة البائعين أيضًا إلى الموارد عبر الإنترنت التي تجمع جميع بيانات البائع والأنشطة المرتبطة بها لسهولة الوصول إليها من قبل المؤسسة. يمكن لبرامج إدارة البائعين أو الموردين أداء مهام مختلفة ، مثل إدارة إجراء طلب تقديم العروض وتحسين اتصالات الموردين. هنا في هذه المقالة ، كل المعلومات الضرورية التي ستحتاجها لإدارة البائعين.
ما هي إدارة البائعين
تشير كلمة "إدارة البائعين" إلى الإجراءات التي تستخدمها الشركات لإدارة مورديها ، ويشار إليهم أيضًا باسم البائعين. يعد اختيار الموردين ، والتفاوض على العقود ، والتحكم في الأسعار ، وخفض المخاطر المتعلقة بالموردين ، وضمان تقديم الخدمة جزءًا من إدارة البائعين.
اعتمادًا على طبيعة المنظمة ، قد تقوم الشركة بتوظيف بائعين من مجموعة واسعة من الصناعات ، مثل عمال النظافة ومستشاري التسويق وبائعي تكنولوجيا المعلومات وموردي المأكولات البحرية. قد يكون البائعون شركات صغيرة أو شركات كبيرة جدًا.
لماذا تعتبر إدارة البائعين حاسمة
لعدة أسباب ، تعتبر إدارة البائعين أمرًا بالغ الأهمية. من أهم العوامل في اختيار أفضل بائع لاحتياجات عمل معينة هو إدارة البائعين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات استخدام إدارة البائعين لتحقيق أهدافهم ، بما في ذلك تعظيم إمكانات توفير التكاليف وتسريع إجراءات الإعداد.
من أجل تقليل مخاطر انقطاع سلسلة التوريد والضمان ، يتم تسليم السلع والخدمات المحددة في الوقت المحدد ووفقًا للمعيار المطلوب ، يجب أيضًا إدارة البائعين بشكل صحيح. علاوة على ذلك ، يمكن لاستراتيجية إدارة البائعين القوية أن تساعد الشركات في إقامة روابط أوثق مع مورديها ، مما قد يوفر فرصًا للمساومة على أسعار أقل.
الوصف الوظيفي لإدارة البائعين
يتم تضمين إجراءات مختلفة في عملية إدارة البائعين ، بما في ذلك:
# 1. اختيار
يعد اختيار البائعين إحدى العمليات العديدة التي تشكل عملية إدارة البائعين. تُستخدم طلبات عروض الأسعار (RFQs) وطلبات العروض (RFPs) للحصول على عروض الأسعار من البائعين المحتملين. يعد وضع قائمة مختصرة واختيار الموردين أيضًا خطوات في عملية اختيار البائعين. سيؤخذ السعر بلا شك في الاعتبار أثناء عملية الاختيار. ولكن ستحتاج الشركات أيضًا إلى النظر في جوانب أخرى مثل سمعة البائع وقدرته وسجله الحافل. وكذلك فاعلية البائع في التواصل عند اختيار البائعين الذين سيتم تعيينهم لعقد معين.
# 2. تفاوض
التفاوض على عقد. من الأهمية بمكان صياغة عقد بشكل صحيح في البداية والتأكد من أن المعايير المتفق عليها مفيدة لكلا الطرفين. يعد تحديد السلع أو الخدمات التي سيتم تغطيتها ، وتواريخ بدء الترتيبات وانتهائها ، وجميع الشروط والأحكام الحاسمة ، كلها خطوات في العملية المطولة للتفاوض على العقد. قد يكون من الضروري أيضًا الانتباه إلى أشياء مثل السرية والقيود غير التنافسية.
# 3. دمج البائع
يستلزم ذلك تجميع الأعمال الورقية والبيانات المطلوبة لتأسيس البائع كمورد معتمد للشركة. تأكد أيضًا من إمكانية تعويض البائع عن المنتجات أو الخدمات التي يقدمها. قد يحتوي إجراء الإعداد على معلومات مثل التراخيص ذات الصلة التي يحتفظ بها البائع ، بالإضافة إلى النماذج الضريبية وتفاصيل التأمين ، بالإضافة إلى معلومات الاتصال والدفع الضرورية.
# 4. تتبع الأداء
ستقوم الشركات بتتبع وتقييم أداء البائعين كجزء من عملية إدارة البائعين. يمكن أن يستلزم ذلك تقييم أدائهم فيما يتعلق بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل جودة المنتج وكميته أو تواريخ التسليم.
# 5. إدارة ومراقبة المخاطر
يجب أن يراقب البائعون المخاطر التي قد يكون لها تأثير على الأعمال ، مثل مخاطر الدعاوى القضائية ومخاوف أمان البيانات وانتهاكات الامتثال وسرقة الملكية الفكرية. يجب على الشركات أيضًا أن تراقب احتمال أن يتسبب سلوك البائع أو إخفاقه في توفير السلع والخدمات في الوقت المحدد في حدوث اضطرابات في العمليات التجارية.
قسط. ضمان حصول البائعين على مدفوعات فورية للمنتجات والخدمات التي يقدمونها وفقًا للشروط المنصوص عليها.
مشاكل في إدارة البائعين
يمكن أن يكون الحصول على صورة مركزية للبائعين الذين تستخدمهم الشركة أمرًا صعبًا للشركات التي لديها شبكة موردين كبيرة و / أو بصمة جغرافية معقدة. يعد الحصول على المستندات المناسبة من الموردين وإجراء تقييمات المخاطر اللازمة خطوات صعبة في عملية إدارة البائعين. لمنع المشاكل ، من الضروري استخدام الإجراءات والمعدات المناسبة.
لضمان تقديم علاقات البائعين للقيمة المقصودة من خلال عمليات فعالة ، قد تستخدم الشركات استراتيجية إدارة البائعين. قد تغطي الخطة موضوعات بما في ذلك وضع أهداف محددة وقابلة للقياس ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وإنشاء علاقات قوية مع البائعين ودعمها. من أجل تحديد البائعين الاستراتيجيين والقيام باستثمارات في تعزيز مثل هذه العلاقات ، يمكن للشركات أيضًا تصنيف مورديها. يمكن أن تشمل العوامل الأخرى اتخاذ الاحتياطات لمنع الاعتماد المفرط على بائع معين.
جرد إدارة البائعين
مخزون إدارة البائعين عبارة عن مجموعة من العمليات وبرامج إدارة المخزون حيث يقوم المصنع ، وهو أيضًا مورد ، بمهمة تحسين مخزون الموزع.
نظام برمجيات المخزون المُدار من البائع
يمكنك ملء الطلبات بسرعة وكفاءة أكبر باستخدام أنظمة المخزون التي يتحكم فيها البائع ، والتي يشار إليها أحيانًا باسم تجديد المخزون بمساعدة المورد أو برامج التزويد المستمرة.
في هذا النوع من النظام ، يشارك الطرفان البيانات للمساعدة في تحقيق دقة ترتيب أفضل. ومع ذلك ، يحق للبائعين إبلاغ الموظفين والمنتسبين وتثقيفهم حول مخزونهم واستخدامه.
فيما يلي بعض مخزون إدارة البائعين للتحدث عنه:
# 1. دلائل الميزات
بالنسبة إلى الأعمال التجارية ، قد يكون اختيار البرامج التي تحتوي على أفضل الميزات أمرًا مخيفًا. عند استخدام حل معين لأول مرة ، قد يبدو هذا مخيفًا أكثر.
لقد قمنا بتجميع قائمة بالمتطلبات المطلوبة لحل VMI لتسهيل العملية. يمكنك أيضًا البحث عن مهارات إضافية تتناسب تمامًا مع احتياجات شركتك.
# 2. توقع الطلب
إحدى المهارات الأساسية التي توفرها حلول VMI هي التنبؤ الدقيق بالطلب على السلع. أنها توفر التنبؤ بالطلب لتجميع المنتج وتصنيعه وتسليمه بشكل فعال.
يدعم تخطيط سلسلة التوريد مدعومًا بالرؤى من خلال تنسيق بيانات الوحدات الفردية من العديد من الشركات التي تشكل قاعدة عملائك. بالإضافة إلى ذلك ، يساعدك البرنامج في تحديد مواقع أنظمة حفظ المخزون ذات الأداء الضعيف ومنع تكدس المستودع أو مساحة البيع بالتجزئة.
# 3. مراقبة المخزون
يمكنك تتبع البيانات بكفاءة للسلع التي تنشئها شركتك أو تخزنها أو تشتريها أو تبيعها. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح البرنامج إمكانية التسعير الدقيق ويساعد في الحفاظ على مستويات العرض المثلى. يجب تضمين ميزات التتبع التسلسلي والحصري في نظام جرد مناسب يديره البائع.
# 4. نقل البيانات
يتم دعم مشاركة البيانات والمستندات بسهولة بين الأجهزة داخل الشركة أو بين العملاء والعملاء وشركاء الأعمال بواسطة حلول VMI. يمكن أن يتكون هذا من بيانات عن الضرائب والجمارك وسجلات المخزون وأوامر الشراء والإيصالات ومعلومات الشحن والمزيد.
# 5. تكامل التجارة الإلكترونية
يمكنك اختيار حل VMI الذي يعمل مع منصات التجارة الإلكترونية الشائعة وعربات التسوق والمواقع الإلكترونية. ونتيجة لذلك ، ستصبح مستويات المخزون وطرق الدفع ، بما في ذلك النقد والرقمية وخيارات الشحن أكثر بساطة.
نظام إدارة البائعين
نظام إدارة البائعين ، أو VMS باختصار ، عبارة عن حزمة برامج تساعد الشركات في إدارة علاقات البائعين من بداية العقد وحتى اكتماله ، أو حتى في المراحل الأولى من تكوينه.
لماذا يعد نظام إدارة البائعين ضروريًا
يتيح لك استخدام أفضل نظام لإدارة البائعين تعظيم اتصال المورد الخاص بك. تعد إدارة البائعين أمرًا ضروريًا لنجاح أي فريق مشتريات. يتمتع حل إدارة البائعين مثل Kissflow Procurement Cloud بالعديد من المزايا ، بدءًا من تأهيل الموردين وحتى التأهيل إلى تمكينهم من إنشاء الكتالوجات وإدارتها للحصول على أداء الموردين.
فيما يلي بعض الفوائد الإضافية لاستخدام نظام إدارة البائعين.
- تسمح مبادرات إدارة علاقات البائعين الناجحة بالاستخدام الأكثر كفاءة للأفراد والموارد المالية.
- توفير المنتجات والخدمات في الوقت المناسب
- يساعدك تقديم نتائج متسقة على بناء علاقات أقوى مع عملائك. يجعل نظام إدارة البائعين العمليات الشاملة المتضمنة أكثر كفاءة.
- تتيح لك التقارير المخصصة ومؤشرات الأداء الرئيسية تقييم أداء البائع.
- لا يتطلب أي من هذا العمل اليدوي.
- تحسين إجراءات الشراء لأعلى مستوى من الإنتاجية
ما هو دور إدارة البائعين؟
يتفاوض مديرو البائعون على العقود ، ويضعون معايير للموردين ، ويكتشفون أفضل البائعين المحتملين من أجل تسهيل واستدامة الشراكات بين شركتك والموردين / الشركاء.
من هو المسؤول عن إدارة البائعين؟
الإدارة العليا هي المسؤولة عن إدارة البائعين ، في حين أن مجلس الإدارة هو المسؤول عن إدارة مخاطر البائعين.
ما هي أنواع إدارة البائعين؟
بالإضافة إلى المشتريات ، تشمل وظائف الإدارة الأخرى إعداد البائعين ، وإدارة علاقات الموردين ، وإدارة مخاطر البائعين ، وإدارة الأداء ، وإدارة العقود ، وإدارة الامتثال ، وإدارة اتفاقية مستوى الخدمة.
هل إدارة البائعين جزء من الموارد البشرية؟
نظام عمل مشابه لإدارة الموارد البشرية ، يتم استخدام إدارة البائعين لإدارة البائعين لديك بدلاً من موظفيك. الهدف من إدارة البائعين هو تحسين قيمة علاقات البائعين من خلال التعامل مع العملية برمتها بشكل كلي وقائم على المخاطر من البداية إلى النهاية.
ما هي مهارات إدارة البائعين؟
تُظهر قدرات إدارة البائعين قدرتك على التخطيط والعمل مع مصادر خارجية (منتج أو خدمة). ستكون مهمتك هي إقامة علاقات تعاون مع الموردين من أجل تحويل معاملة تجارية روتينية إلى تعاون دائم.
ما هي المراحل الأربع لإدارة البائع؟
# 1. تقييم
تتضمن المرحلة الأولى ، التقييم ، تقييم حالة عملية إدارة البيانات في الوقت الحالي والمطالب التي تتماشى معها. تمكن هذه الخطوة الحاسمة المؤسسة من فهم المشاكل التي ستحتاج إلى إصلاح.
# 2. طهر
في الخطوة الثانية ، يتم تعقيم البيانات المكررة وإزالتها ، والعثور على البيانات المفقودة ، وتصحيح البيانات الخاطئة ، وحذف الحسابات غير النشطة أو القديمة ، وتطوير قواعد عملية جديدة. نظرًا لأنه يتضمن التحليل الأكثر شمولاً للبيانات ويدعو إلى الإجراء الأكثر "تصحيحية" ، فإن التعقيم هو إحدى عمليات العملية التي تستغرق وقتًا أطول.
# 3. استقرار
يعد تحديد المعايير ، وإنهاء ملفات تعريف البائعين ، وتسجيل المسؤوليات داخل وخارج نظام إدارة البائعين ، كلها أجزاء من الخطوة الثالثة ، الاستقرار. يوفر التثبيت طريقة موحدة ومتسقة ويضع معايير من شأنها الحفاظ على عملية أفضل للمضي قدمًا.
# 4. تحسين
تركز الخطوة الرابعة والأخيرة ، التحسين ، على الخدمة الذاتية للمورد ، والحد من الاحتيال والمخاطر ، والعملية المستمرة للتحقق من صحة البيانات. تتويجًا للعمليات الثلاث الأولى ، يضمن التحسين أن العملية تعمل في أفضل حالاتها.
وفي الختام
تستدعي إدارة بيانات البائعين عمومًا العديد من الإدارات وأصحاب المصلحة للعمل معًا بنجاح من أجل ضمان عملية سلسة ، كما هو الحال مع العديد من عمليات الشراء. نظرًا لأن بيانات البائع ديناميكية ، فإن مجرد تقييم وتعقيم سجلات البائعين لن يضع المؤسسة في وضع يمكنها من تحقيق نتائج دائمة ومفيدة. يجب أن تكون القواعد والعمليات الصحيحة موجودة ، وأن يتم تبنيها بالكامل من خلال إدارة التغيير الفعالة ، وتحديثها مع تغير متطلبات العمل. ستكون المؤسسة أكثر قدرة على استخدام اتجاهات البيانات لمراقبة العمليات بنجاح مثل التنبؤ بالاحتيال وخطط المصادر الاستراتيجية إذا تمت إدارة بيانات البائع بعناية.
مقالات ذات صلة
- أنظمة إدارة البائعين: التعريف والأنواع والأنظمة العليا
- عملية الحسابات المستحقة الدفع: كيفية إدارة العملية بفاعلية
- بائعو NET 30: التعريف ، وكيف يعمل مع مثال وقائمة أفضل البائعين
- أفضل 10 بائعين بالجملة عبر الإنترنت في عام 2023
- أنظمة إدارة الموردين: العملية وأفضل الأدوات
مراجع حسابات
