يُعرف ضمان متابعة جميع الأطراف للمعايير المنصوص عليها وتقديم مستوى الدعم والخدمة والمنتج المتفق عليه في العقد باسم عملية إدارة عقد الشراء.
يتمثل أحد المكونات الرئيسية للإدارة الفعالة لعقود الشراء في ضمان حصول المنظمة على أكبر فائدة ممكنة من العقد مع تقليل المخاطر التي تفترضها في نفس الوقت. كما يتضمن تحديد طرق لخفض التكاليف والعمل كميسر لأية مراجعات للعقد قد تصبح ضرورية مع تطور طبيعة العلاقة.
فيما يلي بعض من أفضل 5 ممارسات في مجال شراء إدارة العقود.
# 1. التأكيد على الإدارة المبكرة لعقود الشراء
لقد فات الأوان للبدء في التفكير في إدارة عقود المشتريات بمجرد صياغتها بالفعل. عندما تتم صياغة العقد ، يكون إجراء تغييرات على شروط الاتفاقية أكثر صعوبة.
بدلاً من ذلك ، ضع ذلك في الاعتبار منذ بداية عملية الشراء. إنه أمر مهم لأن لديك قدرًا كبيرًا من التحكم في البداية.
الخطوة التالية هي النظر في العقد والعناصر التي يجب دمجها فيه لضمان حصول شركتك على أكبر فائدة ممكنة من الشراكة.
# 2. تخلص من جميع الخطوات اليدوية
تزداد احتمالية الأخطاء البشرية والوقت الضائع عند تتبع البيانات يدويًا عبر العديد من جداول البيانات والأنظمة المنفصلة والتطبيقات المنفصلة.
هناك احتمال أن يحتاج فريقك إلى تذكر عمليات تجديد العقد ، مما يؤدي إلى تفويت فرصة التفاوض على شروط أفضل. والأسوأ من ذلك ، أنك تخاطر بأن تصبح مقيدًا بعقد طويل الأجل بسعر سلبي.
من خلال أتمتة العديد من الإجراءات باستخدام برنامج CLM (إدارة دورة حياة العقد) ، يمكنك الابتعاد عن المخاطر الملازمة للعمل البشري. تعمل هذه المنصات على تبسيط جمع المعلومات حول الموردين وتتبع الالتزامات التعاقدية.
بالإضافة إلى ذلك ، ستتلقى رؤى في الوقت الفعلي حول أداء البائعين لديك ، مما يتيح لك المتابعة بشكل استباقي مع أولئك الذين يحتاجون إلى تلبية توقعاتك.
# 3. تحسين المخزون الخاص بك
مع استمرار انخفاض هوامش الربح في قطاعات معينة من الاقتصاد ، تبحث الشركات باستمرار عن طرق جديدة لكبح إنفاقها وتعزيز أرباحها النهائية. لذلك ، من الضروري ل المشتريات تقوم الفرق بإجراء عمليات جرد مستمرة والتحقق من الحفاظ على مستوياتها عند المستوى الأمثل. فيما يلي قائمة بمعلومات الجرد التي يجب أن تكون على دراية بها.
- إن "التكلفة الفعلية" للاحتفاظ بالمخزون هي أكثر بكثير من مجرد تقديم طلبات المنتجات.
- تتراوح القاعدة الأساسية حول الاحتفاظ بالشحن بين 20 و 30 بالمائة.
- ليست السلع الاستهلاكية هي المنتجات الوحيدة التي تتحلل بمرور الوقت ؛ كل شيء من الإلكترونيات الاستهلاكية إلى الملابس عرضة للتلف.
- يعد الافتقار إلى التخطيط والتنبؤ الملائمين السبب الرئيسي للمخزونات غير المتوازنة.
يتجه القادة في عمليات الشراء في جميع أنحاء العالم تدريجياً إلى تحقيق الوعد بتحسين الرؤى المستندة إلى البيانات. في دراسة 2018 Global CPO ، اعترف ما يقرب من نصف المشاركين بأن شركاتهم تستخدم رؤى ذكية ومتقدمة لتحسين التكاليف ومستويات المخزون.
فيما يلي قائمة بالأسئلة التي تحتاج الشركات إلى طرحها على نفسها لتحديد ما إذا كان مخزونها قد تم تحسينه أم لا:
- ما هي نسبة المخزون التشغيلي التي تتكون من فائض المخزون ، ومخزون الأمان ، ومخزون التجديد؟
- هل يحصل فريق المشتريات على منتجات أو خدمات أكثر أو أقل من اللازم؟
- ما هو أفضل عدد من المرات في الشهر لإجراء عملية شراء؟
- هل هناك أي تناقضات بين الطلبات وطلبات الشراء التي تم إجراؤها؟
# 4. مراقبة الالتزامات عن كثب
تتمثل إحدى المزايا الأخرى لإضفاء الطابع المركزي على عقود الشراء الخاصة بك رقميًا في أنها تتيح مراقبة أكثر إحكامًا لجميع الالتزامات التعاقدية ، بما في ذلك الالتزامات الخاصة بك والتزامات الشركات الأخرى التي أبرمت معها عقودًا.
يعد تحديد المواعيد النهائية الحاسمة والاستلام التلقائي للإخطارات بشأن التسليمات القادمة مهامًا بسيطة نسبيًا. بهذه الطريقة ، ستكون شركتك قادرة على الوفاء بالمواعيد النهائية للتجديد.
بالإضافة إلى ذلك ، فهو يمكّنك من مراقبة - ونتيجة لذلك ، تقليل عدد التسليمات المتأخرة أو المفقودة من البائعين لديك.
# 5. ضمان الامتثال
من المهم بنفس القدر ضمان توافق عقودك مع القوانين الداخلية والصناعية والتنظيمية ذات الصلة كما هو مهم لمراقبة جميع جداول العقود.
نظرًا لأن عدم الامتثال يمكن أن يؤدي إلى تكاليف لشركتك ، مثل العقوبات والإجراءات القانونية وفقدان السمعة ، فأنت بحاجة إلى مراجعة كل عقد لضمان امتثالك التام لشروطه. يمكنك تحقيق هذا الهدف بسهولة أكبر من خلال مركزية عقودك ، ومنع الأقسام المارقة من كتابة العقود التي تفتقر إلى هذه المكونات الأساسية.
يصبح الامتثال أسهل عندما تبدأ عقدك بشروط تمت الموافقة عليها مسبقًا أو قوالب عقد كاملة مع جميع المعلومات المتعلقة بالامتثال التي ستحتاجها. ويمكن القيام بذلك بعدة طرق.
وفي الختام
في حين أن بعض أفضل ممارسات الشراء هذه قد تبدو واضحة ومشتركة ، فإن البعض الآخر هو تطورات حديثة في هذا المجال. ومع ذلك ، يمكن للمنظمات إطلاق العنان للتميز في المشتريات من خلال تنفيذها بشكل مناسب.
تتمثل الخطوة الأولى نحو تطوير استراتيجية مشتريات مستدامة في الحصول على أداة مشتريات رقمية مستضافة في السحابة.
