إدارة الوقت: مهارات ونصائح حول الإدارة الفعالة للوقت

إدارة الوقت

نسمع مصطلح "إدارة الوقت" كثيرًا في حياتنا اليومية ، لكن قلة من الناس يفهمون ما يعنيه أو كيفية إدارة وقتهم بشكل صحيح.
نقضي ما لا يقل عن ست إلى تسع ساعات كل يوم نائمين وساعتين أخريين في إعداد وتناول وجبات الطعام. أضف ثلاث إلى أربع ساعات من وقت التنقل والتأخير في حركة المرور والمفاجآت الصغيرة الأخرى. لدينا فقط 10 إلى 12 ساعة يوميًا ، غالبًا أقل ، لإنهاء عملنا والدراسة وإدارة هواية والاعتناء بأنفسنا والتواصل الاجتماعي وقضاء الوقت مع عائلاتنا. الأحداث والمناسبات الخاصة هي مسألة مختلفة تماما.
إذا كنا نرغب في التعامل مع جدول زمني محموم في فترة زمنية قصيرة دون أن نغرق بشكل مفرط ، فيجب علينا إنشاء مهارات فعالة في إدارة الوقت. في هذا المنشور ، ستتعرف على ماهية إدارة الوقت وكيفية استخدامها لتحقيق أقصى استفادة من يومك.

ما هي إدارة الوقت؟

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وإدارة مقدار الوقت الذي تلتزم به لأنشطة أو مهام أو مشاريع محددة من أجل تعزيز الإنتاجية والكفاءة والنجاح. إنها قدرة حاسمة تمكن الناس من تحقيق أقصى استفادة من يومهم وتحقيق أهدافهم في الوقت المحدود المتاح لهم.

لا تقتصر إدارة الوقت على حشر العديد من الأنشطة في اليوم أو الاستفادة القصوى من كل دقيقة من وقتك. لا يتعلق الأمر أيضًا بالصرامة المفرطة أو عدم المرونة في جدولك الزمني ، أو المساومة على صحتك ورفاهيتك من أجل تحقيق المزيد.
لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع لإدارة الوقت. ما يصلح لشخص ما قد لا يعمل مع شخص آخر ، لذلك من الضروري إنشاء تقنية إدارة الوقت التي تلبي متطلباتك وظروفك الفردية.

بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن الانقطاعات والحوادث غير المتوقعة قد تحدث وأنه يجب أن تكون مرناً وقابلاً للتكيف للتعامل مع هذه التغييرات.
"لا يمكننا التحكم في أي شيء آخر ما لم نتمكن من إدارة الوقت." - بيتر ف. دراكر
تؤكد هذه الملاحظة لبيتر دراكر ، أبو التفكير في إدارة الوقت ، على أهمية إدارة الوقت كقدرة أساسية للنجاح في جميع جوانب الحياة. إذا لم ندير وقتنا بكفاءة ، فسيكون من الصعب علينا الوصول إلى أهدافنا وإدارة العناصر الرئيسية الأخرى في حياتنا ، مثل عملنا وعلاقاتنا وصحتنا.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟

تعد الإدارة الجيدة للوقت أمرًا بالغ الأهمية لمجموعة متنوعة من الأسباب.
يمكن أن تساعدك الإدارة الجيدة للوقت على اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية قضاء وقتك ، والمهام التي يجب تحديد أولوياتها ، ومتى تنتهي منها.

يمكن أن تساعدك القدرة على إدارة الوقت بكفاءة أيضًا على تحسين الإنتاجية من خلال السماح لك بتحقيق المزيد في وقت أقل. يمكنك تقليل توترك عن طريق إدارة وقتك جيدًا وتجنب التسويف وتفويت المواعيد النهائية والاندفاع في اللحظة الأخيرة. وفقًا لاستطلاع TimeWatch ، [2] شعر 91٪ من المستجيبين أن إدارة الوقت بشكل أفضل ستقلل من إجهاد مكان العمل وتزيد من الإنتاجية ، بينما اعتقد 86٪ أنها ستحسن التركيز على المهام.

علاوة على ذلك ، تساعد الإدارة الفعالة للوقت في تحقيق أهدافك من خلال تخصيص الوقت الكافي للعمل عليها بشكل منتظم. سيسمح لك تحديد أولويات واضحة والتركيز على المهام الأكثر أهمية بإحراز تقدم نحو أهدافك وتحقيقها في الوقت المحدد.

ميزة أخرى مهمة لإدارة الوقت هي أنها تساعدك على إنشاء توازن أفضل بين العمل والحياة. سيساعدك تحديد الأولويات وإدارة وقتك بشكل صحيح على تحقيق التوازن بين التزاماتك الشخصية والمهنية وخلق توازن أفضل بين العمل والحياة.
نتيجة لذلك ، يمكن أن يساعدك تعلم مهارات إدارة الوقت في زيادة فعاليتك وتحسين نوعية حياتك وتحقيق المزيد من النجاح في جميع مجالات حياتك.

فوائد الإدارة الفعالة للوقت

الإدارة الفعالة للوقت أمر بالغ الأهمية. تؤدي الإدارة الفعالة للوقت إلى زيادة الكفاءة والإنتاج وتقليل الإجهاد وزيادة نجاح الحياة. فيما يلي بعض فوائد الإدارة الممتازة للوقت:

# 1. الحد من التوتر

يساعد إنشاء جدول مهام والالتزام به على تقليل القلق. يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ملحوظًا أثناء شطب المهام من قائمة "المهام". هذا يمنعك من الشعور بالتوتر بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.

# 2. مزيد من الوقت

لديك المزيد من الوقت للتركيز على أنشطتك المعتادة بسبب الإدارة الجيدة للوقت. الأفراد الذين يمكنهم إدارة وقتهم بكفاءة يحبون قضاء المزيد من الوقت لتكريسه للهوايات أو التسلية الشخصية الأخرى.

# 3. احتمالات إضافية

ينتج عن إدارة الوقت المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة الصغيرة. أرباب العمل يقدرون المرشحين ذوي المهارات القوية في إدارة الوقت. سيستفيد أي عمل بشكل كبير من القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل.

# 4. القدرة على تحقيق الأهداف

الأشخاص الذين يمارسون إدارة الوقت القوية مجهزون بشكل أفضل للوصول إلى الأهداف والغايات في وقت أقل.

نصائح لتحسين إدارة وقت العمل

إدارة الوقت هي الاستخدام الواعي والتحكم في الوقت من أجل تحسين الإنتاج. باختصار ، أنجز المزيد في وقت أقل. فيما يلي نصائح حول الإدارة الفعالة للوقت في مكان العمل:

# 1. افهم كيف تقضي وقتك.

إذا تم قياس إنتاجيتك من خلال الإنتاج خلال فترة معينة ، فإن الوقت الضائع يمكن أن يساوي الأموال المفقودة. تمامًا مثل إعداد الميزانية ، عليك تتبع ما تقضي وقتك في الواقع لتحديد أي مجالات أو عادات تمنعك من تحقيق أهدافك.
ابدأ بفحص الوقت. يمكن لأدوات تتبع الوقت مثل RescueTime أن تخبرك ، بناءً على الفئات التي أعددتها ، بعدد الساعات التي تنتجها في اليوم مقابل الوقت الذي تقضيه في الأنشطة غير المتعلقة بالعمل مثل الشبكات الاجتماعية أو التسوق.

# 2. حافظ على جدولك اليومي

تجاوز "لدي ثماني ساعات لإكمال XYZ." حدد جدولًا يوميًا يتضمن فترات زمنية لأعمال روتينية مختلفة. مفتاح النجاح هو الاتساق.
اجعل الجداول الزمنية واقعية. يبالغ البشر في تقدير قدرتهم على إكمال المهام ، وهو اتجاه يُعرف باسم "مغالطة التخطيط" ، والذي يؤدي عادةً إلى توقعات تسليم مفرطة في التفاؤل. قم بإنشاء مخازن زمنية بين المهام حتى إذا تجاوزت مهمة واحدة الوقت المخصص ، يظل الجدول العام كما هو.

# 3. امنح كل انتباهك.

تجنب الذهاب إلى المواقع غير المتعلقة بالعمل (أو القيام بما لا يفترض أن تفعله) أثناء ساعات العمل. أغلق أي علامات تبويب للمتصفح تم وضع علامة "لوقت لاحق". أغلق هاتفك أو ضعه في مكان آمن حتى يحين وقت الراحة المجدولة. مرة أخرى ، الانضباط الذاتي هو أكبر صديق لك في هذا الموقف.

# 4. ضع الأولويات

يمكن أن توفر قوائم المهام إنتاجيتك. ومع ذلك ، إذا لم تكن حريصًا ، فقد تنمو لتصبح كبيرة جدًا وقوية لدرجة أنك لا تعرف من أين تبدأ. مصفوفة أيزنهاور هي تقنية يمكن أن تساعدك في تحديد ما يجب تحديده حسب الأولوية بناءً على الأهمية والإلحاح. باستخدام مصفوفة الاختيار هذه ، يمكنك تقسيم قائمتك إلى:

  • قم بما يلي على الفور: الوظائف الحاسمة ذات المواعيد النهائية المحددة ، أو تلك التي أجلتها لفترة طويلة والتي تجاوز موعد استحقاقها الآن
  • خطط مسبقا: المشاريع الهامة بدون أطر زمنية محددة
  • مندوب: يجب تفويض الأنشطة التي يمكن أن يقوم بها شخص آخر.
  • حذف: المهام التي يمكن إزالتها لأنها ليست حيوية لأهدافك أو مهمتك.

# 5. ابدأ بالمهمة الأكثر صعوبة.

تشتت انتباه الجميع ، سواء كانت مكالمة هاتفية ، أو خدمة من زميل في العمل ، أو جبل من الأطباق المتسخة. لقد مضى اليوم قبل أن تعرفه. حان الوقت "لأكل ذلك الضفدع".
تعتبر إستراتيجية إنتاجية Eat That Frog ، التي طورها المعلم القيادي بريان تريسي ، فعالة للأشخاص الذين يؤخرون أو يجدون صعوبة في تجاهل المشتتات. يقترح البدء بالمهمة الأكبر والأكثر صعوبة والأكثر أهمية - المهمة التي تميل إلى تأجيلها إلى وقت لاحق. بمجرد أن "تأكل هذا الضفدع" ، يمكنك الانتقال إلى أشياء أخرى.

# 6. قم بعمليات مماثلة على دفعات

التجميع ، المعروف أيضًا باسم معالجة الدُفعات ، هو عملية تجميع الوظائف المماثلة بحيث يمكن إكمالها في نفس الوقت. قم بفرزهم حسب الهدف أو الغرض.
كتوضيح:

  • أيام الثلاثاء والخميس مخصصة لاجتماعات العملاء.
  • الرد على رسائل البريد الإلكتروني حصريًا بين الساعة 10 و 11 صباحًا
  • إنشاء وتوزيع التقارير أول شيء في الصباح.

# 7. ضع قيودًا زمنية مناسبة

وفقًا لقانون باركنسون ، "يتسع العمل ليشغل الوقت الممنوح لإنهائه".
إذا كان لديك يوم كامل للقيام بوظيفتين لا تستغرق أكثر من ثلاث ساعات ، فمن المرجح أنك ستقضي اليوم بأكمله في هاتين المهمتين. إذا أعطيت لنفسك نافذة قصيرة ، فمن المؤكد أنك ستحدد الموعد النهائي المبكر.

# 8. تعلم أن أقول لا

لدينا الكثير من الطاقة في يوم واحد فقط ، وتتضاءل بمرور الساعة. اعرف حدودك وكن على استعداد لقول لا لتجنب الجهود المتواضعة. افهم مزاياك وعيوبك. ركز على ما أنت قوي فيه ، وإذا أمكن ، فوض ما يمكن للآخرين إنجازه بشكل أفضل وأسرع.

# 9. ابتعد عن تعدد المهام

الدليل على تعدد المهام واضح: فهو يقلل الإنتاجية ويمكن أن يكون مميتًا. تُعرِّف الجمعية الأمريكية لعلم النفس التلاعب العقلي بأنه "تكاليف تبديل" تقلل من الإنتاجية. على الرغم من أن تبديل المهام لا يستغرق سوى بضع ثوانٍ لكل تغيير ، إلا أنه يزيد إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر. تزداد فرصك في ارتكاب الخطأ أيضًا.

# 10. حافظ على التنظيم

إذا حدث لك أي مما يلي ، فقد تحتاج إلى تغيير تنظيمي:

  • أنت تتأخر عن الاجتماع الذي تقوده.
  • لقد نسيت طباعة تقرير يطلبه رئيسك في العمل لعرض تقديمي.
  • كان عليك أن تطلب من قسم تكنولوجيا المعلومات اسم المستخدم أو كلمة المرور أكثر من مرة.

الخبر السار هو أن التنظيم موهبة يمكن إتقانها. ابدأ بالأساسيات.
حافظ على مكان عمل نظيف. وفقًا لـ National Geographic ، ربط علماء النفس وعلماء الأعصاب عواقب الفوضى بالإدراك والصحة العقلية والسلوك. يمكن للفوضى المرئية أن ترفع مستويات التوتر والقلق ، مما ينتج عنه استجابة القتال أو الطيران. لتحسين عملية اتخاذ القرار ، تخلص من أي أوراق يمكن إعادة تدويرها أو تمزيقها. قم بإزالة العناصر غير الضرورية ووضع الأدوات اليومية في متناول اليد.

رقم 11. تنظيم ملفات الكمبيوتر ومحركات الأقراص المشتركة.

لا يمكن المبالغة في أهمية تسمية الملفات في تنظيم الأصول الرقمية. أنشئ نظامًا يتيح لك ولزملائك تحديد موقع الأشياء بسرعة وسهولة.

رقم 12. استفد من التقويم.

رتب جدولك الزمني وفقًا لفئات الحياة مثل "الشخصية" و "المهنية" و "الالتزام". قد يساعدك الترميز اللوني على التمييز بسهولة بين الفئات أو بين العناصر العاجلة وغير العاجلة.

# 13. استفد من أدوات إدارة الوقت

استخدم هذه الإنتاجية و أدوات الأتمتة لزيادة الإنتاجية:

  • فترة ركود لمركزية اتصالات الفريق وتنظيمها حسب القناة. لن يكون هناك مزيد من غربلة عدد لا يحصى من سلاسل البريد الإلكتروني للحصول على تفاصيل المشروع.
  • Dropbox أو OneDrive لتخزين الملفات ومشاركتها ونسخها احتياطيًا. يتمتع أعضاء الفريق المؤهلون بوصول 24/7 إلى الملفات المستندة إلى السحابة.
  • لتتبع الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية ، استخدم تقويم Google وتقويم Microsoft. قم بتوصيلهم بـ Slack لتلقي التنبيهات والتذكيرات التلقائية في القنوات ذات الصلة.
  • للتصاميم والرسوم البيانية ، استخدم Canva أو Lucidchart. إنهم يساعدون حتى المصممين الأقل خبرة في إنشاء قوالب ذات مظهر احترافي.

عواقب سوء إدارة الوقت

ضع في اعتبارك تداعيات إدارة الوقت السيئ أيضًا.

# 1. سير العمل غير الفعال

ينتج ضعف الكفاءة عن الفشل في التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف. على سبيل المثال ، إذا كان هناك العديد من الأنشطة الهامة التي يجب القيام بها ، فستكون الخطة الفعالة هي إكمال المهام ذات الصلة بشكل متزامن أو متتابع. ومع ذلك ، إذا لم تكن تخطط مسبقًا ، فقد تجد نفسك بحاجة إلى الارتداد ذهابًا وإيابًا ، أو التراجع في مهمتك. هذا يعادل انخفاض الكفاءة والإنتاج.

# 2. مضيعة الوقت

يؤدي عدم كفاية إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت. على سبيل المثال ، تعد الدردشة مع الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل في مهمة بمثابة إلهاء ومضيعة للوقت.

# 3. فشل التحكم

تفقد السيطرة على حياتك عندما لا تعرف ما هي المهمة التالية. قد يؤدي هذا إلى زيادة التوتر والقلق.

# 4. جودة عمل منخفضة

غالبًا ما تؤدي الإدارة السيئة للوقت إلى مخرجات منخفضة الجودة. على سبيل المثال ، الإسراع في القيام بأشياء في اللحظة الأخيرة يؤدي في كثير من الأحيان إلى تدهور الجودة.

# 5. سمعة سيئة

إذا لم يستطع العملاء أو صاحب العمل الاعتماد عليك لإنهاء الأمور في الوقت المحدد ، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تعاني. إذا كان العميل لا يمكنه الوثوق بك لإكمال مهمة في الوقت المحدد ، فمن المرجح أن يأخذوا أعمالهم إلى مكان آخر.

وفي الختام

إدارة الوقت هي قدرة حاسمة يمكن تعلمها لزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف.
ستكون قادرًا على قضاء وقتك بشكل أكثر فاعلية ، وتحديد أولويات مسؤولياتك ، وإنجاز المزيد في نهاية المطاف في وقت أقل إذا قمت بتطوير مهارات إدارة الوقت الموضحة أعلاه. أخيرًا ، يمكنك تقليل التوتر ، وتعزيز التوازن بين العمل والحياة ، والعيش حياة أكثر إرضاءً.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً