غالبًا ما تشعر أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم لإنجاز كل شيء. لكن هناك نفس عدد الساعات في اليوم للجميع. ومع ذلك ، فإن بعض الأشخاص أكثر كفاءة في استخدام وقتهم من غيرهم ، بينما يجد البعض الآخر أنفسهم غير قادرين على الوفاء بالتزاماتهم في الوقت المحدد. السر هو إدارة الوقت. في هذا ، ربما ترغب في تركيز طاقتك على الأنشطة التي تثري حياتك. ولكن كيف يمكنك أن تتلاءم مع الأشياء التي تهمك حقًا عندما يكون لديك مهنة وأطفال والتزامات أخرى؟ هناك العديد من تقنيات إدارة الوقت المتاحة ، كل منها مصمم خصيصًا لمجموعة فريدة من سمات الشخصية أو تحديات الإنتاجية أو الأهداف التنظيمية. يغطي هذا الدليل كل ما يتعلق بإدارة الوقت في العمل أو للطلاب بالإضافة إلى التقنيات والأدوات اللازمة لإنجاحه.
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي كل شيء عن اتخاذ القرارات: ما يجب القيام به ومتى تفعل ذلك ، وما يجب القيام به ، كل هذا متروك لك. قد تدعي بثقة أنك أدرت وقتك بشكل فعال إذا أعطيت الأولوية للأنشطة ذات القيمة العالية والموجهة نحو الهدف ، وأكملتها في الموعد المحدد ، وما زلت تجد الوقت للاعتناء بنفسك جسديًا. ومع ذلك ، إذا سألك أحدهم كيف يمكنك القيام بذلك؟ هذا بسيط للغاية ، هذا فقط من خلال الاستفادة من تقنيات إدارة الوقت المختلفة.
تتيح لك تقنيات إدارة الوقت ، وهي مجموعة من القواعد والمفاهيم ، إنجاز المزيد في وقت أقل وبجهد أقل. كما أنه يساعد على تحسين جودة قراراتك ومدى سرعة اتخاذها.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تفكر في الجوانب المحددة لإدارة وقتك التي تتطلب عملاً وكيف تفضل تنظيم وقتك. يمكنك أيضًا تكييف استراتيجيات إدارة الوقت الخاصة بك مع مكان العمل من أجل تحسين إنتاجيتك.
ما هو جوهر إدارة الوقت؟
إن فهم الفرق بين ما هو مهم حقًا وما يجب القيام به على الفور هو حجر الزاوية لإدارة الوقت بكفاءة.
من الضروري أن تضع في اعتبارك أن الأنشطة الأكثر أهمية ليست بالضرورة تلك التي يجب إكمالها على الفور. المشكلة هي أن معظمنا يترك الأشياء التي يجب القيام بها الآن تحكم جداولنا.
ما هي أساسيات إدارة الوقت؟
يدرك معظم الناس أن إدارة الوقت مهارة حاسمة ويتمنون لو كانوا أفضل في ذلك. يستمرون في محاولة إيجاد طرق لتنظيم وقتهم بشكل أفضل ، لكن يبدو أنهم دائمًا ما ينتهي بهم الأمر بالحيرة أكثر من ذي قبل. قد يكون هناك العديد من الطرق للتعامل مع الوقت ، ولكن بعضها فقط ينطبق على أي سيناريو معين.
ومع ذلك ، فيما يلي الأساسيات الأساسية لإدارة الوقت التي ستساعدك على عيش حياة مثمرة ومتوازنة.
- التخطيط
- تفعل شيئا واحدا في وقت واحد.
- التنظيم وتحديد الأولويات.
- تعلم أن أقول لا
- قاعدة 80/20
- ضع جداول زمنية واقعية.
- حافظ على صحتك وخالية من الإجهاد.
- مندوب
- تجنب الإلهاء
ما هو الغرض من إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية التنظيم والتخطيط والاستفادة القصوى من الوقت بين الأنشطة المختلفة من أجل تحقيق أقصى قدر من الفعالية والكفاءة والإنتاج. من أجل إنجاز المهام والمشاريع والأهداف الحساسة للوقت ، من الممكن تنفيذها عن طريق إدارة الوقت التي تجمع بين عدد من المهارات والأدوات والتقنيات والأساليب.
تقنيات وأدوات إدارة الوقت
إذا كنت تريد النجاح في حياتك الشخصية أو المهنية ، فستحتاج بشكل أساسي إلى تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال.
يمكنك أن تصبح خبيرًا في إدارة الوقت في أي وقت من الأوقات إذا كنت تستخدم المجموعة الصحيحة من الأدوات والتقنيات لتنظيم حياتك ، وزيادة إنتاجية عملك ، وعدم تفويت موعد نهائي آخر مرة أخرى.
هنا ، هناك تقنيات وأدوات مجربة وحقيقية لإدارة الوقت يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من يوم عملك.
أفضل تقنيات إدارة الوقت
يعتمد اختيار تقنيات وأدوات الإدارة الأكثر فاعلية في مساعدتك على إدارة وقتك وحياتك العملية بشكل أفضل على حاجتك.
سواء أكنت بحاجة إلى تحديد يوم عملك ، أو ساعات دراستك ، أو تقدمك نحو أهداف معينة ، فأنت في أفضل وضع للحكم على ما يناسبك بشكل أفضل.
فيما يلي تقنيات وأدوات وقدرات مفيدة للتعامل مع عملية إدارة الوقت في العمل بكفاءة أكبر. الخطوة الأولى في إدارة الوقت هي اتخاذ قرار بتغيير عادات المرء الحالية. طالما أنك على استعداد لاتخاذ إجراء ، فإن إدارة الوقت تكون في غاية السهولة.
# 1. تقنية بومودورو
لا تتجاهل أبدًا الحاجة إلى الراحة عند بذل جهد جاد. الطماطم (البندورة) مفيدة كتذكير بالاستراحة.
في أواخر الثمانينيات من القرن الماضي ، طور فرانشيسكو سيريلو ، مطور البرامج والمؤلف ، تقنية بومودورو (الطماطم) ، التي اكتسبت منذ ذلك الحين شعبية واسعة كاستراتيجية لإدارة الوقت بشكل فعال. يُنظر إلى بومودورو على نطاق واسع على أنها واحدة من أكثر الطرق فعالية لإدارة الوقت المستخدمة اليوم.
بومودورو مبني على مفهوم بسيط مخادع. يجب تقسيم عملك لهذا اليوم إلى أجزاء أصغر ، كل منها يجب أن تنجزه قبل أخذ استراحة قصيرة. واحدة بومودورو هي فترة من العمل المركز تستغرق 25 دقيقة تليها استراحة قصيرة من ثلاث إلى خمس دقائق. بعد تناول 4 بومودوري ، يتم أخذ فجوة أطول من 15 إلى 30 دقيقة لإعادة التزود بالوقود.
يتطلب اتباع تقنية بومودورو استخدام مؤقت أساسي. إذا التزمت بهذه الطريقة ، فسيكون لديك متسع من الوقت للتركيز وإعادة الشحن ، مما يتيح لك تحقيق أقصى استفادة من يوم عملك.
# 2. الأهداف الذكية
تكون إدارة الوقت أكثر فاعلية عندما يكون لدى المرء إحساس واضح بالهدف والاتجاه في الحياة. يستخدم إطار هدف SMART على نطاق واسع كطريقة فعالة لتحديد الأهداف.
هناك طريقة ذكية لكتابة أهداف الإدارة وأهدافها "بقلم جورج ت.
الغالبية العظمى من الأفراد لا يأخذون الوقت الكافي للتخطيط لأي شيء. عشرة بالمائة أو أقل من السكان يكتبون أهدافهم. هذا يعني أنك بحاجة إلى تخصيص بعض الوقت والتفكير لتحديد أهداف مهمة بالطريقة المناسبة.
إذا قررت وضع القلم على الورق ، فتأكد من أن تكون محددًا بحيث يكون لديك شيء تعمل من أجله بدلاً من قائمة العموميات التي ستجعلك تشعر بعدم الإلهام والضياع. هذا مضيعة للوقت لا طائل من ورائها. يجب عليك استخدام طريقة استراتيجية لتسجيل أهدافك.
يمكن العثور على تفسيرات وأمثلة وقوالب مفصلة لإنشاء أهداف SMART على الإنترنت.
# 3. ماتيكس أيزنهاور "أو صندوق أيزنهاور
بعد أن يتم تدوين أهداف SMART الخاصة بك ، فقد حان الوقت لتحويلها إلى أجزاء من العمل يمكن التحكم فيها. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكن إعطاء الأولوية للوظائف. عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات ، غالبًا ما يُشار إلى مصفوفة أيزنهاور كأداة انتقال.
كان دوايت دي أيزنهاور الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة ، وتولى المنصب من عام 34 إلى عام 1953. وكما اقترحت مصفوفته ، ينبغي تقسيم العمل إلى الفئات الأربع التالية:
- حسن التوقيت وحاسم (افعل أولاً)
- غير عاجل + حرج (الجدول الزمني)
- عاجل + غير هام (مندوب)
- ليست مهمة وليست عاجلة (حذف)
هناك نوعان من المهام: المهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا (مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو طلبات الاجتماع) والمهام التي قد تنتظر حتى وقت لاحق.
على العكس من ذلك ، فإن المهام الحاسمة هي تلك التي تقربك من تطلعاتك النهائية وأهدافك المهنية. أهم مسؤولياتك هي تلك التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهدافك الشخصية والمهنية.
وغني عن القول أنه يجب إعطاء الأولوية للأنشطة الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية أولاً. اقضي معظم انتباهك في هذا المجال (عاجل + حيوي).
يعد وقت ممارسة الرياضة والتعلم والإنتاج والتواصل الاجتماعي أمثلة على الأنشطة الحيوية ولكن غير العاجلة التي يجب التخطيط لها مسبقًا (وتأكد من القيام بها بانتظام). يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية ، أو الأفضل من ذلك ، إلغاء أي التزامات أخرى.
# 4. مجلس كانبان
في اليابانية ، كانبان عبارة عن لافتة أو لوحة إعلانية. الغرض من لوحة كانبان هو توفير تمثيل مرئي لتقدمك نحو أهداف محددة.
غالبًا ما يستخدم المعجبون في Kanban لوحة بيضاء ضخمة أو برنامجًا يتيح تصور Kanban لرسم خططهم. وجدنا أن استخدام لوحة Kanban المادية كان أكثر فاعلية.
يجب رسم العديد من الأعمدة التي تصور تقدم المهام الفردية على السبورة البيضاء. ستجد الأعمدة التالية على السبورة العادية:
ثم يجب عليك استخدام الملاحظات اللاصقة. يتم تمثيل كل عنصر مهمة بملاحظة لاصقة. ببساطة ضع اسم عنصر العمل الذي يجب القيام به. يمكن استخدام الملاحظات اللاصقة الملونة المختلفة لأغراض مختلفة.
بمجرد وضع اللوحة الكبيرة والملاحظات اللاصقة المرتبطة بها ، يمكن تعيين الوظائف بسهولة في الأعمدة المناسبة.
إذا كنت قد فعلت كل شيء بشكل صحيح ، فسيكون لديك تصوير مرئي أنيق لمهامك وأين تقف. ستعمل على تقديم الملاحظات اللاصقة عبر هذه الأعمدة أثناء تقدمك.
# 5. القيام بعمل عميق تجنب الجهود الضحلة أو السطحية.
بعد استخدام الطرق المذكورة أعلاه ، يجب أن يكون لديك مجموعة أهداف محددة جيدًا ، وقائمة من الخطوات المحددة التي يمكن إدارتها للوصول إلى هناك ، وتمثيل مرئي لتقدمك باستخدام لوحة Kanban.
في هذه المرحلة ، يجب أن تكون قادرًا على اختيار المسألة الأكثر إلحاحًا لمعالجتها. العمل العميق هو عملية التركيز بشكل مكثف على مهمة واحدة لإنهائها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
صاغ كال نيوبورت مصطلح "العمل العميق" لوصف حالة الاهتمام غير المشتت اللازم للاستفادة الكاملة من المواهب المعرفية للفرد.
من خلال الانخراط في عمل عميق ، يمكنك تقديم قيمة وتطوير قدراتك وإنجاز المهام التي يصعب تكرارها. أصبح مصطلح "التدفق" يصف الحالة العقلية التي تسمح بالتركيز المستمر.
نصف الجهد أو الجهد السطحي هو نقيض العمل العميق. تعد تعدد المهام ، والعمل في مشاريع متعددة في وقت واحد ، ووفرة عوامل التشتيت البيئية من الظروف الشائعة لهذا النوع من الوظائف منخفضة القيمة (البريد الإلكتروني ، والهاتف ، والدردشة ، وغيرها من الانقطاعات).
تتمثل الإستراتيجية الأكثر فاعلية لمكافحة "نصف العمل" في تخصيص فترة زمنية طويلة لمهمة واحدة ، وخلال هذه الفترة يجب تعليق جميع الأنشطة الأخرى والانقطاعات.
# 6. تتبع كيف تقضي وقتك
بصفتنا مبتكرين لأسهل وأقوى متتبع للوقت في العالم ، MyHours ، فقد نكون في Spica جزئيًا في موضوع تتبع الوقت ، لكن لا يمكننا إنكار الآثار الإيجابية لذلك على كفاءة موظفينا والفرق التي لديهم عملت على.
وفوق كل ذلك ، يمكنك أتمتة المهام مثل إعداد التقارير والفواتير بمساعدة متتبع الوقت الجيد ، والذي يوفر تحفيزًا لطيفًا لإنجاز المزيد وإلقاء نظرة ثاقبة على كيفية قضاء وقتك.
يمكنك فقط إدارة ما تتبعه ، كما يقول المثل القديم. أصبح تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة ومقدار الأموال التي تجنيها أسهل باستخدام نظام تتبع الوقت.
تسمح الإحصائيات الدقيقة بإدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة. إذا كنت تستخدم متتبع الوقت ، فمن المرجح أيضًا أن تطبق استراتيجيات أخرى لإدارة الوقت على أساس منتظم.
# 7. إنجاز الأمور (GTD)
يُطلق على إحدى الطرق الأكثر شهرة والأكثر استخدامًا للتحكم الفعال في الوقت "إنجاز الأمور". تم تصميم العملية المكونة من خمس خطوات لمساعدتك على تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة ، والتي يمكنك بعد ذلك معالجتها واحدة تلو الأخرى وإكمالها على الفور.
"فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد" هو شعار النظام. من المفترض أن يتيح لك استخدام هذه التقنية الشعور بتوتر أقل مع الاستمرار في إنجاز المزيد ، والتوصل إلى أفكار جديدة ، وتتبع كل ما يحتاج إلى انتباهك في العمل.
# 8. OKR- الأهداف والنتائج الرئيسية
تستخدم الشركات من جميع الأحجام OKR ، مما يجعلها واحدة من أكثر الأطر شهرة في العالم (والد OKR هو Andy Groove ، الرئيس التنفيذي الشهير لشركة Intel). هذا الهيكل أساسي للغاية.
تظهر النتائج الرئيسية كيف تخطط لتحقيق أهدافك. يمكن تعيين OKRs مع المبدأ التوجيهي التالي: "يجب أن (الهدف) كما تم قياسه بواسطة (هذه المجموعة من النتائج الرئيسية).
الأهداف هي ملخصات للنتائج المرجوة. يجب أن يكونوا نشيطين وممتعين ، لكن موجزين. يجب ألا يكون هناك أكثر من خمسة أهداف شاملة للشركة.
يمكن قياس نجاحك في تحقيق أهدافك من خلال مراقبة بعض النتائج الرئيسية. يجب تحديد ثلاث إلى خمس نتائج رئيسية لكل هدف. عند مراجعة أهم النتائج في الختام ، ستعرف ما إذا كانت جهودك ناجحة أم لا.
بمجرد إنشاء OKRs ، يجب مشاركتها مع كل فرد في الفريق أثناء عملية التخطيط ربع السنوية. يعد إعداد ومراقبة ومراجعة OKRs على أساس منتظم أمرًا بالغ الأهمية. أمثلة وقوالب OKR كثيرة على الإنترنت.
# 9. سكروم.
فيما يتعلق بتطوير البرمجيات ، أثبتت SCRUM أنها أكثر منهجية إنتاجية مرنة تعتمد على نطاق واسع. على الرغم من أنه ليس أسلوبًا صارمًا لإدارة الوقت ، إلا أنه يمكن أن يساعد في مواجهة صعوبات الإنتاجية والتركيز.
المبدأ الأساسي لإطار العمل هو أنه يجب أن تكون منفتحًا باستمرار لتغيير وتعديل نهجك وفقًا لذلك. الخطوة التالية الأكثر أهمية هي مراجعة خططك باستمرار بناءً على المدخلات التي تتلقاها أثناء مرحلة التنفيذ.
تضع SCRUM علاوة على العمل معًا كفريق ، وإنتاج شيء ذي قيمة ، وإشراك جميع الأطراف ذات الصلة ، والتحلي بالمرونة في مواجهة التغيير ، وتحسين العمليات وإتقانها أثناء التنقل.
أصبحت أدوات تنفيذ الإطار واضحة جدًا أيضًا. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عند تنفيذها كمجموعة وليس كجهد فردي ، ولكن يمكن تعديلها لتعمل على أي مقياس.
# 10. مجلة رصاصة ، أو بوجو
تعد تقنية بومودورو وطريقة Bullet Journal أكثر الطرق المرغوبة لتنظيم يوم عمل الفرد. لذلك ، من المنطقي أن الاحتفاظ بمجلة رصاصة هو أحد أفضل الطرق لإدارة وقتك.
المبادئ التوجيهية للطريقة هي كما يلي: عليك أن تأخذ الوقت الكافي لتحقيق أهدافك ؛ السعادة تنبع من وجود هدف في الحياة ؛ تنمية الفضول من خلال تحديد الأهداف والعمل عليها ؛ إجراء تحسينات تدريجية تضيف ما يصل إلى تطور كبير ؛ واستخدام الاستبطان لتجد طريقك إلى الأمام.
يجب أن تحتفظ بسجلات سريعة لكل ما يحدث. ستساعدك الملاحظات القصيرة على تذكر التفاصيل المهمة لاحقًا. يجب استخدام أسلوب مميز للنقاط النقطية والمؤشرات لتحديد السياق أثناء التسجيل.
بالإضافة إلى ذلك ، مرة واحدة في الشهر ، ستنظر إلى السجلات القديمة وتنتقل إلى أي وظائف تحتاج إلى النقل (تقوم بأشياء مثل حذف المهام غير ذات الصلة ، وجدولة مهام جديدة ، وترحيل المهام من السجلات اليومية إلى سجل شهري جديد إلخ.).
كيف تتقن إدارة الوقت؟
يواجه الجميع ، من الطلاب إلى العمال وحتى الأشخاص من جميع الأعمار ، صعوبة في تنظيم جداولهم والعمل بشكل جيد. تشير الدلائل ، مع ذلك ، إلى أن هذه التحديات يمكن التغلب عليها. وعندما نفعل ذلك ، نجد أن مستويات التوتر لدينا تنخفض ، ويزداد الرضا الوظيفي لدينا ، ويزدهر أداؤنا الأكاديمي وعاداتنا الدراسية.
لا يوجد نقص في النصائح والتقنيات والأدوات المتعلقة بإدارة الوقت عبر الإنترنت ، ولكن أي منها مفيد حقًا؟ يمكن أن تساعدك الطرق التالية ، المدعومة بالدراسات ، في أن تصبح خبيرًا في إدارة الوقت ؛
- تقييم الوقت
- ترتيب الاولويات
- يضع اهداف
- التخطيط
- مراقبة
ما هو الخطأ الأكثر شيوعًا في إدارة الوقت؟
إما أنهم لا يملكون أي أساليب على الإطلاق ، أو أنهم يتبنون موقف "سأتعامل مع المشاكل فور ظهورها". كما سنرى في قائمة الأخطاء النموذجية أدناه ، هناك العديد من المصادر المحتملة لإدارة الوقت السيئ.
- المماطلة
- عدم إعطاء الأولوية
- إدارة الانحرافات
- التخطيط غير السليم
- الإفراط في الالتزام
- إدارة الموقف والتوتر
- تعدد المهام
- سوف يستغرق التقليل من قيمة المهام
- عدم تحديد الأهداف الشخصية
ما هي الأنواع الثلاثة لإدارة الوقت؟
من المهم اتباع نهج متعدد الأوجه عند محاولة تحسين قدراتك في إدارة الوقت. مكان واحد للبدء هو تحليل ممارسات إدارة الوقت الحالية. يمكنك بعد ذلك البدء في عملية التعرف على السلوكيات غير المرغوب فيها وتطوير المهارات اللازمة لتغييرها. باستخدام العناصر الثلاثة لإدارة الوقت ، إليك بعض الاقتراحات لزيادة إنتاجك وتحسين إحساسك بالإنجاز ؛
- التخطيط
- ترتيب الاولويات
- أداء
ما هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة الوقت؟
قائمة الطرق الفعالة لإدارة الوقت ؛
- استخدم تحديد الهدف بدقة.
- ركز على أكثر الأشياء أهمية.
- حدد مقدار الوقت الذي لديك لإنهاء المشروع.
- حاول أن تأخذ قسطًا من الراحة بين الحين والآخر.
- احصل على عملك معًا
- تخلص من الأشياء الدخيلة.
- فكر للامام.
وفي الختام
إتقان فن وتقنيات إدارة الوقت هو قدرة لا تقدر بثمن ستفيد عملك وحياتك الشخصية. سيؤدي عدم القدرة على التخطيط المسبق إلى الارتباك إذا لم تتعلم إدارة وقتك بشكل فعال. الوقت سلعة ثمينة يجب أن نتعامل معها باحترام. إتقان إدارة الوقت هو المفتاح لحياة أكثر سعادة ونجاحًا.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن المثابرة على منح كل مهمة وقتًا كافيًا بينما نتعلم مهارات وتقنيات إدارة الوقت سيكون له تأثير إيجابي على التوازن بين العمل والحياة.
الأسئلة الشائعة حول تقنيات إدارة الوقت
لماذا نحتاج إلى تقنيات وأدوات إدارة الوقت في حياتنا العملية؟
لماذا نحتاج إلى طرق لإدارة وقتنا بشكل أفضل؟
إدارة الوقت هي عملية تحديد مقدار الوقت الذي سنخصصه لمختلف المهام. يمكن أن يكون هذا ذو طبيعة مهنية أو شخصية. لإنجاز جميع مسؤولياتك اليومية في الوقت المناسب ، يجب أن تكون قادرًا على إدارة وقتك بشكل فعال. بهذه الطريقة ، لا تضاف الجهود ، وقد يتم شحذ المهارات بمزيد من التركيز.
ما هي الإستراتيجية الأكثر فاعلية لإدارة الوقت؟
من بين كل تقنيات إدارة الوقت ، فإن الأسلوب الأكثر فعالية وكفاءة في الحياة الشخصية والعملية هو "التخطيط".
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة مشروع كانبان: 22 من أفضل أدوات إدارة مشروع كانبان ، والمزايا ، والتفاصيل
- التداول العميق في خيارات المال- مخاطر يجب مراعاتها
- إدارة مشروع TRELLO: النماذج والميزات والاستخدامات الرئيسية
- أدوات إدارة المشاريع الرشيقة: التعريف والاستخدامات وقائمة APM
الرقم المرجعي
