استراتيجيات إدارة الوقت: ما هي بعض استراتيجيات إدارة الوقت المثبتة للعمل

استراتيجيات إدارة الوقت
شرح الصورة: LearningInsight
جدول المحتويات إخفاء
  1. استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة
  2. إذن ما مدى فعالية استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة؟
  3. أفضل استراتيجيات إدارة الوقت
    1. # 1. كن متواضعا واعترف بقابليتك للخطأ
    2. # 2. التخطيط المسبق كل يوم 
    3. # 3. رتب أولويات عملك اليومي والأسبوعي والشهري حسب الأهمية
    4. # 4. استفد بشكل أفضل من أدوات إدارة الوقت
    5. # 5. تجنب الوقوع في فخ تعدد المهام
    6. # 6. تعلم عندما تكون أكثر فعالية
    7. # 7. التخلص من المشتتات
    8. # 8. حان الوقت لنفسك
    9. # 9. قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر.
    10. # 10. إتقان فن الشركة "لا"
    11. رقم 11. عندما يكون ذلك ممكنا ، تسليم المهام للآخرين.
    12. رقم 12. حاول إعادة شحن بطارياتك
  4. أدوات إدارة الوقت.
  5. لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟
  6. كيف يمكنك تحسين الإنتاجية؟
  7. وفي الختام
  8. الأسئلة الشائعة حول استراتيجيات إدارة الوقت
  9. ماذا تعني الإدارة الفعالة للوقت؟
  10. كيف تصف الأهداف الذكية للإدارة الفعالة للوقت؟
  11. ما هي العوامل التي تسهم في الإدارة غير الفعالة للوقت؟
  12. مقالات ذات صلة
  13. الرقم المرجعي

غالبًا ما تشعر أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم لإنجاز كل شيء. لكن هناك نفس عدد الساعات في اليوم للجميع. الوقت لا يميز ؛ كل شخص لديه نفس القدر منه. ومع ذلك ، فإن بعض الأشخاص أكثر كفاءة في استخدام وقتهم من غيرهم ، بينما يجد البعض الآخر أنفسهم غير قادرين على الوفاء بالتزاماتهم في الوقت المحدد. لماذا تعتقد ذلك ، على أي حال؟ السر في الإدارة الفعالة للوقت وأ أداة تقويم مخصصة. تعني إدارة الوقت ترتيب الأولويات وتحديد المدة التي يجب تكريسها لكل مهمة. هذا هو السبب في أن استخدام استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة أمر بالغ الأهمية. يمكن للأفراد ، بما في ذلك الطلاب ، تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت من خلال اعتماد بعض أفضل الاستراتيجيات وأكثرها فعالية الموضحة في هذا الدليل.

استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة

يواجه الكثير منا صعوبة في إدارة الوقت ، وهو ما يشير إلى الطريقة التي نقرر بها استخدام وقتنا وترتيبه. ومع ذلك ، إذا تمكنا من تعلم كيفية إدارة وقتنا بشكل جيد ، فيمكننا إنجاز المزيد في وقت أقل والتركيز على الأنشطة التي سيكون لها أكبر تأثير.

سيستفيد الأفراد أكثر من مزيج من استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة التي تعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم. من المحتمل أن تختلف استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة لديك اعتمادًا على ما إذا كنت طالب دراسات عليا أو أم عاملة. إذا كنت تتعلم بشكل أفضل من خلال رؤية الأشياء يتم إجراؤها ، فقد يكون التقويم المرمز بالألوان مفيدًا لك أكثر من قائمة المهام المكتوبة على الورق.

يمكن أن تستفيد مستويات الإجهاد والإنتاجية والأداء المهني للشخص من استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة. يمكنك التحقق من قائمتنا لاستراتيجيات إدارة الوقت الأكثر فاعلية وثباتًا إذا كنت تواجه مشكلة في تتبع عملك أو إذا كنت ترغب فقط في تجربة شيء جديد.

إذن ما مدى فعالية استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة؟

على مدى العقود الثلاثة الماضية ، انتشرت فكرة إدارة الوقت بشكل كبير. هذا لأنه يسهل التحضير المحسن ، والكفاءة المعززة ، ونمط الحياة المتوازن.

كيف ، إذن ، تعمل استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة على تعزيز الإنتاجية؟ الهدف الأساسي هو إدارة وقتك بشكل استباقي بحيث يمكنك التركيز على ما يهمك حقًا ، سواء للطلاب أو في العمل أو في حياتك الشخصية.

فوائد تعلم استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة واسعة النطاق:

  • سيكون لديك القدرة على تحقيق أهدافك بنجاح.
  • سيكون تنظيم أولوياتك أقل صعوبة.
  • ستكون قادرًا على التخلص من السلوكيات السيئة مثل التسويف وعدم التركيز على الهدف. وستكون قادرًا أيضًا على تقليل فترة انتباهك القصيرة.
  • إن تعلم إدارة وقتك بشكل أفضل لا يساعدك فقط على الشعور بتوتر أقل ، ولكنه أيضًا سيبقيك متحمسًا.
  • سيكون لديك صورة واضحة تمامًا لكيفية تنظيم كل مسئولياتك وتحديد أولوياتها.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تطوير استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت في مكان العمل والاستفادة من الأدوات المصممة خصيصًا لهذا الغرض سيحسن فرصك في البقاء في طليعة كل شيء.

أفضل استراتيجيات إدارة الوقت

مفهوم "إدارة الوقت" هو مفهوم خاطئ. لا يمكنك التحكم في مرور الوقت ، ولكن يمكنك التأثير في كيفية استجابتك له. على الرغم من رغباتك المتكررة في الحصول على وقت إضافي ، لا يُخصص لك سوى 24 ساعة ، أو 1,440 دقيقة في اليوم. إدارة الوقت هي موهبة يمكن تطويرها من خلال التأمل والتخطيط والتقييم والانضباط الذاتي. الوقت ، مثل النقود ، نادر ومكلف. يجب أن يتم حراسته ، واستخدامه بحكمة ، واحتسابه في الميزانية.

لهذا السبب من المهم ألا تستخدم فقط أي استراتيجيات لإدارة الوقت ، ولكن تلك الفعالة. إن تعلم إدارة وقت المرء بشكل فعال هو الخط الفاصل بين أولئك الذين هم فقط مشغولون وأولئك الذين ينجزون الأشياء بالفعل ، بين الرداءة والنجاح.

فيما يلي بعض من أفضل استراتيجيات إدارة الوقت وأكثرها فعالية ؛

# 1. كن متواضعا واعترف بقابليتك للخطأ

كثير من الناس يكافحون بشدة لإدراك أنهم لا يخلو من العيوب. إنهم يعتقدون أنه لا يوجد خطر من حدوث أي خطأ لأنهم استعدوا لكل موقف. سيأتي وقت يستيقظ فيه كل شخص لديه مثل هذه النظرة بوقاحة على حقائق الحياة القاسية.

فكر للحظة في كيف يكون مقبولًا أن تكون إنسانًا ، مكتملًا بالعيوب والإخفاقات. ضع في اعتبارك هذا أثناء عملك على تطوير استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت ، وتذكر أنه حتى أفضل الخطط الموضوعة يمكن أن تنحرف. بدلاً من الشعور بالهزيمة أمام هذه التحديات ، يمكنك استغلالها كفرص للنمو كشخص.

# 2. التخطيط المسبق كل يوم 

على الرغم من التعديلات الحتمية ، لا يزال وضع الخطط موضع تشجيع. قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ قبل أن تجد الطريقة الأفضل بالنسبة لك ، ولكن هناك العديد من الخيارات القابلة للتطبيق. يعد أخذ بضع دقائق كل ليلة قبل النوم للتخطيط لأنشطة اليوم التالي ممارسة مفيدة للكثيرين.

قبل الغوص في مهام الغد المعقدة ، خذ نفسًا عميقًا وتراجع عن قائمتك لمعرفة من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. أيضًا ، لا تنسَ جدولة بعض أوقات التوقف في جدولك اليومي. سيساعدك القيام بذلك على الاستعداد عقليًا لمهام الغد وفتح الباب للقيام بعمل إضافي إذا دعت الحاجة.

# 3. رتب أولويات عملك اليومي والأسبوعي والشهري حسب الأهمية

ضع أولويات للأيام أو الأسابيع أو الأشهر القادمة بجانب جلسات التخطيط الخاصة بك. من أجل تجنب الإرهاق ، من المفيد تتبع المهام القادمة حتى تتمكن من توزيعها على مدار الأسبوع. سيساعدك الجدول الأسبوعي على البقاء على المسار الصحيح مع أهدافك اليومية ، مما يسمح لك بإنجاز المزيد.

يعد إعداد قائمة شاملة بجميع المسؤوليات التي تتحملها في العمل مكانًا جيدًا للبدء. من الجيد قضاء بعض الوقت في تقسيم هذه المسؤوليات إلى أنشطة يومية وأسبوعية وشهرية يمكن التحكم فيها. ستجعل معرفة هذه المعلومات من الأسهل بكثير الحفاظ على التركيز على أساس يومي وإنجاز جميع أعمالك.

# 4. استفد بشكل أفضل من أدوات إدارة الوقت

عند الحديث عن قوائم المراجعة ، فإن إحدى أكثر الاستراتيجيات فعالية لإدارة الوقت هي جمع أكبر عدد ممكن من الأدوات من أجل دعم مطالباتك. يمكنك تبسيط حياتك بنقرة زر واحدة عن طريق تنزيل واحد من ملايين برامج الكمبيوتر أو تطبيقات الهواتف الذكية المتاحة. إنه لأمر مدهش كم ساعة من الوقت يمكنك توفيرها كل أسبوع فقط عن طريق إضافة أداة إدارة الوقت إلى صندوق الأدوات الخاص بك.

تبديل الخطة برامج إدارة المشاريع هو مثال ممتاز على ذلك. يحتوي على ميزات مثل منشئ قائمة المهام ومولد الجدول الزمني وهو بالتأكيد يستحق نظرة. بمساعدة طرق عرض التقويم لكل يوم وأسبوع وسنة ، يمكنك بسهولة تحديد الأهداف وتحقيق أهداف عالية لجميع مشاريعك. يمكنك زيادة تحسين تجربتك وإنتاجيتك من خلال الاستفادة من عمليات الدمج والإضافات المتاحة للمنتجات التي تستخدمها بالفعل.

# 5. تجنب الوقوع في فخ تعدد المهام

هل أدركت أن تعدد المهام يمكن أن يقلل من ذكائك بأكثر من 11 بالمائة؟ عندما تحاول التوفيق بين العديد من المهام ، يمكن أن يكون لها آثار مدمرة عليك وعلى من حولك. وإذا كنت لا تعتقد أنه أمر مروع للغاية ، فحاول أن تعيش على أموال أقل بنسبة 11٪ كل عام.

بغض النظر عن مدى سطوعك ، فإن تعدد المهام يقلل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40 بالمائة. في الواقع ، يؤدي التركيز على مهمة واحدة في كل مرة إلى مضاعفة مقدار العمل الذي يمكنك إنجازه في أسبوع معين. ضع في اعتبارك أن بعض عوامل التشتيت ، مثل الاستماع إلى الموسيقى الهادئة ، يمكن في الواقع زيادة الإنتاجية إذا تم استخدامها بشكل صحيح.

# 6. تعلم عندما تكون أكثر فعالية

هل تحب الصباح أم المساء أم ما بينهما؟ هذه هي أنواع الاستفسارات التي يمكن أن تؤدي إلى رؤى حول الوقت الذي تكون فيه أكثر فاعلية في اليوم.

من المحتمل أن الشخص الذي يعمل في الصباح ويستطيع إجبار نفسه على النهوض من الفراش قبل دقيقة كاملة من انطلاق المنبه ، سينجز المزيد في الساعات الأولى من اليوم. قد يستغرق الشخص الذي هو بومة ليلية بعض الوقت للدخول في روتينه الطبيعي بعد أن يستيقظ. غالبًا ما تصل هذه المجموعة إلى ذروتها في فترة ما بعد الظهر.

ابحث عن الوقت من اليوم الذي تكون فيه في ذروتك العقلية والجسدية ، بغض النظر عن موقفك. هذا هو الوقت الذي يجب أن تقوم فيه بالجزء الأكبر من العمل الحاسم في يومك.

# 7. التخلص من المشتتات

لأي أسباب تعتبر استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة مهمة؟ نظرًا لوجود الكثير من عوامل التشتيت في انتظار إبعاد عقلك عن عملك والتزاماتك الأخرى. فيما يلي بعض المصادر الأكثر شيوعًا للاضطراب في العمل:

بينما لا يمكنك دائمًا التحكم في موعد جدولة الاجتماعات ، يمكنك التخلص من مصادر التشتيت الأخرى. ضع هاتفك في مكان هادئ وقم بإخفائه في أحد الأدراج إذا كنت بحاجة إلى التركيز على العمل دون أن تقاطعك الإشعارات أو إغراء التحقق من ذلك. إذا وجدت نفسك تتحقق باستمرار من بريدك الوارد عدة مرات في اليوم ، فقد يكون الوقت قد حان لتحديد فترات منتظمة لتسجيل الوصول.

يجب أن تكون لطيفًا ومهذبًا مع زملائك في العمل في جميع الأوقات ، ولكن إذا كان أحدهم يتدخل في إنتاجيتك ، فلا بأس من إخبارهم أنه ليس لديك وقت للدردشة الآن واقتراح وقت أفضل.

# 8. حان الوقت لنفسك

في حين أنه قد يبدو سخيفًا ، فإن ضبط عداد الوقت قد يكون طريقة فعالة حقًا لإدارة وقتك. يمكنك استخدام مؤقت لمساعدتك على التركيز ، وتذكيرك بأخذ فترات راحة ، وحتى مساعدتك في إنجاز المزيد في فترة زمنية معينة. تعتبر الاستراحات عنصرًا أساسيًا في أي يوم عمل لأنها تسمح لك بالابتعاد عن مكتبك وإعادة تجميع صفوفك لبضع دقائق قبل الغوص مرة أخرى.

يعد استخدام عداد الوقت لتقييد وقت عملك بمقدار معين تطبيقًا رائعًا آخر. إن تحديد وقت محدد لنفسك يحفزك على العمل بشكل أسرع وإكمال المزيد في تلك الفترة المخصصة.

# 9. قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر.

هل سبق لك أن نظرت إلى مشروع وأردت الهروب على الفور لأنه بدا شاقًا للغاية؟ من المحتمل أنك بحاجة إلى التكبير عن قرب. لإدارة وقتك بشكل أفضل في مشروع كبير ، قسّم معالمه الرئيسية والمواعيد النهائية إلى مهام وأهداف فرعية أصغر.

الآن بعد أن تم تقسيم كل شيء ، يمكنك العودة إلى استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة التي ناقشناها سابقًا ، مثل وضع جدول زمني وتحديد الأولويات للمهام. من خلال القيام بذلك ، ستجد أن الصورة العامة أقل صعوبة وأن الموعد النهائي الوشيك يمكن التحكم فيه بشكل أكبر.

# 10. إتقان فن الشركة "لا"

باختصار ، لا تكن مكان العمل "نعم يا رجل" أو "نعم امرأة" ، لأن هذا هو العامل الأخلاقي الأساسي للسرد. إذا كنت مرهقًا باستمرار من تحمل الكثير ، فقد ترغب في التدرب على رفض الخدمات من الأصدقاء والعائلة. يمكن أن يمنحك هذا الكثير من الخيارات لتحسين إدارة وقتك وجودة مخرجاتك.

رقم 11. عندما يكون ذلك ممكنا ، تسليم المهام للآخرين.

عندما تكون مشغولاً للغاية للقيام بكل شيء بنفسك ، فإن أحد الحلول هو البحث عن طرق لتفويض المهام للآخرين. إذا تم تكليفك بمهمة ذات موعد نهائي مستحيل لإكمالها بنفسك ، قسّم العمل بين زملائك في العمل وهاجمه كمجموعة.

قد يجد القادة والمديرون هذا أمرًا بالغ الأهمية ، لأن أعباء العمل الشخصية الخاصة بهم يمكن أن تصبح ساحقة قريبًا دون تفويض كافٍ. لمنع حدوث ذلك ، تأكد من أن مسؤولياتك ومسؤوليات أعضاء فريقك محددة جيدًا حتى تعرف دائمًا من هو المسؤول عن ماذا.

رقم 12. حاول إعادة شحن بطارياتك

قد تكون طريقة توفير الوقت هذه أهم شيء يمكنك القيام به لحياتك المهنية وسلامة عقلك. كل يوم ، تستعد الشركات في جميع أنحاء العالم للقتال في يوم آخر ومواجهة التحدي أو المشكلة التالية في قائمة المهام الخاصة بهم. ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أن تأخذ استراحة من الهيجان بين الحين والآخر.

العودة إلى مكتبك أو المستودع أو موقع البناء مع التركيز المتجدد والطاقة بعد الاستراحة يمكن أن يكون نعمة كبيرة على إنتاجيتك.

امنح نفسك وقتًا للاسترخاء وتجديد نشاط عقلك وجسدك وروحك بأي طريقة تريحك أكثر ، سواء كانت رحلة تخييم في عطلة نهاية الأسبوع أو رحلة بحرية شاطئية فاخرة لجميع أفراد الأسرة.

أدوات إدارة الوقت.

أدوات إدارة الوقت هي نوع من البرامج التي قد تساعدك في جدولة أنشطتك ، وتتبع تقدمك ، وتحليل نتائجك لتحقيق أقصى قدر من كل يوم.

ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالجدولة وإدارة الوقت ، فكل شخص لديه متطلبات مميزة. من المحتمل أن تكون البرامج أو الأدوات المخصصة لإدارة الوقت مفيدة إذا كنت تقوم في كثير من الأحيان بالتوفيق بين عدة مشاريع ومواعيد نهائية وموارد.

ومع ذلك ، فإن هذه الحلول هي أيضًا تطبيقات تستند إلى واحدة أو أكثر من هذه الاستراتيجيات ، وكلها تهدف إلى زيادة الإنتاجية ، ومكافحة التسويف ، ومنع الإرهاق والتوتر لك ولفريقك.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟

لنفترض أنك ترغب في زيادة إنتاجيتك خلال اليوم وترغب في تحقيق توازن أفضل بين حياتك المهنية والشخصية. وبالمثل ، إذا كان بإمكانك إكمال نفس القدر من العمل في جزء صغير من الوقت ، ألا ترغب في قضاء هذا الوقت الإضافي في الاستمتاع؟ هذا ، من بين العديد من الأسباب الأخرى ، هو السبب في أن استخدام ليس فقط أي استراتيجية لإدارة الوقت ولكن استراتيجية فعالة أمر بالغ الأهمية.

بغض النظر عن أسباب رغبتك في تحسين إدارة وقتك باستخدام استراتيجيات وأدوات فعالة ، فمن شبه المؤكد أنك ستحصل على الفوائد التالية:

  • زيادة في الإنتاجية
  • انخفاض مستوى التوتر
  • تحسين القيادة على عملية العمل الخاصة بك
  • القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية على أساس ثابت

كيف يمكنك تحسين الإنتاجية؟

الغالبية منا تقصر عن تحقيق إمكاناتنا بسبب عاملين. عاداتنا الرهيبة في العمل وميلنا إلى الاستجابة للمشكلات عند ظهورها بدلاً من معالجتها بشكل استباقي.

في حين أن الإجابة قد تبدو واضحة ، إلا أن تنفيذها قد يكون صعبًا. يمكن للعادات الجيدة التي تجعلنا استباقيين ومسؤولين عن أيام العمل الخاصة بنا أن تحل محل عاداتنا السيئة وروتيننا التفاعلي. استخدم استراتيجيات إدارة الوقت هذه لتصبح ذاتك الأكثر كفاءة وفعالية في العمل.

  • يجب القيام بالعمل الشاق عندما تشعر بالقوة.
  • توقف عن تعدد المهام
  • كن متفائل
  • ضع قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها كل ليلة.
  • قلل عدد المهام في قائمتك.
  • خذ الوقت الكافي للتفويض
  • تداخل فترات العمل مع فترات النشاط البدني
  • تخلص من كل المشتتات
  • قم بإعداد جدول مكالماتك.
  • الحصول على قسط كاف من النوم.
  • تأكد من البحث عن نفسك.

وفي الختام

من المهم التفكير في فعالية استراتيجيات توفير الوقت الخاصة بك من وقت لآخر. تعرف على مدى حسن إدارتك لوقتك بين العمل والحياة الشخصية. إذا كنت تحرز تقدمًا في أهدافك الأكثر إلحاحًا وربما تعطي لنفسك أولوية كافية. إذا كان كل شيء سلبيًا ، فقد حان الوقت لإعادة التفكير فيما تراه استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت وإجراء بعض التغييرات. عندما تتعلم إدارة وقتك بشكل فعال ، يمكنك تحسين رفاهيتك ، وإنجاز المزيد في حياتك الشخصية والمهنية ، والتطلع إلى مستقبل أكثر إشراقًا.

تعد إدارة الوقت بشكل جيد أمرًا ضروريًا لتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة. بصرف النظر عن جعلك أكثر كفاءة بشكل عام ، فإن تعلم استراتيجيات إدارة الوقت سيساعدك على التحكم في جدولك بشكل أكثر فعالية.

الأسئلة الشائعة حول استراتيجيات إدارة الوقت

ماذا تعني الإدارة الفعالة للوقت؟

تتيح لك الإدارة الفعالة للوقت إنجاز المزيد من المهام المهمة كل يوم. من المؤكد أن الاستفادة القصوى من وقتنا أمر بالغ الأهمية ، ولكن الأهم من ذلك هو معرفة كيفية إدارته جيدًا. قد يتوقع المرء أن يكون مديرو الوقت الأكثر كفاءة وفعالية هم الأكثر فعالية أيضًا.

كيف تصف الأهداف الذكية للإدارة الفعالة للوقت؟

يعد إنشاء أهداف SMART (التي تمثل "محددة ، وقابلة للقياس ، وقابلة للتحقيق ، وذات صلة ، وفي الوقت المناسب") طريقة ممتازة لإعطاء نهجك لإدارة الوقت بعض الهيكل. تزيد الطبيعة المُقاسة والمتعمدة لأهداف SMART من احتمالية تحقيقها.

ما هي العوامل التي تسهم في الإدارة غير الفعالة للوقت؟

في معظم الحالات ، لا يمكننا إدارة وقتنا بشكل فعال لأننا نفشل في التخطيط المسبق وتحديد الأولويات ووضع أهداف واضحة وتجنب التعامل مع المهام العاجلة.

الرقم المرجعي

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً
برامج إدارة السفر
تفاصيل أكثر

برنامج إدارة السفر.

جدول المحتويات إخفاء نظرة عامة على برنامج إدارة سفر الأعمال رقم 1. الإدارة والتفاوض مع مقدمي خدمات السفر #2. الاعتناء ب…
كيفية التغلب على التوازن بين العمل والحياة من خلال ريادة الأعمال عن بعد
تفاصيل أكثر

كيفية التغلب على التوازن بين العمل والحياة من خلال ريادة الأعمال عن بعد 

جدول المحتويات إخفاء التحديات الشخصية في ريادة الأعمال عن بعد تكييف استراتيجيات التكامل بين العمل والحياة لتحقيق نجاح ريادة الأعمال تحديد الأولويات العقلية والنفسية...