خطاب الإنهاء: المعنى ، كيفية كتابته وما تحتاج إلى معرفته

خطاب الإنهاء
مصدر الصورة: SHRM

إنهاء الموظف هو حدث نموذجي في قطاع الأعمال. في حين أنه نادرًا ما يكون إجراءً لطيفًا ، إلا أنه مطلوب في كثير من الأحيان. إذا وجدت نفسك في موقف تضطر فيه إلى السماح لشخص ما بالذهاب كمدير للموارد البشرية أو حتى المالك ، فستحتاج إلى التأكد من قيامك بذلك بطريقة مهنية وقانونية. هذه المقالة هي دليل حول كيفية كتابة خطاب إنهاء عقد الموظف بالإضافة إلى خطاب إنهاء عقد الإيجار ، مع نموذج مفصل.

ما هو خطاب الإنهاء للموظف؟

خطاب الإنهاء هو مستند يستخدمه صاحب العمل لإخطار الموظفين بفصلهم ، وهو جزء مهم من التوثيق لكل من الموارد البشرية والفرق القانونية.

سوء سلوك الموظف ، مثل خرق لوائح الشركة أو القانون ، هو السبب الأكثر شيوعًا لخطابات الإنهاء.

بينما يتم إصدار خطابات الإنهاء عادةً من قبل أصحاب العمل للموظفين ، إلا أنه يمكن كتابتها أيضًا من قبل الأفراد الذين يختارون مغادرة الشركة طواعية (مثل خطابات الاستقالة).

ما هي أهمية خطاب الإنهاء؟

خطاب الإنهاء هو سجل مكتوب لفصل الموظف ، يحتوي على سبب الفصل وأي بيانات أخرى ذات صلة.

هذه الرسالة مهمة لأنها تثبت أن مؤسستك أنهت موظفًا بطريقة عادلة وقانونية.

ولكن هناك ما هو أكثر مما هو عليه.

غالبًا ما تكون خطابات الإنهاء هي الخطوة الأخيرة في العملية.

يمكنهم إغلاق الحلقة وإظهار أنه تم منح الموظف كل فرصة لتلبية التوقعات وتحسين الأداء قبل الإنهاء.

هذه أيضًا واحدة من آخر الأوراق التي سيتلقاها الموظف المنتهي من شركتك.

من هذا المنظور ، يمكن لخطاب الإنهاء توضيح إجراءات الإنهاء لشركتك وتقديم نظرة ثاقبة لما سيحدث بعد ذلك.

قد تكون خطابات الإنهاء ، خاصة عند فصل كبار الموظفين ، بمثابة تذكير لطيف لاتفاقية عدم الإفشاء للموظف ، والشروط غير التنافسية ، وضبط الاتفاقيات التجارية.

إذا كانت هذه العقوبات ملزمة تعاقديًا ، فقد تحتاج أيضًا إلى ترتيب نقل أو بيع الأسهم مع أصحاب المصلحة.

بعد كل شيء ، قيل وفعل ، يجب الاحتفاظ بهذه الرسائل في الملف للوصول إليها في المستقبل من قبل كل من الموارد البشرية والإدارات القانونية.

ما هي الأسباب الأربعة للإنهاء؟

يجوز لصاحب العمل إنهاء خدمة الموظفين لأسباب متنوعة. في معظم الظروف ، يجب على صاحب العمل اتباع خطوات أو معايير معينة للتأكد من أن الفصل عادل ، وإلا فقد يتم الطعن فيه في محكمة.

# 1. عدم أداء الواجبات

التفسير الأكثر وضوحًا (والأكثر عدلاً) هو فشل الموظف في أداء واجباته بشكل صحيح. يمكن أن يكون الأداء السيئ ناتجًا عن مجموعة متنوعة من العوامل ، بما في ذلك عدم القدرة على الوصول إلى مستوى معين من المهارة أو حتى الفشل في التوافق مع زملاء العمل والمديرين. سواء شعروا أن الأداء السيئ متعمد أم لا ، يجب على صاحب العمل دائمًا تقديم تحذير عادل وفرصة معقولة للتحسين قبل فصل الموظف.

# 2. سوء سلوك الموظف

سوء السلوك هو أساس نموذجي آخر للفصل. يمكن أن يشمل ذلك الوصول متأخرًا باستمرار إلى العمل أو عدم اتباع إجراءات مكان العمل بفعالية. في مثل هذه الظروف ، يضطر صاحب العمل عادةً إلى تقديم إنذار مبكر وإتاحة فرصة للتحسين. فقط في حالة استمرار المخالفة ، سيتمكنون من طرد الموظف. الاستثناء الوحيد هو سوء السلوك المفرط ، مثل السرقة أو الاعتداء أو الأنشطة غير القانونية ، والتي قد تؤدي إلى الفصل دون سابق إنذار.

# 3. مرض طويل الأمد

قد يكون المرض طويل الأمد سببًا صالحًا للفصل ، ولكن فقط إذا لم يكن مرتبطًا بإعاقة وبعد إجراء تعديلات معقولة للسماح للموظف بمواصلة العمل.

# 4. وفرة

يمكن أن يحدث الفصل أيضًا نتيجة التكرار ، حيث تحتاج الشركة إلى خفض عدد موظفيها. هناك معايير معينة تحكم عمليات التكرار.

كيف تكتب خطاب الإنهاء

قد يكون إنشاء خطاب إنهاء أمرًا صعبًا ، ولكنه جزء أساسي من عملية إنهاء علاقة العمل.

تتحمل مؤسستك مسؤولية الالتزام بجميع لوائح العمل والمتطلبات القانونية في منطقتك المحددة ، على الرغم من أن هذه المسؤوليات قد تختلف وفقًا للقوانين المحلية وسبب الإنهاء. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته لكتابة خطاب إنهاء جيد.

# 1. اختر لهجتك مع مراعاة.

خطابات الإنهاء هي عنصر أساسي في دورة حياة الموظف.

سواء تم تسريح الموظفين أو فصلهم من العمل بسبب سوء السلوك ، فمن الأهمية بمكان أن تظل محترفًا ومهذبًا أثناء الاتصال الرسمي.

ضع في اعتبارك أنه إذا كان الإنهاء غير متوقع ، فسوف تقلل من أجر الموظف والتأمين الصحي وضروريات المعيشة الأخرى مع وضعهم أيضًا في وضع غير مؤكد.

في حين أن استجابة الشركة لرفاهية الموظف ليست في النهاية استجابة الشركة ، يجب أن تكون على دراية بهذه الظروف قبل بدء الحوار وإظهار التعاطف إذا كان ذلك مناسبًا.

يجب أن يعمل خطاب الإنهاء أيضًا على تقليل بعض هذا الالتباس من خلال وضع إجراءات مستقبلية واضحة وملموسة ، إن أمكن.

# 2. قم بتجميع جميع المعلومات ذات الصلة

قبل أن تبدأ في كتابة خطاب إنهاء ، اجمع كل الحقائق الأساسية التي ستحتاجها لإكمال المهمة.

ستختلف هذه المعلومات بناءً على المدة التي قضاها الشخص في المنظمة والمسؤوليات التي يتحملها.

في بعض الحالات ، قد لا تحتاج إلى كل شيء.

إذا كنت تنهي عملًا مستقلاً أو موظفًا متعاقدًا ، فقد يكون الأمر بسيطًا مثل تقديم إشعار بآخر يوم عمل والسماح للمقاول بوقت إضافي لإكمال أي عمل متبقٍ.

# 3. ابدأ بالأساسيات.

قبل أن تبدأ في صياغة خطاب الإنهاء الخاص بك ، يجب أن تبدأ بالأساسيات ، مثل اسم الموظف والمنصب في المنظمة.

إذا كانت شركتك كبيرة بما يكفي ، فقد تحتاج أيضًا إلى تضمين معرف الموظف والقسم والمدير أو المشرف.

يمكن عرض هذه البيانات في قائمة أعلى الصفحة.

لتحديد المتلقي المقصود لهذه المعلومات بوضوح ، يجب أن تكون مرئية وصريحة ومباشرة.

# 4. إبلاغ الموظف بتاريخ الإنهاء.

أحد أهم المعلومات هو التاريخ الفعلي للإنهاء.

يجب تضمين ذلك في وقت مبكر من الخطاب لوضع حدود واضحة لعمليات الشركة المستقبلية.

عند طرد شخص ما لسبب ما ، قد يكون تاريخ الإنهاء هو نفس يوم إصدار الخطاب ، ويسري على الفور.

في بعض الأحيان ، لا سيما أثناء تسريح العمال والمواقف الأخرى التي لا يوجد فيها سبب لإقالة شخص ما ، يمكنك إصدار تاريخ انتهاء ساري المفعول مقدمًا (غالبًا أشهر) لإتاحة وقت للموظفين للاستعداد.

# 5. اشرح سبب (أسباب) الإنهاء.

من المحتمل أن يكون سبب الإنهاء هو أهم جانب في العملية برمتها من وجهة نظر الموظف لأنه يخبرهم عن سبب طردهم بشكل قانوني.

يجب أن يكون هذا القسم واضحًا وصادقًا ومباشرًا.

إذا تم طرد الموظفين لسبب ما ، فيمكنك الإشارة إلى تحذيرات مكتوبة سابقة أو شهور من الأعمال الورقية المتراكمة التي تدل على ضعف الأداء.

يمكن أيضًا تحديد القضايا الأكثر خطورة ، مثل الاعتداء أو السرقة ، كأسباب مشروعة للإنهاء.

مهما كان سبب الإنهاء ، كن صريحًا ومباشرًا في وصف هذه الصعوبات حتى يفهم الموظف سبب تركهم.

إذا كان الإنهاء يستند إلى حدث واحد أو متكرر (مثل التأخير المزمن) ، فقم بتقديم تفاصيل دقيقة حول هذا الحادث.

كن مستعدًا لمناقشة هذه النقاط مع عضو فريقك المنتهية ولايته عند إصدار هذه الرسالة (إذا قمت بذلك شخصيًا) ، ولكن ضع في اعتبارك أن القرار قد تم اتخاذه بالفعل.

بغض النظر عن سلوك الموظف ، يجب أن تخطط لإنهاء التوظيف.

# 6. وصف التعويضات والمزايا المستقبلية.

حتى إذا قمت بإنهاء أحد الموظفين لسبب ما ، فسيظل من حقهم الحصول على مزايا معينة ، والتي يجب أن تذكرها في خطاب الإنهاء الخاص بك.

قد تقدم الشركات مزايا إنهاء الخدمة بالإضافة إلى القسيمة الوردية.

تكون أحيانًا ظرفية أو متوقفة على شكل من أشكال اتفاقية عدم الإفشاء. يجب أن تكون مستعدًا لمناقشة هذه الموضوعات إذا ظهرت.

في الوقت نفسه ، إذا كان الموظف قد حصل على إجازة مدفوعة الأجر (PTO) أو إجازة مرضية مؤهلة للدفع ، فقم بتضمينها في هذا المجال.

إذا كانت شركتك توفر كوبرا أو خطط صحية مماثلة تمد التغطية إلى ما بعد عقد العمل للتأمين الصحي والمزايا المتعلقة بالصحة ، فيمكنك شرح هذه المزايا هنا أيضًا.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أن العديد من هذه المزايا ، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بها ، هي مكونات مألوفة لأي خطاب إنهاء.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، قد ترغب في إنشاء قسم مخصص في قالب مستند باستخدام المتغيرات لحساب ودمج المعلومات الدقيقة وذات الصلة بسرعة.

# 7. صف الخطوات التالية بالإضافة إلى أي إخلاء مسؤولية.

قد تحتاج إلى تقديم توجيه بشأن ما يجب أن يحدث بعد ذلك ، اعتمادًا على ظروف الإنهاء.

قد يكون الأمن على أهبة الاستعداد لإخراج موظف غير سعيد من المبنى في حالة الإنهاء المفاجئ غير الطوعي.

قد ترغب في إعطاء جدول زمني لتمكين الموظفين من إنهاء العقود الحالية ، وتسليم المهام لأعضاء الفريق الآخرين ، والخروج مع الحد الأدنى من اضطرابات الفريق في حالات الإنهاء التي تم إجراؤها بمرور الوقت.

قد يكون لدى الموارد البشرية سياسة تحدد العمليات والإجراءات الواجب اتباعها عند تحديد المواعيد النهائية للموظفين المغادرين ، لذلك قم بفحص السياسات الحالية قبل تطوير هذا القسم.

# 8. وضع اللمسات الأخيرة على البيانات ومعلومات الاتصال

قد تحتاج الشركة إلى الاتصال بموظف بعد تاريخ انتهاء الخدمة.

قد يحدث هذا عندما يرفض الموظفون إعادة ممتلكات العمل أو عندما تريد الشركة إرسال شيك إنهاء الخدمة النهائي أو الأوراق الضريبية أو أي اتصال آخر مشابه بالبريد.

قدم أي معلومات اتصال مهمة (الهاتف الخلوي ، عنوان المنزل ، إلخ) لموظفك كجزء من عملية الإنهاء واطلب منهم التحقق من صحة كل شيء قبل مغادرتهم.

سيسمح ذلك للشركة بالاتصال بك في حالة وجود أي صعوبات لم يتم حلها.

في الوقت نفسه ، تأكد من تضمين معلومات حول الشخص الذي يجب أن يتصل به العامل لديك في حالة ظهور أي مخاوف.

تذكر أن الخطوط الساخنة القياسية للموظفين قد يتعذر الوصول إليها من قبل الموظفين السابقين ، وأن الأرقام المحلية قد لا تكون أفضل نقاط الاتصال في المستقبل.

ما هو خطاب إنهاء عقد الإيجار؟

خطاب إنهاء عقد الإيجار ، المعروف أيضًا باسم خطاب نهاية الإيجار ، هو إشعار يرسله المالك إلى المستأجر لإبلاغه بأن عقد الإيجار لن يتم تجديده بعد تاريخ الانتهاء المحدد.

مع اقتراب نهاية مدة عقد الإيجار ، سيكون لديك أنت والمستأجر خيار التجديد لمدة أخرى أو إنهاء عقد الإيجار. إذا كنت تنوي إنهاء عقد الإيجار مع المستأجر الخاص بك ، فإن الوسيلة النموذجية للإشعار هي خطاب إنهاء عقد الإيجار.

ماذا تكتب في خطاب إنهاء عقد الإيجار؟

سيتضمن خطاب إنهاء عقد الإيجار النموذجي ما يلي:

  • تاريخ انتهاء عقد الإيجار
  • سبب الفصل (إن وجد)
  • نسخة مكررة من عقد الإيجار
  • طلب العنوان الجديد للمستأجر (لإعادة توجيه مبلغ التأمين)
  • تعليمات لإتمام عملية المغادرة
  • نسخة مكررة من قائمة التحقق الخاصة بالانتقال (إن وجدت)
  • التواريخ والساعات المقترحة لإجراء فحص تجول نهائي

ما هو شكل خطاب إنهاء عقد الإيجار؟

يجب كتابة خطاب إنهاء عقد الإيجار من المالك بشكل واضح ووفقًا للتشريعات المحلية الخاصة بالمالك والمستأجر وتشريعات الإسكان العادل. قبل تقديم خطاب إنهاء عقد الإيجار ، استشر محامٍ محلي.

# 1 ابدأ بوضع التاريخ واسمك ومعلومات الاتصال في الركن الأيمن العلوي من الرسالة.

# 2: أرسل الرسالة إلى المالك (أو المستأجرين ، إذا كان هناك عدة أشخاص في عقد الإيجار).

# 3: قم بتضمين عنوان العقار المستأجر وتاريخ بدء الإيجار وانتهائه وسبب الحرف في الفقرة الأولى.

# 4: في الفقرة الثانية ، ذكر المستأجر الخاص بك بالتجول الأولي الذي تم إجراؤه عند الانتقال للعيش فيه ، وقم بتضمين نسخة من الإرشادات التفصيلية.

# 5: بعد ذلك ، أخبر المستأجر أنك ترغب في إجراء جولة أخيرة قبل الانتقال. قدم عدة مرات تناسبك وادعهم لاختيار واحدة. تحقق من القواعد المحلية الخاصة بك ، نظرًا لأن بعض المواقع تحتاج إلى أن يكون المستأجر حاضرًا ويجب أن تتم الإرشادات خلال إطار زمني محدد.

# 6: الحصول على عنوان إعادة توجيه من المستأجر لأي مراسلات مستقبلية ، مثل إعادة مبلغ التأمين.

# 7: اختم بجملة ختامية وتوقيعك.

متى يجب تقديم خطاب إنهاء عقد الإيجار؟

يجب عادة تقديم إشعار لمدة 30 يومًا على الأقل للمستأجر عند إنهاء عقد الإيجار من شهر إلى شهر. ومع ذلك ، بناءً على شروط عقد الإيجار والقانون المحلي ، قد تكون ملزمًا بتقديم إشعار 30 أو 60 أو 90 يومًا بإنهاء الإيجار لعقد إيجار محدد المدة. قد لا يتمكن المالك أيضًا من إنهاء عقد الإيجار في حالات معينة. اقرأ عقد الإيجار الخاص بك وتحدث مع محامٍ محلي لتحديد مقدار الإشعار الذي تحتاج إلى تقديمه.

كتابة خطاب إنهاء العقد

خطاب إنهاء العقد هو خطاب رسمي يخبر الموظف بأنه يتم إنهاء وظيفته. وفقًا لعقد الموظف ، غالبًا ما يحدد سبب دوران الموظفين ، ويصف الخطوات التالية التي قد يتخذها هذا الموظف ، ويشرح أي امتيازات أو مدفوعات قد يحصلون عليها نتيجة لذلك. قد يكون عمال الموظفين ، على سبيل المثال ، مؤهلين لمكافأة نهاية الخدمة إذا كانوا في وظيفة لمدة عامين على الأقل قبل ذلك. يمكن أيضًا استخدام خطاب الإنهاء لإيقاف العلاقة القانونية مع شركة أخرى وتحديد أي معاملات نهائية بينهما.

متى يستخدم الموظفون خطابات إنهاء العقد؟

عندما تحدث أحداث معينة تؤدي إلى إنهاء عقد الموظف ، يمكن للشركة استخدام هذا النوع من الخطابات. يمكن للشركات اختيار إصدار هذا الإشعار أو مجرد إدارة الرواتب في الوقت الذي يسبق انتهاء العقد قانونيًا ، وفقًا لقانون التوظيف. في بعض الأحيان يتفق الطرفان على الإنهاء في وقت مبكر ، بينما في ظروف أخرى ، يكون الفصل قسريًا. وفقًا لقانون العقود (حقوق الأطراف الثالثة) ، يمكن للشركات إنهاء العقد لعدة أسباب ، ويمكنهم استخدام خطاب أثناء العملية لإعادة تأكيد أحكام بند إنهاء العقد.

هذه بعض الأمثلة على الحالات التي قد يستخدم فيها صاحب العمل هذا النوع من الخطابات:

  • وقت الاختبار: قد يكمل بعض الموظفين ثلاثة إلى ستة أشهر من العمل المؤقت قبل أن يصبحوا موظفين بدوام كامل ، وخلال هذا الوقت قد تنهي إدارة الوقت عملهم.
  • يمكن إنهاء خدمة الموظفين لخرقهم العقد إذا تغيبوا عن العمل لأكثر من يومين دون إشعار أو خالفوا عقدهم بأي شكل من الأشكال.
  • سوء سلوك الموظف: يحق لصاحب العمل إنهاء عقد الموظف إذا كان سلوكه ينتهك قواعد سلوك الشركة أو إذا قام بطريقة ما بتحريف مكان عمله.
  • تقليص النفقات: عند مواجهة ظروف خارجية مثل انخفاض الدخل السنوي ، يجوز للشركة إنهاء عقد الموظف ، لا سيما عقد المديرين التنفيذيين ، من أجل تقليل النفقات أو إعادة الهيكلة.

لماذا رسالة إنهاء العقد مهمة؟

ضع في اعتبارك الحجج التالية لأهمية هذا النوع من الحروف:

  • الحفاظ على سمعة ممتازة: يمكن أن يساعد إرسال إشعار إنهاء الشركة على تحسين صورتها المهنية لأنها عادة ما تكون مجاملة وليست مطلبًا قانونيًا.
  • إنه بمثابة سجل رسمي: إذا ظهر خلاف قانوني لاحقًا ، فقد يكون إشعار الإنهاء الكتابي مصدرًا قيمًا.
  • يساعد على انتقال الفرد: إن إرسال خطاب إنهاء للموظفين يمكن أن يمنحهم بعض الوقت للبحث عن وظيفة جديدة أو التعامل مع أي ظروف خارجية.
  • يحافظ على علاقة الشركة: يمكن أن يؤدي التعبير عن الاحترام والامتنان من خلال خطاب الإنهاء إلى زيادة احتمالية وجود علاقة مستقبلية بين شركتين.

نموذج خطاب الإنهاء

يمكن أن يساعدك النموذج أدناه في تنظيم أفكارك والبدء في كتابة خطاب إنهاء موظف:

عزيزي [اسم الموظف] ،

أكره أن أخبرك أن عملك مع [اسم العمل] قد انتهى / سينتهي في [تاريخ الإنهاء]. كما أشرنا سابقًا ، نحن بصدد إنهاء علاقة العمل بسبب [تضمين ملخص موجز للأساس المنطقي الخاص بك].

لم يعد يحق لك الحصول على تعويض أو مزايا مرتبطة بهذا المنصب اعتبارًا من [تاريخ الإنهاء]. يرجى إعادة [سرد أي ممتلكات شركة يجب إعادتها] إلى [الاسم والعنوان حيث يمكن تسليم المواد أو إرسالها بالبريد] بحلول [تاريخ الموعد النهائي].

سيتم الدفع لك حتى [تاريخ الإنهاء - إن وجد] ويحق لك الحصول على أيام إجازتك المستحقة. ستحصل أيضًا على [المبلغ والشروط ، إن أمكن] في تعويض إنهاء الخدمة.

يرجى العلم أنك قد وافقت على اتفاقية عدم إفشاء ، وعدم طلب ، وعدم تنافس [إن أمكن]. يجب أن تدمر على الفور أي معلومات خاصة عن شركتنا لديك على أجهزتك الشخصية أو نسخ ورقية.

إذا كانت لديك أي أسئلة ، فيرجى الاتصال بي في غضون [العدد] أيام العمل من آخر يوم لك.

نتمنى لك حظًا سعيدًا في مساعيك المستقبلية.

[توقيعك واسمك]

في حين أن هذه العينة يمكن أن تكون بمثابة دليل مفيد أثناء قيامك بإنشاء نموذج خاص بك ، فمن الأفضل دائمًا فحص أي خطاب إنهاء مع متخصص في قانون العمل للتأكد من أن رسالتك تلبي أهدافك مع الحد من المخاطر القانونية لشركتك.

أيهما أفضل الإنهاء أم الاستقالة؟

من الأفضل لسمعتك أن تستقيل لأنه يبدو أن الاختيار تم بواسطتك وليس مؤسستك. ولكن إذا غادرت طواعية ، فقد لا يحق لك الحصول على نفس شكل تعويض البطالة كما لو تم فصلك.

كيف تنهي موظف باحترام؟

  • توفير فرص للتحسين في وقت مبكر.
  • خذ الموارد البشرية كشاهد.
  • لقاء وجها لوجه.
  • اجعلها بسيطة وموجزة واحترافية.
  • أخبر فريقك بالأخبار قبل مغادرة الموظف للمبنى.
  • ضع خططًا للمستقبل.

ختاما،

يُعلم خطاب الإنهاء الموظف بأنه قد تم فصله ، ويحدد الخطوات التالية التي يجب عليهم اتخاذها ، ويصف المزايا أو التعويضات التي يحق لهم الحصول عليها. إن القسيمة الوردية ، وخطاب الإنهاء ، وخطاب إنهاء العقد ، وخطاب إنهاء الخدمة ، وإشعار إنهاء التوظيف كلها مصطلحات تستخدم لوصف خطابات الإنهاء.

  1. خطاب الإنهاء: التعريف ، وكيفية كتابة واحدة والعينات
  2. كيفية إنهاء الموظف: التعامل مع إنهاء الموظف
  3. الإنهاء المبكر لاتفاقية الإيجار في الولايات المتحدة
  4. ما هو الإنهاء الإجباري؟ التأثيرات في الولايات المتحدة

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً