تعد إدارة المهام جزءًا كبيرًا من إدارة المشاريع بشكل جيد وإدارة الأعمال بسلاسة. يمكن أن يساعد تطبيق برنامج أو أداة إدارة المهام المناسبة في جعل عملك أسهل وأسرع. تتحدث هذه المقالة عن أفضل برامج إدارة المهام والتطبيق والمهارات على نظام التشغيل Mac.
نبذة
تستلزم إدارة المهام وضع خطة لما يجب القيام به ، وإعطاء الأشخاص الأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بالمهمة ، وتتبع كيفية سير الأمور للتأكد من إنجاز كل شيء في الوقت المحدد. لكي يسير العمل بشكل جيد ، من المهم أيضًا إدارة العملية والتخلص من أي اختناقات.
إدارة المهام هي عملية تقسيم مشروع كبير إلى أجزاء أصغر يسهل التعامل معها ، وتتبع حالة كل مهمة ، وتعديل الجدول الزمني للمشروع حسب الحاجة. المهام التي تتم إدارتها يجب أن:
- قم بعمل معالم المشروع وقوائم المهام.
- اكتشف نقاط القوة الفريدة لكل فرد أو عضو في الفريق ومنحهم المهام الصحيحة.
- تعرف على أهم المهام التي يتعين على موظفيك القيام بها في أي وقت.
- اختر أهم الأشياء التي يجب فعلها واعمل عليها أولاً.
- خطط لعملك بحيث يمكن تنفيذه بسرعة وبقليل من المتاعب.
- شجع العمل الجماعي من خلال تكوين تحالفات جديدة وتحسين التحالفات التي لديك بالفعل.
- امنح موظفيك الحرية التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل جيد.
- تحقق من كيفية عمل الأشياء وحسنها بشكل منتظم.
- أنجز عملك بأقل قدر ممكن من العمل والوقت.
لماذا من الضروري الحفاظ على إدارة المهام؟
فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية لأهمية إدارة المهام بشكل جيد.
# 1. تسهل إدارة المهام إنهاء المهام في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة
نظرًا لأن تنفيذ المشروع يتغير دائمًا ، فمن المهم التركيز على أهم المهام في أي وقت. إذا كان لديك متجر على الإنترنت ، على سبيل المثال ، فإن العطلات هي وقت مزدحم لتخزين المنتجات وعقد الصفقات التي تناسب احتياجات عملائك. بعد حلول العام الجديد ، لم يعد القيام بذلك فكرة جيدة. كل العمل الذي تقوم به في هذا المجال مهم للغاية.
تُستخدم إدارة المهام لتتبع جميع المهام وإعطاء المشورة بشأن المهام التي يجب إجراؤها أولاً في أي وقت. باستخدام هذه المعلومات ، يمكن للفرق والأفراد إدارة وقتهم بشكل أفضل والتركيز على ما هو أكثر أهمية وإنهاء ما يجب القيام به قبل انتهاء المشروع.
# 2. تعطيك إدارة المهام رؤى يمكنك استخدامها
تُستخدم الصور المرئية في إدارة المهام لتتبع كل ما يجب القيام به وأين تقف الأشياء. من هذا ، يمكنك الحصول على فكرة عن المهام ومكان المشروع. إنها طريقة رائعة لمعرفة كيفية عمل الفرق من الأقسام المختلفة معًا وكيفية تعاملهم مع المشاريع. سيكون لديك فكرة أفضل عن كيفية سير المشروع ، وتكون قادرًا على اتخاذ قرارات ذكية ، وتكون قادرًا على تقديم معلومات يمكن للأشخاص استخدامها.
# 3. قوائم المهام هي طريقة جيدة لتتبع كل من الوقت والمال
ليس من المهم فقط إنهاء المشروع ، ولكن من المهم أيضًا القيام بذلك دون تجاوز الميزانية وفي الوقت المحدد. باستخدام برنامج إدارة المهام ، يمكنك تتبع المبلغ الذي تنفقه على مهمة ما والمدة التي تستغرقها حتى تنتهي. يساعد في تتبع موارد المشروع ونقلها كلما ظهرت احتياجات جديدة. يساعد أيضًا في إيجاد طرق لخفض التكاليف وإنهاء المشاريع دون تجاوز الميزانية.
# 4. يمكن أن تساعد إدارة المهام الأشخاص في التحدث مع بعضهم البعض بشكل أفضل
تعتمد إدارة المهام كثيرًا على عمليات تسجيل الوصول والمراجعات والتعليقات من الأشخاص الذين يقومون بالعمل. بعد أن يتم تكليف الأشخاص بالمسؤوليات ، من الصعب قول ما يكفي عن مدى أهمية التواصل. لتتبع المهام بشكل جيد ، يجب على العمال تحديث قوائمهم باستمرار وعرضها على مدير المشروع بشكل منتظم. في كل اجتماع حالة ، يجب أن يسألوا مديرهم عن أفكارهم حول كيفية تقييم المهمة. تسهل حلقة الملاحظات هذه على العمال والمديرين التحدث مع بعضهم البعض ، مما يؤدي إلى سير عمل مثمر مع تقدم مستمر في المهام.
# 5. تنظيم عملك يجعلك أكثر إنتاجية
بمساعدة برنامج إدارة المهام ، يمكن لمديري المشاريع تتبع كل ما يحدث أثناء المشروع. مدير المشروع أكثر قدرة على حل المشاكل والحفاظ على استمرار تدفق العمل. هذا يجعل المشروع أكثر إنتاجية ويمنعه من الخروج عن المسار الصحيح.
# 6. سيساعدك ترتيب مهامك على إنجاز المزيد
نحن دائمًا ننظر إلى المهام ونبحث عن طرق لتحسينها. يعمل العمال المشاركون معًا ويستجيبون لطلبات مدير المشروع. ومن المتوقع أيضًا أن يحافظوا على مستوى عالٍ من الإنتاجية في جميع الأوقات. بمساعدة الرؤى والتقارير المرحلية من برنامج إدارة المهام ، يمكن للمديرين معرفة مدى إنتاجية موظفيهم وإجراء التغييرات حسب الحاجة.
برامج إدارة المهام
عندما يكون لديك برنامج لإدارة المهام على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول ، يمكنك الوصول إلى مجموعة كاملة من الأدوات لإدارة المهام. إنها أداة قوية تجعل إدارة العمل أسهل ، وتساعد الأشخاص على العمل معًا بشكل جيد ، وتمنحك التحكم في المشاريع. يتيح لك معرفة كيفية مقارنة أدائك عبر مقاييس مختلفة ، مما يمنحك مزيدًا من التحكم في كيفية إدارة مهامك استنادًا إلى البيانات الثابتة. يمكن العثور على الميزات التالية في معظم برامج إدارة المهام.
# 1. تصور سير العمل
تعد لوحات Kanban جزءًا من أدوات إدارة المهام التي تساعدك على رؤية سير العمل وتنظيم مهامك بطريقة منطقية لدورة الإنتاج لديك ، وفي النهاية تعزز إنتاجيتك.
# 2. البحث عن مهمة
عندما تعمل في مشروع كبير به العديد من المهام ، قد يكون من الصعب العثور على ما تحتاجه وتتبع كيف تسير الأمور. باستخدام الفلاتر والعلامات ، يُسهل برنامج إدارة المهام العثور على المهام بناءً على أشياء مثل الاستعجال والتقدم والمزيد. مما يسهل عليك العثور على ما تريده في النظام.
# 3. رؤى في الوقت الحقيقي
برنامج إدارة المهام يجعل من الممكن تتبع الوقت بدقة. تُستخدم البيانات من الجداول الزمنية للفريق لإعطاء رؤى في الوقت الفعلي. فهي تساعد في تتبع مقدار الأموال التي تم إنفاقها ، والموارد التي تم استخدامها ، ومقدار العمل الذي تم إنجازه ، ومدى جودة أداء المشروع بشكل عام.
# 4. مساعدات للعمل معا
باستخدام برنامج إدارة المهام ، يمكن للفرق متعددة الوظائف والأفراد أن يروا بشكل أوضح كيف يتم تقسيم عملهم ومن المسؤول عن ماذا. يسهل على الأشخاص العمل معًا في مشاريع بعيدة عن طريق السماح لهم بالتحدث مع بعضهم البعض وتشكيل مجموعات والانضمام إليها وإضافة التعليقات والملاحظات والملفات بسرعة.
برنامج إدارة المهام لديه الكثير من المزايا
يعد برنامج إدارة المهام أكثر من مجرد لوحة معلومات مركزية حيث يمكنك تتبع كل ما يتعلق بإدارة المهام. هناك العديد من الأسباب الوجيهة لاستخدام برنامج لتنظيم عملك:
# 1. تحديد الأولويات الاستراتيجية
أحد أفضل الأشياء في برنامج إدارة المهام هو أنه يتيح لك إخبار موظفيك بأهم أولوياتهم. قد يجد بعض الأشخاص في فريقك صعوبة في التبديل بين المهام. من خلال وضع قائمة بالأولويات ، يمكن لأعضاء الفريق إدارة وقتهم بشكل أفضل وفهم الترتيب الذي ينبغي إنجاز المهام به.
# 2. أصبحت القدرة على الانتباه أفضل
عند استخدام برنامج إدارة المهام ، لا داعي للشعور بأن عليك إنهاء مشروع كبير بحلول تاريخ معين. هذه الطريقة جيدة جدًا لتحسين التركيز لأنها تتيح لك تقسيم العمل إلى أجزاء يسهل التعامل معها.
أفضل برنامج لإدارة المهام
فيما يلي قائمة بأفضل البرامج لإدارة المشاريع.
- Monday.com هو الأداة المثالية لتتبع المهام.
- إذا كنت تريد أن ترى تنظيم المهام الخاص بك ، فإن Airtable مثالي.
- ClickUp هو الخيار الأفضل للشركات التي ترغب في توفير المال.
- Todoist هو أفضل أداة للمهام السريعة والسهلة.
- التعاون هو أفضل طريقة لإدارة مجموعات الأشخاص المنتشرين.
- Asana هي أفضل طريقة لتتبع مجموعة كبيرة من الأشخاص.
- الأسعار الثابتة على Basecamp هي الأفضل.
- Wrike هو الأفضل للتطبيقات الخاصة بالفريق.
- بمعنى آخر ، يجب على الشركات الجديدة والأشخاص الذين بدأوا للتو البدء في استخدام Trello.
- Smartsheet هو أفضل برنامج جداول بيانات.
مهارات إدارة المهام
الوقت المناسب وإدارة المهام ستؤتي ثمارها الآن وفي المستقبل. ولكن لكي تكون ناجحًا ، يجب أن تكون لديك مهارات إدارة المهام التالية.
# 1. التفويض الفعال
في العمل ، من الشائع نقل مهام معينة إلى شخص آخر. هذا مفيد لكما وللعمل ككل. إذا كنت مديرًا ومسؤولًا عن تعيين ومتابعة عمل الآخرين بالإضافة إلى عملك ، فإن القدرة على التفويض ستساعدك في كثير من الأحيان.
# 2. استباقي
يعد التكيف مع التغيير جزءًا من إدارة المهام بشكل جيد ، ولكن القدرة على النظر إلى البيئة والتنبؤ بالمشاكل هو جزء آخر. باستخدام هذه المهارة ، يمكنك الحفاظ على مشاريعك في المسار الصحيح والمضي قدمًا من خلال القدرة على التفكير في المستقبل والتصرف بسرعة عند ظهور المشاكل. إذا تمكنت من التنبؤ بما سيحدث ، فستكون قادرًا بشكل أفضل على تحديد الأولويات وتنظيم عملك.
# 3. مهارة استكشاف الأخطاء وإصلاحها
عندما تكون في العمل ، من المحتمل ألا يسير كل شيء كما هو مخطط له. تعتمد إدارة المهام على القدرة على اكتشاف المشكلات بسرعة والتوصل إلى حلول. سوف يساعدك على الانتهاء في الوقت المحدد ومنع المشاكل.
# 4. إدارة الوقت
إذا لم تنهي وظيفة واحدة في الوقت المحدد ، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشكلات مع الوظائف الأخرى والتخلص من جدولك الزمني. أيضًا ، إذا لم يتم تنفيذ المهام على الفور ، فسوف يعاني المشروع. إذا كنت تعرف كيفية استغلال وقتك جيدًا ، فستتمكن من إنهاء جميع مهامك في الوقت المحدد وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
أفضل تطبيق لإدارة المهام
لتحقيق المهارات الجيدة من قبل مدير المهام ، فإن ما يلي هو أفضل تطبيق لإدارة المهام أدناه ؛
# 1. Microsoft Planner
يُعد Microsoft's Planner أداة مفيدة لإدارة مشروعات الفريق التي تركز على العناصر المرئية وسهولة الاستخدام والتعاون. إذا كان فريقك يستخدم برنامج Microsoft ، فمن المفيد البحث إذا كنت تبحث عن أداة لإدارة المشروع. بغض النظر عن دورك في الفريق ، يمكنك استخدام البرنامج لإنشاء لوحات Kanban بالملفات وقوائم المراجعة والتسميات.
# 2. مهام Google
تقوم جميع أجهزتك تلقائيًا بمزامنة المهام التي تقوم بها في مهام Google ، حتى تتمكن من إدارتها وتسجيلها وتحديثها من أي مكان. هذا البرنامج أساسي وسهل الاستخدام وقابل للتخصيص. نظرًا لأن Google Task يتزامن مع Gmail والتقويم ، فمن المنطقي للأشخاص الذين يستخدمون خدمات Google الأخرى بالفعل إضافتها إلى سير عملهم.
إدارة المهام على نظام Mac
كما هو الحال في Windows ، تتيح لك إدارة مهام Apple إنهاء البرامج التي توقفت أو تجمدت بسرعة. ولكن يجب عليك إلقاء نظرة على Mac Activity Monitor للحصول على مزيد من المعلومات التشخيصية حول إدارة المهام. يمكنك إيقاف البرامج التي تعمل ولكنها لا تستجيب ، والتحقق من مقدار الذاكرة ووحدة المعالجة المركزية التي يستخدمها كل برنامج ، ومعرفة مقدار الطاقة التي يستخدمها كل برنامج.
يشبه مدير المهام في نظام التشغيل Mac OS X مراقب النشاط في نظام التشغيل Windows ، ولكنه أصغر حجمًا. للوصول إلى هناك ، ما عليك سوى الضغط على [CMD] و [ALT] و [ESC] في نفس الوقت. عند النقر فوق هذا ، ستظهر نافذة حتى تتمكن من رؤية ما يتم تشغيله في الخلفية. انقر فوق التطبيق الذي لا يعمل ثم انقر فوق الزر "فرض الإنهاء". ما يلي هو أفضل تطبيق أو برنامج لإدارة المهام على نظام Mac ؛
# 1. فرق Evernote
باستخدام Evernote ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء وتنظيمه من الأفكار والمشاريع إلى الذكريات وقوائم المهام في مكان واحد. يمكنك استخدامه لتتبع كل شيء من المشاريع الكبيرة إلى الذكريات العابرة عن طريق كتابة الملاحظات وإرفاق المستندات ومسح الصور ضوئيًا وتسجيل المذكرات الصوتية والقص من الويب. استخدم Evernote للتأكد من أنك لا تنسى التفاصيل المهمة.
# 2. واضح
Realmac Software Impending Made Clear ، برنامج متطور لتتبع المهام. يحتوي متجر التطبيقات على الكثير من تطبيقات قائمة المهام ، لكن Clear تبرز بسبب سهولة استخدامها ومدى بساطتها.
ما هي إدارة المهام ولماذا هي مهمة؟
تعني "إدارة المهام" تتبع جميع الأجزاء المختلفة لمهام مشروعك. هنا ، عليك أن تقرر مسبقًا كيفية التعامل مع مهامك بناءً على أي تغييرات قد تحدث في الوقت الفعلي. في النهاية ، سترغب في رؤية هذه المهام حتى النهاية.
ما هي أنواع إدارة المهام؟
وفيما يلي؛
- طرق عملية للتعامل مع أعباء العمل.
- استخدام أجهزة الكمبيوتر لإدارة عمليات العمل.
- برنامج عبر الإنترنت لإدارة الوقت.
ما هي خطوات إدارة المهام؟
الخطوات التالية هي:
- قم بعمل قائمة بكل الأشياء التي تحتاج مجموعتك إلى القيام بها.
- يجب أن تحتوي كل مهمة على قائمة بالتواريخ والأوقات.
- رتب كل مهمة حسب مدى أهميتها.
- تأكد من كتابة أي معلومات أخرى تعتقد أنها مهمة حول المهام.
- قدم كل رد إلى شخص مختلف في فريقك.
- تتبع إلى أي مدى وصلت مجموعتك.
ما هي ثلاث مهارات إدارة المهام؟
وفيما يلي؛
- القيام ببعض الأعمال البوليسية أو التفكير المتأني.
- لديه القدرة على حل المشاكل.
- ضع في اعتبارك جميع جوانب المهمة.
- محادثة يفهمها الجميع.
- موهبة في إسناد المسؤوليات للآخرين.
- دقة أفضل عند تحديد الأهداف.
ما هي أنواع المهام الأربعة؟
وفيما يلي؛
- مهام سرية.
- مهام منسقة.
- المهام المخطط لها.
مع نهج أيزنهاور ، يمكن أن تكون المهام إما عاجلة ومهمة ، وليست عاجلة ومهمة ، وليست مهمة وعاجلة ، أو ليست عاجلة أو مهمة. إنها تعمل بشكل جيد لأنه يمكنك أن تقرر بسرعة ما إذا كان يجب القيام بشيء ما على الفور ، أو لاحقًا ، أو عدم القيام به على الإطلاق.
ما هي العناصر الأربعة لإدارة المهام؟
قم بتأجيل (تأخير) ، وإعطاء شخص آخر (مندوب) ، والتخلص من 4 Ds (قطرة). إذا وضعت كل نشاط أو مشروع في واحدة من هذه المجموعات ، فقد تتمكن من تحديد كيفية قضاء وقتك وطاقتك بشكل أفضل.
وفي الختام
يحتاج أي عمل يريد أن يكون له سير عمل جيد إلى قاعدة قوية ، ويمكن أن تكون إدارة المهام أساس إدارة المشروع وجوهر إدارة العمليات. لإدارة المهام بشكل فعال ، تحتاج إلى تتبع وإدارة حالة المهمة والأولوية والوقت ومخصصات الموارد البشرية والمالية والتكرار والتبعيات والإشعارات وما إلى ذلك. كل هذه الأشياء هي أساسيات إدارة المهام بشكل عام.
الأسئلة الشائعة حول إدارة المهام
ما هي خطوات ادارة المهام؟
- المبادرة.
- التخطيط.
- إعدام.
- المراقبة والمراقبة.
- الإغلاق.
كيف يمكنني تحسين متابعة المهام الخاصة بي؟
- ضع إستراتيجية.
- ضع قائمة بالأولويات بدلاً من المهام.
- من الأفضل أن تبدأ مبكرًا.
- قسّم أي تعهد كبير إلى أجزاء يمكن إدارتها.
- ممارسة صنع القرار.
- المفتاح هو تحديد المسؤوليات.
- المفتاح هو أن تهدف بشكل مناسب.
- حدد تواريخ الاستحقاق.
كيف تحدد المشروع الناجح؟
العمل الجيد صعب ولكنه مجزٍ. من الطبيعي أن تعتقد أنه إذا كان من المفترض أن يتمكن التلاميذ من إنهاء شيء ما ، فيجب أن يكونوا قادرين على القيام به دون أي صعوبة. في مهمة ناجحة ، تعد مواجهة التحديات جزءًا من التعلم - فهي تشير إلى تفاعلات حقيقية مع مركز الموضوع.
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة المهام: 24 من أفضل أدوات إدارة المهام للفرق [2023]
- نظام إدارة المهام: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2022
- أداة إدارة المشروع: أفضل 10 أدوات مجانية في عام 2023
- أدوات إدارة المشاريع Excel مجانًا: كل ما تحتاج إلى معرفته وأنواعه وأدواته المجانية للاستخدام
- أدوات اتصال الأعمال الصغيرة: أفضل الأدوات وأكثرها فعالية للاستخدام
مراجع حسابات
