قد تكافح الشركات التي تعتمد على موردين متعددين من خلال العمليات اليدوية لتعظيم قيمة العلاقات القائمة في عالم دائم التغير. التغييرات في مناخ الشركة ، انفجار البيانات ، وتغيير اللوائح كلها تغير من طبيعة إدارة الموردين. العمليات اليدوية ببساطة لن تكون قادرة على مواكبة ذلك. يمكن لنظام إدارة الموردين تحويل العمليات وتقوية العلاقات وجعل إدارة الجهات الخارجية أكثر سلاسة. أدناه ، نعرض الخطوط العريضة لعملية برمجيات أنظمة إدارة الموردين ، وبعض الفوائد الرئيسية ، والميزات المهمة التي يجب مراعاتها عند عمل أفضل الحلول الممكنة لاختيار الأدوات.
ما هي أنظمة إدارة الموردين؟
أنظمة إدارة الموردين هي العمليات التي تضمن حصول المؤسسات على أقصى استفادة من إنفاق الموردين.
يُعد الموردون أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الشركة لأنهم يوفرون السلع والخدمات المطلوبة لتلبية طلب المستهلك. ونتيجة لذلك ، فإن الإدارة السليمة مطلوبة لتجنب التأخير في سلسلة التوريد.
تستلزم إدارة الموردين أيضًا وضع الاستراتيجيات ووضع السياسات واتفاقيات العقود لضمان فهم الطرفين لتوقعات وأهداف العمل. علاوة على ذلك ، تضع هذه المعايير مقاييس تشير إلى مدى جودة أداء المورد وإبلاغ المؤسسات بما يمكنهم فعله لتحسين كفاءة مورديهم.
فوائد أنظمة إدارة الموردين
هناك مزايا عديدة لامتلاك أنظمة متطورة لإدارة الموردين.
- تقليل المخاطر: نظرًا لأنه يجب على أصحاب الأعمال الحفاظ على نشاط المورد وتقييمه بانتظام ، فسيكون بمقدورهم اكتشاف أي سلوك مشبوه بسرعة.
- تقليل التكاليف: من خلال تنفيذ نظام الإدارة ، يمكن للمديرين التنفيذيين تعزيز علاقات شفافة ومنتجة مع مورديهم. نتيجة لذلك ، من المرجح أن يقدم الموردون خصومات ومدخرات.
- زيادة الكفاءة: تعمل إدارة البائعين على تحسين التواصل ، مما يعني أن كلا الطرفين يتمتعان بفهم أفضل للأعمال التي يعملان بها. سيؤدي ذلك إلى تحسين التدفق التشغيلي وتقليل التأخير في سلسلة التوريد.
- تقليل تقلب الأسعار: يقدم الموردون في كثير من الأحيان أسعارًا ثابتة مقابل معايير معينة ، مثل شروط العقد الأطول. يمكن للشركات الاستفادة من ذلك من خلال إدارة علاقات الموردين وتقليل تقلبات الأسعار غير المتوقعة.
- توحيد سلسلة التوريد: تسمح الإدارة الفعالة لسلسلة التوريد للشركات بتقليل عدد الموردين الذين يعملون معهم ، مما يسمح لهم بتبسيط أوامر الشراء ووضع الميزانية.
5 خصائص مهمة لنظام إدارة موثوق به للموردين
لقد ناقشنا مزايا أنظمة إدارة الموردين الجيدة وكيف يمكن أن تساعد عملك. ومع ذلك ، قد يكون اختيار نظام يمكن الاعتماد عليه من الخيارات المتاحة أمرًا صعبًا. لمساعدتك ، قمنا بتجميع قائمة بأهم ميزات أنظمة إدارة الموردين.
# 1. الخدمة الذاتية والإعداد الآلي
يجب أن يتم إعداد جميع الموردين بشكل سلس وتلقائي باستخدام أنظمة إدارة الموردين. لا يؤدي توحيد وتصور هذه العملية إلى زيادة الكفاءات فحسب ، بل يوفر أيضًا تجربة أفضل للأطراف الثالثة ، مما يؤدي إلى بدء العلاقة في القدم اليمنى.
يعد العمل بسجلات الموردين الكاملة والدقيقة أمرًا ضروريًا أيضًا لاتخاذ قرارات تجارية سليمة. اعتمادًا على عدد الموردين ، يمكن أن يكون جمع هذه المعلومات مهمة تستغرق وقتًا طويلاً ومعقدة وكثيفة الاستخدام للموارد.
# 2. سهولة الاستخدام والتكامل الأصلي
يجب أن يكون نظام إدارة الموردين الخاص بك سهل الاستخدام لفرقك ويجب ألا يتطلب مستوى عالٍ من الخبرة لإعداده. لن يتبنى الأفراد النظام إذا كان من الصعب جدًا استخدامه.
إذا كانت فرقك تستخدم بالفعل منصات محددة ، فيمكن لنظام إدارة الموردين المناسب أن يخفف من قلق التغيير من خلال الاندماج محليًا مع مجموعة التكنولوجيا الحالية. ضع في اعتبارك حلول إدارة الموردين التي يمكن دمجها مع أنظمة أساسية مثل Salesforce و NetSuite.
# 3. يغذي معلومات المخاطر
يجب أن يساعدك نظام إدارة الموردين الخاص بك في تحديد وتخفيف المخاطر الكامنة التي تأتي مع العمل مع مورد جديد. يجب مراقبة المخاطر الموجودة في قاعدة الموردين الخاصة بك والتخفيف من حدتها باستمرار عند ظهور المشاكل. ومع ذلك ، مع أنظمة إدارة الموردين ، يمكن عمل المزيد لتقليل مقدار المخاطر التي تدخل عملك في المقام الأول.
# 4. قدرات قوية لإعداد التقارير
يجب أن تكون دائمًا قادرًا على رؤية لقطة دقيقة لحالة المورد الخاص بك. سيوفر نظام إدارة الموردين لشركتك إمكانات إعداد التقارير التي ستسمح لك بالبحث في قاعدة الموردين الخاصة بك حسب الفئة والنوع وحتى حجم المورد.
# 5. أدوات التعاون
تعد أنظمة إدارة الموردين عملية معقدة لا ينبغي أن يُعهد بها إلى وحدة عمل واحدة. حدد نظام إدارة الموردين الذي ينطبق على المؤسسة بأكملها. يجب أن تمكن فرق الشؤون القانونية والمشتريات والمبيعات لديك من التعاون بفعالية - وكذلك التواصل بسهولة مع الموردين أنفسهم.
أدوات إدارة الموردين
قبل أن ندخل في كل من هذه الأدوات ، دعنا نحدد أدوات إدارة الموردين وما يمكن أن يفعلوه لك ولشركتك. تتضمن أدوات إدارة الموردين مجموعة متنوعة من البرامج التي تساعد المؤسسات في إدارة قاعدة مورديها والتفاعل معهم بشكل فعال.
الوظائف الرئيسية لأدوات إدارة الموردين هي كما يلي:
- تحديد المورد وتسجيله
- إدارة معلومات الاتصال بالمورد ، بما في ذلك العناوين ورسائل البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف
- يتم تتبع الطلبات المقدمة مع كل مورد.
- إنشاء أوامر الشراء وإدارتها
- إدارة الفواتير واستلام البضائع.
- تسليم تقارير مفصلة عن أداء الموردين.
كل من هذه الوظائف ضرورية لقدرة المنظمة على إدارة مورديها بفعالية.
فوائد أدوات إدارة الموردين
استخدام أدوات إدارة الموردين له مزايا عديدة. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية:
# 1. أتمتة العمليات
في الوقت الحاضر ، الأتمتة ضرورية للنجاح. يمكن أتمتة العديد من العمليات المتضمنة في إدارة مورديك باستخدام أدوات إدارة الموردين المناسبة. سوف توفر الوقت والمال.
# 2. كفاءة معززة
عندما تتمكن الشركة من إدارة مورديها بفعالية ، فإنها تعمل على تحسين الكفاءة في جميع مجالات الشراء. تساعد أدوات إدارة الموردين المؤسسات في تبسيط عمليات الشراء ، مما يسهل الحصول على السلع والخدمات التي يحتاجونها.
# 3. زيادة الرؤية
مع أدوات إدارة الموردين الجيدة ، حسنت المنظمات الرؤية في قاعدة مورديها. وهذا يمكنهم من اكتشاف المشاكل المحتملة في وقت مبكر واتخاذ الإجراءات التصحيحية. كما أنه يزود الشركات بفهم أفضل لقدرات مورديها.
# 4. تحسين التواصل مع البائعين
قد يكون التواصل مع البائعين صعبًا بدون أداة واضحة لإدارة الموردين. من ناحية أخرى ، يمكن للشركات استخدام هذه الأداة للتواصل بشكل أكثر فعالية مع مورديها ، مما يؤدي إلى علاقات أفضل مع الموردين ونتائج مشتريات أفضل.
عملية إدارة الموردين
تم توضيح عملية إدارة الموردين المكونة من 5 خطوات أدناه:
# 1. إنشاء مجموعة من أهداف وغايات العمل.
قبل أن تبدأ عملية أنظمة إدارة الموردين الخاصة بك ، يجب عليك أولاً تحديد مجموعة أهداف وغايات العمل التي تحتاج إلى الموردين. سوف يسلط الضوء على خدمات الطرف الثالث التي يتطلبها كل قسم حتى تتمكن من تعيين الموردين ذوي الصلة لكل حاجة دون تكرار الجهود والموارد. ستساعد هذه الأهداف أيضًا في تقييم أداء الموردين حول الأهداف التي يتم توصيلها إليهم.
# 2. تحديد معايير الاختيار ذات الصلة لاختيار الموردين
بمجرد تحديد الأهداف والمتطلبات التي تتطلب مشاركة الموردين ، ستحتاج إلى تحديد معايير الاختيار لاختيار الموردين الذين سيقدمون أفضل قيمة مقابل المال.
في حين تختلف معايير الاختيار اعتمادًا على نوع المنظمة ومتطلبات مورديها ، فإن التدابير القياسية تشمل الأسعار وجودة العمل السابق والاعتراف الصناعي والسمعة القانونية وما إلى ذلك.
# 3. اختيار وتقييم الموردين
الخطوة التالية هي تقييم جميع الموردين ذوي الصلة باستخدام معايير الاختيار المحددة الخاصة بك. تحكم غالبية الشركات على الموردين بناءً على الأسعار التي قدموها. ومع ذلك ، من المهم أيضًا مراعاة المعايير الأخرى التي حددتها.
افحص عروض الأسعار والعروض المقدمة من الموردين المحتملين للتأكد من أنك تعظم فرص توفير التكاليف. افحص الشروط والأحكام لمعرفة مدى رغبة الموردين في تلبية الاحتياجات التنظيمية. في الوقت نفسه ، تأكد من أنك أجريت تحليلًا شاملاً وشاملاً لنقاط القوة والضعف لدى الموردين ، فضلاً عن البحث في كيفية تأثير التهديدات والفرص في البيئة الخارجية على مشاركتك مع الموردين.
# 4. التعاقد والتفاوض مع المورد (الموردين) المختارين
الآن بعد أن حددت الموردين المناسبين ، يجب أن تبدأ عملية التعاقد لإحضارهم في النهاية. قم بإدراج جميع أصحاب المصلحة المعنيين في عملية التعاقد لاكتساب رؤى قيمة حول كيفية ضمان العقد لأقصى قيمة للتسليم. في كثير من الحالات ، يتم تنفيذ عملية التعاقد من قبل فريق الشؤون المالية / المشتريات بالتعاون مع كبار المديرين التنفيذيين لوحدات الأعمال ، في حين لا يتم استشارة المجموعات التي ستعمل مع الموردين يوميًا.
# 5. تقييم أداء الموردين
لا تنتهي عملية إدارة الموردين بمجرد اختيار الموردين. بعد اختيارهم وإعدادهم ، يجب عليك تقييم أدائهم بانتظام للتأكد من أنهم يلبيون الأهداف والمتطلبات المحددة. تأكد من قيامك بإنشاء مؤشرات أداء رئيسية لقياس الأداء لضمان التقييم العملي. سيكشف هذا أيضًا عن مجالات التحسين لتعظيم أداء الموردين. كما يشير إلى مدى فعالية عملية إدارة الموردين لدينا وكيف يمكننا تحسينها.
أفضل برامج إدارة الموردين
هناك أنواع مختلفة من برامج إدارة الموردين في السوق ، واختيار أفضل ما يناسب مؤسستك أمر بالغ الأهمية. فيما يلي قائمة ببعض أفضل برامج أو أدوات أنظمة إدارة الموردين التي تستخدمها العديد من الشركات في عام 2023.
# 1. ساب فيلدجلاس
برنامج SAP Fieldglass هو الأول من نوعه ، وهو أداة شاملة لإدارة الموردين مع ميزات فريدة وتعاون قوي. إنها تتطلب حوسبة متقدمة. يمكّن SAP Fieldglass الشركات من إدارة شبكة البائعين في جميع الجوانب ، بما في ذلك إدارة العقود وتتبع الأداء والامتثال. يتضمن توفيرها لتوظيف بائعين جدد شبكة الشركاء الرقمية ، التي تساعد الشركات في توظيف البائعين ذوي المهارات المتخصصة.
علاوة على ذلك ، يُقال إن ميزات تكامل SAP Fieldglass هي واحدة من أكثر ميزاته المميزة إثارة للإعجاب. إنه يتيح إطار عمل مفتوحًا لواجهة برمجة التطبيقات ، مما يسمح بسير العمل السلس على تطبيقات السحابة المختلفة مثل Oracle و Salesforce و Kronos و Microsoft Dynamics ، من بين آخرين. ومع ذلك ، على الرغم من مزاياها العديدة ، إلا أن SAP Fieldglass باهظ الثمن وغير مناسب لجميع الشركات.
# 2. حارس البوابة
يعد VMS مناسبًا للمؤسسات الكبيرة التي تتطلب وصولاً واسع النطاق وتخزينًا غير محدود. مع أكثر من 200 عقد ، يوفر النظام المستند إلى السحابة Gatekeeper إدارة سلسة لدورة حياة البائع. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر طلبات البائعين وميزات eSign وميزات أتمتة الإعداد للموافقات على العقود. يستخدم VMS هذا محرك Kanban Workflow ، مما يسمح للشركة بتبسيط إدخال البيانات وإدارة اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) أثناء إنشاء السجلات تلقائيًا أيضًا.
كما يوفر خيارات التخصيص لإنشاء مهام سير العمل وإدارتها ، مما يلغي الحاجة إلى العمليات اليدوية. نظرًا لأن نظام VMS هذا مستند إلى السحابة بالكامل ، فإنه يدعم أكثر من 220 تطبيقًا مختلفًا. ومع ذلك ، فإن السعر مرتفع قليلاً لأنه يوفر ميزات مخصصة للمؤسسات الكبيرة.
# 3. العبق
مع ميزاتها الفريدة العديدة وأسعارها المنخفضة ، يُقال إن Genuity هي الأنسب لشركات تكنولوجيا المعلومات ، وهي تساعد محترفي تكنولوجيا المعلومات في إدارة علاقات البائعين دون عناء. إنه يوفر أدوات مخصصة ومحددة بالإضافة إلى أدوات تكنولوجيا المعلومات بواجهة بسيطة. العديد من الأنظمة الأساسية ، بما في ذلك AWS و Salesforce و Quickbooks و G Suite و Azure ، تتكامل بسهولة مع Genuity. كما أنه يساعد في اكتشاف بائعي SaaS الجدد والإدارة الفعالة للبائعين الحاليين. ومع ذلك ، فقد اقتصرت Genuity على شركات تكنولوجيا المعلومات والشركات المالية فقط ، مما يجعل من الصعب على الشركات غير العاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات دمج نظام VMS هذا لإدارة البائعين.
# 4. بريكورو
تستفيد العديد من الشركات الصغيرة والكبيرة من Precoro ، وهو برنامج لإدارة الموردين. يعد VMS مناسبًا لجميع الصناعات وهو من بين خيارات البرامج الأكثر فعالية من حيث التكلفة في السوق. يحتوي على بوابة إلكترونية لتخزين معلومات الاتصال بالبائع بالإضافة إلى إنشاء تقارير الأداء وطلبات الشراء باستخدام أدوات الشراء الخاصة مثل إدارة الميزانية المثالية وتتبع طلبات الشراء.
علاوة على ذلك ، تدعم Precoro نوعين من التكامل: الملف المسطح والآلي - وكلاهما مدعوم على منصات مختلفة مثل Xero و NetSuite و Quickbooks Online وغيرها. لا تدعم Precoro ، على الرغم من ميزاتها ، الدفع المباشر للبائعين وتفتقر إلى ميزة إدارة الامتثال.
# 5. Cflow
Cflow by Cavintek هي الرسالة القصيرة الأخيرة في هذه القائمة. إنها أداة قوية لأتمتة سير العمل السحابية مع ميزات مهمة تسمح للشركة بتبسيط وظيفة المشتريات وتحسين أداء المشتريات. تتضمن بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام Cflow تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بكفاءة ؛ القضاء على التكرار في العمليات ؛ تحسين إدارة الامتثال ؛ تعزيز إدارة العلاقة مع الموردين ؛ ميزات الرؤية المحسنة للتعامل مع عمليات الشراء ؛ المتابعات الآلية ؛ الموافقات على الفواتير تذكير. والإخطارات لأوامر الشراء ؛ والقدرة على إنشاء تقارير مخصصة ، مما يسمح للشركة باكتساب رؤى أعمق حول الأداء.
يعد فهم أهمية أدوات وتقنيات أنظمة إدارة الموردين أمرًا بالغ الأهمية لكل مؤسسة وهو الخطوة الأولى في اختيار أفضل خدمة SMS لشركتك. يؤدي استخدام أداة إدارة الموردين المناسبة إلى توفير الوقت وتحسين الكفاءة التنظيمية وزيادة الرؤية وتحسين عملية الشراء وحماية الأعمال من المخاطر المحتملة. أخيرًا ، تعمل برامج إدارة الموردين الجيدة على تعزيز الإنتاجية الإجمالية للشركة.
ما هي إدارة مورد SAP؟
إدارة مورد SAP Ariba عبارة عن مجموعة حلول شاملة رائدة في الصناعة تمكّنك من إدارة معلومات الموردين ودورة الحياة والأداء والمخاطر في مكان واحد.
ما هي برامج SRM المستخدمة؟
يعد برنامج إدارة علاقات الموردين (SRM) حلاً يساعد الشركات في تبسيط اختيار الموردين وإعدادهم ، وتتبع وتقييم أداء الموردين ، وإدارة مستندات الموردين ، وغيرها من العمليات الهامة المتعلقة بالموردين.
ما هي بعض الممارسات الجيدة لإدارة الموردين؟
فيما يلي أمثلة لأفضل الممارسات لإدارة الموردين الناجحة:
- تطوير متطلبات العمل
- عمل قاعدة بيانات الموردين
- تجزئة الموردين
- زيادة معرفة الفريق.
- تحديد المسؤوليات لكل عضو من أعضاء فريق SRM.
- وضع نظام إدارة الموردين.
من هو المسؤول عن إدارة الموردين؟
مدير المورد - مالك العملية
يتولى مدير المورد مسؤولية ضمان أن يقدم جميع الموردين قيمة جيدة مقابل المال. إنه يضمن أن عقود الموردين تدعم احتياجات العمل وأن جميع الموردين يفيون بالتزاماتهم التعاقدية.
ما هي أهمية إدارة الموردين؟
من الأهمية بمكان إدارة الموردين بشكل صحيح للحد من المخاطر المالية والتجارية والسمعة. هذه ، وفقًا لشركة Gartner ، هي عملية "تمكن المؤسسات من التحكم في التكاليف ، وزيادة التميز في الخدمة ، وتخفيف المخاطر لاكتساب قيمة متزايدة من مورديها طوال دورة حياة الصفقة".
ما هي إدارة جودة الموردين؟
تشير جودة المورد إلى قدرة المورد على تقديم سلع أو خدمات تلبي احتياجات العملاء. يتم تعريف إدارة جودة الموردين على أنها نظام لإدارة جودة الموردين بشكل استباقي وتعاوني.
وفي الختام
يمكن أن تكون أنظمة إدارة الموردين مفيدة للغاية للشركات من جميع الأحجام والصناعات. يمكن أن يساعد اعتماد هذه الأدوات المؤسسات على تحسين كفاءتها وتقليل الخطأ البشري والقضاء على العمليات اليدوية التي تضيع الوقت والمال.
هناك عدد كبير من الأدوات المتاحة ، لكننا اكتشفنا أن SAP Fieldglass هو أفضل برنامج لإدارة الموردين بشكل عام نظرًا لميزاته القوية وإمكانيات الأتمتة المتقدمة والتكامل وسهولة الاستخدام والاعتراف الصناعي. إنه حل شامل يمكنه التعامل مع جميع احتياجات إدارة الموردين الخاصة بك بسلاسة ، مع منحنى تعليمي قصير ودعم ممتاز على طول الطريق.
الأسئلة الشائعة حول أنظمة إدارة الموردين
ما هي أنواع أنظمة إدارة البائعين؟
أنواع أنظمة إدارة البائعين
- شراء. يساعد في إدارة عمليات العناية الواجبة عند اختيار البائعين وشراء الخدمات.
- إعداد البائعين. يدعم التسجيل والتسجيل وإدارة الوصول والأذونات للبائعين الجدد داخل النظام.
- إدارة مخاطر البائعين.
- إدارة العلاقات.
ما هي أهمية نظام إدارة الموردين؟
لا تتيح لك عملية إدارة الموردين الجيدة تحقيق أقصى استفادة من متطلبات عملك فحسب ، بل تمنحك أيضًا ميزة تنافسية. يمكّنك من توفير المال عن طريق تحسين جودة سلعك وخدماتك ، مما يؤثر على صافي أرباحك.
ما هي برامج SRM المستخدمة؟
يعد برنامج إدارة علاقات الموردين (SRM) حلاً يساعد الشركات في تبسيط اختيار الموردين وإعدادهم ، وتتبع وتقييم أداء الموردين ، وإدارة مستندات الموردين ، وغيرها من العمليات الهامة المتعلقة بالموردين.
مراجع حسابات
مقالات ذات صلة
