تُعرف عملية تنظيم ومراقبة المخزون على طول سلسلة التوريد بنظام إدارة المخزون. تهدف إدارة المخزون إلى تقليل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون مع الحفاظ على مستويات المخزون المستقرة وتسريع تسليم البضائع للعملاء. إن تجارة التجزئة الناجحة مبنية على برنامج فعال لإدارة المخزون. غير متأكد من أين تبدأ بإدارة المخزون؟ سيرشدك هذا الدليل إلى أفضل أنظمة إدارة المخزون والأنواع والاستراتيجيات والمشورة للتحكم في مستويات المخزون وإرضاء عملائك.
ما هي إدارة مخزون المخزون؟
تساعد إدارة المخزون الشركات في تحديد المخزون المطلوب طلبه ومتى وبأي كميات. يتم تعقب المخزون من اقتناء المنتج إلى البيع. لضمان وجود مخزون كافٍ دائمًا للوفاء بأوامر العميل والتحذير المناسب من النقص ، تتعرف التقنية على الاتجاهات وتتفاعل معها.
المخزون يتحول إلى إيراد بعد بيعه. يربط المخزون النقد قبل بيعه أثناء إدراجه كأصل في الميزانية العمومية. نتيجة لذلك ، فإن امتلاك الكثير من المخزون يعد مكلفًا ويقلل من التدفق النقدي.
معدل دوران المخزون هو مقياس واحد لنظام إدارة مخزون ناجح. معدل دوران المخزون هو مقياس يستخدم في المحاسبة لتحديد مدى تكرار بيع المخزون بمرور الوقت. لا تريد الشركة أن يكون لديها مخزون أكثر من المبيعات. يمكن أن ينتج المخزون الميت ، أو المخزون غير المباع ، عن نقص معدل دوران المخزون.
لماذا تعتبر إدارة مخزون المخزون مهمة؟
نظرًا لأنها تساعد على ضمان أنه نادرًا ما يكون هناك الكثير أو القليل جدًا من المنتجات في متناول اليد ، فإن إدارة المخزون ضرورية لصحة الشركة لأنها تقلل من خطر نفاد المخزون والسجلات غير الدقيقة.
للامتثال لمعايير لجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) وقانون Sarbanes-Oxley (SOX) ، يجب على الشركات العامة تتبع مخزونها. لإثبات الامتثال ، يجب على الشركات توثيق إجراءات الإدارة الخاصة بهم.
فوائد نظام إدارة المخزون
تتمثل ميزتان أساسيتان لاستخدام نظام إدارة مخزون المخزون في أنه يزيد الربحية ويضمن أنه يمكنك فتح الطلبات الواردة بالكامل. بالإضافة إلى ذلك ، برنامج إدارة المخزون:
- توفير المال: من خلال فهم اتجاهات الأسهم ، يمكنك الاستفادة بشكل أفضل من الأسهم التي لديك بالفعل من خلال معرفة كم وأين لديك في المخزون. نظرًا لأنه يمكنك ملء الطلبات من أي مكان ، فقد تحتفظ بمخزون أقل في كل موقع (متجر ، مستودع). هذا يقلل من تكلفة الاحتفاظ بالمخزون ويقلل من كمية المخزون غير المباعة قبل أن يصبح عفا عليه الزمن.
- يعزز التدفق النقدي: من خلال الإدارة الفعالة للمخزون ، يتدفق المال دائمًا من خلال الشركة لأنه يتم إنفاقه على المخزون الذي يشتريه العملاء.
- رضا العملاء: ضمان حصول العملاء على المنتجات التي يرغبون فيها على الفور هو إحدى الطرق لتنمية رعاة مخلصين.
التحديات في إدارة مخزون المخزون
إن وجود الكثير من المخزون وعدم القدرة على بيعه ، وعدم وجود مخزون كافٍ لإكمال الطلبات ، وعدم معرفة العناصر الموجودة لديك في المخزون ومكان وضعها هي القضايا الرئيسية في برنامج إدارة المخزون. تشمل التحديات الأخرى ما يلي:
- الحصول على معلومات دقيقة عن المخزون: بدون معلومات دقيقة عن المخزون ، لا يمكنك تحديد وقت إعادة التخزين أو البضائع التي يتم بيعها بشكل جيد.
- عمليات ضعيفة: العمليات القديمة أو اليدوية يمكن أن تبطئ العمليات وتجعل العمل أكثر عرضة للخطأ.
- تغيير طلب العميل: طلب العملاء يتغير باستمرار ، وكذلك تفضيلاتهم واحتياجاتهم. كيف ستكون قادرًا على تحديد متى ولماذا تتغير تفضيلاتهم إذا كان نظامك غير قادر على مراقبة الاتجاهات؟
- استخدام مساحة المستودعات بشكل فعال: إذا كان من الصعب العثور على منتجات مماثلة ، فسيضيع الموظفون الوقت. يمكن أن يساعد الحصول على إدارة المخزون بشكل صحيح في حل هذه المشكلة.
عملية إدارة المخزون المكونة من 5 خطوات
من الضروري التأكد من تغطية العمليات الأساسية قبل أن تتمكن من تحسين عملية إدارة المخزون. تم تحديد خمس خطوات حاسمة ضرورية لأي عملية لإدارة المخزون أدناه:
# 1. استلام البضائع وفحصها
إن استلام طلبك من المورد هو المرحلة الأولى في إجراءات إدارة المخزون. لكي تسير المراحل التالية بسلاسة قدر الإمكان ، من الضروري تصحيح هذا القسم. عندما يتم تسليم الطلب ، فإن أول شيء يجب القيام به هو فحص البضائع. يعد التأكد من دقة المبلغ والمنتج والرموز التسلسلية أمرًا بالغ الأهمية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك التأكد من أن جميع المنتجات في حالة جيدة وأن حالات المناولة ، مثل درجة الحرارة ، مناسبة للمواد سريعة التلف.
# 2. فرز وتخزين البضائع.
يجب تخزين المنتجات بشكل صحيح في المستودع وإدخالها في نظام إدارة الإجازات بعد أن تخضع للفحص. إن التفكير في تخزين المنتج في هذه المرحلة هو فكرة ذكية. يمكن أن تكون تقنيات تصنيف المنتجات في المستودع باستخدام وحدات SKU وأنواع المنتجات مفيدة. بالإضافة إلى ذلك ، من الأهمية بمكان الاحتفاظ بالعناصر الأكثر مبيعًا في متناول اليد عن طريق إبقائها في مواقع التخزين الأكثر ملاءمة.
# 3. اقبل طلب العميل
أخذ أوامر العملاء هو المرحلة التالية في عملية إدارة المخزون. عادةً ما يتم استخدام نظام نقاط البيع (POS) للتعامل مع الطلبات وتلقي المدفوعات. سيتمكن موظفو المستودعات من فحص معلومات الطلب بفضل ميزة إدارة المخزون في نظام نقاط البيع ، والتي تكون إما مدمجة أو متصلة ببرنامج إدارة المخزون.
# 4. قم بتعبئة وشحن الطلب
الخطوة التالية بعد قيام المستهلك بتقديم طلب هي إكمال التعبئة والتغليف بدقة وبسرعة وإرسال طلباتهم. يجب أن يكون العثور على المنتجات واختيارها في المستودع أمرًا بسيطًا للغاية إذا تم تحسين المرحلة الثانية من العملية. عند تعبئة منتج ما ، من الضروري أخذ تجربة المستهلك والمتانة والاستدامة في الاعتبار.
# 5. إعادة طلب المخزون الجديد
من الضروري التحقق من دقة عدد البضائع وتوقيت الطلبات الجديدة أثناء تجديد مخزونك. سيساعدك استخدام طريقة نقطة إعادة الطلب على تقليل احتمالية نفاد المخزون والمخزون ، وهما مشكلتان لهما تأثير ضار على أرباحك النهائية. تتم إعادة الترتيب تلقائيًا بواسطة بعض أنظمة إدارة المخزون ، مما يوفر الوقت ويزيل الأخطاء الناتجة عن الخطأ البشري.
نصيحة لتحسين نظام إدارة المخزون الخاص بك
سننظر في بعض الاستراتيجيات لتحسين نظام إدارة المخزون الخاص بك بعد التحدث عن العمليات الخمس في كل عملية إدارة مخزون. هناك العديد من الاستراتيجيات التي قد تستخدمها لإدارة مخزونك بشكل فعال ، سواء كانت أهدافك هي إقناع المستهلكين أو كسب المال أو كليهما. فقط عدد قليل منهم على النحو التالي:
# 1. استمر في التخطيط
عمل إتقان مراقبة وإدارة المخزون لا ينتهي أبدًا. يجب عليك متابعة النتائج باستمرار ومراقبة مستويات المخزون والنظر في أي مشاكل قد تحدث. يمكنك بعد ذلك تعديل خطط الإدارة الخاصة بك في ضوء هذه البيانات.
# 2. حدد أولويات العناصر الأساسية أولاً
مهمة إدارة مخزونك بالكامل مرة واحدة شاقة. حدد المخزون المهم أولاً ، ثم ركز على تحسين العملية من حولهم. من المحتمل أن يستلزم ذلك التركيز على أفضل البائعين بالإضافة إلى السلع التي ستكون محور مبادرات التسويق اللاحقة. وفقًا لبيانات عام 2020 ، غالبًا ما تتراوح معدلات المخزون للمنتجات الأكثر مبيعًا بين 8٪ و 12٪ ، وبالتالي فإن هذا بلا شك موضوع يستحق التركيز عليه.
# 3. إشراك جميع الأطراف.
يعد تكوين فريق بمجموعة متنوعة من المهارات أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تنفيذ إدارة المخزون بشكل صحيح. يجب عليك أولاً تجميع مجموعة أساسية من الخبراء في النمذجة الرياضية. لكن يجب أن تنمي ثقافة تضمن أن لديهم تفاعلات مهمة مع الرؤساء التنفيذيين الذين ليسوا في الرياضيات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك إشراك الموظفين من جميع مراحل عملية إدارة المخزون ، من ملتقطي الأرضية إلى مديري المستودعات. من المنطقي طلب اقتراحات من فريق دعم العملاء أيضًا.
# 4. تكييف استراتيجيتك مع نموذج عملك.
عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون ومراقبة المخزون ، لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. اعتمادًا على حجمها وخيارات التسليم والموقع ، لكل علامة تجارية احتياجات خاصة.
# 5. اختر الأدوات المناسبة.
من الضروري اختيار البرامج والأدوات التي يمكنها النمو والتكيف مع شركتك. يتم توفير ذلك عادةً من خلال برنامج إدارة المخزون المستند إلى السحابة. لا يتأثرون بالمشاكل التكنولوجية المحلية أو انقطاع التيار الكهربائي. اختر واحدًا يتتبع البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة حول تخطيط المخزون والواجهات مع بقية مكدس التجارة الإلكترونية الخاص بك.
أنواع إدارة المخزون
نظرًا لوجود العديد من أنواع الأعمال ، فهناك العديد من أنواع إدارة المخزون. لا توجد إستراتيجية واحدة لنظام إدارة المخزون تعمل مع جميع المؤسسات ، لذلك من الضروري معرفة أكبر قدر ممكن حول الأنواع المختلفة لاستراتيجيات نظام إدارة المخزون التي يمكن الوصول إليها حتى تتمكن من اختيار الأكثر فعالية بالنسبة لك حازم. يتم سرد هذه الأنواع من أنظمة إدارة المخزون.
# 1. إدارة مخزون التجزئة
بالنسبة لتجار التجزئة ، فإن التحكم في المخزون يعني تتبع البضائع التي تريد بيعها للعملاء. بصفتك بائع تجزئة ، فإن هدفك الرئيسي هو التأكد من أن لديك مخزونًا كافيًا لتلبية طلبات العملاء وأوامرهم. ومع ذلك ، نظرًا لأن تخزين المنتجات يكلف مالًا ، فأنت تريد أيضًا أن تكون حريصًا على عدم زيادة مخزونك.
# 2. إدارة المخزون متعدد المواقع
مع وجود العديد من واجهات المحلات أو المستودعات أو قنوات المبيعات للإدارة ، تزيد إدارة المخزون متعدد المواقع من التعقيد. للتأكد من أن لديك مخزونًا كافيًا أينما تبيع ، فإن هذا النوع من إدارة المخزون يتضمن المراقبة على مستوى الموقع بالإضافة إلى عرض شامل لجميع البضائع الخاصة بك.
تقنيات إدارة المخزون
توظف إدارة المخزون عدة استراتيجيات ، بينما قد تفضل كل شركة بعضها على غيرها. ترقب دائمًا ما يناسبك بشكل أفضل.
# 1. الشحنات السائبة
لطالما اعتبرت الشحنات السائبة الطريقة الأكثر تكلفة لشراء السلع. إنه مثالي لشركة تواجه باستمرار طلبًا كبيرًا من العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر الشحن بالجملة أفضل فرصة للنجاح المالي لأن البضائع جاهزة للبيع. مع الشحنات السائبة ، قمت بتقليل عدد الرحلات التي يتم إجراؤها للشحن ، مما أدى إلى انخفاض تكلفة الشحن.
# 2. مراقبة مخزون ABC
طريقة الإدارة لتحديد الأولويات وتتبع المخزون هي نظام جرد ABC (A = قيمة عالية ، B = قيمة متوسطة ، C = قيمة منخفضة). يمكن أن تساعدك هذه التقنية أيضًا في تحديد أولويات الطلبات المتكررة أو بالجملة للسلع المتساهلة كتلك ذات هوامش ربح أعلى.
# 3. طلب العودة
الطلب الخلفي هو طريقة يتم تطبيقها على كل من إدارة المخزون والتنبؤ. الطلبات الاختيارية والأوامر المؤجلة الاختيارية هي أسماء أخرى لها. الطلب الخلفي هو تقديم طلب لمنتج تم بيعه للمستهلك ولكن لم يتم عرضه بعد في موقع البائع.
# 4. JIT ، أو في الوقت المناسب
تُعرف فكرة تصنيع وتسليم المنتج فقط عندما يشتريه المستهلك في الوقت المناسب (JIT). القضاء على هدر الإنتاج ورفع الجودة هي الأهداف. أنشأها Taiichi Ohno لشركة Toyota Motor Corporation في الخمسينيات والستينيات. مع JIT ، يتم الاحتفاظ بجميع المخزونات إلى الحد الأدنى المطلق ، وبما أن غالبية المنتجات يتم تصنيعها أو تجميعها عند الطلب ، يتم الانتهاء من عمليات التسليم بسرعة أكبر.
# 5. شحنة
أسلوب الشحن هو أسلوب بيع وتسويق شائع في قطاع البيع بالتجزئة. يمكن للشركات من جميع الأحجام الاستفادة من اعتمادها لزيادة الدخل لأنها استراتيجية ممتازة لزيادة المبيعات.
# 6. عبر توزيع البضائع وطريقة دروبشيبينغ
دروبشيبينغ هو المكان الذي تتجه إليه التجارة الإلكترونية. على الأقل ، يتفق العديد من الخبراء مع هذا البيان. قد تجد أنه من الأسهل بيع سلعك عبر الإنترنت باستخدام دروبشيبينغ وطرق توزيع البضائع. حتى أنه أطلق عليها اسم "الكأس المقدسة" من قبل أولئك الذين يرغبون في إطلاق شركتهم الخاصة ولكنهم يفتقرون إلى الموارد اللازمة لبناء قائمة جرد.
# 7. تقنية عد دورة الجرد
يتم حساب المخزون المادي للنشاط التجاري باستخدام طريقة حساب دورة المخزون. هذا الإجراء مهم لأنه يساعد في الحفاظ على دقة وسلامة البيانات المالية.
برنامج إدارة المخزون الأعلى للمخزون
قد تعمل التكنولوجيا في المستودع على تمكين الموظفين وإرضاء العملاء ، كما ذكر للتو. لذلك دعونا ننظر عن كثب إلى البرامج التي تمنح الشركات سيطرة كاملة على مخزونها ببضع نقرات بالماوس فقط.
# 1. برنامج إدارة المخزون
يمكنك تتبع الطلبات ومستويات المخزون والمبيعات والوفاء باستخدام حلول برمجية شاملة مثل Zoho Inventory Orderhive Brightpearl TradeGecko و Skubana.
إنهم يربطون سلسلة التوريد بأكملها ، ببساطة. بهذه الطريقة ، تكون دائمًا على دراية بالكمية الدقيقة للمنتجات الموجودة لديك في المستودع وفي طريقك للخروج.
تأكد من أن النظام الأساسي الذي تحدده واجهات مع التقنيات الأساسية الأخرى ، مثل نظام CRM ومنصة متجر التجارة الإلكترونية وبرنامج المحاسبة.
# 2. برنامج مراقبة المخزون
داخل المستودعات ومرافق التخزين الخاصة بك ، يمكنك أيضًا العثور على برنامج مخصص بالكامل لمراقبة المخزون.
يمكنك إنشاء عمليات مخزون فعالة باستخدام أدوات مثل Odoo Korber و Fishbowl. من خلال تقليل مستويات المخزون ، يكون الهدف هو زيادة مساحة المستودعات مع تقليل النفقات. ومع ذلك ، سيكون لديك أيضًا مخزون كافٍ لتقليل فرصة نفاد الكمية.
من السهل أيضًا دمج الرموز الشريطية الذكية وعلامات RFID مع هذه الأنظمة التي تركز على المستودعات لإدارة المخزون بسرعة.
# 3. برنامج مراقبة المخزون Omnichannel
هناك برامج صُممت خصيصًا لمساعدتك في إدارة المخزون عبر العديد من الأنظمة الأساسية إذا كنت تخزن المنتجات عبر شبكات تجار التجزئة وأسواق الطرف الثالث.
يوفر برنامج Digital Shelf من ChannelSight إدارة أكثر تعمقًا للمخزون وبيانات المخزون. يتم تضمين معلومات في الوقت الفعلي حول تغييرات الأسهم وأسعار كل قناة تبيعها في تقارير التغطية الشاملة الخاصة بها. إن ضمان توفر المنتجات باستمرار وتسعيرها دائمًا بشكل عادل ، يمكّن العلامات التجارية من تحسين المبيعات.
ما هي إدارة المخزون والمخزون؟
يحتوي المخزون على جميع العناصر التي تشكل أصول الشركة ، بينما يتضمن المخزون فقط العناصر المتاحة للشراء.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المخزون؟
تعد الإدارة في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط متطلبات المواد (MRP) وكمية الأمر الاقتصادي (EOQ) ومبيعات أيام المخزون (DSI) الأنواع الأربعة المختلفة لإدارة المخزون.
كيف يمكنك تتبع جرد المخزون؟
أثناء تقدمك:
- حدد أداة لإدارة المخزون الخاص بك.
- ضع التنبؤ أولاً
- بيع البضائع بالترتيب الزمني
- فكر في الطلب على المنتجات.
- جرد المخزون
ما هي طريقة المخزون الأساسية لإدارة المخزون؟
نهج المخزون الأساسي هو أسلوب لتقييم أصول المخزون يتم فيه استخدام طريقة LIFO لجميع المخزون اللاحق ، ويتم توثيق تكلفة اقتناء الحد الأدنى من المخزون المطلوب لمواصلة العمليات.
ما هي قاعدة 80-20 في المخزون؟
وفقًا لقاعدة 80/20 ، ينتج عن 20٪ من الجهود أو المستهلكين أو أي وحدة قياس أخرى 80٪ من النتائج. تنص القاعدة على أن الشركات تحقق حوالي 80٪ من إيراداتها على 20٪ من أرباحها عند تطبيقها على المخزون.
كيف تحافظ على جرد المخزون في Excel؟
نصيحة حول كيفية التحكم في جدول بيانات Excel الخاص بك بحيث يمكنك تتبع حركة المخزون بدقة
- تجنب المزالق والأخطاء مع مخزون Excel.
- التحديث على الفور.
- استخدم السحابة.
- اقض بعض الوقت في تجميع البيانات.
- حلل بياناتك.
- المراجعة والتدقيق.
- تعرف على وقت الترقية.
ما هي تقنيات إدارة المخزون الثلاثة الرئيسية؟
استراتيجيات السحب والدفع والوقت المناسب (JIT) هي أكثر ثلاث تقنيات إدارة المخزون شيوعًا التي تستخدمها معظم الشركات.
وفي الختام
في عالم التجارة الإلكترونية اليوم ، يعد الإجراء المبسط لإدارة مخزون المخزون أمرًا ضروريًا لأداء الأعمال بالإضافة إلى كونه ميزة تنافسية. أنت في طريقك إلى تحسين إدارة المخزون والوفاء ، مما سيفيد النتيجة النهائية لشركتك الآن بعد أن قمنا بتغطية العمليات والأدوات اللازمة.
- إدارة المخزون الفعالة: دليل للقيام بذلك 2023
- إدارة المخزون البسيط: النظام والخدمات والبرامج والمزيد
- أفضل التطبيقات لإدارة المخزون في عام 2023
- أفضل 15 نظامًا للمخزون للشركات الصغيرة في عام 2023 (+ خيارات مجانية)
- إدارة ونظام مراقبة المخزون: أفضل الممارسات
مراجع حسابات
