رقم الطلب: التعريف وكيف يعمل

رقم الطلب
رصيد الصورة: betterteam

من المحتمل أن يكون هناك شعور بالإلحاح عندما تكون مستعدًا لتوظيف موظف يجب استبداله ، أو يحتاج فريقك إلى النمو لتلبية متطلبات العمل ، أو إذا كنت تبحث عن مواهب وخبرات متخصصة لاستكمال فريق أحلامك. من المغري الذهاب مباشرة إلى الوصف الوظيفي. لكن امسك خيولك: ستحتاج إلى ملء طلب وظيفة أولاً قبل النقر على "نشر". بعد ذلك ، لتحقيق ذلك ، هو المكان الذي يأتي فيه رقم الطلب ، وطلبات العمل ، والأمثلة ، والشراء ، وكيفية كتابته ، والكثير. خذ رحلة جيدة كما تتعلم كل ما عليك.

ما هو الطلب؟

الطلب هو طلب رسمي لخدمة أو عنصر يتم إجراؤه عادةً في نموذج طلب شراء أو مستند قياسي آخر. عملية الطلب هي طريقة موحدة لتتبع و محاسبة لجميع الطلبات المقدمة من قبل الشركة.

نظرة عامة

رقم الطلب هو مستند ينشئ طلبًا لنشاط معين ويسجل أيضًا هذا الإجراء لأغراض إعداد التقارير. إذا احتاج موظفو الشركة إلى إمدادات إضافية ، فسيستخدمون طلب شراء. كانت طلبات الشراء تستخدم النماذج الورقية في السابق ، لكن معظم المؤسسات تستخدم الآن عمليات رقم الطلب الرقمية التي تسمح بتتبع العمليات بشكل أسرع ، بما في ذلك المخزون محاسبة. لتحسين التحكم في المخزون ، تقوم هذه الأنواع من الطلبات بتحديث المخزون تلقائيًا بشكل متكرر.

الكفاءة والمساءلة لتحسين عملية الطلب الموحدة عبر جميع نقاط التفاعل. طلب الشراء ، بدلاً من السماح الموظفين لأخذ أي إمدادات يريدونها عندما يريدون ذلك ، يوفر طريقة أكثر تحكمًا وتوثيقًا لإدارة مخزون العرض الداخلي والطلب المستقبلي. في المجال الطبي ، على سبيل المثال ، عند طلب الاختبارات المعملية ، يقوم الأطباء بملء نموذج رقم الطلب. تظهر هوية المريض والمعلومات الطبية الأخرى في هذه الأشكال الرقمية ، مما يضمن حصول المرضى على اختبارات معملية دقيقة.

مثال على الطلب

ضع في اعتبارك السيناريو التالي لفهم عملية الطلب بشكل أفضل. أ التأمين الصحي يحتاج قسم التعلم والتطوير بالشركة إلى إمدادات جديدة لبرنامجها التدريبي. يجب أن تكون هذه العناصر من خلال نظام طلبات الشركة من قبل قائد الفريق.

يبحث قائد الفريق في كتالوج ويختار مجموعة متنوعة من الأشياء لهم. يتم إكمال نموذج الطلب وتقديمه إلى الإدارة للموافقة عليه. ينظر المدير في الطلب ويوافق عليه ثم يرسله إلى قسم المشتريات.

يقوم قسم المشتريات ، مثل المدير ، بمراجعة الطلب والموافقة عليه. في حالة وجود أي أخطاء أو عدم وجود معلومات كافية ، يمكن إعادة الطلب إلى المدير أو مقدم الطلب لإجراء المراجعات. لا توجد أخطاء أو سهو في هذا المثال ، لذلك يتلقى المورد أمر شراء. يحدد أمر الشراء تفاصيل الأمر ، مثل نوع المنتج والكمية المطلوبة. يتم تسليم أمر الشراء إلى المورد للوفاء به بمجرد الانتهاء منه.

يستلم المورد الطلب ويدخل في عقد مع المشتري للمنتجات المطلوبة. . يتلقى المورد الأموال بعد تسليم المنتجات كما هو مطلوب.

ما هو رقم طلب الوظيفة؟

رقم طلب الوظيفة عبارة عن مجموعة من الأرقام أو الأحرف المرفقة بوظيفة معينة على موقع ويب. يتم استخدام الأرقام من قبل جهات التوظيف كوسيلة لتتبع المتقدمين الذين يتقدمون لشغل وظائف مختلفة. يمكن للمتقدمين المحتملين الذين يحتاجون إلى الحفاظ على تنظيم طلباتهم استخدام أرقام طلبات العمل أيضًا. عندما ترغب شركة أو شركة في الإعلان عن وظائف متعددة بنفس العنوان ، يمكن استخدام أرقام طلبات العمل لإظهار وجود فرص عمل متعددة. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز لصاحب العمل أن يطلب من مقدم الطلب تقديم طلبه أو استئنافه مع رقم طلب الوظيفة بدلاً من المسمى الوظيفي.

نماذج الطلبات الموحدة

غالبًا ما يكون اسم الشخص الذي قدم الطلب وتاريخ الطلب وتاريخ التسليم وموقع التسليم والقسم المسؤول عن تلبية الطلب في نماذج الطلب. توقيع صاحب الطلب وتاريخه على الاستمارات. عمليات الاستحواذ هذه حاسمة بشكل كبير المنظمات مع مواقع مختلفة.

قد يكون هناك مثال آخر على إجراءات الطلب في المجال المالي ، حيث يمكن للمساهمين أن يطلبوا من مجلس إدارة الشركة التصويت على القرارات المقترحة. عملية الطلب هي ، في جوهرها ، إجراء رسمي مسجل لزيادة الكفاءة في سياق تجاري.

الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء

الغرض من هذا المنشور هو شرح الاختلافات بين طلبات الشراء وأوامر الشراء ، بالإضافة إلى تقديم بعض التوصيات حول كيفية تحسين عملية طلب الشراء للأفراد العاملين في مجال التمويل أو الشراء.

قبل أن ندخل في التفاصيل ، من الضروري فهم الدور الحاسم الذي تلعبه مسؤوليات الشراء والشراء في الشركات عندما يتعلق الأمر بإدارة التكلفة. ببساطة ، تقوم هذه الأقسام بتطوير قواعد وإجراءات شراء الأعمال. تقع على عاتقهم مسؤولية التحقق من أن جميع مشتريات الشركات فعالة من حيث التكلفة ومعتمدة من قبل الأطراف المناسبة. أحد عملائنا ، على سبيل المثال ، هو مقدم رعاية صحية للأسنان. لضمان حصول الشركة على أفضل سعر وإدارة المخزون بشكل صحيح ، يجب شراء فرش الأسنان التي تتلقاها بعد زيارة طبيب الأسنان من خلال قسم المشتريات.

مع وضع هذا السياق المهم في الاعتبار ، تعد طلبات الشراء وأوامر الشراء من المستندات المهمة التي تستخدمها الشركات للمساعدة في إدارة النفقات. تستخدم المنظمات هذه المستندات لسببين رئيسيين: إنها توفر لهم مزيدًا من التحكم في إنفاق الموظفين ولأن الشراء أكثر شفافية ، فمن المرجح أن يتلقوا خصومات على السلع أو الخدمات.

ما هو طلب الوظيفة؟

طلب الوظيفة هو مستند رسمي من قبل مديري الأقسام لطلب تعيين موظفين جدد. طلب الوظيفة هو طلب توظيف جديد يتضمن شرحًا للضرورة وتقدير الميزانية للموظف الجديد.

طلب الوظيفة هو مستند رسمي يستخدمه مديرو الأقسام لطلب تعيين موظفين جدد الموظفين. عندما يحتاج مديرو الأقسام إلى قوة عاملة إضافية أو لاستبدال القوة العاملة الحالية ، سيقومون بملء طلب الوظيفة.

أهمية طلب الوظيفة

تكمن أهمية طلب الوظيفة في أنه يعبر عن الحاجة إلى موظفين جدد من قبل مديري الأقسام. إنه بمثابة طلب لتوظيف جديد ، بالإضافة إلى شرح للحاجة وتقدير مالي لتعيين وظيفة جديدة.
نتيجة لذلك ، يعد طلب الوظيفة مكونًا أساسيًا في عملية التوظيف ، لا سيما في الشركات التي لديها إجراءات موارد بشرية رسمية.
يقوم مدير قسم في مثل هذه الشركة بتعبئة طلب وظيفة وإرساله إلى قسم الموارد البشرية. ال HR يقوم الفريق بتقييم الاحتياجات والموارد المطلوبة لتعيين وظيفة جديدة ، وبمجرد أن يمنح صانعو القرار موافقتهم ، فإنه يرسل طلب الوظيفة المعتمد إلى مسؤولي التوظيف ، الذين يقومون بعد ذلك بإعداد إعلان وظيفي.

كيف تكتب طلب عمل

ستختلف عملية إنشاء طلب الوظيفة بشكل كبير من شركة إلى أخرى. ولكن هناك أربعة مبادئ توجيهية عامة يجب اتباعها.

# 1. قم بأبحاثك

يجب أن تفهم الأمور التي لا تسير على ما يرام لأنك لا تملك هذه الوظيفة. ما الذي سيكون على ما يرام بعد ملئه ، وكيف سيؤثر على شركة ككل ، لا سيما من حيث الإيرادات أو جودة المنتج أو الخدمة والروح المعنوية؟

# 2. احصل على موافقة من أصحاب المصلحة

تحدث مع أصحاب المصلحة في الإدارات الأخرى لإشراكهم في هذا المنصب. لديك حجة قوية إذا كان بإمكانك جعل قادة الأقسام الأخرى يدعمون منشورًا لا يقدم تقريرًا لهم حتى.

# 3. ركز على النتائج

ما الذي سيحققه المرشح الناجح في هذا الدور بالضبط؟ امنح أهدافًا محددة لمدة 90 يومًا و 120 يومًا وسنة لمساعدة الفرد الذي يأذن بالطلب. افهم بالضبط ما تحصل عليه المنظمة وكيفية تحديد ما إذا كانت عملية توظيف ذكية.

# 4. من خلال متابعة بمجرد شغل المنصب

بمجرد أن تملأ المنصب ، ألق نظرة على دليل التوجيه الخاص بنا لمساعدتك على البدء.

متى ولماذا يجب استخدام طلبات الشراء؟

تسمح طلبات الشراء بمزيد من الرقابة على موارد الشركة ، ولكن يمكنها أيضًا زيادة النفقات التشغيلية. يعتمد قرار الشركة بالاستثمار في مثل هذه العمليات على موازنة الفوائد مقابل التكاليف.

تتطلب المركبات والتعيينات الجديدة والبضائع أو المعدات باهظة الثمن أو التي يحتمل أن تكون خطرة طلبات شراء. إن الحصول على هذا المستوى من الرقابة يستحق الجهد الإضافي المطلوب لتقديم الطلبات والتعامل معها.

تتجنب بعض الشركات عملية الطلب تمامًا للمنتجات ذات الأولوية المنخفضة مثل اللوازم المكتبية ، وشرائها والتخلص منها عند نفادها.

فكر في الآثار المترتبة على معنويات الشركة نتيجة تطبيق ضوابط صارمة للغاية على الموارد المختلفة. ستعاني النتيجة النهائية إذا شعر موظفوك بأنهم خاضعون للإدارة الدقيقة وعدم الثقة بسبب العدد المفرط من إجراءات الطلب.

يمكنك إحكام قبضتك على مواردك دون الضغط غير المبرر على موظفيك أو العمليات اليومية بمساعدة نظام الطلبات الآلي.

ما هي الطرق الحاسمة لطلبات الشراء؟

طلبات الشراء هي طلبات رسمية داخلية لأي شيء ، سواء على الورق أو إلكترونيًا ، والغرض منها دائمًا هو إدارة الموارد.

إذا كنت بحاجة إلى استعارة سيارة عمل لفترة قصيرة ، فيمكن أن يُطلب منك تقديم طلب. في مثل هذه الحالة ، لن تكون هناك حاجة لشركتك لإجراء أي عمليات شراء ؛ بدلاً من ذلك ، قد تطلب الاستفادة من مورد موجود بالفعل.

أو ، إذا احتاج المختبر إلى المزيد من مادة كيميائية معينة ، فسيتم تقديم نموذج طلب. إذا تم الاحتفاظ بالمواد الكيميائية المعنية خارج الموقع ، فقد تؤدي موافقتك على هذا الطلب إلى نقل هذه المواد الكيميائية إلى مختبرك وأمر شراء لاستبدالها.

قد تكون طلبات التوظيف نموذجية أيضًا. عند قبول استئجار جديد ، قد تحتاج الشركة أيضًا إلى طلب عناصر أخرى استعدادًا لوصولهم ، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والوصول إلى برامج معينة.

ماذا يحدث لطلب التوظيف بمجرد إنشائه؟

بمجرد أن ينتهي مدير التوظيف من متطلبات الوظيفة ، يتم إرساله إلى الموارد البشرية للمراجعة والموافقة. إذا كانت تكاليف الرواتب والتوظيف ستكون مرتفعة للغاية ، فيجب استشارة الإدارة المالية أيضًا. تتأثر فرص قبول طلب العمل أو خفض رتبته أو رفضه بشدة بالتكلفة المتوقعة لكل تعيين.

تقوم الموارد البشرية بمراجعة المتطلبات ومن ثم تخويلها بالمحاسبة ومدير التوظيف. عادة ما يتطلب إنشاء منصب جديد عملاً أكثر من ملء وظيفة موجودة. بعد مراجعة نموذج طلب التوظيف المكتمل وقبوله ، يتم تسليمه إلى المجند للتعامل معه. سيجتمع مسؤول التوظيف مع مدير التوظيف لاستعراض الوصف الوظيفي ، ووضع خطة للعثور على موظفين جدد وتعيينهم ، وتنظيم موظفي التوظيف لديك.

ما هو رقم طلب الشراء؟

رقم أمر الشراء هو رقم فريد من نوعه يتم تخصيصه لأمر شراء. أمر الشراء هو شهادة رسمية عن نية المشتري في شراء شيء من البائع ، وهو يغطي تفاصيل الصفقة. أصبحت القدرة على تتبع الطلبات التي تم تسليمها أو استلامها بواسطة البائع أو المشتري والإشارة إليها أسهل باستخدام رقم طلب الشراء.

من يوافق على طلب العمل؟

يتعرف المدير على متطلبات الموظفين الجدد ويقدم طلبًا لاستمارة الموافقة على طلب الوظيفة. ثم يتم إحالة الطلب إلى نائب رئيس الدائرة ذات الصلة للموافقة عليه. بعد الحصول على تصريح من نائب الرئيس ، قد يتم إرسال الطلب إلى مسؤول تنفيذي على مستوى C لمزيد من المراجعة والموافقة. قبل تسليم طلب الوظيفة إلى الموارد البشرية ، من الشائع أن يمنح التمويل موافقته النهائية.

هل رقم الطلب هو نفسه طلب الشراء؟

يتمثل التمييز الأساسي بين طلب الشراء وأمر الشراء في أنه يتم استخدام طلب الشراء لطلب الإذن من أعلى المستويات داخل المؤسسة قبل إجراء عملية شراء ، بينما يتم استخدام أمر الشراء لإجراء الشراء الفعلي للسلع أو الخدمات المذكورة أعلاه .

كيف تكتب طلب عمل عظيم؟

في حين أن الكثير من المعلومات التي ستقدمها في طلب الوظيفة واضحة ومباشرة. هناك طرق لزيادة احتمالية أن يكون طلب الاستئجار الجديد الخاص بك جزءًا من نظام. ضع هذه النصائح في الاعتبار عند ملء طلب الوظيفة التالي. 

# 1. اتبع إجراءات منظمتك.

عادة ما يكون طلب الوظيفة من قبل مدير التوظيف. سيقوم قسم الموارد البشرية بعد ذلك بتقييم الطلب لمعرفة ما إذا كان يتماشى مع احتياجات الشركة ومواردها. سيستخدم المجند الطلب لزيادة تحسين الوصف الوظيفي بمجرد قبوله. في حين أن الوصف الوظيفي المختصر ضروري لإكمال نموذج الطلب. يمكن أن يكون إتقان الوصف الوظيفي عملية طويلة. قبل أن تبدأ عملية التوظيف ، يجب أن يجتمع مدير التوظيف والقائم بالتوظيف لمراجعة مسؤوليات الوظيفة المحتملة للتعيين للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. لاكتشاف المزيد حول عملية تقديم طلبات العمل والموافقة عليها بشركتك ، اتصل بقسم الموارد البشرية لديك.

# 2. ضع دراسة الجدوى. 

عبر بوضوح عن سبب طلب الفريق لهذا التعيين الجديد ، على سبيل المثال ، ما هي المهام التي لا يمكن أن تكون ما يمكن أن يكون عليه العمل إذا لم يكن الفريق كامل الموظفين. لخص ما يمكن أن يفعله هذا الموظف الجديد لمساعدة شركتك على تحقيق أهدافها وغاياتها. قدم بيانات كمية لتوضيح كيف سيؤثر هذا التعيين على أرباح الشركة ، ونجاحها في النهاية.

# 3. احصل على مدخلات من فريقك. 

عند مراجعة احتياجات التوظيف الخاصة بك ، اعمل مع المديرين وموظفي الموارد البشرية. الحصول على شراء من المفتاح أصحاب المصلحة في وقت مبكر يساعد على زيادة احتمالية أن يكون طلب الوظيفة الخاص بك على ما يرام. والأفضل من ذلك أن تحصل على مديرين إضافيين للتوقيع على طلب الوظيفة.

الآن بعد أن عرفت ما يعنيه طلب الوظيفة وكيف تكتب طلبًا رائعًا. أنت على بعد خطوة واحدة من تعيينك. إن أخذ الوقت الكافي لملء طلب الوظيفة بشكل مدروس يوفر فرصة للتقييم الاستراتيجي وتبرير التعيينات الجديدة. في نهاية المطاف ، إعداد مؤسستك للنجاح وأنت تحدد المرشحين المثاليين لشركتك. 

الأسئلة الشائعة

ما هو رقم طلب الشراء؟

طلب الشراء هو مستند يقوم بإنشائه موظف داخل مؤسستك لطلب شراء سلع أو خدمات تحدد طلبات الشراء التفاصيل المطلوبة قبل إتمام عملية الشراء ، في حالة الموافقة عليها ، مثل: وصف المنتج وكميته. اسم البائع. سعر.

من يجهز الطلب؟

سيقوم مدير القسم بتعبئة طلب شراء للإشارة إلى المواد المطلوبة وبأي كمية. قد يقترحون على البائع مكان شراء المواد. سيتم إرساله إلى قسم المشتريات ، والذي سيقوم بعد ذلك بمراجعة الطلب والموافقة عليه أو تغييره أو رفضه.

ما هي الأجزاء الخمسة من نموذج الطلب؟

تتضمن نماذج الطلب عادةً اسم الشخص الذي قدم الطلب ، وتاريخ الطلب ، والعناصر المطلوبة ، وتاريخ التسليم ، وموقع التسليم ، والقسم المسؤول عن تلبية الطلب.

  1. قسم التسويق: نظرة عامة ، الهيكل ، الأدوار ، التوقعات (+ نصائح مجانية)
  2. التقرير الشهري: كيفية كتابة تقرير شهري جيد (يفتح في علامة تبويب متصفح جديدة)
  3. أمر العمل: إجراء / خطوات بسيطة لإنشاء أمر عمل
  4. ظهر التحقق: كيفية التوقيع وماذا تكتب وحلول المصادقة الخاطئة
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً