المعلومات أمر حيوي لنمو المنظمة. لكن إدارتها تتطلب الكثير من الأنشطة ، والتي تشمل التعريف والصيانة والتخزين وما إلى ذلك. لتسهيل الأمور ، توجد أنظمة وبرامج لإدارة السجلات الإلكترونية تعمل على أتمتة العمليات. لا يمكن لأي منظمة أن تعمل بدون بيانات لأنه لن تكون هناك معايير أو قواعد واضحة يجب اتباعها عند القيام بالمهمة. حتى تطبيق القانون يستخدم نظام إدارة السجلات.
ما هي إدارة السجلات؟
إدارة السجلات هي دور تنظيمي مسؤول عن توجيه كيفية معالجة دورة حياة المعلومات الكاملة للمؤسسة للمعلومات. تجري هذه العملية من نقطة الإنشاء أو الاستلام أو الاستلام إلى نقطة التصرف.
تعمل السجلات التي تحتفظ بها الشركة كمستودع للذاكرة المؤسسية. يعد الاحتفاظ بالسجلات دليلاً على المعاملات ، ويجب أن تؤخذ الأحكام في الاعتبار عند النظر في المدة الزمنية للاحتفاظ بها.
إدارة السجلات هي نشاط أوسع للحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تهتم في المقام الأول بإدارة الأدلة على عمليات المنظمة وتخفيف أو تقليل المخاطر المرتبطة بها.
ما هي نظم إدارة السجلات؟
ومع ذلك ، فإن أنظمة إدارة السجلات تخدم أيضًا غرضًا أكثر عمومية من خلال تبسيط إجراءات تدفق العمل العديدة اللازمة لإنتاج ونشر والاحتفاظ بسجلات دقيقة. نظام إدارة السجلات له غرض رئيسي واحد. وذلك للتأكد من أن الشركة تمتثل للالتزامات القانونية والتنظيمية.
يجب أن تدرك أيضًا أن السجلات هي نوع معين من الملفات أو المستندات التي يمكن أن تكون مادية (ورقية) أو رقمية. من المكونات الحيوية للمؤسسات التي تعتمد على السجلات إدارتها وصيانتها. وهذا هو السبب في أن برامج إدارة السجلات تستخدم هذه الأنظمة لإدارة السجلات لضمان عدم فقدان أي شيء.
ميزات نظام إدارة السجلات
# 1. مراقبة المخزون
تتضمن المكونات الرئيسية لبرامج أنظمة إدارة السجلات أمثلة على ميزات بسيطة مثل المسح الضوئي والنسخ والإرسال والحفظ ، بالإضافة إلى ميزات أكثر تعقيدًا مثل الأتمتة القائمة على متطلبات الاحتفاظ بالشركة وتصنيفها.
# 2. محركات البحث
إنه يضمن أن الموظفين يمكنهم الوصول إلى الوثائق المطلوبة في أقرب وقت ممكن. تعمل هذه عادةً مع عدد من عوامل تشغيل البحث أو حقول المحتوى ، مما يسمح للمستخدمين بالعثور على سجل حتى لو كانوا يعرفون فقط ، على سبيل المثال ، تاريخ إنشاء السجل أو استخدامه الأخير.
# 3. مراقبة الامتثال
تضمن أنظمة إدارة السجلات الاحتفاظ بالسجلات وتحديثها وفقًا للالتزامات القانونية أو سياسة العمل. على سبيل المثال ، قد تقوم وظيفة تتبع الامتثال بإخطار المستخدمين بشكل دوري بضرورة تحديث سجلات معينة أو تعديلها أو استبدالها.
# 4. نظم السجلات
يمكن للمسؤولين متابعة تغييرات الملكية والتغييرات التي تطرأ على السجلات أثناء تنقلهم في المؤسسة. من أجل التأكد من أن النسخة الرئيسية تعكس بدقة أي تعديلات تم إجراؤها على الإصدارات الأخرى ، فإنها تقوم أيضًا بترتيب عدة نسخ من نفس السجل.
ما هي العناصر الخمسة الأساسية لنظام فعال لإدارة السجلات؟
- جرد وتصنيف السجلات.
- الاحتفاظ بالجداول.
- تخزين وتحويل السجلات.
- مبادرة السجلات الحيوية.
- التخطيط للتعافي من الكوارث والوقاية منها.
- توفير
ما هو البرنامج الأفضل لحفظ السجلات؟
تعتمد معرفة البرنامج الأفضل لحفظ السجلات على وظائفه وميزاته وأيضًا على ما تريده من أجله. تتضمن أمثلة برامج أنظمة إدارة السجلات ما يلي:
- OnBase.
- عقد الملف.
- روبكس.
ما هي أنواع أنظمة إدارة السجلات؟
يمكن تقسيم أنواع أنظمة إدارة السجلات بشكل عام إلى فئتين:
- تلك التي تستخدم السجلات الورقية بشكل تقليدي
- تلك التي تستخدم السجلات الإلكترونية.
ما هي وظائف نظام إدارة السجلات؟
وظائف أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية هي كما يلي:
يضمن تخزين واسترجاع الملفات والوثائق الإلكترونية ، بما في ذلك أيضًا محتوى معالجة الكلمات الداخلي والمراسلات الإلكترونية ،
أمثلة على أنظمة إدارة السجلات
- المنسدل الأعمال
- WordPress
- مايكروسوفت 365
- مساحة عمل Google
- ون درايف
- مايكروسوفت شير
- صندوق
- احتشاد
- برزي
- LibreOffice
- eFileC Cabinet
- جملة
نظم إدارة السجلات الإلكترونية
يعد استخدام أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية طريقة مثمرة لحفظ المستندات. من خلال المسح الضوئي للورق والمستندات الرقمية وفهرستها وأرشفتها للتخزين والاسترجاع المريحين ، يمكنك ضمان أمان بياناتك.
تهتم أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية بشكل أكبر بحفظ المستندات لاستخدامها في العمليات القانونية أو المراجعات الداخلية أو عمليات تدقيق الطرف الثالث ، بينما تهتم أنظمة إدارة المستندات أكثر بحفظ المستندات الرقمية وتنظيمها.
أمثلة على أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية
# 1. مستندات Zoho
تتيح أداة التعاون في المحتوى Zoho WorkDrive للفرق تخزين الملفات من أي حجم ومشاركتها وإدارتها والتعاون فيها. باستخدام Zoho Docs ، وهي أداة لإدارة المستندات على شبكة الإنترنت ، يمكنك تخزين وإدارة جميع بياناتك في السحابة أيضًا.
هذا حل إدارة مستندات سهل الاستخدام وآمن يتيح لك إنشاء المستندات ومشاركتها والتعاون فيها مع أي شخص داخل وخارج عملك ، على سبيل المثال ، العملاء والشركاء والعملاء.
# 2. منطقي Doc
تعمل أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية مثل logicalDOC كنظم لإدارة المستندات. على سبيل المثال ، يتميز بعمليات الاستيراد التلقائية والفهرسة وسير عمل Activiti.
# 3. مايكروسوفت شيربوينت اون لاين
يمكن للمؤسسات حفظ المعلومات الرقمية وتوزيعها وإدارتها بسهولة بمساعدة Microsoft SharePoint Online.
يمكن للمستخدمين الآن التفاعل مع بعضهم البعض في المناقشات ، منشورات "الإعجاب" ، وتحميل المستندات ، ومقاطع الفيديو ، والصور ، وذكر المستخدمين الآخرين في موجز الأخبار الخاص بهم. من السهل أيضًا التخصيص أو التهيئة.
يسمح SharePoint Online بالتعاون بين المستخدمين من الخارج ، مثل العملاء والموردين ، ويمكن شراؤه بمفرده أو كجزء من مجموعة Microsoft Office 365.
# 4. ملفات M DMS
برنامج إدارة الوثائق، أو برنامج DMS ، هي تقنية مهمة للأعمال. تكافح المنظمات لإدارة وتأمين أحجام المستندات المتزايدة بسرعة حيث ينتج قطاع الأعمال بيانات ووثائق جديدة بمعدل قياسي.
علاوة على ذلك ، يقضي عمال المعرفة اليوم جزءًا كبيرًا من يومهم في البحث عن الأوراق المناسبة أو تكرار البيانات التي لا يمكنهم العثور عليها. باستخدام حل برنامج DMS ، يمكنك تبسيط إدارة الأمان والامتثال والاحتفاظ والمراحل الأخرى من دورة حياة المستندات.
# 5. مكتب نظام أسينسيو فقط
تم تصميم ONLYOFFICE لتعاون الفريق الداخلي. يوفر للمستهلكين إدارة المستندات والتقويم والبريد وموصلات CRM. كما أن لديها توافقًا ممتازًا مع تنسيقات OpenDocument و Microsoft Office. يمكنك أيضًا تثبيت OpenOffice محليًا أو في السحابة.
إنه مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن أساس قوي لإدارة عمليات الأعمال.
# 6. إيفرنوت بيزنس
قد تعمل فرقك مع Evernote Business. في مكان واحد ، يمكنهم إنشاء الأوراق والعمل معًا في المشاريع وتخزين المعلومات. يمكن لأعضاء الفريق عرض الملاحظات والملفات وتحريرها وتحميلها ومشاركتها من أي جهاز - حتى إذا فقد الاتصال بالإنترنت.
باستخدام ميزات البحث القوية ووصلات الأدوات ، يمكنك الفرز بسرعة من خلال الفوضى وتحديد المعلومات التي تحتاجها. يمكنك استخدام Evernote Business لتبسيط عمليتك.
استخدامات نظم إدارة السجلات الإلكترونية
# 1. تخزين الوثائق
الهدف الأساسي لأنظمة البيانات الإلكترونية هو التخزين. تميل كل شركة إلى تراكم الأوراق بمرور الوقت ، مما يجعل من الصعب العثور على التصاريح التي لم تصدر مؤخرًا.
إما أن تقبل أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية المدخلات البشرية أو تقوم تلقائيًا بتقديم الأوراق إلكترونياً ، مع تركيز كل تلك المواد في مكان واحد سهل الاستخدام بدلاً من تشتيتها على العديد من أجهزة الكمبيوتر حول مؤسستك أو شغل مساحة على الرفوف الخاصة بك.
# 2. منظمة
يعد الحفاظ على تنظيم كل تلك الأعمال الورقية وإمكانية الوصول إليها أمرًا ضروريًا لإدارة السجلات الفعالة. تقوم أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية بفرز وتصنيف الوثائق بحيث يمكن الوصول إليها بسرعة. علاوة على ذلك ، فإن امتلاك هذه الميزة سيوفر على الشركة مئات أو حتى آلاف ساعات العمل.
# 3. الأمان
بعض المستندات حساسة للغاية ، كما أن ترك بيانات تنظيمية مهمة على رف أو في مجلد كمبيوتر غير محمي يعد وصفة لكارثة. كما يحتفظ نظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERMS) بكل شيء في مكان واحد ويقيد الوصول إليه للأفراد غير المصرح لهم.
تمكّن معظم أمثلة برامج أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية المسؤول من تحديد أذونات منفصلة لملفات متنوعة. هذا للتأكد من أن فردًا واحدًا يريد الوصول إلى ملف واحد ليس لديه سيطرة كاملة.
# 4. الاتصالات
غالبًا ما يحتوي EDRMS على ميزات اتصال ، مثل تنبيه القسم بأنه تم تحميل مستند محدد ذي صلة على النظام ، أو مشاركة ملف تلقائيًا مع الأفراد الذين تم وضع علامة عليهم. قد تسمح بعض الأنظمة للمستخدمين بإرسال رسائل مباشرة لبعضهم البعض من خلال النظام ، أو حتى ترميز مستندات العمل.
نظام إدارة سجلات إنفاذ القانون
نظام إدارة سجلات إنفاذ القانون هو نظام على مستوى الوكالة. والغرض منه هو توفير التخزين والاسترجاع والاحتفاظ والتلاعب والأرشفة وعرض المعلومات أو السجلات أو المستندات أو الملفات المتعلقة بعمليات إنفاذ القانون.
ويغطي أيضًا العمر الافتراضي الكامل لتطوير السجلات - من الجيل الأول حتى اكتمالها. يسمح نظام إدارة سجلات إنفاذ القانون الفعال بإدخال واحد للبيانات مع دعم آليات الإبلاغ المتعددة.
ومع ذلك ، فإن نظام إدارة السجلات لإنفاذ القانون يقتصر على السجلات المرتبطة مباشرة بعملياته.
تتناول هذه الوثيقة وظائف العمل التالية:
- مكالمات للخدمة
- الإبلاغ عن الحوادث
- إدارة الحالة الاستقصائية.
- الإبلاغ عن الحوادث المرورية
- الاستشهادات
- الاتصال الميداني
- بيادق
- العملية المدنية
- الأوامر والقيود
- التصاريح والتراخيص
- إدارة المعدات والأصول
- إدارة الأسطول
- فردي
- محقق
- الدعم التحليلي (تحليل الجريمة)
يعمل نظام إدارة سجلات إنفاذ القانون على تبسيط العملية من خلال ربط الأشخاص والممتلكات والأماكن والسجلات ذات الصلة في قاعدة بيانات مركزية واحدة بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام. تحتاج وكالة إنفاذ القانون إلى نظام إدارة السجلات (RMS) لإدخال المعلومات المتعلقة بالأحداث الإجرامية التي تحدث في ولايتها القضائية.
أمثلة على أنظمة إدارة سجلات إنفاذ القانون
# 1. نظام إدارة السجلات في قسم إدارة المحفوظات والسجلات
تشمل الأمثلة أنظمة إدارة سجلات قانون قسم إدارة المحفوظات والسجلات. يسمح للوكالة بتنظيم البيانات والحفاظ عليها واستردادها من خلال واجهة واحدة.
يعد ARMS RMS نظامًا سهل الاستخدام لإدارة سجلات إنفاذ القانون يوفر عملية إدخال سجلات سريعة وفعالة. كما أنها تمكن المستخدمين من العثور بنجاح على السجلات أو التحليلات المطلوبة. سواء في المكتب أو أثناء التنقل باستخدام جهاز محمول ، يتمتع المستخدمون بإدارة سلسة للمعلومات باستخدام ARMS.
# 2. نظام إدارة سجلات رابطة الدول المستقلة
يعمل نظام إدارة سجلات CIS (RMS) على أتمتة وظائف إدارة السجلات في أي وكالة. يوفر النظام أيضًا استخدامًا متزامنًا عبر الإنترنت في السجلات والإرسال ومكاتب المباحث وما إلى ذلك.
توفر القوائم وأشرطة الأدوات والتعليمات ومفاتيح الوظائف والأدوات الأخرى بيئة بديهية وفعالة لمجموعة كاملة من الموظفين الذين سيدخلون الأحداث ويصلون إليها ويتتبعونها.
# 3. سجلات سنترال سكوير
باستخدام مجموعة متكاملة وشاملة من المكالمة إلى الحالة ، يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في إدخال البيانات والإبلاغ عنها بشكل كبير. يوفر تكامل الإرسال الكامل الوقت مع تحسين جودة بيانات NIBRS المقدمة. يمكنك إدخال البيانات في نظامك واستعادتها في أي مكان وفي أي وقت تريده باستخدام سجلات CentralSquare. مع هذا النظام القابل للتكيف المستند إلى السحابة ، يظل المستجيبون في الجوار بينما يعاني موظفو تكنولوجيا المعلومات لديك من مشاكل أقل.
باستخدام الارتباطات التلقائية بين الملفات والحالات ، قد تجد الوسائط الخاصة بك بسرعة وتتخلص من عمليات البحث اليدوي المملة من خلال كميات كبيرة من الأدلة الرقمية.
باستخدام CAD والتسجيلات في CentralSquare تتم مزامنة الأدلة الرقمية تلقائيًا ، مما يتيح إدارة أكثر فاعلية للحالات. عند العمل مع المستخدمين داخل وخارج عملك ، شارك الأدلة بأمان وأمان.
# 4. Omnigo
يمكن لأجهزة إنفاذ القانون والتعليم والرعاية الصحية وغيرها من الشركات الاستفادة من الحلول التي تقدمها Omnigo Software. يوفر برنامج أنظمة إدارة السجلات سهل الاستخدام والقابل للتكيف الخاص بالشركة للمستخدمين المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ إجراءات أكثر فاعلية.
كما أنها ساعدت موظفي إنفاذ القانون والأمن في زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة تصل إلى 25٪ ، وتقليل مخاطر الامتثال ، وتوفير زيادات ملحوظة في السلامة والأمن.
من أجل تأمين موظفيك وأصولك وعلامتك التجارية ، تعتقد Omnigo أنه يجب أن تحصل على أكبر دعم ممكن. يمكن لفريقك التركيز على ما هو أكثر أهمية من خلال الوصول إلى البيانات التي يسهل تتبعها وتحليلها واستردادها.
# 5. القوة الإلكترونية
تلتزم eFORCE بتحسين كفاءة وكالتك. كما أنه يعزز سلامة المجتمع من خلال مجموعة شاملة من أنظمة إنفاذ القانون المستندة إلى المتصفح. يأتي أي منتج من منتجات eFORCE تشتريه بميزات متميزة وأسعار تنافسية وخدمة عملاء استثنائية.
لديهم جميع متطلبات برامج السلامة العامة لمؤسستك مغطاة. لبناء النظام البيئي المثالي لدعم وكالتك ، يمكنك الاختيار والاختيار من بين مجموعة السلع لدينا
يمكنك الاعتماد على eForce لإبقائك في الطليعة ، ومساعدة قسمك في العمل بشكل أكثر فاعلية وأمانًا ، سواء كان نظام إرسال جديدًا بمساعدة الكمبيوتر أو برنامجًا لأنظمة إدارة السجلات.
# 6. Spillman Flex لإدارة السجلات
Spillman Flex هو حل برمجي لأنظمة إدارة سجلات السلامة العامة في أماكن العمل. تم إنشاؤه لتلبية متطلبات قوات الشرطة ومكاتب العمدة ومراكز الإرسال والسجون ووكالات الإطفاء في جميع أنحاء البلاد. تقدم Flex للوكالات مزايا التكامل الذي لا مثيل له ، وإمكانيات مشاركة البيانات متعددة الاختصاصات ، وترخيص الموقع بأسعار معقولة ، والتطورات المستمرة ، وكلها تتمحور حول مركز متكامل مركزي ومدعوم بخدمة ودعم عملاء جديرة بالثقة.
يتوفر أكثر من 60 وحدة مرتبطة من Spillman Flex ، مما يتيح لمؤسستك إنشاء نظام مصمم خصيصًا لمتطلباتك الفريدة. تشمل الحلول المتكاملة التي تقدمها Flex وحدات مسبقة الصنع لـ CAD ، و RMS ، و JMS ، وجمع البيانات المتنقلة وإعداد التقارير في الميدان ، والشرطة والتحليلات القائمة على الاستخبارات ، ورسم الخرائط وأنظمة المعلومات الجغرافية (GIS) ، والحرائق ، ومشاركة البيانات ، والموظفين والموارد.
# 7. أنظمة فالور
هذا مصدر موثوق لإدارة الحوادث فيما يتعلق بالقانون والحريق ونظام الإدارة البيئية والأمن في كل قطاع من قطاعات السوق. تفخر Valor Systems بالاحتفاظ بعملائها منذ العام الأول من العمل. يمكن أن تعمل إدارة الإرسال والحالة معًا بشكل أكثر فاعلية مع نظام Valor لإدارة الحوادث (VMS).
لقد أنشأ نظامًا لتخصيص الموارد والوعي بالأوضاع التي تفيد مؤسستك بأكملها. يجعل Valor IMS العمليات أكثر فعالية ويمنح الوحدات الميدانية إمكانية الوصول إلى المعلومات الحيوية عبر الأجهزة التي تعمل بنظام Windows و Apple iOSTM و AndroidTM.
تعمل خدمة الإرسال بمساعدة الكمبيوتر على تحقيق الأشياء عندما يتعلق الأمر بتقديم حل. في مشاريع أخرى ، صادفوا في كثير من الأحيان منظمات تقدم وعودًا لوزارة الدفاع لكنها بعد ذلك لا ترقى إلى مستوى التوقعات. هذا من أجل التأكد من أنه يفي بمعايير البحرية المحددة.
# 8. تضمين RMS للسلامة العامة
لإدارات إنفاذ القانون والسلامة العامة ، تقدم Incode RMS مجموعة كاملة من الأجنحة المتكاملة. كما أن لديها نظام إرسال متكامل بمساعدة الكمبيوتر ، وإدارة السجلات ، وحل متنقل لتسريع أوقات الاستجابة ، وتقديم معلومات حيوية عن السلامة العامة للحفاظ على سلامة المواطنين وضباط الشرطة ، وتبسيط المهام الإدارية للإبلاغ ، وإدارة القضايا ، والتحقيق الجنائي.
# 9. بوليسيس
PoliSys 4.0 هو نظام تفكير مستقبلي ومتكامل تمامًا. كما أنه يوفر معالجة موثوقة ومتطورة لمكالمات الحوادث ، مما يسمح بإدارة سير العمل بفعالية. يعمل هذا أيضًا على تحسين عملية الإرسال من خلال وظائف تعيين التطبيق والترحيل. 4.0 يتضمن العديد من الواجهات والوحدات النمطية والميزات من جهات خارجية.
# 10. CrimeStar RMS
لتطبيق القانون وسوق السلامة العامة ، Crimestar هي مجموعة متكاملة وقابلة للتكيف وفعالة من حلول إدارة المعلومات.
بصفتنا بائعًا مفضلاً لمتخصصي إنفاذ القانون ذوي التفكير المتقدم اليوم ، لدينا عقود من الخبرة وسمعة طيبة لتقديم برامج عالية الجودة وسهلة الاستخدام ورخيصة.
ما هي فوائد إدارة السجلات؟
العديد من الشركات إما تقلل من أهمية إدارة السجلات أو تعتبرها وسيلة راحة (وليست ضرورة).
# 1. امتثال أسهل
يجب أن يكون لدى المنظمات نظام قوي لإدارة السجلات للتأكد من التزامها بجميع المعايير المعمول بها ، حيث أصبح الامتثال للسجلات أكثر صرامة. قد تتضمن هذه القوانين والقواعد قانون HITECH و / أو FACTA و / أو HIPAA ، وكلها تتطلب نهجًا منظمًا لإدارة السجلات.
ونظرًا لأن التنفيذ في حالة عدم الامتثال يمكن أن يكون قاسيًا إلى حد ما ، فإن الامتثال الأسرع والأكثر سلاسة يعد مفيدًا بشكل لا يصدق لوكالتك ككل (بدءًا من الإجراءات القانونية إلى العقوبات باهظة الثمن الأخرى). بالإضافة إلى وجود سياسة موثوقة للاحتفاظ بالبيانات ، ستحتاج على الأرجح إلى مساعدة برنامج أنظمة إدارة السجلات لضمان التزامك بالامتثال التنظيمي.
# 2. سير عمل أفضل
لا تتعقب معظم المؤسسات الوقت الذي تقضيه في الاحتفاظ أو البحث عن المستندات. من الصعب أيضًا تقدير مقدار الوقت الضائع أثناء الإجراء. ومع ذلك ، ليس هناك شك في قضاء قدر كبير من الوقت في محاولة استخراج المعلومات ذات الصلة عندما يتم الاحتفاظ بالمستندات في الموقع في خزانات ملفات مكتظة.
والأسوأ من ذلك ، بعد استرداد المستندات ، ستحتاج في النهاية إلى إعادة تجميعها ، مما يستغرق وقتًا أطول قد يكون من الأفضل إنفاقه في مكان آخر في الشركة.
يمكن استرداد البيانات والحقائق الأكثر أهمية لديك بسهولة متى احتجت إليها بفضل برنامج نظام إدارة سجلات موحد وشامل. ونتيجة لذلك ، فإن هذا يشجع على تحسين سير العمل ويعزز قدرة مؤسستك على إدارة الأعمال بكفاءة وضمان تقديم الخدمة.
# 3. توفير في التكاليف
فكر في عدد التقارير ورسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها شركتك كل يوم ؛ قد يكون جزء صغير فقط من هذه المادة مفيدًا حقًا (أو يحتاج إلى الاحتفاظ به في الملف). بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب إدارة المستندات ، ولا سيما المستندات الورقية ، قدرًا كبيرًا من الوقت والمال نظرًا للحاجة إلى إيجاد مساحة تخزين كافية وطباعة أو حفظ جميع النماذج المادية الخاصة بك. لحسن الحظ ، مع الإدارة الجيدة للسجلات ، يمكن لوكالتك تتبع التوسع في سجلاتها وتضمن أنها تحتفظ فقط بالمعلومات الأكثر أهمية أو المفيدة.
تقلل إدارة السجلات الرقمية من تكاليف التخزين وتعزز إنتاجية الفريق ، مما يؤدي إلى توفير كبير في التكاليف (أي قضاء وقت أقل في البحث عن الملفات المفقودة أو المفقودة).
يمكن استرداد أهم معلوماتك وتفاصيلك بسهولة متى احتجت إليها بفضل برنامج نظام إدارة سجلات موحد وشامل.
# 4. الاسترجاع الفعال
المعلومات مفيدة فقط عندما يكون من الممكن الوصول إليها ، لذلك ليس هناك فائدة كبيرة في حفظ أي شيء إذا لم تتمكن من الوصول إليه عندما تحتاج إليه. ومع ذلك ، من خلال الاسترداد الفعال والتكنولوجيا سهلة الاستخدام ، يمكن لوكالتك اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة. تعمل البرامج الخاصة بأنظمة إدارة السجلات على تبسيط عملية استرداد المستندات وإزالة المعلومات غير الضرورية لتوفير مساحة للمواد الأكثر أهمية لديك.
# 5. حماية البيانات
يعد تأمين بياناتك من أهم أولويات جميع السلطات (كما ينبغي أن يكون). بغض النظر عن حجم الشركة ، فإن البرمجة الذكية ضرورية لحماية ملفات الموظفين والبيانات الحساسة الأخرى ضد السرقة أو الكوارث.
قد يتم رقمنة البريد الوارد والفواتير وعقود العملاء وغير ذلك من خلال أفضل برامج أنظمة إدارة السجلات بحيث بمجرد استلامها ، يتوفر كل من هذه المستندات في أرشيف قابل للبحث. ستتم بعد ذلك حماية بياناتك بشكل مناسب ويمكن الوصول إليها متى لزم الأمر عند دمجها مع برنامج تكنولوجيا معلومات موثوق.
ما هي تحديات إدارة السجلات؟
- من الصعب تتبع وجرد الملفات.
- غير قادر على إنشاء تقارير من برنامج التسجيل الذي يمكن استخدامه.
- إحصاءات الملف غير متوفرة.
- إدارة السجلات غير فعالة.
- لا يوجد نظام لإدارة السجلات الإلكترونية.
- واجهة غير عملية.
ما هي إدارة السجلات الفعالة؟
يعتمد برنامج إدارة السجلات الفعال على الاحتفاظ بالسجلات المناسبة والتخلص منها. إنه يضمن أن السجلات متاحة عند الحاجة للإجراءات القانونية ، أو عمليات التدقيق ، أو العمليات الروتينية للشركات ، أو البحوث الأرشيفية ، وأيضًا أن السجلات غير الضرورية لا تستهلك مساحة تخزين باهظة الثمن.
تقوم إدارة السجلات الفعالة بإنشاء السجلات التي تتطلبها فقط ، وليس أكثر. نظرًا لأن المعلومات والبيانات هي حجر الزاوية في كل عمل ، فإن إدارة السجلات الفعالة أمر بالغ الأهمية لأي مؤسسة ، بغض النظر عن حجمها أو صغرها.
وفي الختام
أنظمة إدارة السجلات هي المسؤولة عن إدارة السجلات في تطبيق القانون. يشاركون في التحكم الفعال والمنهجي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتخلص منها. وتشمل هذه أيضًا عمليات التقاط وحفظ الأدلة والمعلومات المتعلقة بالعمليات والمعاملات التجارية في شكل سجلات.
الأسئلة الشائعة
ما هي طريقتان لحفظ السجلات؟
يعد حفظ السجلات يدويًا وحفظ السجلات المحوسب (أو الآلي) هما الطريقتان الأساسيتان لحفظ السجلات التجارية.
ما هو سجل التخزين
تم إنشاء مرفق تخزين السجلات خصيصًا لتوفير تخزين طويل الأجل لحماية المستندات الحيوية والأوراق وبيانات الشركة والحفاظ عليها.
ما هي السجلات المادية؟
السجلات المادية هي مستندات مخزنة على ورق أو في تنسيقات تمثيلية أخرى ، بما في ذلك أشرطة الصوت أو الفيديو. يستثني المواد التي يتم الاحتفاظ بها بتنسيق رقمي على جهاز كمبيوتر أو خادم أو وسائط تخزين رقمية أخرى.
ماذا يعني ECM في القانون؟
يعني سوق رأس المال (ECM)
مراجع حسابات
مقالات ذات صلة
