أنت تحتاج إلى منتج أو خدمة معينة لتشغيل عملك الصغير. لذلك عليك الاتصال بالموردين وتوضيح متطلباتك. يقدمونها. عليك أن تدفع لهم مقابل ذلك. هذه نهاية القصة. ألا يبدو هذا بسيطًا جدًا؟ نعم إنه كذلك. نعم ، يمكن أن تكون عملية الحصول على البضائع أكثر تعقيدًا مما هو موضح أعلاه. ومع ذلك ، فإن الحصول على الخدمات من البائعين الموثوق بهم بطريقة سلسة وفي الوقت المناسب لا يجب أن يكون جيدًا بدرجة يصعب تصديقها. هذا ممكن ، ويمكن أن يساعد استخدام أوامر الشراء. في هذه المقالة ، سنرى الأنواع المختلفة وأمثلة لأوامر الشراء ، وتدفق العملية ، والتنسيق الصحيح لأمر الشراء.
ما هو طلب الشراء؟
أمر الشراء ، المعروف أيضًا باسم أمر الشراء ، هو مستند قانوني يرسله المشتري إلى مورد أو بائع للسماح بعملية شراء. تحدد أوامر الشراء ما يريد المشتري شراءه ومقدار ما يريد الحصول عليه. تساعد هذه الاتفاقيات في توثيق معاملات كل من المشتري والبائع.
أوامر الشراء تفيد كلا من البائع والمشتري. قد تقرر الشركات الصغيرة المنتجات والخدمات التي تحتاجها من مورديها ومتى يحتاجون إليها عن طريق إصدار أوامر الشراء.
هذا يحافظ على أنشطة الأعمال الصغيرة ناجحة ومنسقة. كما أنه يساعد البائع على ضمان توفر السلع والخدمات المطلوبة قبل الالتزام بالتنفيذ ، مما يتيح للمشتري المرونة في الاستعداد وفقًا لذلك.
كما ستساعد أوامر الشراء البائع والمشتري في الاحتفاظ بسجلات صحيحة وشاملة لمراجعة الحسابات والبيانات المالية.
كيف يعمل أمر الشراء؟
الآن بعد أن وصفنا ماهية أمر الشراء ، دعنا ننتقل إلى كيفية إعداده.
# 1. يوافق المشتري على شراء البضائع من البائع.
قبل تقديم الطلب ، يجب أن يكون المشتري قادرًا على التعرف على الحاجة التي سيلبيها منتج أو خدمة البائع. خلال هذه العملية ، يتعين على المشتري تحديد المنتج أو الخدمة المطلوبة ، والمقدار المطلوب (إن أمكن) ، ومتى يكون مطلوبًا (مرة أخرى ، إن أمكن).
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى طلب صناديق جديدة لشحن طلبات المنتجات الخاصة بك إلى العملاء ، فحدد العدد الذي ستحتاج إليه ومتى ستحتاج إليها.
إذا كنت تتوقع اندفاعًا في موسم العطلات ، فيمكنك إلقاء نظرة على ترتيب الصناديق في العام الماضي وضربه في النمو المتوقع في موسم العطلات هذا لطلب الرقم المناسب.
# 2. يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء وإرساله إلى البائع للموافقة عليه.
مع التفاصيل المذكورة أعلاه ، يجب على المشتري صياغة أمر شراء وإرساله إلى البائع للموافقة عليه. عند إرسال أمر شراء إلى بائع ، حدد متى تطلب الموافقة لإبقاء العملية على المسار الصحيح.
من الناحية المثالية ، يجب أن تصل الإجابة في وقت كافٍ ليحصل المشتري على المنتج أو الخدمة في الوقت المحدد. خلافًا لذلك ، يجب أن يتيح للمشتري وقتًا كافيًا للحصول على مصدر من بائع آخر إذا لزم الأمر.
متابعة مع المثال السابق ، بمجرد العثور على بائع يمكنه توفير الصناديق الخاصة بك ، ومعرفة عدد الصناديق التي ستحتاج إليها ، وعندما تحتاج إليها ، يمكنك استخدام هذه المعلومات لصياغة أمر الشراء الخاص بك. أرسل إلى مندوب المبيعات الخاص بك أو نقطة الاتصال.
# 3. يتحقق البائع من أمر الشراء ويؤكد ما إذا كان بإمكانه تلبية الطلب أم لا.
إذا تلقى البائع أمر الشراء ، فمن مسؤوليته مراجعة الطلب والتحقق من المخزون أو التوفر. هذا لتأكيد ما إذا كان يمكن الوفاء به بحلول الموعد النهائي للمشتري.
في حالة شحن الطرد ، قام البائع بفحص طلبك وقرر أنه قادر على تلبية طلبك بعد التحقق من مخزونه وقدرته على الشحن.
# 4. قبول أمر الشراء.
إذا كان البائع قادرًا على تلبية طلب المشتري ، فسيقبل أمر الشراء ، مما يجعله ملزمًا قانونًا لجميع الأطراف.
نظرًا لأن شركة الصناديق يمكنها تلبية طلبك ، فقد أرسلوا لك نسخة معتمدة من أمر الشراء للتأكيد.
# 5. تسليم المنتج أو الخدمة.
بعد الموافقة على أمر الشراء ، يكون البائع مسؤولاً عن تسليم المنتج أو الخدمة المتفق عليها. يمكنهم أيضًا إنتاج وإرسال فاتورة إلى المشتري بالمبلغ المحدد في أمر الشراء أثناء هذه المرحلة. يجب أن تلخص الفاتورة المنتجات التي تم تسليمها والكمية المناسبة والمبلغ المستحق.
على سبيل المثال ، بعد الموافقة على شحن الصناديق ، يجب أن تحصل على الأمر المكتمل بالإضافة إلى فاتورة بالمبلغ المستحق. يقبل هذا البائع صافي شروط 30 ويتوقع الدفع في غضون 30 يومًا من إصدار الفاتورة.
# 6. يتم دفع فاتورة الفاتورة
خلال هذه النقطة الأخيرة ، يكون المشتري مسؤولاً عن دفع الفاتورة وفقًا لشروط الدفع الخاصة بالبائع.
يعود الأمر إليك الآن ، كعميل ، لدفع الفاتورة وفقًا لشروط الدفع المتفق عليها.
ما هو تنسيق أمر الشراء المناسب؟
هل أنت مستعد لتقديم طلب الشراء الخاص بك؟ هذه هي التفاصيل التي يجب عليك تقديمها.
- رأس - قدم معلومات حول شركتك ، مثل اسم الشركة وعنوان العمل وتاريخ أمر الشراء ورقم الطلب.
- تفاصيل البائع - حدد من يجب أن يستلم أمر الشراء. هذا هو المكان الذي تذكر فيه اسم شركة البائع واسم جهة الاتصال الخاصة بك وعنوان شركة البائع.
- الشحن إلى - حدد مكان تسليم الطلب وعملية الشحن وشروط الشحن وتاريخ التسليم المتوقع.
- تفاصيل الطلب - قم بتضمين بند لكل منتج بالترتيب الذي يتضمن رمز المنتج أو رقم SKU واسم الصنف أو وصفه وكمية الوحدات المطلوبة والسعر لكل وحدة وتاريخ التسليم.
- تلخيص - قم بإنهاء أمر الشراء بتضمين إجمالي فرعي وأية خصومات ورسوم وتكاليف شحن وإجمالي.
فيما يلي مثال لتنسيق أمر الشراء الذي يتضمن جميع النقاط المذكورة أعلاه:
أنواع أوامر الشراء
من المهم أن تفهم أنك لا تنشئ جميع أوامر الشراء متساوية وأن تنسيقها قد يختلف أيضًا. قد تفكر في هذه المرحلة ، "إذا رأيت صندوق بريد واحد ، فقد رأيت كل شيء" ، لكن هذا ببساطة ليس صحيحًا. هناك أربعة أنواع من أوامر الشراء تختلف من حيث الشكل وكم المعلومات التي تتضمنها
# 1. أوامر الشراء القياسية
أوامر الشراء القياسية هي الأكثر شيوعًا وشهرة. في هذه الحالة ، يفهم المشتري تفاصيل الشراء ويمكنه تحديد العنصر أو الخدمة التي يتم شراؤها والكمية وجدول التسليم وشروط الدفع.
على سبيل المثال ، قد تضع الشركة التي ينخفض فيها عدد خراطيش الطابعة أمر شراء قياسيًا لأنها تعرف بالضبط مقدار ما تحتاج إليه ومتى تحتاج إليه. هذا مثال على أمر الشراء.
اعتمادًا على المتطلبات ، يمكن إنشاء أوامر الشراء القياسية لمجموعة متنوعة من الوظائف المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن تعديل النموذج أعلاه ليشمل:
- الخدمات التي سيتم تقديمها
- التعاقد
- بيع على شحنة
# 2. أوامر الشراء المخطط لها
يتنبأ العميل الذي يضع أمر شراء مخططًا باحتياجات شركته المحتملة للصنف المعني عن طريق إجراء أمر شراء مقدمًا. تظهر التفاصيل مثل العنصر والوزن وشروط الدفع في هذه الحالة ، ولكن الكمية تستند إلى تخمين مستنير ، ويكون تاريخ التسليم مؤقتًا.
إذا قامت نفس الشركة التي تعاني من انخفاض في عدد خراطيش الطابعة بوضع أمر شراء مخطط له ، فسيقوم المشتري المسؤول بتقدير عدد خراطيش الطابعة التي يحتاجونها لجدول تسليم أكثر مرونة. هذا مثال على أمر الشراء المخطط له.
# 3. أوامر الشراء الشاملة
يستخدم المشترون أمر شراء شامل لوضع عدة أوامر مرة واحدة للتفاوض على الأسعار المخفضة.
على سبيل المثال ، إذا تمكنت نفس الشركة من الحصول على سعر أفضل من خلال اتخاذ قرار بتقديم عدة طلبات من خراطيش الطابعة والورق من مورد واحد ، فقد يفكرون في استخدام أمر شراء شامل للحصول على هذه المنتجات. فيما يلي مثال على أمر الشراء في هذه الحالة.
# 4. أوامر الشراء التعاقدية
البديل الأكثر رسمية هو أمر شراء العقد. حتى يتم إصدار أمر الشراء الذي يشير إلى العقد ، يوقع البائع والمشتري عقدًا يحدد شروط الشراء. يوفر هذا الشكل من أوامر الشراء أكثر الضمانات القانونية لجميع الأطراف المعنية.
في حالة مستلزمات الطابعة ، إذا وقعت الشركة عقدًا مع مورديها يوضح بالتفصيل المنتجات والكمية والتسعير و جدول التسليم من العناصر الموعودة ، ثم المتابعة مع أمر شراء عادي ، تخضع هذه الشركات لاتفاقية أمر شراء عقد. هذا مثال على أمر شراء عقد.
إن وجود عملية طلب شراء في مكانها الصحيح سيجعل عملية الشراء تتحرك بسرعة أكبر ويفيد كل من المشترين والبائعين.
اقرأ أيضا: 11+ أفضل نظام طلب شراء للشركات الصغيرة 2023
عملية طلب الشراء
تغطي عملية طلب الشراء كل شيء بدءًا من كتابته وحتى تسليمه. تنقسم عملية طلب الشراء إلى الخطوات التالية.
# 1. خيال
تقوم بإصدار أمر الشراء بعد إرسال طلب الشراء ، عادةً بواسطة فريق الشراء أو مسؤول المشروع.
# 2. قبول
إذا وافق جميع المعنيين على البضائع والكمية والسعر وشروط التسليم ، يتم توقيع العقد من قبل البائع بالموافقة على الشروط.
# 3. إيفاد
في الإرسال ، تقوم بإرسال أمر الشراء إلى البائع عبر القناة المفضلة. يمكنك أيضًا القيام بذلك شخصيًا ، على الورق ، عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك.
# 4. الشحن والمناولة
يقوم البائع بتسليم المنتجات المحددة في أمر الشراء. عندما تكون حالة المنتجات مرضية ، مثل عدم وجود عيوب أو أشياء مفقودة ، يتم فحصها وقبولها. في موقع العمل ، يتم تحقيق ذلك عادةً بواسطة المسؤول أو مدير المشتريات.
# 5. التشطيب
في حالة اكتمال الأمر ، يتم إرسال فاتورة قبول للتمويل لمعالجة الدفع. يتم إغلاق أمر الشراء حتى يتم استلام الدفعة.
خطوات عملية طلب الشراء
الخطوات في عملية أمر الشراء هي كما يلي:
- قم بإنشاء أمر شراء
- الموافقة على أمر الشراء
- إرسال أمر شراء إلى البائع.
- تم استلام أمر الشراء
- استلام البضائع أو الخدمة
- الفواتير
- مطابقة في ثلاثة اتجاهات
- إذن الدفع والجدولة
- إغلاق صندوق البريد
ما هو أمر الشراء؟
تصدر شركتك أوامر الشراء للبائعين (البائع). يستخدمها المشترون لتحديد الاحتياجات والتسعير وتوثيق السلع / الخدمات المطلوبة بشكل قانوني.
من الذي يصدر أوامر الشراء؟
أوامر المشتري. بعد الموافقة ، يقوم المشتري أو طالب الشراء بإنشاء أمر شراء. للوفاء بدقة ، يقوم العميل بإرسال أمر الشراء إلى البائع.
كيف يعمل PO؟
قبل شراء السلع أو الخدمات ، تؤكد عملية أمر الشراء المتطلب وتحدده. معالجة المدفوعات ونتائج التدقيق.
من يوقع أوامر الشراء؟
يكون أمر الشراء ملزمًا عندما يوقعه الطرفان. قبل إرسال أمر الشراء إلى البائع ، تأكد من توقيع ممثل شركتك عليه.
وفي الختام
قل وداعًا لخط اليد غير المقروء وأوامر الشراء في غير محله وساعات وساعات من إدخال البيانات. يقوم أمر الشراء المستند إلى السحابة بتحويل حزم الأعمال الورقية إلى تنسيقات رقمية يمكن تتبعها بسهولة ويتم تخزينها بأمان على السحابة.
على الرغم من أن تنفيذ حل الشراء قد يبدو أنه حل سريع لجميع المشكلات المتعلقة بأمر الشراء ، إلا أن العملية معقدة للغاية في الواقع. نتيجة لذلك ، من المهم أن يكون لديك بعض أفضل ممارسات أوامر الشراء المعمول بها. هذا للتأكد من أن أداة الشراء تعمل كما ينبغي.
ستعمل أفضل ممارسات الشراء الصحيحة على إصلاح عملية أمر الشراء المعطل ، وتعزيز الأداء ، وزيادة عائد الاستثمار. في حين أن نظرية ماهية أمر الشراء قد تبدو معقدة ، فإن النظر إلى بعض أفضل الممارسات الأكثر شيوعًا سيوضحها مرة واحدة وإلى الأبد.
الأسئلة الشائعة حول طلب الشراء
كيف أقوم بعمل طلب شراء؟
فيما يلي خطوات عملية أوامر الشراء الأكثر شيوعًا:
- قم بإنشاء أمر شراء.
- إرسال طلبات عروض أسعار متعددة (RFQ)
- تحليل واختيار البائع.
- التفاوض على العقد وإرسال أمر الشراء.
- استلام البضائع / الخدمات.
- استلام وفحص الفاتورة (مطابقة ثلاثية)
- تفويض الفاتورة ودفع البائع.
- حفظ السجلات.
لماذا تحتاج إلى أمر شراء؟
أوامر الشراء هي مستندات صادرة من المشتري (مؤسستك) إلى البائع (البائع). هم أداة مهمة ل المشترون لأنهم يضعون المتطلبات الرسمية والتسعير، وتكون بمثابة وثائق ملزمة قانونًا للسلع / الخدمات التي تم طلبها
ما هو أمر الشراء مقابل الفاتورة؟
الاختلاف الرئيسي هو ذلك يتم إرسال أمر الشراء من قبل المشترين إلى البائعين بهدف تتبع عملية الشراء والتحكم فيها. من ناحية أخرى ، الفاتورة هي طلب دفع رسمي يرسله البائعون إلى المشترين بمجرد تلبية طلباتهم
أمر الشراء هو دفع؟
أمر الشراء (PO) هو مستند ملزم قانونًا ينشئه المشتري ويقدم إلى البائع. … لأن الأمر يتم تنفيذه قبل أن يستلم المشتري فاتورته ، فإن أمر الشراء يمنح البائع تأمينًا ضد غير ذلك-وسائل الدفع
