إدارة مخاطر المشروع: دليل تفصيلي حول كيفية إدارة المخاطر

إدارة مخاطر المشروع

يكون المشروع أكثر نجاحًا عندما يتم التخطيط له وإدارته جيدًا. يمكن أن تكون ممارسة إدارة المشروع وتطبيق تدابير التخفيف المجربة والصحيحة لإدارة المشروع مفيدة. ومع ذلك ، فحتى أكثر البرامج تطوراً سوف تحتوي على مخاطر.
إن أعظم استراتيجية لتجنب مخاطر المشروع هي مواجهتها وجهاً لوجه. سيساعدك التخطيط الاستباقي لهذه الأحداث غير المعروفة بمساعدة خطة إدارة المخاطر في توجيه فريق المشروع إلى المياه الهادئة بدلاً من الوقوع في غمرة عاصفة غير متوقعة.
ربما تكون قد عانيت من آثار المخاطر غير المتوقعة على المشاريع السابقة إذا لم تكن قد وضعت خطة لإدارة المخاطر من قبل. تعرف على المزيد حول إدارة مخاطر المشروع واتبع هذه الخطوات الست البسيطة لإنشاء خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.

ما هي مخاطر المشروع؟

يشار إلى أي مشكلة محتملة قد تعرض التنفيذ الفعال لمبادراتك للخطر على أنها مخاطر المشروع. المتغيرات الداخلية أو الخارجية يمكن أن تسبب مخاطر. مورد مهم يخرج من العمل ، على سبيل المثال ، وعضو رئيسي في الفريق يغادر شركتك هما من مخاطر المشروع.

ما هي إدارة مخاطر المشروع؟

إدارة مخاطر المشروع هي عملية اكتشاف وتقييم والاستجابة للمخاطر غير المتوقعة التي قد تضعف أهداف مشروعك وتقدمه.

ببساطة ، إدارة مخاطر المشروع هي عملية تقليل مخاطر المشروع التي حدثت بالفعل ، أو التي تحدث حاليًا ، أو من المتوقع حدوثها في المستقبل. يركز على الحد من المخاطر من خلال تحديد الأسباب الأساسية للمشاكل وتقليل تأثيرها إن لم يكن القضاء عليه تمامًا.

ما هو الغرض من إدارة مخاطر المشروع؟

يعد تحديد المخاطر وإدارتها عنصرًا مهمًا في وظيفتك كمدير للمشروع. يساعد في تحديد أولويات جهود إدارة مشروعك. إذا أظهر تقييم المخاطر أن تأثير خطر معين سيكون شديدًا ، فيجب عليك اتخاذ الاحتياطات اللازمة لتجنب هذا التهديد أو تقليله في أقرب وقت ممكن.

هناك العديد من المخاطر التي يجب مراعاتها لأي مشروع ، ولكن أهمها تلك المرتبطة بالجدول الزمني للمشروع والتكلفة والجودة والتكنولوجيا والموارد.

  • جدولة المخاطر: هناك احتمال ألا يكتمل المشروع في الوقت المحدد.
  • مخاطر التكلفة: هناك احتمال أن تتجاوز التكلفة النهائية للمشروع الميزانية.
  • مخاطر الجودة: هناك احتمال أن تكون جودة المشروع أقل من التوقعات.
  • المخاطر التقنية: من الممكن ألا تعمل تقنية المشروع المختارة كما هو متوقع.
  • مخاطر الموارد: هناك احتمال ألا يكون لدى أعضاء الفريق الوقت أو الخبرة الكافية لإنجاز المشروع.

أمثلة على أنواع مخاطر إدارة المشاريع الشائعة

لنستعرض بعض أكثر أنواع مخاطر المشروع شيوعًا التي قد تواجهها. لقد قدمنا ​​أيضًا أمثلة للمساعدة في إبراز المخاوف

  • مخاطر المشروع الفردية: هذه أحداث تنطوي على مخاطر ، في حالة حدوثها ، يمكن أن يكون لها تأثير على جودة المشروع و / أو تكلفته و / أو وقته و / أو نطاقه. على سبيل المثال ، عدم وجود موارد كافية لوظيفة ما والاضطرار إلى التعامل مع الإجازات المرضية أو إجازة الموظف خلال موسم الذروة هما مثالان.
  • مخاطر المشروع العامة: هذه هي آثار عدم اليقين على المشروع بأكمله. المخاطر العامة للمشروع هي مجموع كل المخاطر الفردية والمصادر الأخرى لعدم اليقين في المشروع. الكوارث الطبيعية ، والنزاعات ، والتغييرات في السياسات الحكومية هي أمثلة على أوجه عدم اليقين هذه.
  • مخاطر التقلب: ترتبط هذه المخاطر بالتغيرات أو عدم الدقة في الطلب والعرض والجودة والتسعير وما إلى ذلك ، مما قد يكون له تأثير على نتيجة المشروع. تشمل الأمثلة تغيير مورد أحد مكونات المنتج المهمة وتعديل أسعار المواد الخام.
  • مخاطر الغموض: تنشأ هذه المخاطر من عدم الوضوح في متطلبات المشروع ، مما قد يؤدي إلى سوء التفسير أو الأخطاء. جمع المتطلبات غير الصحيح من العملاء والتفسيرات المتنوعة لنطاق المشروع بين أعضاء الفريق هما مثالان.

خطوات إدارة مخاطر المشروع

يعد تحديد المخاطر المحتملة والتخطيط لها ومراقبتها أمرًا مهمًا لإدارة مخاطر المشروع. لن يسوء كل شيء ، ولن يحدث شيء على الإطلاق. ومع ذلك ، يمكن أن يساعدك التقييم الاستباقي للمخاطر وإدارة الحوادث في الاستعداد وتعديل دورتك التدريبية على الفور. هذا يضمن أنك تحقق جميع أهداف مشروعك في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.

فيما يلي ست مراحل لمساعدتك في بناء خطة إدارة مخاطر المشروع إذا كنت قد بدأت للتو في إدارة المخاطر.

# 1. تعريف

قم بإنشاء خطة لإدارة مخاطر المشروع من خلال تجميع قائمة بجميع أحداث مخاطر المشروع المحتملة لتحديد المخاطر. حدث المخاطرة هو أي شيء يحتمل أن يكون له تأثير على الجدول الزمني أو الميزانية أو نجاح مشروعك.
هناك عدة طرق لبدء عملية تحديد المخاطر ، بما في ذلك:

  • إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة في المشروع. أفضل استراتيجية لتقييم مخاطر المشروع هي التشاور مع أصحاب المصلحة والقادة والخبراء في الموضوع. إذا كانوا قد عملوا في مشاريع مماثلة من قبل ، اسألهم عن المخاطر التي واجهوها وكيف يمكنك تجنبها. حتى إذا لم يعملوا في مشاريع مماثلة من قبل ، تحقق من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع للتأكد من أنك لا تتجاهل أي مخاطر حرجة للمشروع.
  • مع فريق المشروع الخاص بك ، قم بالعصف الذهني للمخاطر المحتملة. فريق مشروعك هو من ستعمل معه يوميًا في هذا المشروع. قبل أن تبدأ مشروعك ، اسألهم عن المخاطر المحتملة التي يتصورونها ، وفكر في عقد جلسة عصف ذهني لاكتشاف المخاطر الكبرى لمشروعك.
  • قم بتأكيد وتوثيق افتراضاتك. وفقًا لهيئة المعرفة لإدارة المشروع (PMBOK®) ، فإن الافتراضات هي أي شيء عن المشروع تعتقد أنه سيكون صحيحًا ولكن ليس مضمونًا أن يكون صحيحًا. قد تكون تبني قرارات المشروع على افتراضات دون أن تدرك ذلك. ومع ذلك ، من خلال عدم توثيق واختبار افتراضاتك ، فإنك تعرض نفسك لمخاطر المشروع. إذا كانت افتراضاتك غير صحيحة ، فقد تتزعزع أسس مشروعك ، مما يعرض نجاح المشروع للخطر.
  • افحص قوائم المراجعة الخاصة بك. تحقق لمعرفة ما إذا كان فريقك أو قسمك قد أنشأ قائمة بالمخاطر النموذجية. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل ، فابدأ في توثيق أحدها لضمان نجاح المبادرات المستقبلية.
  • ضع مصفوفة تقييم المخاطر. يتم تصنيف شدة الخطر إلى أربع فئات: كارثية وحاسمة وهامشية وثانوية. هذا يساعد في تحديد الأخطار المحتملة التي يجب معالجتها أولاً.
اقرأ أيضا: تقييم المخاطر: دليل نهائي لعملية تقييم المخاطر

ضع أحداث المخاطر المهمة في نموذج سجل المخاطر أثناء تحديدك لها. سجل المخاطر ، كما يوحي الاسم ، هو مخزون مخصص لجميع مخاطر مشروعك. يجب أن يقدم سجل المخاطر الخاص بك إجابات على الأسئلة التالية المتعلقة بالتهديدات المعروفة التي حددتها:

  • ما هو احتمال حدوث هذا الخطر؟
  • ما هو احتمال حدوثها؟
  • ما هي العواقب والخطورة في حالة حدوث الخطر؟
  • ما هي خطتنا لإدارة المخاطر؟
  • ما هو مستوى الأولوية في ضوء الاحتمالية والأثر؟
  • من المسؤول عن هذا الخطر؟

لا تقلق إذا لم تتمكن من اكتشاف كل شيء على الفور - سيأتي بعض هذا في خطوات لاحقة.

# 2. حلل

قم بتحليل خطة الاحتمالية والخطورة والاستجابة لكل خطر قمت بتحديده. ضع في اعتبارك إجراء تحليل المخاطر الخاص بك مع فريق المشروع أو أصحاب المصلحة الرئيسيين ، اعتمادًا على مدى تعقيد مخاطر المشروع.

ضع في اعتبارك كيف يمكن أن تؤثر المخاطر على أهداف مشروعك مع تحديد مدى خطورتها. هل سيتسبب في تأخير الجدول الزمني الخاص بك ، أو يعرض ميزانيتك للخطر ، أو يقلل من تأثير مخرجات مشروعك؟ ثم ، لكل خطر ، ضع خطة استجابة. خطة الاستجابة الخاصة بك ليست بالضرورة عنصر عمل فوري ؛ بدلاً من ذلك ، فهو يصف ما سيفعله فريقك لتدوير المخاطر والتعامل معها بسرعة.

# 3. تحديد الأولويات

لتحديد أولويات المخاطر الخاصة بك ، ضع في اعتبارك ما يلي: بناءً على سجل المخاطر الخاص بك والتحليل ، ما هي المخاطر التي من المرجح أن تحدث وتشكل أكبر تهديد لنجاح مشروعك؟ إن أكثر المخاطر أهمية التي يجب إدارتها هي تلك المخاطر ذات الاحتمالية العالية للوقوع وكذلك الخطورة العالية. يجب عليك مراقبة جميع التهديدات المحتملة والاستجابة لها ، ولكن هذه هي التهديدات التي يجب عليك التركيز عليها كثيرًا والتحقق منها بشكل منتظم.

# 4. تعيين

هذه خطوة اختيارية - لكنها موصى بها بشدة -. حتى إذا لم تحدث مخاطرك بعد ، فإن تعيين مالك المخاطر في وقت مبكر سيساعد أعضاء فريقك على الاستعداد. يجب ألا يراقب هذا الفرد المخاطر فحسب ، بل يجب أن يعمل أيضًا كشخص محوري لوضع خطة التخفيف من المخاطر.

# 5. شاشة

بدأ مشروعك في هذه اللحظة. نأمل أن تكون في الموعد المحدد لتحقيق الأهداف النهائية لمشروعك. ومع ذلك ، يجب عليك الاستمرار في التحقق من المخاطر باستمرار لتجنب المفاجآت غير السارة. لانجاز هذا:

  • أرسل تحديثات منتظمة للتقدم للتأكد من أن فريق المشروع وأصحاب المصلحة موجودون جميعًا في نفس الصفحة. تذكر أن إدارة المخاطر يجب أن تكون استباقية وليست تفاعلية.
  • تحقق مع مديري المخاطر الفرديين لديك بشكل غير متزامن. يجب على كل "مالك" خطر أن يراقب العلامات الحمراء في حالة المخاطرة الخاصة به. تحقق معهم بشكل متكرر كمدير للمشروع أو قائد الفريق للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام.
  • تحقق من سجل المخاطر الخاص بك عن أي تعديلات. إذا تغيرت احتمالية المخاطر أو تمت مراجعة خطة المخاطر ، فيجب تدوين التغيير في سجل المخاطر الخاص بك. يجب أن تكون خطة إدارة المخاطر الخاصة بك ، مثل معظم جوانب إدارة المشروع ، وثيقة ديناميكية يستخدمها فريقك للبقاء على المسار الصحيح.

يعد التعاون أيضًا أمرًا بالغ الأهمية لتقييم المخاطر. في كثير من الأحيان ، تظهر المشاكل المحتملة أو الأخطار الجديدة التي كان أحد أعضاء الفريق على دراية بها ولكن لم يشعر بالقدرة على طرحها على الفور. تأكد من ترسيخ ثقافة العمل الجماعي والشفافية والصدق.

# 6. يرد

إذا أصبحت المخاطرة حقيقة واقعة في أي وقت ، فقد حان الوقت للتصرف. يجب أن يكون لديك خطة ممتازة لإدارة المخاطر مع سجل المخاطر الخاص بك وخطة إدارة المخاطر في مكانها الصحيح.
تذكر أن إدارة المخاطر لا تتعلق بالوقاية من المخاطر ، على الرغم من أنها يمكن أن تساعد. بدلاً من ذلك ، فإن إدارة مخاطر المشروع هي عملية توقع المخاطر ووجود خطة صلبة في مكانها حتى لا تفاجأ.

اقرأ أيضا: إدارة المصفوفة: التعريف وكيف تعمل

استراتيجيات إدارة وتقليل مخاطر المشروع

في حين أنه من المستحيل إزالة المخاطر تمامًا ، يمكن لمديري المشاريع بذل الجهود لإدارة المشاريع بكفاءة مع تقليل المخاطر. فيما يلي أربع مؤشرات لتبدأ بها:

# 1. ضع خطة لإدارة المخاطر.

يدرك أي شخص لديه خبرة في إدارة المشروع أهمية وجود خطة مشروع قوية لنجاح المشروع. كثيرًا ما يتم تضمين العديد من الخطط المساعدة ، مثل خطة إدارة المخاطر ، في هذه الخطة.

يجب أن تحدد خطة إدارة المخاطر الخاصة بك ، وفقًا لإيمرسون ، نهجك لاكتشاف المخاطر وتحديد أولوياتها ، وتحملك للمخاطر ، وكيف سيستجيب فريقك للمخاطر ، وكيف ستبلغ المخاطر ، وما إلى ذلك. يستغرق إنشاء مثل هذه الخطة وقتًا وجهدًا ، ولكن الاستثمار في مرحلة التخطيط يؤتي ثماره كثيرًا من خلال تطوير خارطة طريق ستوجه فريقك طوال مرحلة تنفيذ المشروع.

# 2. الاحتفاظ بسجل مخاطر محدث.

سجل المخاطر الخاص بك ، والذي يمكن إقرانه أو استقلاله عن خطة إدارة المخاطر الخاصة بك ، هو قائمة بجميع حالات المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على مشروعك. سيساعدك هذا المستند في البقاء على اطلاع بأية مخاوف ، ولكن من المهم أن تحافظ عليه محدثًا بحيث يكون لديك دائمًا لقطة دقيقة للرجوع إليها.

استخدم سجل المخاطر الخاص بك لتدوين أحداث المخاطر التي حدثت ، وكيفية استجابة فريقك ، والمخاطر الإضافية التي ظهرت والتي لم تتمكن من اكتشافها في البداية. سيكون لديك دائمًا أنت وأعضاء فريقك وأصحاب المصلحة الرئيسيون الآخرون صورة واضحة عن حالة المشروع إذا حافظت على هذا المستند محدثًا وتأكدت من تكامله مع مخرجات التخطيط الأخرى.

# 3. التعرف على حدث الخطر.

الخطأ الشائع في إدارة المخاطر هو أن ينظر الناس إلى المخاطر من حيث النتائج المتوقعة بدلاً من حدث الخطر نفسه. الناس ، على سبيل المثال ، قد ينظرون إلى "عدم الموعد النهائي" على أنه خطر على مشروعهم. في حين أن عدم الموعد النهائي يمثل خطرًا واضحًا على المشروع ، إلا أن التأثير هو مصدر القلق الحقيقي.

ضع في اعتبارك المخاطر بالصيغة التالية: قد يتسبب X في حدوث Y ، مما يؤدي إلى تأثير Z. سيساعدك هذا على فهم مصدر الخطر وحدث الخطر وكيفية التعامل معه.

# 4. كن استباقيًا بدلًا من رد الفعل.

قد يرتكب مديرو المشاريع أحيانًا خطأ اتباع نهج تفاعلي بدلاً من نهج استباقي لإدارة المخاطر. من المهم دائمًا أن تكون قادرًا على الاستجابة بسرعة عند وقوع حادث غير متوقع ، ولكن من الضروري أيضًا التراجع خطوة إلى الوراء وفحص مشروعك من منظور استباقي.

يسمح لك استثمار الوقت في المراحل الأولى من عملية إدارة المخاطر والفهم الشامل لكل خطر بالتخطيط لاتخاذ خطوات وقائية تقلل من احتمالية وقوع حدث الخطر ، بدلاً من محاولة الاستجابة بعد حدوثه بالفعل.

# 5. تحسين قدرات إدارة المشاريع الخاصة بك.

قبل كل شيء ، تتطلب إدارة المشاريع والمخاطر المرتبطة بها بنجاح أساسًا متينًا لقدرات إدارة المشروع. بالإضافة إلى الممارسة والبقاء على اطلاع دائم باتجاهات الصناعة وحضور المؤتمرات وورش العمل ، يعد الحصول على شهادة أو درجة جامعية في إدارة المشاريع من أعظم الطرق لصقل هذه المهارات.

أولئك الذين أتيحت لهم الفرصة للإشراف على مشروع ولكنهم يفتقرون إلى التدريب الرسمي يمكنهم الاستفادة بشكل كبير من تعليم إدارة المشروع ؛ ومع ذلك ، يمكن لأولئك الذين يعملون حاليًا في الصناعة الاستفادة من إتقان حرفتهم أيضًا.

وفي الختام

تذكر أن استراتيجية إدارة المخاطر جيدة التخطيط ستؤدي إلى نجاح مشاريعك.
تساهم إدارة المخاطر في الوقت المناسب في نجاح المشروع من خلال اكتشاف وتقليل المخاطر المحتملة قبل أن تصبح مشاكل. يمكنك منع الأخطاء النموذجية والتأخيرات المكلفة التي يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع من خلال اتباع نهج استباقي لإدارة المخاطر. ارجع إلى عملية إدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع للتأكد من نجاح مشروعك. هتافات!

الهدف من إدارة مخاطر المشروع
يمكن أن يساعد تنفيذ خطة إدارة المخاطر فريقك في الاستعداد للمواقف غير المتوقعة. ومع ذلك ، لا يتطلب كل مشروع خطة شاملة لإدارة المخاطر. إذا كان مشروعك بسيطًا ، فقد تحتاج فقط إلى اجتماع سريع مع أعضاء فريقك لتبادل الأفكار والتعامل مع أي مخاطر محتملة.
هذه المشاريع قليلة النطاق ، ولا تتطلب الكثير من وقت أعضاء الفريق أو الموارد الخارجية (مثل التمويل أو النطاق الترددي) ، وقد تكون عمليات أنجزتها بالفعل بنجاح.

ستكون خطة إدارة مخاطر المشروع مفيدة إذا كنت تعمل على جهد معقد يتضمن عددًا كبيرًا من أصحاب المصلحة في المشروع متعددي الوظائف والموارد الهامة. هذه مبادرات قد تكرس فيها قدرًا كبيرًا من وقت أعضاء الفريق وعرض النطاق الترددي أو تقوم باستثمار مالي كبير. ستضمن خطة إدارة المخاطر أن يظل المشروع ضمن نطاقه وينجح في النهاية.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً