أداة إدارة المشروع هي أداة متاحة للمديرين لتمكينهم من إدارة المشاريع بفعالية.
عندما يتعلق الأمر بالمشاريع الكبيرة ، فإن التخطيط المناسب ، وإسناد المهام ، وتحديد الموعد النهائي ، وفرض الالتزام بهذه المواعيد النهائية ، ومراقبة الوقت كلها ضرورية ، في حين أن المشاريع البسيطة تحتاج فقط إلى قائمة مرجعية.
تتوفر العديد من برامج إدارة المشاريع ، وإذا لم تكن معتادًا على إدارة المشاريع ، فقد يكون من الصعب تحديد البرامج الحاسمة والمفيدة والمضيعة للوقت.
أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع
# 1. تريلو
بفضل الميزات المضمنة للعمل الجماعي ، يعد Trello الخيار الأفضل لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. إنه سهل الاستخدام وخفيف الوزن وسهل الفهم. يستخدم اللوحات والقوائم والبطاقات لإنشاء المهام وتنظيمها.
المميزات
- يمكن للمستخدمين تبادل الملفات ونشر التعليقات والعمل معًا على البطاقات.
- عدم وجود أدوات تتبع المشروع مثل مشروع كيسفلو وقدرات إعداد التقارير.
- هو الأنسب للأفراد أو الفرق الصغيرة التي تشرف في نفس الوقت على عدد محدود من المشاريع.
السعر:
لا توجد تكلفة لاستخدام الخطة الأساسية. ومع ذلك ، تتوفر الخيارات المدفوعة وتشمل الأتمتة والتكامل والدعم ذي الأولوية
#2. أسانا
Asana عبارة عن منصة إدارة مشاريع SaaS متعددة الاستخدامات تركز على العمل الجماعي. تُستخدم مهام سير العمل لأتمتة العمليات المتكررة. يسمح بالحقول والنماذج المخصصة ولديه مجموعة متنوعة من عروض المهام المباشرة. يمكنك حتى دعوة عدد لا حصر له من الزوار. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن إنشاء قواعد فريدة ومهام سير عمل الموافقة.
في حين أن Asana لديها الكثير لتقدمه من حيث الكفاءة والعمل الجماعي ، إلا أنها تتعامل مع العديد من ميزات إدارة المشاريع الأساسية من خلال عمليات الدمج ، والتي قد لا تكون مثالية للعديد من المستخدمين.
يمكن أن تستفيد منه جميع أحجام المؤسسات ، لكن قد لا يجده المستقلون كما يرضون.
السعر:
يمكن لما يصل إلى 15 مستخدمًا استخدام الخطة المجانية. يمكن إدارة المهام من خلال رؤيتها كقوائم أو أحداث في التقويم أو لوحة Kanban.
يتم دعم المخططات الزمنية والتقارير والحقول المخصصة وقواعد التشغيل الآلي والمزيد من خلال اشتراكهم المميز بقيمة 10.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر / المستخدم. عند الدفع سنويًا ، تكون التكلفة 24.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 3. مشروع Zoho
تساعد خدمة Zoho Projects المحبوبة الشركات في إدارة العمل والتعاون وتتبع الأخطاء وإنشاء تقارير واضحة.
يتضمن تطبيق إدارة المشاريع عبر الإنترنت أدوات مثل مخططات جانت والقدرة على شحن الوقت في وقت واحد للعديد من المشاريع.
بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع Zoho Projects بقدرة تعاون قوية ، مثل الدردشة الحية ومواقع لوحات المناقشة.
نقول إن مخططات جانت يصعب استخدامها ، وقد لا يكون توزيع التقارير كافياً للفرق الكبيرة ، وفقًا للعديد من المستخدمين.
تتيح لك الأداة نفسها مشاركة المستندات.
التسعير:
- هناك إصدار مجاني دائمًا مع الحد الأدنى من الوظائف وقاعدة مستخدمين صغيرة.
- وهي تشمل الحالات المخصصة وتتبع المشكلات في قائمة ميزات الخطة القياسية بقيمة 3 دولارات. يمكن أن تستوعب عشرة مستخدمين.
- قد تدعم الحزمة $ 4 Express ما يصل إلى 50 مستخدمًا. سيكون لديك حق الوصول إلى وظائف مثل مخططات جانت والمهام المتكررة والموافقات على الجدول الزمني.
- تستوعب الحزمة المميزة ما يصل إلى 100 مستخدم وتكلفتها 5 دولارات. تشمل قدراته إدارة الموارد وأتمتة المهام وقواعد العمل وإعداد الميزانية.
- لا يوجد حد أقصى للمستخدم لخطة المؤسسة البالغة 6 دولارات ، والتي لها سعر. تتضمن بعض الميزات التبعيات بين المشروعات ومخططات جانت العالمية والأدوار المخصصة.
- كل باقة شهرية تعتمد على مستخدم واحد.
# 4. وريك
بمساعدة منصة Wrike لإدارة المشاريع المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكنك التفاعل بسهولة مع جميع أصحاب المصلحة وتتبع تقدم فريقك ومراقبة المواعيد النهائية. تتوفر إدارة المهام ومخططات جانت وموجز أخبار في الوقت الفعلي وأدوات أكثر تطورًا.
يمكنك إعطاء الأولوية لأعمالك المنزلية لتسريع العمل المهم وضمان الوصول إلى المواعيد النهائية. إنها دعوى إدارة مشروع قوية بسبب خيارات التكامل العديدة. قد يجد معظم المستخدمين لأول مرة أن الكم الهائل من الوظائف مخيف ، ولا تساعد واجهة المستخدم المربكة كثيرًا.
إنه مثالي لمختلف الأقسام داخل الشركة ، بما في ذلك التسويق وتطوير البرمجيات والخدمات المهنية.
السعر:
- هناك نسخة مجانية مع عدد أقل من الميزات ومساحة لخمسة مستخدمين. تبدأ الخطط المدفوعة من 9.80 دولارًا لكل مستخدم في الشهر.
- تبلغ تكلفة خطة الأعمال 24.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. وهو يدعم مهام سير العمل وتتبع الوقت ومخططات جانت والمهام الفرعية.
# 5. ProofHub
يمكن العثور على قوائم المهام ومخططات جانت ومهام سير العمل والمناقشات والتقويمات والمستندات في مكان واحد باستخدام ProofHub. يساعد في تخطيط المهام وتنظيمها ومراقبتها لفريقك. إنه يجعل التعاون داخل الفرق ومع العملاء الخارجيين أمرًا بسيطًا. هناك العديد من التقارير ، مثل تقارير الموارد وعبء العمل.
تؤكد ProofHub بشدة على البساطة وتوفر عددًا قليلاً جدًا من عمليات التكامل وميزات إدارة المهام. إنه يفيد جميع أحجام المؤسسات وكذلك المقاولين المستقلين.
السعر:
بالإضافة إلى تقديم تكلفة ثابتة بغض النظر عن حجم المستخدم ، فإن ProofHub ليس له حد أقصى للمستخدم. هناك خطتان مختلفتان: الخطة الأساسية تكلف 50 دولارًا شهريًا ، بينما تبلغ تكلفة خطة Ultimate Control 99 دولارًا شهريًا.
# 6. كلاريزين
Clarizen هي أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت تحظى بتقدير كبير للمؤسسات متوسطة إلى حجم المؤسسات. يدعم النظام فقط إدارة المشاريع المستندة إلى الويب. ومن ثم فإن عدم وجود تطبيق جوال قد يحد من فائدته لبعض الفرق. على الرغم من أنه يفتقر إلى قائمة المهام وتتبع الوقت ، إلا أن المستخدمين يعشقون ميزات إعداد التقارير الثرية والقدرة على مراقبة استخدام الموارد.
نظرًا لأنه يحتوي على طرق خاصة لإدارة سير العمل ، فإن منحنى التعلم شديد الانحدار إلى حد ما. سيستفيد مديرو المشاريع على مستوى المؤسسة ، ومؤسسات تكنولوجيا المعلومات ، وفرق الخدمات المهنية الذين يطلبون برامج إدارة مشروعات قوية وقابلة للتكيف وسهل الاستخدام على الويب من Clarizen.
السعر: لا يكشفون عن الأسعار علنًا لكنهم متاحون عند الطلب.
# 7. طاولة هوائية
المميزات
- تقدم Airtable أفضل ما في العالمين مع قاعدة بيانات وجدول بيانات مدمجين.
- يمكن لجميع أحجام المؤسسات الاستفادة من قدرتها على التكيف وبساطة الاستخدام.
- قد يكون من العوائق بالنسبة لعملاء محددين هو عدم وجود خيارات قوية لإعداد التقارير.
- يمكن تخزين البيانات التي يمكن استخدامها لإدارة المهام وتخطيط المشروع في قاعدة البيانات.
- تعد إمكانات تنظيم البيانات المرنة لجداول بيانات Airtable هي المفضلة لدى العديد من المستخدمين. كانبان والقائمة والشبكة والتقويم ليست سوى أمثلة قليلة لوجهات النظر المختلفة.
التسعير:
- يتم دعم أنواع الحقول الغنية والعديد من العروض والتعاون بموجب الخطة المجانية لـ Airtable.
- بالنسبة للشركات التي تحتاج إلى مزيد من تخزين البيانات ، تبدأ الرسوم الشهرية من 10 دولارات لكل مستخدم.
- تشمل الميزات المتقدمة من خطة Pro الخاصة بهم المشاركة المقيدة بالمجال وطرق العرض المخصصة والنماذج المخصصة للعلامة التجارية.
#8. زينكيت
المميزات
- تمكنك أداة إدارة المشاريع المعروفة والتي تسمى Zenkit من متابعة بياناتك ، من جمع الأبحاث والأفكار إلى مشاركتها مع الآخرين.
- الفرق التي تفضل اتباع نهج رشيق لعملهم هي المجموعة التي تستهدفها في المقام الأول.
- ومع ذلك ، فإن الأساليب التقليدية لإدارة المشاريع مدعومة أيضًا.
بالنسبة للأفراد الذين يبحثون عن حل مرن لمتطلبات مشاريعهم ، يعد Zenkit تطبيقًا موثوقًا لإدارة المشاريع يوفر مجموعة متنوعة من طرق العرض وإعداد التقارير وقدرات إدارة الموارد.
التسعير:
هناك ثلاث خطط مميزة وخطة شخصية مجانية متاحة من Zenkit. هذه الخطط هي أعمال زائد ومشاريع. يتوسع عدد الميزات والمشروعات المدعومة مع كل مستوى ، حيث توفر خطة المؤسسة أكبر قدر من التخصيص للمؤسسات الكبيرة.
# 9. مايستر تاسك
MeisterTask هو برنامج إدارة مشروع افتراضي للفرق التي تتعاون وتتواصل في الوقت الفعلي. يوفر لوحة معلومات للأنشطة وإدارة الأعمال المتراكمة والميزات التي يمكن تخصيصها وخيارات مشاركة الملفات والمزيد.
على الرغم من إمكانية تحسين ميزات إدارة المراجعة الخاصة به ، إلا أنه يحتوي على واجهة مستخدم مبهجة من الناحية الجمالية.
التسعير:
هناك أربعة مستويات أسعار لـ MeisterTask: Basic و Pro و Business و Enterprise.
- الخطة الأساسية: وهو مجاني.
- خطة العمل: 10.39 دولارات أمريكية / مستخدم / شهر ،
- الخطة الاحترافية: 4.19 دولار / مستخدم / شهر.
- خطة المؤسسة: يمكن تخصيص الأسعار وفقًا للمستخدم.
# 10. Paymo
بالنسبة للشركات الصغيرة والفرق البعيدة ، تقوم Paymo بتسويق نفسها على أنها نظام إدارة مهام متطور وسهل الاستخدام. لديها وظائف متطورة في التخطيط والجدولة والتعاون والفواتير وتتبع الوقت. في الأساس ، يجعل من الممكن إدارة عمر المشروع دون تنزيل برامج مختلفة ودفع ثمنها.
التسعير
- توفر لك الخطط السنوية شهرين آخرين من الاستخدام.
- عند إصدار فاتورة سنوية ، فإن خطة Small Office لها رسوم مستخدم شهرية قدرها 9.95 دولارًا.
- عند إصدار الفواتير سنويًا ، فإن خطة الأعمال تتضمن رسومًا شهرية للمستخدم قدرها 15 دولارًا.
أمثلة على أداة مجانية لإدارة المشاريع
تتضمن أفضل 8 أدوات مجانية لإدارة المشاريع ما يلي:
- Trello ، لإدارة المشاريع المرئية
- للفرق ، أسانا
- لعرض المهام الفردية ، انقر فوق.
- يقدم Wrike وظائف مشابهة لجداول البيانات.
- Paymo للمقاولين المستقلين وفرق الوكالات الصغيرة
- استخدام Airtable لإنشاء تطبيق مخصص لإدارة المشاريع
- يقدم GoodDay الدعم للعديد من تقنيات إدارة المشاريع.
- يستخدم المطورون Jira.
ما هي أدوات الإدارة الخمس؟
أدوات الإدارة الخمسة هي:
- المرجعية،
- استطلاعات مشاركة الموظفين.
- إدارة علاقات العملاء.
- بطاقات الأداء المتوازنة
- تخطيط استراتيجي.
لماذا تعتبر أداة إدارة المشروع ضرورية؟
إذا لم تكن على دراية بمزايا أدوات إدارة المشاريع ، فربما تعيش تحت صخرة. لقد قمنا بإدراج بعض المزايا الأكثر شيوعًا أدناه:
- تحسين التعاون
- جعل التفويض أبسط
- تتبع دقيق للمشروع
- تخزين البيانات مركزيا
- تواصل سلس
- المشاركة السريعة للملفات
- إدارة الوقت
- أتمتة الفواتير
- الإبلاغ السريع
الآن بعد أن فهمت فوائد أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت ، فلنلقِ نظرة على كيفية اختيار أفضلها.
كيف تختار أفضل أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت؟
فيما يلي قائمة بأهم ستة جوانب لأدوات إدارة المشاريع التي يجب أن تمتلكها إذا كنت ترغب في قيادة مشروع ناجح.
# 1. لوحة كانبان
لوحات Kanban هي مساحات عمل تتيح لك رؤية مشروعك وهي مفيدة للغاية في إدارة المشروع. تستخدم لوحة Kanban لوحة ونظام بطاقة مكشوفين ، مما يسمح لكل فرد في الفريق برؤية مهام محددة والصورة العامة لنشاط الفريق. يعد تطوير المواطن مثالًا ممتازًا على استخدام لوحة كانبان بدون كتابة كود.
تم اختراع Kanban بواسطة Toyota Motors لمرافقها التصنيعية ومنذ ذلك الحين تم اعتماده واستخدامه في مجموعة متنوعة من الصناعات. يمكن أن تكون لوحات Kanban مادية ، مثل السبورة البيضاء ، أو رقمية ، مثل تلك التي تم إنشاؤها باستخدام برنامج لوحة كانبان.
# 2. ادارة المهام
المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي يجب القيام بها في وقت واحد لتحقيق هدف واحد. بعض هذه الوظائف متسلسلة أو تعتمد على بعضها البعض. يمكن إنجاز بعض المهام بشكل متزامن. يجب تفويض كل مهمة لعضو من فريق المشروع. كلما كان المشروع أكثر تعقيدًا ، يجب إدارة المزيد من المهام.
على الرغم من أنها قد لا تبدو ساحرة ، إلا أن إدارة المهام عنصر حيوي في إدارة المشروع ، والأدوات التي تساعد في إدارة المهام ضرورية.
# 3. قوائم المهام
قائمة المهام الجيدة. حتى لو كان الأمر بسيطًا ، فسوف يساعدك أنت وفريقك في إكمال المهمة. بالطبع ، يعد الاحتفاظ بقائمة المهام الخاصة بك في مكان واحد يسهل الوصول إليه بحيث يمكن لكل عضو في الفريق الوصول إليه على الفور أكثر فائدة بشكل ملحوظ.
يجب أن يحتوي برنامج إدارة المشروع الفعال على قائمة مهام ، مما يسمح لكل فرد في الفريق بتسجيل الوصول ومعرفة ما تم إنجازه وما الذي يجب القيام به.
# 4. ساعة الوقت
يتطلب كل جزء من مشروعك وقتًا ، ومع ذلك قد يكون من الصعب تحديد من قضى مقدار الوقت في أنشطة معينة عند الانتهاء. لا يزال ، في حيرة؟ يصبح الأمر أكثر إشكالية إذا كان لديك مشروع مماثل قادم ؛ تشعر أنك يجب أن تعرف مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مهمة ومرحلة مشروع ، ولكن إذا لم يكن فريقك قادرًا في السابق على إدارة وقتهم ، فهذه لعبة تخمين إلى حد ما. يساعد متتبع الوقت الجيد في الفوترة الصحيحة وإدارة الفريق الذكية والتخطيط الدقيق.
رقم 5. تعاون
التعاون ضروري لاستكمال المشروع سواء كان لديك فريق من اثنين أو عشرين أو مائتي شخص. يجب أن يحتوي نظام إدارة المشروع اللائق على أدوات تعاون قوية بحيث يمكن للمهندسين المدنيين وأعضاء الفريق الآخرين التفاعل والتعاون بشكل فعال في نفس الغرفة أو في جميع أنحاء العالم.
تعد التحديثات والاتصال والإخطارات التلقائية في الوقت الفعلي كلها ميزات لأدوات تعاون المشروع عبر الإنترنت.
# 6. التأسيس
المشاريع لديها الكثير من القطع المتحركة. عندما يتغير شيء ما ، يجب أن تفهم تأثير أحد المتغيرات على المتغيرات الأخرى. بمعنى آخر ، ابحث عن الأدوات التي تساعدك في فحص المفاضلات وكيف يؤثر تخصيص الموارد على الجدول الزمني الكلي لمشروعك.
# 7. تقارير مكثفة
التقارير هي أفضل طريقة للحصول على نظرة عامة إستراتيجية لحالة المبادرات. يجب أن تعرف كيف يتقدم كل شيء بنهاية كل أسبوع أو شهر. بالإضافة إلى ذلك ، يعد البرنامج الذي يجمع كل معلومات الجدول الزمني والتكلفة وأداء الفريق وقابلية استخدام الموارد في مستند منظم أمرًا ضروريًا للبحث عنه.
تتيح لك أداة إدارة المشروع المناسبة عبر الإنترنت إنشاء تقارير المشروع التي تزودك أنت وفريقك بمعلومات حول اكتمال المشروع وحالة الميزانية وأوجه عدم الكفاءة وموضوعات أخرى. العديد من أدوات برامج إدارة المشاريع لديها قدرات نموذجية لإعداد التقارير. بل إنه من الأفضل أن تكون هذه التقارير مخصصة لمشروعك المحدد.
الأسئلة الشائعة حول أداة إدارة المشروع
ما الذي يجعل عوامل النجاح الرئيسية لإدارة المشروع؟
يجب أن يتم تنفيذ عوامل النجاح الحرجة (CSFs) ، والمعروفة أيضًا باسم مجالات النتائج الرئيسية (KRAs) ، إلى درجة عالية لتحقيق أهداف المشروع.
لماذا يجب علي استخدام الإصدارات التجريبية المجانية من برامج إدارة المشاريع؟
يمنح الإصدار التجريبي المجاني العملاء وقتًا محددًا مسبقًا لاختبار منتج أو خدمة دون دفع ثمنها.
وفي الختام
تساعد إدارة المشروع في تحديد المهام التي سيتم تنفيذها ، ومن سيكون مسؤولاً عنها ، ومتى يجب أن تبدأ وتنتهي.
تتقدم المشاريع عادةً على مراحل أو خطوات ، على الرغم من استخدام طرق إدارة المشاريع التشاركية الأخرى بشكل متكرر أيضًا.
- أدوات إدارة المشاريع Excel مجانًا: كل ما تحتاج إلى معرفته وأنواعه وأدواته المجانية للاستخدام
- كيفية الدخول في إدارة المشروع: التعريف والدليل والمتطلبات
- برامج إدارة المشاريع: 31+ أفضل برامج PM للأعمال
- إدارة مشروع البناء: دليل المبتدئين للإدارة الفعالة
- أدوات إدارة المهام: 24 من أفضل أدوات إدارة المهام للفرق [2023]
مراجع حسابات
