لغرض تبسيط وأتمتة عملية المصدر إلى التسوية ، تستثمر الشركات في حلول إدارة المشتريات. تلعب برامج إدارة المشتريات دورًا مهمًا في التحكم في التكلفة من خلال تحقيق وفورات من خلال اتفاقيات الشراء التي يتم التفاوض عليها مع الموردين. لذلك في هذه المقالة جميع الإجابات التي تحتاجها حول إدارة المشتريات.
ما هي ادارة المشتريات
إدارة المشتريات هي إدارة جميع الإجراءات المتضمنة في شراء السلع والخدمات والمواد المطلوبة للعمليات التجارية الفعالة التي تقع ضمن اختصاص المشتريات. يمكن استخدام مصطلحات "التوريد" و "الشراء" و "الشراء" بالتبادل اعتمادًا على الأعمال والصناعة للإشارة إلى وظيفة شراء الإمدادات وإدارة العملية ، مع اعتبار التوريد أكثر استراتيجية واستخدام المشتريات والمشتريات من أجل الرجوع إلى وظيفة التشغيل الفعلية.
الميزات الأساسية لنظام إدارة المشتريات القائم على السحابة
تحتاج الشركات إلى تقنيات رشيقة لمساعدتها في تعزيز إجراءات الشراء في سوق أصبح أكثر تعقيدًا وديناميكية. تتبنى مجموعات المشتريات الإستراتيجية بشكل متزايد مجموعات البرامج المتكاملة القائمة على السحابة والتي تشمل إدارة الموردين ، وتحديد المصادر ، وإدارة العقود ، وإدارة المخاطر الاستباقية ، وإمكانيات المعاملات من الشراء إلى الدفع.
قد تتخذ الشركات قرارات مستنيرة وتدير بشكل استباقي المهام المستمرة طوال دورة من المصدر إلى التسوية من خلال استخدام حل مشتريات شامل. فيما يلي قائمة بمكونات حل إدارة مشتريات متكامل قائم على السحابة:
# 1. إدارة المشتريات
قبل بدء المحادثات ، تقوم المشتريات الإستراتيجية أولاً بتحديد وتأهيل الموردين المحتملين. يستلزم جمع بيانات الموردين وتحليلها وتتبعها لضمان التزام البائعين بلوائح الشركة. باستخدام ملفات تعريف الخدمة الذاتية والاستبيانات الداخلية والخارجية ، يمكنك جمع بيانات تأهيل الموردين المهمة باستخدام برنامج إدارة المشتريات. اختر أفضل البائعين من خلال تقييم مؤهلات الموردين واعتبارات المخاطر والامتثال للسياسة.
الميزات الرئيسية في حلول الشراء تضمين إدارة قوية للإنفاق تغطي الميزانية وتتبع النفقات وتحسين التكلفة. تعمل إمكانات التوريد المتقدمة على تسهيل تحديد الموردين والتفاوض وإدارة العقود بكفاءة. تقوم أدوات الموردين الفعالة بإدارة قواعد البيانات وتتبع الأداء وتعزيز التعاون. التكامل السلس مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمحاسبة والمخزون والتجارة الإلكترونية يضمن التدفق السلس للبيانات.
توفر التحليلات رؤى حول العمليات وأداء الموردين والإنفاق. تضمن ميزات الامتثال وإدارة المخاطر الالتزام التنظيمي وتخفيف مخاطر الموردين. تتيح إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول إمكانية الوصول أثناء التنقل، بينما تتيح أدوات التعاون تقديم العطاءات وتتبع الطلبات. تعمل قابلية التوسع والمرونة والواجهات سهلة الاستخدام والدعم الشامل على تعزيز الاعتماد والتنفيذ الناجح.
# 2. المصادر
يمكن أن يستغرق تحديد المواصفات يدويًا وجمع عروض أسعار الموردين وتحليلها وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. قد يؤجل حتى عمليات الشراء الكبيرة.
لتحقيق نتائج محصلة نهائية ، فإن إنشاء المستندات بطريقة أكثر ذكاءً ، وعمليات التفاوض واختيار الموردين ، تستخدم أفضل ممارسات التفاوض. من السهل تجميع الجهود وإنتاج مستندات رفض أكثر فعالية بسبب التعاون الاجتماعي المضمن. باستخدام أدوات تحليل المكافآت ، يمكنك تقييم عروض الموردين بسرعة بناءً على معايير محددة ، مثل السعر والجودة والقيمة ، مما يتيح لك الاختيار الأمثل للجائزة بناءً على احتياجات عملك الخاصة.
# 3. إدارة العقود
الإدارة الفعالة لعقود الشراء ضرورية. قد تستغرق إدارة العملية يدويًا وقتًا طويلاً. ولكن مع نظام إدارة المشتريات المعاصر ، يمكن للتأليف المساعد الذي يستفيد من مكتبات البنود المعتمدة مسبقًا ، والقوالب الموحدة ، والتعاون الاجتماعي المضمن ، تبسيط إنشاء العقود.
يعد تنفيذ آليات قوية لتتبع العقود ومراقبتها أمرًا بالغ الأهمية للبقاء على اطلاع على المعالم الرئيسية والمواعيد النهائية والتسليمات. يمكن أن يساعد استخدام التنبيهات والتذكيرات الآلية في معالجة أي مشكلات محتملة بشكل استباقي بسبب الشروط المتفق عليها. علاوة على ذلك، إجراء مراجعات وتدقيقات دورية للعقود لتحديد مجالات التحسين والالتزام بالمعايير القانونية والتنظيمية إدارة الامتثال.
# 4. طلب
عندما لا يتم التعامل مع الشراء بشكل مناسب خلال دورة الشراء حتى الدفع ، فسرعان ما تضيع المدخرات التي تم التفاوض عليها. من خلال سياسات الأعمال والضوابط والموافقات ، تتأكد برامج إدارة المشتريات الحديثة من تنفيذ المدخرات التي تم الاتفاق عليها.
يمكن للموظفين تصفح السلع والخدمات والتسوق منها بسرعة وسهولة من خلال تجربة سهلة الاستخدام. القليل من التدريب ضروري. إن ضمان تطبيق الأسعار والشروط التي يتم التفاوض عليها تلقائيًا من خلال كتالوجات الموردين وسير عمل الموافقة القابلة للتخصيص المصممة للحد من الإنفاق وخفض النفقات أصبح ممكنًا من خلال إمكانات البحث القوية والنماذج الذكية وقوائم التسوق وتجارب الشراء المخصصة.
# 5. شراء
من خلال أتمتة عمليات الشراء إلى الدفع الشائعة مثل صياغة أوامر الشراء ، يكون لديك المزيد من الوقت للبحث عن المزيد من الفرص لتحقيق وفورات في التكاليف. يمكنك تسريع الإجراء أثناء فرض الأسعار التفاوضية وضمان الامتثال للسياسة باستخدام حل إدارة المشتريات المستند إلى مجموعة النظراء. إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا من الطلبات المقبولة. امنح فرق المشتريات الخاصة بك معلومات حول الاستثناءات والحالة والإجراءات اللازمة. استخدم الميزات الاجتماعية المضمنة للتفاعل مع مورديك.
# 6. الإيصالات التي يتعين القيام بها
تستغرق معالجة فواتير الموردين يدويًا وقتًا طويلاً وتكون عرضة للخطأ. يتيح لك استخدام نظام إدارة المشتريات المتكامل توفير المال على العمالة والاستفادة من التخفيضات المبكرة في السداد. يشتمل هذا على نظام إدارة دفع فعال يمكّن الموردين من إرسال الفواتير إلكترونيًا ويسهل المعالجة الأسرع باستخدام المسح الضوئي والتعلم الآلي ومطابقة أوامر الشراء الآلية.
ما هي الخطوات التي تشمل عملية إدارة المشتريات
غالبًا ما يتم تضمين هذه المراحل الأساسية في عملية "الشراء حتى الدفع" الأساسية ، وهي إجراء الشراء الشامل الذي يتبعه النشاط التجاري عند إجراء عملية شراء:
# 1. التخطيط والتحديد
حدد متطلبات المنتج أو الخدمة ، وحدد مواصفات المنتج ، ثم خطط - أو توقع - متى وكيف سيتم طلب المنتج أو إعادة ترتيبه استنادًا إلى الحقائق والتوقعات الحالية.
# 2. إيجاد واختيار الموردين
اختر موردًا لتلبية احتياجات المنتج الخاص بك ، إما من قائمة البائعين المعتمدين أو الموردين الموصى بهم الذين تعمل معهم بالفعل أو عن طريق البحث عن بائعين جدد وطرح طلب RFx أو طلب معلومات أو عرض أو عرض أسعار.
# 3. المقاولات والمساومة
حدد التوقعات وعبر عن المتطلبات بوضوح للموردين قبل الدخول في مفاوضات مباشرة للحصول على اتفاق بشأن أفضل سعر وشروط للبضائع. بمجرد الاتفاق على جميع الشروط ، أكمل اتفاقية المورد ووقعها.
مشروع إدارة المشتريات
للمشاريع في مجموعة من الصناعات لإكمال أهدافها بنجاح ، هناك حاجة إلى مواد وموارد خارجية. يعد مشروع إدارة المشتريات ، الذي يتضمن اختيار هذه المنتجات والخدمات وتنسيقها وصيانتها ، أمرًا بالغ الأهمية للتنفيذ الفعال للمشروع. يمكنك تحقيق أهداف مشروعك بنجاح أكبر إذا كنت على دراية بإجراءات ومزايا واستخدامات إدارة مشتريات المشروع.
ما هو مشروع إدارة المشتريات؟
مشروع إدارة المشتريات هو تطوير وصيانة الاتصالات مع الموارد الخارجية اللازمة لإنجاز المشروع. يتفاعل مدير مشتريات المشروع مع الموردين لشراء السلع والخدمات المطلوبة أو تأجيرها أو استئجارها لإكمال أهداف المشروع. في أغلب الأحيان ، يتم اختيار الموردين بعد تقديمهم للعطاءات للتعاون مع الشركات التي تبحث عن سلعهم أو خدماتهم.
تتضمن إدارة مشتريات المنتج أربعة إجراءات حاسمة:
# 1. الشراء والتخطيط
سلسلة من الإجراءات تسمى تخطيط المشتريات تساعد المنظمات على تحديد الموارد التي ستحتاجها لإكمال المشروع وحجم ميزانيتها. عند وضع خطط الشراء ، كثيرًا ما يأخذ مديرو مشتريات المشروع العوامل التالية في الاعتبار:
- المواد والموارد اللازمة للمشروع ،
- تلك التي لديهم بالفعل وتلك التي يجب شراؤها
- متطلبات العقد للمشتريات الخارجية
- متطلبات تاريخ التسليم
- المواعيد النهائية للمعالم الرئيسية للمشروع
- الشروط والأحكام القانونية
- معايير سلامة الصناعة للمواد والموارد
# 2. تنفيذ عملية شراء
يقوم مديرو مشتريات المشروع بتقييم عطاءات البائعين واختيار الشراكات بناءً على احتياجات المشروع بعد التحضير للمشتريات. خلال هذه المرحلة من عملية الشراء ، تحدث محادثات البائع بشكل متكرر ، وتوقع جميع الأطراف العقود التي تم التوصل إليها. في هذه المرحلة ، قد يقوم مديرو مشتريات المشروع أيضًا بتسديد مدفوعات للسلع والخدمات.
# 3. إدارة المشتريات
بمجرد أن تصبح العقود سارية المفعول ، فإن إدارة المشتريات والتحكم فيها أمران حاسمان للحفاظ على علاقات البائعين وضمان أداء الخدمات والسلع كما هو مخطط طوال مدة المشروع. تتطلب مراقبة المشتريات في كثير من الأحيان الأنشطة التالية:
- تقييم تقارير الحالة الداخلية الروتينية
- فحص اتفاقيات المقاول
- فحص تقارير التقدم والأداء من البائعين
- إجراء عمليات التفتيش والمراجعة
- تقييم أوامر العمل إصدار مدفوعات إضافية حسب الضرورة
# 4. أكمل عملية الشراء
يتم تضمين جميع الإجراءات ذات الصلة لإنهاء الشراكة أو العقد في إغلاق المشتريات. يستلزم ذلك في كثير من الأحيان تقييم العمل أو الخدمات المقدمة ، وإعادة التفاوض بشأن أي تعديلات على شروط العقد الأصلي ، والتحقق من المدفوعات التي تم دفعها واستلامها. عند الانتهاء من الشراء ، قد تقدم المنظمات أيضًا إخلاءًا رسميًا من المسؤولية. تشهد هذه الاتفاقية على امتثال البائع لأحكام الاتفاقية الأصلية وإعفائه من الالتزامات الأخرى المتعلقة بالمشروع.
مزايا إدارة مشتريات المشروع
يمكن أن تستفيد المشاريع بجميع الأحجام ودرجات التعقيد من إضافة إدارة المشتريات لعدد من الأسباب ، منها:
# 1. جودة أعلى
تتيح إدارة مشتريات المشروع للشركات التفاوض بشأن اتفاقيات الخدمة المتعمقة التي تلبي متطلباتها على أفضل وجه. يمكن أن يزيد من احتمالية أن تكون المنتجات والخدمات ذات مستوى عالٍ. قد تشجع درجة أكبر من ضمان الجودة التمويل والاستثمارات في المستقبل من خلال منح أصحاب المصلحة مزيدًا من التأكيد بشأن أداء المشروع.
# 2. تقليل المخاطر
من خلال تحديد الأسعار والإجراءات وجودة الخدمة ، يمكن أن تساعد عملية إنشاء عقود الخدمة والتفاوض عليها المؤسسات في فهم خيارات البائعين بشكل أفضل. يمكن أن يساعد هذا في تقليل احتمالية كسر شروط العقد ، مما قد يتسبب في تأخير أو يؤثر سلبًا على نجاح المشروع.
# 3. التكاليف المدارة
تعتبر شروط الشراء التي تم التفاوض عليها بعناية طريقة رائعة لخفض التكاليف وإدارة الإنفاق. قد تستفيد المؤسسات من إدارة المشتريات إذا أرادت أن تفهم بشكل أفضل النفقات التي ينطوي عليها إكمال المشروع واختيار السلع والخدمات من الموردين الذين يمكنهم تلبية مطالبهم دون تجاوز ميزانيتهم.
واجبات مشروع إدارة المشتريات
مديرو المشاريع مسؤولون عن مجموعة متنوعة من المهام في جميع أنحاء شراء المشروع. غالبًا ما يقوم مديرو مشتريات المشروع بالمهام الخمس التالية ، على الرغم من أنها قد تختلف بناءً على المشروع وأهدافه:
#1. إطلاق المشروع
أثناء بدء المشروع ، قد يبدأ مدير مشتريات المشروع عملية الشراء. للحديث عن أهداف المشروع والمواعيد النهائية ، يتواصلون بشكل متكرر مع الإدارة والمديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق. قد تكون مناقشة الميزانية والموارد الداخلية والتوقعات العالية جزءًا من هذا أيضًا.
# 2. تنسيق المشاركين
غالبًا ما تشتمل المشاريع على عدد من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك الاستشاريين والمديرين التنفيذيين وخبراء المسؤولية وفرق المشروع وأصحاب الأعمال. للتأكد من أن جميع الأطراف المشاركة في المشروع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهدافه وغاياته ، يجب على مدير مشتريات المشروع التنسيق بين مختلف المجموعات والأفراد. يجب عليهم تحقيق ذلك من خلال تحديد جميع أصحاب المصلحة المهمين وإشراكهم حسب الحاجة في جميع مراحل المشروع.
# 3. تنسيق البائعين
في كثير من الأحيان ، سيعمل العديد من البائعين في نفس المشروع. يجب على مديري المشتريات في المشروع التعامل بكفاءة مع عمل العديد من المقاولين. قد يخطط مدير المشروع لاجتماعات جماعية أو عروض توضيحية للبائعين في هذا الوقت ، وعند الحاجة ، يساعد المقاولين على التواصل مع بعضهم البعض.
# 4. استراتيجية الشراء
تعد خطة الشراء أمرًا بالغ الأهمية لتنسيق التوقعات وإعداد مهام سير العمل. يقوم مديرو المشاريع في كثير من الأحيان بإعداد قوائم وأوراق أثناء مرحلة التخطيط للمشتريات والتي تتضمن المواد والموارد المطلوبة والجداول الزمنية والمعالم والطرق المحتملة للتواصل مع البائعين. بالإضافة إلى ذلك ، قد يستخدمون مواقع شبكات الإنترنت والإعلانات المبوبة وشبكاتهم المهنية لتسويق طلبهم على المقاولين.
خطة إدارة المشتريات
تحدد المستندات التي تسمى خطط إدارة المشتريات احتياجات الجدول الزمني للمشروع وتوضح الإجراءات اللازمة لإدخال العقد النهائي.
تحدد الإستراتيجية الطرق التي ستحصل بها المؤسسة المشترية على المنتجات والخدمات التي تحتاجها ، بما في ذلك:
- تحديد ما يجب شراؤه
- حساب سعر الشراء
- وضع جدول زمني لإعادة الطلبات
استخدم برامج المشتريات لتبسيط عملية تحديد المصادر واختيار البائعين وإدارة العقود. وضع أهداف شراء واضحة، وتقييم قدرات الموردين، والتفاوض على شروط مواتية. تنفيذ آليات تتبع قوية لمراقبة عمليات التسليم والجودة والتكاليف. قم بمراجعة مقاييس الأداء بانتظام وضبط الاستراتيجيات حسب الحاجة للتحسين المستمر. دمج تحليلات البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة وتخفيف المخاطر.
ما مدى أهمية خطة إدارة المشتريات
تساعد عملية تسمى إدارة المشتريات الشركات في إجراء عمليات شراء فعالة من حيث التكلفة والوقت للسلع والخدمات.
يتم تحديد اتجاه أنشطة المشتريات في المنظمة من خلال خطة إدارة المشتريات الفعالة ، والتي تضمن أيضًا أنها تتماشى مع استراتيجية العمل الشاملة للشركة. إن وجود خطة لإدارة المشتريات لها العديد من المزايا. يمكن القول إن القدرة على توفير المال للشركات هي أهم فائدة. يمكن للمنظمات تجنب التبذير في الأشياء غير الضرورية أو دفع أكثر من اللازم مقابل العناصر التي يحتاجونها من خلال وجود استراتيجية شراء سليمة.
مكونات خطة إدارة المشتريات
# 1. بيان العمل
يُعرف المستند الذي يحدد المنتج أو الخدمة التي يجب شراؤها ، بالإضافة إلى الأهداف والمواصفات لهذا المنتج أو الخدمة ، باسم بيان العمل.
# 2. خط الأساس للشراء
يتم وصف الإطار الزمني المتفق عليه والتكاليف ومعايير الأداء للمشتريات بتفصيل كبير في خط الأساس للمشتريات.
# 3. معايير الاختيار للمصادر
من أجل فحص الموردين المؤهلين المحتملين واختيار أفضلهم لجدول المشروع ، فإن معايير اختيار المصدر هي عناصر إدارة البائعين التي سيتم تطبيقها.
راتب إدارة المشتريات
متوسط أجر مدير المشتريات في الولايات المتحدة هو 123,400،110,100 دولار ؛ ومع ذلك ، فإن نطاق الراتب العادي يتراوح بين 139,300،XNUMX دولار و XNUMX،XNUMX دولار. يمكن أن تختلف نطاقات الرواتب بشكل كبير اعتمادًا على مجموعة متنوعة من الجوانب الحاسمة ، بما في ذلك التعليم ، وبيانات الاعتماد ، والمواهب التكميلية ، وطول الوقت الذي كنت تعمل فيه في مجال معين. يساعدك موقع الرواتب في تحديد هدف الدفع الدقيق الخاص بك من خلال توفير المزيد من بيانات التعويض في الوقت الفعلي عبر الإنترنت أكثر من أي موقع ويب آخر.
ما هي ادارة المشتريات؟
تُعرف الطريقة التي تؤدي بها الشركة وتوافق عليها وتراقب وتعظم نفقاتها على السلع والخدمات باسم إدارة المشتريات. يتمثل الهدف الأساسي لفريق المشتريات في خفض تكاليف الشراء الإجمالية وتسريع الحصول على الإمدادات والخدمات التي يحتاجها العمل لتوليد المنتجات.
ما هو نظام إدارة المشتريات؟
اسم آخر لإدارة المشتريات هو عملية من المصدر إلى التسوية. ويشمل إدارة اتصالات الموردين المستمرة للأعمال بالإضافة إلى التقييم والاختيار وصياغة الاتفاقيات التعاقدية الرسمية.
ما هو الغرض الرئيسي من إدارة المشتريات؟
للمضي قدمًا بنجاح في المشاريع والإجراءات ، تتأكد إدارة المشتريات من شراء جميع السلع والخدمات بشكل صحيح. عند تحسينها لتوفير المال والوقت والموارد ، يمكن استخدام المشتريات كميزة تنافسية بدلاً من مجرد حاجة الشركة.
ما هي المراحل السبع لإدارة المشتريات؟
- التعرف على الاحتياجات
- طلب الشراء
- مراجعة الطلب
- عملية الالتماس
- التقييم والعقد
- إدارة الطلبات
- الموافقات والنزاعات على الفواتير
ما هي الأدوار الأربعة الرئيسية لإدارة المشتريات؟
إن تحديد المصادر والتفاوض وإدارة العقود وإدارة علاقات الموردين هي الوظائف الأساسية الأربعة للمشتريات. لكي تكون هذه المبادرات ناجحة ، تحتاج إلى فهم قوي للأهداف التنظيمية واتجاهات السوق وقدرات الموردين.
وفي الختام
أصبح كبير موظفي المشتريات (CPO) والوظائف التنفيذية الأخرى في المشتريات أكثر شيوعًا بسبب تأثير إدارة المشتريات على المحصلة النهائية ، واعتماد أساليب جديدة ، وإمكاناتها الاستراتيجية. وفقًا لـ LinkedIn Economic Graph Research ، فإن المنصب لديه معدل نمو بنسبة 15 ٪ (كحصة من جميع C-suite المعينين العام الماضي) ويحتل حاليًا المرتبة 11 في قائمة C-suite الأسرع نموًا.
مقالات ذات صلة
- برنامج المشتريات: أفضل البرامج والشركات المجانية في عام 2023
- إدارة مشتريات المشروع: دليل مفصل لعمليات الشراء
- ما هي الخدمات المدارة: التعريف والأنواع والأمثلة والمزايا
- مدير التحرير: التعريف والوصف الوظيفي والراتب وكيف تصبح واحدًا
- CLOUD ENGINEER: التعريف والواجبات والوظائف والراتب وكيف تصبح واحدًا
- نظام إدارة المشتريات: أنواع وقائمة أفضل خيارات البرامج
- كيف يساعد مستشارو المشتريات الشركات على توفير المال وزيادة القيمة
- أنظمة إدارة الموردين: العملية وأفضل الأدوات
مراجع حسابات
