إدارة الطباعة هو المصطلح المستخدم لوصف التحكم والإشراف وصيانة خدمات المستندات وبرامج الطابعة والأجهزة. يمكن للشركات الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الأجهزة والبرامج وخيارات التحكم في المستندات كجزء من خدمات إدارة الطباعة. يمكن لخدمة الإدارة أن تساعد الأعمال عن طريق تقليل التكاليف المرتبطة بالطابعات ، وزيادة الإنتاجية ، وتقليل الأخطاء ، وتبسيط المشاريع. يمنح حل إدارة الطباعة للشركات تحكمًا كاملاً في ماذا وكيف وأين تتم طباعتها ، مما يقلل من الصيانة أو يبسطها.
إدارة الطباعة
إدارة الطباعة هي عملية الاحتفاظ بعلامات تبويب على مهام طباعة الشركة وإدارتها والتعامل معها. هذا يشمل جميع جوانب الطباعة التجارية. تتحكم البرامج المستخدمة لإدارة الطباعة في الإجراءات المتضمنة في توصيل الأجهزة بأجهزة قادرة على الطباعة. يتم توفير تجربة طباعة ومسح ضوئي سهلة الاستخدام وآمنة من خلال البرنامج ، والذي يدير أيضًا الأجهزة ويضمن التوافق.
فوائد إدارة المطبوعات
# 1. الحفاظ على المستندات الخاصة آمنة
لا يمكنك السماح للموظفين بطباعة مستندات الشركة الخاصة وقتما يريدون. يجب على الشركات تتبع طباعة أي ملفات سرية بحيث يمكن تفويض المسؤوليات المناسبة لتمزيق المستندات بمجرد اكتمال المهمة. يمكنك ضمان أمان البيانات باستخدام برنامج إدارة الطباعة.
# 2. تبسيط عملية الطباعة
كثيرًا ما يرى المديرون والمشرفون مقدار الوقت الذي يضيعه الموظفون في الانتظار في الطابور لالتقاط نسخهم المطبوعة. من خلال تبسيط عمليات الطباعة ، يمكنك تجنب مثل هذه العادات التي تؤدي إلى نتائج عكسية.
# 3. التقليل من نفايات الورق
الورق مصنوع من قبل البشر الذين يقطعون الأشجار ، مما يضر بالبيئة في هذه العملية. سيؤدي تثبيت نظام إدارة قوي إلى تقليل النفايات الورقية بشكل فعال ، مما يساعدك على القيام بدورك في حماية البيئة.
# 4. تقليل تكاليف الطباعة
تتحمل الشركات تكاليف سنوية كبيرة للنفقات المتعلقة بالطباعة مثل الأجهزة واستبدال مسحوق الحبر والورق. وفقًا للدراسات ، فإن استخدام نظام يدير المطبوعات لمنع الموظفين من طباعة أشياء لا يحتاجونها يمكن أن يوفر للشركة الكثير من المال.
حل إدارة الطباعة
نظرًا لأن كل مؤسسة لديها احتياجات بيئية مختلفة ، وطبولوجيا الشبكة ، واستراتيجيات السحابة ، وتكامل الأجهزة المحمولة ، والسياسات التنظيمية المتعلقة بطباعة الموظف ، وأمن المعلومات ، وإدارة التكلفة ، غالبًا ما يتضمن جانب الحلول لإدارة الطباعة مستوى معينًا من التخصيص.
لا تندرج جميع برامج إدارة الطباعة ضمن هذه الفئة ؛ عادةً ما تتبنى البرامج الجاهزة للاستخدام استراتيجية "مقاس واحد يناسب الجميع" والتي لا تتناسب مع متطلبات مؤسسة الشركة.
الهدف من حلول إدارة الطباعة هو منح الشركات سيطرة كاملة على بيئة الطباعة الخاصة بهم. إنها تدعم توفير التكاليف وتعزز ممارسات الطباعة الأخلاقية مع منع الوصول غير المصرح به إلى المستندات.
خصائص إدارة الطباعة
# 1. يقلل التكاليف
يمكنك تحديد العمليات داخل مؤسستك التي لم يتم تطويرها بشكل صحيح باستخدام أداة إدارة جيدة. نتيجة لذلك ، هناك عدد أقل من المطبوعات ، مما يقلل من تكلفة الورق والحبر والحبر ، من بين أشياء أخرى.
# 2. تحسين أمان المستند
إذا كنت تتعامل مع بيانات حساسة ، فإن وجود حل جيد للتحكم في الطباعة يمكن أن يمنع أي شخص من الوصول إليها. الملفات المهمة ، على سبيل المثال ، لا يمكن طباعتها إلا من قبل الشخص الذي قام بإنشائها بعد اكتمال عملية تحديد الهوية لتأكيد من هو المالك الشرعي. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم تقييد الوصول إلى هذه المستندات باستخدام كلمات مرور أو إجراءات أمنية أخرى.
# 3. يساعد في مهام الموظف
سيؤدي حل إدارة الطباعة الجيد إلى تقليل وقت تعطل الموظفين عن طريق تبسيط سير العمل. من خلال تنفيذ هذا الحل ، سيتم تحسين عمليات محددة ، مثل قائمة انتظار الطباعة أو النسخ على الوجهين أو النسخ الاقتصادي ، مما يسمح للموظفين بقضاء المزيد من الوقت في مسؤولياتهم الأساسية ووقت أقل في هذا النوع من المهام.
# 4. يتكيف مع أي نوع من المنظمات
بغض النظر عن نوع المنظمة أو كيفية عملها ، يمكن تطبيق حل إدارة الطباعة الجيد على قطاعات الصناعة المختلفة. يجب أن يكون حل الطباعة مرنًا بما يكفي للعمل في وكالات التسويق والشركات متعددة الجنسيات وبيئات الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات التعليمية. يجب أن تكون مرنة بما يكفي لاستيعاب مختلف التسلسلات الهرمية التنظيمية وأحجام موظفي الشركة.
أفضل برامج إدارة الطباعة
من خلال ميزات مثل تتبع الاستخدام ومراقبة الحالة وحدود الطباعة وإدارة التكاليف والمزيد ، يمكّن برنامج إدارة الطباعة الشركات من التعامل مع كل جانب من جوانب الطباعة من نظام واحد. مثال على الأداة هو مثل هذا البرنامج ، الذي يمكّن الشركات من مراقبة أنشطة الطباعة والتحكم فيها.
يمكن استخدامه لكل من الطابعات المحلية والمتصلة بالشبكة ، مما يمكّن المستخدمين من تتبع استخدام الطابعة ووضع قيود على أشياء مثل من يُسمح لهم بالطباعة ، وكم يُسمح لهم بالطباعة ، وأنواع المستندات المسموح لهم بطباعتها ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن تأمين مستندات العمل باستخدام برنامج إدارة الطباعة بحيث لا يتمكن سوى الأفراد المصرح لهم من الوصول إليها.
بالإضافة إلى عرض تقارير محفوظات الاستخدام ، يمكن للمسؤولين استخدامه لتعيين القواعد التي تقيد من يمكنه الوصول إلى طابعة أو مستند معين. تعد القدرة على تعيين قيود الطباعة بناءً على معلمات مثل أذونات المستخدم أو نوع المستند هي الميزة الأساسية لبرنامج إدارة الطباعة.
من خلال القيام بذلك ، يمكن حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به مع السماح للموظفين المصرح لهم بالوصول الكامل. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال توجيه المهام تلقائيًا من مواقع متعددة في وقت واحد بدلاً من إضافة كل واحدة يدويًا على حدة ، يتيح البرنامج لأقسام تكنولوجيا المعلومات نشر طابعات جديدة بكفاءة بأقل وقت تعطل والمساعدة في الحفاظ على الطابعات الحالية.
بشكل عام ، تعد برامج إدارة الطباعة أداة مفيدة لتسريع إجراءات العمل. تساعد أتمتة العديد من الأنشطة المتعلقة بطباعة المستندات على تقليل الهدر وتوفير الوقت والمال. يمكن للمؤسسات الحفاظ على أمان المعلومات السرية مع التأكد من أن موظفيها لديهم الأدوات اللازمة لأداء وظائفهم بفعالية من خلال تقييد من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة وتقييد الطباعة استنادًا إلى عوامل مثل نوع المستند.
أنواع مختلفة من برامج إدارة الطباعة
# 1. برنامج لتتبع تكاليف الطباعة
يمكن للشركات تتبع إنفاقها من خلال مراقبة تكلفة مهام الطباعة بمساعدة برنامج إدارة الطباعة هذا. كما أنه يساعد في تحديد فرص خفض التكاليف المحتملة.
# 2. تطبيقات أمن الوثيقة
من خلال الحد من الوصول والتعديلات غير المصرح به ، يحمي هذا البرنامج المعلومات الخاصة للشركات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه تتبع تعديلات المستندات وإخطار المستخدمين بأي إجراءات غير مصرح بها.
# 3. حلول الطباعة من الأجهزة المحمولة والسحابة
من خلال استخدام هذه الحلول ، يمكن للمستخدمين الطباعة بأمان من أي جهاز محمول أو تطبيق قائم على السحابة مع ضمان تطبيق إجراءات التحكم في الوصول الآمن وتشفير البيانات.
# 4. برنامج إدارة الأسطول
يمكن للشركات الحصول على صورة كاملة لأسطول الطابعات بالكامل باستخدام برنامج إدارة الأسطول ، والذي يتيح لهم أيضًا مراقبة اتجاهات الاستخدام عبر مواقع مختلفة وإدارة الموارد والميزانيات بشكل أفضل.
مزايا استخدام برنامج إدارة الطباعة
هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج إدارة الطباعة ، بما في ذلك:
# 1. زيادة الكفاءة
من خلال السماح للمستخدمين بإعداد إرشادات وإجراءات لكيفية طباعة المستندات ، يعمل برنامج إدارة الطباعة على تبسيط عملية الطباعة. بالإضافة إلى توفير الوقت الذي يمكن إنفاقه في إدارة مهام الطباعة يدويًا ، يمكن أن يساعد ذلك في تقليل التكاليف عن طريق التخلص من مهام الطباعة غير الضرورية.
# 2. تعزيز الأمن
تعد عناصر التحكم في التشفير ومنع فقدان البيانات (DLP) وتسجيل التدقيق إجراءات أمان إضافية يضيفها برنامج إدارة الطباعة إلى المستندات المطبوعة للمساعدة في حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به. بالإضافة إلى ذلك ، توفر غالبية البرامج إمكانات إعداد التقارير التي تمكن المسؤولين من تتبع المستندات التي تتم طباعتها ومن قام بطباعتها بسهولة.
# 3. وفورات في التكاليف الإضافية
قد يكون من الأسهل تحديد الطابعات في المؤسسة المسؤولة عن إنشاء أكبر قدر من الهدر أو استهلاك معظم الإمدادات بمساعدة برنامج إدارة الطباعة. يمكن بعد ذلك تحسين إعدادات الطابعة باستخدام هذه البيانات ، مما سيزيد أيضًا من توفير التكاليف. قد تتمكن بعض البرامج حتى من تتبع التكاليف المتعلقة بتفضيلات الطباعة للمستخدم.
# 4. الأتمتة والراحة
يمكن للمؤسسات بسهولة توجيه مهام الطباعة تلقائيًا بناءً على معايير قابلة للتخصيص من قبل المستخدم مثل اسم المستخدم ومجموعة العمل والتاريخ / الوقت من اليوم وما إلى ذلك باستخدام برنامج إدارة الطباعة. نتيجة لذلك ، عند استخدام طابعات متعددة في إعداد مكتب ، لم يعد التدخل اليدوي ضروريًا. توفر العديد من الحلول أيضًا خيارات الخدمة الذاتية التي تتيح للمستخدمين إرسال طلبات الطباعة بأنفسهم دون الحاجة إلى الاتصال بالمسؤول في كل مرة يحتاجون فيها إلى شيء مطبوع.
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة الطباعة
فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك في اختيار الخيار المثالي لمتطلباتك:
# 1. حدد احتياجاتك
ابدأ بتجميع قائمة بميزات الطباعة والمواصفات التي تحتاجها. ضع في الاعتبار عناصر مثل حجم الورق وإدارة التكلفة والاحتياطات الأمنية.
# 2. إجابات البحث
افحص الحلول المختلفة وقارن بين ميزاتها واحتياجاتك. تحدث مع الشركات الأخرى التي وضعت أنظمة مماثلة ، وابحث عبر الإنترنت عن مراجعات للمنتج من محترفين أو مستخدمين سابقين.
# 3. فكر في التكامل
قبل الاختيار ، فكر في المنتجات الإضافية ، مثل الشبكات وخيارات تخزين المستندات وغيرها من المنتجات ، قد تحتاج إلى التكامل مع نظام إدارة الطباعة الخاص بك. سيساعدك هذا في تحديد مدى ملاءمتها لبعضها البعض.
# 4. تحليل التكاليف والفوائد
افحص تكاليف تنفيذ نظام معين وقارنها بالمزايا التي ستتمتع بها ، مثل زيادة الإنتاجية أو انخفاض تكاليف الطاقة من عمليات طباعة أقل أو إعادة تدوير مواد النفايات بعد الاستخدام.
# 5. اختبر قبل الشراء
أخيرًا وليس آخرًا ، اطلب تجارب تجريبية لمنتجات البائعين المحتملين للتعرف على كيفية عملها قبل اتخاذ قرار الشراء!
كيف يمكنني استخدام إدارة الطباعة في نظام التشغيل Windows 10؟
- للوصول إلى قائمة Windows Power ، انقر بزر الماوس الأيمن على قائمة ابدأ. يمكنك أيضًا استخدام اختصار WinKey + X بلوحة المفاتيح.
- ثم حدد التطبيقات والميزات. يجب أن يظهر في القائمة كخيار أول. من خلال القيام بذلك ، سيتم عرض قسم التطبيقات والميزات في شاشة إعدادات Windows.
- ثم حدد الميزات الاختيارية. قد لا تظهر القائمة على الشاشة التالية على الفور في Windows.
- بعد ذلك ، حدد إضافة ميزة. عند القيام بذلك ، يظهر مربع حوار بعنوان "إضافة ميزة اختيارية".
- يمكن العثور عليها من خلال التمرير عبر القائمة أو باستخدام شريط البحث. اختره من قائمة الخيارات ثم اضغط على زر التثبيت.
- ستشمل مجموعتك من وحدات التحكم في الإدارة الآن "إدارة الطباعة" ، وذلك بفضل Windows. مرة أخرى ، لا يمكن الوصول إلى هذا الخيار إلا من خلال Windows 10 Pro.
كيف يمكنني فتح إدارة الطابعة؟
افتح مربع حوار أمر التشغيل بالضغط على Win + R. اضغط على Enter لتشغيل أداة إدارة الطباعة بعد كتابة "printmanagement.msc". حدد خيار All Printers بعد توسيع مجلد Custom Filters.
لماذا لا يمكنني العثور على إدارة الطباعة في Windows 10؟
يبدو أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك لا يحتوي على مثل هذه الميزة مثبتة. ستحتاج إلى إضافته يدويًا في هذه الحالة.
لماذا لا يمتلك جهاز الكمبيوتر الخاص بي إدارة الطباعة؟
هناك العديد من التفسيرات لسبب عدم ظهور "إدارة الطباعة" في نظام التشغيل Windows 10. يمكن أن يتضمن ذلك مشكلات في برنامج التشغيل المثبت أو ملفات النظام التالفة أو مشكلات الخدمة ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك أن إصدارات Windows Pro و Enterprise هي الوحيدة التي تتميز بوحدة التحكم في إدارة الطباعة. إذا كنت تستخدم الإصدار المنزلي ، فقم بتحديثه أو ابحث عن برامج الطرف الثالث الأخرى التي يمكن مقارنتها.
كيف يمكنني الوصول إلى إدارة الطباعة في Windows؟
افتح مستكشف ملفات Windows بالضغط على Win + E. أدخل “printmanagement.msc” في شريط عنوان File Explorer.
ما هي إدارة الطباعة في Windows؟
لإدارة واستكشاف أخطاء خوادم الطباعة والطابعات وإصلاحها على أنظمة Windows 11 ، يمكن لمسؤولي سطح المكتب استخدام الأداة الإضافية Windows Print Management من Microsoft Management Console. أصبح تثبيت الطابعات وعرضها وإدارتها أمرًا ممكنًا بفضل الأداة الإضافية Microsoft Management Console (MMC) المعروفة باسم إدارة الطباعة.
وفي الختام
تُمكِّن إدارة الطباعة الشركات من إدارة أجهزة الطباعة بكفاءة وتبسيط سير العمل ، مما يؤدي إلى تقليل النفقات العامة وتقليل التكاليف وتسهيل عمليات الشبكة. يؤدي التخلص من تعقيد الشبكة من خلال إدارة الطباعة إلى تحسين العمليات التجارية. لتقديم المستندات بشكل أكثر موثوقية وتسهيل سير العمل ، تستفيد الشركات من سرعات الطباعة والمسح الضوئي الأسرع. بالإضافة إلى ذلك ، فإن سهولة التعرف على الطباعة ، ولوحات التحكم القابلة للتخصيص ، والبيئة الآمنة والمستقرة ، تساهم جميعها في زيادة رضا المستخدم النهائي عن إدارة الطباعة.
مقالات ذات صلة
- آلة النسخ: التعريف ، الأنواع ، أفضل الآلات للمكاتب والإصلاحات
- أنظمة إدارة البرامج: الأنواع والميزات والأمثلة
- اطبع عند الطلب من الشركات: أفضل النصائح وما يجب معرفته
- إعلانات الأعمال: نصائح مجانية وأمثلة وأفكار للأعمال الصغيرة
- شعار MICROSOFT: التاريخ والمعنى والتطور وأفضل ممارسات العلامات التجارية.
مراجع حسابات
