تشغيل كشوف المرتبات هو مطلب لكل عمل. وعلى الرغم من أنها قد لا تكون الوظيفة الأكثر روعة ، إلا أنها مهمة ضرورية. يضمن تتبع كشوف رواتب شركتك أن يتم الدفع لكل فرد في فريقك في الوقت المحدد. ومع ذلك ، يمكن أن تكون عملية كشوف المرتبات مملة ومستهلكة للوقت ومتكررة. عندما يكون لديك عدد كبير من الموظفين ، يمكن أن تصبح عملية كشوف المرتبات معقدة. يمكنك تشغيل كشوف المرتبات بسرعة وكفاءة بمساعدة نظام كشوف المرتبات. يمكنك التركيز على احتياجات العمل الأخرى الأكثر إلحاحًا عن طريق إنفاق وقت وجهد أقل على كشوف المرتبات. في هذه المقالة ، سنشرح ماهية إدارة نظام الرواتب ، وكيف تتم كشوف المرتبات ، وكيف يمكن لعملية كشوف المرتبات أن تفيد عملك. استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول الأنواع المختلفة لبرامج نظام كشوف المرتبات الآلية للأعمال التجارية الصغيرة.
ما هو نظام الرواتب؟
نظام كشوف المرتبات هو أي طريقة لدفع أجور الموظفين وإيداع ضرائب الرواتب وتتبع المعاملات. يمكن إكمال هذه المهام يدويًا أو آليًا باستخدام البرنامج لتوفير الوقت وتقليل مخاطر الخطأ.
إدارة نظام الرواتب
ببساطة ، نظام إدارة الرواتب هو عملية يدفع أصحاب العمل من خلالها أجور موظفيهم. إنها أيضًا الطريقة التي يُظهرون بها التزامهم تجاه عمالهم ، والوفاء بالتزاماتهم تجاه الوكالات الحكومية ، والحفاظ على السجلات المالية مرتبة.
لماذا تعتبر إدارة نظام الرواتب مهمة؟
تعد إدارة نظام الرواتب جزءًا مهمًا من أي عمل لأنها تساعد في تحسين مشاركة الموظفين والامتثال التنظيمي. قد يواجه أرباب العمل مطالبات بالأجور وعقوبات مكلفة إذا لم يكن لديهم طريقة فعالة ودقيقة لدفع أجور الموظفين ، وإيداع الضرائب وتقديمها ، والاحتفاظ بالسجلات.
ما هي مراحل عملية إدارة نظام الرواتب؟
بغض النظر عن الطريقة التي يختار بها أصحاب العمل إدارة كشوف المرتبات ، تتكون العملية عادةً من ثلاث مراحل:
# 1. قبل الرواتب
يجمع أصحاب العمل البيانات ذات الصلة لفترة الدفع بناءً على سياسات الشركة المحددة والمتطلبات التنظيمية ، مثل ساعات عمل الموظف غير المعفاة ، ووقت الاستثناء (الإجازة ، المرض ، واجب هيئة المحلفين ، إلخ) ، وتعديلات الموظفين ، مثل التعيينات الجديدة ، وإنهاء الخدمة أو زيادة الرواتب أو التغييرات في الاستقطاعات الضريبية والاستقطاعات الضريبية. ثم يتم التحقق من صحة هذه البيانات واستخدامها لمعالجة كشوف المرتبات.
# 2. العمليات الحسابية
يحسب أرباب العمل صافي الراتب عن طريق أخذ إجمالي الراتب الإجمالي الذي حصل عليه كل موظف خلال فترة الدفع وخصم الضرائب والاستقطاعات. كما أنها تراكمت مسؤوليتها الضريبية لنفس الفترة.
# 3. كشوف المرتبات
يتم تسوية كشوف المرتبات ، ويتم دفع الضرائب بحلول تاريخ الاستحقاق ، وتتم معالجة أي مدفوعات ذات صلة ، مثل أوامر اقتطاع الأجور. كما أنهم يدفعون لموظفيهم ويقدمون لهم كعب رواتب أو بيان أجر ، وهو أمر مطلوب في معظم الولايات القضائية.
ما هي بعض طرق إدارة نظام الرواتب؟
أصحاب العمل لديهم العديد من خيارات إدارة الرواتب اعتمادًا على ميزانيتهم ومستوى المشاركة المطلوب ، بما في ذلك:
# 1. إدارة كشوف المرتبات يدويًا باستخدام جداول البيانات
قد يفضل أصحاب العمل الذين لديهم عدد قليل من الموظفين إدارة كشوف المرتبات يدويًا باستخدام جداول البيانات. ومع ذلك ، فإن وفورات التكلفة المحتملة عادة ما تفوقها العيوب. تزيد العمليات اليدوية اليدوية من احتمالية حدوث أخطاء مكلفة وتحويل الوقت بعيدًا عن الأنشطة التي تعزز نمو الأعمال.
# 2. برنامج إدارة الرواتب
من خلال أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، يقلل برنامج كشوف المرتبات عالي الجودة من أعباء العمل الإدارية. يمكن لأصحاب العمل الاعتماد عليها لحساب الأجور الإجمالية والخصومات وصافي الأجر بدقة مع الاحتفاظ ببعض السيطرة على العملية.
# 3. الاستعانة بمصادر خارجية
غالبًا ما يقوم أرباب العمل الذين يرغبون في تفريغ كشوف المرتبات تمامًا بتوظيف مزود كشوف مرتبات للخدمات الإدارية أو الدخول في اتفاقية توظيف مشتركة مع منظمة صاحب عمل مهنية (PEO). في مثل هذه الحالات ، قد يتعامل المزود أو PEO مع جميع جوانب إدارة كشوف المرتبات ، بما في ذلك الإيداعات الضريبية وإعداد التقارير والامتثال.
أنواع برامج إدارة الرواتب
يمكن تصنيف برنامج إدارة نظام الرواتب من خلال عدد قليل من التصنيفات الرئيسية ؛ السحابة مقابل المؤسسة ، عامة مقابل خاصة بالصناعة ، وكذلك وفقًا لحجم الأعمال. ومع ذلك ، هناك طريقة أخرى لتصنيف أنظمة إدارة كشوف المرتبات - وهي طريقة تركز على أساسيات النظام الأساسي وتأثيره على سير عمل الشركة.
# 1. برنامج مخصص لإدارة الرواتب
غالبًا ما يشار إلى حلول برامج إدارة الرواتب المخصصة على أنها أنظمة قائمة بذاتها. إنهم يذهبون إلى أبعد الحدود لتقديم ميزات وقدرات قوية تعالج العمليات الأساسية المتضمنة في كشوف المرتبات ووظائف إدارة الموارد البشرية الأخرى.
تتضمن غالبية أنظمة إدارة الرواتب المخصصة وظائف متخصصة تفيد فرق الموارد البشرية وإداراتها. تتضمن هذه الميزات تتبع الوقت وحضور الموظفين والتقارير المخصصة وإدارة الضرائب والمزايا.
# 2. حل متكامل لإدارة الرواتب
كثيرًا ما يتم تضمين حلول إدارة كشوف المرتبات المتكاملة في منصات إدارة الموارد البشرية الأخرى مع ميزات وقدرات شاملة تغطي مجموعة واسعة من الوظائف.
تعد المحاسبة وإدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات من العمليات التجارية الرئيسية التي تتداخل عادةً. ونتيجة لذلك ، فإن الخدمات ومنتجات البرامج التي تلبي هذه العمليات كثيرًا ما تمنح العملاء خيار دمج مجموعة متنوعة من الوحدات المصممة لتلبية المتطلبات المحددة لكل مؤسسة.
# 3. برنامج نظام الرواتب
يعد برنامج إدارة نظام كشوف المرتبات أداة شاملة وغنية بالميزات تم تصميمها لتسهيل كشوف المرتبات وعمليات إدارة الموارد البشرية المهمة الأخرى ، من تنظيم بيانات الموارد البشرية ذات الصلة إلى أتمتة العمليات اليومية الحاسمة التي ينطوي عليها الحساب ودفع الموظفين / الموظفين رواتب.
ما هي فوائد استخدام برنامج نظام الرواتب؟
يسهل برنامج نظام كشوف المرتبات أي عمل أو مؤسسة من خلال أتمتة العمليات ، ومركزية البيانات وأمانها ، وكفاءة تدفق العمل ، وإنتاجية الموارد البشرية ، وتوفير التكاليف ، والتخصيص ، والتكامل.
يمكن للشركات التي تستخدم حل كشوف المرتبات الصحيح توفير الوقت والمال مع تجنب الخطأ البشري أيضًا. يضمن النظام دفع المبلغ الصحيح للموظف الصحيح ، وأن المؤسسات تدفع ضرائبها بشكل صحيح ، وأن بيانات الشركة والموظفين الحساسة محمية.
تساعد حلول برامج إدارة كشوف المرتبات أيضًا على زيادة الشفافية داخل المؤسسة من خلال توفير وصول سهل إلى الاتفاقيات ومزايا الموظفين والجداول الزمنية وغيرها من البيانات المماثلة ، مما يسمح بحل سريع للنزاعات. علاوة على ذلك ، مع هذه المجموعة المتنوعة من الميزات والأدوات المتاحة لهم ، سيتمكن المستخدمون من تخصيص التقارير لأصحاب المصلحة والموظفين المعتمدين.
كيفية اختيار برنامج نظام الرواتب
يجب وضع بعض الاعتبارات الرئيسية قبل تنفيذ حل برنامج نظام كشوف المرتبات. تأتي هذه الأنظمة الأساسية في العديد من الحزم المختلفة ، مثل أن بعضها متاح كميزة إضافية في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، وإدارة الموارد البشرية ، وأنظمة المحاسبة بينما يتوفر البعض الآخر كحل مستقل مستقل ، كما ذكرنا سابقًا.
قبل الالتزام بخدمة أو بائع أو خطة اشتراك معينة ، ضع في اعتبارك العوامل التالية لضمان حصولك على أفضل قيمة مقابل أموالك:
# 1. حق الملكية
يجب على المؤسسات (بغض النظر عن الحجم أو الصناعة) أن توازن باستمرار بين التكاليف التشغيلية وتكلفة الملكية ومصاريف الشركة الأخرى. يمكنك إنفاق الأموال لكسب المال ، لكن لا يمكنك إنفاق الكثير بحيث يتأثر صافي أرباحك.
عندما يتعلق الأمر ببرنامج إدارة كشوف المرتبات (أو أي حلول برمجية أخرى لهذه المسألة) ، فهناك عدد قليل من الخيارات المتاحة للحصول عليها: رسوم ترخيص لمرة واحدة أو اشتراك شهري أو ربع سنوي أو سنوي أو نصف سنوي. لا يقدم جميع البائعين مثل هذه الخيارات ، ولكن عندما تبحث عن أسعار البرامج ، فهذه هي خيارات الدفع التي ستجدها عادةً.
# 2. الخدمة المستندة إلى السحابة أو النشر في مكان العمل
كيف سيتم استخدامه في عملك الصغير هو شيء آخر يجب التفكير فيه عند شراء برنامج نظام الرواتب. بينما يتم تقديم البعض الآخر كخدمة قائمة على السحابة ، يتم تثبيت بعض أنظمة البرامج في أماكن العمل. هناك إيجابيات وسلبيات هاتين الطريقتين المختلفتين للنشر.
# 3. الميزات الرئيسية التي يقدمها المنتج
يجب عليك أيضًا مراعاة الميزات الرئيسية لحل البرنامج وما إذا كانت شركتك تتطلبها أم لا. توفر بعض أنظمة إدارة كشوف المرتبات عددًا كبيرًا من الميزات والأدوات ، ولكن هذا لا يعني دائمًا أنها الخيار الأفضل لشركتك. لا يعني مجرد احتواء المنتج على الكثير من الميزات أنك ستستخدمها جميعًا.
# 4. التكامل وقابلية التوسع
قابلية التوسع أمر بالغ الأهمية ، خاصة بالنسبة لشركة متنامية. مع نمو شركتك ونمو القوى العاملة لديك ، يجب أن تكون قادرًا على الاعتماد على حل البرنامج للمساعدة في إدارة كشوف المرتبات. يجب أن يكون نظام إدارة الرواتب الذي تختاره قادرًا على الصمود أمام اختبار الزمن بالإضافة إلى مواكبة وتيرة نمو مؤسستك.
نظام الرواتب للشركات الصغيرة
يعد العمل باستخدام برنامج كشوف المرتبات عملية بسيطة ستوفر لك الوقت والجهد في إدارة تقويم كشوف المرتبات ، حتى لو لم تكن صاحب عمل خبيرًا في مجال التكنولوجيا. يجب تكوين برنامج نظام كشوف المرتبات الخاص بشركتك الصغيرة أولاً. في حين أن هذه عادة ما تكون عملية بسيطة ، فإن العديد من مزودي كشوف المرتبات يقدمون المساعدة أو حتى يقومون بإعداد حسابك من أجلك.
أثناء إعداد حسابك ، ستقوم أنت أو ممثل دعم العملاء بتزويد البرنامج بالمعلومات المصرفية لكل من عملك وموظفيك. ستسمح المعلومات المقدمة لبرنامج كشوف المرتبات بإيداع الأجور مباشرة في الحسابات المصرفية لموظفيك ، وحساب ضرائب الرواتب الخاصة بك ، وتتبع أجور الموظفين ، و PTO ، والسجلات الشخصية ، والمزيد. بعد ذلك ، ستقوم بإنشاء تقويم كشوف المرتبات الخاص بك ، وتحديد أيام الأسبوع وعدد المرات التي سيتم فيها دفع رواتب موظفيك.
يمكن دمج برنامج كشوف المرتبات مع المحاسبة والوقت والحضور وبرامج الموارد البشرية التي يوفرها موفر كشوف المرتبات الخاص بك أو موفر خارجي بمجرد إعداد تقويم كشوف المرتبات. تعمل عمليات الدمج على تبسيط عملية كشوف المرتبات من خلال مزامنة كشوف المرتبات مع ساعات عمل موظفيك. هذا يبسط عملية أتمتة تقويم الرواتب الخاص بك. ومع ذلك ، ستظل ترغب في التحقق من كل شيء حتى إذا قررت أتمتة كشوف المرتبات الخاصة بك.
مع إعداد حسابك ، ستتمكن من معالجة كشوف المرتبات بسرعة أثناء التنقل. يمتلك العديد من موفري كشوف المرتبات تطبيقات جوال أو مواقع ويب متوافقة مع الأجهزة المحمولة. وفي هذه المرحلة ، لا يتطلب الأمر سوى بضع نقرات سريعة على هاتفك الخلوي لتشغيل كشوف المرتبات الخاصة بك.
نظام الرواتب الآلي
ببساطة ، يدفع أصحاب العمل لموظفيهم باستخدام نظام الرواتب. وبالمثل ، يمكّن نظام كشوف المرتبات الآلي صاحب العمل من معالجة كشوف المرتبات عبر الإنترنت.
ميزات نظام الرواتب الآلي المشتركة
يمتلك معظم موفري كشوف المرتبات عددًا كبيرًا من الإمكانات الآلية ، ولكن فيما يلي ست ميزات شائعة وحاسمة للبحث عنها.
- تجهيز كشوف المرتبات
- إدارة الرواتب
- التحويل الإلكتروني للأموال
- إدارة الضرائب
- التقارير
- حفظ السجلات
أعلى 3 نظام آلي لكشوف المرتبات
يمكن أن يمثل اختيار مزود نظام الرواتب الآلي الذي يناسب احتياجاتك تحديًا ، لذا إليك أهم ثلاث توصيات.
# 1. ميل
Gusto هو خيار منخفض التكلفة يوفر أيضًا حزمة واسعة النطاق. تعد المجموعة الواسعة من أدوات وميزات الموارد البشرية التي توفرها خدمة كشوف المرتبات واحدة من أبرز ميزاتها.
# 2. ADP
المعالجة التلقائية للبيانات ، أو ADP ، هي معالج الرواتب الرائد. ربما يكون الاسم هو الأكثر شيوعًا بالنسبة لك في هذه القائمة ، ولسبب وجيه: إنه اسم كبير في عالم برامج الأعمال. توفر ADP لوحة تحكم بسيطة ومجموعة متنوعة من الخطط للشركات من جميع الأحجام.
# 3. Paychex
توفر Paychex ثلاث خطط مع مجموعة متنوعة من الخدمات الإضافية التي تسمح للشركات بتوسيع نطاق الخطة وتخصيصها بسهولة وفقًا لاحتياجاتهم. يمكن اعتبارها أيضًا أكثر أنظمة الرواتب الآلية تكيفًا للشركات.
ما هو مثال على نظام الرواتب؟
تتضمن أمثلة أنظمة كشوف المرتبات Sumopayroll و sumHR و Keka و PeopleWorks و Accent HRP.
ما هما نوعان مختلفان من أنظمة الرواتب؟
الأنواع الثلاثة الرئيسية لكشوف المرتبات هي الدليل ، والبرمجيات ، والاستعانة بمصادر خارجية.
ما هو نظام الموارد البشرية والرواتب؟
الموارد البشرية (الموارد البشرية) وكشوف المرتبات قسمان داخل الشركة. كشوف المرتبات هي قائمة بالموظفين والمبلغ المالي الذي يتم دفعه لهم ، بينما يتعامل قسم الموارد البشرية مع مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بإدارة الموظفين والإدارة ، مثل التوظيف ، والإقالة ، والمزايا ، والحضور ، والمزيد.
اقرأ أيضا: ما هي المجموعات؟ الوكالة والديون وكيفية سدادها
ما هو أكثر برامج الرواتب شيوعًا؟
أفضل أنظمة برامج الرواتب:
- كشوف المرتبات QuickBooks.
- paychex.
- ميل.
- بايكور.
- تموج.
- عند الدفع.
- عربة.
- Xero.
ما هي أنواع الرواتب الأربعة؟
الأنواع الأربعة من كشوف المرتبات هي كما يلي:
- نظم الرواتب المدارة داخليا
- نظم الرواتب المدارة باحتراف
- خدمات كشوف المرتبات التي تديرها وكالات نظام الرواتب
- نظم الرواتب المدارة بالبرمجيات
هل SAP هو نظام كشوف المرتبات؟
نعم ، يتضمن برنامج SAP HR إدارة كشوف المرتبات والإدارة والمعالجة من خلال SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. يمكن دمج عمليات المؤسسة والموارد البشرية الأخرى مع الحل السحابي.
وفي الختام
يعد اختيار أفضل برنامج كشوف مرتبات لشركتك قرارًا مهمًا. لحسن الحظ ، توفر العديد من حلول برامج كشوف المرتبات عبر الإنترنت ميزات قوية وتكاملات وواجهات مستخدم لتناسب أصحاب الأعمال دون خبرة كبيرة في معالجة كشوف المرتبات.
مقالات ذات صلة
- كشوف رواتب الأعمال الصغيرة: أفضل خدمة في المملكة المتحدة لبرامج الرواتب
- خدمات الموارد البشرية للشركات الصغيرة: وظائف وأمثلة لخدمات الموارد البشرية
- 17 أفضل أنظمة PAYROLL للأعمال الصغيرة 2023 ، محدث !!!
- تكلفة خدمات PAYROLL والضرائب
- أفضل برنامج PAYROLL للشركات الصغيرة 2023
مراجع حسابات
