هناك فرصة واحدة فقط لتكوين انطباع أول جيد أثناء الإعداد. كان إجراء بسيط على متن الطائرة مع القليل من الأعمال الورقية ودليل الموظف كافياً للعديد من الشركات لتتغلب عليها قبل الوباء. فقدت العديد من الشركات عملاء وعملاء محتملين بسبب ضعف عملية الإعداد لديهم. لذلك ، لا نريدك أن ترتكب نفس الخطأ وأن تكون قد بحثت عن أفضل ممارسات الإعداد. استمر في القراءة لمعرفة المزيد عن أفضل ممارسات إعداد الموظفين.
أفضل ممارسات الإعداد
تتمثل إحدى المراحل الأخيرة في عملية التوظيف في الإعداد. قد تختلف إجراءات التأهيل لكل صاحب عمل من حيث الشكل والهيكل ، ولكن الإجراء الناجح سيكون مفيدًا لكلا الجانبين.
نتيجة لذلك ، سيتمكن الموظفون الجدد من البدء في المساهمة في مؤسستك بسرعة وسيكونون قادرين على التكيف بسرعة مع القدرات والمواقف اللازمة لمنصبهم الجديد.
أفضل توصياتنا للقيام بذلك بشكل صحيح موضحة أدناه:
# 1. التواصل المنتظم
من وقت قبولهم للعرض إلى وقت بدء العمل لديك ، من الأهمية بمكان أن تبقي موظفك الجديد مهتمًا. قد يشعرون براحة أكبر ويصبحون متحمسين لعملك وقسمك.
سيرغب كبار المتقدمين بطبيعة الحال في البدء على الفور ، لذا فكر في أي شيء يمكن أن يفعلوه قبل أن يبدأوا العمل من أجلك والذي سيكون مفيدًا لهم في أيامهم الأولى في المنشور.
# 2. فكر في التسجيل عبر الإنترنت
استخدام نهج على الإنترنت له مزايا مختلفة. يمكن إكمال النماذج مسبقًا وإدخالها في نظامك ، مما يوفر الوقت في اليوم الأول ويسمح للموظف الجديد ومديره بالتركيز على المهام الأكثر أهمية. يمكن أن يكون إجراء الإعداد الخاص بك مختلفًا إذا كنت تستخدم عاملاً يعمل عن بُعد بدوام كامل.
# 3. كن على علم بموعد الوصول والخطة.
لا يريد الموظف الجديد أكثر من الظهور في أول يوم له واكتشاف أنه لم يكن متوقعًا على الإطلاق أو أن إدارته لم تخطط بشكل كاف لوصولهم.
يقدم هذا صورة سيئة وغير مبالية وغير منظمة للعمل. تأكد من أن جميع التصاريح ومحطات العمل وبرامج الكمبيوتر والحسابات والموافقات جاهزة وأنك على علم بالموعد المتوقع لوصولهم.
# 4. جعل مقدمة
يجب تقديم مقدمة عن الشركة والتعريف الأساسي الخاص بالأدوار في اليوم الأول. ضع في اعتبارك المهارات الإضافية المطلوبة ، مثل إجراءات الصحة والسلامة ، كما هو مطلوب منك بموجب القانون للتأكد من أن موظفيك على دراية بهذه المجالات.
# 5. اختر مرشدًا أو رفيقًا.
إذا لم يكن بالفعل جزءًا من إجراءات الإعداد الخاصة بك ، ففكر في تعيين صديق أو مرشد. سيشعر الموظف الجديد بالراحة عند طرح الأسئلة "اليومية" على الزملاء الأكثر خبرة ، والتي قد لا يرغبون في طرحها على رئيسهم.
أفضل ممارسات تأهيل الموظفين
# 1. قبل اليوم الأول لموظفك الجديد في العمل ، ابدأ في الإعداد
ترتكب العديد من الشركات خطأ تأخير التوجيه والإعداد حتى أول يوم عمل للموظف الجديد. لكن في كثير من الأحيان ، سيستغرق الأمر أيامًا أو أسابيع أو حتى شهورًا من تلقي عرض العمل حتى يبدأ الموظف الجديد عمله الجديد.
# 2. ضع إجراءات رائعة للتوظيف والترحيب
يمكن تكوين انطباع أول ممتاز من خلال توفير تجربة توظيف رائعة. ومع ذلك ، فإن عملية التوظيف هذه تنطوي على أكثر بكثير من إرسال كوب قهوة أو قائمة لوائح العمل إلى أعضاء فريقك الجدد.
ضع في اعتبارك إنشاء قائمة مرجعية جديدة للتوظيف تتضمن بعض ممارسات التوظيف الجديدة التالية لمساعدة موظفك الجديد في الانطلاق بسرعة وإعدادهم ليس فقط ليومهم الأول في منصبهم الجديد ولكن أيضًا لشهرهم الأول:
- أرسل مكالمة ورسالة بريد إلكتروني لتحية الموظف الجديد.
- أرسل مجموعة ترحيب للموظفين الجدد.
- قم بإعداد معدات العمل والموارد للتأجير الجديد.
- إنشاء جدول وبرنامج للتوجيه.
- امنح الفرص لتحية زملاء العمل
# 3. إشراك كبار القادة في ترسيخ الثقافة التنظيمية.
قسم الموارد البشرية ليس هو المسؤول الوحيد عن الإعداد. غالبًا ما يشتمل تطوير برنامج إعداد الموظف الجديد على متخصصين في الموارد البشرية ، ولكن تنفيذ أنشطة الإعداد هو واجب المنظمة بأكملها ، بما في ذلك أعضاء الفريق والمشرفين وكبار القادة.
إن إشراك قائد كبير ، مثل المؤسس ، يمنح هذا الشخص فرصة لمناقشة مبادئ الشركة والسلوكيات المقبولة بينما يساعد أيضًا الموظفين الجدد على فهم ثقافة الشركة وتاريخها.
# 4. الاستفادة من برامج الإعداد
من استكمال أوراق التوظيف إلى إجراء برامج توجيه وتدريب جديدة للتوظيف ، تتضمن عملية الإعداد الفعالة مجموعة كبيرة ومتنوعة من الوظائف والأنشطة.
تقدم العديد من شركات برامج HRIS حلولًا آلية ومتكاملة للإعداد تقلل الحاجة إلى النماذج الورقية ، وتتخلص من إدخال البيانات الزائدة عن الحاجة ، وتبسط الإجراء.
# 5. مع موظفك ، كوِّن ثقة حية.
سواء كانت بين أعضاء الفريق أو مدير وعضو في فريقهم ، فإن اتفاقية الثقة تمثل حجر الزاوية لعلاقة (علاقات) عمل مثمرة. يجب تطويرها وتوثيقها وتقييمها وتحديثها بشكل مشترك كوثيقة حية.
أفضل ممارسات إعداد الموظف الجديد
نظرًا لأنه يعد الأفراد لأدوارهم ، فإن الإعداد أمر بالغ الأهمية للموظفين الجدد. التأكد من أن نقلهم يسير بسلاسة قدر الإمكان هو مسؤوليتك كقائد. إجراءات التأهيل الصحي هي المفتاح.
يمكنك الحفاظ على محتوى فريقك وإنتاجيته بعيدًا عن البوابة من خلال الالتزام بأفضل ممارسات تأهيل هؤلاء الموظفين الخمسة.
# 1. تعرف على طريقة عمل موظفك الجديد.
نظرًا لأن كل شخص فريد من نوعه ، فمن الضروري فهم أفضل طريقة لدمج المجند في القوى العاملة. اكتشف ما الذي يأملون في الحصول عليه من الوظيفة ، وكيف يفضلون أن يتم التعامل معهم ، وكيف يتعاملون مع العمل بشكل عام.
من خلال إجراء أي تحسينات ضرورية من شأنها أن تساعد بشكل أفضل في نقلهم ، يمكنك تسهيل الإعداد بعد فهم هذه العوامل.
# 2. صف لهم أعضاء الفريق والإدارات الأساسية.
يعد تقديم المواهب المعينة حديثًا للعمال المتمرسين أحد أهم مكونات الإعداد. فكر في الأشخاص الذين سيتعاون معهم الموظفون كثيرًا. تأكد من أنهم يقابلون الأفراد الأساسيين ، بما في ذلك قادة الفريق.
# 3. يجب أن تكون شدة التمرين متوازنة بشكل مناسب.
إن التفكير في مقدار التدريب الذي تمنحه للموظفين الجدد قبل انضمامهم إليه أمر بالغ الأهمية. لكل منها عيوبه ، ويمكن أن يكون من السهل الإفراط في التدريب أو التمرين.
إنهم يثقلون الموظفين بالمعرفة عندما يكون هناك فائض في التدريب. لا يستطيع العقل البشري الاحتفاظ بهذا القدر من المعلومات ، على عكس ما تعتقد أنه سيساعدهم على اللحاق بها بسرعة أكبر.
من ناحية أخرى ، فإن التدريب غير الكافي غير فعال أيضًا. من خلال إخبار الموظفين بالتعامل مع كل شيء بشكل مستقل مع القليل من المساعدة ، فأنت تخبرهم بذلك بشكل فعال.
# 4. تأكد من استخدام النقد البناء
لا يجب أن تتوقع الكمال من موظف جديد لأنه لا يوجد أحد لا تشوبه شائبة. لتشجيع التعلم عن طريق الفشل ، من المفيد إنشاء ثقافة. هذا جزء من إعطائهم التعليقات التي ستعدهم على المدى الطويل.
# 5. حافظ على حوارك.
خلال عملية الإعداد ، يجب عليك المتابعة مع الموظفين الجدد في عدة مناسبات. ما لم تسأل مباشرة ، لا يمكنك معرفة كيف يتكيف الموظف الجديد.
استفسر عن تقدمهم ومجالات المساعدة وأي أسئلة قد لا تزال لديهم. تأكد من إعطاء آرائهم جلسة استماع عادلة ، لأن ذلك سيلهمهم لتقديم اقتراحات من شأنها تحسين شركتك في نهاية المطاف.
أفضل ممارسات إعداد العملاء
# 1. قم ببناء خريطة مسار واضحة لعملائك.
قم بإنشاء مسار واضح لعملائك للسفر إلى أسفل كخطوة أولى. أثناء عملية الإعداد ، لا شيء يمكن أن يكون أكثر إحباطًا من جعل عميلك يشعر بأنه غير واضح بشأن الخطوة التالية التي ستكون عليها. لعملائك ، قم بإنشاء تجربة مدروسة جيدًا.
# 2. التعرف على احتياجات العميل
إذا كان عملاؤك قد واجهوا صدعًا عاطفيًا أثناء الإعداد ، فقد يكون ذلك بسبب أنك لا تولي اهتمامًا وثيقًا لما سيقولونه. يجب أن تكون الشركات على دراية بمتطلبات عملائها ومشاكلهم. انتبه إلى المكونات التي لا يفهمونها والمكونات التي يجدونها غير واضحة. ثم ركز على جعل هذه الميزة من التجربة أفضل أو جعل الشرح الذي يتماشى معها أكثر وضوحًا.
# 3. ضع الأهداف والمواعيد النهائية.
يعد الإعداد المسبق لتوقعات العميل فكرة جيدة قبل البدء في استخدام منتج أو خدمة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك تكوين صورة أوضح لما ستقدمه لهم ولديك فكرة جيدة عما يريدون فعله مع عرضك.
# 4. تمتلك عقلية حل المشكلات.
أثناء عملية الإعداد ، لن يسير كل شيء وفقًا للخطة. حتى إذا التزمت بقالب إعداد العميل ، فقد تظل هناك بعض العناصر التي تتجاهلها بسبب الاختلافات السياقية مع عميلك.
ربما يكون عنوان عميلك خارج نطاق مزود 3PL الخاص بك ، أو أن الخدمة التي يحاولون استخدامها ليست هي ما يطلبونه. نهج حل المشكلات مفيد في مثل هذه المواقف.
# 5. أتمتة الإجراءات الروتينية
تتمثل إحدى أسهل الطرق لتسريع عملية الإعداد في تطوير إطار عمل قابل للتكرار للإعداد للعميل. في كل مرة يتم فيها الإعداد على متن الطائرة ، يضيع الوقت لكل من الشركة والعميل. ثم أتمتة ما يمكن أن يكون آليًا.
أفضل ممارسات الإعداد الافتراضي
# 1. بدء عملية الإعداد مبكرًا
كثيرًا ما تؤجل الشركات البعيدة بدء عملية الإعداد حتى اليوم الأول للموظف. في رأينا ، يبدأ أفضل مسار للعمل قبل وقت طويل من قيام عضو فريقك الجديد بالقيام بواجبه.
بمجرد انتهاء إجراءات التوظيف للموظفين الجدد ، أرسل حزمة ترحيب.
# 2. ضع جدولًا أو جدول أعمال الإعداد ووزعهما.
بالإضافة إلى تقديم غنيمة ، ننصحك بتضمين أجندة في حزمة الترحيب الخاصة بك والتي توضح الجدول الزمني لتعيين موظفك الجديد وأول أسبوعين.
هذا يهدئ قلقهم الأولي من خلال إعطائهم نظرة خاطفة على ما سيحدث (دون إغراقهم).
# 3. أعط مهام بسيطة لتشجيع الثقة والسهولة
قم بإعداد بعض الأنشطة البسيطة للموظفين الجدد لإنجازها في البداية لمساعدتهم على اكتساب الثقة قبل أن يتطلب الأمر أي عمل جوهري. قم بتزويدهم بنماذج الموارد البشرية لإكمالها ، واطلب منهم مشاهدة مقطع فيديو سريع ، وإعداد ملفات تعريف برامج Slack و PM ، والمزيد.
# 4. خطط للتدريب الافتراضي
ضع في اعتبارك إضافة بضع جلسات تدريب افتراضية إلى جدول الموظف الجديد. يمكنك تزويدهم بروابط إلى البرامج التعليمية على الإنترنت أو أفلام التدريب الداخلية أو العروض التقديمية من Google للعروض التقديمية أثناء التدريب. يمكنهم اللحاق بجدولهم الزمني بمساعدة هؤلاء.
# 5. خطط لعقد اجتماعات عبر الإنترنت مع أفراد ومجموعات للتعريف بالفريق
يمكن للجميع مقابلة زملائهم في العمل تقريبًا في بيئة أقل صعوبة. يجب أن يتضمن الجدول عددًا قليلاً من مكالمات الفيديو ، بدءًا من مجموعات أصغر من العمال الذين سيتفاعلون معهم كثيرًا.
ما هي الخمس جات على متن الطائرة؟
5Cs على متن الطائرة هي:
- الامتثال
- توضيح
- ثقافة
- اتصال و
- التحقق مرة أخرى
ما هي المراحل الثلاث لتأهيل الموظف؟
عندما تستخدم فرق الموارد البشرية مصطلح "onboarding" ، فإنهم يشيرون بشكل أساسي إلى كل ما يحدث لبدء تعيين جديد في دورهم بعد توقيعهم على خطاب العرض. غالبًا ما تقع هذه الأنشطة المختلفة في ثلاث مراحل متداخلة:
- الإدارة
- التوجه و
- التمكين.
كيف يبدو الإعداد الجيد للعميل؟
أنت تحافظ على تفاعل العملاء من خلال عملية إعداد جيدة. سينتج استخدامهم الناجح لمنتجك عن مساعدتك في مساعدتهم على فهم القيمة التي يقدمها وتجربتها. ومع ذلك ، والأهم من ذلك ، أنه سيوفر لهم الدافع للعودة واستخدامه بشكل متكرر. زيادة التحويلات التجريبية.
كيف يمكنني عمل قائمة تدقيق خاصة بالتأهيل؟
لعمل قائمة تحقق الإعداد ، اتبع الخطوات التالية:
- تحليل متطلبات الوظيفة.
- يجب عليهم تقسيم قائمة المراجعة إلى أقسام.
- ضع قائمة بالمتطلبات الأساسية للتوظيف.
- ضع قائمة بواجبات اليوم الأول.
- امنحهم المهام لإكمالها طوال الأسبوع الأول.
- بعد الشهر الأول ، تحقق معهم.
كيف يمكنك تحسين تأهيل العملاء؟
يجب أن يكون إعداد الموظفين الجدد أمرًا سهلاً ومرنًا. تتعزز تصورات العملاء الإيجابية لعلامتك التجارية واحتمالية أن يصبحوا عملاء عندما يشهدون السرعة والراحة والأمان والراحة التي تظهرها أثناء الصعود على متن الطائرة.
الأسئلة الشائعة حول أفضل ممارسات الإعداد
ما هي الخصائص التي تحدد نظام الإعداد الناجح؟
تحقق عملية الإعداد الناجحة توازنًا بين نقل المعرفة وخلق الإثارة وتعزيز العلاقات. قد تزود الشركات الموظفين الجدد بالمعرفة وجهات الاتصال والموارد التي يحتاجونها للشعور بالراحة والثقة الكافية لأداء وظيفة ممتازة من خلال تنظيم عملية الإعداد بعناية.
من يجب أن يتولى عملية الإعداد؟
مدير التوظيف هو الشخص المثالي لتزويد الموظف الجديد بالتدريب اللازم للنجاح في منصبه ، وهو أحد أهم مكونات الإعداد.
وفي الختام
يمكنك أن ترى أن عملية الإعداد ضرورية بعد عملية التوظيف. اتبع الخطوات الواردة في هذا المقال حتى يشعر موظفوك وعملائك بأنهم في منازلهم ويتركوا انطباعًا جيدًا عنك كموظف موارد بشرية.
- موظف الشهر؛ أفضل الممارسات والقوالب والأفكار
- نظم إدارة العقود؛ 2023 أفضل برنامج
- أفضل أنظمة الموارد البشرية للشركات الصغيرة في عام 2023 (محدث)
- تأهيل الموظفين: ما يجب أن تعرفه عن عملية الإعداد الكاملة
- أفضل ممارسات التوظيف الجديدة في عام 2023
مراجع حسابات
- الشرق الأوسط
- في الواقع
- Business.com
