تعد كتابة تقرير شهري أداة قيمة لعرض إنجازاتك ومهامك الحالية لشركتك. أثناء قيامك بمراجعة أحدث مستويات الأداء والإنتاجية لديك ، يمكن لعملية إنتاج التقارير أيضًا أن تمنح فريقك مسؤولية. دعنا نرى تنسيق تقرير شهري مفصل سيساعدنا في كتابة أو إنشاء تقرير شهري جيد.
ما هو التقرير الشهري؟
تقرير شهري يلخص جميع الإجراءات التي حدثت ولا تزال جارية في مشروع خلال شهر معين. يستخدم مديرو المشاريع التقارير الشهرية لإعلام العملاء بتسلل النطاق والتهديدات للجدول الزمني أو الميزانية أو الموارد وغيرها من المشكلات. يقدم التقرير الشهري أيضًا نظرة عامة على مهام المشروع التي لا يزال يتعين إنجازها.
يجب أن تكون التقارير الشهرية موجزة ولكنها شاملة ، وتغطي الأنشطة والإجراءات المهمة التي تم القيام بها بالإضافة إلى أهداف الشهر المقبل.
المكونات الأساسية للتقرير الشهري
# 1. التسمية والمسمى الوظيفي
للتأكد من أن أي شخص يقرأ تقريرك يفهم ما يدور حوله ، العنوان وتسميته بوضوح ودقة ، بما في ذلك المعلومات الأساسية مثل نوع التقرير ، والفترة الزمنية التي يغطيها التقرير ، وتاريخ تقديم التقرير ، واسم القسم أو الفريق ، و اسمك الخاص. دعونا تنسيق عنوان شهري في المثال أدناه.
على سبيل المثال:
SMARTASSET.COM
التقرير الشهري لفريق الامتثال لشهر يناير 2020
بقلم جين ريد
تاريخ التقديم: 3 فبراير 2020
# 2. شكل
قبل أن تكتب تقريرك الشهري الأول ، تحقق مع مشرفك لمعرفة ما إذا كان هناك نموذج معين يجب عليك اتباعه. لذلك ، إذا لم يكن لدى مؤسستك أو قسمك قالب ، اسأل رئيسك عما إذا كان لديه أي تفضيلات لتخطيط تقريرك.
# 3. الانجازات والانجازات الحالية
استخدم القوائم النقطية لعرض كل ما تم تحقيقه على مدار الشهر وحالة أي مبادرات مستمرة ، بإيجاز.
على سبيل المثال:
- الانتهاء من مراجعة سطراً بسطر لمعايير تنظيم ترخيص التقييم لكل ولاية.
- تم تقديم طلبات الموافقة على مقدمة في تقييم العقارات إلى إلينوي ونيويورك ومونتانا ؛ الوقت المتوقع لتسليم إلينوي هو ثلاثة أسابيع ، ومن أربعة إلى ستة أسابيع لنيويورك ومونتانا.
- وافقت ألاباما وجورجيا على الدورة.
- في كاليفورنيا ، حضرت مؤتمرًا صناعيًا.
- اكتملت عملية إصدار الشهادات لتطوير التعليم المستمر.
صِف أهدافك للشهر القادم.
يجب أن يتضمن تقريرك الشهري معلومات حول التخطيط للشهر القادم. على الرغم من أن هذه القطعة لا يجب أن تكون واسعة النطاق ، إلا أنها يجب أن تؤكد أنك وفريقك قد وضعتم أهدافًا صعبة في المستقبل القريب.
على سبيل المثال:
أهداف وخطط مارس 2020
- ابدأ في مراجعة قوانين ترخيص الوسيط العقاري في كل ولاية من الولايات الخمسين.
- قم بإرسال طلبات الموافقة على دورة التقييم المتوسط إلى ساوث كارولينا وأركنساس وتكساس وإنديانا.
- سيحضر ستيفن وكريستين الاجتماع الفصلي لمجلس تقييم فلوريدا في أورلاندو.
- ابدأ عملية تصميم الدورة لثلاث دورات جديدة في مجال العقارات في مجال الهندسة المدنية.
أعط ملخصا
عند الضرورة ، اكتب ملخصًا عن موقف فريقك أو وظيفتك الفردية.
على سبيل المثال:
حقق فريق الامتثال شهرًا مثمرًا في يناير 2020. لقد انتهينا من مراجعتنا للوائح ترخيص تقييم الولاية ، وقدمنا طلبات الموافقة من ثلاث دورات إلى الهيئات التنظيمية بالولاية ، وحصلنا على موافقة الدورة من ولايتين ، وحضرنا حدثًا للتواصل في كاليفورنيا ، وأكملنا تسعة عملية إصدار الشهادات لمدة شهر حتى نتمكن من المضي قدمًا في تطوير برامج التعليم المستمر. تستحق جولي كونور تقديرًا خاصًا لجهودها الدؤوبة في الاتصال بـ 50 مجلسًا تنظيميًا عبر الهاتف والبريد الإلكتروني للتأكد من صحة بياناتنا.
أمور أخرى للنظر
فيما يلي بعض الأشياء الأخرى التي يجب التفكير فيها عندما تريد كتابة تقرير شهري:
قد يطلب مشرفك نظرة عامة مالية سريعة على نفقاتك للشهر. قد يكون تضمين جدول في وثيقتك هو الطريقة الأكثر فعالية لنقل أرقامك.
في حين أن الغرض من التقرير الشهري هو تقديم حساب سريع لإجراءاتك خلال الشهر ، فمن المهم أيضًا أن تشكر الزملاء الذين كانوا أعضاء في فريقك أو ساعدوك. تأكد من تضمين أسمائهم في التقرير ، وبالطبع ، من كتابة أسمائهم بشكل صحيح.
عندما تريد إنشاء تقرير شهري جديد ، راجع التقارير السابقة. يمكن أن تستغرق بعض المشاريع والأنشطة ، مثل تقديم الطلبات إلى سلطات الدولة ، وقتًا طويلاً لإنجازها. قم بعمل حساب شامل لكل ما قمت بإنجازه وإنجازه.
كيفية كتابة أو إنشاء تقرير شهري جيد
تقارير المشروع هي أداة فعالة للإدارة داخل وخارج المشروع. غالبًا ما يكون تقرير التقدم الشهري عبارة عن دفتر سجل يمكن الرجوع إليه في حالة حدوث نزاع قانوني. يقع على عاتق جميع أعضاء المشروع واجب مهني للإبلاغ عن المشروع بدقة بأفضل ما لديهم باستخدام البيانات المتاحة في ذلك الوقت.
التقرير الشهري هو أيضا آلية للتأثير على تغيير كبير في المشروع. ومع ذلك ، إذا لم يقرأ أحد التقرير أو إذا كان شديد التعقيد ، فإنه يفقد الغرض والفعالية. فيما يلي خمس مؤشرات يجب وضعها في الاعتبار أثناء كتابة أو إنشاء تقريرك الشهري للتأكد من أنها تحقق قيمة كبيرة للمشروع.
#1. التصميم الجرافيكي
عندما تكتب تقريرك الشهري ، استبدل النص بجدول أو شكل كلما أمكن ذلك. عندما يتعلق الأمر بتطوير تقارير مباشرة وسهلة الفهم ، فإن القول المأثور "الصورة تساوي ألف كلمة" لا يمكن أن يكون أكثر صحة. يمكن شرح كميات كبيرة من البيانات بسهولة باستخدام الرسوم البيانية والمقاييس الأخرى. نحن نتبع القاعدة القائلة بأنه كلما ارتفع التقرير في السلسلة الغذائية ، زادت أهمية تلخيص البيانات إلى "مستوى الصف الخامس". هذا لا يعني أن كبار المديرين هم تلاميذ في الصف الخامس ، لكن وقتهم محدود ، والتقرير المربك الذي يحركه النص يمكن أن يتركهم في حالة جهل بشأن قضايا المشروع الحقيقية.
# 2. استبدل الجمل الطويلة المعقدة بعبارات قصيرة ذات مغزى
يخطئ العديد من أعضاء فريق المشروع في كتابة جمل طويلة عندما يمكنهم قول الكثير بأقل من ذلك بكثير. ليس من المفترض أن تكون تقارير المشروع ممتعة. يجب أن تكون مليئة بالحقائق والأرقام والملاحظات. لذلك ، يجب أن يُظهر التقرير الممتاز مكان المشروع ، والمكان الذي يتجه إليه ، والمخاوف المهمة ، وكيفية معالجتها لتلك المشكلات.
# 3. يجب تضمين أرقام الصفحات في جدول المحتويات
قد يطلب القارئ حقيقة أو رقمًا أو بيانًا واحدًا فقط من تقريرك الشهري. اجعل من السهل عليهم العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها. تأكد من تسمية كل قسم جيدًا وبه رقم صفحة في جدول المحتويات. لا شيء يحبط القراء أكثر من التقاط تقرير ورؤية أن جدول المحتويات يفتقر إلى أرقام الصفحات. إذا كنت لا تريد تضمين أرقام الصفحات ، فسمها "مخطط التقرير" بدلاً من "جدول المحتويات".
# 4. تحقق من جسم النص للمرفقات
يتم تضمين مرفقات التقرير لتزويد القراء بمزيد من المعلومات حسب الحاجة. قم بإنشاء ملاحظة أو ملاحظة في التقرير الشهري وأرسل القارئ إلى المرفقات المناسبة إذا كانوا يريدون فحص البيانات أو المعلومات الداعمة.
# 5. صياغة ملخص تنفيذي قوي
التقرير الشهري ليس هو نفسه أطروحة الكلية. الحقيقة هي أن معظم القراء سيقرأون فقط الملخص التنفيذي وبعض الأقسام الأخرى. لذا ، استخدم الملخص التنفيذي لتكوين حجتك وإلهام العمل على مستوى المشروع. إذا كانت هناك مشاكل ، فلا تخف من طرحها. إذا لم تتعامل مع المخاوف على الفور ، فسوف يعودون ليطاردوا فريق المشروع.
أنواع التقارير الشهرية
يتم تصنيف التقارير الشهرية إلى ثلاثة أنواع:
# 1. تقرير الحالة الشهري
يتم تقديم تقرير حالة شهري بشكل متكرر إلى المشرف كتحديث لخطط وأنشطة الموظف. يكاد يكون من المؤكد أنه سيتم إرسالها إلى مدير المشرف كإضافة لتقريره الخاص. كما أنه بمثابة سجل لتاريخ عمل الموظف ومورد مفيد أثناء تقييمات الأداء السنوية.
# 2. تقرير المشروع الشهري
لا يتطلب هذا النموذج من التقرير الكثير من التفاصيل مثل تقرير المشروع الأسبوعي ، ولكنه يوفر رؤية عالية المستوى لتطورات المشروع. يهتم أصحاب المصلحة عادةً بتتبع الميزانية والنفقات وجودة مخرجات المشروع والمخاطر والمشاكل والقضايا التي تؤثر على المشروع.
# 3. تقرير الإنجاز الشهري
من ناحية أخرى ، يقوم المقاولون بإنشاء تقرير مرحلي شهري لإعطاء العميل فكرة عن مكان المشروع في الوقت الحالي. بسبب مواقعهم ، قد لا يرى العميل والمقاول بعضهما البعض بشكل منتظم. قد لا يكون لدى العميل الوقت الكافي لتتبع تقدم المشروع. يعمل تقرير حالة المشروع الشهري كقناة اتصال حاسمة بين المقاول والعميل ، في هذه الحالة ، لذلك يجب أن يكون التقرير كاملاً قدر الإمكان.
كيف يمكنني تقديم تقرير؟
دائمًا ما يكون الملخص أو المقدمة هو الجزء الأول من تقريرك الذي تبدأ في كتابته. يجب أن يستغرق هذا صفحة أو صفحتين فقط لإعطاء القارئ نظرة عامة سريعة على نتائجك أو نتائجك.
كيف أقوم بإنشاء تقرير موجز؟
يتضمن تقرير موجز تفاصيل مهمة حول موضوع معين تهدف إلى تثقيف القارئ. يجوز تسليم التقرير شفويا أو كتابيا كمذكرة أو خطاب. غالبًا ما يتضمن نظرة عامة على التقرير ، وبعض المعلومات الأساسية ، وهدفًا واضحًا ، وخاتمة.
ما الذي تخدمه التقارير؟
يتم عرض نتائج البحث ومناقشتها في التقارير. يتم تقديم مبررات البحث ووصف منهجية البحث والنتائج والنتائج والمناقشة المنطقية والاستنتاجات / التوصيات للقارئ.
هل المقدمة ضرورية للتقرير؟
والمقدمة حاسمة لأي تقرير. يجب أن يقتنع القارئ بأن التقرير يحتوي على معلومات تستحق القراءة في هذا القسم ، والذي غالبًا ما يكون الأكثر قراءة.
نبذة عامة
من الأهمية بمكان أن نتذكر أن التقرير يجب أن يكون خاليًا من أي مشاكل نحوية أو مطبعية وأن كيفية تقديم التقرير تمثل شخصية كاتب التقرير ومهنيته.
الأسئلة المتداولة في التقرير الشهري
ما الذي يجعل التقرير الشهري جيد؟
يتضمن التقرير الجيد جميع المعلومات التي يطلبها فريق إدارتك لاتخاذ القرارات. قم بتضمين نظرة عامة عالية المستوى على بطاقة أداء مؤسستك أو قسمك لتسهيل ذلك عليهم. يجب تنظيم محتوى بطاقة قياس الأداء هذه بالترتيب الذي ستتم قراءته به.
ما هو تقرير الإدارة الشهري؟
تقارير الإدارة الشهرية هي وثائق تقوم بمراجعة وتقييم الأداء المالي والتشغيلي لشركتك على أساس شهري. تسمح هذه التقارير لفريق الإدارة الخاص بك بتتبع أداء شركتك في الماضي والحاضر واتخاذ قرارات عمل مستنيرة.
ما هو تقرير التقدم الشهري؟
يشير المصطلح "تقرير التقدم الشهري" أو "تقرير التقدم" إلى تقرير مرحلي للأعمال التي تفي بالمعايير وفقًا لتوجيهات المالك / مدير المشروع.
- إعداد التقارير المالية: كل ما تحتاج إلى معرفته بالأمثلة (+ أدوات سهلة وسريعة)
- تقرير الرواتب: دليل مفصل لتقرير الرواتب (يفتح في علامة تبويب متصفح جديدة)
- متعهد الرهن العقاري: العملية والراتب والوظائف وكيف تصبح دليل MU.
- القروض عبر الإنترنت: أفضل خيار للبحث عنه (+ كيفية تقديم الدليل)
- أفضل منشئ قالب البريد الإلكتروني. كيفة تختار؟
