كعمل تجاري أو منظمة ، من أجلك لإنشاء إدارة مستحقة القبض قوية. يجب أن تعرف الأدوات والسياسات والحسابات وما هو غالبًا الجزء الأكثر أهمية في إدارة المستحقات ذات الدوافع.
إدارة الذمم المدينة
إدارة الحسابات يعد الذمم المدينة أمرًا بالغ الأهمية لأي شركة ، حيث تعتمد الأنشطة اليومية عليها بشكل كبير. علاوة على ذلك ، يجب أن تأخذ المال لدفع رواتب موظفيك ، وتمويل النفقات اليومية لشركتك ، وبناء الشركة ، وبالتالي يجب استلام المدفوعات في الموعد المحدد.
المنظمات ملزمة باستخدام الأموال في احتياطيها والتي كانت مخصصة لأغراض أخرى نظرًا لعدم امتلاكها الأموال المتوقعة.
علاوة على ذلك ، عادة ما تواجه الشركات التي تقدم ملف إفلاس مشكلات ناجمة عن نظام تحصيل غير فعال. حيث لم يتمكنوا من تحصيل ما فشل عملاؤهم في دفعه.
وبالتالي ، وفقًا للاستطلاعات ، واحد من كل أربعة الشركات الصغيرة لديه صعوبة في إدارة حساباتهم المدينة. بسبب العديد من العملاء الذين إما يدفعون لهم أقل من اللازم ، أو يدفعون بما يتجاوز الشروط المنصوص عليها ، أو ببساطة غير قادرين على السداد بسبب النكسات المالية الناجمة عن الانكماش الاقتصادي.
يمكن التغلب على هذه المشكلات باتباع خطوات بسيطة قليلة لتحسين إدارة حسابات القبض الخاصة بك
# 1. افحص تاريخك المالي والائتماني
قم بإجراء فحص الخلفية للتاريخ المالي والائتماني لأي شركة قبل الالتزام بالتعامل معها. إذا لزم الأمر ، فاطلب الحصول على تعليقات من المنظمات الأخرى التي سبق لها التعامل معها.
بعض الشركات لديها بالفعل قائمة كبيرة من الائتمان المتأخر. وهي علامة أفضل على أنهم يواجهون صعوبات مالية. وبالتالي ، يُنصح بعدم الدخول في اتفاقيات طويلة الأجل معهم حتى يحلوا مشكلاتهم المالية تمامًا.
ضع في اعتبارك تقديم شروط معقولة بالنسبة لهم. بينما تظل مفيدًا لمؤسستك عند التعامل مع الشركات التي لديها تاريخ من المدفوعات المتأخرة.
# 2. ضع شروط دفع محددة
ضع شروط دفع واضحة بين العميل ومؤسستك.
امنح عميلك تقديرًا للنفقات التي سيتكبدها. وأيضًا قم بالمساومة على ترتيب مريح لهم لا يفعل ذلك يعرض للخطر أرباح شركتك.
# 3. استخدم نظام الفواتير الإلكترونية
لم يعد البريد العادي هو الخيار الوحيد لتسليم الفواتير إلى أبواب العملاء. علاوة على ذلك ، يمكن للشركات الآن إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني باستخدام التطبيقات المتوفرة على الإنترنت بفضل التقدم التكنولوجي.
لست مضطرًا أيضًا إلى انتظار فواتير الدورة الشهرية. لأنك قد ترسل الفواتير بمجرد الانتهاء من المهام. علاوة على ذلك ، قد يساعد إرسال الفواتير في الوقت المحدد العملاء في الاستعداد لموعد الاستحقاق.
الشيء الممتاز هو أن العديد من تطبيقات الفواتير هذه تتميز بمؤشرات مضمنة تظهر عندما يرى العملاء البريد الإلكتروني. مما يجعل من الصعب عليهم تبرير المدفوعات المتأخرة. سنبحث في أدوات لإدارة المستحقات.
أدوات في إدارة المستحقات
عندما يقترب نظام التحصيل الخاص بك ، هناك عدد قليل من أدوات إدارة حسابات القبض التي تكون مفيدة دائمًا للاستخدام. لقد قمنا بإدراجهم جميعًا أدناه.
تم تحديث سياسة الائتمان والتحصيل
هل لديك سياسة ائتمان وتحصيل ، تحدد القواعد والإجراءات التي يجب على المبيعات والجامعين اتباعها؟ يمكن أن يكون هذا أداة مفيدة لضمان أن مندوبي المبيعات وهواة الجمع. للالتزام بأفضل الممارسات والإجراءات الموجهة لتعزيز المبيعات مع حماية شركتك من الديون المعدومة.
أشارت الأبحاث السابقة إلى أن حوالي 20٪ فقط من أقسام الائتمان لديها سياسات محددة (مؤسسة أبحاث الائتمان). وأكثر من 50 في المائة من أولئك الذين لديهم واحد يفشلون في تحديثه على أساس منتظم بما يكفي ليكون فعالاً (Credit Today).
برنامج للأتمتة
إن مجرد وجود سياسة ائتمان وتحصيل لا يكفي. علاوة على ذلك ، فإنه لا يضمن قيام فريقك بتنفيذه ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بتحصيل الفواتير. وفي الوقت نفسه ، نحن لا نشير إلى أن جامعي الشركات يتخطون العمليات عن عمد. لكنهم قد ينسون واحدة أو لا يملكون الوقت لإكمال كل خطوة مع كل فاتورة.
علاوة على ذلك ، تتيح لك أتمتة إدارة الحسابات المدينة دمج القواعد والإجراءات الخاصة بك في النظام. مما يلغي حاجة هواة الجمع إلى استدعاء الخطوات ويوفر لهم قدرًا كبيرًا من الوقت. عند استخدام أتمتة حسابات إدارة المستحقات ، فإن النظام إما ينجز الخطوات في العملية التي قمت بتعيينها تلقائيًا أو يوجه المحصل للقيام بذلك.
إضافة المزيد من الموظفين
يعتقد العديد من الشركات التي تعتقد أن أداء حساباتها التي تدير الذمم المدينة أنه من السيء تصديق أن ذلك يرجع إلى نقص الموظفين. عادةً ما يكون الدافع الأول هو توظيف شخص آخر للمساعدة في تحمل العبء الثقيل. من خلال أتمتة العملية ، غالبًا ما تلغي الحاجة إلى موظفين إضافيين والتكاليف المصاحبة. في ظروف أخرى ، قد يكون من الضروري للغاية وجود موظف بدوام جزئي أو موظف آخر بدوام كامل.
تسليم ودفع الفواتير الإلكترونية
إذا كنت لا تزال تستخدم الورق لإدارة عملية الفوترة والتحصيل ، فقد حان الوقت للتقاعد في عام 2016. وفي الوقت نفسه ، يمكن إرسال الفواتير بالبريد العادي وانتظار استلام العملاء للشيكات ومعالجتها وإرجاعها إلى إضافة عدة أيام إلى الفاتورة. -عملية النقد. علاوة على ذلك ، فإنه يعرض عميلك لخطر الاحتيال. يمكنك إرسال الفواتير واستلام المدفوعات من المستهلكين عبر الإنترنت باستخدام أنظمة تقديم الفواتير الإلكترونية والدفع (EIPP). بالإضافة إلى ذلك ، فإن التكنولوجيا تجعل تحصيل مدفوعات العملاء أسرع وأسهل وأقل تكلفة من العمليات الورقية التقليدية.
خيارات الخدمة الذاتية للعملاء
أكثر من 70٪ من العملاء ، لا سيما في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. تفضل حلول الخدمة الذاتية مثل البوابة الإلكترونية للمساعدة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. لا يمكنك إلقاء اللوم عليهم حقًا. الجميع مشغولون ، ولا أحد يريد إضاعة الوقت أثناء ساعات العمل في تشغيل بطاقة الهاتف أو انتظار ردود البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكنك منحهم هذه القوة من خلال توفير بوابة عبر الإنترنت حيث يمكنهم الوصول إلى 24 ساعة في اليوم وسبعة أيام في الأسبوع لاسترداد الفواتير ودفع الفواتير وطرح الاستفسارات بالإضافة إلى عرض البيانات والدردشة مع الأشخاص الداعمين وغير ذلك. يمكنك تحسين المدفوعات في الوقت المحدد بشكل كبير ورضا العملاء من خلال تزويد المستهلكين بالتحكم والراحة التي يرغبون فيها. انها حقا هو الوضع وين وين.
مسلحًا بهذه الأدوات الأربع ، أو حتى واحدة منها فقط ، ستندهش من السرعة التي يمكنك بها تقليل مقدار A / R المتميز في كتبك ، مما يؤدي إلى تدفق نقدي صحي وعملاء أكثر سعادة.
سياسات إدارة المستحقات
بعد معرفة أدوات إدارة الذمم المدينة. فيما يلي سياسات لإدارتها.
سياسات إدارة المستحقات: إرسال الفواتير على الفور
للبدء ، تأكد من أن شركتك ترسل الفواتير وكشوف الحساب في الوقت المحدد. حتى يدرك عملاؤك أن السداد مستحق. البريد الإلكتروني الآلي أمر بالغ الأهمية في هذه الحالة. علاوة على ذلك ، فإن تنفيذ البرامج التي ترسل رسائل بريد إلكتروني تلقائيًا إلى عملائك قبل وقت طويل وفي الموعد المحدد ستقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان الدفع الفوري. (سيوفر أيضًا ساعات فريقك الثمينة.) وفي الوقت نفسه ، تعمل إدارة مجموعات D&B Finance Analytics Receivables Intelligence على أتمتة هذا الإجراء من خلال رسائل البريد الإلكتروني النموذجية التي تتضمن كشوف حسابات وفواتير مرتبطة.
سياسات إدارة المستحقات: اجعل المدفوعات بسيطة
إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني تلقائية لإعلام العميل بأن مدفوعاته مستحقة غدًا. ثم تأكد من أن لديهم آلية للدفع لك على الفور عبر الإنترنت. علاوة على ذلك ، فإن انتظار وصول الشيكات عبر البريد يساهم في انخفاض التدفق النقدي. في حين أن العديد من شركات B2B لا تزال ترسل شيكات ورقية ، فإن الاتجاه هو نحو المدفوعات الرقمية.
راقب حسابات السداد المتأخرة.
على الرغم من بذل قصارى جهدك ، ستدفع بعض الحسابات متأخرًا أو لا تدفع على الإطلاق. لذلك ، ترقب العملاء الذين لا يدفعون في الوقت المحدد. ربما اعترضوا على فاتورة ؛ أولاً ، يجب عليك حل أي مشكلات داخلية مثل أخطاء الفواتير وتباين الأسعار والخصومات. هذا سبب آخر لاستخدام A / R برامج إدارة أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة من العملية اليدوية. من ناحية أخرى ، قد يحتاج العملاء الذين يتقاضون رواتب بطيئة إلى مزيد من العلاج العملي ، مثل المكالمات الهاتفية والخطابات المكتوبة والمشاركة مع مندوب المبيعات الخاص بك. علاوة على ذلك ، من الأفضل محاولة تحصيل المدفوعات بنفسك قبل تسليمها إلى وكالة تحصيل تابعة لجهة خارجية أو شطبها كدين معدوم.
دوافع إدارة المستحقات
كل عمل يرغب في الشراء بسعر منخفض والبيع بسعر مرتفع بسلعة سعر السوق. ومع ذلك ، فإنهم يخاطرون بفقدان كل شيء إذا لم تتم إدارة المستحقات بشكل صحيح في المرحلة الأخيرة من عملية البيع (الدفع). علاوة على ذلك ، فإن ضعف إدارة الذمم المدينة مسؤول عن أكثر من نصف حالات الإفلاس ، مما يدل على أهميتها. وفي الوقت نفسه ، فإن الدوافع المناسبة لإدارة المستحقات تنطوي على أكثر بكثير من مجرد تذكير المستهلكين بالدفع. من الضروري أيضًا تحديد دوافع عدم السداد. هل من الممكن أن المنتج أو الخدمة لم يتم تسليمها؟ أم أن الفاتورة تشوبها خطأ إداري؟ الدوافع الجيدة لإدارة المستحقات هي عملية متعددة الأوجه تشمل:
- يعد تحديد الدرجة الائتمانية للعميل في وقت مبكر دافعًا جيدًا لإدارة المستحقات.
- فحص العملاء ومراقبتهم لمخاطر الائتمان على أساس منتظم
- مواكبة العملاء
- كشف المدفوعات المتأخرة في الوقت المناسب
- كشف المشاكل في الوقت المناسب
- تخفيض إجمالي الرصيد غير المدفوع (DSO)
- منع الديون المعدومة في الذمم المدينة القائمة
لماذا من المهم إدارة المستحقات؟
يتم تخفيض الديون المعدومة من خلال الإدارة الفعالة للمدينين ، والتي بدورها تزيد الأرباح. يعد التدفق النقدي الأفضل والمزيد من السيولة لاستثمارات شركتك وعمليات الاستحواذ ميزتين.
ماذا تعني إدارة حسابات القبض؟
يشار إلى المدفوعات المستحقة لشركتك مقابل السلع أو الخدمات المقدمة بالفعل على أنها حسابات القبض (AR). تُعرف عملية التأكد من أن هذه المدفوعات تتم في الموعد المحدد ، باستمرار ، ويمكن الاعتماد عليها باسم الإدارة المناسبة للواقع المعزز.
ما هي الوظيفة التي يؤديها مدير حسابات القبض؟
مدير حسابات القبض هو منصب متوسط المستوى. إنه منصب مسؤول عن إدارة قسم حسابات القبض في المنظمة وموظفيها ، فضلاً عن تحصيل جميع المدفوعات نيابة عن الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه ينطوي على التأكد من اتباع سياسات الشركة والوفاء بالمواعيد النهائية للدفع.
ما هو اللقب الآخر الذي سيكون لمدير حسابات القبض؟
مديرو الذمم الدائنة / المدينون هم اسم آخر لمديري الحسابات المدينة. مديرو حسابات القبض مسؤولون أيضًا عن الاستقرار المالي العام لشركاتهم.
وفي الختام
تساعدك إدارة المستحقات على توفير الكثير من التوتر باستخدام الأدوات المناسبة.
الأسئلة الشائعة حول إدارة المستحقات
كيف تدار الذمم المدينة؟
تتضمن عملية إدارة الحسابات المدينة ما يلي: يجب مراجعة التصنيف الائتماني ، أي قدرة العملاء على الدفع قبل الموافقة على أي شروط وأحكام. المراقبة المستمرة لأي مخاطر تتعلق بعدم الدفع أو التأخير في استلام المدفوعات.
ما هي أدوات إدارة الذمم المدينة؟
- سياسة الائتمان والتحصيلات المحدثة. هل لديك سياسة ائتمان وتحصيل مطبقة تحدد القواعد والعمليات للمبيعات والجامعين لاتباعها؟ ...
- برنامج الأتمتة. ...
- المزيد من الموظفين؟ ...
- تسليم الفواتير الإلكترونية والدفع. ...
- خيارات الخدمة الذاتية للعملاء.
لماذا من المهم إدارة المستحقات؟
ستساهم الإدارة الجيدة للمدينين بشكل مباشر في أرباح أعمالك نظرًا لقدرتها على تقليل الديون المعدومة. تشمل الفوائد تدفقًا نقديًا أفضل وتوافرًا أكبر للسيولة لاستثمارات أعمالك وعمليات الاستحواذ الخاصة بك.
