تساعد تقارير الإدارة الشهرية المنظمة جيدًا والمتسقة أيضًا في الحفاظ على استراتيجية مؤسستك على المسار الصحيح. وعلى الرغم من أن الأمر قد يستغرق وقتًا وصبرًا للتغلب على تحديات تقرير الإدارة المشتركة وإتقان العملية ، إلا أنها تستحق الجهد المبذول.
ما هي تقارير الإدارة؟
تعطي هذه التقارير نوع البيانات المطلوبة لمديري الشركة لإدارة الأعمال بنجاح. يقدمون اتصالات الإدارة من نتائج الأعمال والمخاطر والتحديات التي تواجه الإدارة التنفيذية أو المديرين أو هيئات الحوكمة.
تعد تقارير الإدارة مهمة لخطة تنظيمية واحدة ، وبشكل عام ، يفهم كل قائد فعال ذلك. إنهم يساعدونهم في اكتساب السيطرة والتوجيه في أعمالهم ، فضلاً عن إصدار أحكام أكثر تعليماً.
بيانات مهمة مؤشرات الأداء الرئيسية يتم جمعها من العديد من الأقسام داخل المنظمة ويتم تقديمها بتنسيق موجز وسهل الفهم.
تكشف تقارير الإدارة أيضًا عن المعلومات التشغيلية والمالية ، مما يسمح للمديرين بتقييم قيمة شركتهم بمرور الوقت. أنها توفر المعلومات الحاسمة لصانعي القرار للمضي قدما على المسار الصحيح وتعزيز كفاءة التشغيل من خلال إخبار كيفية أداء المنظمة.
ونتيجة لذلك ، فإن الغرض من هذا النوع من التقارير هو:
- تأكد من أن مفتاح معين مؤشرات الأداء (KPIs) ومقاييس الأداء يتم رصدها وقياسها.
- فهم حالة الشركة وصحتها وتقديم توصيات للمراحل المستقبلية ؛
- وضع معايير ؛
- توجيه التحركات المستقبلية لمدير الشركة ؛
- تحسين التواصل بين المديرين التنفيذيين والزملاء وأصحاب المصلحة.
- المساعدة في تطوير خطط العمل ؛
- مراقبة الأداء على أساس منتظم ؛
- تشجيع التوسع المستمر في الأعمال.
تاريخ تقارير الإدارة والاتجاهات
في الماضي ، تم استخدام الأنظمة القديمة لإعداد التقارير للإدارة - وفي العديد من المواقف ، لا تزال كذلك. تعتبر هذه الأنظمة أكثر قيمة بكثير من التقارير المالية ، لكنها ليست بلا قيود. غالبًا ما تكون الأنظمة القديمة تقنية للغاية في تشغيلها وواجهتها ، مما يجعل من الصعب على معظم العاملين بخلاف العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات العمل بشكل صحيح. يؤدي هذا إلى إنشاء "تأخير زمني" بين طلب أحد أعضاء الإدارة لتقرير واستلامه.
لقد ازدادت هذه المشكلات سوءًا في العصر الحديث ، حيث نما اتساع وعمق البيانات المتاحة بمعدل مذهل. قال بيتر وولمرت ، أحد القادة العالميين في EY ، في تعليق على مقال المدير المالي: "العديد من [المديرين الماليين] مقيدون بالتقنيات القديمة التي لا تسمح لفرق إعداد التقارير باشتقاق معلومات استشرافية من مجموعات بيانات ضخمة وسريعة التغير".
علاوة على ذلك ، وفقًا للمقال ، مسح أجرته EY محاسبة مالية والخدمات الاستشارية (FAAS) وجدت أن 23٪ من الرؤساء الماليين في جميع أنحاء العالم يعتقدون أن "الحجم المتزايد ووتيرة البيانات يؤثران على قدرتهم على تقديم رؤى ذات صلة إلى مجالس الإدارة". من الواضح أن لوحات معلومات الشركة الحديثة لديها الكثير لتقدمه فيما يتعلق بهذا النوع من التقارير. دعنا نلقي نظرة على أفضل الممارسات لإعدادها وتقديمها.
لماذا من الضروري إنشاء تقرير إدارة؟
تعد التقارير أكثر من مفيدة لأي وظيفة وفي أي عمل ؛ هم حاسمون لرفاهية الشركة.
يعد إعداد التقارير أمرًا مهمًا بشكل خاص في الإدارة نظرًا لأن المخاطر أكبر والقرارات أكثر تعقيدًا ومتعددة التخصصات. تعد التقارير مهمة للإدارة لعدة أسباب ، بما في ذلك ما يلي: فهي تقيس المقاييس الاستراتيجية لتقييم الأداء ومراقبته ، وتضع معايير للأداء المذكور ، وتسمح للأعمال التجارية بالتعلم من نشاطها من خلال ترك سجل حافل ، وتحسن. الاتصالات. فيما يلي قائمة ببعض مزايا التقارير الإدارية:
# 1. قياس المقاييس الإستراتيجية لتحليل الأداء ومراقبته
لقد أدركنا الآن أنه إذا أرادت المؤسسات التوسع ، فسوف تحتاج إلى تطبيق نظام لقياس أدائها ليس فقط ضد المنافسين ولكن أيضًا ضد أنفسهم.
خيارات مثل أ نظام بطاقة الأداء المتوازن تعد خيارًا رائعًا لتتبع الأداء وتحسينه داخل الشركة ، لأنها تسمح لك بمراقبة الأهداف ووجهات النظر حتى تتمكن من معرفة مدى نجاحك في تنفيذ استراتيجيتك العامة.
# 2. تساعدك على فهم موقفك
يمكن أن يساعدك تقرير نمط الإدارة في فهم موقفك من خلال تزويدك بالبيانات اللازمة للحصول على لمحة عن حالة مؤسستك وتطورها. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدامه للتركيز على نهجك أو إعادة تنسيقه من خلال مقارنته بمنافسيك.
# 3. وضع معايير أداء واضحة
بسبب سجلك الحافل ، لديك معيار ثابت لكيفية أدائك على الصعيدين التشغيلي والمالي.
# 4. التعلم والنسخ المتماثل
المعايير المعيارية هي دليل يخبرك بما ينجح وما لا يصلح عندما يتعلق الأمر بالتعلم والتكرار - أو لا. إنه يعلمك أفضل الممارسات وأسوأها لتأسيسها أو تجنبها.
# 5. تحسين الاتصال
أنها تعزز التواصل مع الشركاء والمستثمرين والمستهلكين ، وكذلك زملاء العمل. تزيد التقارير من نوع الإدارة من وضوح الإجراءات المختلفة عبر الإدارات وتعزز التعاون الداخلي.
# 6. تحسين التعاون
تعمل التقارير رفيعة المستوى على تحسين التعاون بين الإدارات كنتيجة مباشرة لتحسين الاتصال الداخلي. يمكن للأقسام الاستفادة من اكتشافات بيانات التقارير الإدارية للتعاون في مشاريع أو مبادرات محددة ، مما يؤدي إلى الإنجاز في عدد من المجالات الحاسمة ، عندما يعمل الأفراد معًا لتحقيق هدف مشترك.
# 7. زيادة المشاركة والتحفيز
يجعل التقرير المصمم جيدًا على مستوى المدير بيانات الشركة الحيوية متاحة للجميع ، مما يؤدي إلى تحسين الأداء الفردي. يصبح الناس أكثر انخراطًا وإلهامًا وتحفيزًا عندما يعملون في ذروتهم ويتم الاعتراف بهم لجهودهم. وهذا بدوره سيعزز الإنتاجية في جميع أنحاء المنظمة.
# 8. تعزيز نمو الأعمال المستمر
تقارير الإدارة الجيدة تعزز الكفاءة وتعزز أيضًا عملية صنع القرار ، مما يعزز الاتساق ونمو الأعمال المستمر. إذا كنت تتوسع باستمرار بمرور الوقت ، فستضمن نجاحًا طويل المدى - أكبر فائدة لتقارير الإدارة.
ما المعلومات التي يجب أن تحتويها تقارير الإدارة؟
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها أثناء تطوير تقرير إدارة قوي:
- الغايات والأهداف الإستراتيجية
ابدأ في كتابة التقرير مع وضع الهدف النهائي في الاعتبار. لذلك ، ضع في اعتبارك سبب احتياجك إليها ، والمحركات الأساسية لشركتك ، وتعريفك للنجاح ، وأسئلة أخرى لتحليل البيانات.
بمجرد حصولك على الإجابات ، سوف تفهم كيفية تعيين مؤشرات الأداء لمراقبة عناصر الأداء المختلفة.
- مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة
تستند مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب تضمينها في تقاريرك إلى جمهورك. لذلك ضع في اعتبارك الأسئلة التي تعتمد على البيانات والتي يرغب قراء التقرير في الإجابة عليها.
- ملاحظات العملاء
ضع في اعتبارك هذا أثناء إعداد تقريرك ، حيث سيساعدك على معرفة ما تفعله بشكل صحيح أو غير صحيح.
يساعد الإبلاغ عن النتائج المستخلصة من استطلاعات آراء المستهلكين في تطوير إستراتيجية أكثر دقة تعتمد على البيانات.
- سرد قصصي
يعتبر سرد القصص من أفضل استراتيجيات الإدارة ، وهو تقديم محتوى خام كقصة في تقريرك. كما أنه يسهل فهم الأشخاص للبيانات والأرقام الثابتة باستخدام السياق والمضمون والمعنى.
- تقرير جذاب بصريًا
قدم المساحات الأكثر أهمية في تقريرك لمؤشرات الأداء الرئيسية الهامة وكذلك المناصب الثانوية أو العليا للمؤشرات الأخرى. سيسهل ذلك على الأفراد معالجة تقريرك دون إرهاق.
- اجعلها واضحة وقابلة للفحص والحفر
قم بتضمين الكثير من المساحات البيضاء ، والألوان المتباينة ، ونطاق البيانات المقدم بجانب البيانات ، والمقاييس الشائعة التي يفهمها الجميع ، وما إلى ذلك.
- شكل تقرير متوازن بصريا
اعرض أهم مؤشرات الأداء الرئيسية بإيجاز حتى يتمكن صانعو القرار من استيعاب المعلومات دون إرباك.
- رؤى في الوقت الفعلي
يجب أن تتماشى رؤى الوقت الفعلي مع أهدافك.
- استمر في التحسن
قم بتقييم تقاريرك على أساس منتظم وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية لضمان عدم وجود بيانات مهدرة أو زائدة عن الحاجة.
تقارير الإدارة الشهرية
بشكل عام ، يمكن لتقارير الإدارة الشهرية المنظمة والمتسقة أن تضمن بقاء إستراتيجية شركتك على المسار الصحيح. فيما يلي قائمة بالأشياء التي يجب أن تتضمنها تقارير الإدارة الشهرية:
- صفحة غلاف ذات علامة تجارية - لجعل تقريرك يبدو أكثر احترافية ، بما في ذلك شعار مؤسستك أو ختمها.
- الرسالة والرؤية والقيم - توضح هذه العبارات نهج شركتك وتعززه.
- جدول المحتويات: قم بتضمين جدول محتويات في البداية لتسهيل عثور الجميع على ما يبحثون عنه.
- بطاقات الأداء التنظيمي- اعرض نظرة عامة مفصلة على بطاقة أداء إدارتك أو مؤسستك ، مرتبة حسب ترتيب قراءتها.
- صفحات مفصلة - يجب أن تحتوي كل من أهدافك أو أهدافك الإستراتيجية على صفحة تفصيلية واحدة على الأقل في تقرير الإدارة الشهري.
- الرسوم البيانية - استخدمها لتقديم بيانات حول مؤشرات الأداء الرئيسية ومناقشة المقاييس الخاصة بك. تأكد من أنها سهلة الفهم ، ولها أهداف واضحة ، ومتسقة في جميع أنحاء التقرير.
- نظرة عامة على المشروع - بدلاً من مراجعة جميع المشاريع ، يجب أن يتضمن تقريرك الشهري ببساطة المشاريع التي تقود استراتيجيتك.
- نسخة على الإنترنت - لتقارير الإدارة الشهرية ، استخدم حلًا برمجيًا قائمًا على السحابة.
- تذييل مخصص مختوم بالوقت - يمكنك وضع اسم التقرير وبيانات السرية ومعلومات حقوق النشر في التذييل.
- قسم إضافة عناصر العمل - هو المكان الذي تسجل فيه القرارات الرئيسية من الاجتماعات.
التقارير المالية مقابل تقارير الإدارة
قبل أن نقارن هذين التقريرين المهمين اللذين يتطلبهما كل عمل ، دعنا نفهم ماهية كل منهما. بشكل عام ، تتكون التقارير المالية من جميع التقارير المالية التي تتلقاها الشركة حول أنشطتها المالية. يتضمن ذلك بيان الأرباح والخسائر ، والتدفقات النقدية ، والذمم المدينة ، والميزانية العمومية ، والحساب المستحق الدفع. اعتمادًا على حجم العمل ، يمكن تقديم التقارير المالية أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو حتى سنويًا. كما يكشف عن الصحة المالية للشركة. في حين أن التقارير المالية هي نوع البيانات المطلوبة لمديري الشركة لإدارة الأعمال بنجاح. يقدمون اتصال الإدارة بنتائج الأعمال والمخاطر وكذلك التحديات للإدارة التنفيذية أو المديرين أو هيئات الحوكمة.
التقارير المالية مقابل التقارير الإدارية: الفرق الرئيسي
فيما يلي الفرق الرئيسي بين التقارير المالية والإدارية.
| شروط | تقرير مالى | التقارير الإدارية |
| من يستخدمه؟ | يعد إعداد التقارير المالية مفيدًا لأصحاب المصلحة الخارجيين مثل المستثمرين والبنوك وما إلى ذلك. | تعد التقارير الإدارية مفيدة لأصحاب المصلحة الداخليين في الشركة. يشمل ذلك المدير ورؤساء الأقسام والمدير التنفيذي للأعمال وما إلى ذلك. |
| اللائحة | عند إعداد التقرير المالي للأعمال ، هناك قواعد معينة يجب اتباعها على النحو الواجب. وتشمل هذه IRS والبنوك واللوائح المالية الأخرى. | لا توجد قواعد محددة تحكم تقرير إدارة الأعمال. ومع ذلك ، فهي أدوات مفيدة في اتخاذ القرارات. |
| تركز | هذا يكشف عن الأداء العام لأموالك | يسمح لك بتقسيم كل جانب من جوانب عملك |
| القيد | يكشف عن الصحة المالية للأعمال على مر السنين. | في الأساس ، استخدم في التنبؤ بنتائج مستقبل الأعمال. |
نبذة عامة
طوال رحلتنا ، فكرنا في السؤال ، "ما هي التقارير الإدارية؟" أوجز تعريف التقارير الإدارية ، ونظر في نماذج تقارير الإدارة ، وناقش أفضل الممارسات ، وتعمق أيضًا في فوائد تعزيز الأعمال للوحات المعلومات الرقمية الديناميكية.
علاوة على ذلك ، من الواضح أنه من خلال اعتماد وفرة البيانات الرقمية المتاحة لعملك والاستفادة منها بنجاح ، فإنك تقف أمام اتخاذ هذا النوع من القرارات الإدارية التي ستدفع مؤسستك إلى الأمام بقوة ، وتسريع نجاحك.
"عند استخدامها كبديل للبصيرة والمعرفة ، يمكن أن تصبح وجهة النظر ترفًا خطيرًا." -
مارشال ماكلوهان ، أستاذ الاتصالات الكندي الشهير
باختصار ، يجب عليك اتباع أمثلة التقارير الإدارية عن طريق انتقاء عدد صغير من مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة لتقديم واستخدام بياناتك أيضًا لنقل قصة واضحة. من الأهمية بمكان أيضًا التعاون من أجل بناء نظام بيئي صحي للابتكار القائم على البيانات والذي سيمكن الجميع في المؤسسة من الاستفادة من الإمكانات غير المسبوقة لإعداد التقارير على النمط الإداري. المعرفة هي بالتأكيد قوة ، وإذا قمت ببناء عملك ، فستكسب فوائد هائلة الآن وفي المستقبل.
الأسئلة الشائعة حول تقارير الإدارة
كيف تكتب تقرير الإدارة؟
أكمل الخطوات حول كيفية إعداد تقرير إداري
- خطط قبل أن تبدأ. ...
- استثمر في الأدوات الآلية. ...
- استخدم لغة واضحة وموضوعية. ...
- أخبر قصة لجذب القراء. ...
- تحديد المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية التي سيتم استخدامها. ...
- حدد نقطة للمقارنة.
ما هي أهداف التقارير الإدارية؟
الهدف الأساسي لتقارير الإدارة هو للحصول على المعلومات المطلوبة حول نتائج تشغيل المنظمة بانتظام من أجل استخدامها لمزيد من التخطيط والرقابة.
ما هو مدرج في تقارير الإدارة؟
بشكل عام ، تحتوي تقارير الإدارة التقارير المالية والتشغيلية في جزء صغير من النشاط التجاري. يمكن أن تحتوي تقارير الإدارة أيضًا على تقارير معقدة ومتضمنة مثل مستند الربح والخسارة أو تقادم الحسابات المستحقة القبض أو ميزانية التشغيل. تقارير الإدارة هي شكل من أشكال ذكاء الأعمال.
ما هو تقرير الإدارة في المحاسبة؟
في الأساس ، شكل حسابات الإدارة تقرير مالي يستخدمه أصحاب الأعمال والإدارة لاتخاذ القرارات اليومية والاستراتيجية. يتم إنتاجها ، عادةً ، على أساس شهري أو ربع سنوي ، وتوفر نظرة ثاقبة للوضع المالي الحالي للأعمال التجارية من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة.
