لا تكن واثقًا جدًا من أن أداء الموظف لن يقصر عن التوقعات ، حتى لو اختارت المنظمة العمال الأكفاء الذين يمكنهم القيام بمهامهم دون تدخل من المديرين. وبالتالي ، هناك بالتأكيد حاجة إلى إدارة نشطة عن طريق الاستثناء. عندما يتحكم المديرون في مناطق المشاكل ، فإن الإدارة عن طريق الاستثناء عادة ما تكون الأكثر فعالية. ستساعدك هذه المقالة في معرفة المزيد حول إدارة الاستثناءات النشطة والسلبية.
ما هي الإدارة بالاستثناء؟
الإدارة عن طريق الاستثناء هي نظام الكشف عن الموقف والإبلاغ عنه للإدارة فقط عندما يكون موظف على مستوى المدير في حاجة فعلية.
يستخدم المديرون مفهوم الإدارة عن طريق الاستثناء للتركيز على المجالات الحاسمة لأداء الأعمال بدلاً من التركيز على الشركة بأكملها. المديرين لديهم مصلحة فقط في المجالات التي توجد فيها انحرافات كبيرة عن التوقعات القياسية أو المدرجة في الميزانية. إنها أيضًا تقنية عمل شائعة في قطاعي المال والأعمال. في بعض القضايا ، تشمل هذه التقنية مديري الموظفين فقط.
الموظف الذي يشرف على ميزانية الشركة ، على سبيل المثال ، قد يحتاج فقط إلى تنبيه مديره إذا كان الحساب أقل من الحد المعين. تسمح هذه التقنية للخبراء بالعمل بشكل مستقل ، مما يمنح الإدارة مزيدًا من الوقت للتركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا من العمليات اليومية. كما يضمن أن يكرس المتخصصون في الإدارة معظم وقتهم وجهدهم لتطوير قواعد جديدة واتخاذ خيارات الشركة بدلاً من المشاركة في العمليات اليومية.
علاوة على ذلك ، فإن الهدف الرئيسي هو تحقيق أقصى استفادة من وقت الإدارة من خلال دمجها فقط عندما يكون هناك انحراف كبير عن أداء العمل العادي أو العادي.
لذلك ، سيكون لديهم المزيد من الوقت للنظر في قضية مهمة للغاية حيث توجد اختلافات كبيرة. ولكن لتكون قادرًا على إعطاء المشكلة اهتمامهم الكامل وحلها. من ناحية أخرى ، قد يتعامل الموظفون ذوو المستوى الأدنى بشكل مباشر مع مشاكل أصغر أخرى. تعطي هذه الطريقة للإدارة تقريرًا قصيرًا ومفصلاً لا يتغير كثيرًا ويغطي جميع الأجزاء المهمة من المشكلة. يساعد الإدارة في العثور على حواجز الطرق التي تحتاج إلى قرارات وإجراءات صحيحة والتخلص منها.
كيف تعمل الإدارة عن طريق الاستثناء؟
تعمل الإدارة عن طريق الاستثناء بالطرق التالية:
# 1. إنشاء خط الأساس للعمليات المنتظمة
يجب على المنظمة وضع معيار للعمليات اليومية من أجل تحديد القضايا التي يجب على الموظفين إبلاغ المشرفين بها. يعرف كل موظف أحداث يوم العمل العادية ومعايير الصناعة بشأن قضايا محددة.
# 2. إنشاء هيكل هرمي
عند استخدام "الإدارة بالاستثناء" ، تقوم بعض الشركات بإعداد قيادتها بحيث يتولى المدراء من المستوى الأدنى الاهتمام بالمشكلات الصغيرة ويتولى المدراء رفيعو المستوى الاهتمام بالمشكلات الكبيرة. على الرغم من عدم استخدام جميع الشركات لهذه الطريقة لوضع التسلسل الهرمي في الإدارة عن طريق الاستثناء ، فإن تلك التي تعرف لمن يجب على الموظفين الإبلاغ عن مشاكل معينة.
# 3. تقييم أداء الموظفين
عندما يقوم المديرون بتقييم أداء الموظف ، قد يرون كيف تتراكم إنتاجية موظفيهم مع معايير العمل المطلوبة. تعد مراقبة نشاط الشركة خطوة حاسمة في التحكم في الاستثناءات الخاصة بي لأنها تتيح للمديرين والموظفين الآخرين معرفة متى يحتاجون إلى مساعدة المدير.
# 4. فحص وحل المشكلات
بمجرد أن يجد المحترفون مواقف أو بيانات خارجة عن المألوف بالنسبة للشركة ، فإنهم يخبرون المدير المناسب. يتولى المدير بعد ذلك معالجة المشكلة بنفسه أو مع مجموعة. على سبيل المثال ، إذا رأى أحد المديرين أن القسم لا يحقق أهدافه الإنتاجية ، فسيقوم بالنظر في الأمر. لذلك ، توصلوا إلى طريقة لإصلاح المشكلة وإعادة الشركة إلى مجدها السابق.
الإدارة السلبية والإيجابية عن طريق الاستثناء
تعني الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء أن يكون المدير استباقيًا في التعامل مع المواقف ، والمساعدة في حل المشكلات ، والمشاركة في جميع الأنشطة في الوقت الفعلي ، ومراقبة ما يفعله موظفوه لتجنب الأخطاء. الإدارة السلبية ، استثناءً ، هي حيث تتدخل الإدارة فقط عندما لا يتم تحقيق الأهداف المخططة. تغييرات التخطيط مطلوبة ، والتصحيحات مطلوبة. عادة ما تستخدم استراتيجية الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء فقط في حالة حدوث نادر. تعد الإدارة السلبية أو النشطة عن طريق الاستثناء أمرًا حيويًا ، ويمكنك استخدام أي منهما وفقًا لاحتياجات عملك.
النهج السلبي مناسب للشركات ذات الأجواء الهادئة والموظفين الذين يدركون مهامهم والتزاماتهم. قد يكون من المفيد رفع معنويات الموظفين واستقلاليتهم. في حين أن النهج الأكثر نشاطًا يستخدم موظفين أقل انتباهًا مع عدد أقل من الموظفين ، فإن المنظمات الأكثر صرامة تتطلب إرشادات خطوة بخطوة لإكمال عملها.
بالإضافة إلى ذلك ، تشمل الإدارة عن طريق الاستثناء كلاً من الإدارة "النشطة" و "السلبية". كما قد يعتقد المرء ، تستلزم الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء مساعدة الأفراد في حل التحديات والسعي لمنع المشاكل. في المقابل ، فإن النهج السلبي للإدارة عن طريق الاستثناء يعني أننا نتدخل فقط عندما تكون هناك مشكلة. لا تعني الإدارة عن طريق الاستثناء بالضرورة أن القائد لا يمكن الوصول إليه تمامًا ولا يمكن الوصول إليه. لا يزال بإمكان القائد المشاركة في ممارسات إدارية أكثر نشاطًا لتشجيع أعضاء فريقهم على طول الطريق.
مبادئ الإدارة عن طريق الاستثناءn
هذه هي المبادئ التي يستخدمها المحترفون لوصف الإدارة
#1. وفد
تعيين المهام ذات الأولوية الأقل هو كيفية عمل الإدارة عن طريق الاستثناء. يقوم الموظفون بمزيد من الأنشطة الأساسية ويساعدون في إدارة الإنتاج. ومع ذلك ، فإن أسلوب العمل هذا لا يتطلب من المديرين أن يكونوا نشطين في جميع أجزاء العمليات اليومية للشركة. المديرون مسؤولون عن الأنشطة الأكثر أهمية ، مثل اتخاذ الخيارات المالية على مستوى الشركة وفرض معايير مكان العمل.
# 2. منظمة
يستخدم المحترفون مهاراتهم التنظيمية لمراقبة أي اختلافات عن معايير الشركة. هذا ضروري للإدارة عن طريق الاستثناء للعمل بشكل جيد في الأعمال التجارية. ثم ينظر الخبراء في كيفية عمل قادة شركاتهم من أجل معرفة من سيخبرون عن الاختلاف.
# 3. التحسين المهني.
تساعد الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء المهنيين على النمو من خلال وضع معيار لمدى إنتاجية الشركة. أيضًا ، يجب أن يكون المحترفون قادرين على التعامل مع المشكلات الصغيرة دون مراقبتهم. الموظفون الذين لا يجتمعون مع إنتاجية قد يكون المعيار قادرًا على فهم والتخطيط لكيفية تحسين أدائهم الوظيفي باستخدام المعيار.
# 4. إنتاجية
الهدف من إدارة ممارسات الإنتاجية عن طريق الاستثناء هو تعزيز مكان عمل نشط وفعال. تساعد الإدارة عن طريق الاستثناء الشركات في تحقيق ذلك من خلال التأكد من أن المهنيين من المستوى الأعلى يركزون على تطوير الشركة بينما يساعد المتخصصون الآخرون في تحقيق الأهداف التشغيلية اليومية.
# 5. الأهداف المشتركة
تحدد الشركات أهداف الشركة عند الاتفاق على مستوى معايير الإنتاج في مكان العمل. ثم يعمل موظفو الشركة لتحقيق هذه الأهداف من خلال الالتزام بمعايير الشركة.
# 6. التحليلات
يراقب المديرون والموظفون عمليات الشركة باستخدام الأفكار والمهارات التحليلية. يتيح ذلك للمهنيين الحفاظ على معايير الشركة واكتشاف أي مشاكل محتملة. يستخدم المديرون أيضًا التحليل للعثور على إجابات لهذه المشكلات.
مزايا الإدارة بالاستثناء
يمكن استخدام هذا النهج لمجموعة متنوعة من الأغراض. وهم على النحو التالي:
- يقلل من عدد النتائج المالية والتشغيلية التي يجب على الإدارة مراجعتها ، والاستفادة بشكل أفضل من وقتهم.
- تمكن الإدارة عن طريق الاستثناء المديرين من قيادة أعمالهم بفعالية عن طريق تفويض العمل. يركز المديرون على تحقيق رؤية الشركة ، بينما يتعامل الموظفون الآخرون مع الواجبات اليومية التي تحافظ على سير العمل. هذا يسمح لجميع الموظفين بالبقاء منتجين بينما يتخصصون في واجبات محددة.
- يمكن للمديرين تحديد أولويات واضحة من خلال تحديد معيار الشركة للإنتاجية.
- قد يكون الموظفون أكثر استعدادًا لتحمل المزيد من المسؤولية في العمل إذا أتيحت لهم فرصة العمل بمفردهم من وقت لآخر.
- المحترفون الذين يمارسون الإدارة عن طريق الاستثناء يتفاعلون فورًا مع كل موقف ينشأ. يمكن أن يساعد هذا الشركات في حل المشكلات في الوقت المناسب.
- كما أنه يشجع التواصل الفعال، مما يسمح للمديرين باكتشاف حلول سريعة للمشاكل.
- يتمثل خيار إعداد التقارير طفيف التوغل في تكوين كاتب التقارير المرتبط بنظام المحاسبة لطباعة التقارير تلقائيًا على فترات زمنية معينة تحتوي على مستويات استثناء محددة مسبقًا.
- يمكّن هذا المفهوم الموظفين من اتباع نهجهم الخاصة للحصول على النتائج المدرجة في ميزانية الشركة. لن تتدخل الإدارة إلا إذا كانت هناك ظروف استثنائية.
- سوف يستفسر مدققو حسابات الشركة عن الانحرافات الرئيسية كجزء من عمليات التدقيق السنوية الخاصة بهم. لذلك ، يجب على الإدارة تحليل هذه القضايا قبل التدقيق.
عيوب الإدارة الاستثنائية.
نموذج الإدارة عن طريق الاستثناء به عيوب مختلفة ، وهي كما يلي:
إذا تم إنشاء الميزانية بشكل سيئ ، فقد يكون هناك عدد كبير من الاختلافات ، والعديد منها غير ضروري وسيضيع وقت أي شخص يبحث عنها.
- من الضروري للمحللين الماليين عمل ملخصات عن الفروق وإرسالها إلى الإدارة. لهذا السبب ، تحتاج الفكرة إلى طبقة إضافية من النفقات العامة للشركة للعمل بشكل صحيح. قد يفوت المحلل السيئ أيضًا مشكلة قد تكون مهمة جدًا ولا تلفت انتباه الإدارة إليها.
- هذه الفكرة مبنية على هيكل القيادة والسيطرة ، حيث تتم مراقبة المواقف واتخاذ القرارات من قبل مجموعة مركزية من كبار المديرين التنفيذيين. بدلاً من ذلك ، قد يكون لديك هيكل تنظيمي لامركزي حيث يمكن للمديرين المحليين التحقق من الظروف على أساس يومي وبالتالي تجنب متطلبات نظام الإبلاغ عن الاستثناءات.
- الفكرة هي أن المديرين فقط هم من يمكنهم معالجة الانحرافات. لن تكون هناك حاجة للإدارة عن طريق الاستثناء إذا تم تصميم العمل بحيث يمكن لموظفي الخط الأمامي التعامل مع معظم الاختلافات بمجرد ظهورها.
- من الممكن أن تفشل في اتخاذ خطوات وقائية. هذا يعني أن الشركة قد تكون أكثر قدرة على التعامل مع مشكلة ما بدلاً من منعها من الحدوث.
- يتطلب مراقبة مستمرة. نظرًا لأن هؤلاء المديرين التنفيذيين لا يشاركون في العمليات اليومية ، فإنهم يعتمدون على متخصصين آخرين لإبقائهم على اطلاع دائم بأي مخاوف قد تنشأ.
ما هي الإدارة بأسلوب القيادة الاستثنائي؟
عندما يحدث خطأ ما في عملية الإنتاج ، يقوم المدير الذي يمارس الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء بتصحيح الموقف على الفور. في الإدارة السلبية عن طريق الاستثناء ، يتدخل القائد فقط عندما لا تتحقق الأهداف أو عندما تخرج القضايا عن السيطرة.
ما هما نوعا الإدارة عن طريق الاستثناء؟
الأول هو الإدارة النشطة عن طريق الاستثناء ، حيث يشارك القائد بنشاط ويشرف على مرؤوسيه للحماية من الأخطاء. الثاني ، الإدارة السلبية القائمة على الاستثناء.
ما هو عيب MBE؟
أكبر عيب في MBE هو أن المديرين فقط لديهم السلطة لاتخاذ خيارات حاسمة حقًا ، والتي يمكن أن تكون مثبطة للعمال في المستويات الأدنى. 1. أكبر عيب في MBE هو أن المديرين فقط لديهم السلطة لاتخاذ خيارات حاسمة حقًا ، والتي يمكن أن تكون محبطة للعمال في المستويات الأدنى.
ما هي عملية MBE؟
الخطوات الأربع للإدارة بالاستثناء هي كما يلي: تحديد الأهداف وتحديد القاعدة المقبولة. تقييم الأداء لتحديد ما إذا كان على المسار الصحيح. فحص منتج أو بيانات العمل لاكتشاف انحرافات الأداء عن الأهداف التي تفحص الانحرافات عن القاعدة وحلها.
هل يمكن للأشخاص العاديين الحصول على MBE؟
طالما أنها تتطابق مع المعايير المطلوبة لشرف الملكة ، يمكن ترشيح أي شخص للحصول على MBE. يمكن تقديم جائزة MBE لمجموعة متنوعة من الإنجازات ، ولكنها تُمنح في كثير من الأحيان تكريماً للإنجازات المحلية أو لخدمة المجتمع "العملية" التي ألهمت الآخرين.
الأسئلة الشائعة حول الإدارة عن طريق الاستثناء
ما هي الإدارة عن طريق قيادة الاستثناء؟
عندما يدير القائد عن طريق الاستثناء ، فإنهم يريدون فقط الإبلاغ عن الأحداث غير العادية. إذا كان كل شيء يسير على ما يرام ، فلن تكون هناك حاجة إليها. سيتم الاتصال بهم فقط في حالة حدوث شيء استثنائي.
ما هي مخاطر الإدارة بالاستثناء؟
- يحتاج إلى نظام تسجيل وتقييم قوي.
- يضيف إلى الأعمال الورقية.
- حتى يصبح الوضع حرجًا ، يظل النظام صامتًا.
- يصعب تحديد بعض الجوانب الحرجة ، مثل السلوك الفردي.
هل الإدارة بالاستثناء جيدة؟
نعم لأنها طريقة رائعة لإدارة أي نوع من الأعمال. يستخدمه المديرون لإبقاء انتباههم على أداء العمل بدلاً من وحدة العمل بأكملها.
مقالات لها صلة
- 4 عادات سيئة لرواد الأعمال قتلت نوكيا وبلاك بيري وما يجب أن تتعلم منه.
- كيف تستفيد من الإرشاد التجاري
- الملخص التنفيذي: كيفية كتابة ملخص تنفيذي لخطة العمل والبنك القروض لماذا تحتاج كلاهما (+ دليل مفصل)
- الدخل السلبي: التعريف والأنواع والأفكار
- الاستثمار النشط مقابل الاستثمار السلبي: فهم سبب حاجتك لكليهما (+ دليل مفصل)
