يمكن إصدار خطاب إنهاء من قبل صاحب العمل أو الموظف ، حسب الظروف ، للإشارة إلى نهاية عقد العمل. في حين أن الإنهاء ليس إجراءً لطيفًا ، إلا أنه إجراء مهم. لذلك ، من أجل إنهاء خدمة التوظيف بشكل قانوني ومهني ، حددنا الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة خطاب إنهاء الخدمة في هذا الدليل ، بما في ذلك عينة لتبدأ بها.
ما هو خطاب الإنهاء؟
خطاب الإنهاء هو مستند يستخدمه صاحب العمل لإخبار الموظف أن خدمته لم تعد ضرورية. سوء سلوك الموظف ، مثل خرق لوائح الشركة أو القانون ، هو السبب الأكثر شيوعًا لخطابات الإنهاء.
بينما يتم إصدار خطابات الإنهاء عادةً من قبل أصحاب العمل للموظفين ، إلا أنه يمكن كتابتها أيضًا من قبل الأفراد الذين يختارون مغادرة الشركة طواعية (مثل خطابات الاستقالة).
هل يعني الإنهاء أنك طردت؟
يعني "الإنهاء" ببساطة نهاية التوظيف. يمكن أن يكون في شكل استقالة ، أو قد يعني ببساطة أنك مطرود.
ما هي أهمية خطاب الإنهاء؟
خطاب الإنهاء هو سجل مكتوب لفصل الموظف ، يحتوي على سبب الفصل وأي بيانات أخرى ذات صلة.
هذه الرسالة مهمة لأنها تثبت أن مؤسستك أنهت موظفًا بطريقة عادلة وقانونية.
ومع ذلك، هناك ما هو أكثر مما هو عليه.
غالبًا ما تكون خطابات الإنهاء هي الخطوة الأخيرة في العملية. يمكنهم إغلاق الحلقة وإظهار أنه تم منح الموظف كل فرصة لتلبية التوقعات وتحسين الأداء قبل الإنهاء.
هذه أيضًا واحدة من آخر الأوراق التي سيتلقاها الموظف المنتهي من شركتك.
من هذا المنظور ، يمكن لخطاب الإنهاء توضيح إجراءات الإنهاء لشركتك وتقديم نظرة ثاقبة لما سيحدث بعد ذلك.
قد تكون خطابات الإنهاء ، خاصة عند فصل كبار الموظفين ، بمثابة تذكير لطيف لاتفاقية عدم الإفشاء للموظف ، والشروط غير التنافسية ، وضبط الاتفاقيات التجارية.
إذا كانت هذه العقوبات ملزمة تعاقديًا ، فقد تحتاج أيضًا إلى ترتيب نقل أو بيع الأسهم مع أصحاب المصلحة.
ما هي الأنواع الأربعة للإنهاء؟
تتضمن الأنواع الأربعة للإنهاء اتفاقية طوعية ، وغير طوعية ، واتفاقية نهاية العقد ، وإنهاء العقد بدون سبب.
ما هي أسباب الإنهاء؟
من وجهة نظر الشركة والموظف ، قد تكون هناك أسباب عديدة لإنهاء خدمة الموظف. من بين هؤلاء:
من وجهة نظر صاحب العمل:
- أداء غير ملائم.
- تم كسر قواعد الشركة.
- الإجراءات التأديبية للموظفين
- المضايقات سواء كانت جنسية أو جسدية أو عقلية أو عاطفية.
- التعاون غير الفعال والانضباط التدريجي
- تسريب المعلومات إلى المنافسين ، إلخ.
من وجهة نظر الموظف:
- فرص عمل أفضل في مكان آخر.
- عدم وجود آفاق للتقدم ، مثل ترقية الموظفين ، وما إلى ذلك.
- عدم الحماس للوظيفة.
- خطط الدراسات / الأعمال / التقاعد
- المشاكل / القضايا الشخصية بين الموظفين
- اتصال عمل ضعيف.
خطاب إنهاء العقد
خطاب إنهاء العقد هو خطاب رسمي يخبر الموظف بأنه يتم إنهاء خدمة العقد الخاصة به. غالبًا ما يحدد خطاب إنهاء عقد الموظف سبب دوران الموظف ، ويصف الخطوات التالية التي قد يتخذها هذا الموظف ، ويشرح أي امتيازات أو مدفوعات قد يحصلون عليها نتيجة لذلك. قد يكون عمال الموظفين ، على سبيل المثال ، مؤهلين لمكافأة نهاية الخدمة إذا كانوا في وظيفة لمدة عامين على الأقل. يمكن أيضًا استخدام خطاب الإنهاء لإيقاف العلاقة القانونية مع شركة أخرى وتحديد أي معاملات نهائية بينهما.
متى يصدر أصحاب العمل خطاب إنهاء العقد؟
عندما تحدث أحداث معينة تؤدي إلى إنهاء عقد الموظف ، يمكن للشركة استخدام هذا النوع من الخطابات. يمكن للشركات اختيار إصدار هذا الإشعار أو مجرد إدارة الرواتب في الوقت الذي يسبق انتهاء العقد قانونيًا ، وفقًا لقانون التوظيف. في بعض الأحيان يتفق الطرفان على الإنهاء في وقت مبكر ، بينما في ظروف أخرى ، يكون الفصل قسريًا. وفقًا لقانون العقود (حقوق الأطراف الثالثة) ، يمكن للشركات إنهاء العقد لعدة أسباب ، ويمكنهم استخدام خطاب أثناء العملية لإعادة تأكيد أحكام بند إنهاء العقد.
فيما يلي بعض الأمثلة عن الحالات التي قد يستخدم فيها صاحب العمل هذا النوع من الخطابات:
- قد يكمل بعض الموظفين ثلاثة إلى ستة أشهر من العمل المؤقت قبل أن يصبحوا موظفين بدوام كامل. خلال هذا الوقت ، قد تنهي الإدارة وظيفتها.
- يمكن إنهاء خدمة الموظفين لخرقهم العقد إذا تغيبوا عن العمل لأكثر من يومين دون إشعار أو خالفوا عقدهم بأي شكل من الأشكال.
- يتمتع صاحب العمل بسلطة إنهاء عقد الموظف إذا كان سلوكه ينتهك قواعد سلوك الشركة أو إذا قام بطريقة ما بتحريف مكان عمله.
- تقليص النفقات: عند مواجهة ظروف خارجية مثل انخفاض الدخل السنوي ، يجوز للشركة إنهاء عقد الموظف ، لا سيما عقد المديرين التنفيذيين ، من أجل تقليل النفقات أو إعادة الهيكلة.
كيفية كتابة خطاب إنهاء الخدمة
قد تكون كتابة خطاب الإنهاء أمرًا صعبًا ، ولكنه جزء أساسي من عملية إنهاء علاقة العمل.
في هذا الجزء ، سنتطرق إلى كل ما يجب عليك تضمينه في خطاب الإنهاء القياسي.
يرجى أن تضع في اعتبارك أن هذا مجرد دليل تقريبي.
في حين أن كل ما ذكرناه هنا مناسب لخطاب الإنهاء ، ستحتاج أيضًا إلى إجراء بعض الأبحاث للتأكد من أنك تتبع جميع القواعد القانونية المعمول بها في موقعك.
# 1. حافظ على اللباقة
خطابات الإنهاء هي عنصر أساسي في دورة حياة الموظف.
سواء تم تسريح الموظفين أو فصلهم من العمل بسبب سوء السلوك ، فمن الأهمية بمكان أن تظل محترفًا ومهذبًا أثناء الاتصال الرسمي.
ضع في اعتبارك أنه إذا كان الإنهاء غير متوقع ، فسوف تقلل من أجر الموظف والتأمين الصحي وضروريات المعيشة الأخرى مع وضعهم أيضًا في وضع غير مؤكد.
في حين أن استجابة الشركة لرفاهية الموظف ليست في النهاية استجابة الشركة ، يجب أن تكون على دراية بهذه الظروف قبل بدء الحوار وإظهار التعاطف إذا كان ذلك مناسبًا.
يجب أن يعمل خطاب الإنهاء أيضًا على تقليل بعض هذا الالتباس من خلال وضع إجراءات مستقبلية واضحة وملموسة ، إن أمكن.
# 2. اجمع كل المعلومات ذات الصلة.
قبل أن تبدأ في كتابة خطاب إنهاء الخدمة ، اجمع كل الحقائق الأساسية التي ستحتاجها لإكمال المهمة.
ستختلف هذه المعلومات بناءً على المدة التي قضاها الشخص في المنظمة والمسؤوليات التي يتحملها.
في بعض الحالات ، قد لا تحتاج إلى كل شيء.
إذا كنت تنهي عملًا مستقلاً أو موظفًا متعاقدًا ، فقد يكون الأمر بسيطًا مثل تقديم إشعار بآخر يوم عمل والسماح للمقاول بوقت إضافي لإكمال أي عمل متبقٍ.
# 3. ابدأ بالأساسيات.
عندما تبدأ في صياغة خطاب الإنهاء الخاص بك ، يجب أن تبدأ بالأساسيات ، مثل اسم الموظف والمنصب في المنظمة.
إذا كانت شركتك كبيرة بما يكفي ، فقد تحتاج أيضًا إلى تضمين معرف الموظف والقسم والمدير أو المشرف.
يمكن عرض هذه البيانات في قائمة أعلى الصفحة. لتحديد المتلقي المقصود لهذه المعلومات بوضوح ، يجب أن تكون مرئية وصريحة ومباشرة.
# 4. إبلاغ الموظف بتاريخ الإنهاء.
أحد أهم المعلومات هو التاريخ الفعلي للإنهاء.
يجب تضمين ذلك في وقت مبكر من الخطاب لوضع حدود واضحة لعمليات الشركة المستقبلية.
عند إقالة موظف لسبب ما ، قد يكون تاريخ الإنهاء هو نفس يوم إصدار الخطاب ، ويكون ساري المفعول على الفور.
في أوقات أخرى ، لا سيما أثناء تسريح العمال والمواقف الأخرى التي لا يوجد فيها سبب لإقالة شخص ما ، يمكنك إصدار تاريخ انتهاء فعلي مقدمًا (غالبًا أشهر) لإتاحة وقت للموظفين للاستعداد.
# 5. اذكر سبب (أسباب) الإنهاء.
من المحتمل أن يكون سبب الإنهاء هو أهم جانب في العملية برمتها من وجهة نظر الموظف لأنه يخبرهم عن سبب طردهم بشكل قانوني.
يجب أن يكون هذا القسم واضحًا وصادقًا ومباشرًا.
إذا تم طرد الموظفين لسبب ما ، فيمكنك الإشارة إلى تحذيرات مكتوبة سابقة أو شهور من الأعمال الورقية المتراكمة التي تدل على ضعف الأداء.
يمكن أيضًا تحديد القضايا الأكثر خطورة ، مثل الاعتداء أو السرقة ، كأسباب مشروعة للإنهاء.
مهما كان سبب الإنهاء ، كن صريحًا ومباشرًا في وصف هذه الصعوبات حتى يفهم الموظف سبب تركهم.
إذا كان الإنهاء يستند إلى حدث واحد أو متكرر (مثل التأخير المزمن) ، فقم بتقديم تفاصيل دقيقة حول هذا الحادث.
كن مستعدًا لمناقشة هذه النقاط مع الموظف المنتهية ولايته عند إصدار خطاب الإنهاء هذا (إذا قمت بذلك شخصيًا) ، ولكن ضع في اعتبارك أن القرار قد تم اتخاذه بالفعل.
بغض النظر عن سلوك الموظف ، يجب أن تخطط لإنهاء التوظيف.
# 6. اشرح التعويضات والمزايا المستقبلية.
حتى إذا قمت بإنهاء أحد الموظفين لسبب ما ، فسيظل من حقهم الحصول على مزايا معينة ، والتي يجب أن تذكرها في خطاب الإنهاء الخاص بك.
فيما يلي مثال على كيفية ظهور ذلك.
"كجزء من إنهاء حسابك ، لن يحق لك الحصول على أي تعويضات". يرجى أن تضع في اعتبارك أن هذا القرار ليس له أي تأثير على قدرتك على الحصول على خدمات كوبرا بالأسعار المذكورة في خطاب الانتخاب المستمر الذي سنرسله إليك في غضون 14 يومًا من تاريخ اليوم ".
"لقد قمنا بتضمين حزمة مكافآت نهاية الخدمة بقيمة [مبلغ حزمة الإقالة] والتي سيتم دفعها لك في [تاريخ مدفوعات إنهاء الخدمة]."
قد تقدم الشركات مزايا إنهاء الخدمة بالإضافة إلى الانزلاق الوردي. تكون هذه أحيانًا ظرفية أو متوقفة على شكل من أشكال اتفاقية عدم الإفشاء. يجب أن تكون مستعدًا لمناقشة هذه الموضوعات إذا ظهرت.
في الوقت نفسه ، إذا كان الموظف قد حصل على إجازة مدفوعة الأجر (PTO) أو إجازة مرضية مؤهلة للدفع ، فقم بتضمينها في هذا المجال.
إذا كانت شركتك توفر كوبرا أو خطط صحية مماثلة تمد التغطية إلى ما بعد عقد العمل للتأمين الصحي والمزايا المتعلقة بالصحة ، فيمكنك شرح هذه المزايا هنا أيضًا.
# 7. حدد الخطوات التالية وأي إخلاء مسؤولية.
قد تحتاج إلى تقديم توجيه بشأن ما يجب أن يحدث بعد ذلك ، اعتمادًا على ظروف الإنهاء.
قد يكون الأمن جاهزًا لإزالة موظف غير سعيد من المبنى في حالة الإنهاء المفاجئ غير الطوعي.
قد ترغب في إعطاء جدول زمني لتمكين الموظفين من إنهاء العقود الحالية ، وتسليم المهام إلى أعضاء الفريق الآخرين ، والخروج مع الحد الأدنى من اضطرابات الفريق في حالات الإنهاء التي تم إجراؤها بمرور الوقت.
قد يكون لدى الموارد البشرية سياسة تحدد العمليات والإجراءات الواجب اتباعها عند تحديد المواعيد النهائية للموظفين المغادرين ، لذلك قم بفحص السياسات الحالية قبل تطوير هذا القسم.
# 8. استكمل التفاصيل ومعلومات الاتصال.
قد تحتاج الشركة إلى الاتصال بموظف بعد تاريخ انتهاء خدمته.
قد يحدث هذا عندما يرفض الموظفون إعادة ممتلكات العمل أو عندما تريد الشركة إرسال شيك إنهاء الخدمة النهائي أو الأوراق الضريبية أو أي اتصال آخر مشابه بالبريد.
أدرج أي معلومات اتصال مهمة (الهاتف الخلوي ، عنوان المنزل ، إلخ) لموظفك كجزء من عملية الإنهاء واطلب منهم التحقق من صحة كل شيء قبل مغادرتهم.
سيسمح ذلك للشركة بالاتصال بك في حالة وجود أي صعوبات لم يتم حلها.
في الوقت نفسه ، تأكد من تضمين معلومات حول الشخص الذي يجب أن يتصل به العامل لديك في حالة ظهور أي مخاوف.
تذكر أن الخطوط الساخنة القياسية للموظفين قد يتعذر الوصول إليها من قبل الموظفين السابقين وأن الأرقام المحلية قد لا تكون أفضل نقاط الاتصال في المستقبل.
كيف أكتب خطاب إنهاء الخدمة إلى صاحب العمل؟
يتطابق تنسيق خطاب الإنهاء إلى صاحب العمل مع تنسيق خطاب استقالة الخدمة. يجب أن يتضمن تاريخ الكتابة وتاريخ الإنهاء وسبب (أسباب) الموظف لإنهاء العلاقة بين صاحب العمل والموظف. اكتب الخطاب بأسلوب يصور موقفًا احترافيًا ومتفائلًا. لا ينبغي تضمين الأفكار أو الآراء أو القصص السلبية ما لم تكن ضرورية لتوضيح سبب تركك للمنظمة.
نموذج خطاب الإنهاء
الآن بعد أن غطينا أساسيات كتابة خطاب إنهاء الخدمة ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على بعض الأمثلة.
الرجاء استخدام هذا النص في قوالب خطاب الإنهاء الخاصة بك. فقط تأكد من تكييف اللغة لاحتياجات الموظفين.
نموذج رسالة الإنهاء غير الطوعي
14 يناير 20XX
[اسم الموظف] [اسم الموظف] [رقم هاتف الموظف] [عنوان البريد الإلكتروني للموظف]بخصوص خطاب الإنهاء
تحياتي [الاسم] ،
هذه الرسالة لإبلاغك بأن خدماتك في [COMPANY] لم تعد مطلوبة ، وسارية المفعول على الفور.
لقد شهدنا انخفاضًا كبيرًا في الأداء خلال الأشهر الثلاثة الماضية. لقد قررنا إنهاء وظيفتك رسميًا بسبب التأخير المفرط والفشل في تحقيق أهداف الأداء.
ستجد مرفقًا مراجعة لوثائقنا بالإضافة إلى الخطوات التأديبية التي اتخذناها والتي أدت إلى هذا القرار. يوجد أيضًا ملخص لأي تعويضات و / أو مزايا مستحقة الدفع لك. سيتم إصدارها في [التاريخ] ، جنبًا إلى جنب مع يوم الدفع الأخير.
إذا كانت أي من هذه المعلومات خاطئة ، أو إذا كان لديك أي أسئلة أخرى ، فيرجى الاتصال بفريق العمل لدينا على [NUMBER].
شكرا جزيلا،
[الاسم] [العنوان] [الشركة] [تفاصيل الاتصال]نموذج خطاب إنهاء عقد الموظف
14 يناير 20XX
[اسم الموظف] [اسم الموظف] [رقم هاتف الموظف] [عنوان البريد الإلكتروني للموظف]بخصوص خطاب الإنهاء
تحياتي [الاسم] ،
يؤسفنا إخبارك بأنه لن يتم تجديد عقد العمل الخاص بك مع [اسم الشركة] هذا العام.
اجعل هذه الرسالة بمثابة إشعار رسمي بأننا نعتزم إنهاء عملك في [التاريخ] وفقًا لاتفاقية التوظيف التي وقعتها عند بدء مشاركتك معنا.
يرجى إكمال أي عمل رائع بحلول الموعد النهائي الخاص بك.
على الرغم من أن هذا لم يكن قرارًا سهلاً ، إلا أننا نعتقد أنه كان الأفضل بالنسبة للمؤسسة.
لقد كنت عضوًا حيويًا في فريقنا خلال فترة إقامتك معنا. ومع ذلك ، قررنا السير في مسار مختلف.
أشكركم مرة أخرى على كل ما تبذلونه من جهود ، وأطيب التمنيات لإمكانيات المستقبل!
شكرا جزيلا،
[الاسم] [العنوان] [الشركة] [تفاصيل الاتصال]هل يؤثر الإنهاء على التوظيف في المستقبل؟
إن مجرد الشعور بالضغينة ، أو التحدث بشكل سيء عن صاحب العمل السابق ، أو الإفصاح لموظف التوظيف أنك تقاضي الشركة التي فصلتك ، سوف يضعف فرصك في العمل في المستقبل. هذا يكفي لجعل المجند يتساءل عما إذا كان توظيفك فكرة جيدة.
ماذا يحدث لمزايا الموظف بعد الإنهاء؟
من المحتمل أن يتم إنهاء مزايا الموظف أيضًا ، لكن هذا سيعتمد على سياسات الشركة المحددة وشروط عقد الموظف.
يمكن للموظف الطعن في الإنهاء؟
نعم ، يمكن للموظف الاعتراض على إنهاء الخدمة إذا كان يعتقد أنه غير عادل أو تمييزي. يمكنهم القيام بذلك من خلال إجراءات التظلم أو عن طريق تقديم مطالبة إلى الوكالة الحكومية المناسبة.
هل يمكن إنهاء الموظف دون سابق إنذار؟
يعتمد ذلك على سياسات الشركة المحددة وشروط عقد الموظف. في بعض الحالات ، يمكن إنهاء خدمة الموظف دون سابق إنذار ، ولكن في حالات أخرى ، قد يكون من حقه الحصول على فترة إنذار أو إشعار.
ماذا يجب أن يفعل الموظف بعد تلقي خطاب الإنهاء؟
يجب على الموظف مراجعة خطاب الإنهاء بعناية وأي مستندات مصاحبة له وطرح أي أسئلة قد تكون لديهم حول الإنهاء أو حقوقهم. يجب عليهم أيضًا التفكير في التشاور مع مسؤول قانوني أو متخصص في الموارد البشرية إذا كانوا يعتقدون أن الإنهاء كان غير عادل.
هل يمكن للموظف الحصول على مزايا البطالة بعد إنهاء خدمته؟
يعتمد ذلك على الظروف المحددة للإنهاء. بشكل عام ، إذا كان الإنهاء بسبب سوء السلوك أو الأداء السيئ ، فقد لا يكون الموظف مؤهلاً للحصول على إعانات البطالة.
هل يمكن إنهاء خدمة الموظف أثناء الإجازة؟
يعتمد ذلك على الظروف المحددة وشروط إجازة الموظف. يجوز إنهاء خدمة الموظف أثناء إجازته إذا لم يكن الإنهاء متعلقًا بالإجازة.
كيف يؤثر الإنهاء على سجل الموظف؟
قد يتم تسجيل الإنهاء في سجل الموظف ويمكن أن ينظر فيه أصحاب العمل في المستقبل أثناء عملية التوظيف.
كي تختصر،
إنهاء الموظف هو حدث نموذجي في قطاع الأعمال. في حين أنه نادرًا ما يكون إجراءً لطيفًا ، إلا أنه مطلوب في كثير من الأحيان. إذا وجدت نفسك في موقف تضطر إلى السماح لشخص ما بالرحيل ، فستحتاج إلى التأكد من قيامك بذلك بطريقة مهنية وقانونية. لقد حددنا الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإصدار خطاب إنهاء في هذا الدليل.
الأسئلة المتكررة
ما هو الغرض من خطاب الإنهاء؟
تخدم خطابات الإنهاء غرضين: فهي تساعد أصحاب العمل في تتبع قرارات الإنهاء ، وتوفر للموظفين الوضوح الذي يحتاجونه لبدء الانتقال إلى المرحلة التالية من حياتهم المهنية.
هل خطاب الإنهاء سيء؟
خطاب الإنهاء ليس سيئًا. إنه جزء أساسي فقط من عملية الإنهاء.
هل يمكن إعادة تعيين موظف تم إنهاء خدمته؟
يتم تصنيف الموظفين المنتهية خدمتهم إما على أنهم مؤهلين أو غير مؤهلين لإعادة التوظيف. إذا كان الموظف مؤهلاً لإعادة التوظيف ، فيجب ألا تنتظر أكثر من ستة أشهر بعد التسريح لإعادته.
مقالات ذات صلة
- كيف تطلق النار على شخص ما بلطف: التغلب على أكبر مخاوف المدير (
- الإنهاء البناء: ما هو وكيف يمكنك تجنبه؟
- كيفية إنهاء الموظف: التعامل مع إنهاء الموظف
- خطاب الدعم: كيف تكتب خطاب دعم
- الإنهاء للسبب: الأسباب التي قد تؤدي إليه
- خطاب الإنهاء: المعنى ، كيفية كتابته وما تحتاج إلى معرفته
مراجع حسابات
