إدارة المعرفة: العمليات والأنواع والأمثلة والأدوات

بشكل عام ، في المنظمات ، يشمل العمل التنموي شبكة متنوعة من الأشخاص وأيضًا فرق تعمل لتحقيق أهداف مشتركة. المجموعات الأكثر فاعلية في تحقيق هذه الأهداف لديها أنظمة مطبقة يمكنها من خلالها توصيل المعرفة الحيوية باستمرار. ومن ثم يحصلون على وصول سريع إلى أحدث الأبحاث ويدمجون الدروس المستفادة في برامج أفضل. علاوة على ذلك ، قد تزيد إدارة المعرفة من التنسيق وتعزز التعلم الهادف والتعاون والتطبيق أيضًا. إذن ، ستكون هذه المقالة دليلًا لتنظيم عملية إدارة المعرفة ، وأنواعها المختلفة ، وأيضًا بعض الأمثلة على كيفية عمل إدارة المعرفة هذه. أيضًا ، سننظر في بعض الأدوات التي يمكننا استخدامها لإدارة المعرفة الفعالة.

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة (KM) هي عملية تحديد موقع المعلومات وتنظيمها وتخزينها ومشاركتها داخل المنظمة. عندما لا تكون المعرفة متاحة بسهولة داخل المنظمة ، فقد تكون مكلفة للغاية للشركة لأنها تضيع وقتًا ثمينًا في البحث عن المعلومات ذات الصلة بدلاً من إنجاز المهام.

يعمل نظام إدارة المعرفة (KMS) على تسخير المعرفة المجمعة للمؤسسة ، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءات التشغيلية. استخدام قاعدة المعرفة يساعد هذه الأنظمة. عادةً ما تكون ضرورية لإدارة المعرفة الجيدة لأنها توفر موقعًا مركزيًا لتخزين المعلومات والوصول إليها بسهولة.

الشركات التي تطبق إستراتيجية إدارة المعرفة تحصل على نتائج أعمال أفضل في وقت أقرب لأنها محسّنة تعليم نظامي والتعاون بين أعضاء الفريق يسمح باتخاذ قرارات أسرع عبر الشركة. كما أنه يبسط العمليات التنظيمية الأخرى ، مثل التدريب والتأهيل ، مما يؤدي إلى تحسين رضا الموظفين والاحتفاظ بهم. لدينا أنواع مختلفة من إدارة المعرفة.

أنواع إدارة المعرفة

هناك ثلاثة أنواع من إدارة المعرفة حسب التعريف: المعرفة الضمنية والضمنية والصريحة. إن ترميز المعلومات هو ما يميز هذه الأنواع من إدارة المعرفة.

المعرفة الضمنية هي المعرفة التي يتم اكتسابها عن طريق التجربة ويتم استيعابها بشكل غريزي. نتيجة لذلك ، يصعب التعبير عن هذه المعلومات وتدوينها ، مما يجعل من الصعب توصيل هذه المعلومات إلى أشخاص آخرين. تعد اللغة والتعرف على الوجه والقدرات القيادية أمثلة على المعرفة الضمنية.

في حين أن بعض الأدب يساوي المعرفة الضمنية مع المعرفة الضمنية ، يميز العديد من الأكاديميين هذا النوع ، مشيرين إلى أن مفهوم المعرفة الإستراتيجية أكثر دقة. في حين أن المعرفة الضمنية يصعب تقنينها ، فإن المعرفة الضمنية لا تحتوي دائمًا على هذه المشكلة. بدلا من ذلك ، لم يتم توثيق المعرفة الضمنية. توجد عادةً ضمن العمليات وغالبًا ما تشير إليها على أنها معرفة "معرفة".

معرفة صريحة: المعرفة الصريحة في العديد من أنواع المستندات مثل الكتيبات والتقارير والإرشادات ، مما يسمح للمؤسسات بتبادل المعرفة بسرعة عبر الفرق. من المحتمل أن يكون هذا النوع من المعرفة هو الأكثر شهرة ، وتشمل الأمثلة أصول المعرفة مثل قواعد البيانات والأوراق البيضاء ودراسات الحالة. يعد هذا النوع من المعرفة أمرًا حيويًا للاحتفاظ برأس المال الفكري داخل الشركة وكذلك لنقل المعرفة بنجاح إلى موظفين جدد.

أدوات لإدارة المعرفة

يمكن للمنظمات جني فوائد إدارة المعرفة من خلال استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات. تتضمن أمثلة أدوات أنظمة إدارة المعرفة ما يلي:

# 1. أنظمة إدارة الوثائق

إنها بمثابة نظام تخزين مركزي للمستندات الرقمية مثل ملفات PDF والصور وملفات معالجة الكلمات. تعمل هذه الأنظمة على تحسين عمليات الموظفين من خلال السماح باسترجاع المستندات بسهولة مثل الدروس المستفادة.

# 2. أنظمة إدارة المحتوى (CMS)

هذه هي البرامج التي تدير مواد الويب وتسمح للمستخدمين النهائيين بتحديث المحتوى ونشره. غالبًا ما يتم الخلط بين أنظمة إدارة المحتوى وأنظمة إدارة المستندات ، ولكن يمكن أن تدعم أنظمة إدارة المحتوى أيضًا أنواع الوسائط الأخرى بما في ذلك الصوت والفيديو.

# 3. الإنترانت

هذه شبكات خاصة تعمل بالكامل داخل منظمة وتسمح بمشاركة التمكين والأدوات والعمليات بين أصحاب المصلحة الداخليين. على الرغم من أن تشغيلها قد يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا ، إلا أنها توفر مجموعة متنوعة من وظائف البرامج الجماعية ، مثل الدلائل الداخلية والبحث ، والتي تساعد في التعاون.

# 4. الويكي

نظرًا لسهولة استخدامها ، يمكن أن تكون أداة شائعة لإدارة المعرفة. إنهم يجعلون من السهل نشر المعلومات وتعديلها ، ولكن هذه الراحة قد تؤدي إلى مخاوف بشأن المعلومات المضللة لأن العمال قد يقومون بتحديثها بمعلومات خاطئة أو قديمة.

# 5. مستودعات البيانات

تدمج هذه البيانات من عدة مصادر في تخزين بيانات واحد مركزي ومتسق لتسهيل تحليل البيانات واستخراج البيانات والذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي. يتم استرداد البيانات من هذه المستودعات بحيث يمكن للشركات الحصول على رؤى ، وتمكين الموظفين من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

أمثلة وأفضل الممارسات لإدارة المعرفة

ستختلف إدارة المعرفة حسب متطلبات الشركة. فيما يلي بعض من أكثر أنواع أمثلة إدارة المعرفة انتشارًا:

# 1. التدريس والتدريب ، ومجتمعات الممارسة ، والأسئلة والأجوبة ، وموقع الخبرة

تتضمن كل أمثلة الإدارة هذه نقل المعرفة مباشرة من حامل المعرفة.

يمكن تحقيق ذلك من خلال التدريس الشخصي ، وندوات التدريب على مستوى الشركة ، والمحادثات عبر الإنترنت ، والمناقشات الجماعية ، أو مزيج من هذه الأساليب وغيرها.

لكي يكون وضع الخبرة جزءًا ناجحًا من نظام إدارة المعرفة ، يجب إنشاء مصفوفة قابلة للبحث تسمح بتوثيق الكفاءات.

الايجابيات:

1. يمكن للأسئلة الحصول على إجابات على الفور.
2. إذا كانت المادة غير واضحة ، فيمكن تقديم توضيحات.
3. يمكن تسهيل جلسات العصف الذهني ، باستخدام القوة المشتركة لخبرة المجموعة ومعرفتها.
4. من المرجح أن يتم استدعاء التعلم الشخصي بشكل واضح.

سلبيات:

1. يمكن أن يكون مضيعة للوقت وتشتيت الانتباه عن المهام التي يحاول صاحب المعرفة القيام بها.
2. يمكن أن يكون بناء نظام موقع الخبرة وصيانته مضيعة للوقت.
3. قد يكون من الصعب التوثيق والحفظ للاستخدام في المستقبل.
4. إذا ترك حامل المعرفة الشركة ، فإنك تخاطر بفقدان المعرفة.

# 2. الوثائق والتعليمات والمبادئ التوجيهية والأسئلة الشائعة والبرامج التعليمية

هذه التبادلات المكتوبة ممتازة للحفاظ على المعرفة ومشاركتها. لذلك ، فإن مثال إدارة المعرفة المستندة إلى النص هذا يستلزم استخدام نظام لتخزين الموضوعات وتصنيفها والتنقل فيها. ومن ثم ، في كثير من الظروف ، يمكن أن تكون البيانات الوصفية ذات فائدة كبيرة.

الايجابيات:

1. يمكن أرشفتها وحفظها بسهولة
2. من السهل مشاركة المعلومات عبر الإنترنت.
3. من السهل تجميع خبرة العديد من الأشخاص في حزمة واحدة.
4. عندما يتم ترتيب الحلول بدقة ، يمكن الوصول إليها بسرعة.

سلبيات:

1. يستغرق إنشاء المزيد من الوقت
2. إذا لم يكن للمعرفة بنية جيدة ، فسيكون من الصعب العثور عليها.
3. يجب أن تبقى المعرفة محدثة.

# 3. المنتديات والشبكات الداخلية والبيئات التعاونية

تشجع هذه الأدوات عبر الإنترنت المناقشة وتجمع بين مجموعة متنوعة من أصحاب المعرفة. يمكن تصنيف المواضيع والمنتديات الفرعية والمجموعات حسب الموضوع أو مستوى الخبرة أو أي عدد من المعايير الأخرى.

الايجابيات:

1. التعاون يغذي الابتكار.
2. يمكن الجمع بين العديد من الخبراء ، بغض النظر عن مكان وجودهم في العالم ، في مكان واحد.
3. يؤدي تسهيل الاتصال بالعاملين عن بُعد إلى تعزيز العمل الجماعي ومشاركة المعرفة.

سلبيات:

1. يمكن أن تكون بيئة فوضوية وصاخبة.
2. لا يتم تقييم المعرفة بشكل نشط حيث يتم تقديمها للمناقشات.
3. يستغرق الأمر وقتًا لفحص العديد من الرسائل والخيوط للردود ذات الصلة.
4. قد لا يتم أرشفة الرسائل والمواضيع.

# 4. بيئات التعلم والتطوير

إن إنشاء مكان عمل حيث يقدرون التعلم سيحفز الموظفين على مواصلة تعليمهم. أيضًا ، سيؤدي تحفيزهم على استخدام أنظمة إدارة المعرفة الخاصة بك إلى تكوين أفراد مهرة ومستعدين لتحمل مسؤوليات القيادة في شركتك.

يجب أن يكون الموظفون قادرين على استخدام تكنولوجيا التعلم والتطوير المنظمة والتي يسهل الوصول إليها من أجل حدوث ذلك.

الايجابيات:

1. يمكن أن يحفز الأفراد تنمو في وتيرتها الخاصة.
2. أيضا ، يمكن تخطيط مسارات التدريب.
3. أخيرًا ، يمكن للمرء أن يجد الموضوعات بسهولة أكبر بفضل الهيكل.

سلبيات:

1. يستغرق إنشاء وصيانة الكثير من الوقت والجهد.
2. يجب تطوير المحتوى والحفاظ عليه أيضًا على أساس منتظم.

# 5. دراسات الحالة

توفر هذه التحقيقات المتعمقة في تخصصات محددة أدلة شاملة لموضوع ما.

يمكن أن يكون فحص الإجراءات المتخذة ونتائج تلك الأنشطة وكذلك الدروس المكتسبة مفيدًا بشكل لا يصدق ، مما يسمح بتوثيق الدروس المستفادة بالكامل وأرشفتها.

الايجابيات:

1. يسمح بالتوثيق الكامل وكذلك أرشفة الدروس المستفادة.
2. أيضا ، يمكن مشاركته بسهولة
3. كما أنها فعالة في توصيل المعلومات الصعبة

سلبيات:

1. يستغرق الأمر الكثير من الوقت والموهبة لصنع شيء ما.
2. قد يكون تطبيق المعرفة على نطاق واسع محددًا جدًا.

# 6. ندوات عبر الإنترنت

يمكن أن تكون هذه المحاضرات عبر الإنترنت مفيدة جدًا في نشر الأفكار بين الفرق أو الفروع أو الشركة بأكملها.

الايجابيات:

1. يمكن تسجيلها وإعادة استخدامها
2. إنه أمر بسيط لجميع الموظفين المهتمين بالحضور.

سلبيات:

1. خصص الوقت والجهد للتخطيط والكتابة والتنفيذ أيضًا.
2. من الضروري التنظيم.

عملية إدارة المعرفة

يمكن للشركة استخدام عمليات إدارة المعرفة المكونة من أربع خطوات لتنظيم إدارة المعرفة. هذه هي الاكتشاف ، والحصول ، والمعالجة ، والمشاركة / الفوائد

# 1. اكتشاف

كيف سيتم اكتشاف المعرفة داخل المنظمة؟

هناك العديد من مصادر المعرفة في كل شركة.

تحدد هذه الخطوة من العملية مصادر المعرفة ، وكذلك مكان تخزين المعرفة النقدية ، وما يمكن اكتسابه من هذه المعرفة ، وما إذا كان يمكن فقد المعرفة أم لا أثناء العملية.

يساعد الفهم القوي لتدفق المعرفة في المنظمة في عملية الاكتشاف.

# 2. يحصل على

كيف سيتم تخزين المعرفة الحالية والجديدة؟

تتضمن كل شركة قدرًا كبيرًا من المعرفة ، والتي يجب الحفاظ عليها بعناية وتنظيمها أيضًا. هنا يتم استرجاع المعرفة بسهولة أكبر ، ويتم زيادة الهيكل التنظيمي من خلال بناء نظام مخطط ثم مصنف.

يمكن أن يشمل ذلك مسح المستندات ضوئيًا واستخدام البيانات الوصفية والفهرسة.

# 3. معالجة

كيف يمكن تجميع هذه المعرفة وتكاملها بشكل أفضل؟

تستلزم هذه المرحلة فحصًا شاملاً للمعرفة التي تم الحصول عليها في العمليتين السابقتين. ومن ثم ، يجب على المنظمة تنظيم وتحليل المعرفة لتحديد أفضل السبل التي يمكن دمجها في هيكل المنظمة.

هذه هي المرحلة التي يجب أن تعزز فيها المنظمة وتروج لثقافة مشاركة المعرفة مع تطوير الموظفين ليكونوا مبتكرين.

# 4. الاستفادة والمشاركة

كيف يمكن للموظفين داخل الشركة الوصول إلى هذه المعرفة على أفضل وجه؟

الهدف من إدارة المعرفة هو تسهيل وصول الموظفين إلى المعرفة داخل الشركة. تتمثل المرحلة الأولى في إنشاء نظام وظيفي ، ولكن يجب على الأفراد فهم كيفية استخدام هذا النظام. أيضًا ، يمكن أن يساعد تنفيذ البرامج التدريبية في فهم أنظمة إدارة المعرفة.

لذلك ، بعد استخدام النظام ، تكتسب المنظمة إنتاجية محسّنة ، واتخاذ قرارات أفضل ، وأيضًا فريق عمل أكثر ابتكارًا.

كيف تشجع الموظفين على المساهمة في نظام إدارة المعرفة؟

يمكن تشجيع الموظفين على المساهمة في نظام إدارة المعرفة من خلال التعرف على المساهمين ومكافأتهم ، مما يجعل عملية المساهمة سهلة ويسهل الوصول إليها ، وجعلها جزءًا من روتين عملهم اليومي.

كيف تتأكد من أن المعلومات في نظام إدارة المعرفة تظل محدثة؟

يمكن ضمان أن تظل المعلومات في نظام إدارة المعرفة محدثة من خلال مراجعة المعلومات وتحديثها بانتظام ، وتشجيع الموظفين على تقديم الملاحظات وإجراء التحديثات.

ما هو دور الثقافة في إدارة المعرفة؟

تلعب الثقافة دورًا مهمًا في إدارة المعرفة من خلال التأثير على كيفية مشاركة المعلومات واستخدامها داخل المنظمة.

كيف توازن بين الحاجة إلى مركزية المعلومات والحاجة إلى اتخاذ قرار لامركزي؟

يمكن تحقيق التوازن بين الحاجة إلى مركزية المعلومات والحاجة إلى اتخاذ قرارات لامركزية من خلال تنفيذ نظام إدارة معرفة مرن يسمح بالتخزين المركزي للمعلومات والوصول اللامركزي.

ما هي بعض التحديات في الحفاظ على نظام إدارة المعرفة؟

تتضمن بعض التحديات في الحفاظ على نظام إدارة المعرفة ضمان دقة المعلومات ، وتشجيع المستخدمين على تبنيها ، ومواكبة التقنيات الجديدة.

كيف تعزز ثقافة التعلم المستمر داخل المنظمة؟

يمكن تعزيز ثقافة التعلم المستمر داخل المنظمة من خلال توفير الفرص لتدريب الموظفين وتطويرهم ، وتشجيع الموظفين على مشاركة المعرفة ، والاعتراف بالأفراد الذين يشاركون في التعلم المستمر ومكافأتهم.

وفي الختام

من أصعب التحديات في تطبيق نظام إدارة المعرفة إقناع الناس بقبوله. لذلك ، قد يكونون قلقين من أن تنفيذ نظام جديد سيستهلك الكثير من وقتهم ، أو أن مشاركة معارفهم ستقلل من القيمة التي يجلبونها ويعرض وظائفهم للخطر. أو ربما يترددون ببساطة في دمج أداة أو عملية جديدة أخرى في عملياتهم.

نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان أن يكون لديك إستراتيجية ليس فقط لتخزين المعرفة ومشاركتها داخل المنظمة ولكن أيضًا لتشجيع الزملاء على فعل الشيء نفسه. لتكون ناجحًا ، يجب أن تهدف إلى تعزيز ثقافة مكان العمل التي تقدر مشاركة المعرفة. كما أنه لا يضر أن يكون لديك عملية نظام إدارة معرفة سهلة الاستخدام وتتكامل مع مهام سير العمل الحالية لموظفيك.

علاوة على ذلك ، لا ينبغي أن يكون الغرض من أداة إدارة المعرفة هو خلق نتائج أعمال مواتية فقط. يجب أن يكون لها أيضًا تأثير جيد على موظفيك. عندما يدرك موظفوك الفوائد ، تزداد فرصك في التنفيذ الفعال لعملية إدارة المعرفة بشكل كبير.

الأسئلة الشائعة حول إدارة المعرفة

مقالات ذات صلة

1. خدمات المساعد الافتراضي: قائمة أفضل 20 في عام 2021
2. إدارة الاستثمار التقديرية: نظرة عامة ، المزايا والمخاطر
3. إدارة الأموال: أهم 10+ نصائح لتصبح محترفًا
4. نظام معلومات التسويق: دليل مفصل
5. نظام معلومات التسويق: دليل مفصل
6. إدارة الأفراد: أفضل المهارات للمديرين (+ كتاب مختارات).