عندما تحتاج إلى معلومات معينة حول شركة أو منتجاتها أو خدماتها ، فمن المحتمل أن تتحقق من موقعها على الويب أو أي من منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بها. تستخدم الشركات أنظمة إدارة المعرفة لنشر المعلومات لعملائها أو موظفيها. سيكون من المستنزف إذا كان على الشركة أن تحضر كل استفسار من عملائها. لهذا السبب تدمج الشركات نظام إدارة المعرفة لإدارة قاعدة معارفهم. هناك أنواع مختلفة من أنظمة إدارة المعرفة ، والغرض منها هو نشر المعرفة ، والتي تفيد جميع الأطراف المشاركة في النظام.
ما هو نظام إدارة المعرفة؟
عندما نتحدث عن نظام إدارة المعرفة (KMS) ، فإننا نشير إلى أي أداة تستخدمها الشركات لتنظيم المعلومات وتوثيق هذه المعلومات ذات الصلة بطريقة يمكن للموظفين والعملاء الوصول إليها وفهمها بسهولة.
يمكن أن تكون المعلومات المعنية أي شيء من الأسئلة المتداولة (FAQs) إلى الكتيبات ، والمقالات ، والأخلاق ، وما إلى ذلك. يجب أن تسعى كل شركة إلى امتلاك نظام إدارة المعرفة ، ليس فقط لتحديث موظفيها ولكن أيضًا لتثقيف العملاء أو أي شخص يحتاج إلى معلومات تتعلق بمنتجاتهم وخدمتهم وقيمهم وما إلى ذلك. يواجه عملاؤك ، وكذلك الموظفون ، تحديات مختلفة على أسس يومية. في كل وقت ، سيحتاجون منك توضيح شيء ما أو مساعدتهم في موقف صعب.
إذا سبق لك زيارة موقع ويب ورأيت عمودًا يحتوي على الأسئلة المتداولة ، فسيؤدي النقر فوقه إلى منحك قائمة بالعديد من الأسئلة التي من المحتمل أن تكون لديك لتشغيل منتجات الأعمال أو الخدمات أو أي شيء تريد معرفته . هذا أحد أمثلة أنظمة إدارة المعرفة. تدرك الشركة أن لدى عملائها أو العاملين لديها الكثير من الأسئلة ، وبدلاً من إجهاد أنفسهم في محاولة الإجابة على الاستفسارات ، قاموا بدمج نظام يوفر إجابات ومعلومات أخرى ذات صلة ويضمن إمكانية الوصول إليها بسهولة من قبل أي شخص يحتاج إليها.
بشكل عام ، يمكننا القول أيضًا أن نظام إدارة المعرفة هو أداة تساعد الشركات على جمع معلوماتها التنظيمية معًا ، ومن ثم ترتيبها وتقديمها بطريقة مريحة وسهلة للمستخدمين أو أي شخص يبحث عن المعلومات.
ما هي أنواع نظم إدارة المعرفة؟
عندما يتعلق الأمر بنظام إدارة المعرفة (KMS) ، هناك ثلاثة أنواع متميزة. قد نشهد صعود الآخرين في المستقبل بسبب البحث. فيما يلي الأنواع الرئيسية لأنظمة إدارة المعرفة المتاحة على مستوى المؤسسة ، ونظام العمل المعرفي ، والتقنيات أو المناهج الذكية KMS.
# 1. نظم إدارة المعرفة على مستوى المؤسسة
مع أنظمة إدارة المعرفة على مستوى المؤسسة ، قد تركز الشركات الآن على تحسين العمليات التجارية بدلاً من إضاعة الوقت في البحث عن البيانات. هذا لأن كل ما قد تضيعه من الوقت قد تم جمعه وتخزينه ونشره. بهذه الطريقة ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى المعرفة واستخدامها بحرية.
يتم تصنيف نظام إدارة المعرفة على مستوى المؤسسة إلى ثلاثة أنواع. هذه هي أنظمة المعرفة المهيكلة وأنظمة المعرفة شبه المهيكلة وأنظمة شبكات المعرفة.
نظم المعرفة المنظمة
يمكنك ببساطة رؤية نظام المعرفة المنظم باعتباره الشخص الذي يحتفظ رسميًا بالمعرفة الموثقة في مؤسسة ما باستخدام أدوات أو قواعد بيانات معينة. عندما يتعلق الأمر بالمعرفة الرسمية ، يمكن أن تكون أي شيء من الإجراءات إلى التقنيات وأفضل الممارسات وتقارير البحث والأوراق البيضاء ودراسات الحالة ومعلومات الموظفين ومعلومات مجلس الإدارة والمستثمر وما إلى ذلك.
نظم المعرفة شبه المهيكلة
تهتم أنظمة المعرفة شبه المهيكلة بمعرفة الشركة التي ليست جزءًا من وثائقها الرسمية. يستخدم وسيطًا آخر لتنظيم هذه المعرفة وتتبعها وتخزينها.
أنظمة شبكة المعرفة
عندما يتعلق الأمر بأنظمة شبكات المعرفة ، فإن هؤلاء الأشخاص مسؤولون عن تحويل المعرفة غير المهيكلة وغير الموثقة إلى معرفة واضحة. ثم يتم تخزينها في قاعدة بيانات.
# 2. نظم العمل المعرفي
تنشئ الشركات أنظمة عمل معرفية لتمكين الأقسام المتخصصة من الموظفين ، مثل المهندسين ومصممي المنتجات والباحثين والمهندسين المعماريين والعلماء والمحللين الماليين وما إلى ذلك ، لإنتاج معرفة جديدة للمؤسسة.
# 3. تقنيات ذكية
تستخدم الشركات تقنيات وتقنيات الذكاء الاصطناعي لالتقاط المعرفة الفردية والجماعية وتوسيع قاعدة المعرفة التنظيمية.
تشمل الآخرين;
- البحث والبصيرة
- منتدى مجتمع على الإنترنت
- نظم إدارة التعلم
- قواعد المعرفة لخدمة العملاء
أمثلة على أنظمة إدارة المعرفة
فيما يلي بعض الأمثلة على أنظمة إدارة المعرفة المتاحة للشركات ؛
# 1. كانفا
يعمل نظام إدارة المعرفة في Canva على تسهيل الوصول إلى المواد من أجل البدء واستكشاف الأخطاء وإصلاحها. إنهم يدركون أن تفاعلات المستهلكين مع منتجاتهم وموقعهم الإلكتروني أمر بالغ الأهمية لنجاحهم بشكل عام.
# 2. إيفرنوت
يعد Evernote خيارًا شائعًا لأنظمة إدارة المعرفة نظرًا لبساطته في عرض المعلومات. يحدق شريط التنقل بك مباشرةً حتى لا تضطر إلى البحث عنه. إنه مرئي تمامًا ويمكن الوصول إليه. سواء كنت عميلاً أو موظفًا ، سيتم توجيهك إلى المكان الذي تبدأ منه البحث عن المعلومات بشكل بارز.
# 3. تثاقل
أسلوب الركود بارع. أعني ، هؤلاء الأشخاص يجمعون حرفيًا بين الرسائل ذات العلامات التجارية الثقيلة والأيقونات المصممة حسب الطلب لتمثيل المشكلات بطريقة جديدة ومثيرة للاهتمام. عندما يتفاعل المستخدم مع Slack ، يتم توسيع كل قسم لعرض قائمة مفيدة بالموضوعات الفرعية والمقالات ذات الصلة مع الاستمرار في إرساء التنقل الأساسي.
# 4. Instacart
حتى بالنسبة للأفراد الذين لا يتمتعون بالذكاء التكنولوجي ، فإن نهج Instacart لإدارة المعرفة واضح ومباشر. لديهم شريط بحث بارز ويركزون على الصور البسيطة التي تجيب على استفسارات العملاء المتكررة ، مثل كيفية عمل Instacart ، ومقدار تكلفتها ، وكيفية الطلب. تلبي Instacart احتياجات العملاء من خلال وضع هذه المعلومات في شكل FAQS ، مما يرضي العملاء دون إضاعة وقت أي شخص. لديهم أيضًا واجهة مستخدم سهلة الاستخدام ، بالإضافة إلى ذلك ، يضمنون أيضًا حضور كل ما يبحث عنه المستخدمون.
أفضل نظام لإدارة المعرفة
يوميًا ، بدأت الشركات في رؤية الحاجة إلى دمج نظام إدارة المعرفة في عملياتها للمساعدة في إدارة مهام أعمالها اليومية بسلاسة. حسنًا ، ستوافقني على أنه لا يوجد شيء مبتهج بشأن ذلك حتى تواجه اختيار برنامج KMS الذي يجب اعتماده. مع وجود العديد من الخيارات للاختيار من بينها ، قد تشعر بالحيرة فيما يتعلق بقاعدة المعرفة الأفضل لشركتك. هناك الكثير من هذه المتاحة ، ولكن تحقق مما يلي ؛
# 1. فريشوركس
إذا كنت تريد أداة إدارة معرفة سهلة الاستخدام ، يمكنك البحث عن Freshworks. إنها بديهية بشكل خاص وتساعد في تطوير العلاقات مع العملاء والحفاظ عليها طوال رحلتهم. بشكل عام ، سيكون لديك في الغالب عملاء راضون وقوة عاملة سعيدة
الميزات الرئيسية لبرنامج Freshworks
فيما يلي السمات الرئيسية لبرنامج Freshworks
- اتصل للحصول على المساعدة إذا كنت بحاجة إلى حلول
- مساعدة الروبوت
- محاذاة الفرق من الأقسام المختلفة.
# 2. Zoho Wiki
إذا كنت تبحث عن أداة نظام إدارة المعرفة التي تبني علاقة وتساعد أيضًا في مشاركة المعلومات ، فقد يكون Zoho Wiki أفضل رهان لك
الميزات الرئيسية لـ Zoho Wiki
فيما يلي الميزات الرئيسية لأداة Zoho Wiki KMS ؛
- التحكم في الوصول بأمان
- يمكنك تخصيص واجهتك
- تحرير المعلومات في برنامج قاعدة المعرفة.
# 3. Helpjuice
كل عمل لديه حاجة محددة يجب إبرازها قبل دمج نظام إدارة المعرفة. إذا كان كل ما تريده هو تحسين دعم العملاء والعمل بكفاءة أكبر مع أعضاء فريقك ، فقد يكون أفضل رهان هو Helpjuice.
الميزات الرئيسية لبرنامج Helpjuice
فيما يلي الميزات الرئيسية لأداة Helpjuice KMS ؛
- لها سمات مختلفة ، لذا يمكنك اختيار تخصيصها
- يحتوي على خيار بحث سريع جدًا لتحديد موقع المعلومات.
- يكشف عن تحليل المعلومات التي تستهلكها أثناء الاستخدام
# 4. دليل Zendesk
يمكّنك دليل Zendesk من تقديم دعم الخدمة الذاتية الكامل للمستخدمين النهائيين مع تمكين وكلائك لمساعدة العملاء بشكل أفضل. أحد الأشياء المذهلة في Zendesks هو أنه يمكّنك من بدء مركز المساعدة.
ميزات نظام إدارة المعرفة في Zendesk
فيما يلي الميزات الرئيسية لأداة نظام إدارة المعرفة في Zendesk
- واجهة المستخدم سهلة الاستخدام للغاية.
- يوفر حلول التذاكر عبر أنظمة إدارة المعرفة.
- قم بإجراء مجموعة واسعة من التغييرات أو التحديثات على بياناتك
اختيار نظام إدارة المعرفة المثالي لعملك
لا يكفي أن تقرر دمج KMS في شركتك ، بل يجب أن تحاول تحديد نظام إدارة المعرفة المثالي لمؤسستك. تحقق من النصائح التالية حول كيفية اختيار KMS المثالي لعملك.
# 1. البحث الفعال
أحد الأشياء الرئيسية التي يجب أن تضعها الشركة في الاعتبار عند اختيار KMS الخاص بها هو البحث القوي. تأكد من أن أيًا كان ما تقرر دمجه في نظامك يجب أن يكون بحثًا ذكيًا ويغير النتائج بناءً على صلة المستخدم. إنه أمر محبط عندما تبحث عن شيء ما ويجب إعادة توجيهك أو تضطر إلى المرور عبر العديد من الملفات الأخرى للوصول إلى ما تريد.
لذا تأكد من أنه عند التحديد ، تبحث عن KMS الذي يفهرس جميع المعلومات عبر جميع أنواع الملفات وتنسيقاتها ، مما يجعل كل مورد في شركتك قابلاً للبحث.
# 2. تكاملات
اختر نظامًا لإدارة المعرفة قادرًا على دمج جميع الأنظمة الأساسية التي يستخدمها العاملون لديك في مكان واحد.
#3. المرونة
تأكد من اختيار KMS الذي يتسم بالمرونة والقابلية للتطوير. أشبه بما يمكن أن يتكيف مع بيئة متنامية لأن عملك سيتوسع بالتأكيد. هل نظام إدارة المعرفة الخاص بك قادر على تخزين المزيد من المعلومات بينما تقوم شركتك بتجميعها؟ هل ستستوعب قاعدة عملاء أو قوة عاملة متنامية؟ يمكن أن يوفر لك نظام إدارة المعرفة القابل للتطوير الوقت والجهد لنقل قاعدة المعرفة الكاملة لمؤسستك بين التقنيات في وقت لاحق.
# 4. تدابير أمنية
على الرغم من أنه يجب أن يكون الوصول إليه سهلاً ، إلا أنه يجب أيضًا أن يكون قادرًا على تثبيت إجراءات الأمان ، بحيث لا يتمكن الجميع من الوصول إلى المعلومات التي تخص عددًا محدودًا من الأشخاص. لذلك هناك حاجة إلى إذن والتحكم في الوصول لإدارة تدفق المعلومات
# 5. التحليلات والرؤى والتقارير
تمكّنك التقارير والتحليلات من تقييم فعالية ممارسات إدارة المعرفة الخاصة بك. يمكنهم مساعدتك في تحديد عدد الأعضاء وكيفية استخدامهم لقاعدة المعرفة الخاصة بالمؤسسة. هذا أمر بالغ الأهمية لتوسيع قاعدة المعرفة وإبقائها مفيدة.
ما هما النوعان الرئيسيان لأنظمة إدارة المعرفة؟
تعد أنظمة العمل المعرفي وأنظمة إدارة المعرفة على مستوى المؤسسة والأساليب الذكية الفئات الرئيسية الثلاث لأنظمة إدارة المعرفة.
ما هي العمليات الأربع الرئيسية لإدارة المعرفة؟
وفقًا للنتائج ، تنقسم عملية إدارة المعارف إلى أربع مراحل: جمع المعرفة والتخزين والتوزيع والاستخدام.
ما هي المكونات الخمسة لإدارة المعرفة؟
يحتاج التقييم إلى معالجة العناصر الأساسية الخمسة لإدارة المعرفة: الأشخاص ، والعمليات ، والتكنولوجيا ، والهيكل ، والثقافة.
ما هي أهداف إدارة المعرفة؟
الهدف من عملية إدارة المعرفة هو تبادل وجهات النظر والأفكار والخبرات والمعلومات من أجل التأكد من توفرها في الوقت والمكان المناسبين لاتخاذ قرارات مستنيرة. كما يهدف إلى زيادة الكفاءة عن طريق تقليل الحاجة إلى إعادة اكتشاف المعرفة.
كيف تقدم إدارة المعرفة؟
تشير إدارة المعرفة إلى الإدارة المنهجية لأصول المعرفة للشركة بغرض إضافة قيمة وتلبية الاحتياجات التكتيكية والاستراتيجية. وهو يتألف من البرامج والإجراءات والخطط والتقنيات التي تدعم وتحسن جمع وتحليل وتقييم وتبادل المعرفة وكذلك توليدها.
ما هي فوائد إدارة المعرفة؟
مزايا إدارة المعرفة:
- المزيد من المرونة التنظيمية.
- اتخاذ قرارات أسرع وأكثر فاعلية.
- حل أسرع للمشاكل.
- المزيد من إنتاج الابتكار.
- ساعدت في تطوير الموظفين والنهوض بهم.
- تبادل المعرفة المتخصصة
- تحسين الحوار.
- إجراءات العمل المعززة.
ما هي أهم 5 حواجز أمام إدارة المعرفة؟
تعرف على أهم 5 عقبات أمام مشاركة المعلومات في الفقرات التالية ، جنبًا إلى جنب مع الحلول:
- ضيق الوقت.
- عدم الرغبة في التغيير.
- غياب التورط.
- الأدوات شديدة التعقيد.
- مخاوف بشأن عمل الفرد.
ما هي فوائد نظام إدارة المعرفة؟
- تقديم خدمة أفضل للعملاء والموظفين.
- تحفيز النمو والابتكار.
- يخفض التكاليف.
- تجنب التكرار.
- يحسن عملية صنع القرار.
- يساعد في تتبع الأفكار
- يجعل من السهل العثور على المعلومات
ما هي ميزات إدارة المعرفة؟
- سهولة الاستخدام
- سحابة التخزين.
- تحديثات فورية
- وظيفة البحث
- نظام التغذية الراجعة
- التعاون:
- سهولة الاستخدام وسهولة الاستخدام
- التكامل مع أدوات الطرف الثالث
- التحليلات والتقارير التي يحمل في ثناياه عوامل
- تخصيص
- تطبيقات الجوال
وفي الختام
يحتاج كل عمل إلى نظام إدارة معرفة خاص به سواء كان حجمه صغيرًا أم متوسطًا أم كبيرًا. يجعل معلوماته سهلة الوصول لكل من الموظفين والعملاء.
الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة المعرفة
ما هي بعض الأدوات المستخدمة لبناء KMS فعال؟
- إنترانت
- الاكسترانت
- نظام ضبط وترتيب الوثائق
- نظام إدارة المحتوى
- نظام دعم القرار
- ويكي
- مستودع البيانات وما إلى ذلك
ما هي دورة إدارة المعرفة؟
تصف دورة إدارة المعرفة (KMC) الخطوات المتخذة لجمع المعلومات وتحليلها وتوزيعها داخل المؤسسة لإنشاء معرفة مفيدة.
- أفضل برامج إدارة المعرفة لعام 2023: أفضل 21 اختيارًا
- تمويل التجارة: نظرة عامة ، تعريف ، دورة ، أمثلة
- أنظمة إدارة الوقت: أفضل أنظمة إدارة الوقت
- إدارة أنظمة الشبكة: كيف تعمل
- نظام إدارة المعرفة: التعريف ، والأنواع
- أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023 (مراجعة مفصلة)
الرقم المرجعي
