يساعد التوجيه الوظيفي القوي الموظفين على التعرف بشكل أكبر على الشركة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إنتاجية أفضل ، ومزيد من أعضاء الفريق المتعاونين ، ومعدلات استبقاء أعلى. بصفتك مديرًا ، يجب عليك إنشاء إجراء توجيه وظيفي واضح للمعينين الجدد لاتباعه حتى يشعروا بالراحة والثقة والاستعداد للقيام بعمل مفيد. في هذا المنشور ، سنناقش ماهية التوجه الوظيفي ، ومزايا وجود واحد ، وما يجب تضمينه في واحد ، وكيفية الاستعداد له.
ما هو التوجيه الوظيفي؟
يحدث التوجيه الوظيفي خلال الأيام القليلة الأولى من عمل الموظف الجديد. يستلزم تقديمها إلى فريقهم ، وإظهار مساحة العمل الخاصة بهم ، واستكمال وثائق الموظف الجديد. عادةً ما يقضي الموظفون بعضًا من توجيهاتهم الوظيفية في فحص معلومات الإعداد مثل قواعد اللباس والامتيازات والراتب.
سيقضي الموظف الجديد أيضًا إجراءات التوجيه الوظيفي في القسم الذي سيعمل فيه. يمكنك استخدام هذا الوقت لشرح مهامهم اليومية ، وتعريفهم بالبرامج أو المعدات التي سيستخدمونها ، وتعريفهم بأعضاء الفريق الذين سيعملون معهم. يجب أن تكون عملية التوجيه الوظيفي مرحبة ومريحة للموظفين الجدد ، مما يجعلهم يشعرون بالترحيب والحماس لبدء مهامهم.
فوائد عملية التوجيه الوظيفي
إن السماح للعمال بالتعرف على أدوارهم والمؤسسة من خلال عملية التوجيه الوظيفي يمكن أن يعزز مستوى راحتهم ويشجعهم على تقديم عمل عالي الجودة. فيما يلي بعض المزايا الأكثر شيوعًا لإجراء عملية التوجيه الوظيفي:
# 1. يوفر فهمًا واضحًا لمعايير الشركة والتزامات الوظيفة:
الموظفون الذين يحصلون على معلومات محددة حول السياسات والمعايير والمسؤوليات أثناء عملية التوجيه هم أكثر عرضة للانصياع لقواعد المنظمة أو إنجاز مهامهم بشكل أكثر وضوحًا.
# 2. يزيد الإنتاجية والكفاءة:
إن إعطاء الموظفين عملية توجيه وظيفي واضحة وكاملة يمكن أن يعزز ثقتهم في قدراتهم على تقديم عمل جيد يتناسب مع أهداف المنظمة. كما أنه يجعل الأفراد يشعرون بمزيد من الراحة والثقة ، مما يؤدي إلى تقليل الأخطاء في الوظيفة وزيادة مستويات الإنتاج.
# 3. يشجع على بيئة أكثر تعاونًا:
عندما تنشئ عملية توجيه تدعو الموظفين الجدد وترحب بهم في فرقهم ، فإنهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بزملائهم في العمل ويكونون أكثر إلهامًا للتفاعل مع أعضاء الفريق والمشرفين.
ماذا يجب أن يشمل التوجيه الوظيفي؟
عندما يبدأ الموظفون وظائفهم الجديدة ، يجب عليك التأكد من أن توجهاتهم تغطي كل ما يحتاجون إلى معرفته. ستضمن القائمة أدناه عدم إغفال أي حقائق مهمة أثناء إنشاء التوجيه الوظيفي الأكثر نجاحًا ممكنًا.
# 1. نظرة عامة على المنظمة
حتى إذا كانت عملية مقابلتك دقيقة ، فسيكون لدى العمال المحتملين أسئلة حول الشركة ومبادئها وثقافتها. إذا قمت بمشاركة هذه المعلومات في وقت مبكر ، فستتمكن من توقع بعض استفسارات الموظفين الجدد الأكثر شيوعًا.
# 2. الإجراءات والسياسات
قد لا يكون هذا الجانب من عملية التوجيه الوظيفي ممتعًا ، لكنه ضروري. تحدد سياسات وإجراءات الشركة (P&P) جميع القواعد واللوائح التي يجب على الموظفين اتباعها أثناء العمل. يحتوي هذا على قواعد السلامة وإرشادات قواعد اللباس وسياسات حقوق الملكية ومعلومات حول كيفية معالجة انتهاكات P&P.
# 3. الفوائد ومعلومات الدفع
يجب إعطاء الموظفين جميع المعلومات التي يحتاجون إليها بخصوص الامتيازات والمدفوعات من البداية. هذا هو أحد الجوانب الأكثر إرباكًا عند بدء عمل جديد. قد يصرف الموظفون لأيام إذا لم يتم التعامل مع الاستفسارات حول مزايا العافية والتغطية التأمينية وكشوف المرتبات بشكل فعال.
# 4. المسؤوليات والأدوار
سيتم الخلط بين المديرين إذا لم يتم تحديد الواجبات والمسؤوليات بوضوح قبل أن يبدأ التعيين الجديد. يجب أن يحدد توجيه الموظف ما هو وما هو غير موجود في الوصف الوظيفي. سيساعد هذا أعضاء الفريق الجدد في الاستمرار في التركيز على العمل المهم.
# 5. جولة في المرافق
يعد هذا مكونًا مهمًا للتوجيه الوظيفي إذا كان الموظفون الجدد في الموقع أو يشاركون في عمل مختلط. والأهم من ذلك ، تخبر جولة المنشأة الموظف الجديد بمكان مكتبه أو مكان العمل. على المستوى العملي ، لا يجب أن تتضمن الجولة إظهار مكان غرفة استراحة المكتب والحمامات فحسب ، ولكن أيضًا حيث يمكنهم الحصول على القهوة والوجبات الخفيفة واللوازم المكتبية.
# 6. مقدمة الفريق الجديد
أخيرًا ، يجب تضمين مقدمات الفريق في التوجيه الوظيفي. وهذا يشمل الأشخاص الذين سيعمل معهم الموظفون الجدد على أساس يومي. قد ترغب أيضًا في جعل التعارف عن المتعاونين المحتملين أسهل - على سبيل المثال ، قد يرغب مدير تسويق جديد في سؤال قائد المبيعات للحصول على مشورة بشأن الحملة.
من الجيد أيضًا دعوة أعضاء الفريق الحاليين للقاء موظفين جدد لتحيتهم وشرح كيف سيعملون (أو قد يعملون معًا في المستقبل).
# 7. اعتبارات التوجيه الوظيفي عن بعد
يقوم العديد من الموظفين الآن بإجراء التوجيهات الوظيفية افتراضيًا. على الرغم من القيود ، يمكن أن يكون هذا النوع من التوجيه مثيرًا للاهتمام وذو مغزى كما هو الحال في الشخص. فيما يلي بعض المؤشرات لجعل الفرق الافتراضية ذات قيمة مثل الموظفين في الموقع:
- بدلاً من القيام بجولة في المرافق ، عرّف هؤلاء الموظفين على تطبيقات مثل Slack و Zoom ، بالإضافة إلى الاتصالات بمصادر التدريب عن بُعد.
- تأكد من أن الموظفين الافتراضيين على دراية بأي مزايا قابلة للتطبيق (على سبيل المثال ، راتب لشراء لوازم مكتبية منزلية) وفكر في كيفية إجراء الإعداد الافتراضي.
- ساعد الموظفين الجدد على الاندماج من خلال نشر المعلومات حول التجمعات الاجتماعية الافتراضية والاجتماعات على مستوى الشركة وما إلى ذلك.
- نظّم اجتماعًا افتراضيًا "للتعرف عليك" لمنح فريق الموظف الجديد فرصة لإلقاء التحية.
- مع رسالة بريد إلكتروني احتفالية ، رحب بالموظفين الجدد في الشركة أو القسم.
- مساعدة المجند الجديد في جدولة مواعيد القهوة الافتراضية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
التوجيه الجديد للتوظيف: كيف تستعد
يبدأ كل توجيه وظيفي ممتاز قبل أن يأتي الموظف الجديد من الباب. سيشعر الموظفون بالترحيب والراحة والثقة منذ البداية إذا استعدت مسبقًا.
فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدة الموارد البشرية وعمليات الأفراد والمديرين على الاستعداد للتوجيه.
# 1. شارك الخطة في وقت مبكر.
شارك خطط التوجيه مع الموظفين الجدد في وقت مبكر - على الأقل أسبوع إن أمكن - لضمان انتقال سلس. قد يكون هذا سهلاً مثل رسالة بريد إلكتروني تحدد جدول اليوم الأول. إذا كنت تشعر بالمغامرة ، يمكنك تطوير حزمة ترحيب رقمية كاملة مع الأسئلة الشائعة. سيقدر الموظفون ذلك بغض النظر عن كيفية قيامك بذلك إذا أعطيتهم إشارة إلى ما يمكن توقعه.
# 2. جهز مواردك ومعداتك.
لا تغفل عن هذه الخطوة الحيوية أثناء مسح مكتبهم الجديد أو شحن كمبيوتر محمول لهم. تأكد من أن لديك كل شيء جاهزًا للموظفين ليحظوا بأسبوع أول ناجح في الوظيفة ، من ماوس كمبيوتر إضافي إلى دليل الموظف.
# 3. تأكد من أن فريقك مستعد لقول "مرحبًا".
قبل اليوم الأول للموظف الجديد ، تواصل مع الموظفين الحاليين. سيجعل الانتقال أكثر سلاسة إذا كانوا على استعداد للمساعدة في الترحيب بعضو الفريق الجديد. يمكن أيضًا تنسيق الجداول الزمنية لضمان وصول الجميع لتناول غداء ترحيبي أو استراحة لتناول القهوة.
5 مؤشرات لتوجيه وظيفي سلس للموظف الجديد
ستساعدك هذه النصائح الخمس في إنشاء أفضل تجربة توجيه ممكنة للموظفين الآن بعد أن عرفت ما يجب تضمينه وكيفية الاستعداد.
# 1. ركز على متطلبات الموظف الجديد.
تقضي بعض ندوات التوجيه الوظيفي الكثير من الوقت في مناقشة المنظمة. ومع ذلك ، تشير الدراسات إلى أن التأكيد على هوية الموظف الجديد أكثر فعالية بكثير من حيث الاحتفاظ بالموظفين.
بدلاً من تعليم الموظفين الجدد أن يكونوا مناسبين ثقافيًا ، حاول خلق فرص لهم ليكونوا "إضافة ثقافية". الانخراط في محادثات حول الهدف والقيم الشخصية أثناء التوجيه الوظيفي. استفسر عن الكيفية التي يعتزم الموظفون الجدد المساهمة بها. بدلاً من إسقاط المطالب السلوكية ، يمكن أن تساعد هذه المحادثات في خلق شعور بالانتماء.
# 2. اجعلهم يشعرون بالترحيب على الفور.
في اليوم الأول ، من المرجح أن يشعر الموظفون الجدد بالإرهاق. الإيماءات الصغيرة لمساعدة الناس على الشعور بالراحة من شأنها أن تقطع شوطًا طويلاً. يمكنك ، على سبيل المثال ، ترك قميص يحمل علامة الشركة التجارية على مكتبهم أو الترحيب بهم بالقهوة الطازجة ومعجنات الإفطار. الفكر هو المهم في هذا الظرف.
# 3. جعل الجدول الزمني.
يمكنك توفير الوقت من خلال تصميم جدول زمني للتوجيه الوظيفي. سوف تتوقع وتتجنب العديد من الأسئلة إذا قمت بمناقشتها مع جميع المعنيين. سيسمح لك ذلك بتركيز جهودك على ما هو مهم: مساعدة الموظف الجديد في إجراء انتقال سلس.
# 4. استفد من قائمة مراجعة التوجيه المحوسبة.
ستضمن قائمة التحقق الرقمية الجديدة للتوظيف ، مثل الجدول الزمني ، أن يكون الجميع (وكل شيء) على نفس الصفحة. يمكن إنشاؤه باستخدام حل مشاركة الموظف مثل Asana أو باستخدام جدول بيانات أساسي. على أي حال ، ستساعدك قائمة التحقق في تتبع تطور الموظف الجديد والحفاظ عليه منظمًا.
# 5. قم ببعض تمارين بناء الفريق.
قد يكون لبناء الفريق اسم سيء ، لكنه يعمل. إنها أداة قوية لبناء التعاون المستقبلي وتجنب الإحراج الذي يأتي مع العديد من المقدمات أثناء التوجيه. هذه واحدة من أعظم الطرق لدمج الموظف الجديد ، سواء كان نشاطًا افتراضيًا لبناء الفريق أو تمرينًا لتحديد أهداف الفريق.
# 6. طلب ملاحظات
أخيرًا ، تتطور التوجهات الوظيفية الأكثر فاعلية بمرور الوقت. استغل هذه المناسبة لمعرفة رأي الموظفين الجدد في البرنامج. يمكنك استخدام استطلاع عبر البريد الإلكتروني أو طلب تعليقات غير رسمية بعد أن يكونوا في الوظيفة لبضعة أسابيع. أهم عنصر في تلقي التعليقات هو وضعها موضع التنفيذ.
ماذا تتوقع كموظف في التوجيه الوظيفي
توقع مقابلة الكثير من الأشخاص واستيعاب الكثير من المعلومات إذا كنت تحضر توجهًا وظيفيًا جديدًا.
# 1. العمليات التجارية.
من المرجح أن يعلمك صاحب العمل بشأن العمليات اليومية ، مثل تسجيل الدخول والخروج ، ومكان تخزين ممتلكاتك ، وما ترتديه ، بالإضافة إلى شرح مسؤولياتك ومهامك وتقديمك للأشخاص الذين ستكون أعمل مع. سيتم إخبارك أيضًا عن دخلك ومزاياك وساعات عملك.
# 2. جلسات التوجيه الفردية مقابل جلسات التوجيه الجماعي.
قد تكون جزءًا من توجه جماعي أو قد تكون أنت وحدك ، اعتمادًا على حجم المنظمة وعدد العمال الجدد. يمكن أن يكون التوجيه رسميًا ، مع جلسات مجدولة في يوم واحد أو أكثر ، أو يمكن أن يكون غير رسمي ، بدون أجندة ثابتة.
# 3. أسئلة وأجوبة.
نظرًا لتزويدك بالكثير من المعلومات الجديدة ، سيكون لديك بلا شك العديد من الأسئلة. في حين أنه من الأهمية بمكان أن تكون مستمعًا مشاركًا ، لا تتردد في طرح أي قضايا أو مخاوف - ولكن افعل ذلك بطريقة تراعي لا تعطل عملية التوجيه بأكملها.
# 4. التوجيه عبر المسافة.
إذا كنت تعمل بجدول زمني عن بعد أو مختلط ، فقد يتم توجيهك عبر الإنترنت. سيظهر لك كيفية تسجيل الدخول والوصول إلى المعلومات التي ستحتاجها للتعرف على وظيفتك الجديدة.
كيف تستعد كموظف لتوجه وظيفي جديد
على الرغم من أنه لا يجب أن تقلق كثيرًا بشأن التوجه الوظيفي الجديد - ففي النهاية ، يدرك صاحب العمل جيدًا أنه يومك الأول - هناك أشياء يمكنك القيام بها لجعل العملية تسير بأكبر قدر ممكن من السلاسة.
فيما يلي بعض المؤشرات للانتقال إلى توجه وظيفي جديد:
# 1. التأكيد عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني
لا يضر الاتصال بصاحب العمل أو مراسلته عبر البريد الإلكتروني قبل أيام قليلة من التوجيه لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء محدد تحتاج إلى إحضاره أو أي شيء تحتاج إلى معرفته مسبقًا. تقترح بعض الشركات ، على سبيل المثال ، أن تقرأ كتيب الموظف قبل توجيهك - وإذا تم تزويدك بأية أوراق في وقت مبكر ، فتأكد من أخذها بعناية. لن تكون هناك مفاجآت في يوم التوجيه بهذه الطريقة.
# 2. كيف تلبس
اظهر بمظهر احترافي وأنيق ، وارتدِ ملابس بنفس المستوى من الرسمية كما فعلت أثناء المقابلة ما لم يُطلب منك غير ذلك. ارتدِ أحذية مريحة إذا كنت تتوقع أن تقف على قدميك طوال اليوم.
# 3. تصل مبكرا
تذكر أن تخصص وقتًا للعثور على المكان ومواقف السيارات والتسجيل مع مشرفك. إذا كان الاتجاه عبر الإنترنت ، فتأكد من أن التكنولوجيا الخاصة بك تعمل في وقت مبكر ، وقم بتسجيل الدخول قبل ذلك ببضع دقائق. آخر شيء تريد القيام به هو الوصول متأخرًا في يومك الأول!
# 4. أحضر دفتر ملاحظات وقلمًا معك.
لا توجد طريقة لتتذكر كل ما تعلمته في اليوم الأول ، وعلى الرغم من أنه قد لا تتاح لك الفرصة لتدوين الملاحظات ، فمن المفيد أن تكون لديك الأدوات في متناول اليد في حال احتجت إلى تذكر شيء مهم. بدلاً من المقاطعة في منتصف العملية ، قد يكون من المفيد تدوين الأسئلة لطرحها في نهاية التوجيه.
# 5. احتفظ بمعلوماتك الشخصية في متناول يديك.
قد يُطلب منك إكمال نموذج ضريبي W4 ، وفي هذه الحالة ستحتاج إلى الحصول على رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك بالإضافة إلى المعلومات الضريبية ذات الصلة. إذا كنت لا تعرف هذه المعلومات من أعلى رأسك ، فأحضر نسخة معك. أحضر معلوماتك المصرفية (الحساب المصرفي وأرقام التوجيه) معك حتى تتمكن من إعداد إيداع مباشر لشيك راتبك إذا أردت.
# 6. يرجى إحضار وجبة خفيفة.
قد يكون أمامك يوم طويل ، وليس هناك ما يضمن حصولك على الطعام والماء. أحضر شيئًا لتأكله ومشروبًا للبقاء رطبًا لتجنب الشعور بالتعب بحلول منتصف النهار. بهذه الطريقة ، سوف تهرب من الغرابة التي تأتي مع فترات طويلة من الجوع ، وستنطلق من خلال التوجيه وتكون جاهزًا ليومك الأول في العمل!
ما هي مدة التوجيه الوظيفي؟
قد يستمر التوجه الوظيفي العادي في أي مكان من بضع ساعات إلى أسبوع عمل كامل. عادة ما يعتمد على تعقيد الدور والتنظيم. مرة أخرى ، لا ينبغي الخلط بين التوجه الوظيفي والتأهيل ، والذي عادة ما يكون إجراءً طويلاً.
هل من الشائع للشركات أن تعوض الموظفين عن التوجيه الوظيفي الجديد؟
عادة ما يتم عقد التوجيه خلال ساعات العمل العادية ، والحضور مطلوب. يجب على أصحاب العمل تعويض الموظفين عن الوقت الذي يقضونه في التوجيه لهذه الأسباب. علاوة على ذلك ، لن ينجح العديد من التعيينات الجديدة إلا إذا تلقوا التوجيه المناسب. لا يفرض القانون دفع أجر للمناسبات التوجيهية الطوعية وغير الإلزامية.
ما هو التوجيه قبل التوظيف؟
يحدث التوجيه قبل التوظيف قبل تعيين المرشح رسميًا. قد يكون المرشح قد تلقى عرض عمل ، لكنه يعتمد على مشاركته في سلسلة من دورات التوجيه واجتياز مجموعة متنوعة من الاختبارات.
افكار اخيرة
يمنح التوجيه الوظيفي المنظم للعاملين الجدد بداية رائعة في شركتك. يمكن أن يؤدي إهمال هذه المرحلة إلى دوران مبكر للموظفين ، وهو ما تريد منعه.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، من الأهمية بمكان أن يكون لديك توجيه وظيفي جيد التصميم منذ البداية لمساعدة موظفيك على تعزيز إنتاجيتهم وأدائهم ومشاركتهم مع شركتك.
مقالات ذات صلة
- توجه السوق: التعريف والأنواع والأمثلة
- تأهيل الموظفين: ما يجب أن تعرفه عن عملية الإعداد الكاملة
- توجه الموظف الجديد: قائمة مراجعة مفصلة ، نموذج وأمثلة
- أفضل ممارسات التوظيف الجديدة في عام 2023
مراجع حسابات
