عندما تضطر إلى إنهاء خدمة أحد الموظفين ، فمن المهم أن تقوم بذلك بطريقة احترافية. وبالتالي ، لا تحتاج فقط إلى معرفة كيفية إنهاء خدمة الموظف ، ولكن عليك أيضًا معرفة كيفية عدم إنهاء خدمة الموظف. وهذا ما يدور حوله هذا المقال. ستوجهك الخطوات الواردة في هذه المقالة إلى ما يجب القيام به لإنهاء خدمة الموظف في حالات ضعف الأداء والحضور.
لماذا يجب عليك إنهاء موظف؟
إذا كنت تنوي إنهاء خدمة موظف ، فيجب أن يكون لديك سبب محدد للقيام بذلك. على سبيل المثال ، ربما يكون لسلوك الموظف تأثير على مؤسستك ، أو يضر بالروح المعنوية في مكان العمل ، أو يعرض صحة موظفيك أو سلامتهم للخطر. تذكر أن الأساس المنطقي لإنهاء الموظف يجب أن يكون متوافقًا مع قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية. فيما يلي بعض الأسباب الأكثر شيوعًا لإنهاء موظف:
- مشاكل في الأداء
- مشاكل الحضور أو التأخير المتكرر
- السرقة أو السلوك الإجرامي
- قد يتعرض الموظفون للعنف أو التهديدات.
- إعادة تنظيم الشركة
- شخصية أو موقف غير مناسب في مكان العمل
بينما يمكنك فصل موظف لأي من الأسباب المذكورة أعلاه ، يجب أن يستند قرارك النهائي إلى حقائق وظروف كل حالة وموظف.
ماذا تفعل قبل إنهاء الموظف لسوء الأداء
قبل إنهاء خدمة الموظف لسوء الأداء ، حاول القيام بما يلي أولاً:
# 1. قم بعمل قائمة بكل شيء.
التوثيق ضروري. من الممكن المجادلة بأنك إذا لم تكتب شيئًا ، فلن يحدث. يمكن أيضًا أن تكون المحادثات غير الرسمية الموثقة في دفتر ملاحظات مفيدة وتحسب ضمن التوثيق.
# 2. توصيل التوقعات بوضوح
يجب كتابة وصف وظيفي لكل وظيفة. حتى لو لم يتم إضفاء الطابع الرسمي على أي شيء ، يجب أن يكون لديك فهم قوي لأدوار ومسؤوليات كل دور في فريقك. يجب أن تفهم أيضًا ما يتطلبه الأشخاص للنجاح في كل وظيفة.
من المهم أيضًا أن يفهم موظفوك هذا.
لا تضع افتراضات. يطرح الناس وجهات نظرهم الخاصة ، والتي لا تتوافق بالضرورة مع وجهات نظر رئيسهم. يجب تحديد كل دور بوضوح لتقليل الارتباك. هذا يجعل من السهل تحديد المشكلات وتصحيحها.
وبالمثل ، يجب كتابة وتوثيق سياسة الانضباط التدريجي الخاصة بك ، مع وصف كيفية حدوث الإجراء العلاجي والإنهاء إذا لزم الأمر. يساعد ذلك في ضمان التعامل مع كل مشكلة بشكل متسق وعادل.
# 3. كن مدربا فعالا.
يجب تدريب الموظفين الجدد والقدامى. هذه هي الملاحظات غير الرسمية التي تتضمن ما هو صحيح وما هو غير صحيح. ضع في اعتبارك مدرب كرة قدم. يمتدح التمريرة الجيدة أو التدخل القوي مع الإشارة أيضًا إلى الضربات الضائعة والثغرات الدفاعية.
قبل التفكير في اتخاذ إجراء تأديبي أو إنهاء الخدمة ، يطلب موظفوك هذه التعليقات لفهم كيفية أدائهم.
# 4. تنفيذ إستراتيجية تحسين الأداء (PIP)
لذلك ، لنفترض أنك كنت تقدم تدريبًا مستمرًا ولكنك لم تر أي تغيير ، أو أنك لاحظت بعض المشكلات الخطيرة في الأداء التي لم يعالجها الكوتشينج. هذه فرصة ممتازة لإنشاء استراتيجية تحسين الأداء (PIP).
يجب أن تحدد PIP مجالات المشكلات وتوفر أهدافًا واضحة لما يجب على الموظف فعله لمعالجتها. غالبًا ما تستخدم PIPs لسد فجوة المهارات أو لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين بدلاً من قضايا السلوك أو مخالفات السياسة.
# 5. تقديم المشورة اللفظية
في الظروف التي يتم فيها خرق السياسة ، قد يكون من الأفضل الاستشارة اللفظية. استخدم هذا الخيار لمعالجة مشكلات مثل الحضور والتواصل والمخاوف السلوكية الأخرى.
أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إلى موظفك إذا كنت تجري استشارة شفهية. (لا يتطلب هذا الخيار ورقة موقعة.)
# 6. قم بإجراء الاستشارة المكتوبة
إذا أصبحت الأمور صعبة للغاية وشعرت بالحاجة إلى تصعيد الموقف ، فقد تحتاج إلى الذهاب إلى الاستشارة الكتابية.
على غرار PIP ، يجب أن تصف المشورة المكتوبة بوضوح المجالات التي يجب على الموظفين تصحيحها. مرة أخرى ، حدد بوضوح ما الذي يجب تحسينه وكيف يجب تحقيق ذلك كتابةً.
علاوة على ذلك ، يجب أن تنص اتفاقية الاستشارة المكتوبة بشكل لا لبس فيه يجب أن يكون هذا التغيير فوريًا ومميزًا (ملحوظًا) ومستدامًا.
بعد مناقشته معهم ، يجب على الموظفين التوقيع على هذا النموذج. (هذا لا يعني أنه يجب عليهم الموافقة على ما قمت بتسجيله.) توقيعهم يؤكد فقط أنهم حصلوا على المشورة.
الآن ، وهذا أمر بالغ الأهمية ، إذا كنت لا ترى تحسنًا أو إذا استمر الموظف في ارتكاب أخطاء مماثلة ، فعليك مواجهتها. لا تؤجله حتى اجتماع المتابعة التالي. تتبع ما تناولته ومتى.
عندما يفشل كل شيء آخر ، قد يكون الإنهاء هو الخيار الوحيد.
اقرأ أيضا: LAYOFF: التعريف والأنواع
كيفية إنهاء موظف لضعف الأداء
مع استمرار الأداء الضعيف ، إليك كيفية إنهاء الموظف بشكل صحيح:
# 1. قبل الإنهاء ، قم بتسجيل أي صعوبات وتحذيرات.
قبل طرد موظف ، تأكد من توثيق جميع أسباب اختيارك. على سبيل المثال ، ربما قام الموظف باستمرار بتهديد زملائه في العمل. قم بتدوين كل من هذه المواقف لأنها ستساعدك خلال الاجتماع وربما في المحكمة إذا لزم الأمر. قم بتدوين أي تحذيرات أرسلتها إلى موظفك ، مثل مراجعة الأداء السلبية. إن وجود دليل على جهودك في تقديم المشورة لهم بشأن عيوبهم يجعل من السهل عليهم فهم أنك حاولت تحذيرهم قبل اتخاذ قرارك النهائي.
# 2. أحضر أوراقك إلى اجتماع الإنهاء.
قم بإعداد وثائقك قبل بدء الاجتماع. أحضر أي تقييمات للأداء أو تحذيرات مكتوبة أو مراسلات كنت قد أجريتها مع الموظف طوال فترة وجوده معك. هذا يسمح لك بمراجعتها والحصول على دليل على سبب إنهاء عملك.
# 3. قم بإنشاء خطاب إنهاء.
في حين أنه يجب عليك تجنب جعل اجتماع الإنهاء أطول من اللازم ، تأكد من تغطية جميع الأساسيات. قم بإنشاء ورقة انتقالية تسلط الضوء على العناصر الأساسية المتعلقة بإنهائها. كن دقيقًا بشأن المراحل التالية ، مثل آخر يوم عمل ، والراتب النهائي ، والمزايا ، والمشاريع الجارية ، وأيام الإجازات غير المستخدمة. تأكد من أن كل شيء واضح وأن لديهم جميع المعلومات التي يحتاجون إليها قبل انتهاء الاجتماع. اجعلهم يوقعون على اتفاقية الإنهاء وقدم لهم نسخة. يجب أيضًا الاحتفاظ بنسخة في ملف الموظفين.
# 4. عقد الاجتماع في مكان خاص.
اعقد اجتماع الإنهاء في مكان خاص ، مثل مكتبك. تأكد من أن المنطقة التي تختارها خالية من الاضطرابات ولا تخضع للتدقيق. نظرًا لأن هذا موضوع حساس ، فمن الأهمية بمكان التعامل معه على هذا النحو وتزويد الموظف بلطف إجراء المناقشة في مكان خاص.
# 5. انتبه لما سيقولونه.
عندما يتم طرد الموظف ، فقد يتعرض للصدمة أو الإنكار أو الغضب أو الحزن. خذ الوقت الكافي للاستماع إلى ما سيقولونه من أجل التأكد من مشاعرهم الفعلية حول أخبار إنهاء علاقتهم. معرفة كيف يشعرون حيال الموقف يمكن أن يساعدك على الاستجابة بشكل مناسب.
# 6. استفد من قائمة التحقق.
عند الاجتماع مع الموظف ، تنوي الإنهاء ، استخدم قائمة مراجعة إنهاء العمل للحفاظ على تركيزك. يضمن استخدام قائمة التحقق تغطية جميع القواعد الخاصة بك طوال الاجتماع. يجب أن تقدم لك قائمة المراجعة الخاصة بك بشكل أساسي إرشادات حول كيفية إبلاغ الموظف بما يمكن أن يتوقعه منك ومن مؤسستك بشكل قانوني إذا قمت بإنهاء عمله. تعمل القائمة المرجعية أيضًا كتوثيق لما تمت مناقشته في الاجتماع.
# 7. كن متفهمًا.
عند مقابلة الموظف ، كن مهذبًا ومحترمًا. بدلاً من المناقشة ، أخبرهم بقرارك بطريقة حازمة ومحترمة ومهنية. على الرغم من السماح لهم بالمغادرة ، فإن الانتهاء من ملاحظة إيجابية يجعلهم يقدرون الوقت الذي يقضونه مع مؤسستك.
# 8. اسمح لهم باستجوابك.
للموظف الذي تركته الحق في الاستفسار عن قرارك. اسمح لهم بطرح أي أسئلة لديهم حول سبب اختيارك رفضهم والخطوات التالية. نظرًا لأن الناس يتفاعلون بشكل مختلف مع هذا النوع من الأحداث ، فمن الأهمية بمكان منحهم الوقت للتعبير عن أنفسهم. تجنب المناقشة أو الخلاف المحتدم بإعطائهم ردود صادقة.
# 9. عقد اجتماع إنهاء في نهاية اليوم
اختر وقتًا أكثر هدوءًا من اليوم لاجتماع الإنهاء لإظهار الاحترام للموقف والموظف الذي تركته. بدلاً من إنهاء خدمة الموظف في منتصف اليوم ، انتظر حتى انتهاء مناوبته عندما يكون هناك عدد أقل من الأشخاص هناك. هذا يلغي الحاجة إلى الاستفسارات غير المرغوب فيها والعيون التحقيق.
# 10. تغيير حساب الأمان ومعلومات تسجيل الدخول
حتى إذا لم تعد تتيح لهم الوصول إلى أنظمة شركتك ، فقم بتغيير كلمات المرور وتسجيلات الكمبيوتر وأكواد الدخول كإجراء وقائي. إذا كانوا مستائين من إنهاء خدمتهم ، فإن تحديث هذه المعلومات يمنعهم من فعل ذلك بشكل متعمد ، مثل تسجيل الدخول وسرقة المعلومات من شركتك.
رقم 11. بادروا بالتحرك فورًا.
اتخذ حكمك وتحرك بسرعة بعد أن يكون لديك أساس مدروس جيدًا لإنهاء موظف. لأن سبب طردهم هو على الأرجح بسبب تأثيرهم على الشركة أو موظفيك ، ومن الأفضل وضع حد لذلك في أقرب وقت ممكن.
رقم 12. اشكرهم على مساهماتهم
حتى لو تركت موظفًا ، فمن الضروري أن تشكره على مساهماته البارزة طوال فترة وجوده معك. يتيح لك ذلك مغادرة الاجتماع بملاحظة إيجابية بينما توضح لهم أيضًا أنك تقدرهم على الرغم من الاضطرار إلى تركهم يذهبون. قبل أن يذهبوا ، تأكد من أن تتمنى لهم التوفيق وصافحهم.
كيفية إنهاء موظف بسبب سوء الحضور
فيما يلي كيفية إنهاء خدمة الموظف بشكل صحيح بسبب ضعف الحضور:
# 1. أكمل جميع المستندات المطلوبة
إذا كنت تستعد في وقت مبكر ، يمكن أن يصبح اجتماع إنهاء الخدمة أكثر ودية.
اجمع سجلات الحضور وأصدر التحذيرات وأي مستندات داعمة أخرى قد تحتاجها أثناء الاجتماع.
أيضًا ، إذا كان موظفك مشمولاً بخطة صحية جماعية وكان مؤهلاً للتغطية الصحية بعد الإنهاء ، فيجب أن يكون لديك المعلومات اللازمة في متناول اليد.
خطاب الإنهاء هو المستند التالي الذي ستحتاج إليه.
يشرح أساس الفصل ، والذي ستناقشه أيضًا أثناء مناقشة الإنهاء. كما يتضمن معلومات حول الراتب النهائي ، ومكافأة نهاية الخدمة ، ومزايا البطالة ، إن وجدت.
بالإضافة إلى ذلك ، قم بإعداد قائمة مرجعية للفصل تتضمن أي أصول للشركة يجب على الموظف إرجاعها ، مثل بطاقة الهوية والأجهزة والمفاتيح وما إلى ذلك.
# 2. تحدث مع مستشارك القانوني وقسم الموارد البشرية.
من الجيد دائمًا الحصول على مستشار قانوني والتشاور مع قسم الموارد البشرية لديك للتأكد من أن سبب إقالتك مشروع ومتوافق مع سياسة الشركة.
يمكنهم التأكد من أنك تلتزم بقوانين العمل وكذلك قيود التوظيف الخاصة بالولاية.
علاوة على ذلك ، إذا وقعت عقد عمل ، فيمكن لمحاميك القانوني تأكيد شرعيته وتقديم المشورة لك بشأن إجراءات الإنهاء.
# 3. قم بإعداد اجتماع إنهاء.
الخطوة الأخيرة هي إعداد اجتماع إنهاء.
على الرغم من أن الحديث ليس ممتعًا على الإطلاق ولا يوجد وقت مناسب لتوصيل الأخبار، إلا أنه يجب عليك تحديد الموعد بمجرد حصولك على جميع المستندات اللازمة.
كيف ينهي الموظف عقد العمل؟
يجوز للموظف الاستقالة من وظيفته لأي سبب طالما أنه يزود صاحب العمل بإخطار كتابي بنيته في القيام بذلك. يتم تحديد فترة الإشعار باتفاق الطرفين في عقد العمل. بالنسبة لبعض المنظمات ، قد يستقيل الموظف عن طريق إصدار خطاب استقالة أو مصادرة دخل شهر واحد.
كيف تقوم بطرد موظف بلطف؟
حافظ على نبرة الاحترام واجعل تعليقاتك موجزة. لا توجد طريقة مثالية لإقالة موظف ، ولكن إبقاء الأمور قصيرة ولطيفة يمكن أن يساعد. أنت والموظف المطرود لا تريدان أن يستمر الفصل لفترة طويلة جدًا. يجب أن تشرح سبب تركهم وماذا سيحدث بعد ذلك.
هل يمكن إنهاء الموظف دون سابق إنذار؟
يُسمح بالإنهاء بدون إشعار أو الدفع بدلاً من الإشعار إلا في حالات سوء السلوك الجسيم. إن الحاجة إلى إجراء تحقيق تأديبي يتم إجراؤه لهذه الأغراض وفقًا لمبادئ العدالة الطبيعية يتم تسليط الضوء عليها من خلال حقيقة أن إنهاء الخدمة على أساس سوء السلوك يتطلب إثباتًا على سوء السلوك.
هل الإنهاء هو نفس إطلاق النار؟
إذا تم فصلك من وظيفتك ، سينتهي عملك على الفور. يُطلب من صاحب العمل بموجب القانون أن يقدم لك تفسيرًا لفصلك. من الممكن أن تفقد وظيفتك لعدة أسباب ، بما في ذلك السلوك السيئ ، أو ضعف الأداء ، أو ببساطة عدم كونك مناسبًا للفريق أو المنظمة.
هل تحتاج إلى سبب لإنهاء موظف؟
يحق لصاحب العمل إنهاء عمل الموظف لأي سبب أو بدون سبب على الإطلاق بموجب مبدأ "التوظيف حسب الرغبة". ومع ذلك ، يُحظر على أصحاب العمل إنهاء خدمة الموظفين لأسباب غير قانونية أو تمييزية بموجب القانون الفيدرالي أو الخاص بالولاية أو القانون المحلي.
هل من الأفضل الإقلاع عن التدخين أم إنهاء الخدمة؟
هناك فوائد للاستقالة من الوظيفة يجب أخذها في الاعتبار. الميزة الأولى هي أنها تبدو أفضل من تركها في سيرة ذاتية. عندما تترك العمل طواعية ، عليك أن تقرر كيف تنتهي القصة. يمكنك رسم صورة أكثر إيجابية عن مغادرتك لأصحاب العمل المحتملين.
هل يمكنك رفع دعوى إذا كنت مجبرا على الاستقالة؟
يمكن أن تكون ظروف العمل السامة أساسًا لاتخاذ إجراء قانوني إذا جعلت من المستحيل عليك الاستمرار في منصبك. في بعض الحالات ، يمكن التعامل مع الاستقالة بسبب ظروف العمل أو العلاج التي لا تطاق على أنها إنهاء.
ختاما،
قبل إنهاء خدمة الموظف بسبب الأداء السيئ أو سوء الحضور ، هناك العديد من المراحل والمتغيرات التي يجب مراعاتها ، وهي ليست عملية سهلة لأي من الأشخاص المعنيين. ومع ذلك ، مع وجود خطة عمل مدروسة جيدًا ، ومتابعة جيدة ، وصبر ، قد تشعر بالاطمئنان إلى أنك اتخذت الإجراءات اللازمة.
كيفية إنهاء أسئلة وأجوبة الموظف
ماذا أقول عندما تقوم بفصل موظف؟
ابدأ ببيان مباشر لا لبس فيه مثل "تم إنهاء عملك اعتبارًا من اليوم". مهما قلت ، تأكد من عدم وجود مجال للشك. حتى التعبير عن "سيكون بدلًا من" كان "قد يُنظر إليه على أنه سيناريو يمكن للموظف تغييره.
ما هي أنواع الإنهاء الأربعة؟
تشمل الأنواع الأربعة للإنهاء الإنهاء الطوعي ، والإنهاء غير الطوعي ، والإنهاء غير المشروع ، وإنهاء العقد.
هل يمكنك فقط إنهاء عمل شخص ما؟
فقط عندما يرتكب الموظف سوء سلوك جسيم يمكنك إنهاؤه على الفور وبدون أي تحذيرات رسمية. ومع ذلك ، قبل إنهاء عملهم ، يجب أن تكون قد أجريت تحقيقًا شاملاً وتجميع الأدلة الكافية لإثبات الجريمة.
مقالات ذات صلة
