كيف تجعل منظمتك أكثر رقمنة

نحن نعيش في عصر رقمي حيث أصبح التحول الرقمي ضرورة وليس ميزة. لم يعد بإمكان المنظمات اختيار عدم رقمنة نفسها ؛ مزيد من التأخير سيؤدي إلى تركهم وراء الركب ونسيانهم. 

كانت الرقمنة جارية بالفعل عندما دفعتها شعبية الهواتف الذكية ومنصات التواصل الاجتماعي إلى الأمام. بعد ذلك ، ضرب الوباء تمامًا عندما كان كبار المديرين يفكرون في الجداول الزمنية للرقمنة وأرسلوا الجميع يتدافعون لتمكين الاتصالات الرقمية والأتمتة من مواصلة العمليات. 

باختصار ، يعد التحول الرقمي حاجة ملحة ، وتحتاج إلى التكيف في أسرع وقت ممكن للبقاء في صدارة منافسيك.

كيف تجعل منظمتك أكثر رقمية

مشكلة الرقمنة هي حداثتها. لا تعرف معظم المؤسسات كيفية إدخال التكامل الرقمي دون تفكيك كل شيء. نحن نتفهم مخاوفك وأعدنا نصائح لمساعدتك على تحويل مؤسستك وتحسين الأداء.

# 1. استثمر في تقنية السحابة

يعد دمج التكنولوجيا السحابية في إطار العمل التنظيمي الخاص بك أمرًا معقدًا ، ولكنه أيضًا أفضل طريقة لبدء رحلة الرقمنة الخاصة بك. لا تزال العديد من المنظمات تسجل جزءًا من بياناتها على الورق قبل نقل السجلات إلى الكمبيوتر أو لديها أنظمة غير فعالة لإدارة التخزين والمشاركة والاسترجاع.

تقنية السحابة هي شكل متطور من حلول تخطيط موارد المؤسسات وستسمح لك بتخزين جميع البيانات التنظيمية على خادم سحابي. الخادم مرن بشكل لا يصدق وقابل للتخصيص ، لذا يمكنك إعداد هياكل البيانات وأنظمة التخزين لتحسين تنظيم البيانات.

أفضل جزء هو أن ترحيل البيانات إلى الخوادم السحابية سيمنحك خيار دمج البيانات عبر الأقسام. سيمكنك من إزالة أوجه القصور في التنسيق وتبسيط الاتصالات والعمليات.

# 2. تقديم برنامج لمشاركة البيانات

تعد برامج مشاركة البيانات ، مثل Microsoft SharePoint ، مثالية لتخزين البيانات ونقلها. وهي مصممة لتخزين المعلومات ؛ لذلك ، فهي تحتوي على العديد من القوالب القابلة للتخصيص لمساعدتك في توزيع المعلومات ووضع علامة عليها وتنظيمها.

كلما كان برنامج مشاركة البيانات الخاص بك متكاملًا بشكل أفضل ، قل الوقت الذي تستغرقه في نقله بين الأقسام وإنشاء التقارير والتحليلات وتعديل الاستراتيجيات. يمكن الوصول إلى مثل هذه البرامج أيضًا عن بُعد ، مما يسمح لك بمراجعة المعلومات ومشاركتها دون الذهاب إلى المكتب.

# 3. الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر

يعد مسك الدفاتر جزءًا مهمًا من الإدارة التنظيمية ويوفر دعمًا كبيرًا للتشغيل الروتيني للعمليات. المشكلة هي أن هذه العملية تتعامل مع معلومات واسعة النطاق وتحتاج إلى تركيز مخصص لا تستطيع معظم المنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم تحمله. 

بديل رائع هو الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر والسماح لطرف ثالث موثوق به بالتعامل مع العمل نيابة عنك. هناك نوعان من الفوائد الرئيسية لهذا النهج:

1. سيكون لديك فريق من الخبراء المتخصصين في مسك الدفاتر يقومون بهذه المهمة نيابة عنك.
2. ستصبح جميع بيانات مسك الدفاتر الخاصة بك رقمية تلقائيًا لأنها مثالية لمشاركة المعلومات وتحميلها وتوصيل البرامج.

يمكنك أيضًا خفض إنفاقك على توفير مساحة مخصصة لموظفي الحسابات في مؤسستك. على سبيل المثال، أصحاب الكتب زيرو تقديم خدمات مسك الدفاتر عن بُعد ، وسيقوم فريقهم بالاتصال بك من خلال Zoom أو Teams أو برنامج مشابه.

لذا فإن الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر أمر مفيد للغاية.

# 4. إنشاء موقع على شبكة الانترنت

تتمثل الخطوة الأولى للرقمنة الخارجية في تأسيس وجود على الإنترنت. العديد من المنظمات تقع في فخ وسائل التواصل الاجتماعي ، لذا نريد أن نحذرك من ذلك. نعم ، أنت بحاجة إلى وجود على وسائل التواصل الاجتماعي ، لكن هذا ليس بديلاً عن موقع ويب مخصص.

تواصل مع مصممي مواقع الويب ذوي الخبرة واحصل على موقع ويب مُحسّن لتحسين محركات البحث وجذاب من الناحية الجمالية. سيبحث عملاؤك دائمًا عن مصدر موثوق للمعلومات ، وموقع الويب الخاص بك هو المصدر المثالي لذلك.

# 5. تطوير إستراتيجية الوسائط الرقمية

لم يعد التسويق مكتملًا بدون استراتيجية تسويق وسائط رقمية جيدة التنظيم ومتكاملة ومنفذة بشكل مناسب. يستخدم أكثر من 85٪ من إجمالي سكان أستراليا الإنترنت ، لذلك عليك الوصول إليهم على القناة التي يتواجدون عليها.

قم بإنشاء استراتيجية تسويق واتصالات رقمية تعمل على تحسين وصولك وزيادة المشاركة. كلما زاد تفاعل جمهورك ، زادت نجاحك. 

# 6. قم بترقية أمان بياناتك

جعلت الرقمنة المؤسسات عمليات تتسم بالكفاءة والفاعلية وتحسينها بشكل عام. ومع ذلك ، فإنه يأتي مع مجموعة من المخاطر. أدى ارتفاع الرقمنة إلى زيادة الهجمات الإلكترونية التي تستهدف المستهلك أو البيانات المالية الحساسة للمؤسسة.

قم بترقية أنظمة الأمن السيبراني الخاصة بك لتأمين معلوماتك ومنع المتسللين من تعطيل العمليات. لا توجد طريقة أخرى لمنع حدوث خروقات للبيانات ، ويمكن أن يعرضك التراخي للأمان لمخاطر كبيرة.

في المخص:

باختصار ، تعد التكنولوجيا السحابية ، والأمن السيبراني ، وتخزين البيانات الرقمية ، وما إلى ذلك ، ضرورية للتحول الرقمي. نأمل أن تكون قد وجدت توصياتنا مفيدة وتعتمد على هذه المعلومات عند البحث عن حلول الرقمنة لمؤسستك.