لا يخفى على أحد أن المؤسسات تستخدم أدوات إدارة متنوعة للحفاظ على مستنداتها منظمة جيدًا ، ومن الأدوات المستخدمة في الشركات للوثائق أنظمة إدارة الملفات. تأتي معظم أنظمة إدارة الملفات مع العديد من الفوائد التي ستكون مفيدة لكل من الشركات الكبيرة والصغيرة الحجم. هذه أداة مهمة يمكن أن تساعد في إدارة الوظائف العامة للشركة. سيساعد أيضًا في تنظيم البيانات والملفات وترتيبها بشكل فريد. في هذه المقالة ، سنقدم نظرة ثاقبة على نوافذ نظام إدارة الملفات ، وإدارة ملفات المستندات ، وما يستلزمه نظام إدارة الملفات.
يوفر نظام إدارة الملفات الوصول إلى المستخدمين ، مثل أذونات الملفات والقدرة على وضع قيود على الملفات. يعد نظام إدارة الملفات ضروريًا لجميع أنواع مؤسسات الأعمال ، ولكن ما هو نظام إدارة الملفات؟ في هذه المقالة ، سنقدم نظرة ثاقبة حول ماهية نظام إدارة الملفات ، وتعريفاته ، وأنواعه ، وأمثلة ، والمزيد.
ما هو نظام إدارة الملفات
يمكن أيضًا تسمية نظام إدارة الملفات (FMS) بمدير الملفات. إنه جهاز يمكن أن يساعد في تخزين الملفات وتنظيمها وتسميتها في النظام. ستوفر هذه العملية للمستخدمين وصولاً سهلاً إلى المستندات من خلال تسهيل العثور عليها. نظام إدارة الملفات مفيد للجميع. إنه ببساطة يجعله أسهل في الاستخدام. على عكس إدارة الملفات الفعلية ، يمكن لنظام إدارة الملفات العمل من أي مكان. كما أنه يوفر أمانًا أعمق وأفضل للبيانات والمعلومات الخاصة بها.
نظام إدارة الملفات فريد من نوعه لتنظيم المستندات رقميًا. بينما يؤدي تخزين الملفات رقميًا إلى تسهيل تحديد موقعها. من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية ، ستجد الملفات التي تطلبها ويمكنك أيضًا إجراء تغييرات عليها أو تقييد وصول الآخرين إليها.
لا يمكن تشبيه أنظمة إدارة الملفات بإدارة الملفات المادية ، لأنه مع أنظمة إدارة الملفات ، ستتمكن أنت وموظفيك من الوصول إلى البيانات بغض النظر عن موقعك ووقتك. لا يتعرضون لمخاطر أكبر للتدمير أو الضياع. بدلاً من ذلك ، يمكنك تشفير ملفاتك وجعلها في متناول عدد قليل من الأشخاص. تساعد أنظمة إدارة الملفات المؤسسات على ترتيب المستندات والبيانات وتسهيل الوصول إليها في أي وقت.
يعمل كجهاز صيانة ملفات لأنظمة الكمبيوتر (windows). يساعد في إدارة الملفات للمؤسسات وهو مناسب أيضًا للاستخدام الشخصي. تقوم معظم المؤسسات بتخزين بياناتها في نظام هرمي جيد التفصيل باستخدام أدلة مكونة (مجلدات ثانوية) وأدلة فرعية (مجلدات فرعية).
عادةً ما تتم إدارة الملفات باستخدام هذه الأدلة / المجلدات. أسفل الدلائل المكونة ، يمكن أن يكون لديك العديد من الدلائل الفرعية ، وهذا سيبقيها منظمة بشكل جيد.
ما هي أنواع إدارة الملفات؟
هناك ثلاثة أنواع أساسية من إدارة الملفات. لكل نوع من أنواع إدارة الملفات هذه طرقًا مختلفة لإدارة الملفات لأي غرض تريد القيام به.
فيما يلي أنواع إدارة الملفات:
# 1. إدارة الملفات العلائقية:
هذا نوع من إدارة الملفات الذي يرتب ويدير المستندات / البيانات على العلاقة الحالية بين البيانات المحفوظة في كل ملف. إنها طريقة أسهل لتنظيم البيانات.
تستخدم العديد من المؤسسات إدارة الملفات الارتباطية لإدارة الملفات المحفوظة على نظام الكمبيوتر واستردادها واستعادتها والبحث عنها.
# 2. إدارة ملفات الشبكة:
هذا نوع من إدارة الملفات يعمل كعميل لبروتوكول الوصول إلى الملفات عن بعد. باستخدام إدارة ملفات الشبكة ، سيكون لديك حق الوصول إلى الملفات الموجودة على الخادم. من الأفضل أيضًا تنظيم الملفات بناءً على مكان وجودها على نظام الكمبيوتر.
# 3. إدارة الملفات الهرمية:
تعتبر إدارة الملفات الهرمية مثالية لإدارة وتنظيم الملفات ، على الرغم من إمكانية استخدامها على أجهزة كمبيوتر Macintosh. يقوم هذا النوع من إدارة الملفات بترتيب الملفات باستخدام الدلائل المكونة والأدلة الفرعية الخاصة بها. سيساعد إنشاء مجلد رئيسي واحد وامتلاك أدلة فرعية متنوعة على تنظيم الملفات بطريقة أكثر قابلية للبحث.
ما هو أفضل نظام لإدارة الملفات؟
قد يكون البحث عن أفضل نظام لإدارة الملفات مضيعة للوقت لأن معظم هذه البرامج توفر أفضل الخدمات مثل السعر المرن والواجهة السهلة والأمان وغير ذلك الكثير. ومع ذلك ، في هذه النظرة العامة ، سنناقش بعضًا من أفضل أنظمة إدارة الملفات بالنسبة لك.
# 1. مايكروسوفت شيربوينت:
قم بزيارتنا مايكروسوفت شيربوينت
يظل Microsoft SharePoint أفضل نظام لإدارة الملفات. له ميزات فريدة تجعله يبرز كتطبيق. يأتي مزودًا بأدوات تعاون تمكن مستخدمين أو أكثر من العمل بشكل مؤسسي على مستند في نفس الوقت.
تستخدم معظم المؤسسات Microsoft SharePoint لإنشاء حقول بيانات أولية مخصصة على جميع الملفات المحفوظة في النظام. للاستمتاع بجميع ميزاته ، قد تتم مطالبتك ببعض التدريب. ومع ذلك ، فإنه يحتوي على واجهة سهلة.
# 2. Rubex بواسطة eFileC Cabinet:
قم بزيارتنا مجلس الوزراء
يعد eFileCabin من أفضل أنظمة إدارة الملفات المناسبة لجميع المستخدمين. إنه غير مكلف ويقدم بعضًا من أفضل الميزات التي ستساعدك على تنظيم مستنداتك دون أي متاعب.
يحتوي eFileC Cabinet على واجهة سهلة الاستخدام تسهل على المستخدمين الجدد. إنه برنامج قائم على السحابة يمكن الوصول إليه عن بُعد.
هذا جيد لأنه يمكنك بسهولة إدارة مستنداتك من أي مكان.
# 3. ملفات M:
يقدم M-file بعضًا من أفضل الميزات لإدارة الملفات. لن يحمي ملف m ملفاتك فحسب ، بل يوفر أيضًا أمانًا لمستنداتك. إنه موثوق ويساعد على رقمنة المستندات المادية المتعددة.
تتميز ملفات M بواجهة بديهية وسهلة الاستخدام تحافظ على تنظيم المستندات جيدًا. باستخدام هذا النظام الأساسي ، يمكنك إدارة مستنداتك دون عناء. كما يأتي مع ميزات مثل عملية الاسترداد والتحكم في الإصدار ووصف البيانات الوصفية وسير العمل الآلي.
ما هي أهمية 3 لإدارة الملفات؟
سواء كانت صغيرة أو كبيرة ، فإن إدارة الملفات ضرورية لأي مؤسسة تجارية. إدارة الملفات تجعل عمل المكتب أسهل بكثير.
هنا أهمية إدارة الملفات:
# 1. ملفات جيدة التنظيم:
تدور إدارة الملفات في الغالب حول تنظيم الملفات بطريقة يمكن الوصول إليها بسهولة. من أهم أهمية استخدام إدارة الملفات إنشاء ملفات جيدة التنظيم. تعمل إدارة الملفات بشكل منهجي على تحسين وتنظيم المستند جيدًا.
باستخدام أنظمة إدارة الملفات ، يمكنك بسهولة تحويل مستنداتك إلى صيغة رقمية دون صعوبة كبيرة. ويمكنك أيضًا العثور عليها بشكل أسرع من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية.
يمكنك أيضًا إنشاء ملفات أو حذفها أو استردادها أو تخزينها أو تحريرها باستخدام أدوات إدارة الملفات.
# 2. حماية:
تهتم العديد من الشركات بأمان مستنداتها المهمة. ومع ذلك ، باستخدام نظام إدارة نظام الملفات ، يمكنك حماية ملفاتك الإلكترونية.
يمكنك بسهولة تقييد الوصول غير المصرح به إلى ملفاتك أو تشفير مستنداتك. سيؤدي القيام بذلك إلى حماية مستنداتك من التلف أو الحذف.
# 3. زيادة الإنتاجية:
لن تؤدي إدارة الملفات إلى زيادة الإنتاجية في المؤسسة فحسب ، بل ستزيد أيضًا من الموارد وخفض التكاليف. تجعل أنظمة إدارة الملفات العمل أسهل وتساعد في إدارة الوقت. مع إدارة الملفات ، أصبحت إدارة الملفات الرقمية أسهل وأسرع.
من بين فوائد إدارة ملف الاستيراد القدرة على زيادة إنتاجيتنا.
ما هي خطوات التقديم الأساسية الخمس؟
من الضروري اتباع خطوات التسجيل. ومع ذلك ، فيما يلي خطوات التقديم الأساسية الخمس:
- التقديم حسب الموضوع أو الفئة
- ملء حسب الترتيب الأبجدي
- التسجيل بالترتيب العددي
- التعبئة حسب المكان / الترتيب الجغرافي
- ملء حسب التواريخ / كروني
ما هي المكونات الرئيسية لإدارة الملفات؟
ستساعد إدارة الملفات على زيادة إنتاجية المنظمة. ومع ذلك ، لتحقيق ملفات جيدة التنظيم ، من الضروري فهم مكون إدارة الملفات. فيما يلي المكونات الرئيسية لإدارة الملفات:
# 1. أسماء الملفات والمجلدات الصحيحة:
لإدارة الملفات بشكل مثير للإعجاب ، يجب عليك إدخال الملفات الصحيحة وأسماء المجلدات الخاصة بها بطريقة منظمة جيدًا. إن توفير أسماء دقيقة سيجعل العثور عليها أسهل بكثير وأسرع. تعتبر أسماء الملفات والمجلدات حاسمة عندما يتعلق الأمر بإدارة الملفات.
# 2. الدلائل / المجلدات:
الدلائل هي عنصر حاسم في إدارة الملفات. في حين أنه قد يكون من المهم إدخال أسماء المجلدات بشكل صحيح ، فمن المهم أيضًا أن يكون لديك عرض واضح للعدد الإجمالي للمجلدات التي ستحتاجها مؤسستك.
يمكنك أيضًا تنظيم الملفات والأدلة بتنسيق هرمي.
أيضًا ، يجب أن يكون لديك المزيد من المجلدات التي يمكن أن تغطي جميع ملفاتك في أدلة مكونة (مجلد ثانوي) وأدلة فرعية (مجلدات فرعية). هذا بالتأكيد سيجعل العثور عليهم أسهل.
# 3. ملف التخزين:
تخزين الملفات هو عنصر مهم في إدارة الملفات. يمكنك بسهولة تنظيم ملفاتك في عدة مجلدات ، وحفظها على نظام التخزين أو باستخدام أنظمة إدارة الملفات. يمكنك أيضًا استعادة الملفات المفقودة من نظام تخزين الملفات.
أمثلة على نظام إدارة الملفات
فيما يلي أمثلة لأنظمة إدارة الملفات:
- التفاح على iCloud
- Dropbox
- eFileC Cabinet
- إدارة الملفات مع كانتو
- في Google Drive
- ملفات م
- مايكروسوفت OneDrive
- مايكروسوفت شير
- مجتمع ميزة VIENNA
نظام إدارة ملفات المستندات
نظام إدارة ملفات المستندات هو نظام تخزين قائم على السحابة. إنه حل برمجي مؤتمت مناسب لرقمنة المشاريع واستعادتها واعتمادها ووضع علامات عليها وإكمالها وتأمينها وتنظيمها باستخدام نظام الملفات.
يعمل نظام إدارة ملفات المستندات بشكل أسرع ، ويمكنه توفير تغطية كاملة لمستنداتك. ستساعدك معظم برامج DMS في توفير الموارد والوقت والتكاليف والعمالة ، كما تساعد أيضًا في تنظيم مستنداتك بطريقة جيدة التنظيم.
يوفر نظام إدارة ملفات المستندات طرقًا مختلفة لفهرسة الملفات. إنه ليس مثاليًا فقط لتحديد تنسيقات الملفات المختلفة ، ولكنه يسهل أيضًا العثور على المستندات ومشاركتها وتحريرها. يمكن استخدامه لأتمتة المستندات والملفات.
هناك العديد من الفوائد المرتبطة باستخدام نظام إدارة ملفات المستندات ، والذي يتضمن بيانات آمنة مثل معايير التشفير المتقدمة ، والأمان من الدرجة الأولى للمستندات ، وتخزين النسخ الاحتياطي الكبير للمستندات ، وتخزين البيانات الآمن ، والمزيد.
نظام إدارة الملفات Windows
أنظمة إدارة ملفات Windows هي خدمات مدمجة في نظام التشغيل تسهل إدارة ملفات الكمبيوتر.
يساعد برنامج نظام إدارة الملفات أو Windows في تنظيم الملفات والعثور عليها وترتيبها وتصفحها وتوفير مزيد من المعلومات حول الملفات. كما أنها تعمل على مجموعات كبيرة من الملفات وتساعد نظام التشغيل بعدة طرق لإبقائها منظمة بشكل جيد.
أنظمة النوافذ هي جهاز افتراضي لإدارة الملفات يكون دائمًا على النظام. نظام إدارة الملفات هو مدير ملفات في نظام التشغيل windows. يمتلك مدير الملفات الافتراضي هذا قدرة محدودة على الملفات ، وهذا هو سبب دعمه غالبًا بأدوات أنظمة إدارة المستندات. أدوات إدارة ملفات النوافذ الأخرى هي Double Command و SharePoint و excel و google desktop والدلائل وغيرها. ومع ذلك ، في أنظمة Mac ، ستجد جهازًا مثل "finder".
ومع ذلك ، يمكن لأدوات نظام إدارة المستندات المتقدمة المساعدة في تنظيم ملفاتك المهمة بطرق منظمة بشكل جيد ، مما سيجعل الوصول إليها أسرع وأسهل لك ولموظفيك. لأن DMS لديه سعة أكبر من مدير الملفات الافتراضي ويوفر أيضًا خيارات أكثر تقدمًا مثل صيانة الملفات وتنظيمها في الدلائل.
وفي الختام
أنظمة إدارة الملفات هي مجموعة أدوات أساسية للتنظيم السلس للملفات. لا يقتصر على أصحاب الأعمال وحدهم حيث يمكن أن يكون للاستخدام الشخصي.
سيساعدك العثور على أفضل نظام لإدارة الملفات في ترتيب وتنظيم ملفاتك بطريقة يمكن لأي شخص تمنحه الوصول إليها. كما أنها فعالة من حيث التكلفة وسهلة الاستخدام. نأمل أن تكون هذه النظرة العامة مفيدة لبحثك.
الأسئلة الشائعة حول أنظمة إدارة الملفات
هل يمكن للشركات الصغيرة استخدام نظام إدارة الملفات؟
نعم ، يمكن للشركات الصغيرة استخدام أنظمة إدارة الملفات لملفاتها.
هل أنظمة إدارة الملفات مطلوبة مع مدير ملفات افتراضي؟
نعم ، سيساعدونك في تنظيم نفسك بطريقة يسهل الوصول إليها وسيوفرون ميزات أكثر تقدمًا.
{
“context”: “https://schema.org” ،
"type": "FAQPage" ،
"الكيان الرئيسي": [
{
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "هل يمكن للشركات الصغيرة استخدام نظام إدارة الملفات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
نعم ، يمكن للشركات الصغيرة استخدام أنظمة إدارة الملفات لملفاتها.
"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "هل هناك حاجة إلى أنظمة إدارة الملفات مع مدير الملفات الافتراضي؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
نعم ، سيساعدونك في تنظيم نفسك بطريقة يسهل الوصول إليها وسيوفرون ميزات أكثر تقدمًا.
"
}
}
]}
