إدارة النفقات: التعريف وأفضل 13 برنامجًا لإدارة النفقات

في العالم الرقمي الذي نعيش فيه ، جعل نظام النقل الذي أحدثته التكنولوجيا السفر أمرًا سهلاً ، خاصة بالنسبة للشركات. سيقودنا هذا الدليل إلى برنامج إدارة النفقات والنظام والحلول والشركات المعنية.

إدارة حساب

إدارة النفقات هي نظام تستخدمه الشركة لمعالجة ودفع ومراجعة النفقات التي يبدأها الموظف. قد تشمل هذه النفقات أيضًا ، على سبيل المثال لا الحصر ، نفقات السفر والترفيه.

علاوة على ذلك ، يزداد سفر رجال الأعمال في العالم الرقمي اليوم ، بفضل راحة النقل التي توفرها التكنولوجيا الحديثة. وفي الوقت نفسه ، فإن إدارة النفقات مطلوبة من أجل معالجة جميع النفقات المتكبدة نتيجة سفر الشركات.

ومع ذلك ، عندما يكون المسافرون من رجال الأعمال على الطريق نيابة عن شركتهم لأسباب تجارية. قد يتحملون تكاليف إضافية مثل السكن والنقل والوجبات وما إلى ذلك ، والتي يتحملها عادةً صاحب العمل.

أهمية إدارة المصاريف

بشكل عام ، للبقاء في العمل ، يجب أن تكون جميع الشركات قادرة على دفع فواتيرها في الوقت المحدد ، وإحدى هذه الفواتير هي نفقات الموظفين. ومع ذلك ، ستكون إدارة النفقات دائمًا أمرًا بالغ الأهمية لأي شركة لديها موظفين يجرون أعمالًا خارج المكتب. يمكن أن يكون شيئًا بسيطًا مثل أن يكون مدير المبيعات الخارجي الذي يدفع مقابل غداء العميل موثقًا وقبولًا وسداده.

وبالتالي ، يمكن للشركات التي لديها أنظمة فعالة لإدارة النفقات أن تصدر هذه التعويضات بسرعة وبدقة. لا يحب الموظفون الاضطرار إلى الانتظار شهورًا بعد تكبد مصروفات ليتم تعويضها.

ما هو برنامج إدارة المصاريف؟

يعمل برنامج إدارة النفقات على تبسيط وتنظيم إدخال نفقات الشركة ، ويزيل المسارات الورقية ، ويقلل من الجهد الإداري. ثانيًا ، يوفر برنامج إدارة النفقات أيضًا للمسؤولين رؤية كاملة وتتبع استخدام الموظف للموارد المالية للشركة. علاوة على ذلك ، يقوم برنامج إدارة النفقات بفحص إجمالي النفقات ، ويكتشف خيارات خفض التكاليف ، ويحد من الإنفاق المفرط. بالإضافة إلى ذلك ، يتم دمج برامج تتبع الوقت وبرامج إدارة السفر وبرامج المحاسبة وبرامج إدارة القوى العاملة بشكل روتيني مع برنامج إدارة النفقات.

أفضل برامج إدارة النفقات

يوجد أدناه برنامج لإدارة النفقات يجب أن تفكر فيه. اقرأ لأنه سيساعدك بالتأكيد وعملك.

# 1. برنامج إدارة النفقات SAP Concur

SAP Concur هي المورد الرائد عالميًا لحلول إدارة السفر والنفقات والفواتير. علاوة على ذلك ، يوجه هذا البرنامج العمال خلال كل رحلة. يتم إدخال الرسوم بسهولة في تقارير المصاريف ، وتكون أذونات الفواتير مؤتمتة. علاوة على ذلك ، يمكن للشركات أن تعرف بالضبط ما تنفقه من خلال دمج البيانات في الوقت الفعلي واستخدام الذكاء الاصطناعي لتدقيق 100٪ من المعاملات. ومع ذلك ، تقلل حلول Concur من الإجراءات التي تستغرق وقتًا طويلاً من الماضي ، وتجعل مهمة اليوم أسهل ، وتساعد الشركات في الأداء في ذروتها على أساس ثابت.

# 2. برنامج إدارة النفقات Expensify

بشكل أساسي ، يسمح لك Expensify بمراقبة الإنفاق ودفع الفواتير وإرسال الفواتير وتخطيط السفر بسهولة. علاوة على ذلك ، من خلال المسح الضوئي غير المحدود للإيصالات ، يمكنك التقاط صورة لأي إيصال وستقوم تقنية SmartScan الخاصة بـ Expensify بجمع المعلومات. والأفضل من ذلك ، يمكنك شراء بطاقة Expensify وداعًا للإيصالات للأبد.

يقوم برنامج إدارة النفقات أيضًا بوضع علامات على نفقات العمل وتحميلها للحصول على موافقة بسيطة ، وسداد التكاليف في اليوم التالي ، والمزامنة التلقائية. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم Expensify باستخراج المعلومات من فواتير الموردين ويوافق عليها ويدفعها تلقائيًا. ثم قم بإنشاء وإرسال الفواتير أثناء تحصيل المدفوعات والمزامنة تلقائيًا مع برنامج المحاسبة الخاص بك. أخيرًا ، سيقوم الخبراء بترتيب رحلات الطيران والفنادق والسيارات الخاصة بك في دردشة واحدة.

3.برنامج إدارة نفقات الرحلات

هذا البرنامج هو منصة T & E القائمة على السحابة. بالإضافة إلى الجمع بين التكنولوجيا الرائدة في الصناعة وخدمة وكالات السفر الأفضل في فئتها. وبالتالي ، سرعان ما أصبح المعيار لإدارة السفر والإنفاق للشركات. TripActions ، التي يثق بها مديرو السفر والفرق المالية ، في أكثر من 4,000 شركة حول العالم. يستخدم معلومات الوقت الفعلي لمراقبة سلامة الموظفين المسافرين ، والحد من التكاليف ، وتوفير الوقت.

# 4. برنامج Emburse Certify لإدارة النفقات

تجمع Emburse بعضًا من أفضل أتمتة العمليات المالية الموثوق بها في العالم. كجزء من عرض المنتج. تتعهد Emburse Certify بتجسيد العمل مع توفير إدارة النفقات والحسابات المستحقة الدفع وعلاجات سفر الأعمال للمؤسسات المتنامية. وفي الوقت نفسه ، Certify Expense هو برنامج لإدارة النفقات والسفر عبر الإنترنت. الشركات التي ترغب في أتمتة الإجراءات اليدوية بسرعة بينما تتلقى أيضًا دعمًا تنظيميًا ونهائيًا ممتازًا مجانًا. بالإضافة إلى ذلك ، توفر Certify مجموعة واسعة من عمليات الدمج وحجز السفر والمساعدة المباشرة لجميع المستخدمين.

# 5. برنامج إدارة Pleo

Pleo هو تطبيق الاستثمار التجاري الذي يستحقه فريقك. بالإضافة إلى بطاقات العمل الذكية والبرامج التي تساعدك على تتبع ودفع النفقات والفواتير وغير ذلك الكثير.

# 6. برنامج إدارة Zoho

Zoho Expense هو حل ويب. التي تمكن الشركات من إدارة السفر والإنفاق للعمل بنجاح. ومع ذلك ، تركز Zoho Expense على أتمتة محاسبة النفقات من الاستلام إلى الميزانية العمومية ، مما يوفر للمؤسسات قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد. تسهل Zoho Expense أيضًا سفر الشركة وحجزها ، وثانيًا ، تفرض تصاريح متعددة المستويات ، وأخيراً تدير المدفوعات المقدمة. وبالتالي ، يتم تقليل التكاليف غير المباشرة مع تقارير المصروفات اليدوية بشكل كبير بفضل قدرة Zoho Expense على تبسيط الموافقة والعمليات الأخرى. أخيرًا ، تساعد قواعد وحدود الإنفاق القوية والتحليلات جميعها في الحفاظ على قيود الإنفاق مشددة.

# 7. برنامج إدارة نفقات Brex

هل تريد القوة الشرائية والسيطرة؟ توفر بطاقات شركة Brex كلا الأمرين. أطلق العنان للمتطلبات الأقل والمكافآت المثالية والتحكم المتكامل في الإنفاق. في الأساس ، يعتقد 94 في المائة من العملاء أن بريكس يهتم بنجاح أعمالهم. ويقول 95 في المائة من العملاء إن التحول إلى خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي أمر بسيط. بالإضافة إلى 98 في المائة من عملائنا الذين تفاعلوا مع فريق دعم العملاء المباشر وجدوا أنهم ودودون ولطفاء. 

# 8. Emburse برنامج إدارة نفقات العداد

نشر ومراقبة تكاليف الموظفين في الوقت الحقيقي. لا مزيد من تقارير النفقات أو اكتناز الإيصالات. Emburse abacus احصل على النفقات فور حدوثها من أجل الرؤية الكاملة للإنفاق. كما أنه ينشئ قواعد توجيه موافقة مخصصة لكل حساب وأتمتة سياسة النفقات لتقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة. وبالتالي ، فإن الواجهة البسيطة والأنيقة تزيل الفوضى وتطالب الموظفين فقط بما هو مطلوب ، مع تنظيم المصروفات وفرزها في تقارير عند تقديمها.

# 9. برنامج إدارة Paylocity

تتيح منصة البرامج الشاملة لدينا لمتخصصي الموارد البشرية إدارة المهام اليومية بسهولة في كشوف المرتبات والمزايا والمواهب وإدارة القوى العاملة. ولكن ما يميزنا هو أن تقنيتنا تدعم ثقافة تهتم بصدق بنجاح عملائنا. سيبيع مقدمو الخدمات لك منتجًا. من ناحية أخرى ، فإن الشريك يهتم بك وبعملك بصدق. يأخذ الشريك الوقت الكافي للتعرف عليك وفهم احتياجاتك. نتعاون معك لتحديد أفضل الحلول التي ستفيد عملك اليوم بينما تمهد الطريق لغد أفضل. وغدا كل شيء عن فريقك. كل شيء يساعدك على تحقيق أهدافك.

# 10. برامج إدارة مصاريف الويب

كشركة عالمية رائدة في توفير برامج السفر عبر الإنترنت وإدارة الإنفاق للشركات من جميع الأحجام في أكثر من 70 دولة. تفي مصاريف الويب بالعمليات اليدوية التالية ، وتحسن رؤية الإنفاق ، وتتجنب الأخطاء ، وقد ثبت أنها تركز على توفير الوقت والمال للشركات. يعتبر حل إدارة المصروفات الخاص بنا في صميم مجموعتنا وقد ثبت أنه يقلل من إنفاق T&E بنسبة تصل إلى 30٪.

رقم 11. برنامج Fyle لإدارة النفقات

لقد تغير الوضع في العقود الثلاثة الماضية ، وكذلك إدارة مصروفات الوقت. ابتكر Fyle طريقة جديدة وبسيطة لإعداد تقارير النفقات في الوقت الفعلي. لذلك ، يرسل العمال التكاليف أثناء التنقل باستخدام التطبيقات التي يستخدمونها كل يوم ، مثل Gmail و Outlook و Slack و WhatsApp ومعرض الهاتف. ومع ذلك ، لا يتم إرسال جميع النفقات إلا بعد التحقق من وجود انتهاكات للسياسة. هذا يعني أنه يتم إخطار الموظفين مباشرةً داخل هذه التطبيقات إذا انتهكوا أي سياسات للشركة.

رقم 12. برنامج إدارة النفقات منحدر

كخدمات مالية مصممة لتوفير المال والجهد. وفي الوقت نفسه ، Ramp هو حل برمجي 5 في 1 يجمع بين بطاقات الشركات وإدارة النفقات ودفع الفواتير والمحاسبة وإعداد التقارير في حل واحد بسيط. ماذا بعد؟ علاوة على ذلك ، أصبحت Ramp سريعًا بطاقة الأعمال الأسرع نموًا في أمريكا والبرنامج المصنف رقم 1 نظرًا لنهجها الفريد في الخدمات المالية.

# 13. برامج إدارة Divvy

قامت Divvy بدمج برامج إدارة التكاليف السلسة مع البطاقة. لذلك لن يضطر المستخدمون إلى التعامل مع تقرير مصاريف آخر. مع Divvy ، يمكنك الاستفادة بشكل أسرع من الإفصاح عن النفقات ، والميزانيات القابلة للتنفيذ ، ومنصة واحدة لإعطاء رؤية حقيقية في جميع التكاليف .. علاوة على ذلك ، استعد لممارسة المزيد من التحكم وتحسين إدارة الإنفاق. 

أنواع برامج إدارة النفقات الموجودة

بعض برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات لديها بدائيةy وظائف إدارة الإنفاق. التي غالبًا ما تكون غير مناسبة للشركات التي بها عدد كبير من الموظفين المتنقلين. ومع ذلك ، فإن هذه الأنظمة مفيدة لتوحيد بيانات إدارة النفقات ، ولكنها غير مناسبة لموافقات الإنفاق أو التتبع أو المراقبة.

# 1. برنامج إدارة مستقل

منفصل عن الأنظمة الأخرى ، هناك برنامج مستقل لإدارة النفقات. علاوة على ذلك ، يركز هذا النوع من البرامج فقط على إدارة النفقات ولديها قدرة قليلة أو معدومة لإدارة السفر. علاوة على ذلك ، عادةً ما يتم توفير التكامل مع برامج إدارة السفر وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات وبرامج المحاسبة من قبل البائعين.

# 2. السفر والنفقات

يمكن تضمين برامج إدارة المصاريف في حلول السفر والنفقات. وبالتالي ، يمكن أن تكون بمثابة حزمة منفصلة لا يمكن شراؤها واستخدامها إلا كنظام واحد. ومع ذلك ، فإن الشركات التي تقدم منتجات متميزة لإدارة السفر والنفقات تميل إلى تجميعها في مجموعات للشركات التي تتطلب كلا النوعين من القدرات.

نظام إدارة المصاريف

نظام إدارة النفقات هو برنامج ينظم معظم عمليات استرداد تكاليف العمال. علاوة على ذلك ، يلغي البرنامج الحاجة إلى الورق ، ويقلل من مقدار الوقت الذي يقضيه في إدارة الإنفاق ، ويقلل من الأخطاء.

ماذا يفعل نظام إدارة النفقات

• أولاً ، يمكن لهذا النظام إجراء تسجيل وتتبع وتفويض ورسوم نفقات الموظفين القابلة للاسترداد. يعمل برنامج إدارة النفقات جنبًا إلى جنب مع نظام إدارة الشركة لضمان عدم تجاوز النفقات المعتمدة (أو غير المعتمدة).

• ثانيًا ، يوفر نظام إدارة المصروفات أيضًا أدوات تحليلية تساعد الشركة. من أجل اتخاذ قرارات أفضل بشأن النفقات المستقبلية والإبلاغ عن أي تغييرات ضرورية في السياسة. أخيرًا ، من خلال الإبلاغ ببساطة عن جميع النفقات ، يساعد النظام المؤسسات في الحفاظ على الامتثال والمساءلة.

• بشكل دقيق ، يتم الجمع بين برامج إدارة النفقات مع تخطيط موارد المؤسسات أو نظام المحاسبة له مزايا كبيرة. لسبب واحد ، أنه يلغي الحاجة إلى أن يقوم قسم الحسابات بإدخال بيانات تقرير المصروفات يدويًا أو تحميلها. وبالتالي توفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء. علاوة على ذلك ، يتم جدولة المصروفات على الفور للدفع بمجرد قبولها ، مما يؤدي إلى سداد سريع للموظفين.

• أخيرًا ، يؤدي دمج تقرير المصروفات وبيانات تخطيط موارد المؤسسات أيضًا إلى تحليل أكثر شمولاً في جميع فئات الإنفاق. بما في ذلك حسب المنطقة أو العلامة التجارية أو قطاع الأعمال الآخر. التكامل ، على سبيل المثال ، يمكّن مقدمي الخدمات من ربط الرسوم بسهولة أكبر بالمشاريع الفردية. الحد من المشكلات المتعلقة بكيفية تقسيم الإنفاق أو العميل الذي يجب أن يُدفع له.

فوائد حلول نظام إدارة النفقات 

سواء كنت ترغب في تعزيز الكفاءات التشغيلية عن طريق تثبيت حلول جديدة تتكامل بشكل أفضل مع ERP الحالي (تخطيط موارد المؤسسة). هناك مزايا كبيرة لأتمتة تقرير نفقات شركتك كحلول لنظام إدارة النفقات

• يعد الوصول إلى جميع نفقات الاتصالات أحد حلول إدارة النفقات.
• من خلال مراقبة الفواتير بانتظام ، يمكنك التخلص من الأخطاء أو الرسوم غير الصحيحة.
• تحسين العمليات التجارية من خلال الاستفادة بشكل أفضل من وقت الموظفين.
• قم بتحسين دقة مراقبة الإنفاق وإعداد التقارير والميزانيات.
• تجنب تكبد الرسوم والعقوبات المتأخرة للفواتير غير المسددة.
• قم بتحليل الاستخدام للتأكد من أنه يمكنه التعامل مع الحجم مع إبقاء التكاليف تحت السيطرة.

شركات إدارة المصاريف

فيما يلي شركات إدارة نفقات الاتصالات 

• أسينتينيل
• أفوتوس
• حلول نقطة التحكم
• رؤية الفاتورة
• إدارة مصاريف MBG للشركات
• خط الربح
• حلول برمجيات Quickcomm
• ريفمين
• Symphony حلول إدارة الإنفاق لشركات المصاريف

كيف يمكنني إدارة مصاريفي بشكل أفضل؟

الطرق التالية هي طرق لإدارة نفقاتك بشكل أفضل:

• ضع ميزانية شخصية
• تتبع إنفاقك
• حفظ للتقاعد
• حفظ لحالات الطوارئ
• خطة لسداد الديون
• إنشاء عادات ائتمانية جيدة
• تحسين عقلية أموالك

ما هي أداة إدارة المصاريف؟

أحد الأمثلة على التطبيق الذي يبسط عملية الاستلام إلى السداد هو برنامج إدارة المصروفات. بمساعدة هذا البرنامج ، يمكن للشركات إدارة حجوزات الرحلات ، وأتمتة تقديم تقارير النفقات ، وتسريع الموافقات ، وتسريع عمليات السداد ، ومراقبة مطالبات النفقات في الوقت الفعلي.

كيف تعمل إدارة المصاريف؟

تستخدم الشركات من جميع الأحجام نظام إدارة النفقات لتتبع الإنفاق ومعالجة المدفوعات وتسجيل نفقات الموظفين. يتضمن ذلك العمليات الداخلية ، والمبادئ التوجيهية ، وتقارير النفقات التي تحدد كيف ستدفع المنظمة نفقات عمالها.

لماذا تعتبر إدارة المصاريف مهمة؟

تعمل برامج إدارة النفقات على زيادة الدقة ، والتي لها فائدة إضافية تتمثل في تسريع سداد مدفوعات الموظفين. قد يقوم الموظفون ، على سبيل المثال ، بإدخال البيانات بشكل غير صحيح عند معالجة النفقات يدويًا. يمكن استرداد البيانات من الحسابات المصرفية ومعاملات بطاقات الائتمان عبر برنامج إدارة النفقات.

ما هو الفرق بين التكلفة والمصروفات؟

تعتبر التكلفة والمصروفات مصطلحات مميزة لأن التكلفة تحدد المصروفات بينما تتعلق المصاريف باستخدام البضائع المشتراة. نظرًا لاستخدام هذه المصطلحات بشكل متكرر بالتبادل ، فقد يجد الأشخاص الذين يدرسون ليصبحوا محاسبين صعوبة في التمييز بينهم.

هل الاستهلاك نفقة؟

تشمل جميع الأعمال تقريبًا الاستهلاك في بيان الدخل. نظرًا لأنه يتم ذكره كمصروف ، يجب اعتباره في أي وقت يتم فيه حساب عنصر لأغراض ضريبة نهاية العام أو لتحديد ما إذا كان العنصر صالحًا للتصفية.

ما هي المصاريف الشائعة؟

يتم استخدام الميزانية السنوية لتحديد مقدار النفقات العامة. عادةً ما يتم تضمين تكلفة الإصلاحات وأقساط التأمين وإيداعات الأموال الاحتياطية والمحاسبة والرسوم القانونية ورسوم إدارة الممتلكات وتكاليف إزالة الثلوج وتكاليف تنسيق الحدائق وخدمة المصعد وتكاليف الصيانة وتكاليف إزالة النفايات في الميزانيات.

الأسئلة الشائعة حول إدارة المصاريف

{
“context”: “https://schema.org” ،
"type": "FAQPage" ،
"الكيان الرئيسي": [
{
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "كيف تعمل إدارة النفقات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "

تتعقب إدارة النفقات سلوك إنفاق الموظفين وتحدد كيفية قيام المنظمة بتعويضهم عن التكاليف المتكبدة. مع إدارة النفقات التقليدية ، تستخدم الشركات نظامًا مستندًا إلى الورق وجداول البيانات لمعالجة ودفع وتدقيق نفقات موظفيها

"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما سبب أهمية إدارة النفقات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "

تعد إدارة المصروفات أحد المجالات الرئيسية التي يتعين على الشركات أن تسلك فيها خطاً رفيعًا بين تقليص النفقات والإنفاق بشكل فعال. … فهم مسؤولون عن جعل عملية إدارة النفقات أفضل ، والتحكم في التكاليف ، وتقليل الأخطاء التي يمكن أن تكون مكلفة

"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما هو تطبيق إدارة النفقات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "

برنامج إدارة النفقات هو تطبيق يساعد الموظفين على إدارة نفقات أعمالهم والإبلاغ عنها. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدامه من قبل فرق المالية لإدارة عمليات السداد وتقارير النفقات وطلبات السفر

"
}
}
]}

وفي الختام

تتعلق إدارة النفقات ببساطة باستخدام نظام لإدارة كيفية إنفاق العمال أو إدارة نفقات الشركات

مقالات ذات صلة

1. إدارة الأموال: أهم 10+ نصائح لتصبح محترفًا
2. برامج الأعمال: أكثر من 27 برنامجًا وبرامج لأعمالك الصغيرة
3. البيان المالي لإحدى الشركات: أفضل نماذج ونماذج 2021 للتعلم منها
4. الصناديق المعتمدة: نظرة عامة ، كيف تعمل ، أمثلة ، الفوائد العقارية
5. البنوك والتمويل: لماذا هي الخيار الوظيفي الأكثر تفضيلاً؟ (+ دليل مفصل)
6. 7 نصائح عملية لوضع الميزانية لتوفير المال
7. فئات نفقات الأعمال: أفضل فئات نفقات الأعمال لعام 2022 التي يجب مراعاتها